Instituut voor de Aanmoediging van Innovatie

door Wetenschap en Technologie in Vlaanderen

Infovergadering 29 juni 2009

Thematische Innovatiestimulering (TIS)Technologische Dienstverlening (TD)

oproep 2008-2009projectnummer 080XXX

Peter CouckeProgramma coördinator TIS/TD

2

Agenda

1. Verwelkoming

2. Analyse van de IWT overeenkomst

3. Uitvoering & opvolging van een TIS/TD-project

BROODJESLUNCH

3

1. Verwelkoming

Korte voorstelling aanwezige adviseurs

1. Uw naam

2. Naam VIS

3. Omvang (# VTE, duur)

4. Hoofddoelgroep van bedrijven

5. Voornaamste projectdoelstelling en voorziene activiteiten

4

• IWT overeenkomst bestaat uit 2 delen : • Algemene voorwaarden : op IWT website bij doc en

faq's van VIS programma• Projectspecifieke voorwaarden met één bijlage :

papieren documenten ter ondertekening door alle begunstigde(n), NIET door de onderzoekspartner, 1 exemplaar naar IWT terugsturen

•Bij de projectspecifieke voorwaarden wordt verwezen naar referentiedocumenten waaronder

• Samenwerkingsovereenkomst(en)• Reglement van Orde

2. Analyse van de IWT-overeenkomst

5

Relaties beschreven in de IWT-overeenkomst

IWT VIS

Uitvoerder

Gebruikersgroep

Samenwerkings-overeenkomst (optioneel)

Overeenkomst

Samenwerkings-overeenkomst (optioneel)

Reglementvan Orde

Begunstigde(n)

Onderzoekspartner(s)

6

Aandachtspunten in de Projectspecifiek Voorwaarden :

• contactpersoon van de coördinator : dit is de persoon

(kan iemand van de begunstigden of onderzoekspartners zijn) waarmee IWT

alle communicatie (rapportering, info-mails, opleidingen, brieven met

addenda aan de overeenkomst,…) over het project voert

• artikel 4 geeft chronologische oplijsting van

actiemomenten voor aanlevering van verklaringen,

verslagen, overeenkomsten

• artikel 5 vermeldt bijzondere voorwaarden bij de start of

bij de tussentijdse evaluatie van het project

• artikel 6 staat vermeldt wie betalingen ontvangt

7

De samenwerkingsovereenkomst tussen

betrokkenen (1/2)

Doel : regeling van de samenwerking tussen betrokken partijen

Vier mogelijke relaties : Tussen leden van het consortium die als Vlaams

InnovatieSamenwerkingsverband (VIS)optreden Tussen VISsen Tussen VIS(sen) en onderzoekspartners Samenwerking in kader van internationale samenwerking

Kan in één overeenkomst of in afzonderlijke overeenkomsten

8

De samenwerkingsovereenkomst tussen

betrokkenen (2/2)

Wat : Contactgegevens van betrokken organisaties en projectidentificatie Afspraken omtrent :

behandeling van vertrouwelijke informatie eigendomsrechten en gebruiksrechten ivm industriële eigendom uit te voeren taken en opleveringen van het project, overleg en

verslaggeving aan IWT, ... afspraken inzake publicaties & mededelingen bevoegdheden (wie rapporteert, wie roept gebruikersgroep bijeen...) begroting en rekeningen (wie ontvangt subsidies, VIS staat in voor

niet-gesubsidieerde deel) duur van de overeenkomst aansprakelijkheden en geschillenregeling ontbinding en vereffening

Dient door IWT goedgekeurd te worden !

9

Interactie met de doelgroep (1/2)

• Doel: inhoudelijke opvolging van een project ; kunnen projectuitvoering sturen zolang innovatiedoel behouden blijft

• TIS : noodzaak tot oprichting van een gebruikersgroep ; bij TD minstens een jaarlijks forum organiseren waar doelgroep op uitgenodigd wordt

• Afspraken ivm werking (rechten en plichten) van de gebruikersgroep worden geregeld in een Reglement van Orde

• voorbeeld-template is opgenomen in toelichtingsdocument uitvoering en opvolging van VIS/TIS & TD projecten• verklaring RvO door coördinator aan te leveren aan IWT volstaat

• dynamiek van de gebruikersgroep en de betrokkenheid van doelgroep bij het project is een belangrijk element voor IWT

10

Het reglement van orde van de gebruikersgroep

(2/2)

• Praktische modaliteiten :• samenstelling van de gebruikersgroep dient representatief te

zijn voor het VIS (KMO-karakter !)

• TIS typisch 3x per jaar ; TD minstens jaarlijks forum

• IWT adviseur als waarnemer uitnodigen

• IWT adviseur probeert 1 x per jaar aanwezig te zijn

• het Reglement van Orde regelt ook de tarifiëring die door het innovatiesamenwerkingsverband in het kader van de dienstverlening van het project (TIS of TD) wordt gehanteerd

• agenda voorafgaand uitsturen ; in toekomst in e-tool

• verslag ten laatste10 dagen na bijeenkomst aan leden bezorgen ; in toekomst in e-tool

11

3. Uitvoering & opvolging van een TIS/TD

project

3.1. Schematische voorstelling 2- en 4-jarig project

3.2. Voortgangsverslaggeving adhv RAP getallen die gevoed worden uit projectregister

3.3. Financiële rapportering

3.4. Tussentijdse evaluatie (projecten > 2 jaar)

3.5. Eindverslag met effectenanalyse

3.6. Meldingen

3.7. Vlaams Innovatienetwerk

3.1. Schematische voorstelling voor project van 2 jaar

12

3.1. Schematische voorstelling voor project van 4 jaar

13

14

3.2. Voortgangsverslaggeving : inhoudelijk verloop van het project adhv RAP-getallen (2/2)

• Mogelijkheid om gebruik te maken van tool voor projectregistratie : ORKA melding aan pc@iwt.be

