Agenda Algemene Ledenvergadering Woensdag 7 juni 2017

Locatie: Kantine AV Hylas

Aanvang: 21:00uur

1. Opening

2. Mededelingen en ingekomen stukken

3. Notulen ALV 29 juni 2016

4. Jaarverslagen

a. Secretaris

b. Cluster Recreanten

c. Cluster Baanatletiek

d. Cluster Sport Boules

e. Cluster Running Blind

f. Jeugdcommissie

g. Financieel Jaarverslag

5. Kascontrolecommissie

a. Verslag Kascontrolecommissie

b. Verkiezing Kascontrolecommissie

6. Begroting 2017

7. Contributieverhoging

8. Bestuursverkiezing

9. Rondvraag & Sluiting

Toelichting op de agenda

Ad 2. Vragen en andere inkomende stukken dienen uiterlijk 1 week voor de vergadering bij het bestuur te zijn ingediend (secretaris@avhylas.nl).

Ad 3. Zie bijlage.

Ad 4. Zie de verschillende bijlagen.

Ad 5. De kascontrolecommissie bestond dit jaar uit Ursula van der Schaaf en Pieter de Heer met Johan Scheffe als reserve. Ursula van der Schaaf is aftredend en niet herkiesbaar.

Ad 6. Zie bijlage 1 van het financieel jaarverslag.

Ad 7. In verband met stijgende kosten is het de laatste jaren een steeds moeilijkere opgave voor

het bestuur om de begroting met een aanvaardbaar gat aan de ALV te presenteren. Vergeleken

met omliggende verenigingen zijn de contributies van Hylas aanzienlijk lager. Het bestuur legt om

deze redenen onderstaande contributieverhoging aan de ALV voor:

Voor alle leden:

- per juli 2017 een verhoging van €1,- per maand.

- per januari 2018 nogmaals een verhoging van €1,- per maand (bovenop de indexering).

Ad 8. Peter Winkel heeft in februari zijn werkzaamheden als secretaris beëindigd. Het bestuur

draagt Remco Bruin voor als nieuw bestuurslid. Remco heeft aangegeven beschikbaar te zijn voor de functie van secretaris.

Het aftreedschema is vanaf 2014 door verschillende tussentijdse benoemingen gewijzigd. Volgens

de statuten neemt een bestuurslid bij tussentijdse benoeming echter de plaats op het schema van zijn voorganger in. Hieronder het herstelde aftreedschema gebaseerd op de situatie tot 2014:

Functie Bestuurslid Benoemd Aftredend in / herkiesbaar

Secretaris Peter Winkel 2015 2017 - tussentijds afgetreden

Lid Recreantencluster Kees Jan Schouten 2014 2017 - herkiesbaar

Penningmeester Jos Metselaar 2014 2018 - herkiesbaar

Voorzitter Theo van der Schaaf 2014 2019 - herkiesbaar

Lid Baancluster vacant

Lid Wedstrijdzaken vacant Lid Sponsoring vacant

Kandidaten voor de vervulling van de vacatures kunnen zich tot aan het begin van de vergadering

aanmelden bij de voorzitter.

NOTULEN Algemene Ledenvergadering 29 juni 2016 Aanwezig: 34 leden; Afwezig met kennisgeving: 9 leden

1. Opening Voorzitter Theo van der Schaaf opent de vergadering en verzoekt

diegenen die de presentielijst nog niet hebben getekend dit te willen doen.

2. Mededelingen en ingekomen stukken De secretaris heeft bericht van verhindering gekregen van negen leden.

Onder het agendapunt ‘Mededelingen’ gaat de voorzitter in op het afgelopen jaar. Hij heeft zijn functie beschikbaar gesteld omdat hij in de afgelopen twee jaar als voorzitter niet heeft bereikt wat hij had

willen bereiken. Ook de penningmeester zit nu twee jaar evenals het bestuurslid recreanten. De secretaris zit pas een jaar. Alle drie hebben over het algemeen het zelfde gevoel. Als er een gat was gedicht kwam

er weer een nieuw gat. De voorzitter dacht dat misschien iemand zou opstaan die meer voor elkaar kon krijgen. Helaas heeft zich niemand

gemeld, zelfs niet voor de bestuurs-vacature baanatletiek. De financiën baren zorg. De inkomsten zakken door het niet (meer) hebben van grotere wedstrijden en de uitgaven, zoals huur en energie

stijgen. Het sponsoring project verloopt buitengewoon moeizaam. Dit alles leidt tot een negatieve begroting.

Een verheugende ontwikkeling is de komst van onze nieuwe tak, ‘Running Blind’. Er loopt ook een proef met minder valide jeugdleden.

Ook de samenwerking met het Regionaal Training Centrum Triatlon loopt goed. Voorts is er eindelijk weer een kantinecommissie. Wat dat laatste

aangaat wijst Theo erop dat weliswaar de vereiste para-commerciële vergunning is afgegeven maar onder voorwaarde dat er een deugdelijke

mechanische ventilatie komt. Ook moeten de barmedewerkers de verplichte NOC/NSF test afleggen, moeten ze 18 jaar of ouder zijn en mogen ze tijdens hun baractiviteiten zelf geen alcohol gebruiken. Met

de vijflandenwedstrijd Sportboules heeft Hylas zich na de ICG van de vorige zomer opnieuw weten te profileren. Het mannenteam heeft in de baancompetitie de derde plaats bereikt mag in september meedoen

voor promotie naar de eerste klasse.

3. Notulen van de ALV van 24 juni 2015 Omdat er desgevraagd door de aanwezigen geen op- of aanmerkingen op de notulen worden gemaakt worden deze ongewijzigd goedgekeurd.

4. Jaarverslagen

a. secretaris: Ongewijzigd goedgekeurd.

b. recreanten cluster

Ongewijzigd goedgekeurd. Ursula van der Schaaf merkt op dat het fijn is dat de ledenmutaties in de verslagen zichtbaar werden gemaakt.

c. baancluster Opsteller van het verslag Joop Wiersema zit nog vast in het verkeer. Voorshands wordt het verslag ongewijzigd goedgekeurd.

d. sportboules cluster Ongewijzigd goedgekeurd. De secretaris maakt van de gelegenheid gebruik om op te merken en waardering uit te spreken dat deze kleine

cluster naast zijn ‘core business’ een onevenredig grote bijdrage levert aan het reilen en zeilen van Hylas in het algemeen.

e. Running Blind cluster Ongewijzigd goedgekeurd. Vooral qua percentage zit er een mooie groei in Running Blind.

Uit praktische overwegingen is de volgorde van de agenda voor de komende punten veranderd.

5. Verslag en benoeming van kascontrolecommissie Peter Tuinman is geen lid meer. Ursula van de Schaaf (reserve) heeft daadwerkelijk

gefunctioneerd samen met Abinda Cardol. De kascontrolecommissie concludeert dat het Financieel Verslag de situatie correct weergeeft en vindt uiteindelijk dat decharge kan worden verleend. De cie. merkt op

dat er ten opzichte van vorige jaren minder consequent is geboekt waardoor voor het inzicht op onderdelen meer moeite moet worden

gedaan. Ze adviseert dit duidelijker te doen. De cie. mist een beleid op kasgelden. Gegeven voorschotten moeten sneller worden afgehandeld. Ook vraagt de cie. om het investeringsbeleid consequenter en

duidelijker zichtbaar te maken. Ursula van der Schaaf noemt als voorbeeld waar inzichtelijkheid gewenst is de elektronische

tijdwaarneming, waar kosten en opbrengsten mee zijn gemoeid. Ze vraagt naar aanleiding van de hoge opleidingskosten of de opgeleide trainers daadwerkelijk worden ingezet? Is hier een contract mee

gemoeid en wordt dat uitgevoerd? Na de bespreking van deze punten nemen de leden het voorstel van de cie. over en wordt het bestuur decharge verleend.

5a. Verkiezing nieuwe kascontrolecommissie

Ursula vd Schaaf wordt benoemd. Desgevraagd stelt Pieter de Heer zich beschikbaar als nieuw lid en wordt Johan Scheffe reserve.

6. Financieel verslag 2016 2015 Herman Westerveld stelt dat het afgelopen jaar met verlies is gedraaid

en constateert dat ook in de begroting van verlies wordt uitgegaan. De post contributies is 2000 euro lager. vraagt hoe er met een hoger

ledenaantal een lager bedrag aan contributie binnengekomen kan zijn dan vorig jaar? De penningmeester heeft deze vraag naar tevredenheid beantwoord.

