Adviesrapport

ADVIESRAPPORT

NAAM : R.J. STEENKIST DOCENT : DRS. G.R. SCHADEE STUDENTNUMMER : 20046769 OPDRACHTGEVER : DRS. G.J. LODDER

BLOK : IDM STAGE DATUM : 3 mei 2011 OPLEIDING : INFORMATIEDIENSTVERLENING EN -MANAGEMENT

INTERFACE ‘ZOEKEN & VINDEN’ PORTAAL

Adviesrapport interface ‘Zoeken en Vinden’ portaal

Roy Steenkist, 20046769 Pagina 2 van 40

1Voorwoord



Inhoudsopgave 1 Inleiding ............................................................................................................... 6

1.1 Aanleiding ..................................................................................................................................... 6 1.1.1 Achtergrond .............................................................................................................................. 6 1.1.2 Probleem .................................................................................................................................. 7 1.1.3 Belang ....................................................................................................................................... 7

1.2 Doelstelling ................................................................................................................................... 7 1.3 Doelgroep ..................................................................................................................................... 7 1.4 Actoren ......................................................................................................................................... 7 1.5 Structuur adviesrapport ................................................................................................................ 8

2 Hoe is de huidige organisatie ingericht? ............................................................... 9

2.1 Afzonderlijke informatiesystemen en bronnen Tweede Kamer ................................................... 9 2.1.1 CDP ........................................................................................................................................... 9 2.1.2 LexisNexis ................................................................................................................................. 9 2.1.3 Parlando ................................................................................................................................... 9 2.1.4 Parlis ......................................................................................................................................... 9 2.1.5 Plein2 ........................................................................................................................................ 9 2.1.6 RTV-direct ................................................................................................................................. 9 2.1.7 Staten-Generaal Digitaal .......................................................................................................... 9 2.1.8 VIP ...........................................................................................................................................10 2.1.9 VLOS ........................................................................................................................................10 2.1.10 VRS ..........................................................................................................................................10 2.1.11 Toezeggingsregistratie ............................................................................................................10 2.1.12 Overzicht van alle informatiesystemen ..................................................................................10

2.2 Toekomstige toevoeging informatiesystemen en bronnen. ......................................................11 2.3 Meest gebruikte informatiebronnen binnen de informatiesystemen. ......................................11 2.4 Het intranet van de Tweede Kamer, ‘Plein 2 ..............................................................................11

2.4.1 Huidige inrichting van informatie op Plein 2 ..........................................................................11 2.4.2 Verschillende zoekinterfaces ..................................................................................................12 2.4.3 Hoe zijn de huidige zoekmogelijkheden op Plein 2 ................................................................14 2.4.4 Waarom is er voor deze huidige zoekinterface gekozen? .....................................................16 2.4.5 Fuzzy search ............................................................................................................................16

2.5 Is de persoonlijk medewerker wel de eindgebruiker? ...............................................................17 2.5.1 Welke gebruikers zijn er? .......................................................................................................17 2.5.2 De verhoudingen bij de eindgebruiker ...................................................................................17

3 Zoekproces ..........................................................................................................18 3.1 Hoe ziet het huidige zoekproces eruit? ......................................................................................18 3.2 Hoe ziet het huidige zoeksysteem in elkaar? .............................................................................18 3.3 Hoe ziet het gewenste zoeksysteem in elkaar? ..........................................................................19

4 Randvoorwaarden ..............................................................................................20 4.1 Gebruikersgroep .........................................................................................................................20 4.2 Samenwerking andere diensten .................................................................................................20



5 Wensen en eisen met betrekking tot de interface. ...............................................21 5.1 Visie en doelen ‘Zoeken en Vinden’ portaal. ..............................................................................21

5.1.1 Doel.........................................................................................................................................21 5.1.2 Visie ........................................................................................................................................21

5.2 Wat wordt er verstaan onder gebruiksvriendelijkheid? .............................................................21 5.3 Interface richtlijnen en standaarden ‘Zoeken en Vinden’ portaal? ............................................21

5.3.1 Welke richtlijnen m.b.t. de portaal?.......................................................................................21 5.3.2 Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.0 ................................................................21 5.3.3 Mobile Web Best Practices (MWBP) ......................................................................................22 5.3.4 ISO ..........................................................................................................................................22

