Alumninetwerk toolkit · 1. Business Case (Bijlage 1) Het project start met het opzetten van de...

Alumninetwerk toolkitBeter Werken in het Openbaar Bestuur

Alumninetwerk toolkit 1

Inhoudsopgave1 Voorwoord ............................................................................................................................................... 4

2 Inleiding .................................................................................................................................................... 6

3 Structuur Toolkit ..................................................................................................................................... 83.1 Stappenplan ..................................................................................................................................... 93.2 Definities ......................................................................................................................................... 10

4 Definitie alumnibeleid ........................................................................................................................ 124.1 Mensen (people) ............................................................................................................................. 13

4.1.1 Doelgroep definitie ......................................................................................................... 134.1.2 Online participatie onderzoek ..................................................................................... 144.1.3 Omgevingsanalyse .......................................................................................................... 154.1.3.1 Offline ................................................................................................................................. 154.1.3.2 Online ................................................................................................................................ 154.1.3.3 Met je doelgroep in contact komen ........................................................................... 164.1.4 Behoeftenonderzoek ..................................................................................................... 16

4.2 Doelstellingen (objectives) .......................................................................................................... 164.2.1 SWOT analyse .................................................................................................................. 164.2.2 Strategische doelstellingen ........................................................................................... 174.2.3 Meetbare doelstellingen ................................................................................................ 174.2.4 Doelstellingen van de doelgroep ................................................................................. 17

4.3 Strategie (strategy) ........................................................................................................................ 174.3.1 Online community platform ......................................................................................... 174.3.2 Offline evenementen ..................................................................................................... 184.3.3 Social media outposts ................................................................................................... 184.3.4 Content strategie ............................................................................................................ 18

4.4 Technologie (technology) ............................................................................................................ 184.5 Organisatie (organisation) .......................................................................................................... 19

4.5.1 De alumniprogramma coördinator ............................................................................ 194.5.2 De stuurgroep .................................................................................................................. 194.5.3 De werkgroep/redactie .................................................................................................. 194.5.4 De Klankbordgroep ........................................................................................................ 19

5 Plan van aanpak alumninetwerk ..................................................................................................... 225.1 Ledenwerving ................................................................................................................................. 23

5.1.1 ‘Early members’ ............................................................................................................. 245.1.2 Influencers ........................................................................................................................ 24

Alumninetwerk toolkit2

5.1.3 Ledenwerving via alumniprogramma coördinator ................................................. 255.1.4 Ledenwerving via medewerkers .................................................................................. 26

5.2 Het ‘community’ gevoel .............................................................................................................. 265.3 Inrichten online community platform ...................................................................................... 275.4 Opstellen van de huisregels ........................................................................................................ 27

5.4.1 Voorbeeld huisregels ..................................................................................................... 285.5 Contentplan .................................................................................................................................... 29

5.5.1 Site generated content .................................................................................................. 295.5.2 User generated content ................................................................................................. 305.5.3 Contentkalender ............................................................................................................. 30

5.6 Moderatie aanpak .......................................................................................................................... 315.7 Plannen van bijeenkomsten ........................................................................................................ 315.8 Meten ............................................................................................................................................... 32

5.8.1 KPI’s ................................................................................................................................... 325.8.2 Nulmeting ......................................................................................................................... 33

6 Activatieplan alumninetwerk ........................................................................................................... 346.1 Content moderatie ...................................................................................................................... 36

6.1.1 Planning: opstellen en beheren contentkalender .................................................. 366.1.2 Verzamelen van content ............................................................................................... 366.1.3 Schrijven van content .................................................................................................... 376.1.4 Wijzigen, verplaatsen of verwijderen van content .................................................. 37

6.2 Relatie management .................................................................................................................... 376.2.1 Faciliteren relaties tussen leden .................................................................................. 386.2.2 Persoonlijke relaties met leden ................................................................................... 386.2.3 Welkomstbericht ............................................................................................................. 38

6.3 Vaststellen en behouden cultuur en sfeer ............................................................................... 396.3.1 Do’s and Don’ts ............................................................................................................... 396.3.2 Het community gevoel .................................................................................................. 406.3.3 Actief alumni en medewerkers betrekken ................................................................ 406.3.4 Organiseren bijeenkomsten ......................................................................................... 41

6.4 Tijdsinvestering ............................................................................................................................. 41

7 Voorbeelden online community platformen ............................................................................... 447.1 Drupal Commons .......................................................................................................................... 45

7.1.1 Functionaliteiten ............................................................................................................. 457.1.2 Case - Yunomi .................................................................................................................. 467.1.2.1 Opzet ................................................................................................................................. 467.1.2.2 Resultaten ........................................................................................................................ 467.1.3 Prijs .................................................................................................................................... 47

7.2 inSided ............................................................................................................................................. 487.2.1 Functionaliteiten ............................................................................................................. 487.2.2 Case: FBTO ....................................................................................................................... 497.2.4 Prijs .................................................................................................................................... 52


7.3 Ning .................................................................................................................................................. 537.3.1 Functionaliteiten ............................................................................................................. 537.3.2 Case: HR Base .................................................................................................................. 537.3.3 Prijs .................................................................................................................................... 54

7.4 LinkedIn groepen .......................................................................................................................... 557.4.1 Functionaliteiten ............................................................................................................. 557.4.2 Case: Deloitte ................................................................................................................... 567.4.3 Prijs .................................................................................................................................... 56

7.5 Facebook ......................................................................................................................................... 567.5.1 Functionaliteiten ............................................................................................................. 577.5.2 Case: Dutch Facebook Group ...................................................................................... 577.5.3 Case: Nike+ Run Club Amsterdam .............................................................................. 597.5.4 Prijs .................................................................................................................................... 60

Bijlagen .......................................................................................................................................................... 62Business Case + bijbehorend rekenmodelContent- en evenementenkalenderTraining Community Management + videoFunctieprofiel alumniprogramma coördinator


Voorwoord


De komende jaren zullen we als overheid op een andere manier met ons arbeidsmarkt- en personeelsbeleid omgaan. We moeten wel. Meerdere ontwikkelingen zetten druk op onze overheidsorganisatie. Enerzijds zijn er bezuinigingen, die leiden tot gedwongen vertrek en grote terughoudendheid bij het aannemen van nieuwe, jonge mensen. Anderzijds is er de vergrijzing, die over enkele jaren leidt tot het wegvloeien van waardevolle kennis en ervaring.

Het geheime wapen tegen een hoog verloop, krapte op de arbeidsmarkt en vergrijzing is een andere definitie van afscheid. Een nieuwe manier van afscheid betekent dat bij vertrek werknemers uitgenodigd worden om van het netwerk van ex-werknemers lid te worden: het alumninetwerk. Het contact houden via dat netwerk staat centraal.

Nu investeren in een alumninetwerk is niet alleen goed voor de relatie, maar helpt ook om kwaliteit, kennis en ervaring vast te houden en wervingskosten laag te houden. Het pro-gramma Beter Werken in het Openbaar Bestuur (BWOB) van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties helpt u hierbij. BWOB heeft als taak om u te inspireren, faciliteren en te ondersteunen om zo toe te werken naar een beter openbaar bestuur. Deze Alumninetwerk Toolkit is in overleg met BWOB ontwikkeld door bureau Krem en stelt organisaties in het openbaar bestuur in staat om zelfstandig en op succesvolle wijze een kwalitatief netwerk voor alumni op te zetten.

Ik hoop dat deze toolkit u de juiste handvatten biedt en wij samen kunnen werken naar een beter openbaar bestuur, nu en in de toekomst!

Lucas LombaersDirecteur Arbeidszaken Publieke SectorMinisterie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties


Inleiding

7

Het openbaar bestuur in Nederland staat de komende vijf jaar voor een flinke uitdaging: vanwege een vergrijsd ambtenarenbestand neemt een grote groep ambtenaren afscheid om van hun pensioen te genieten. Die ambtenaren moeten grotendeels vervangen worden door gekwalificeerde, getalenteerde en vaak ook jonge(re) werknemers. Met een verkrappende arbeidsmarkt is het de vraag of dat over een paar jaar lukt.

Daartegenover staan ook kansen: de afgelopen jaren zijn er veel jonge werknemers inge-stroomd en weer uitgestroomd vanwege bezuinigingen. Als het openbaar bestuur de relaties met uitstromende werknemers weet te onderhouden na hun vertrek en hen ambassadeur kan maken, is de toekomstige vraag naar werknemers wellicht gemakkelijker en goedkoper in te vullen. Het onderhouden van deze relaties in een actief netwerk draagt daarnaast bij aan het behouden van kwaliteit, kennis en ervaring.

Een manier om dit te doen is het oprichten van een alumninetwerk. Met deze Alumninetwerk Toolkit kunnen organisaties zelfstandig alumninetwerken ontwikkelen die zowel online als offline verbinden. De toolkit bevat handvatten om dit efficiënt aan te pakken en zodoende een actief en waardevol netwerk te creëren.

Voor meer informatie over alumninetwerken binnen de organisatie kan contact opgenomen worden met het programma Beter Werken in het Openbaar Bestuur ([email protected])

Kirsten WagenaarCommunity consultantKrem/eFocus

mailto:[email protected]


Structuur Toolkit

9

Deze Alumninetwerk Toolkit stelt organisaties in het Openbaar Bestuur in staat om zelfstandig en op succesvolle wijze een kwalitatief netwerk voor alumni op te zetten. Het uiteindelijke doel is om door middel van dit netwerk in de toekomst sneller, beter en goedkoper kandidaten aan te trekken om zo mobiliteit te vergroten. Daarnaast kan op deze manier kennis en ervaring van oud medewerkers behouden worden en draagt een alumninetwerk en het onderhouden van relaties bij aan goed werkgeverschap. Om deze doelstelling te behalen is het essentieel dat het netwerk van alumni relevant en interessant is voor haar leden. Alleen wanneer aan deze voorwaarden wordt voldaan, trekt het netwerk veel alumni aan, komen deze met regelmaat terug om te netwerken en kennis te delen en gaan alumni sneller en vaker interactie met elkaar aan. Dit gedrag tussen alumni zorgt voor een actief en levend netwerk dat uiteindelijk ingezet kan worden om de gestelde doelstelling te behalen.

3.1 Stappenplan

In deze Toolkit worden de essentiële stappen in het opbouwen en onderhouden van een actief en succesvol alumninetwerk beschreven. Deze stappen volgen elkaar nauwgezet op en bestaan uit:

1. Business Case (Bijlage 1)Het project start met het opzetten van de organisatie en het verzamelen van budget. Informeren en overtuigen van het management vormen hierin een belangrijk onderdeel. De presentatie (PDF) business case, bijlage 1, omschrijft de aanleiding voor het idee van een alumninetwerk. Ook bevat het cases van succesvolle alumninetwerken en geeft het inzicht in het ontwikkelen van zo’n netwerk. Tenslotte wordt er een rekenmodel aangeboden waarmee organisaties zelf de investeringen tegen de opbrengsten kunnen afzetten.

2. Functieprofiel alumniprogramma coördinator (Bijlage 4)Na het verkrijgen van een akkoord op het project kan gestart worden met het beleggen van de verantwoordelijkheden die komen kijken bij het opzetten en beheren van het netwerk. Idealiter is dit een medewerker die tenminste 0,8 FTE per week vrij kan maken voor deze taken. Het functieprofiel geeft inzicht in welke taken onder het community management van het netwerk vallen en welke type competenties gewenst zijn.

3. Definitie Alumnibeleid (Hoofdstuk 3)Wanneer er gekozen is voor een alumniprogramma coördinator, kan gestart worden met het opstellen van het alumnibeleid. In dit beleid worden de grote lijnen voor het netwerk uitgezet. Beslissingen over doelgroep, doelen en doelstellingen, KPI’s (Key Performance Indicators ook wel Kritieke Prestatie-Indicatoren), techniek en organisatie worden hier opgenomen en uitgewerkt. Het is van belang dat de alumniprogramma coördinator en enkele alumni in deze fase al betrokken worden.