Er wordt gevraagd of de contributie niet verhoogd kan worden? De

voorzitter legt uit dat in verband met verzekering ook voor de vrijwilligers en voor de buddy’s van Running Blind nu aan de

atletiekunie contributie wordt betaald. Voorts zijn er in de loop van het jaar fluctuaties geweest en ook weer te verwachten. Hij wijst verder op de overeenkomst met de leden dat de gezinsindex wordt gevolgd. Als

daarvan moet worden afgeweken kan dat pas per 2017. Johan Scheffe ziet een balanspost van 19.500 euro aan gemeentelijke subsidies. De penningmeester legt uit dat de subsidie in de loop van het jaar wordt

aangevraagd maar dan pas in januari daaropvolgend wordt uitbetaald. Herman Westerveld constateert dat de post energie van 5700 naar

7700 wordt opgeschroefd. De penningmeester vertelt dat dit wordt veroorzaakt door de combinatie van hogere tarieven en de extra lichtmasten. Ursula van der Schaaf vraagt of via de thermostaat de

kosten beter beheerd kunnen worden. Frank Hilbers voegt daar aan toe dat ook bij de trainers meer aandacht voor bezuiniging kan worden

gevraagd. Aansluitend wordt het verslag door de leden goedgekeurd.

6a. Begroting 2016-2017

Remco Bruin vraagt naar aanleiding van problematiek met het Jan Arendsz college of de kans bestaat dat de school elders zijn heil gaat zoeken? In dat geval loopt Hylas een subsidie mis. De voorzitter licht

een en ander toe. De Stichting is eigenaar van de baan en de gemeente heeft hem aangelegd. De gemeente berekend de kosten door en de

baten gaan voor 80% naar Hylas en voor 20% naar Achilles. Jan Arendsz blijft op het sportpark. Dit loopt altijd van april tot oktober. Wel willen Hylas en Achilles het bestaande contract hieromtrent open

breken om het ‘alleenrecht’ te nuanceren. Verder is het zaak om waar nodig op een volwassen manier goed overleg te plegen. De voorzitter licht ook de verandering toe in het Stichting-bestuur.

Daarbinnen leverde Hylas de penningmeester en de secretaris. In de nieuw setting zitten beide voorzitters in het Stichting-bestuur. Hylas

levert voorts de secretaris, Achilles het vierde lid en de penningmeester wordt een onafhankelijke functionaris. Johan Scheffe vraagt hoe wordt omgegaan met het negatieve saldo in

de begroting? De voorzitter vraagt de leden dringend om met adviezen te komen op

het terrein van hogere inkomsten en lagere kosten. Het bestuur zal voorts de stofkam hanteren om te voorkomen dat de vereniging in problemen gaat komen.

Pieter de Heer wijst op de actie in de Hoef. Als alle leden op onze eigen vereniging stemmen kan de prijs voor de beste verenigingspresentatie ons niet ontgaan.

Pieter adviseert om ook te stoppen met gratis verstrekkingen van koffie en thee.

De voorzitter wijst op de mogelijkheid van reclameborden. 10 x 200 euro is ook 2000…. De secretaris legt even zijn pen neer en wijst op de verantwoording van

de leden. Je bent met elkaar de vereniging en die kan niet blijven

bestaan als de leden zich steeds meer als afnemers van diensten, dus

als consumenten gaan gedragen. De voorzitter wijst op de noodzaak om mee te gaan in veranderingen

zoals een kortlopend lidmaatschap waarbij met per training betaalt. Niels Dijkstra vertelt over een voetbalvereniging waar men op de contributie ieder een bedrag van 50 euro stort dat kan worden

‘terugverdiend’ als met vrijwilligerswerk doet. Evelien Hamelink legt uit hoe frustrerend het is om als je een klus op je neemt het gevoel te hebben aan een dood paard te trekken.

Niels Dijkstra wijst ook op de teruggelopen inkomsten van de Grote Clubactie. De ouders vinden zelfs die eenmalige inspanning te veel.

Ook het kampeerweekend staat onder grote druk vanwege te kort inzet en het feit dat hij opgevolgd moet worden voor de organisatie. Herman Westerveld vindt dat gelet op het grote negatieve saldo het

probleem nog veel groter is. Hij vraagt of de post van 5000 euro voor materialen noodzakelijk is. Hier wordt verschillend over gedacht.

Genoemd worden hordes, steeple-hekken, freelab voor de trainers enz. Zelfs wordt de opmerking gemaakt dat deze post aan de lage kant is begroot.

Met de aantekening dat de begroting zorgwekkend is, wordt ze technisch door de leden goedgekeurd.

7. Bestuursverkiezing

De voorzitter, vervroegd afgetreden, ia herkiesbaar en wordt met algemene stemmen en met applaus herkozen. Voor de vacature baancluster zijn, ook ter vergadering, geen kandidaten. Het rooster van

aftreden is nu: 2017: Voorzitter (Theo van der Schaaf); lid baancluster (vacant) 2018: Secretaris (Peter Winkel), Lid recreantencluster (Kees Jan Schouten) 2019: Penningmeester (Jos Metselaar)

8. Aanpassing statuten en huishoudelijk reglement

De voorzitter vraagt de secretaris om dit punt toe te lichten. De secretaris legt uit dat het erelidmaatschap van de vereniging in artikel 4, lid 4 van de statuten wordt aangegeven, maar dat criteria

ontbreken. Daarom heeft het bestuur in het huishoudelijk reglement een artikel 30 opgenomen. Hierin wordt aangegeven wie een

voordracht kan doen en waar die voordracht aan moet voldoen. Gevraagd of hier een aanleiding voor was, vertelt de secretaris dat het niet benoemde agendapunt van vanavond het voorstel betrof om Petra

Bellord, gedurende heel lange tijd jeugdtrainster en mede gezichtsbepalend voor Hylas, het erelidmaatschap toe te kennen. Dit voorstel wordt met applaus begroet en daarmee unaniem door de leden

gehonoreerd. De secretaris vertelt dat het echtpaar Bellord met vakantie in Engeland vertoeft maar dat Petra reeds is uitgenodigd om

op de eerstvolgende vrijwilligersavond als erelid te worden gedecoreerd.

9. Rondvraag en sluiting

Johan Scheffe vraagt om de volgende jaarvergadering als voorheen

weer om 21.00 uur te laten beginnen. Dit, om de mensen die hun training niet willen missen aansluitend aan de vergadering te kunnen laten deelnemen. De voorzitter stemt, na te hebben geconstateerd dat

de opkomst van vorig jaar (34) beter was dan dit jaar (24) toe.

Frank Hilbers stelt voor om alle leden te verplichten minimaal een keer

per jaar te helpen bij een activiteit. De secretaris haakt hierop in met het voorbeeld dat bij een andere

vereniging de baanatleten een keer per jaar ‘dienst’ hebben bij een weg of crosswedstrijd en de recreanten een keer dienst hebben bij een baanactiviteit. Men wordt ingeroosterd en wie niet kan moet zelf een

vervanger regelen. Het voorstel van Frank en de aanvulling van de secretaris worden in principe overgenomen en in het bestuur uitgewerkt.

Niets meer aan de orde zijnde dankt voorzitter Theo de aanwezigen

voor hun inbreng en sluit de vergadering.

Besproken en voorlopig vastgesteld in de bestuursvergadering van 13 juli 2016, de secretaris, Peter Winkel

Aangepast n.a.v. feedback van de ledenvergadering van 7 juni 2017, de secretaris, Remco Bruin

Jaarverslag secretaris 2016

BESTUUR en VRIJWILLIGERS Het bestuur bestond sinds de laatste jaarvergadering uit Theo van der Schaaf (voorzitter), Jos Metselaar (Penningmeester, tevens lid sportboules

cluster), Kees Jan Schouten (lid recreantencluster) en Peter Winkel (secretaris).

Uw bestuur heeft sinds de vorige jaarvergadering zijn uiterste best gedaan om aan de gehele vereniging leiding te geven. Helaas hadden en hebben we

nog steeds slechts vier bestuursleden, waar we er minstens vijf en eigenlijk zeven zouden moeten hebben. De ideale samenstelling voor een vereniging

als die van ons is: Voorzitter, Penningmeester, Secretaris, Bestuurslid Baanatletiek, Bestuurslid Recreantenatletiek, Bestuurslid Jeugdatletiek, Bestuurslid Wedstrijdzaken. Van deze bestuursleden vormen voorzitter,

secretaris en penningmeester het dagelijks bestuur dat elkaar bij ziekte en vakantie onderling vervangt.

