Amaris Zorggroep

Zorg met aandacht, zo thuis mogelijk

Thuiszorgteams ontwikkeltraject: 'kijk(je) in de spiegel'

Veranderopgave:

Amaris wil met het oog op de veranderingen in de zorg gericht op langere zelfstandigheid en meer zorg aan huis, haar positie

binnen de thuiszorgmarkt versterken. Hierbij moeten de Amaris Thuiszorgteams een cruciale rol gaan vervullen. Door de

thuiszorg te organiseren in kleinschalige, zelforganiserende wijkteams zal er meer individuele aandacht zijn voor cliënten,

krijgen medewerkers de ruimte voor eigen initiatief en kunnen de overheadkosten naar beneden worden gebracht.

Om deze manier van werken te faciliteren moet de organisatie zorgen dat de wijkteams over voldoende regelruimte,

bevoegdheden en vaardigheden beschikken, maar tegelijkertijd zorgen dat zij effectief ondersteund worden door middel van een

eenduidige inrichting van werkprocessen en slimme ICT-middelen.

Resultaten

Afname organisatiekosten: overhead & ziekteverzuim : overhead wordt teruggebracht van 16 % naar 12,5 %. Een verdere daling is te verwachten.

Eenduidige centrale aansturing voor de vijf thuiszorgteams in het ontwikkeltraject. Dit bespaart ongeveer 2 FTE.

De cliënt ziet minder verschillende hulpverleners en ervaart dat als prettig: meer persoonlijke aandacht & gevoel van gezien worden: dit volgt het team via het digitale portaal.

Medewerkers ervaren meer werkplezier door meer regelruimte, verantwoordelijkheden die zij krijgen door het werken in een klein zelfstandig team: bekijk de film.

Verdere uitrol geborgd door het ontwikkelde Amaris Model.

De externe audit door DNV van februari 2015 had als uitkomst: methodiek naar zelforganisatie Amaris is buitengewoon goed op orde. Amaris is benoemd als voorbeeld voor anderen.

Amaris heeft thuiszorg gepositioneerd als voorportaal voor intramurale zorg gericht op langer zelfstandig thuis wonen.

Er is een Businessmodel 'De eerlijke opdracht' opgesteld (link volgt). Het Businessmodel combineert parameters voor teams, voor de manager thuiszorg, de centrale organisatie en de maatschappelijke businebruijsscase.

Het niveau van zorgmedewerkers is opgeschaald naar 2+, 3, 4 en 5 (voorheen niveau 1,2 en 3).

De wijkverpleegkundige is vast onderdeel van het wijkteam.

Al deze resultaten zijn bereikt ondanks het reorganisatietraject 'Amaris op koers' dat gelijktijdig speelde.

Aanpak Amaris heeft gekozen voor de een ontwikkeltraject met een gefaseerde aanpak binnen de thuiszorg. Vijf voorloperteams deden ervaring op met zelforganiserend werken. Om de teams te ondersteunen is het unieke Amaris Model voor zelforganisatie ontwikkeld. Hierin staan duidelijke kaders en afspraken benoemd die het team op weg helpen. Daarnaast werden ze ondersteund door een toolkit en praatplaat met praktische hulpmiddelen en begeleid door een teamcoach. Het model wordt gebruikt bij de verdere uitrol. Het model is tevens doorontwikkeld om ook toe te kunnen passen bij kleinschalig wonen en in de intramurale setting.

Tijdens het traject zijn de ondersteunende en administratieve processen herijkt door het creëren van een groene weide waarbij met ondersteuning van een digitaal pakket zelforganisatie kon worden ervaren door de teams. Een dedicated serviceteam hielp de teams om praktische problemen op te lossen en legde de verbinding met de administratieve processen aan de ‘achterkant’.

Een greep uit de ingezette interventies:

visienotie opgesteld - vooraf heldere kaders & spelregels vastgesteld - benutten van good practices (maak gebruik van bewezen

aanpakken en kennis) - leertraject voor teams en coaches (nadruk op werkplekleren) - veel aandacht voor communicatie -

visiebijeenkomsten georganiseerd - wijkverpleegkundige als sleutelfunctie neerzetten - in company opleidingstraject voor

(wijk)verpleegkundigen – groene weide gecreëerd - dedicated serviceteam - opstellen rekenmodel - benutten teamdashboard.