4. Voorbeelden Online Community Platformen (Hoofdstuk 7)Aansluitend op het alumnibeleid moet een beslissing genomen worden over het te gebruiken online community platform om het netwerk online zo goed mogelijk te faciliteren. In hoofdstuk 7 staan diverse online mogelijkheden beschreven.

5. Plan van Aanpak (Hoofdstuk 5)Na het opstellen van het beleid en het kiezen van het meest geschikte platform wordt een plan van aanpak geschreven. In dit plan wordt heel concreet beschreven welke initiatieven worden uitgerold om de doelstellingen die zijn gesteld in het beleid te kunnen behalen.

6. Activatieplan (Hoofdstuk 6)Al bij het schrijven van het plan van aanpak wordt nagedacht over de activatie van het netwerk. Het succesvol activeren van een netwerk is namelijk alleen mogelijk wanneer het alumnibeleid goed gekozen is. In het activatieplan wordt vooral aandacht besteed aan de content- en evenementenkalender. Deze moeten tot minstens drie maanden vooruit worden ingevuld zodat er voldoende relevante en unieke content gedeeld wordt en er zoveel mogelijk medewerkers en alumni worden betrokken bij het netwerk. In het activatieplan staan naast content andere activiteiten om het netwerk blijvend en langdurig actief en succesvol te maken en te houden.

7. Content- en Evenementenkalender (Bijlage 2)De content- en evenementenkalender is onderdeel van het activatieplan.

8. Training Community Management (Bijlage 3)Wanneer het netwerk is gestart, het online community platform klaarstaat en de alumniprogramma coördinator begonnen is met de eerste moderatie- en activatietaken, is het goed om alle betrokken medewerkers gezamenlijk een training community management te laten volgen. De training geeft de mogelijkheid om zaken omtrent het netwerk nog aan te scherpen, onbeantwoorde vragen te behandelen en het team als geheel extra begeleiding te geven.

11

3.2 Definities

In de documenten uit de Toolkit wordt voornamelijk gesproken over alumninetwerk. Echter wanneer het gaat om het inrichten van het online platform en het online activeren van leden om op content te reageren en zelf te creëren, wordt de term online community gebruikt. De online community is dus onderdeel van het gehele alumninetwerk, dat zich zowel online als offline beweegt.

Alumninetwerk = Een groep mensen die vanuit een gemeenschappelijke band en interesse (een verleden in een gezamenlijke werkomgeving) relaties blijft onderhouden met elkaar, gestimuleerd en gefaciliteerd door de werkgever. Het netwerk beweegt zich zowel on- als offline.

Online community platform = Het online platform dat wordt gebruikt voor registratie van deelnemers, organisatie van activiteiten, het delen van informatie en het stimuleren en faciliteren van contact tussen alumni onderling en alumni en de organisatie.


Definitie alumnibeleid


Het alumnibeleid wordt bepaald aan de hand van de POSTO methode. Uitgangspunt is dat business doelstellingen leidend zijn bij het inrichten van het alumniprogramma, -netwerk en de bijbehorende activiteiten. Het onderzoek naar de online participatie van de doelgroep en het in kaart brengen van het online landschap zal voor bijna alle netwerken hetzelfde zijn. De business case is het uitgangspunt van de strategie.

PPEOPLEIn kaart brengen van de karakteristieken van de doelgroep en analyseren van het online participatiegedrag.

OOBJECTIVESVertalen van de strategische doelstellingen naar meetbare doelstellingen.

SSTRATEGYVaststellen van de positionering in sociale media, bepaling van programma van activiteiten en vertaling naar creatieve concepten.

TTECHNOLOGYSelectie van platforms, integratie met website en/of ontwikkeling van maatwerk.

OORGANISATIONIn kaart brengen van organisatie impact, vergelijking van bestaande en benodigde capaciteit en kennis.

4.1 Mensen (people)

Allereerst kijken we naar de doelgroepen en analyseren we hun online participatiegedrag binnen social media. Welke stappen nemen we om tot een goede doelgroep definitie te komen?

4.1.1 Doelgroep definitieWe beginnen met de doelgroep definitie. Stel eerst de algemene vraag: wie is alumnus? Zijn dit bijvoorbeeld alle medewerkers die ooit voor de organisatie gewerkt hebben. Mag iedereen die uit eigen beweging is vertrokken lid worden van de online community of ook mensen waarvan hun arbeidsovereenkomst door de werkgever ontbonden is.


In deze fase wordt de definitie van de alumnus gekozen. Probeer naast de algemene doelgroepomschrijving ook een aantal specifiekere doelgroepen vast te stellen. Sterke en actieve online communities kenmerken zich door meerdere gedeelde kenmerken van de leden. Leden die meer met elkaar gemeen hebben dan enkel dezelfde oud-werkgever treden sneller met elkaar in contact.

Gedeelde kenmerken kunnen bijvoorbeeld zijn:

• traineeship• afdeling• vakgebied• interessegebied• etc.

Bepaal naast de doelgroep definitie ook de omvang van de doelgroep en de subdoelgroe-pen. De geschatte omvang van de totale doelgroep kan in het Objectives deel (4.2) input zijn voor de groeidoelstellingen van het online community platform.

4.1.2 Online participatie onderzoekEén van de eerste stappen in het bouwen van een netwerk is het doen van een onderzoek naar het online ecosysteem van de doelgroep. Zijn de alumni reeds actief online op diverse sociale netwerken zoals Facebook, Twitter of LinkedIn. Wellicht zijn er al kleinere netwerkjes gevormd, bijvoorbeeld van ex-trainees, en hebben deze alumni regelmatig contact. Dit onderzoek geeft niet alleen inzicht in de mate van verbondenheid tussen alumni maar geeft ook aan of alumni zich makkelijk online bewegen en over wat voor onderwerpen zijn contact hebben. Het is niet vanzelfsprekend dat wanneer mensen uitgenodigd worden voor een netwerk dat ze hier vervolgens actief gebruik van maken. Het online doelgroep onder-zoek maakt het mogelijk om alumni persoonlijk te benaderen en te vragen naar hun behoeftes wanneer het gaat om netwerken. Vraag ze in dit onderzoek met wie zij graag in contact komen en blijven, waarom, en op welke manier. Onderzoek daarnaast in welke content ze geïnteresseerd zijn.

Samengevat: Voor je aan de slag kan met bouwen aan een netwerk is het van belang eerst de doelgroep te leren kennen. Wie zijn het, waar zitten ze en wat houdt ze bezig? Het online doelgroep onderzoek is een kwalitatief onderzoek. Dit onderzoek wordt met behulp van online zoekmachines, mailinglijsten en andere informatie die toegang geeft tot gegevens van alumni handmatig uitgevoerd. Het geeft een gedetailleerd beeld van het type alumnus dat geïnteresseerd is in het te bouwen netwerk. Een goede oefening om deze alumnus zo uitgebreid en realistisch mogelijk te schetsen is aan de hand van een ‘persona’.


Een voorbeeld van zo’n persona kan er zo uitzien:

Alumnus Britt, vrouw van 25 jaar, één jaar gewerkt als trainee, houdt van koken, lezen, gaat vaak op vakantie naar Italië, woont samen met haar vriend in Amsterdam.

Omdat de meeste succesvolle netwerken bestaan uit mensen met veel gemeenschappelijke interesses is het interessant om alumni voor het netwerk uit te nodigen met voor een groot deel dezelfde interesses. Op deze manier zullen mensen makkelijker aansluiten en sneller relaties met elkaar aangaan. Dit verhoogt de activiteit binnen het netwerk. Activiteit zorgt op de langere termijn voor een hogere waarde van het netwerk en maakt het behalen van de gestelde doelstellingen mogelijk.

4.1.3 OmgevingsanalyseNet als dat het belangrijk is om te weten wie je mogelijke doelgroepen zijn, moet je ook weten waar ze zich bevinden. Een omgevingsanalyse brengt factoren in kaart, die niet beïnvloedbaar zijn, maar waar bij het bouwen van een netwerk rekening gehouden moet worden. Een omgevingsanalyse is de logische volgende stap om dichterbij de potentiële leden van je netwerk te komen.

Een omgevingsanalyse kan je zowel offline als online doen. Het is een inventarisatie van de plekken waar jouw potentiële doelgroep zich bevindt. Bij het bouwen van het netwerk is het goed om te starten op plekken waar het netwerk al enigszins aanwezig en actief is. Door deze media en platformen in de gaten te houden, krijg je als organisatie een goed beeld van de content die door potentiële leden van je eigen netwerk gedeeld en gelezen wordt. Alleen op deze manier kun je ook die content aanbieden waar de doelgroep echt naar op zoek is en die ideaal bij de behoeftes aansluit.

4.1.3.1 Offline

• Bij welke organisaties zijn ze nu werkzaam?• Welke congressen/evenementen bezoeken ze?• Welke vakbladen lezen ze?

4.1.3.2 Online Hoe gebruikt de doelgroep de social media:

• Hebben ze uitgebreide profielen• Hebben ze veel connecties• Creëren ze eigen content• Gaan ze in discussie• Delen ze interessante content• Zijn ze niet (zichtbaar) actief• Identificeer de actiefste alumni


4.1.3.3 Met je doelgroep in contact komenEr zijn diverse manieren om met je doelgroep in contact te treden. Als het goed is heb je inmiddels al een beeld van wie het zijn, wat ze drijft en waar je ze kan vinden. Nu is het nog zaak om ze daadwerkelijk te vinden en te werven als lid voor jouw netwerk.

Om zo goed mogelijk aan te sluiten bij de doelgroep is het niet alleen belangrijk om in beeld te hebben wie zij zijn, maar ook wat hun huidige online participatie gedrag is. Door in kaart te brengen hoe je doelgroep zich online gedraagt, maak je in de Technology fase weloverwogen keuzes voor de juiste platform(en).

4.1.4 BehoeftenonderzoekLuister naar de behoeftes van je doelgroep en geef hier een invulling aan: Benader de actieve alumni die uit het online participatie onderzoek naar voren zijn gekomen. Zij kunnen een belangrijke ambassadeursrol vertolken in de ontwikkeling, groei en activiteit van het alumniprogramma. Maak deze ambassadeurs deelgenoot (bv in een klankbordgroep) in de ontwikkeling van het alumnibeleid om een breed gedragen alumniprogramma op te stellen.

4.2 Doelstellingen (objectives)

Wat zijn de business doelstellingen van de organisatie waaraan het alumnibeleid een bijdrage moet leveren? Vanuit een SWOT analyse formuleren we duidelijke doelstellingen waaraan de activiteiten moeten bijdragen.

4.2.1 SWOT analyseDe SWOT analyse geeft een beeld waar de kansen voor de organisatie liggen. Om het potentieel van een alumninetwerk in kaart te noemen, benoemen we de Strengths, Weaknesses, Opportunities en Threats van de organisatie. Probeer per variabele drie factoren te benoemen.

Wanneer de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen zijn geïnventariseerd, is het zaak te bepalen hoe deze factoren ten opzichte van elkaar te gebruiken. Hiervoor zijn vier mogelijkheden:

• Een sterkte inzetten om een kans te benutten• Een sterkte inzetten om een bedreiging te af te weren• Een zwakte versterken om een kans te benutten• Een zwakte versterken om een bedreiging af te weren

De manier waarop de sterktes en zwaktes worden ingezet om kansen te benutten of bedreigingen af te weren, vormt de basis van de strategische doelstellingen.


4.2.2 Strategische doelstellingenWelke strategische doelstellingen wil je nastreven met het activeren van het alumninetwerk.