5.4 Huidige concept versie................................................................................................................22 5.5 Welke verschillende zoekinterfaces zijn mogelijk? ....................................................................23

5.5.1 Eenvoudige zoekscherm .........................................................................................................23 5.5.2 Geavanceerde zoekscherm ....................................................................................................23

6 Literatuuronderzoek ............................................................................................24 6.1 Engelstalig literatuuronderzoek ..................................................................................................24

6.1.1 Bron 1 .....................................................................................................................................24 6.1.2 Bron 2 .....................................................................................................................................24 6.1.3 Bron 3 .....................................................................................................................................24 6.1.4 Bron 4 .....................................................................................................................................24 6.1.5 Bron 5 .....................................................................................................................................24

6.2 Nederlandstalig literatuuronderzoek .........................................................................................24 6.2.1 Bron 1: De 10 beste intranetten van 2011: een overzicht. ....................................................24 6.2.2 Bron 2: De mega dropdown: creëer overzicht in je sitenavigatie. .........................................24 6.2.3 Bron 3 .....................................................................................................................................24 6.2.4 Bron 4 .....................................................................................................................................24 6.2.5 Bron 5 .....................................................................................................................................25

6.3 Conclusie literatuuronderzoek ...................................................................................................25 6.3.1 Algemene principes ................................................................................................................25

7 Gebruikersonderzoek ..........................................................................................27

7.1 Persoonlijk medewerker .............................................................................................................27 7.2 Dienst Communicatie, Gerard van Roon ....................................................................................27 7.3 Diensthoofd Dienst Informatievoorziening, Gert Jan Lodder .....................................................29

7.3.1 Organisatiestructuur ..............................................................................................................29 7.3.2 Dienstverlening Dienst Informatievoorziening ......................................................................29 7.3.3 Relatiebeheer .........................................................................................................................30 7.3.4 Concept versie informatieportaal ..........................................................................................30

7.4 Relatiebeheerders .......................................................................................................................31 7.5 Emid, concept ontwikkelaar ‘Zoeken en Vinden’ portaal ...........................................................31

8 Advies .................................................................................................................32 8.1 Informatiebehoefte ....................................................................................................................32

8.1.1 Ontsluiting ..............................................................................................................................32 8.1.2 Lexis-Nexis ..............................................................................................................................32 8.1.3 Sociale media ..........................................................................................................................32



8.1.4 Digitale bronnen .....................................................................................................................32 8.2 De portaal ...................................................................................................................................33 8.3 Zoeknavigatie ..............................................................................................................................33 8.4 Zoekfunctie .................................................................................................................................34

9 Bronnenlijst ........................................................................................................35

A. Bijlage.................................................................................................................36

B. Bijlage.................................................................................................................37

C. Bijlage.................................................................................................................38

D. Bijlage.................................................................................................................39

E. Bijlage.................................................................................................................40



1 Inleiding

1.1 Aanleiding

1.1.1 Achtergrond

Het is de wens van de Tweede Kamer om er voor te zorgen dat gebruikers binnen

de Kamer, met behulp van de zoekmachine van de Tweede Kamer, informatie

kunnen vinden uit het parlementaire proces.

Binnen de Tweede Kamer zijn er verschillende systemen die informatie

verwerken. Dit worden de informatiesystemen genoemd. Een informatiesysteem

heeft als doel informatie te verzamelen, verwerken, opslaan en verspreiden ter

ondersteuning van besluitvorming, coördinatie en controle binnen de Tweede

Kamer. In de huidige situatie heeft de Tweede Kamer verschillende

informatiesystemen, zoals Parlis, VIP en De Toezeggingenregistratie.

Parlis. Hierin wordt het parlementaire proces opgeslagen en beschreven

VIP. Hierin wordt al dertig jaar metadata aan parlementaire documenten

toegevoegd. Daarnaast wordt in VIP ook politiek relevante informatie uit de

media opgeslagen en gemetadateerd.

De Toezeggingenregistratie. Hierin worden toezeggingen van bewindslieden

opgeslagen.