De beleving Medewerkers ervaren meer werkplezier. Ze vinden het leuk om op eigen benen te staan en zelfstandig te werken. Het feit dat de medewerkers in het team samen de verantwoordelijkheid nemen, waarbij iedereen in het team belangrijk en gelijk is, werkt motiverend. Deze nieuwe manier van werken biedt de medewerkers bovendien meer mogelijkheid om in te spelen op de wensen van cliënten, dat wederzijds begrip en de band met de cliënt bevordert. Ze willen niet meer terug!

Cliënten zijn over het algemeen tevreden over de zorginzet. Zij stellen prijs op “vertrouwde gezichten” en niet te veel verschillende medewerkers bij hen thuis. Ook is laagdrempelige bereikbaarheid van het team belangrijk. Tegelijkertijd zien we dat cliënten door de landelijke veranderingen nog veel vragen over de zorg hebben. "Bij de start was ik hartstikke enthousiast, omdat iedereen veel meer betrokken wordt bij het hele proces. Zelforganiserend werken heeft voor mij opgeleverd dat ik een betere band heb met cliënten, waardoor ik de zorg beter kan afstemmen", aldus teamlid wijkteam.

De organisatie Amaris Zorggroep levert professionele en betrokken zorg en dienstverlening op het gebied van wonen & zorg, thuiszorg, behandeling & advies en welzijn & services in de regio’s ’t Gooi, Vechtstreek en Eemland. Amaris staat voor: Zorg met aandacht, zo thuis mogelijk. Zij verbindt dit aan de pijlers van Waardevolle zorg: Zorgrelatie centraal stellen In stand houden en ondersteunen van bestaande

netwerken

Kernwaarden: respect, betrouwbaarheid, betrokkenheid en gedrevenheid.

• Sector: VVT

• Regio: Gooi en Vechtstreek, Eemland

• Omzet: € 94.600.745 (2013)

• Fte: 1.488 (2013)

• Aantal medewerkers: 2.712 (2013)

• Aantal cliënten: 3.387 (2013)

• Intramuraal: 1.209

• Thuiszorg: 2.178

• Website: www.amaris.nl

Vervolg Op basis van het vastgestelde Amaris model wordt zelforganiserend werken toegepast binnen alle Amaris thuiszorgteams en ontwikkelen de voorloperteams zich door in zelforganisatie. Het model wordt tevens verder ontwikkeld en gefaseerd uitgerold in de hele organisatie.

Zelforganisatie vraagt om een nieuwe manier van werken maar betekent vooral een cultuuromslag, een nieuwe manier van denken. De rol van de zorgprofessional verandert: van ‘zorgen voor’ naar ‘zorgen dat’. Deze visie, passend bij Waardevolle zorg, moet onderdeel zijn van het veranderingsproces dat medewerkers doormaken in hun omslag naar zelforganiserend werken. De kunst is dit op een aantrekkelijke wijze en realistisch vorm te geven zodat je teams en organisatie in beweging krijgt. De stappen sluiten aan op de landelijke ontwikkelingen in de zorg.

Tips Door te starten met een ontwikkeltraject bied je

ruimte om dingen uit te proberen

Geef medewerkers tijd om de omslag in werken te laten maken en oude processen los te laten

Maak het traject interessant, uitdagend en inspirerend!

Stimuleer medewerker en team om vaker in het spiegeltje te kijken: reflecteer over werk en gedrag

Betrek medewerkers uit de voorloperteams vanaf het begin bij het hele proces en zet ze in als ambassadeurs naar andere teams

Zorg voor heldere spelregels voor de voorloperteams.

Geef een voorloopteam extra tijd

Maak het heel concreet voor de teams

Zorg voor goede begeleiding/coaching van de teams

Ondersteun de teams bij hun regeltaken

Wat viel tegen?

Het creëren van een groene weide om te ervaren en

ontdekken welke behoefte er is voor een

ondersteuningspakket is lastig in een organisatie die

tegelijk in ontwikkeling én in reorganisatie is

Het werven van (wijk)verpleegkundigen niveau 5

Mei 2015