Voorbeelden van strategische doelstellingen zijn:

• Alumni voelen zich blijvend verbonden aan de organisatie • Het alumniprogramma draagt bij aan imago op de arbeidsmarkt

4.2.3 Meetbare doelstellingenDe strategische doelstellingen dienen te worden door vertaald naar meetbare doelstellingen. Voorbeelden van meetbare doelstellingen zijn:

• [aantal] leden van het online alumni platform in jaar 1• [aantal] % van de leden logt wekelijks in• [aantal] offline evenementen georganiseerd in jaar 1• [aantal] deelnemers aan offline evenementen• [aantal] re-hires (mede) dankzij het online alumni platform in jaar 2

4.2.4 Doelstellingen van de doelgroepNatuurlijk ben jij als alumniprogramma coördinator enthousiast over de mogelijkheden die een alumninetwerk biedt. Maar in je eentje ben je nog geen netwerk. Dus zal je anderen moeten overtuigen dat het leuk is om lid te worden en actief te participeren.

Een aantal reden waarom iemand (actief) lid wordt van een alumninetwerk: • Om in contact te blijven met ex-collega’s• Om zijn netwerk te vergroten• Om kennis en informatie uit te wisselen

Maar dit zijn maar een paar redenen. Waarschijnlijk kan je er zelf nog wel een aantal bedenken en andere mensen om je heen ook.

4.3 Strategie (strategy)

De strategiefase staat in het teken van het vaststellen van de positionering in sociale media, bepaling van het programma van activiteiten en de doorvertaling naar creatieve concepten. Aangezien deze Toolkit is geschreven voor het opstarten van een alumninetwerk kijken we naar de verschillende in te richten onderdelen ten behoeve van het alumniprogramma.

4.3.1 Online community platformNu de doelgroep en doelstellingen van het alumniprogramma zijn bepaald, kan worden nagedacht over de functionaliteiten van het online community platform. Welke functionali-teiten zijn essentieel voor het in te richten online community platform?


4.3.2 Offline evenementenOffline evenementen zijn essentieel voor het onderhouden van een levendig alumninetwerk. Offline en online activiteiten moeten elkaar aanvullen en versterken. In deze fase bepaal je hoe vaak evenementen plaatsvinden en welk type evenementen je organiseert voor je alumni.

Je kunt ervoor kiezen om inhoudelijke evenementen af te wisselen met informele borrels speciaal voor alumni. Maar je kunt juist ook alumni uitnodigen om deel te nemen aan evenementen die al voor huidige werknemers worden georganiseerd.

4.3.3 Social media outpostsBij het activeren van het online community platform en het creëren van awareness rond het alumniprogramma kan het nuttig zijn om andere social media in te zetten. Als uit het doelgroep onderzoek blijkt dat een groot gedeelte van je doelgroep actief is op social media kun je hen op ‘hun eigen plek’ op de hoogte stellen van het bestaan van het alumniprogram-ma of van interessant en relevant nieuws.

4.3.4 Content strategieOm activatie te bevorderen is het van belang om een actieve faciliterende rol op het gebied van content in te nemen. Deze actieve faciliterende rol en het plaatsen van unieke content vragen om een duidelijke content strategie.

In deze content strategie neem je op welke verschillende typen content op het online community platform geplaatst worden en met welke frequentie dit gebeurd. De content strategie resulteert in het opstellen van een contentplan en contentkalender (zie bijlage 2).

4.4 Technologie (technology)

Op basis van de keuzes gemaakt in de strategie fase bepalen we in de technologie fase de te gebruiken techniek voor het online community platform en de social media outposts. Worden nieuwe social platforms gebouwd? Of worden bestaande sociale netwerken versterkt en met elkaar verbonden?

Om de keuze voor een community platform te vergemakkelijken, is een aantal voorbeelden in de Toolkit opgenomen. Raadpleeg hiervoor hoofdstuk zeven: Voorbeelden online community platformen.


4.5 Organisatie (organisation)

Een social media strategie heeft impact op de organisatie. Welke rollen zijn er nodig om social media succesvol in te zetten? Voor welke medewerkers, klanten of partners verandert er iets als we dit beleid uitvoeren? In deze fase wordt benoemd welke kennis en competen-ties wel en niet aanwezig zijn en hoe de organisatie rond social media wordt ingericht.

De rollen die we onderscheiden om een succesvol alumninetwerk te activeren zijn:

• De alumniprogramma coördinator• De stuurgroep• De werkgroep/redactie • De klankbordgroep

4.5.1 De alumniprogramma coördinatorKerntaak van de alumniprogramma coördinator is het stimuleren van activiteit van de leden zelf. Alhoewel deze rol voor een groot deel operationeel is, begrijpt de alumniprogramma coördinator ook het netwerkconcept, het alumnibeleid, en kan deze wanneer noodzakelijk bijstellen met als doel het netwerk succesvol te krijgen. De alumniprogramma coördinator is daarnaast een echte netwerker die collega’s, andere medewerkers, alumni en kenniswerkers bijeen brengt in het netwerk om zo kwalitatieve content voor en door de leden te creëren. Het is belangrijk dat de alumniprogramma coördinator voldoende tijd tot zijn/haar beschik-king heeft om al deze taken goed uit te voeren. Er kan uitgegaan worden van tenminste 0,8 FTE.

4.5.2 De stuurgroepDe stuurgroep bestaat uit de afdelingshoofden van verschillende afdelingen die betrokken zijn bij het netwerk. Voor een breed gedragen alumninetwerk is het raadzaam dat leden van het MT, strategisch HR en andere besluitvormingsorganen zitting nemen in de stuurgroep. Daarnaast is het goed om ook afdelingen zoals HR, P&O en project- en programmaleiders te betrekken.

4.5.3 De werkgroep/redactieDe werkgroep/redactie bestaat uit medewerkers van verschillende afdelingen, die content aanleveren en schrijven. Ook hier is het goed bovengenoemde afdelingen (zie 4.5.2) te betrekken. Deze mensen kunnen ook de juiste medewerkers aanwijzen wanneer er binnen het netwerk een vraag beantwoord moet worden.

4.5.4 De KlankbordgroepVoor een optimale start is het adviseerbaar te starten met een kleine heterogene groep kernleden die genoeg gemeenschappelijke kenmerken of wensen/behoeftes hebben om samen een community te gaan vormen.


Leden van deze kerngroep kunnen worden geïdentificeerd op basis van de volgende kenmerken:

• Blogger of creator (reageert makkelijk op posts of blogs van anderen)• Betrokken bij de organisatie• Ambassadeur• Geïnteresseerd in netwerken, profilering en kennisdeling• Voorkeur gaat uit naar enkele mensen die regelmatig online actief zijn


Plan van aanpak alumninetwerk

23

Na het vaststellen van de doelgroep, doelen/doelstellingen, technologieën/software voor het te bouwen netwerk en de taken/verantwoordelijkheden binnen de organisatie, kan worden overgegaan tot het opstellen van een plan van aanpak. In het plan van aanpak staat beschreven welke stappen ondernomen moeten worden in de periode voor de lancering van het netwerk om de lancering en de activatie van het netwerk daarna, zo succesvol mogelijk te doen verlopen.

Het plan van aanpak bevat de volgende onderwerpen:

• Ledenwerving- Early members- Influencers- Ledenwerving via alumniprogramma coördinator- Ledenwerving via collega’s

• Het community gevoel• Inrichten van het community platform• Opstellen van de huisregels• Moderatie aanpak• Plannen van bijeenkomsten• Contentplan

- Contentkalender• Meten

- KPI’s- Nulmeting

5.1 Ledenwerving

Zodra is besloten welke alumni subdoelgroep met de meeste gemeenschappelijke kenmer-ken de kern van het netwerk gaat vormen, kan contact gelegd worden met personen die aan deze beschrijving voldoen. In sommige gevallen hebben deze mensen al regelmatig contact met de organisatie (zie 5.1.4 ledenwerving via collega’s) in andere gevallen heeft de alumnus geen contact meer met de organisatie (zie 5.1.3 ledenwerving via de alumniprogramma coördinator). In beide gevallen moet van tevoren worden bedacht wat de organisatie precies van deze potentiële leden van het netwerk verwacht. Er moet een aantal concrete taken bedacht worden die direct door deze alumni opgepakt kunnen worden. Dit maakt de vraag vanuit de organisatie concreet. Daarnaast is het goed om een grove tijdsinschatting te maken van de tijd die de alumnus verwacht wordt te besteden aan het netwerk. Ook moet er bij het maken van contact duidelijk aangegeven worden welke belangen de alumnus heeft bij het participeren aan het netwerk. Waarom zou de alumnus interesse hebben in het netwerk en zijn tijd en energie erin steken?


5.1.1 ‘Early members’Netwerken en online communities gaan voor een groot deel over relatiemanagement met en tussen de leden en het aantrekken en behouden van ambassadeurs van de organisatie. Het is daarom van belang dat deze ambassadeurs, ‘early members’, in een vroeg stadium (door de alumniprogramma coördinator) worden geïdentificeerd en zoveel mogelijk betrokken bij de netwerk activiteiten. Omdat de organisatie voor het succes van het netwerk afhankelijk is van de leden, is het essentieel dat leden zich mede eigenaar voelen van het netwerk. Leden voelen zich pas eigenaar van een netwerk wanneer zij mee kunnen beslissen over de ontwikkeling van het netwerk en zij eigen verantwoordelijkheden hebben binnen het netwerk.

Laat een selecte groep zeer betrokken alumni daarom meedenken bij het opstellen van huisregels, het organiseren van activiteiten, het inrichten van het community platform en de content in het algemeen. In een later stadium kunnen de meest actieve leden van het netwerk zelfs bepaalde moderatie en community management taken overnemen.

25

Het organiseren van een kleine bijeenkomst (bijvoorbeeld een lunch) waar de eerste geïnteresseerde ‘early members’ met elkaar kunnen kennismaken en hun eerste input voor het netwerk kunnen geven, is een goede eerste stap. Het is goed om zo’n vijftien van dit soort leden uit te nodigen in de hoop dat er tien actief worden in het netwerk.

5.1.2 InfluencersBij het werven van een eerste groep leden is het goed rekening te houden met hoe invloed-rijk een potentieel lid is. Wanneer iemand een groot netwerk heeft en een autoriteit is op zijn/haar vakgebied is er een grotere kans dat deze persoon het netwerk snel kan helpen groeien. Door deze invloedrijke leden vanaf het begin te betrekken bij de bouw van je netwerk zal je al snel een eerste groep hebben waarmee je aan de slag kan.

Hoe herken je invloedrijke leden:

Bereik - Invloedrijke netwerk leden hebben een groot bereik onder hun peers. De boodschappen die zij verzenden gaan sneller viraal en ontvangen meer interactie. Zoek dus naar mensen die veel volgers, connecties hebben en wiens boodschappen veel interactie bewerkstelligen.

Autoriteit - Wat een influencer zegt, weegt zwaarder. Ze hebben een positie als autoriteit verworven op hun vakgebied en worden vaak om advies gevraagd. Als je hen de kans geeft deze autoriteitsrol tevens te vervullen in het netwerk zullen ze sneller gemotiveerd zijn je te helpen.

Informatie - Influencers komen altijd met de laatste nieuwtjes en weten als allereerste wat er speelt aan nieuwe ontwikkelingen op het vakgebied. Om die reden zullen ze dan ook gemotiveerd zijn om met je mee te werken aan het bouwen van het netwerk als jij hen voedt met informatie.

5.1.3 Ledenwerving via alumniprogramma coördinatorDe meeste ledenwerving wordt in eerste instantie door de alumniprogramma coördinator gedaan. Uit de resultaten van de omgevingsanalyse komt inzicht over de plekken waar de potentiële doelgroep zich bevindt. Zo kunnen de netwerken Twitter en LinkedIn een bron zijn voor leden. Op Twitter kan gezocht worden op bio’s, hashtags (trainee, of naam organisatie) of via de Twitter lijsten. Op LinkedIn is het bekend dat veel ambtenaren actief zijn in diverse groepen. Daarnaast kan gezocht worden op oud-werkgevers, of functie titel en kennis/ vaardigheden. Naast deze netwerken zijn er meerdere actieve online fora (websites die vooral worden gebruikt door een groep mensen om met elkaar over specifieke thema’s te praten) voor ambtenaren. Ambtenaar 2.0 is de grootste en bekendste. De alumniprogramma coördinator kan via dit forum leden werven.