Binnen de Tweede Kamer zijn tal van systemen die informatie bevatten over het

parlementaire proces. Systemen zoals Parlis, Vlos, Vip, Staten-Generaal Digitaal,

Toezeggingenregistratie, enz. Ieder systeem staat op zichzelf. Omdat de data per

systeem anders is opgeslagen, met soms eigen benamingen en een eigen structuur

is de samenhang tussen de verschillende gegevens niet altijd af te leiden. Door de

informatie op eenduidige wijze op te slaan en de relaties tussen

informatiecomponenten te verduidelijken ontstaat er meer samenhang.

De aanleiding voor de stage opdracht is gelegen in de behoefte aan een

geïntegreerde oplossing voor het zoeken en vinden van informatie, een

zogenaamde ‘1-loket gedachte’, met als eindgebruiker de persoonlijk

medewerkers van de Kamerleden. Door een toename van het aantal

informatiesystemen is er de behoefte om via één te ontwikkelen informatieportaal

geïntegreerd en overzichtelijk informatie de resultaten van een zoek opdracht te

tonen.

In samenwerking met een externe leverancier wordt een informatieportaal

ontwikkeld. Via dit te ontwikkelen informatieportaal wil de Tweede Kamer vanuit

verschillende bestanden en bronnen zoekresultaten aanbieden vanuit de een

zogenaamde ‘1-loket gedachte’. De ontwikkeling van de nieuwe informatieportaal

heeft de naam gekregen van ‘Zoeken en Vinden’ portaal.



1.1.2 Probleem

In de huidige situatie heeft de Tweede Kamer verschillende informatiesystemen.

Het probleem in de huidige situatie is dat er geen gebruiksvriendelijke zoekingang

bestaat om te zoeken binnen alle huidige informatiesystemen. Hierdoor is het voor

de eindgebruiker moeilijk om de juiste informatie te vinden.

Er is momenteel geen duidelijk ontwerp over de invulling van de interface van de

‘Zoeken en Vinden’ portaal. Het is tot op heden onduidelijk welke wensen de

eindgebruiker heeft met betrekking tot de interface van de informatieportaal.

1.1.3 Belang

De ‘Zoeken en Vinden’ portaal zal vooral positieve gevolgen hebben voor de

persoonlijk medewerkers van de Kamerleden, die gebruik maken van de

verschillende informatiesystemen. Zij hoeven niet meer van het ene naar het

andere informatiesysteem te gaan om naar parlementaire informatie te zoeken.

1.2 Doelstelling

Het doel van de ‘Zoeken en Vinden’ portaal is om de gebruiker eenvoudiger

informatie te kunnen laten vinden door middel van een ‘1-loket gedachte’ met een

gebruiksvriendelijke interface, die afgestemd is op de behoefte van de

eindgebruiker.

1.3 Doelgroep

De doelgroep kan onder verleden in 3 verschillende groepen.

1. Kamerleden, Persoonlijk medewerkers, Beleidsmedewerkers

2. Kamerambtenaren, Rijksoverheden, Lagere overheden

3. Journalisten, burgers

1.4 Actoren

Binnen het huidige project van het ‘Zoeken en Vinden’ portaal zijn er verschillende

actoren. In de projectbrief, Projectbrief Parlementair Informatieportaal Plein 2, 2008

Actor Rol

Dienst Informatievoorziening Opdrachtgever

Bureau Informatisering & Projecten Projectmanagement & Opdrachtnemer

Dienst Automatisering Technisch beheer & Infrastructuur

Dienst Communicatie Eigenaar frontoffice

Emid Realisatie portaal en applicatiebeheer

Fabrique Visualisatie en inbedding website

Morpheus Ontwikkeling Topic Maps

Emid Consult Search & Collaboration Ontwikkeling Linked Data

Universiteit van Amsterdam



1.5 Structuur adviesrapport

Hoofdstuk twee Hoe is de huidige organisatie ingericht?

Hoofdstuk drie Wensen en eisen met betrekking tot de interface

Hoofdstuk vier literatuuronderzoek zoekinterfaces

Hoofdstuk vijf Gebruikersonderzoek

Hoofdstuk zes advies



2 Hoe is de huidige organisatie ingericht?

2.1 Afzonderlijke informatiesystemen en bronnen Tweede Kamer

2.1.1 CDP

Het CDP is een Centrale Database Persoonsgegegevens die gebruikt wordt binnen

de Tweede Kamer.

