Adviseren over de begroting door Evelien van...
37
ISO Trainingsdag Adviseren over de begroting door Evelien van Roemburg
Transcript of Adviseren over de begroting door Evelien van...
ISO Trainingsdag
Adviseren over de begroting
door Evelien van Roemburg
Adviseren over de begroting
Programma
Introductie
Begrotingen: wat, hoe en wanneer?
Rechten
Begrotingen lezen
Oefening 1
Strategisch adviseren
Oefening 2
Het nieuwe instemmingsrecht
Afsluiting en evaluatie
ISO Trainingsdag
Wat zijn begrotingen?
Financieel plan van faculteit / instituut / instelling
Jaarlijks vastgesteld op 1 januari
De begroting geeft de financiële effecten van beleid
weer
Afspiegeling van gemaakte beslissingen
En dus: veel meer dan alleen een verzameling cijfers
ISO Trainingsdag
Tussen wensen en mogelijkheden…
De begroting is het resultaat van afstemming van wensen en mogelijkheden. De uiteindelijke begroting is afhankelijk van:
historische financiële gegevens over meerdere jaren
financiële doelen
wetgeving
studenteninstroom/onderzoeksomzet
subsidiestromen
wijzigingen in faculteits-, instituuts- of instellingsbeleid
ISO Trainingsdag
Hoe komt de begroting tot stand?
1. Opgesteld door financiële afdeling
2. Concept vastgesteld door decaan, directeur of CvB
in overleg met onderwijs- en
onderzoeksdirecteuren
3. Advisering door medezeggenschap
4. Reactie bestuur, eventuele wijziging
5. Goedkeuring Raad van Toezicht
6. Vaststellen door decaan, directeur en CvB
ISO Trainingsdag
Vaktermen
Begroting sept / okt
financiële beslissingen over komend jaar
Jaarrekening feb / mrt
financieel overzicht van afgelopen jaar, onderdeel van
jaarverslag
Exploitatierekening feb / mrt
overzicht van verlies en winst (of opbrengsten en kosten)
Kaderbrief apr / mei
overzicht van besluiten over beleid en beheer die van
invloed zijn op het volgende kalenderjaar (!!!)
ISO Trainingsdag
Financiële cyclus 1 - begroting
Juni 2014: besprekingen Kaderbrief
September 2014: faculteiten of domeinen dienen begroting
in
Oktober 2014: CvB stelt concept-begroting 2015 vast
November 2014: medezeggenschap bespreekt begroting
December 2014: CvB stelt begroting 2015 vast
ISO Trainingsdag
Financiële cyclus 2 - realisatie
April 2014: Cijfers Q1 (kwartaalrapportage)
Augustus 2014: Cijfers Q2
Oktober 2014: Cijfers Q3
Februari 2015: Cijfers Q4 (jaarcijfers / jaarrekening)
Maart 2015: medezeggenschap bespreekt jaarrekening
ISO Trainingsdag
Wat zegt de wet?
WHW Artikel 2.8 Begroting
1. Het instellingsbestuur stelt jaarlijks, voorafgaand aan het desbetreffende begrotingsjaar, voor de instelling een begroting vast.[…]
2. De begroting behelst een raming van de inkomsten en uitgaven alsmede van de baten en lasten van de instelling en dient in evenwicht te zijn. […]
ISO Trainingsdag
Wat zegt de wet? (2)
WHW Artikel 2.9 Verslaglegging
1. Het instellingsbestuur dient jaarlijks voor 1 juli bij Onze
minister een verslag in. Het verslag bestaat uit de jaarrekening
met bijbehorende begroting, het jaarverslag en overige
financiële gegevens, alsmede een verantwoording over de
wijze waarop van een branchecode voor goed bestuur is
afgeweken […]
ISO Trainingsdag
Rechten medezeggenschap
Centrale MR adviseert over:
de begroting
(de jaarrekening en de kaderbrief)
het verdeel- of allocatiemodel van de instelling (!)