Wanneer je potentiële leden gaat benaderen die al een lange periode geen contact meer hebben gehad met de organisatie is het altijd van belang om een zo persoonlijk en transparant mogelijk bericht te gebruiken.

http://ambtenaar20.ning.com/forum/


Voorbeeld bericht

Hallo!

Mijn naam is ..... en ik werk als community manager voor het community platform ..... en zal dit toekomstige netwerk gaan modereren. Eigenaar van het platform is ..... , een organisatie gespecialiseerd in ..... . De site is nog niet live, dat zal over 2 weken gebeuren. Het adres is dan .....

Ik ben op dit mailadres gekomen via het Twitter account van ..... Via een link kwam ik op de ..... website waar het mij meteen opviel hoeveel leuke offline activiteiten jullie organiseren rondom ..... . Misschien zijn jullie bekend met de site van ..... ?

Stukje over de organisatie en doelstellingen. Stukje over het alumninetwerk en de doelstellingen. Er zal dus geen plaats zijn voor advertenties, acties, reclame en enquêtes op de community. Alleen zullen er nu en dan interessante en relevante nieuwsartikelen worden geplaatst. Het platform is verder echt alleen bedoeld voor alumni die graag ervaringen willen delen en anderen willen leren kennen.

Graag wil ik jullie uitnodigen om met ons mee te denken over de verdere invulling van het netwerk. Alleen samen met alumni die veel ervaring hebben met …. En online al een tijd actief zijn, kunnen we dit nieuwe platform op de juiste manier vormgeven en er een succes van maken.Ik hoor graag of jullie interesse hebt om te participeren!

Met vriendelijke groet,…..

5.1.4 Ledenwerving via medewerkersWanneer het gaat om alumni die vrij recent zijn vertrokken en medewerkers die na de start van het netwerk vertrekken, en daarom nog goede en verse relaties onderhouden met medewerkers, is het belangrijk dat de alumniprogramma coördinator, in samenwerking met de interne ambassadeurs, ook ledenwerving stimuleert door medewerkers. Sommige medewerkers hebben direct contact met oud-collega’s. Ze beschikken over contactgegevens en kunnen hen persoonlijk benaderen. Deze via-via methode is de meest effectieve manier om potentiële leden aan te trekken en te behouden. Ook kunnen medewerkers die regelmatig sollicitaties voeren, nieuwe evenementen voor medewerkers organiseren en exitgesprekken voeren, helpen. Het is van belang deze medewerkers zo snel mogelijk van het netwerk op de hoogte te stellen en bij de ledenwerving te betrekken.

Het aantrekken van de eerste groep leden, maar ook de leden daarna is een belangrijke taak waarop zeker het eerste half jaar alle focus moet liggen. Omdat het vinden, identificeren, benaderen en activeren van leden veel tijd in beslag neemt is het goed om meerdere medewerkers hierbij aan te laten sluiten, zodat het onderdeel wordt van het dagelijkse takenpakket.

27

Belangrijk: Trek nooit teveel leden tegelijkertijd aan. Elk succesvol netwerk groeit langzaam, organisch maar gestaag. Het beste is om, vooral in het begin, leden persoonlijk te werven, 1 voor 1. Naarmate het netwerk groeit, is het goed om leden zoveel mogelijk zelf leden te laten werven (faciliteer dit). Geef nooit veel geld uit aan marketingacties om het ledenaantal snel te laten groeien. Relaties kunnen hierdoor slecht of niet ontstaan waardoor de interactie in het netwerk achterblijft. Eenmaal veel leden aangetrokken waarvan het merendeel inactief, is het lastig om alsnog het netwerk leven in te blazen.

5.2 Het ‘community’ gevoel

De sfeer binnen het netwerk heeft veel invloed op de participatie van leden en de onderlinge activiteit. Ook al is het alumninetwerk hoofdzakelijk een zakelijke netwerk, goed samenwer-ken en bevredigende relaties aangaan is een belangrijk onderdeel van het leven.

Het is bekend dat leden van een netwerk uiteindelijk niet vaker het netwerk bezoeken vanwege nieuws of content uit de organisatie. Leden zijn op de langere termijn vooral geïnteresseerd in andere leden. Mensen leren het liefst andere mensen kennen en leren graag van hun kennis en ervaring.

Daarnaast zijn mensen over het algemeen nieuwsgierige wezens die het leuk vinden om over andere mensen te lezen. De menselijke factor binnen het netwerk mag daarom nooit ontbreken en dit moet ook tot uiting komen in de content die gedeeld wordt (zie 5.5 voor voorbeelden). Wanneer leden het gevoel hebben dat het netwerk van toegevoegde waarde is, zowel interpersoonlijk als zakelijk, stimuleert dit de online activiteit.

5.3 Inrichten online community platform

De eerste groep leden van het netwerk kan meteen ondersteunen bij het inrichten van het online community platform. Op basis van het alumnibeleid, wordt een community platform gekozen dat de doelgroep optimaal faciliteert gezamenlijk een actief netwerk te bouwen. De functionaliteiten binnen het platform zijn hierbij leidend. Voor elke doelgroep zijn weer verschillende functionaliteiten vereist. Zo gaat de voorkeur van jongeren meer uit naar bijvoorbeeld een chatmodule en houden ouderen meer van een blog functionaliteit. De inrichting van het community platform moet daarom na het besluiten van de doelgroep gebeuren zodat het een optimaal op het ander aansluit. De groep ‘early members’ is bij uitstek geschikt om input te geven over de functionaliteiten die zij graag gebruiken op het online platform. Zo krijg je als organisatie niet alleen een platform dat graag wordt gebruikt door de doelgroep, maar voelt de doelgroep zich ook gehoord en eigenaar van het platform. Dit zorgt weer voor een positieve houding ten opzichte van het platform en eventuele toekomstige technische ontwikkelingen.


Bij de inrichting van het platform moet uitgegaan worden van ‘less is more’. Er kan beter gekozen worden voor een gelimiteerd aantal functionaliteiten die vaak en goed worden gebruikt dan teveel functionaliteiten toepassen die het platform onoverzichtelijk en lastig te gebruiken maken. Een overzicht van online community platformen en hun mogelijkheden kan gevonden worden in hoofdstuk zeven.

5.4 Opstellen van de huisregels

Ook het opstellen van huisegels kan goed gedaan worden in samenwerking met de eerste leden van het netwerk. Huisregels zijn er niet alleen om duidelijk te maken wat er wel en niet mag binnen het netwerk, maar typeren doorgaans ook het netwerk. De woorden en schrijfstijl geven vaak aan voor wie de community bedoeld is en zeggen wat over de normen en waarden van de leden. Omdat je deze regels samen met je eerste groep leden opstelt, voorkom je dat de meest actieve groep binnen het netwerk zich niet kan vinden in de regels of dat zij het gevoel hebben regels opgelegd te krijgen. En dat terwijl het juist goed is wanneer deze leden zich mede-eigenaar voelen van het netwerk.

Het samen opstellen van de huisregels vormt ook weer een mogelijkheid voor content. Door over de regels te praten en te discussiëren en samen aan een document te werken, stimuleer je betrokkenheid, activiteit en dialoog.

Wanneer, op een later tijdstip, leden vragen of kritische opmerkingen hebben over de huisregels is het altijd goed om een van de eerste leden deze vragen te laten beantwoorden of de kritische opmerkingen te laten weerleggen. Dit zorgt ervoor dat de alumniprogramma coördinator niet als ‘dictator’ van het netwerk wordt gezien en geeft meteen aan dat de kern van het netwerk achter de gestelde regels staat.

Natuurlijk kan het voorkomen dat door wijzigingen in bijvoorbeeld het netwerk of het online community platform, de regels aangepast moeten worden. Als dat zo is, evalueer dit dan met enkelen uit de eerste groep leden en pas de regels zo snel mogelijk aan. Zo laat je zien dat je zowel de huisregels kan bewaken maar dat je ook open staat voor aanscherping en verbetering.

Zoals bij meerdere zaken geldt is het goed om vooral het positieve gedrag te benoemen en te belonen. Dit doe je door de huisregels op een positieve toon te schrijven. Op het online community platform kan dit gedaan worden door juist die content die passend en gewenst is uit te lichten en extra aandacht te geven. Leden krijgen op deze manier een goed beeld van het doel van het netwerk en kunnen snel de sfeer en de cultuur binnen het netwerk aanvoelen.

5.4.1 Voorbeeld huisregelsHuisregels kunnen ook uitgebreid worden met antwoorden op veel gestelde vragen en do’s and don’ts. Deze laatsten gaan meer in op de manier waarop leden het netwerk het beste kunnen gebruiken en er dus het meeste uit kunnen halen zonder het netwerk schade te berokkenen.

29

Niet alle leden zullen evenveel verstand hebben van internet of online sociale netwerken vandaar dat zo’n do and don’ts pagina veel inzicht kan verschaffen en gebruik van het platform laagdrempeliger kan maken. Inzicht over bijvoorbeeld sociaal gedrag, transparan-tie, invullen van een profiel pagina, gevolgen van de content die je deelt met je netwerk en richtlijnen over wat voor type content waardevol is en welke niet. Een pagina met dit soort richtlijnen en informatie om naar te verwijzen, bespaart de beheerder van het netwerk en platform ook vaak veel tijd.

De community voor ondernemers Hallo! die wordt beheerd door de Kamer van Koophandel heeft een zeer uitgebreide set aan huisregels die goed als voorbeeld aangehouden kunnen worden. Natuurlijk gelden voor een alumninetwerk ander type regels maar het is goed om verschillende insteken te overwegen.

5.5 Contentplan

In het alumnibeleid worden de grove lijnen uitgezet voor de content die gedeeld gaat worden in het netwerk. Welke content is relevant, waar hebben de leden het meest behoefte aan en welke rol kan de organisatie hierin spelen. Het in detail uitwerken van deze lijnen komt in het Plan van aanpak aan bod. Keuzes die hierbij gemaakt moeten worden gaan over het type content en de vorm ervan? Hoe zorg je er als organisatie voor dat je content uniek en relevant is. Resultaten uit de doelgroepen omgevingsanalyse zijn hierbij leidend. Adviseerbaar is om bij elk type content na te denken waarom het interessant is om te delen en wat je verwacht dat leden ermee zullen doen. Je kunt hierbij denken aan bijvoorbeeld een verhoogd aantal pageviews, een verhoogd aantal terugkomende bezoeken, specifieke reacties, ideeën, suggesties of feedback.


Er zijn vier typen content:

• Statische content die niet door leden zelf wordt gegenereerd en waar niet op kan worden gereageerd (pagina’s met archief, nieuws, definities, etc.)

• Content die bij het account van de leden hoort. Zoals het mailadres, gebruikersnaam, e.d.• Content die door de organisatie wordt geschreven/aangeboden (site generated content)• Content die door de leden zelf wordt gegenereerd (user generated content)

Wanneer het gaat om content creatie moet besloten en belegd worden wie de content gaat verzamelen, redigeren, of schrijven. Zijn dit vooral leden, kenners en professionals uit het veld, of mensen uit de organisatie die hun kennis over bepaalde onderwerpen kunnen delen. Alles is mogelijk. Het belangrijkste is dat er namen worden gekoppeld aan deze onderwerpen en thema’s zodat er voor de lancering van het netwerk voor een groot deel al duidelijkheid is over wie, wanneer wat gaan produceren.