Zo bezien hebben wij liefst drie vacatures in het bestuur. De vacature bestuurslid baanatletiek wordt zo veel en zo goed mogelijk waargenomen

door technisch manager Joop Wiersema. Ook onze ledenadministratrice tracht zo veel mogelijk haar input rechtstreeks in de bestuursvergadering te brengen. Beiden helpen op deze manier mee, maar het is niet de oplossing.

Door deze uiterst krappe bezetting komt het bestuur aan nieuw beleid niet of nauwelijks toe. Het is al een hele toer om alles draaiende te houden. Het

bestuur heeft tien keer vergaderd. Verder wordt getracht via telefoon en een drukke mailwisseling korte lijnen te houden.

LEDEN Het ledenaantal vertoonde in 2016 een lichte stijging. In 2015 stond de teller op 619. aan het eind van 2016 op 628. Het aantal wedstrijd leden steeg met

15 van 292 naar 307. Het aantal recreanten leden daalde licht van 327 naar 321.

VRIJWILLIGERS Natuurlijk en gelukkig heeft onze vereniging vrijwilligers. Zonder hen zouden

we de poorten moeten sluiten. In de vorige Algemene Ledenvergadering heerste op gegeven moment ook een stemming waaruit bleek dat de leden veel willen. Maar dat kan nooit worden waargemaakt als er niemand opstaat.

KANTINECOMMISSIE Gelukkig hebben we in de persoon van Leen Kluft weer een kantine

coördinator, hij zorgt voor de inkoop en de financiële verantwoording. Verder ziet hij toe op een goede gang van zaken.

Henny Winkel vervangt waar nodig en mogelijk Leen bij ziek en zeer en tijdens vakanties als beheerder. Verder heeft zij als hoofdtaak het toezicht op de netheid van de kantine.

Wilma van der Schaaf zorgt voor de aankleding van de kantine en vervanging en bewassing van bijvoorbeeld de hand- en theedoeken.

In de loop van het jaar heeft Hylas een paracommerciële horeca vergunning gekregen. Deze wordt door de gemeente geijsd indien men alcoholische

dranken wil schenken. Voor het verkrijgen van de vergunning heeft Hylas

een bestuursreglement “Alcohol in sportkantines” ondertekend. Er mag alleen alcohol geschonken worden als er gekwalificeerd personeel in achter

de bar staat. WEDSTRIJDCOMMISSIE

In de loop van de zomer 2016 is een groep Hylas leden opgestaan die het organiseren van de indoor in het sportpaleis op zich hebben genomen. Deze nieuwe groep leden heeft, met een aantal leden van de oude indoor

commissie die aangebleven zijn, met succes weer de indoor georganiseerd. Door het ontbreken van een wedstrijd commissie is het zeer moeilijk

wedstrijden op de baan te organiseren. Gelukkig is het afgelopen jaar toch gelukt een aantal baan wedstrijden te organiseren, de finale van het baan circuit, de clubkampioen schappen en

door grote inzet van Frank Hilbers een sprint wedstrijd.

STICHTING VIAANSE MOLEN Onze vereniging maakt in verband met het beheer van het sportpark deel uit van de Stichting Viaanse Molen. Het bestuur van de stichting bestond uit

twee vertegenwoordigers van onze buren (Achilles) en twee van Hylas (de heren Armani en Imholz) en een onafhankelijke bestuurder. Doordat de heer Armani is gestopt, is er een vacature voor penningmeester. Op dit moment

doet de heer Imholz het penningmeesterschap ‘er bij’. In het najaar van 2016 heeft onze voorzitter Theo van der Schaaf plaats genomen in het

bestuur van de stichting. De opzet was om per 1-1-2017 een nieuw bestuur te vormen met de voorzitters van Achilles en Hylas, H Imholz (Hylas) als secretaris, Peter Batelaan (Achilles) en een onafhankelijk persoon.

Voorwaarde voor het aantreden van dit nieuwe bestuur was dat het financiële conflict tussen de stichting en de aannemer van de renovatie van

de baan opgelost zou zijn. Dit was echter op 31-12 nog niet het geval. Indien de gemeente financieel bij moetspringen om het conflict op te lossen zal de accommodatie waarschijnlijk overgaan naar de gemeente en wordt de

stichting opgeheven. COMMUNICATIE

Er wordt getracht de communicatie lijnen met de diverse commissies zo kort mogelijk te houden door vertegenwoordigers van commissies plaats te laten

nemen in het bestuur. Tevens worden bij de meeste bestuurvergaderingen de ledenadministratie, vertegenwoordiger Running blind (gedeeltelijk) en de technisch manager uitgenodigd. Verder probeert het bestuur de leden te

infomeren via de website en nieuwsbrieven. De voorzitter onderhoudt middels het regelmatig gehouden voorzittersoverleg het contact met zijn collega voorzitters en de regio coördinator van de

Atletiekunie.

SUBSIDIES Hylas heef subsidie bij het NOC NSF aangevraagd, en verkregen, voor het

laten deelnemen van vluchtelingen van het AZC. Een aantal vluchtelingen heeft hier gebruik van gemaakt.

SPONSORBELEID Paul Biersteker zet zich enorm in voor een herkenbaar en werkbaar beleid op

dit gebied. Hij heeft met Jorge en Pieter en nog een aantal vrijwilligers voor promotie van Hylas in de winkelcentra de Hoef en de Mare gezorgd. De vereniging wedstrijd in de Hoef is gewonnen door Hylas. Voorts zijn de

onderhandelingen met RunnersWorld afgerond. RunnersWorld is per 1-1-2017 sponsor van Hylas. Met Wim Jonker is weer een contract afgesloten voor het ophangen van een reclamebord.

JEUGDVISIE en ATHLETICS CHAMPS

Onze training coördinator Joop Wiersema volgt de initiatieven die vanuit de Atletiekunie op dit gebied worden ontwikkeld. Het idee achter het onderwerp is om NAAST de traditionele wedstrijdvormen aan de atletiekjeugd ook

alternatieve vormen aan te bieden. Joop is aan het inventariseren wat nodig is voor ‘Athletics Champs’ want dit vergt materialen die waarschijnlijk niet in

ons bezit zijn.

1

CLUSTER RECREANTEN

JAARVERSLAG 2016 Samenstelling van het cluster Het cluster heeft de volgende samenstelling: Johan de Jong (voorzitter), Jan Oudejans, Claudette van Batenburg (trainerscoördinator)en Kees Jan Schouten. Kees Jan is onze vertegenwoordiger voor het recreantencluster in het dagelijks bestuur. De positie van notulist is vacant. Leden vasthouden en leden werven. Een blijvend thema dat ons cluster continu bezig houdt, zoals:

Optimalisatie van de samenwerking met de trainers, door train-de-trainer sessie, workshop, roulatie van trainers in de verschillende groepen.

Eigen opleidingscentrum voor nieuwe trainers niveau LT-2. Leden werven door uitzetten thema trainingen zoals D2D, City Run,

Schoorl en Egmond. Start2Run vervolgtrajecten aanbieden met intensieve begeleiding. Leden vasthouden door ze te binden aan de vereniging, bijvoorbeeld LAC. Kwaliteit en hoge kennis niveau van de trainers ook uitdragen naar buiten.

Aantal leden Ons thema "Leden vasthouden en leden werven" werpt zijn vruchten af. Jaar 2015 liet al een stijging zien, in jaar 2016 was het aantal recreanten leden nagenoeg gelijk aan 2015. In cijfers: 2015: leden aantal 327, waarvan 184 vrouwen en 143 mannen. 2016: leden aantal 322, waarvan 188 vrouwen en 134 mannen. Een opzet om nieuwe leden door middel van een welkomstbrief snel bij de vereniging te introduceren is nog niet van de grond gekomen, komend jaar zal hier opnieuw aandacht aan besteed worden.