MR faculteit / instituut adviseert over:
de facultaire / instituutsbegroting
de meerjarenraming
Dienstraad adviseert over:
de begroting van de dienst
ISO Trainingsdag
Kenmerken adviesrecht
Na negatief advies gaat besluit gewoon door
Maar: niet zonder inhoudelijke motivering van
decaan, directeur of CvB
Mogelijkheid aanspannen geschil voor raden
Gevraagd versus ongevraagd adviesrecht (oftewel
initiatiefrecht)
ISO Trainingsdag
Adviesrecht op de begroting
Universiteit: centrale MR
Artikel 9.33a (adviesbevoegdheid universiteitsraad;
adviesbevoegdheid studentengeleding)
Het college van bestuur vraagt voorafgaand advies van de
universiteitsraad voor elk door het college van bestuur te nemen
besluit in ieder geval met betrekking tot:
b. de begroting, waaruit onder meer de hoogte van het
instellingscollegegeld dient te blijken.
ISO Trainingsdag
Adviesrecht op de begroting (2)
ISO Trainingsdag
Universiteit: facultaire MR
Artikel 9.37 (faculteitsraden)
2. De faculteitsraad oefent tegenover de decaan van de faculteit het
instemmingsrecht en het adviesrecht uit die toekomen aan de
universiteitsraad, voorzover het aangelegenheden betreft die de
faculteit in het bijzonder aangaan en de desbetreffende
bevoegdheden tevens aan de decaan zijn toegekend.
Adviesrecht op de begroting (3)
ISO Trainingsdag
Hogeschool: centrale MR
Artikel 10.20a (adviesbevoegdheid medezeggenschapsraad;
adviesbevoegdheid studenten)
Het college van bestuur vraagt voorafgaand advies van de
medezeggenschapsraad voor elk door het college van bestuur te
nemen besluit in ieder geval met betrekking tot:
b. de begroting, waaruit onder meer de hoogte van het
instellingscollegegeld dient te blijken.
Adviesrecht op de begroting (4)
ISO Trainingsdag
Hogeschool: instituuts- of dienst MR
Artikel 10.25 (deelraden)
1. Een deelraad oefent tegenover het bestuur van een faculteit of
een andere organisatorische eenheid het instemmingsrecht en het
adviesrecht uit dat toekomt aan de medezeggenschapsraad,
voorzover het aangelegenheden betreft die het desbetreffende deel
van de hogeschool in het bijzonder aangaan, en de desbetreffende
bevoegdheden tevens aan het bestuur van die faculteit of andere
organisatorische eenheid zijn toegekend.
Opbouw begroting
Baten (inkomsten)
collegegeld
1e geldstroom
voornamelijk financiering ministerie OCW
2e geldstroom
langlopende onderzoeksfondsen (NWO, EU, etc)
3e geldstroom
contractonderzoek/-onderwijs (commercieel)
ISO Trainingsdag
Financiering van OCW (1e geldstroom)
Hoogte gebaseerd op:
onderwijs
aantal inschrijvingen bij erkende bachelor- en masteropleidingen
(nominaal!)
aantal bachelor- en mastergraden dat is verleend
onderzoek
o.a. aantal afgestudeerden & promoties
prestatiebekostiging
ISO Trainingsdag
Opbouw begroting (2)
Lasten (uitgaven)
Personeel 60 - 70 %
Huisvesting 10 - 15 %
Apparatuur en inventaris 5 - 10 %
Bureaukosten 1 - 2 %
Reis- en verblijfkosten 2 - 4 %
Materiaalgebonden kosten 3 - 5 %
Overige 3 - 8 %
Conclusie? Personeel grootste aandeel, maar moeilijkst over te adviseren
ISO Trainingsdag
Oefening 1
Als je nu een nieuwe medezeggenschapsraad zou inwerken, wat zou je hen dan willen meegeven over het adviesrecht op de begroting? Formuleer één of meerdere aanwijzingen.
Aandachtspunten:
Waar ligt de beïnvloedingsruimte?
Hoe vind je een balans tussen techniek en politiek?
Hoe kun je je beschikbare tijd het beste besteden?
5 minuten overleggen
10 minuten bespreken
ISO Trainingsdag
ISO Trainingsdag
ISO Trainingsdag
Strategisch adviseren over de begroting
Ontwikkel een adviestraject:
zorg dat je vroegtijdig betrokken wordt!