2.1.2 LexisNexis

LexisNexis is een database met daarin content, die bestaat uit archieven van bijna

10.000 dagbladen, tijdschriften, wetsdocumenten en andere gedrukte bronnen. Het

bedrijf vormt onderdeel van het Engels-Nederlandse bedrijf Reed Elsevier en

levert haar informatie tegen betaling aan klanten uit het bedrijfsleven, overheid en

onderwijs.

2.1.3 Parlando

In Parlando bevinden zich parlementaire documenten vanaf 1 januari 1995,

commissiestukken vanaf 1 januari 2000 en ook de ter inzage gelegde documenten

bij Kamerstukken vanaf 1 januari 2003.

2.1.4 Parlis

Dit parlementair informatiesysteem biedt de ambtelijke ondersteuning de

mogelijkheid om documenten te registreren en te beheren, om informatie op

inzichtelijke en efficiënte manier te verspreiden en om vergaderingen te plannen.

2.1.5 Plein2

Plein 2 is het intranet wat gebruikt wordt binnen de Tweede Kamer. Hierop is alle

ambtelijke informatie te vinden. Tevens zijn er via intranet verschillende andere

informatiesystemen te benaderen.

2.1.6 RTV-direct

Dit informatiesysteem is eigendom van de rijksvoorlichtingsdienst. Hierin kunnen

alle Nederlandse TV uitzendingen worden teruggekeken en eventueel opgeslagen.

Dit kan vergeleken worden met een uitgebreide versie van ‘Uitzending Gemist’.

2.1.7 Staten-Generaal Digitaal

Op de website www.statengeneraaldigitaal.nl vindt u de volledige tekst van

Handelingen, Kamerstukken en Aanhangsels die verschenen zijn vóór 1 januari

1995. Met terugwerkende kracht worden alle gedrukte stukken vanaf 1814

gepubliceerd op de website.



2.1.8 VIP

VIP is het Virtueel Informatiepunt en bevat de beschrijvingen van boeken,

rapporten, Kamerstukken, kranten- en tijdschriftartikelen, moties, Kamervragen en

Handelingen.

2.1.9 VLOS

Verslaglegging Ondersteunend Systeem. Met dit systeem leggen de medewerkers

van de Dienst Verslag en Redactie vast wat er aan de orde komt, wie op welk

moment het woord heeft en in welke rol. Daarnaast leggen ze vast wat in

stemming wordt gebracht en wat de uitkomst van die stemming is.

2.1.10 VRS

In het Vergader Reserverings Systeem (VRS) wordt door de Bodedienst de

facilitaire planning van de vergaderzalen verzorgd. Parlis kan niet afzonderlijk van

VRS functioneren. Informatie over vergaderingen die worden gepland dient te

worden gepubliceerd, inclusief de locatie. Als in Parlis een vergadering op een

bepaald tijdstip wordt opgevoerd kunnen uit het VRS de beschikbare zalen voor

dat moment worden opgevraagd. De Zaal die worden gekozen wordt in VRS

vastgelegd. Eventuele wijzigingen in het vergaderschema kunnen worden

doorgevoerd met behoud van de bovenstaande systematiek.

Parlis levert VRS gegevens over de te houden vergadering (commissie, aantal

personen, tijd, onderwerp, etc) De bodedienst kan op basis van deze gegevens haar

inzet plannen.

2.1.11 Toezeggingsregistratie

In dit systeem worden de toezeggingen geregistreerd die gedaan worden door de

bewindspersonen.

2.1.12 Overzicht van alle informatiesystemen

Zoeken & Vinden portaal

Parlis

VIP

VLOS

SGD

Toezeggingen

registratie Parlando

CDP

Lexis -Nexis

VRS



2.2 Toekomstige toevoeging informatiesystemen en bronnen.

Welke informatiesystemen en bronnen staan er gepland om toegevoegd te worden?

Audio en video

Webbronnen

2.3 Meest gebruikte informatiebronnen binnen de informatiesystemen.

Vraag die ik moet stellen aan de eindgebruikers!

Welke informatiebronnen worden in de huidige informatiesystemen het meest gebruikt?