2

Trainers Eind 2016 hebben we afgescheid genomen van Joop ’t Veen en Cor Adrichem als trainer van Hylas. Beiden namen afscheid om gezondheidsredenen. Door het vertrek van Joop en Cor zijn er nu 3 gecertificeerde trainers die de KNAU LT-2 opleiding mogen geven. Brigitta Commendeur hebben we als nieuwe trainer bij Hylas verwelkomt. In 2016 hebben 3 trainers met succes de LT-2 afgerond. Alle assistent trainers geven regelmatig training zowel op de baan als in de duinen. Ook hebben 3 trainers succesvol de LT3 opleiding afgerond. 2 trainers zullen de opleiding in 2017 afronden. Het trainersteam bestaat nu uit: 22 gediplomeerde looptrainers. Waarvan 7 de LT-3 of hoger hebben. In febuari 2017 zal opnieuw een LT2 cursus gegeven worden om blijvend over zoveel mogelijk trainers te kunnen beschikken. EHBO_Reanimatiecursus In 2015 hebben in totaal hebben 10 trainers van het recreantencluster en 5 baantrainers gedurende 4x avonden een bijscholingscursus EHBO en 1 avond reanimatie gevolgd. Alle trainers die niet op de baan lopen hebben een nieuwe rugzak ontvangen met verbandmiddelen. In 2017 zal er wederom een scholingstraject opgezet worden. Website De website is in 2015 in overleg tussen het cluster en de websitecommissie op een aantal punten verbeterd. Zo is er een eigen startpagina voor hardlopen. In 2016 is verder niet veel veranderd. Het recreantencluster verwacht in 2017 dat er daadwerkelijk weer stappen gemaakt worden hierin zodat wervingsactiviteiten verder opgestart kunnen worden. Nevenactiviteiten in 2016:

Bevrijdingsloop Wageningen 4/5 mei 2016. Motortoer in voor-en najaar, ca. 3-4 maal per jaar. Ivm bezuinigingen zijn er geen workshop gehouden in 2016. Lopers van Running blind zijn ingestroomd in de bestaande groepen op de

baan.

3

Start 2 Run nieuwe stijl S2R Blijft de belangrijkste bron voor instroom nieuwe leden, echter de groepen worden ieder jaar kleiner. De voorjaarseditie is van start gegaan met 39 deelnemers, iets minder dan voorgaande jaren. Oorzaak is toenemende concurrentie .In het najaar waren er 45 deelnemers. S2R nieuwestijl Om instroom en binden van lopers te bevorderen hebben de trainers van Start to Run al enige tijd een programma ontwikkeld waarbij er meer focus op het groepsproces en de sociale dynamiek van de beginners is. De trainers proberen beginners echt te binden aan Hylas. Dit doen ze door het Start to Runprogramma te verlengen van zeven weken naar bijna een half jaar. Op die manier trainen de beginners naar 10 kilometer en is de sociale cohesie sterker. Dit heeft in de afgelopen tijd goede resultaten opgeleverd. Het effect is dat ze minder snel afhaken. Er wordt getraind op zelfvertrouwen en duurvermogen. Daarnaast houdt Start to Run bij het behalen van bepaalde mijlpalen een Amerikaanse party in de kantine van Hylas. Uitwisseling met Tata Augustus 2016 was de 33e mini marathon in de zusterstad Tata, Hongarije. Dit jaar waren er vier leden van Hylas en vier mensen van Alkmaar Sport, dit naast de persoon uit het Alkmaars Uitwisseling Comité (AUC). Wederom weer succesvol verlopen. Nieuwjaarsborrel Doordat er afscheid werd genomen van trainer Cor en Joop, was de belangstelling een stuk groter dan vorig jaar. De komende jaren zal de Egmond loop net een week later zijn, namelijk de 2e zondag van januari. Voor de Nieuwjaarsborrel houden wij aan: de 1e zondag van januari. LAC Door een verbeterde aanpak van o.a. de promotie is het aantal deelnemers gestegen. Het LAC is een goed voorbeeld hoe wij de recreantleden aan de vereniging kunnen binden.

Jaarverslag Cluster Baanatletiek 2016

Samenstelling Cluster Baanatletiek

Begin 2016 bestond het Cluster Baanatletiek (CB) uit Muus Evers, Bram Westland,

Niek Reijmers en Joop Wiersema (technisch manager). Muus Evers is begin 2016

gestopt als lid van het cluster.

Organisatie wedstrijden

Het CB organiseert jaarlijks de Clubkampioenschappen Cross (Clubcross) en de

Clubkampioenschappen Baan en vormt daarnaast een klankbord voor diverse

vraagstukken uit de baanatletiek. In 2016 is besloten geen Clubcross te organiseren.

Niet door CB georganiseerd maar zeker vermeldenswaardig zijn de andere

wedstrijden die door Hylas zijn georganiseerd: Zomerinstuif sprint (14 augustus),

Heer en Meester baancircuitwedstrijd (23 september) en Triple IT Indoorgala (10

december).

Clubkampioenschappen

De Clubkampioenschappen op de baan zijn gehouden op zondag 2 oktober 2016.

De wedstrijd betrof een meerkamp voor alle categorieën. Er hebben 121 Hylas leden

meegedaan aan de wedstrijd. Aansluitend werd er een vrijwilligersavond door het

bestuur georganiseerd waarbij er atleten werden gehuldigd die prijzen hebben

gewonnen op Nationale of Internationale wedstrijden.

Activiteiten

Bokbieravond

Op 4 november is er in samenwerking met 2 Hylasleden van buiten het cluster een

bokbieravond georganiseerd. De avond werd goed bezocht door atleten uit allerlei

verschillende trainingsgroepen van Hylas.

Technisch Manager

Inleiding

In 2014 is het technisch beleidsplan afgerond. Dit is voor het Cluster Baanatletiek en

de technisch manager richtinggevend in de te vormen werkplannen. Het

oorspronkelijke idee was een verenigingsbreed beleidsplan maar dit is later

teruggebracht naar een beleidsplan gericht op de baanatletiek met aanverwante

onderwerpen.

De technisch manager is ook trainerscoördinator binnen de baanatletiek en staat in

nauw contact met de trainers. Naast het regelmatig overleg met de trainers, wordt er

zorg gedragen voor opleiding en bijscholingen, coördineren en inschrijven van de

baancompetities van junioren, senioren en masters, het opstellen en invullen van het

trainingsrooster met voldoende trainers en trainingsmogelijkheden (technische

trainingen, baantrainingen, zaaltrainingen, duin/crosstrainingen), het initiëren van het

maken van jaarplannen, aanspreekpunt zijn voor diverse vragen, wensen en

knelpunten.

De technisch manager heeft regelmatig overleg met het bestuur van Hylas, het

Cluster Baanatletiek en de baantrainers van de pupillen, junioren, senioren en

masters. Ook worden er regelmatig ideeën uitgewisseld en actiepunten geformuleerd

met medewerkers van de Atletiekunie, de topsportcoördinator van Alkmaar,

vertegenwoordiger(s) van Alkmaar Sport en coördinatoren van de RTC’s (Triathlon

en Mila) waar Hylas een partnerschap mee heeft en die afzonderlijk bijdragen aan

verdere ontwikkeling van de atletiek bij Hylas.

Activiteiten

Jurycursus

In oktober 2016 is er in samenwerking met av Hera een jurycursus georganiseerd

waar 4 Hylas leden aan hebben deelgenomen. Een aantal deelnemers is inmiddels

actief geweest als jurylid bij het indoorgala en bij de Heer en Meester baanwedstrijd.

Promotie

Er hebben in 2016 twee promotie activiteiten plaatsgevonden in winkelcentrum De

Hoef en later dat jaar in winkelcentrum De Mare. Hierbij waren Hylas trainers

betrokken en jeugd atleten. Daarnaast heeft een jeugdgroep atletiek onder de

aandacht gebracht bij bezoekers van supermarkt Deen in Alkmaar. Uiteindelijk heeft

Hylas dankzij de inzet van een aantal Hylas trainers de verenigingenwedstrijd in De

Hoef gewonnen wat een mooie geldprijs en een publicatie op een reclamezuil heeft

opgeleverd.

Ook wordt een Hylas trainer (Jorge Salazar) regelmatig ingezet als trainer en

promotor van atletiek bij basisscholen en bij activiteiten zoals bijvoorbeeld de

Koningsspelen en andere sportpromotie activiteiten van Alkmaar Sport. Ook heeft

Jorge een training gegeven aan vluchtelingen in Alkmaar.

Trainers

Het formeren van een voltallige trainersgroep die voorziet in het aanbieden van

trainingen voor alle categorieën is elk seizoen weer een grote(re) uitdaging. Na het

seizoen 2015-2016 zijn er 3 pupillentrainers en 3 junioren/senioren trainers gestopt.

Deze vrijgekomen functies zijn opgevangen door huidige trainers en door het

aanstellen van assistent trainers. Nog niet alle atletiek disciplines kunnen op dit

moment worden aangeboden. Er is behoefte aan meer geschoolde atletiektrainers

om het rooster goed in te kunnen vullen en kwalitatief goede trainingen aan te

kunnen blijven bieden.

Trainingsgroepen (nieuw)

Jeugd met Beperking

Omdat in Alkmaar het sportaanbod voor jonge kinderen met een beperking niet groot

is en er ook in de omgeving geen atletiek groepen zijn voor de jonge jeugd is er in

2016 begonnen met de voorbereiding van een pilot voor deze groep. In het voorjaar

van 2016 is er gestart met de trainingen. Gedurende 10 weken maakten de kinderen

kennis met verschillende atletiekonderdelen en sloten dit af met een 'meerkamp'.