Zomer: maak afspraken met het bestuur
September: laat je informeren door ambtenaar die
begroting schrijft
Oktober: voer informeel overleg met het bestuur
November: reserveer tijd op de vergadering
December: adviseer schriftelijk. Stuur cc aan (CvB en)
RvT
ISO Trainingsdag
TIPS 1
Staar je niet blind op de cijfers:
Je moet begrijpen wat er staat, maar begrijp ook de logica achter de cijfers
Je adviseert niet over getallen, maar over concreet beleid
Laat je uitgebreid informeren door de financiële medewerkers
Vraag wat de ambtenaar het meest opvallend vindt
ISO Trainingsdag
TIPS 2
Ga op zoek naar verschuivingen in cijfers Indicatoren voor veranderingen in beleid
Verschuivingen komen vaak door: Het meeste personeel ontvangt een jaarlijkse
salarisverhoging. Bij een gelijkblijvend personeelsbestand worden de kosten dus hoger.
Hogere prijzen van goederen en inkoop
Verandering aantal nieuwe studenten
Ontplooiing nieuwe activiteiten, zoals contractonderwijs
Verandering in prioritering van decaan, directeur of CvB
ISO Trainingsdag
TIPS 3
Kijk naar adviezen van andere raden
Ondernemingsraad
Centrale medezeggenschapsraad
Ga niet speuren naar rekenfouten
Kans is klein dat je iets ontdekt
Bestuurders hebben er een hekel aan op de vingers te
worden gekeken
ISO Trainingsdag
TIPS 4
Adviseer in termen van alternatieven
Een begroting is immers afstemming van wensen en
mogelijkheden
Als je kritiek hebt op de begroting, kom altijd met een
tegenvoorstel voor een andere verdeling
Zo niet: advies is vrijwel kansloos
ISO Trainingsdag
Oefening 2
Bestudeer de begroting en formuleer één vraag en één advies.
Vraag: technisch / politiek?
Advies: stel een doel voor verschuiving van het geld, en bedenk waar het geld vandaan moet komen
5 minuten overleggen
10 minuten bespreken
ISO Trainingsdag
ISO Trainingsdag
Major event…
Nieuwe wet: Sociaal Leenstelsel
Onderhandelingen tussen VVD, PvdA, D66 en GL
D66: akkoord, mits instemmingsrecht op begroting voor
medezeggenschap
Bussemaker 2013: neen!
Bussemaker 2014: ja, goed idee
ISO Trainingsdag
Kenmerken instemmingsrecht
Zonder instemming gaat besluit niet door
Maar: instemming mag niet zomaar worden onthouden
Decaan, directeur of CvB moet besluit aanpassen
indien niet bereid: geschil aanspannen
ISO Trainingsdag
Voordelen / nadelen instemmingsrecht
Voordelen
stok achter de deur
medezeggenschap wordt serieuzer genomen
preventieve werking
Nadelen
zeer technisch inzicht nodig
misbruik
verlammende werking
ISO Trainingsdag
Voorstel instemmingsrecht
Op ‘de hoofdlijnen van de begroting’
onderwijs
onderzoek
huisvesting & beheer
investeringen
personeel (maar niet CAO)
En verder alles wat bestuur en medezeggenschap
afspreken…
regelen in medezeggenschapsreglement
en daar zit ook instemmingsrecht op…
ISO Trainingsdag
Gevolgen onthouding instemming
Normale procedure
bemiddeling door Raad van Toezicht
geschil bij landelijke geschillencommissie
beroep bij Ondernemingskamer
Geen begroting?
bestuur mag alvast beschikken over 4/12e deel van het
budget
ISO Trainingsdag
Randvoorwaarden
Tijdige discussie
Een goede medezeggenschapsraad
inhoudelijk
facilitaire ondersteuning (WHW 9.48 / 10.39)
voldoende deskundigheid op gebied van control & planning
Invulling verder aan bestuur & medezeggenschap
ISO Trainingsdag
Hoe nu verder?
6 november 2014: wet aangenomen in Tweede Kamer
13 november 2014: brief naar Eerste Kamer
Voorjaar 2015 (?): behandeling in Eerste Kamer
Studiejaar 2015 (?): invoering wet
Dus najaar 2015:
vaststellen medezeggenschapsreglement
instemming op begroting 2016
Nu al overleggen met directeur, decaan en CvB!
ISO Trainingsdag
ISO Trainingsdag
voor een uitgebreide training over jullie begroting &
een goede voorbereiding op het nieuwe instemmingsrecht:
dank voor de aandacht!