• Voorlopig via (electronisch) document (pag. 7 van toelichtingsdocument) tot webtool applicatie voor projectopvolging operationeel is

• Resultaatsgerichte rapportering als onderdeel van inhoudelijk verloop van het project

• Projectopvolging via set van 16 kengetallen (indicatoren voor normaal verloop van het project)

• Per project werd een gepaste sub-set en streefwaarden vastgelegd in bijlage 1 van de Projectspecifieke Voorwaarden

• Definitie en faq van RAP indicator in handleiding oproep 2008 en in handleiding verslaggeving oproep 2007 (paragraaf 4.3)

15

3.2. Voortgangsverslaggeving gevoed door informatie vanuit het projectregister (1/2)

• Zesmaandelijks verslaggeving vanaf startdatum van project

• Bevat volgende rubrieken :

• Inhoudelijk verloop van het project

• Interactie met de doelgroep

• Haalbaarheid van het innovatiedoel

• Inzet van de middelen

• Gewijzigde externe omstandigheden of wijzigingen bij begunstigde

• Mogelijkheid tot melding

Under construction

16

3.3. Financiële verslaggeving

• Gebruik template zoals in toelichtingsdocument uitvoering en opvolging VIS/TIS & TD beschreven !

• Aparte projectboekhouding noodzakelijk

• Welke kosten zijn aanvaardbaar : zie handleiding oproep 2008

• Financiële verslaggeving wordt gebundeld door coördinator of kan per partij aangeleverd worden

• Structuur : personeelskost, overige kost (direct & indirect) als % van de personeelskost en eventueel coördinatiekost

17

3.4. Tussentijdse evaluatie (projecten>2 jaar)

• Ieder project met een projectduur langer dan twee jaar, wordt tussentijds geëvalueerd.

•Na 18 maanden activiteiten, verslag te leveren tegen het einde van de 19de maand

• Inhoudelijke toelichting bij de behaalde resultaten & effecten

•Actualisering doelstellingen van het project in bijgestuurd werkplan, kengetallen en effecten voor tweede biënnale

•Analyse van de financiële status van het project ;indien grote discrepanties correctie in steun doorgevoerd voor 2° biënnale, kleine verschillen worden over biënnales heen afgerekend

•Tijdige beslissing IWT over verlenging van het project

•Template via e-tool volgt

18

3.5. Eindverslag en effectenanalyse

Samenvatting van het volledige project: • inhoudelijke toelichting bij de behaalde resultaten.

Effectenanalyse: •Effecten van het project in kaart brengen.

(klantenbevraging, meting effectenindicatoren, ...)•Essentieel onderdeel van een eventuele vraag tot

verdere financiering van het project.•Concrete invulling wordt bij de aanvang van het

project besproken. (...nulmeting...)•Relatie tussen RAP en effecten : zie doc & faq op

IWT website

19

3.6. : Meldingen

Het VIS meldt volgende essentiële wijzigingen in verband met de projectuitvoering :

• artikel 7.1 van algemene voorwaarden o.a. • Elke gebeurtenis of omstandigheid, die de realisatie van de

projectresultaten, effecten en zorgvuldige uitvoering van de overeenkomst ernstig in gevaar kan brengen

• Elke wijziging in samenwerkingsovereenkomst, reglement van orde, samenstelling gebruikersgroep

• Elke cumulatie met andere steun• Elke wijziging in de tijdsplanning > 1 maand of verlenging

• artikel 3.6 van de projectspecifieke voorwaarden :elke wijziging van personeel dat voor een substantieel deel op project werkt (ter goedkeuring voorleggen aan IWT)

20

http://www.innovatienetwerk.be

- Publiek toegankelijke website

- Registratie voor KMO’s op de site

- Netwerkleden (medewerkers intermediairen)

- kunnen inloggen met hun bestaande accountgegevens OF

- kunnen account aanvragen bij fs@iwt.be

- Mogelijkheden voor netwerkleden > KMO-medewerkers

3.7. : Vlaams Innovatienetwerk

21

- Rubrieken- Netwerkleden: opzoeken en/of consulteren en/of koppelen met

bezoeker- Projecten: projecten van collectieve aard of apart ingebracht (kan ook

door KMO’s)- Over innovatie = WIKI-tool. Moet encyclopedie van het

Innovatienetwerk worden. Netwerkleden kunnen overal schrijven. Per

artikel kan worden aangegeven of KMO’s ook mogen schrijven.- Nieuws = BLOG-tool. Nieuwsartikels welkom!- Kalender = evenementenkalender- Mijn innovatienetwerk: eigen gegevens en mogelijkheden tot

schrijven (zie volgende slide)

22

- Mijn innovatienetwerk- aanpassen persoonlijke gegevens- aanmaken/aanpassen projecten- schrijven in Nieuws- schrijven in Kalender- opgeven van RSSfeeds die je wil consulteerbaar maken voor andere

leden (kan door admin naar ‘Nieuws’ gebracht worden)- uw contacten (geregistreerden die met u in contact zijn)- vragen: stellen en behandelen van vragen uit het netwerk- diensten: hier abonneert u zich op informatie op uw maat (via dagelijkse

of wekelijkse email of via RSS).

23

Dank voor jullie aandacht &

succes met de projectuitvoering !!

Peter Coucke

Coördinator TIS/TD projecten

pc@iwt.be

02/209.29.13

VIS Secretariaat :

Grietje Van Nijlen : gvn@iwt.be

Conny Van de Velde : cvdv@iwt.be