Trainsters Nicole, Fiona en Jamila hebben met veel enthousiasme de trainingen

gegeven. Door het succes van de pilot is ook in 2017 weer gestart met een serie van

11 trainingen voor jeugd met beperking. Bekijk onderstaande video voor een

impressie van de trainingen in 2016.

https://www.youtube.com/watch?v=gvAwDpHqnhQ

Training Polsstokhoogspringen

In april 2016 is er gestart met een training voor atleten die het polsstokhoogspringen

onder de knie willen krijgen. Hiervoor ontbrak bij Hylas al jaren een mogelijkheid om

dit structureel onder leiding van een trainer te doen. Helaas is de trainingsgroep

vanwege het verhuizen van de trainer in de loop van 2016 weer stopgezet.

Opleiding

In 2016 hebben 2 Hylas trainers deelgenomen aan de niveau 3 opleiding voor

baanatletiektrainer (BBAT3). Yordi Verkroost heeft in april zijn diploma behaald. Er

hebben verder 3 assistent trainers de ABAT2 (assistent trainer) cursus gevolgd en

succesvol afgerond.

Bijscholing

Er is in 2016 weer gestart met de Training voor Trainers waarbij Jorge Salazar op 3

december een clinic Kogelstoten heeft gegeven aan de baantrainers. In 2017 heeft

er ook al een interne bijscholing plaatsgevonden (speerwerpen) en de bedoeling is

dat ook de andere onderdelen aan bod gaan komen. Daarnaast heeft er een groep

baantrainers op 19 maart de Dag van de Atletiek bijgewoond en zijn er

mogelijkheden geweest om externe bijscholingen te volgen.

Samenwerking en Partnerschap

Clubclustering

Op initiatief van atletiekvereniging Hera uit Heerhugowaard is er in 2016 overleg

gevoerd met als onderwerp Clubclustering. Door middel van atletiek clinics is hier

aandacht voor gevraagd van verenigingen in Noord-Holland en is er de mogelijkheid

geweest om hier in te participeren. Hylas is daarbij in kleine mate betrokken geweest

(o.a. clinic door Joop Wiersema) maar uiteindelijk is vanwege de geringe

belangstelling van verenigingen door Hera besloten niet door te gaan met de

Clubclustering.

RTC Triathlon

Begin 2016 zijn er afspraken gemaakt met het Regionale Training Centrum Triathlon

(RTC Triathlon) waarna er een groepje triathlon talenten in de loopgroep van Bianca

van Diepen en Wil Does hebben plaatsgenomen. De triatleten krijgen looptraining en

zijn lid van Hylas. De technisch manager is contactpersoon en onderhoudt de

contacten met de RTC.

RTC Mila (TDR)

Net als bij de Triathlon is er in Alkmaar ook een RTC opgericht voor het middenlange

afstand lopen. Uitvoerende partij is Team Distance Runners (TDR) wat gevestigd is

in Castricum. Omdat Hylas de atletiekvereniging van Alkmaar is ligt een partnerschap

met het RTC voor de hand. Hier zijn in 2016 de eerste afspraken voor gemaakt. Het

RTC heeft in 2016 looptesten uitgevoerd bij de Alkmaarse middelbare school Jan

Arentsz en vervolgens de beste 100 een uitnodiging gestuurd. Een deel van de

genodigden is een trainingstraject gestart richting het Nederlands Kampioenschap

Cross. Er werd in dat traject 1 maal per week getraind op de baan van Hylas.

Uiteindelijk hebben 5 atleten als Hylas lid meegedaan aan het NK Cross. De intentie

is om in 2017 meer Alkmaarse scholen te testen en weer een trainingstraject te

starten.

Ook hebben er 2 open trainingen van het RTC plaatsgevonden op de baan van

Hylas. Aan deze trainingen worden jaarlijks atleten uitgenodigd die hoog staan op de

ranglijsten van de cross of van de middenlange afstand. Een aantal jeugdatleten van

Hylas heeft hier aan deelgenomen. Het RTC heeft aangeboden om de Hylas trainers

en atleten verder te ondersteunen als daar vraag naar is.

Combinatiefunctionaris Alkmaar Sport

Hylas heeft in de persoon van Jorge Salazar een combinatiefunctionaris die jaarlijks

vele kinderen inspireert met atletiektrainingen dmv clinics op basisscholen, bij

sportdagen of andere promotie activiteiten. Voor de uren dat Jorge inzetbaar is voor

Hylas moet jaarlijks een plan geschreven worden met daar in de beleidstaken,

activiteiten voor ledenbehoud en ledenwinst en ondersteuning van kader. De

technisch manager stelt jaarlijks dit plan op en bespreekt de vorderingen met

Alkmaar Sport. Ook voor 2016-2017 is Jorge inzetbaar en inmiddels is bekend dat hij

ook in 2017-2018 nog actief zal zijn als combinatiefunctionaris voor Hylas.

Berichtgeving

De communicatie intern en extern is een aandachtspunt geweest in 2016. Er wordt

veelvuldig gebruik gemaakt van berichtgeving op Hylas facebook, de Hylas website

en in beperkte mate via berichtgeving in kranten. Op deze manier wordt een podium

gegeven aan de activiteiten, trainingstrajecten en prestaties binnen Hylas.

Ledenaantal

Het aantal wedstrijdleden is net als in 2015 gestegen en staat na 2016 op 307 leden.

Ontwikkelingen

In een voorgaande paragraaf staat al het partnerschap tussen Hylas en het RTC

Triathlon beschreven. Het RTC Triathlon heeft de wens uitgesproken om samen met

Hylas een triathlon tak op te richten en een onderdeel te vormen van de vereniging.

Hardlopen is natuurlijk een onderdeel van de triathlon en verschillende

atletiekverenigingen in Nederland hebben laten zien dat een triathlontak zeer goed

functioneert binnen de vereniging. Hylas is inmiddels lid van de Nationale Triathlon

Bond (NTB) en de RTC Triatleten komen bij nationale wedstrijden uit onder de naam

Hylas. Om interesse te wekken van sporters binnen en buiten Hylas die wel eens een

triathlon hebben gedaan of zouden willen doen wordt er op 8 juli een zwemloop

georganiseerd. Voor meer informatie: www.rtcalkmaar.nl/zwemloop. Daarnaast vindt

op 10 juni een talentendag plaats in Alkmaar.

De jeugdvisie van de AU is enige jaren geleden herzien en dit komt langzaam aan tot

uiting in de trainersopleidingen en een extra vorm van wedstrijden die steeds meer in

Nederland aangeboden worden. In 2015 zijn hier bijeenkomsten en bijscholingen

voor geweest, maar verdere uitwerking binnen Hylas heeft nog niet plaatsgevonden.

Het implementeren van de jeugdvisie vormt een aandachtspunt voor het komende

jaar.

Resultaten baanatletiek 2016 (podium nationaal, internationaal en resultaten

competitie)

Nationaal Indoor 2016

Nationale C-spelen (23-01-2016): Nina van Diepen, 3e plaats op de 800m met een

tijd van 2.29.01 min.

NK Junioren (21-02-2016), Sem Verwey, 3e plaats op de 400m (JB) in 51.32 sec,

clubrecord.

Jelle van der Schaaf: 1e plaats EK Masters (2-4-2016) op de 400m in een NR van

1.07.46 min.

Cross 2016

Nationale jeugdcross junioren D tijdens NK Cross (12-03-2016): Luca van Diepen, 2e

plaats.

Finale van de cross competitie pupillen en junioren (21-03-2016): Jongens Pupillen C

ploeg 3e plaats en Jetske van Kampen (MA) en Liam van Hassel (JPC) 3e plaats.

Baancompetitie 2016

Er deden drie Hylas ploegen mee aan de finale van de pupillencompetitie: bij de

Jongens pupillen A1 en C en Meisjes pupillen B. Daarnaast hadden een aantal Hylas

pupillen zich op basis van de voorrondes individueel geplaatst (Tim, Daphne en

Micky).

Het heren senioren team heeft zich net als in 2015 weten te plaatsen voor de

landelijke finale (promotiewedstrijd 1e divisie). Het team is op 18 september in

Hengelo geëindigd op de 7e plaats (in 2015 9e) wat handhaving in de 2e divisie

betekend. Het team behaalde 125 punten wat 7 punten te weinig bleek om promotie

naar de 1e divisie te behalen. Naast het 2e divisie team heeft Hylas ook een heren 3e

divisie team wat elk jaar groeit qua aantal deelnemers.