Na uitwerking van het contentplan wordt een contentkalender uitgewerkt en ingevuld. Deze bestaat uit verschillende typen content rondom thema’s, nieuws en onderwerpen die interessant zijn voor het netwerk maar ook rondom de leden van het netwerk zelf. De meeste content moet uit het netwerk en dus de leden zelf gehaald worden aangezien dit de content is die het meest bezocht, gelezen en gedeeld wordt.

5.5.1 Site generated contentSite generated content is content die door de beheerder van het netwerk, vaak de alumni-programma coördinator, geschreven en geplaatst wordt. Een aantal voorbeelden van dit soort content staan hieronder beschreven. Doel van site generated content moet altijd zijn het genereren van leden activiteit, dus reacties en discussies.

• Vakinhoudelijke artikelen• Sociale aspecten (interviews met leden, ect)• Evenementen specifiek voor netwerk leden• Onderzoeken• Artikelen van (rijks)intranet• Interviews met stakeholders• Nieuwe publicaties• Vraagstukken (polls)

5.5.2 User generated contentUser generated content is content die door de leden van het netwerk zelf op het online community platform wordt geplaatst. Dit type content is de belangrijkste voor het succes van het netwerk aangezien het delen van persoonlijke en intieme informatie, leidt tot het ontstaan van hechte relaties die leiden tot activatie en groei van het netwerk.

31

Ook medewerkers en interne stakeholders kunnen in de rol van netwerk lid user generated content ontwikkelen door interessante content in de vorm van blogs of vlogs (video blog) te delen. Maar ook het beantwoorden van vragen uit het netwerk kan gezien worden als user generated content net als persoonlijke informatie die leden in hun profiel delen met het netwerk.

De alumniprogramma coördinator kan user generated content uitlokken door nieuws te plaatsen waar hij/zij of een collega een prikkelende mening bij heeft geplaatst. Doel hiervan is weer om discussie uit te lokken zodat leden meer van zichzelf laten zien wat weer leidt tot interactie en meer leden die deelnemen aan de discussie.

5.5.3 ContentkalenderOmdat content zo’n belangrijke rol speelt in het netwerk en het online community platform, moet het ontwikkelen van een contentkalender, die samen met de leden de basis vormt van het netwerk, hoogste prioriteit krijgen.

Een contentkalender bestaat uit een duidelijke planning voor diverse community activiteiten zoals blogs, live chats, nieuws, advies, discussies rondom thema’s, bijeenkomsten in allerlei vormen, competities, opdrachten, interviews, filmpjes en dergelijke en loopt in ieder geval drie tot zes maanden vooruit. De contentkalender zoekt –waar mogelijk– optimale aanslui-ting bij de marktbewerking- of evenementenkalender van de organisatie zodat deze elkaar kunnen versterken.

Om te garanderen dat er elke week iets nieuws te melden is, kan gewerkt worden met een aantal vaste formats of rubrieken. Dit zijn bijvoorbeeld content items die elke week/maand terugkeren. Niet alleen zorgt dit voor tijdwinst en maakt het vullen van de contentkalender makkelijker, leden verwachten na een tijdje de terugkerende rubriek en zullen er dus sneller en vaker op reageren of aan mee doen. In verband met de onvoorspelbaarheid van het nieuws, is het altijd goed om ruimte in de kalender te houden voor ad hoc items.

Bij alle acties en evenementen op de contentkalender moet de connectie met ledenwerving en moderatie in de gaten gehouden worden. Veel acties hebben hier namelijk vaak direct invloed op.

Beantwoord bij het opstellen van de contentkalender altijd de volgende vragen:

• Waar: Waar gaan we interactie opzoeken (binnen welke secties/categorieën)?• Wie: Wie zorgt voor de content en beheert deze?• Hoe: Wat voor specifieke activiteiten willen we, kunnen we en gaan we organiseren?• Wanneer: Hoe vaak wordt er iets geplaatst, wordt er een activiteit georganiseerd?• Wat: Welke resultaten worden verwacht? Koppel deze aan meetbare KPI’s voor de

content alleen.


5.6 Moderatie aanpak

In verband met de huisregels en het contentplan is het van belang na te denken over de moderatie strategie binnen het netwerk en dan vooral op het online community platform. Hoe streng gaat de alumniprogramma coördinator om met de content die wordt toege-voegd? Is alles toelaatbaar of zijn er sterke voorwaarden?

Zoals verder besproken zal worden in het Activatieplan (hoofdstuk zes) is moderatie een belangrijke tool in het aanjagen van discussies. Denk daarom na rondom welke thema’s of categorieën extra discussies gestimuleerd moeten worden en met hoeveel onderwerpen van start moet worden gegaan. Vaak is het goed om met een paar thema’s en onderwerpen van start te gaan en de discussies daar omheen zo actief mogelijk te krijgen. Wanneer deze discussies van hoge kwaliteit zijn en er interessante informatie en kennis in wordt gedeeld, zullen nieuwe leden eerder gemotiveerd zijn ook deel te nemen aan de discussies en het netwerk.

Op deze manier voorkom je het ‘lege kroeg syndroom’ wat een groot risico vormt voor netwerken die net gestart zijn. Als nieuwe leden namelijk zien dat er geen activiteit is in het netwerk zullen ze zelf niet snel gaan participeren laat staan nog een keer terugkomen naar het netwerk of het online community platform.

5.7 Plannen van bijeenkomsten

Netwerken groeien het beste en het snelste als leden met regelmaat de mogelijkheid hebben elkaar offline te ontmoeten. Het is aangetoond dat online activiteit na het bezoeken van offline bijeenkomsten groeit. Bijeenkomsten zijn dus een belangrijk onderdeel voor een succesvol netwerk. Geef daarom aandacht in je plan van aanpak waar, hoe en voor wie deze bijeenkomsten gehouden kunnen worden.

Bijeenkomsten kunnen in verschillende vormen gehouden worden. Denk aan bijeenkomsten voor ‘denktanks’ en ‘klankbordgroepen’ waar leden uit het netwerk actief sparren over verbeteringen binnen de organisatie of binnen het netwerk. Ook kunnen er bijeenkomsten worden georganiseerd rondom interessante sprekers of thema’s. Of speciale workshops en trainingen die interessant zijn voor leden. Elke mogelijkheid om leden van het netwerk met elkaar in contact te brengen, is een goede.Vier bijeenkomsten per jaar is een goede leidraad om aan te houden. Een gemiddelde bijeenkomst voor 100 leden met zaalreservering, sprekers, eten en drinken en een klein presentje kost rond de 6.000 euro. Bijeenkomsten vormen daarnaast een prachtige bron voor content. Het event kan worden aangemaakt op het online platform, leden kunnen daar reageren en zien wie er zich heeft aangemeld. Er kan van te voren gesproken worden over mogelijke sprekers en locaties, discussies gevoerd worden over de thema’s die aan bod komen. Tijdens de bijeenkomst

33

kunnen leden foto’s maken en blogs erover schrijven. Deze kunnen naderhand weer op het platform worden gedeeld zodat leden hier weer op kunnen reageren.

5.8 Meten

Er wordt te vaak te weinig aandacht geschonken aan het meten van het verloop en de successen van alumninetwerken. Aangezien de organisatie investeert in de ontwikkeling en het onderhoud ervan is het vanzelfsprekend om budgethouders regelmatig op de hoogte te stellen van de groei en uiteindelijk de waarde van het netwerk.

5.8.1 KPI’sUit de doelstellingen die gesteld worden in het alumnibeleid moeten een aantal meetbare KPI’s voor het netwerk worden geformuleerd. Voordat de waarde van het netwerk aange-toond kan worden, bijvoorbeeld aan de hand van het aantal nieuwe kandidaten dat het heeft aangeleverd, moet het netwerk actief en succesvol zijn. KPI’s die voor deze eerste periode gesteld kunnen worden, meten dus vooral de activiteit en de succesvolle groei van het netwerk.

Voorbeelden van KPI’s zijn:

• aantal nieuwe leden• aantal leden dat actief participeert door content te plaatsen• aantal leden dat de bijeenkomsten bezoekt• aantal keer dat de netwerk nieuwsbrief wordt geopend • aantal nieuwe discussies gestart• aantal gestelde vragen• aantal beantwoorde vragen

Normaliter worden rapportages één keer per maand gedaan zodat de groei en de activiteit structureel gemeten wordt. De resultaten van de analyses vormen de input voor de content en moderatie strategie. Uit de cijfers kan namelijk gelezen worden of content interessant genoeg gevonden wordt, of de juiste leden, en voldoende, worden geworven, of het alumnibeleid (bijvoorbeeld doelstellingen en doelgroep) van het netwerk nog passend is, et cetera.

5.8.2 NulmetingVoordat de eerste meting over het netwerk wordt gedaan, moet een nulmeting gedaan worden voor de zaken waar het alumninetwerk een bijdrage aan gaat leveren. Als we uitgaan van de doelstelling sneller, beter en goedkoper aantrekken van kandidaten voor de organisa-tie, moet eerst bekend zijn hoeveel en hoe vaak er zonder het netwerk kandidaten worden geworven en wat de kosten daarvan zijn. Alleen met behulp van deze cijfers kan een gedegen vergelijking worden gemaakt wanneer het netwerk eenmaal is opgezet. Alleen dan kan de waarde ervan worden aangetoond.


Activatieplan alumninetwerk

35

Wanneer het plan van aanpak is geschreven en uitgevoerd, zijn de eerste leden benaderd en is, samen met de organisatie, het online community platform ingericht. Daarnaast zijn de huisregels, moderatie regels en een uitgebreid contentplan opgesteld. Ook zijn de eerste content schrijvers (zowel vanuit de organisatie als extern) aan specifieke thema’s uit het contentplan verbonden. Nu is het tijd om aan de slag te gaan met het activeren van het netwerk.

De alumniprogramma coördinator is degene die, samen met de medewerkers uit de werkgroep en de groep ‘early members’ in de klankbordgroep werkzaamheden uit het activatieplan uitvoert om zo het netwerk te activeren en succesvol te maken. De alumnipro-gramma coördinator heeft een coördinerende en deels operationele rol waarbij de focus ligt op het in gang zetten van de processen om groei en activatie te realiseren.

Dit hoofdstuk beschrijft de werkzaamheden die tijdens het bestaan van het netwerk continu uitgevoerd moeten worden. De focus van deze werkzaamheden zal echter steeds verschuiven. Zo moet vooral het eerste jaar veel aandacht besteed worden aan het werven en betrekken van leden. In de tweede helft van het eerste jaar zal steeds meer focus moeten gaan liggen op het aanscherpen van de content en het ontwikkelen van het ‘community gevoel’ tussen de leden.

Het activatieplan onderscheidt:

• Content moderatie- Planning: opstellen en beheren contentkalender- Verzamelen van content- Schrijven van content- Wijzigen, verplaatsen of verwijderen van content

• Relatie management- Faciliteren relaties tussen leden- Persoonlijke relaties met leden� Welkomstbericht

• Vaststellen en behouden cultuur en sfeer- Do’s and don’ts- Het community gevoel

• Activatie netwerk- Actief alumni en medewerkers betrekken- Leden stimuleren te reageren op elkaars content- Organiseren bijeenkomsten

• Tijdsinvestering

37

6.1 Content moderatie

Content moderatie houdt alle werkzaamheden in die betrekking hebben op het verzamelen, redigeren, wijzigen, verwijderen en verplaatsen van content. Met content wordt alle informatie op het online community platform bedoeld.

6.1.1 Planning: opstellen en beheren contentkalenderDe contentkalender beslaat een jaar van content voor het alumninetwerk. Zoals eerder beschreven wordt de contentkalender tot minstens drie maanden vooruit uitgewerkt en ingevuld. Per dag wordt omschreven welke content gedeeld gaat worden en op wat voor soort content de focus vooral ligt. Tot zes maanden wordt per week in grove lijnen omschre-ven welke content gedeeld gaat worden. Tot twaalf maanden wordt de kalender per maand ingevuld. Zo blijft de alumniprogramma coördinator een goed beeld houden van content ‘flow’ en kunnen eventuele gaten in de kalender op tijd worden aangepakt. Alleen deze manier van werken, sluit ad hoc content management uit. Vooral in grote organisaties is het vaak onmogelijk om op korte termijn content aangeleverd te krijgen vandaar dat ad hoc management een groot risico vormt voor het succes van het alumninetwerk.