Het dames team heeft zich keurig gehandhaafd in de 2e divisie (27e plaats).

Nationaal Outdoor

Nationale D-spelen (4-9-2016): Luca van Diepen, 2e plaats op de 1000 meter, in een

nieuw clubrecord van 2:51.81 min.

NK Junioren: Sem Verwey, 2e plaats 400m (JB) in PR en clubrecord van 49.19 sec.

Dit betekent ook een allertijden klassering voor Sem. Daarnaast nog een 3e plaats

voor 4x100m (JB): Mark Roosien, Sem Verwey, Ronaldinho Glasgow en Mark

Dekker (nog jongen C) in 45.23 sec en 0.03 sec boven het eigen clubrecord.

NK Masters: Kik van Swol, 3e plaats (M45) kogelstoten met een afstand van 12.38

meter.

Internationaal Outdoor

WK Masters: Jelle van der Schaaf 1e plaats 300 meter horden (M70) in 50.86 sec,

tevens Nederlands Record.

Joop Wiersema

Technisch Manager

Cluster Baanatletiek

Clusterverslag AV Hylas Sport Boules 2016

De cluster Sport Boules heeft zich in 2016 verder ontwikkeld. Voor het eerst heeft zij een

internationaal toernooi georganiseerd waaraan ook België, Luxemburg, Duitsland en Zwitserland aan

deelnamen. Met minimale middelen en budgettair neutraal verdienden de organisatoren Jos

Metselaar strak bijgestaan door Ron Kabel met behulp van een aantal leden de complimenten van de

internationale organisatie de Fédération International de Boules (FIB).

Ook dit jaar heeft de cluster nog niet de weg gevonden om voor Sport Boules meer leden te werven.

Op de verschillende sportmarkten in Alkmaar was de cluster met Paul Biersteker als belangrijkste

vertegenwoordiger altijd aanwezig. In beperkte mate was Sport Boules mede verantwoordelijk voor

de eerste prijs die Hylas gewonnen had in de clubcompetitie van winkelcentrum de Hoef waarmee

Hylas als prijs 2 weken op twee billboards langs de ringweg extra bekendheid kreeg alsmede € 750,-

aan prijzengeld.

Paul Biersteker, als LT4 trainer aan de snelle recreanten van de dinsdagavondgroep verbonden, heeft

in 2016 een aantal lopers duidelijk kunnen maken dat een goede looptechniek een grote bijdrage

levert aan effectief lopen en dat Sport Boules een goede bijdrage kan leveren aan het verbeteren van

looptechniek. Hij hoopt dit in 2017 zover over het voetlicht te krijgen dat lopers Sport Boules gericht

gaan gebruiken om hun looptechniek beter gecoördineerd te krijgen.

De cluster gaat er van uit dat het aantal Sport Boules spelers in 2017 toeneemt. Daartoe moeten

bijdragen mogelijk nieuwe sportmarkten, Sport Boules toepassing bij de baantraining van hardlopers

en deelname aan het WK Sport Boules in Casablanca. Voor dat laatste is de eerste toezegging binnen.

Namens de cluster Sport Boules

Paul Biersteker

30-4-2017

Jaarverslag Cluster Running Blind 2016/2017 Running Blind is een Cluster binnen Hylas die hoofdzakelijk gericht is op recreatief hardlopen zowel op de baan als er buiten. Heeft een eigen Clusterbestuur en moeten verantwoording afleggen aan het Hylas bestuur, er is een bestuurslid bij de Hylas vergaderingen aanwezig.

Samenstelling bestuur Cluster Running Blind Monique van der Voort Jan Stam Elles Zuijdam Louk Messing Eveline Smits Martin Hamelink Gabrielle Brouwer

Activiteiten 2 April Brijderloop 21 Apri Fitness testen Horizon College ( jaarlijks) 14 Mei Beemster marathon 4 Juni Pinkster rondje Oudorp 7 Juli Onze eigen loop bij de Meent 16 Juli Einde seizoen – fietsdag op de tandem. Aug/Sept Datum nog bepalen ’s ochtends ( 6.00uur )een 2 uurs loop in Bergen 7 + 8 oktober Jubileum weekend RB Papendal, 10 jarig bestaan. December Eindejaarsloop

Trainers

Op de vrijdag : Monique Kramer en Joop Engelen Op de zaterdag: Hillebrand Verkroost In de zomervakantie op de vrijdag wordt net als vorig jaar de training voortgezet door Joop Engelen en Martin Hamelink

Ontwikkelingen We zijn nog volop bezig om het ledenaantal uit te breiden. Er zijn nu wel meer buddy’s, zodat er minder begeleiding problemen zijn. Er zijn nog regelmatig problemen voor de invulling van een Buddy met vervoer in de regio Heerhugowaard.

Ledenaantal 9 Deelnemers 16 Buddy’s 3 Trainers

Jaarverslag jeugdcommissie 2016 AV Hylas

Vanaf september 2016 is de nieuwe jeugdcommissie van start gegaan. Doel van de

jeugdcommissie is om het groepsgevoel van de jeugdleden buiten de trainingen en

wedstrijden om te versterken. In eerste instantie door middel van het organiseren van leuke

activiteiten. De eerste activiteiten zullen vanaf 2017 plaatsvinden.

Amy Bruin-Burger

Euro-Desk Administraties en Fiscale zaken

Atletiek vereniging Hylas

de heer J. Metselaar

P/a Havinghastraat 4

1718 DA ALKMAAR

Jaarrekening 2016

Euro-Desk Administraties en Fiscale zaken

Atletiek vereniging Hylas

de heer J. Metselaar

P/a Havinghastraat 4

1718 DA ALKMAAR

Jaarrekening 2016

INHOUDSOPGAVE Pagina

1. Financieel verslag

1.1 Samenstellingsverklaring 3

2. Jaarrekening

2.1 Balans per 31 december 2016 5

2.2 Winst- en verliesrekening over 2016 7

2.3 Toelichting op de jaarrekening 8

2.4 Toelichting op de balans 10

2.5 Toelichting op de winst- en verliesrekening 12

3. Bijlagen

3.1 Bijlage 1, begroting winst en verliesrekening 16

3.2 Bijlage 2, toelichting resultaat wedstrijden 16

- 1 -

Euro-Desk Administraties en Fiscale zaken

1. FINANCIEEL VERSLAG

- 2 -

Euro-Desk Administraties en Fiscale zaken

Herman Heijermansstraat 58 1822 LB Alkmaar Tel.nummer : 072-5116931 Mobiel : 06-55334820 Website : www.euro-desk.nl Emailadres : info@euro-desk.nl KvKnummer : 37101028

Atletiek vereniging Hylas

de heer J. Metselaar

P/a Havinghastraat 4

1718 DA ALKMAAR

Referentie: JR2016 Alkmaar, 10 mei 2017

Betreft: jaarrekening 2016

Geacht Bestuur,

1.1 Samenstellingsverklaring

Opdracht

Verantwoordelijkheid van het bestuur.

Met vriendelijke groet,

Euro-Desk

Administraties en Fiscale Zaken

J.F. de Jong RBc

Lid van het Register Belastingadviseurs

Wij vertrouwen hiermee aan uw opdracht te hebben voldaan. Tot het geven van nadere toelichting zijn wij

gaarne bereid.

Conform uw opdracht hebben wij de jaarrekening 2016 van Atletiek vereniging Hylas te Alkmaar bestaande

uit de balans per 31 december 2016 en de winst- en verliesrekening over 2016 met de toelichting

samengesteld.

Kenmerkend voor een samenstellingsopdracht is, dat wij ons baseren op de door vereniging verstrekte

gegevens, zijnde een balans 2016 en een exploitatie overzicht 2016, beide geleverd vanuit het AV Hylas

systeem AllUnited.

Hiermede brengen wij u verslag uit van onze werkzaamheden omtrent de jaarrekening 2016 van

Atletiekvereniging Hylas.

De balans per 31 december 2016, de winst- en verliesrekening over 2016 en de toelichting, welke tezamen

de jaarrekening 2016 vormen, zijn in dit rapport opgenomen.

De verantwoordelijkheid voor de juistheid en de volledigheid van die gegevens en voor de daarop

gebaseerde jaarrekening berust bij het bestuur van de vereniging.