6.1.2 Verzamelen van contentVoor het blijven boeien op dagelijkse basis moet de alumniprogramma coördinator ervoor zorgen dat leden elke dag iets te doen hebben. Dit betekent dat de alumniprogramma coördinator en, waar mogelijk, collega’s goed om zich heen moeten kijken of er nieuws is of zich situaties voordoen waaruit content gehaald kan worden voor het netwerk. Echte content ontwikkelaars onderscheiden zich door van bijna elk stukje informatie content te kunnen creëren. Deze personen gaan in wezen als ‘journalisten’ te werk. Wanneer veel medewerkers van het bestaan van het alumninetwerk afweten en weten waarmee zij het netwerk kunnen ondersteunen of verrijken, kunnen zij potentiële content bronnen direct melden aan de alumniprogramma coördinator. Natuurlijk moet de coördina-tor zelf ook alert zijn en collega’s uitnodigen om dagelijks over mogelijke bronnen van content na te denken.

Voor het beheren van de contentkalender is het vaak handig om samen met een aantal medewerkers van verschillende afdelingen een wekelijks overleg te hebben. Je kunt dit een redactionele werkgroep noemen. Zo is content meer ‘top of mind’, worden automatisch meer mensen en ook afdelingen betrokken bij het netwerk, en hoeft de alumni coördinator niet alle content zelf te verzamelen. In de bijlage is een voorbeeld contentkalender bijgesloten. In dit Excel document is ook een evenementenkalender toegevoegd voor de planning van diverse bijeenkomsten, terugke-rende en eenmalige evenementen. De kalender geeft de mogelijkheid ook voor social media ‘outposts’ zoals Twitter, Facebook en LinkedIn updates over en van het netwerk te plaatsen. Dit is relevant voor organisaties die al van dit soort social media gebruik maken.


6.1.3 Schrijven van contentNaast het verzamelen van content uit de organisatie, schrijft de alumniprogramma coördina-tor zelf ook content voor het netwerk op het online community platform. Zo kan de coördinator interviews met leden doen, leden elkaar laten interviewen, verslagen over vakliteratuur, bijeenkomsten en congressen schrijven. Een eigen column over de ontwikke-ling van het netwerk is ook een mogelijkheid. Naast het schrijven van artikelen en blogs plaatst de coördinator ook concrete vragen en polls om de mening van het netwerk over bepaalde zaken te peilen. Wanneer bepaalde functionaliteiten op het online community platform slecht of niet worden gebruikt, kan de coördinator hier ook een terugkerende blog aan wijden om zo het gebruik van het platform makkelijker en laagdrempeliger te maken.

6.1.4 Wijzigen, verplaatsen of verwijderen van contentDe meeste organisaties hebben veel content tot hun beschikking om te delen met het netwerk. Het is vervolgens aan de alumniprogramma coördinator om deze content ‘netwerk vriendelijk’ te maken. Dit betekent vaak het herschrijven, redigeren of inkorten van bepaalde stukken. Vaak kan een document worden opgeknipt in meerdere blogs rondom hetzelfde thema.

Door bestaande documenten op deze manier te positioneren op het online community platform worden er automatisch meer kansen voor online interactie gecreëerd. Wanneer de content wordt aangeboden in ‘hapklare brokken’ is de drempel lager voor leden om het te lezen en er vervolgens op te reageren. Daarnaast kan de content op deze manier meegeno-men in de netwerk nieuwsbrief voor extra aandacht en het trekken van extra lezers.

Het is aan te raden om de leden van het netwerk, zonder toestemming van de coördinator, eigen content op het online community platform te laten plaatsen. Dit maakt betrokkenheid en interactie laagdrempeliger. Gevolgen hiervan zijn wel dat er duidelijke regels moeten zijn omtrent de inhoud en kwaliteit van de content (zie 5.4 Opstellen van de huisregels) en dat sommige content dus aangepast of verwijderd moet worden door de coördinator.

De regel is: liever teveel content waar tijd in gestoken moet worden dan te weinig of geen content.

6.2 Relatie management

Een belangrijke rol van de alumniprogramma coördinator is die van netwerker en gastheer/vrouw van het netwerk. De coördinator kent idealiter veel leden van het netwerk goed, een groot deel zelfs persoonlijk. Dit biedt veel mogelijkheden.

39

6.2.1 Faciliteren relaties tussen ledenDe coördinator kan leden aan elkaar verbinden op basis van bijvoorbeeld kennis, ervaring, regio, etc. Het is bewezen dat hoe beter de relaties zijn tussen leden van het netwerk, hoe vaker leden terugkeren naar het online community platform, vaker op elkaar reageren en graag voor elkaar schrijven. Relaties tussen leden vormen het kloppende hart van het netwerk. Het is om deze reden dat de coördinator veel tijd moet steken in het faciliteren van deze relaties door middel van het opstarten en begeleiden van discussies, schrijven van persoonlijke berichten aan leden, werven van nieuwe leden en het organiseren van bijeenkomsten.

De meeste nieuwe leden hebben vaak even de tijd nodig om zich de cultuur en sfeer van het netwerk eigen te maken. Het is cruciaal dat deze leden tijdens die periode begeleid worden zodat het bezoeken van het netwerk na een aantal weken bij de dagelijkse werkzaamheden behoort (“Voor het starten van de dag even kijken wat er op het online community platform is gebeurd”). De coördinator kan bij een eerste bezoek een nieuw lid koppelen aan een soort van ‘buddy’. Dit zijn vaak ‘early members’ (vrijwilligers) die een nieuw lid onder hun hoede nemen, uitleg geven over het netwerk en het online platform. Bij een event kan het nieuwe lid afspreken met haar/zijn buddy het event te bezoeken.

6.2.2 Persoonlijke relaties met ledenOmdat de alumni coördinator, als verantwoordelijke voor het netwerk, veel leden persoon-lijk leert kennen, is het goed te investeren in relaties met deze leden. Zoals eerder beschre-ven is de organisatie en dus ook de coördinator afhankelijk van de leden van het netwerk wanneer het gaat om het succes van het netwerk. Door tijd te investeren in het leren kennen van de leden, hun vragen goed en snel te beantwoorden, tegemoet te komen aan hun behoeftes om te netwerken, professioneel te groeien of om kennis te vergaren, kan de coördinator, wanneer hij/zij steun nodig heeft bij het activeren van het netwerk op deze leden terugvallen. Het zijn deze leden die content creëren, bijeenkomsten bezoeken, feedback geven op content of diensten/producten van de organisatie en de coördinator bijvallen wanneer er discussies zijn over de ontwikkeling van het netwerk of bijvoorbeeld de moderatie- of huisregels.

6.2.3 WelkomstberichtAls goede gastheer/gastvrouw heet je leden persoonlijk welkom. De eerste uitnodiging die nieuwe leden krijgen voor het netwerk is daarom belangrijk. Dit is de manier om leden zich welkom en speciaal te laten voelen. Als organisatie laat je blijken dat je het belangrijk vindt je ex werknemers te blijven betrekken.

Zodra nieuwe alumni zich hebben aangemeld hebben op het online community platform is het goed om een welkomstbericht te sturen met daarin uitleg over het netwerk en het online community platform. Verder moet er duidelijk aangegeven worden wat de waarde voor de alumnus is en wat de alumnus kan doen met en voor het netwerk. Nodig het nieuwe lid meteen uit zichzelf voor te stellen en alvast een eerste vraag te stellen. In dit welkomstbe-richt kan de coördinator het nieuwe lid ook voorstellen aan een eventuele ‘buddy’ binnen het netwerk.


Maak op het online community platform een topic aan ‘Stel je even voor’, zodat nieuwe leden door meteen hun verhaal kwijt kunnen en vast kunnen lezen over de mensen die al lid zijn. Hieronder een voorbeeld van het voorstellen in de LinkedIn Groep ‘Community Managers – Nederland’.

6.3 Vaststellen en behouden cultuur en sfeer

Elk netwerk kent zijn eigen cultuur en sfeer. Cultuur en sfeer worden in grote mate bepaald door de doelgroep die het netwerk en het online platform gebruikt. Zo zullen jongens van in de 20 die vooral praten over technologische snufjes ander taalgebruik hanteren en anders met elkaar omgaan dan vrouwen van rond de 30 die net moeder zijn geworden.

De cultuur en sfeer die je als organisatie wilt creëren voor je netwerk hangt dus in grote mate samen met de keuze van de doelgroep.

6.3.1 Do’s and Don’tsAangezien de doelgroep al is vastgesteld in het alumnibeleid, wordt hier in het activatieplan op voortgeborduurd. Voor een groep alumni is het voor de hand liggend dat de sfeer zakelijk is. Maar, zoals eerder beschreven, is het persoonlijke van groot belang voor het succes van het netwerk. De uitdaging is dus om een balans hierin te vinden zodat er veel zakelijke informatie kan worden gedeeld en er tegelijkertijd leuk en gezellig met elkaar wordt omgegaan. Wanneer deze balans dreigt weg te vallen en er vooral zakelijke content wordt gedeeld, kan de coördinator hierop modereren door in interviews juist naar persoonlijke beweegredenen te vragen of door aan de hand van pittige stellingen de mening van mensen over specifieke zaken rondom de organisatie uit te lokken. Ook is het goed om juist dat gedrag en die content die dicht bij de beoogde sfeer en cultuur ligt, uit te lichten en centraal te stellen op het online community platform.

41

Schrijvers schrijven voor lezers en publiek en zien hun content dus graag uitgelicht worden binnen het netwerk. Het is de ideale manier om mensen te motiveren juist die content te gaan schrijven. Hetzelfde gaat op voor reacties op vragen of discussies. Wanneer vooral de scherpe, prikkelende of positieve reacties aandacht krijgen, zodat meer leden deze kunnen lezen, zijn leden eerder geneigd ook op deze manier te reageren. Kortom beloon de content en het gedrag dat je graag ziet binnen het netwerk.

6.3.2 Het community gevoelEr zijn drie dingen die constant aandacht nodig hebben bij het opbouwen van een netwerk. Dat zijn: het werven van nieuwe leden, het activeren van deze leden en het opbouwen van een ‘community’ gevoel tussen leden. Zonder nieuwe leden zijn er geen leden om de oude, en misschien verveelde leden, te vervangen. Zonder activiteit is er een netwerk waar niemand wat bijdraagt (en het netwerk dus niet beter maakt). Zonder ‘community’ gevoel is er geen netwerk dat bestaat uit relaties en connecties. Bij het minste of geringste (bijvoor-beeld technische wijzigingen) valt zo’n netwerk uit elkaar. Dat mensen binnen het netwerk zich dus verbonden voelen en onderdeel van een netwerk is essentieel voor het succes van het netwerk.

De alumniprogramma coördinator kan actief modereren op het ontwikkelen van het ‘community’ gevoel. Dit kan door:

• Lidmaatschap exclusief en bijzonder te maken.• Leden invloed te laten uitoefenen op het netwerk door middel van eigen positionering,

meedenken bij ontwikkelingen.• Behoeftes van leden te bevredigen door interessante mensen voor het netwerk uit te

nodigen met dezelfde normen en waarden.• Emotionele verbindingen tot stand te brengen tussen leden door samen ervaringen en

een geschiedenis op te bouwen.

6.3.3 Actief alumni en medewerkers betrekkenHet actief betrekken van alumni maar ook medewerkers vormt een van de kerntaken wanneer het gaat om activeren van het netwerk. Omdat alle alumni eerst medewerkers waren is het goed om medewerkers net zoveel mee te nemen in het netwerk als alumni. Het zorgt ervoor dat het netwerk onder mensen leeft voordat ze uit dienst gaan zodat het minder vreemd is wanneer ze bij beëindiging van het dienstverband opeens worden uitgenodigd voor een netwerk waar ze niets vanaf wisten.

Het actief betrekken van alumni en medewerkers kan op de volgende manieren:

• Bij specifieke taken alleen specifieke leden betrekken, dit creëert betrokkenheid en exclusiviteit

• Leden persoonlijk vragen over kennis te schrijven die alleen zij bezitten• Leden persoonlijk vragen te reageren op content, blogs, polls etc. • Medewerkers op de hoogte houden van de ontwikkelingen in het netwerk


• Medewerkers terugkoppeling geven over reacties op content die door hun is geschreven• Medewerkers en leden mee laten denken over content thema’s, onderwerpen, goede

schrijvers• Medewerkers betrekken bij het organiseren van evenementen• Leden helpen bij het gebruik van het online community platform• Leden foto’s laten maken tijdens bijeenkomsten en vragen deze te plaatsen op het

community platform• Etc.

6.3.4 Organiseren bijeenkomstenOok al biedt de profielinformatie op het online community platform de mogelijkheid om een goede voorstelling te krijgen van de andere netwerk leden, fysieke bijeenkomsten voegen vaak een extra dimensie toe die voor veel leden als waardevol wordt ervaren. Er zijn veel diverse type bijeenkomsten te organiseren. Denk aan:

• Ronde tafel gesprekken over actuele topics• Presentaties• Kennissessies • Nieuwjaarsborrel• Platform testing nieuwe functionaliteiten• Brainstorms voor doorontwikkeling van het platform of netwerk als geheel• Klankbordgroep bijeenkomsten• Workshops• Trainingen

Stap een is om vanuit de theorie, (wat zijn bewezen succesvolle bijeenkomsten voor alumninetwerken?) de data (er worden te weinig nieuwe leden geworven), of input vanuit het netwerk (wij willen graag meer leren over de inzet van social media voor de carrière) te kiezen voor de meest ideale vorm en combinatie van bijeenkomsten. Denk in ieder geval na over de volgende dingen:

• Wat is het hoofddoel van de bijeenkomsten en wat gebeurt er tijdens de bijeenkomsten? • Hoe vaak worden ze georganiseerd en wat is er nodig voor een goede organisatie?• Hoe dragen de bijeenkomsten bij aan het activeren van het netwerk en hoe zorg je ervoor

dat de bijeenkomsten goed bezocht worden?

6.4 Tijdsinvestering

Ga er vanuit dat de activatie van het alumninetwerk veel tijd in beslag neemt. Het advies is altijd: hoe meer tijd je er als organisatie in steekt, hoe groter de kans op succes. Zelfs als je leden kan bewegen veel van de werkzaamheden in en rondom het netwerk voor hun rekening te nemen, is er altijd een coördinator vanuit de organisatie nodig om deze mensen te ondersteunen en richting te geven.

43

Uiteindelijk is het de organisatie die investeert in het online platform, eventuele trainingen in bijvoorbeeld social media of online community management (zie bijlage 3: Training Community Management), bijeenkomsten en de uren van de alumniprogramma coördina-tor. Zonder voldoende betrokkenheid van de organisatie zal het netwerk nooit dat opleveren wat de organisatie ervan verwacht.


Voorbeelden online community platformen


Het online community platform vormt een belangrijke schakel in het succesvol ontwik-kelen van een alumninetwerk. Een platform alleen is nooit genoeg om een netwerk actief en succesvol te maken. Goed gekozen doelstellingen, doelgroep en gedegen community management, ondersteund door hoger management, zijn net zo belangrijk in het gehele proces.

Een slecht gekozen platform kan echter wel voor grote problemen zorgen en de ontwikkeling van een netwerk in de weg zitten. Wanneer leden het platform bijvoorbeeld als gebruikson-vriendelijk, ingewikkeld en hoogdrempelig ervaren, zullen zij het minder graag gebruiken wat een groot risico vormt. Het is daarom altijd van belang dat het gekozen platform optimaal aansluit bij de wensen, behoeftes en het online gedrag van haar gebruikers.

Zoals in het ‘Plan van aanpak’ werd beschreven is het inrichten, en vaak ook de keuze van het platform, daarom iets wat idealiter met een eerste groep leden gedaan wordt.

In dit hoofdstuk staan voorbeelden van drie platformen (Drupal, inSided en Ning) en twee sociale netwerken (LinkedIn en Facebook) beschreven die gebruikt kunnen worden voor het ontwikkelen van een alumninetwerk. Deze lijst met voorbeelden is niet volledig, er zijn nog genoeg andere mogelijkheden zoals bijvoorbeeld Pleio. Elk platform of sociaal netwerk heeft andere karakteristieken, functionaliteiten, voor- en nadelen. Gebaseerd op informatie omtrent doelgroep, doelstellingen, maar ook budget kan een keuze gemaakt worden. Wanneer LinkedIn en Facebook besproken worden, wordt uitgegaan van het gebruik van de groepen binnen deze sociale netwerken. Alleen de groepen bieden de mogelijkheid tot netwerk, community vorming tussen leden.

7.1 Drupal Commons

Dries Buytaert startte in 1999 met Drupal als een bulletin board system (BBS) ofwel prik-bordsysteem. Binnen één jaar wilden steeds meer mensen meewerken aan Drupal, waardoor het een open source platform werd. Open source betekent dat de broncode vrij beschikbaar is voor iedereen. Drupal.org werd in 2001 gelanceerd en de community werd in 2005 bekend met verschillende code sprints en conferenties.

Drupal wordt gebouwd, gebruikt en ondersteund door meer dan 630.000 gebruikers en ontwikkelaars over de wereld. Drupal wordt gebruikt om verschillende soorten websites te maken, waaronder community portaalsites, fansites en e-commerce applicaties.

7.1.1 FunctionaliteitenDrupal Commons is een pakket dat voor en groot deel geïnstalleerd neergezet wordt maar volledig aangepast kan worden naar de wensen van de klant (afhankelijk van beschikbaar budget). Het kan voorkomen dat het pakket standaard een functionaliteit mist, maar met een extra module of maatwerk opgelost kan worden.

http://buytaert.net/

http://drupal.org/


Wat kun je ermee?

• Groepen starten • Discussies starten• Polls starten • Templates (sjablonen o.b.v. standaard HTML- en PHP-codering) gebruiken • Reacties op titel sorteren • Blog entry • Wiki pagina• Nieuwsbrieven versturen• Evenementen aanmaken • Alert systeem / notificaties • Analyse en rapportage mogelijkheden

Wat kun je er niet mee?

• CMS systeem is weinig gebruiksvriendelijk• Geen chat functie • Geen API• Geen social media integratie• Niet web based• Geen mobiele applicatie

7.1.2 Case - YunomiYunomi is met bijna 400.000 leden een van de grootste vrouwen communities in de Benelux. De leden, vrouwen tussen de 30 en 50 jaar, kunnen hier onder andere informatie vinden over gezondheid, recepten, psyche, milieu, gezin en interieur, maar ze kunnen ook zelf content leveren over deze onderwerpen. Actieve leden kunnen Nomi’s sparen voor Unileverproducten en kortingen op dagjes uit.

7.1.2.1 OpzetInternetbureau Emakina.NL heeft het platform op Drupal Commons gebouwd. Daarnaast werkt Unilever nauw samen met contentpartner Sanoma Uitgevers en met Microsoft Advertising. De Yunomi-website is geïntegreerd in het MSN-netwerk, terwijl ook op het gebied van marketing nauw met elkaar wordt samengewerkt. Emakina.NL is verantwoordelijk voor de dagelijkse redactie en de verdere uitbouw van het platform.

7.1.2.2 Resultaten• Ruim 3 jaar online• Ruim 400.000 leden• Hoge dagelijkse activiteit• Gemiddeld 90 % van de content is user generated• 5 beheerders (moderatie Activiteit via loyaliteitsprogramma) • Actieve kern via ‘Life and Cooking’ platform

http://www.yunomi.nl/

http://emakina.nl/


• ‘Eenvoudige’ doelgroep• Backoffice direct goed georganiseerd• Support Drupal Commons minimaal • Platform volledig in eigendom van Unilever

7.1.3 Prijs• Licentiekosten: Geen • Implementatiekosten: Eenmalig vanaf €25.000,-• Hosting: Jaarlijks vanaf €8.000,-


7.2 inSided

inSided biedt social CRM & klant community oplossingen om bedrijfsdoelstellingen te behalen op het gebied van klantenservice, sales & marketing en product ontwikkeling. inSided heeft meer dan tien jaar ervaring met het opzetten van online communities met miljoenen bezoekers. Hiermee laten ze zien dat communities opbouwen stevig in hun DNA verankerd zit. inSided is onder andere werkzaam voor bedrijven als T-Mobile, SNS Bank, KPN Hi, Zilveren Kruis, Rabobank, Tele2, De Kindertelefoon, FBTO, Ziggo, Telfort en Eneco.

7.2.1 Functionaliteiten

Wat kun je ermee?

• Interactie: vragen, tips, ervaringen, tags, zoekfuncties, interactieve widgets • Gebruikers: gebruikersgroepen, rechtensystemen en profielvelden • Integratie: integratie met bestaande CRM systemen, klantcontact software, analytics of

behavorial targeting • Analytics: realtime statistieken • Cloud based: Software as a Service (SaaS), oneindig schaalbaar • Open platform: de gebruikersinformatie is direct uit te lezen via een API • Blog: content rondom relevante thema’s in de vorm van tekst, foto, video en audio

aanbieden • Mobiel: volledige community ontsluiten via een geoptimaliseerde versie van het platform• Beloningsmanagement: systeem rondom gamification om deelname te stimuleren • Sociaal web connect: interactie in bijvoorbeeld bestaande Facebook omgeving • Marktonderzoek: deelnemen aan onderzoeken via een aparte onderzoeks- en co-creatie

omgeving • Ratings en reviews: klanten geven beoordeling over producten en diensten • Organisaties: zeer geschikt voor organisaties met meer dan 100 medewerkers • Moderatie: uitgebreide mogelijkheden, zoals rechten systemen (specifieke groepen

toegang geven tot specifieke gedeelten), uitgebreid antwoordmarkering systeem, eigen widgets op platform

• Support: Ondersteuning bij de implementatie en verdere uitvoering• Alle data is van de klant


• Cloud based: Software as a Service (SaaS) betekent dat de software alleen binnen InSided kan draaien en dus niet in de omgeving van de klant

• Geen buzzmonitoring mogelijkheden• Vrij hoge kosten. Platform is vooral passend voor grote organisaties

http://www.insided.nl/


7.2.2 Case: FBTO

Doelstellingen

• Dialoog met klanten aangaan en leren van klanten: wat zou jij doen als je FBTO was? Klanten worden uitgenodigd om te stemmen en reageren op actuele claims en stellingen. Leden bepalen of schadeclaims uitgekeerd worden

• Creëren van meer transparantie en vertrouwen

Opzet

• Website Onderling.nl gerealiseerd met inSided community platform, inclusief de modules Reward Management en Blog

• Cases en stellingen die aan de community voorgelegd worden en open forum waarin leden eigen discussies en vragen kunnen starten

• Wekelijkse nieuwsbrief waarin laatste cases, stellingen en resultaten onder de aandacht gebracht worden

Resultaten

• Cijfers Q1 2012:- 5.584 unieke bezoekers- 820 geregistreerde gebruikers- 4.000+ reacties

• Zinvolle discussies met waardevolle feedback• Optimalisatie van polissen en voorwaarden


7.2.3 Case: T-Mobile

Doelstellingen

• Verbeteren klantrelatie en in contact komen met klanten• Verbeteren van klantenservice

Opzet

• Integratie inSided community platform over gehele website • Klantenservice kanaal voor verbeteren klantcontact• Reward Management: met o.a. Super User activatie (inclusief afgesloten forums speciaal

voor Super Users) • Facebook-integratie: centrale afhandeling online service • T-Mobile nieuwsblog• DenkMee onderdeel voor laagdrempelige vorm van marktonderzoek en co-creatie

Resultaten

• Bezoekerscijfers Q1-2012- Aantal bezoekers per maand: 250.000+- 33.000 topics gestart met >270.000 reacties- Terugkerende bezoekers: >30%

• Leercyclus: klanten en organisatie leren van elkaar• Klanten denken mee op constructief kritische toon• Hot topics: BlackBerry PrePaid, WhatsApp, nieuwe toestellen


7.2.4 Prijs • Implementatie kosten: Eenmalig vanaf €10.000,-• Fee: Jaarlijks vanaf €24.000,- (inclusief hosting)

Product / Applicatie Versie Implementatie Maandfee

Forum (inclusief mogelijkheden voor templates op maat)

Enterprise Business

€ 15.000 € 10.000

€ 3.250 € 2.000

Single Sign On realisatie (obv inSided standaarden)

€ 5.000 -

Reward Management € 5.000 € 1.000

Blog € 10.000 € 1.000

Facebook € 5.000 € 1.000

Onderzoeksmodule € 10.000 € 2.200

Mobiel 1 (Forum, Blog of Onderzoek) € 7.500 € 1.000

2 (Forum, Blog of Onderzoek) € 12.500 € 1.250

3 (Forum, Blog of Onderzoek) € 15.000 € 1.500

De implementatie bestaat uit de technische opzet van de applicatie (exclusief project & community management). De maandfee bestaat uit gebruik van de (SaaS) functionaliteiten, hosting, security, continue kostenloze updates en releases aan het platform en standaard SLA.