- 3 -

Euro-Desk Administraties en Fiscale zaken

2. JAARREKENING

- 4 -

Atletiek vereniging Hylas te Alkmaar

2.1 Balans per 31 december 2016

ACTIVA € € € €

Vaste activa

Inventaris [1]

Inventaris 2.765 1.916

Materiaal veld 48.853 53.854

Opstallen 3.587 5.437

55.205 61.207

Vlottende activa

Voorraden

Kleding [2] 951 2.592

951 2.592

Vorderingen

Overlopende activa [3] 24.929 20.655

24.929 20.655

Liquide middelen [4] 61.841 53.096

Totaal activazijde 142.926 137.550

31 december 2016 31 december 2015

- 5 -

Atletiek vereniging Hylas te Alkmaar

2.1 Balans per 31 december 2016

PASSIVA € € € €

Eigen vermogen

Overige reserves [5] 1.001 1.514

Kapitaal [6] 91.750 91.107

92.751 92.621

Voorzieningen

Groot onderhoud [7] 40.000 40.000

40.000 40.000

Kortlopende schulden

Overige schulden [8] 1.660 1.460

Overlopende passiva [9] 8.515 3.469

10.175 4.929

Totaal passivazijde 142.926 137.550

31 december 2016 31 december 2015

- 6 -

Atletiek vereniging Hylas te Alkmaar

2.2 Winst- en verliesrekening over 2016

€ € € €

inkomsten wedstrijden, zie bijlage 2 [10] 11.301 12.254

Contributie [11] 104.063 99.100

Overige ontvangsten [12] 7.760 3.837

Sponsorbijdragen [13] 2.417 2.756

Subsidies [14] 20.847 20.591

Baten 146.388 138.538

Afschrijvingen [15] 9.365 9.365

Huisvestingskosten [16] 47.711 49.141

Vaste lasten [17] 3.909 3.611

Bestuurlijke kosten [18] 1.745 3.366

Technisch beleid [19] 12.000 10.440

Exploitatiekosten [20] 2.734 12.078

Kosten trainingen [21] 33.687 38.327

Kosten wedstrijden, zie bijlage 2 [22] 14.327 9.272

Afdracht A.U. [23] 19.832 18.519

Lasten 145.310 154.119

Resultaat 1.078 -15.581

Rentebaten en soortgelijke opbrengsten [24] 207 258

Rentelasten en soortgelijke kosten [25] -641 -547

Som der financiële baten en lasten -434 -289

Jaarresultaat 644 -15.870

2016 2015

- 7 -

Atletiek vereniging Hylas te Alkmaar

2.3 Toelichting op de jaarrekening

ALGEMEEN

Stelselwijziging

Schattingswijziging

GRONDSLAGEN VOOR DE BALANSWAARDERING

Algemeen

Materiële vaste activa

Vorderingen

De overgang naar fiscale waarderingsgrondslagen betreft een stelselwijziging die retrospectief als een

rechtstreekse wijziging van het eigen vermogen per begin van het boekjaar is verwerkt.

Zoals toegestaan in het Besluit fiscale waarderingsgrondslagen zijn in de balans en winst- en

verliesrekening de vergelijkende cijfers over het vorige boekjaar niet aangepast.

De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs of vervaardigingskosten, verminderd

met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. De

afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis

van een vast percentage van de verkrijgingsprijs of vervaardigingskosten, rekening houdend met een

eventuele residuwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming.

Toepassing van de fiscale grondslagen betekent dat rekening is gehouden met de fiscale

afschrijvingsbeperkingen. Veranderingen in de afschrijvingstermijnen, -percentages, of -methoden worden

gezien als schattingswijzigingen en worden verwerkt in overeenstemming met de fiscaal gebruikelijke

verwerkingswijze.

De waardering van activa en passiva vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij de

desbetreffende grondslag voor de specifieke balanspost anders wordt vermeld, worden de activa en passiva

opgenomen tegen nominale waarde.

De toepassing van de fiscale waarderingsgrondslag heeft geleid tot een afwijking in de waardering volgens

afdeling 6, titel 9, Boek 2 BW. Van belang voor het inzicht in het vermogen betreft met name de afwijking

in de waardering van materiële en immateriële vaste activa.

De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met in Nederland algemeen aanvaarde grondslagen voor

financiële verslaggeving. Zoals toegestaan in artikel 2:396 lid 6 BW zijn voor de waardering van activa en

passiva en voor de bepaling van het resultaat de grondslagen voor de bepaling van de belastbare winst,

bedoeld in hoofdstuk II van de Wet op de vennootschapsbelasting 1969, in aanmerking genomen.

De vorderingen zijn opgenomen tegen nominale waarde. Waardering van de vorderingen geschiedt

onder aftrek van een voorziening wegens oninbaarheid, gebaseerd op individuele beoordeling van de

vorderingen.

In deze jaarrekening is voor het eerst gebruik gemaakt van de door de wetgever geboden mogelijkheid in

artikel 2:396 lid 6 BW om fiscale waarderingsgrondslagen te hanteren voor de waardering van activa en

passiva en voor de bepaling van het resultaat.

- 8 -

Atletiek vereniging Hylas te Alkmaar

2.3 Toelichting op de jaarrekening

Liquide middelen

Voorzieningen

Overige voorzieningen

Kortlopende schulden

Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen

GRONDSLAGEN VOOR DE INKOMSTEN EN UITGAVEN

INKOMSTEN

UITGAVEN

Financiële baten en lasten

Belastingen, rentebaten en soortgelijke opbrengsten, alsmede rentelasten en soortgelijke kosten, worden

opgenomen onder de kasstroom uit operationele activiteiten.

De liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde en staan, voor zover niet anders

vermeld, ter vrije beschikking van de vereniging. Het betreffen de direct opeisbare vorderingen op

kredietinstellingen en kasmiddelen.

De financiële baten en -lasten betreffen de op de verslagperiode betrekking hebbende renteopbrengsten en

-kosten van uitgegeven en ontvangen leningen en tegoeden.

De aan het onderhanden werk toe te rekenen winst wordt bepaald op basis van de op balansdatum aan het

werk bestede kosten in verhouding tot de naar verwachting aan het werk totaal te besteden kosten. De

netto-opbrengstwaarde is gebaseerd op een verwachte verkoopprijs onder aftrek van nog te maken kosten

voor voltooiing en verkoop.

De inkomsten worden grotendeels bepaald door de ontvangen contributies. Naast de subsidie van de

Gemeente Alkmaar, welke ook een substantieel deel vormt van de inkomsten, zijn er ontvangsten uit losse

verhuur accommodatie, oud papier, kantine en een aantal jaarlijks terug komende wedstrijden.

De uitgaven worden toegerekend aan het verslagjaar waarop zij betrekking hebben. De grootste uitgaven

zijn: huur accommodatie, afdracht Knau, vergoeding trainers en energiekosten.

De niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen zijn, tenzij anders vermeld, gewaardeerd tegen

nominale waarde.

Voorziening groot onderhoud:

De voorziening ter gelijkmatige verdeling van lasten voor groot onderhoud wordt bepaald op basis van de

te verwachten kosten over een reeks van jaren. De voorziening wordt lineair opgebouwd. Het uitgevoerde

onderhoud wordt ten laste van deze voorziening gebracht.

De kortlopende schulden betreffen de schulden met een looptijd van korter dan één jaar. Deze worden,

voor zover niet anders vermeld, gewaardeerd tegen nominale waarde.

- 9 -

Atletiek vereniging Hylas te Alkmaar

2.4 Toelichting op de balans

ACTIVA

VASTE ACTIVA

Materiële vaste activa [1]

Het verloop van de materiële vaste activa wordt als volgt weergegeven:

Opstallen Inventaris Materiaal veld

€ € €

Boekwaarde 01-01-2016 5.437 1.915 53.853

Investeringen 2016 - 1.600 -

Afschrijvingen 2016 -1.850 -750 -5.000

Mutaties 2016 -1.850 850 -5.000

Boekwaarde 31-12-2016 3.587 2.765 48.853

VLOTTENDE ACTIVA

Voorraden

Totaal 2016 Totaal 2015

Kleding [2]

Voorraad kleding 2.592 3.560

Aankopen boekjaar 124 797

2.716 4.357

Afschrijving boekjaar -1.765 -1.765

951 2.592

Vorderingen

Overlopende activa [3]

Nog te ontvangen bedragen 23.345 19.719

Debiteuren 1.584 936

24.929 20.655

Liquide middelen [4]

NL69 RABO 0396 4505 20 1.716 527

NL92 INGB 0004 7265 32 6.866 1.775

NL32 INGB 0006 5607 18(Jelle) 2.946 3.117

ING Spaarrekening 45.000 19.000

ING Bonus spaarrekening - 20.000

NL20 RABO 1477 5756 69 4.535 7.000

Kas kantine 778 1.677

61.841 53.096

- 10 -

Atletiek vereniging Hylas te Alkmaar

2.4 Toelichting op de balans

PASSIVA

EIGEN VERMOGEN

2016 2015

Overige reserves [5]

Reservering jeugd activiteiten

Stand per 31 december 1.001 1.514

Kapitaal [6]

Begin boekjaar 91.107 106.979

Resultaat boekjaar 643 -15.872

91.750 91.107

VOORZIENINGEN

Overige voorzieningen [7]

Voorziening groot onderhoud 40.000 40.000

Stand per 31 december 40.000 40.000

KORTLOPENDE SCHULDEN

Overige schulden [8]

Borggelden Keycards 1.660 1.460

Overlopende passiva [9]

Nog te betalen bedragen 8.314 3.469

Crediteuren 201 -

8.515 3.469

Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen

Voorwaardelijke verplichtingen en belangrijke financiële verplichtingen

Huurverplichtingen

De vereniging heeft een huurcontract afgesloten voor de huur van Sportpark Viaanse Molen te Alkmaar.

De huurverplichting bedraagt € 26.565,-- per jaar.

- 11 -

Atletiek vereniging Hylas te Alkmaar

2.5 Toelichting op de winst- en verliesrekening

2016 2015

€ €

Wedstrijden [10]

Pupillencompetitie wedstrijden -666 -

Cross wedstrijden -766 -72

Aankoop startbewijzen D2D - 321

LAC 145 403

Indoor sportpaleis 7.029 6.674

Brijderloop 1.889 1.841

Heer en Meester 253 -100

Bevrijdingsloop 3.417 3.187

11.301 12.254

Contributie [11]

Ontvangen contributies 104.063 99.100

Overige opbrengsten [12]

opbrengst verhuur baan 1.555 1.358

Verhuur accomodatie 1.360 788

Verhuur materiaal 2.188 -

Oud Papier 962 1.055

Kantine opbrengsten 788 1.441

Overige ontvangsten 727 135

Kampeer weekend 180 -940

7.760 3.837

Sponsoring [13]

Sponsorbijdragen 1.167 1.997

Fietssponsortocht 300 -

Grote club actie 950 759

2.417 2.756

Subsidie [14]

Ontvangen subsidies 20.847 20.591

LASTEN:

Afschrijvingen vaste activa [15]

Afschrijving materiaal 5.000 5.000

Afschrijving Opstallen 1.850 1.850

Afschrijving Inventaris 750 750

Afschrijving Voorraad kleding 1.765 1.765

9.365 9.365

BATEN:

- 12 -

Atletiek vereniging Hylas te Alkmaar

2.5 Toelichting op de winst- en verliesrekening

2016 2015

€ €

Huisvestingskosten [16]

Huur accomodatie compleet 26.565 25.300

Onderhoud verlichting 368 644

Onderhoud baan - 554

Gas en Electra kosten 5.588 6.779

Waterkosten 777 995

waterschapsbelasting 642 432

Schoonhouden clubhuis 11.137 8.802

Onderhoud pand 2.448 5.515

Overige huisvestingskosten 186 120

47.711 49.141

Vaste Lasten [17]

Verzekeringen 1.936 2.272

Gemeente belastingen 1.973 1.339

3.909 3.611

Bestuurlijke kosten [18]

Secretariaatskosten algemeen 240 929

Secretariaatskosten Hosting 168 168

Telefoon 482 481

Administratiekosten 855 1.788

1.745 3.366

Technisch beleid [19]

Technische beleidsmanager 12.000 10.440

Exploitatie kosten [20]

Diverse kosten 89 779

Cluster recreanten 789 963

Cluster baanatletiek 38 20

Materiaal aanschaf 129 6.582

Kleine aanschaffingen 59 2.011

Kosten nieuwjaarsborrel - 370

Vrijwilligers bijeenkomst 882 908

Reiskosten trainers 553 270

Zaalhuur indoortraining 195 175

2.734 12.078

Kosten trainingen [21]

Vergoeding trainers 33.105 29.636

Overige kosten trainers 340 -

Opleidingskosten 242 8.691

33.687 38.327

- 13 -

Atletiek vereniging Hylas te Alkmaar

2.5 Toelichting op de winst- en verliesrekening

2016 2015

€ €

Kosten wedstrijden [22]

Sportprijzen 852 867

Aankoop startbewijzen D2D - 321

Kosten indoor sportpaleis 6.945 1.231

Afdracht Brijderloop 1.889 1.834

Start 2 Run 750 -

Bevrijdingsloop 3.417 4.481

Overige kosten wedstrijden 474 538

14.327 9.272

Afdracht A.U. [23]

Afdracht KNAU 19.832 18.519

Financiële baten en lasten

Rentebaten en soortgelijke opbrengsten [24]

Ontvangen rente 207 258

Rentelasten en soortgelijke kosten [25]

Bankkosten 641 547

- 14 -

Euro-Desk Administraties en Fiscale zaken

3. BIJLAGEN

- 15 -

Atletiek vereniging Hylas te Alkmaar

3.1 Bijlage 1, begroting winst en verliesrekening

Real Real Begroting Begroting

BATEN 2016 2015 2016 2017

Contributies 104.063 99.100 98.800 97.500

Subsidies 20.847 20.591 20.500 20.700

Oud papier 962 1.055 900 1.000

Grote clubaktie 950 759 800 900

Wedstrijden (1) -2.846 2.042 -1.050 2.900

Sponsor bijdrage 1.467 1.997 2.000 3.500

Kantine opbrengsten 788 1.441 300 800

Overige ontvangsten 727 135 - -

Ontvangen rente 207 258 300 150

Verhuur accomodatie 2.915 2.145 1.800 2.100

verhuur materiaal 2.188 - - 500

Totaal Baten: 132.268 129.523 124.350 130.050

(1) = Gesaldeerd, dus opbrengsten -/- kosten, zie bijlage 2.

LASTEN

Huur accommodatie compleet 26.565 25.300 26.600 27.000

Schoonhouden clubhuis 11.137 8.802 11.100

Afdracht Knau 19.832 18.519 19.000 21.000

Vergoeding trainers 33.105 29.636 32.000 33.000

Overige kosten trainers 340 - 500 200

Reiskosten trainers 553 270 350

Opleidingskosten 242 8.691 3.500 2.000

Gemeentelijke belastingen 1.973 1.339 2.300 1.822

Waterschapsbelasting 642 432 618

Afschrijving materiaal veld 5.000 5.000 5.000 6.630

Afschrijving opstallen 1.850 1.850 1.850 1.850

Afschrijving Inventaris 750 750 750 750

Afschrijving sportkleding 1.765 1.765 1.000 1.592

Telefoonkosten 482 481 500 500

Bankkosten 641 547 400 600

Secretariaatkosten algemeen 240 929 3.500 600

Secretariaatkosten hosting 168 168 200 170

Administratiekosten 855 1.788 2.000

Verzekeringen 1.936 2.272 2.400 2.100

Technisch baanmanagement 12.000 10.440 10.500 11.500

Energie en water 6.365 7.774 8.000 7.000

Onderhoud verlichting 368 644 500

Kleine aanschaffingen 59 2.011 2.000 1.500

Diverse kosten/representatie 89 779 1.000 600

Vrijwilligers bijeenkomsten 882 908 1.000 1.000

Onderhoudskosten baan - 554 1.700 500

Overige huisvestingskosten 186 120 6.700 200

Zaalhuur indoortraining 195 175 500

Materiaal aanschaf 129 6.582 - -

Kosten Nieuwjaarsborrel - 370 400 400

Onderhoud pand 2.448 5.515 6.000 7.000

Cluster baanatletiek 38 20 1.500 500

Cluster recreanten 789 963 1.500 500

Cluster sportboules 200

Totaal lasten: 131.624 145.394 140.000 145.582

Exploitatie resultaat 644 -15.870 -15.650 -15.532

- 16 -

Atletiek vereniging Hylas te Alkmaar

3.2 Bijlage 2:Toelichting resultaat wedstrijden

kosten inkomsten kosten inkomsten

2016 2016 2015 2015

Wedstrijden, sportprijzen Kamper 852 867

Bryderloop 1.889 1.889 1.834 1.841

LAC 145 403

Indoor Sportpaleis 6.945 7.029 1.231 6.674

Pupillencompetitie wedstrijden -666

Heer en Meester 253 -100

Start 2 Run 750 - -

Overige kosten wedstrijden 474 538

Aankoop startbewijzen D2D - - 321 321

Bevrijdingsloop 3.417 3.417 4.481 3.187

Cross wedstrijden -766 -72

14.327 11.301 9.272 12.254

Netto resultaat -3.026 2.982

- 17 -