7.3 Ning

Ning is in 2004 opgericht om personen en bedrijven de mogelijk te geven om een eigen website te starten met sociale elementen. Met een selfservice oplossing kan iedereen een eigen netwerk starten om vervolgens een actieve kring van mensen op te bouwen. De dienstverlening van Ning is met name geschikt voor personen of kleinere bedrijven die met een beperkt budget toch een vorm van sociaal netwerk online willen opzetten.


Wat kun je ermee?

• Design mogelijkheden: stijl van de community aanpassen zonder over coderingsvaardig-heden te beschikken

• Groepen starten• Discussies starten• Evenementen aanmaken• Chatten met andere groepsleden • Social media integratie: integratie met Facebook, Twitter en YouTube, tevens live video

streaming (Ustream), photo stickers en effecten (Aviary) en email marketing (Constant Contact)

• User generated content: gebruikers kunnen foto’s en video’s uploaden• Statistieken en analyses: real time inzichten • SEO: tools om de website zichtbaarheid te optimaliseren• Controle: publiek of besloten • Mobiele en cloud services: app voor iPhone en Android• Sales: fondsenwerving en inkomsten genereren met bijvoorbeeld advertenties


• Geen beloningssysteem• Geen integratie met de website• Geen additionele community dienstverlening omtrent het bouwen van een community• Artikelen niet goed vindbaar in Google • Eigenaarschap van de content en profielen ligt in principe bij Ning

7.3.2 Case: HR BaseIn 2008 is HRbase.nl van start gegaan. HRbase.nl is met meer dan 10.000 leden en 100.000 page views per maand het grootste online netwerk voor Human Resource Professionals. De leden hebben al meer dan tienduizend reacties en berichten geplaatst. De site is een veelgebruikte bron om antwoorden te delen of te vinden op HR-vraagstukken.

http://www.ning.com/

http://www.hrbase.nl/


Daarnaast is het op de site onder andere mogelijk om:

• Connecties te leggen met vakgenoten• Nieuwsitems/evenementen te plaatsen en lezen• Informatie uit te wisselen via algemene of privé berichten

VNU betaalt minder dan €1.000,- per jaar aan Ning. Ze hebben niet gekozen voor de goedkoopste variant, waardoor de kwaliteit zeer hoog is. Ook zijn er goede afspraken met Ning gemaakt over de eigendomsrechten. Zo heeft VNU het recht om, als ze besluiten andere software te gaan gebruiken, alle profielen en content mee te nemen. Er is geen enkele vendor lock-in. Net zoals bij VNU kan Ning ook met andere organisaties afspraken rondom eigendomsrechten maken.

7.3.3 Prijs • Licentiekosten: Jaarlijks vanaf €150,- (exclusief implementatiekosten)


7.4 LinkedIn groepen

LinkedIn is in 2002 bedacht in de woonkamer van Reid Hoffman. De site werd officieel gelanceerd op 5 mei 2003. De missie van LinkedIn is om professionals wereldwijd met elkaar in contact te brengen en hen zo productiever en succesvoller in hun carrière te laten zijn. In 2007 was LinkedIn het snelst groeiende sociale netwerk in de VS met een groei van 189%. Het platform heeft op dit moment ruim 150 miljoen gebruikers wereldwijd. Nederland staat met ruim drie miljoen gebruikers in de top tien.


Wat kun je ermee?

• Discussies starten• Polls starten • Updates promoten • Vacatures plaatsen • Aankondigingen/nieuws per e-mail aan leden van de groep • Groep statistieken bekijken• Subgroepen aanmaken • Moderatie mogelijkheden


• Niet mogelijk om te chatten met andere groepsleden• Niet mogelijk om events aan te maken • Niet mogelijk om foto’s, video’s of bestanden te uploaden • Geen design mogelijkheden• Geen integratie met andere (social media) platformen • Geen beloningssysteem • Risico op spam en beperkte inhoudelijke discussie indien geen strakke moderatie

plaatsvindt en/of geen eenduidig overkoepelend thema is gekozen • Ownership ligt in principe bij één individu. Als dit niet goed overgedragen wordt op het

moment dat de betreffende persoon niet meer werkzaam is bij het bedrijf, kan dit een afbreukrisico vormen

http://www.linkedin.com

http://www.linkedin.com/in/reidhoffman/


7.4.2 Case: DeloitteDe Deloitte Nederland Alumni groep is opgericht in 2009 en heeft meer dan 1.000 leden. De leden wisselen met name nieuwsberichten met elkaar uit.

7.4.3 Prijs • Kosten: Geen, enkel FTE voor het plaatsen van content en moderatie

7.5 Facebook

Facebook werd in 2004 opgericht door Mark Zuckerberg. In eerste instantie konden alleen studenten van Harvard College lid worden. Later werd dit uitgebreid tot de gehele Harvard University en enkele andere universiteiten. Nog later werden studenten van alle universitei-ten toegelaten. In september 2006 werd Facebook geheel openbaar, waarna iedereen vanaf 13 jaar en ouder zich kon registreren. Nederland staat met ruim 7,5 miljoen gebruikers in de top 30. De grootste leeftijdsgroep is 25 tot 34 jaar met bijna twee miljoen gebruikers, gevolgd door de leeftijdsgroep van 18 tot 24 jaar.

De groepen binnen Facebook zijn, in tegenstelling tot de pages, allemaal gesloten. Leden moeten persoonlijk uitgenodigd worden. De groepen kunnen alleen door persoonlijke

http://www.linkedin.com/groups?gid=2406600&mostPopular=&trk=tyah

http://www.facebook.com

http://www.facebook.com/zuck?fref=ts

http://www.college.harvard.edu/icb/icb.do

http://www.harvard.edu/

http://www.harvard.edu/

http://www.socialbakers.com/facebook-statistics/


account worden gestart en beheerd zoals ook uit de cases hieronder blijkt. Omdat de groepen allemaal gesloten zijn, zijn er veel groepen die niet bekeken kunnen worden zoals de ‘Young Bankers’ groep van ABN AMRO.


Wat kun je ermee?

Zowel gebruikers als bedrijven kunnen een pagina aanmaken. Tevens biedt Facebook de mogelijkheid om groepen te starten. Deze groepen kennen verschillende functionaliteiten: • Polls starten• Chatten met andere groepsleden • Evenementen aanmaken • Foto’s en bestanden uploaden • Informatie over de groepsleden bekijken • Privacy instellen: openbaar, besloten of geheim • Mobiele applicatie


• Geen statistieken • Geen integratie met andere (social media) platformen• Geen design mogelijkheden • Geen beloningssysteem • Ownership ligt in principe bij één individu. Als dit niet goed overgedragen wordt op het

moment dat de betreffende persoon niet meer werkzaam is bij het bedrijf, kan dit een afbreukrisico vormen

7.5.2 Case: Dutch Facebook Group Dutch Facebook Group (https://www.facebook.com/groups/DutchFBgroep) is met ruim 600 leden één van de grootste Nederlandse professionele netwerkgroepen op Facebook. De leden, professionele Facebook gebruikers en pagina beheerders, wisselen hier kennis en informatie uit over Facebook. In de groep kan iedereen vragen stellen of een reactie plaatsen, er worden cases, tips & tricks en best practices gedeeld.

De groep is zeer actief en vragen worden snel beantwoord. Met regelmaat zijn er discussies met tientallen reacties.

OpzetGert Jan Bos is oprichter en beheerder van deze Facebook groep. Hij heeft de groep zelf geïnitieerd en de eerste leden hiervoor geworven. Gert Jan heeft een groot netwerk en een eigen bedrijf gespecialiseerd in social media advies.

http://www.facebook.com/about/groups/

https://www.facebook.com/groups/DutchFBgroep/


De groep is zelfregulerend en nieuwe leden worden uit enthousiasme via-via geworven. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen content geplaatst door de beheerder dan door andere leden.

Resultaten

• Bestaat ruim een jaar• Ruim 600 leden• Hoge dagelijkse activiteit • 100 % van de content is user generated• 1 beheerder • Actieve harde kern van specialisten


7.5.3 Case: Nike+ Run Club AmsterdamNike+ Run Club Amsterdam is met ruim 1100 leden één van de grootste Nederlandse online sportclubs op Facebook. Elke woensdag avond wordt er een event georganiseerd waarbij alle leden gratis kunnen meetrainen. De leden, hardloop liefhebbers uit de omgeving Amsterdam, delen hier hun doelen en plannen samen trainingen in. In de groep kan iedereen vragen stellen of discussies starten. Events worden alleen aangemaakt door de beheerders van Nike. Nike+ Run Club Amsterdam is een netwerkgroep rondom de passie voor het hardlopen.

OpzetNike medewerker Yonina Roxanna van Geel is beheerder van de Facebook groep. De overige beheerders zijn net als zij werkzaam bij de Nike Store in de Kalverstraat in Amsterdam. Door middel van de gratis events die zij organiseren waarbij deelnemers vaak gratis Nike producten ontvangen of kunnen testen hebben ze snel een trouwe schare van fans gecreëerd. De groep is zelfregulerend en nieuwe leden worden uit enthousiasme via-via geworven.


Resultaten

• Bestaat pas een paar maanden• Ruim 1100 leden• Paar keer per week discussies in de groep• Elke week een offline event• Actieve harde kern van hardlopers die elke week meedoen

7.5.4 Prijs• Kosten: geen, enkel FTE voor het plaatsen van content en moderatie


Bijlagen

63

Op www.beterwerkeninhetopenbaarbestuur.nl vindt u de volgende bijlagen:

• Business Case + bijbehorend rekenmodel• Content- en evenementenkalender• Training Community Management + video• Functieprofiel alumniprogramma coördinator

Dit is een uitgave van:

Ministerie van Binnenlandse Zaken en KoninkrijksrelatiesDirectie Arbeidszaken Publieke SectorPostbus 20011 | 2500 ea Den Haagwww.rijksoverheid.nl

Mei 2013 | b-18188

Alumninetwerk toolkit · 1. Business Case (Bijlage 1) Het project start met het opzetten van de...

Documents

Transcript of Alumninetwerk toolkit · 1. Business Case (Bijlage 1) Het project start met het opzetten van de...