Parlis, Lexis Nexis

2.4 Het intranet van de Tweede Kamer, ‘Plein 2

2.4.1 Huidige inrichting van informatie op Plein 2

Op het huidige intranet van de Tweede Kamer, Plein 2, is er gekozen om twee

verschillende soorten informatie te gebruiken. Men kan de informatie die de

Tweede Kamer gebruikt opdelen in twee soorten, namelijk:

Ambtelijke informatie

Parlementaire informatie

De ambtelijke informatie is informatie die te maken heeft met de organisatie zelf.

Hierbij moet men denken aan procedure protocollen en allerlei informatie die te

maken heeft ter ondersteuning van de organisatie. De parlementaire informatie is

alle informatie die beschikbaar is in de Tweede Kamer die te maken heeft met het

primaire proces.

Deze informatie is vervolgens weer onderverdeeld in verschillende categorieën. In

de tabel hieronder is te zien welke informatie bij welk deel hoort.

Informatie Ambtelijk Parlementair

Plenair & commissies ■

Kamerstukken ■

Dossiers & media ■

Over de Kamer ■

De organisatie ■

Mens & Gebouw ■

Aanvragen & Hulp ■



Wat opvalt op Plein 2 is dat men erg uitgegaan is dat de gebruiker informatie

zoekt door middel van een zoekmachine. De boomstructuur die gebruikt wordt is

erg moeilijk te begrijpen door de gebruiker. Hierdoor zullen de meeste gebruikers

niet door de informatie navigeren maar meteen de zoekmachine gebruiken.

2.4.2 Verschillende zoekinterfaces

Wanneer men naar de inrichting van de interfaces gaat kijken op Plein 2, blijkt dat

er drie soorten interfaces bestaan, namelijk:

Het zoekscherm

Het resultatenscherm

Het resultaat

Binnen Plein 2 zijn er nu twee manieren van zoeken mogelijk, namelijk:

1. Zoeken door middel van navigatie

2. Zoeken door middel van een zoekvraag

Het zoekscherm

1

2



Het resultatenscherm

Dit scherm wordt getoond wanneer men gebruikt maakt van optie 2 in het vorige

scherm.

Het resultaat

Dit scherm hangt af van het bestand van het resultaat. Sommige resultaten kan

men openen in het huidige scherm zonder dat het huidige venster verdwijnt. De

meeste bestanden worden in een aparte applicatie geopend, zoals in bijvoorbeeld

word of Adobe Reader.



2.4.3 Hoe zijn de huidige zoekmogelijkheden op Plein 2

Op het huidige intranet van de Tweede Kamer, Plein

2, is er op de homepage gekozen voor een simpele

zoekfunctie zoals te zien is bij Google. Men voert de

zoekvraag in in het zoekvak en er wordt een

resultatenpagina geopend. Wat opvalt is dat er hier

standaard gebruik gemaakt wordt van de boolean ‘

OR’, oftewel ‘OF’ in het Nederlands. Dit is opvallend

omdat er bij de meeste zoekfuncties gebruik gemaakt

wordt van de boolean ‘AND’, oftewel ‘EN’ in het

Nederlands.

Bij deze zoekvraag word er vooraf geen Booleaans operator gebruikt, de

zoekmachine gebruikt dan automatisch de Booleaans operator ‘OR’. Er

worden in totaal 10203 resultaten gevonden. De gekozen trefwoorden woorden

getoond tussen quotes. Hieronder zijn de quotes te zien en gearceerd door twee

rode rondjes.

Bij deze zoekvraag wordt er de Booleaans operator ‘OR’ gebruikt en worden

er 10203 resultaten gevonden.

Bij deze zoekvraag wordt er de Booleaans operator ‘AND’ gebruikt en worden

er 10203 resultaten gevonden.

Wanneer men een zoekvraag heeft uitgevoerd via de simpele zoekinterface

worden de zoekresultaten getoond. De resultaten worden onder elkaar getoond

zoals ook te zien is bij Google.

Wanneer de resultaten getoond worden kan men deze verder ontsluiten door

middel van twee verschillende filters.



Met het eerste filter kan drie verschillende soorten informatie ontsloten worden.

Wat hierbij opvalt is dat er veel ruis in de zoekresultaten is. Er worden dubbele

resultaten getoond en het komt ook voor dat er ‘Parlementaire info’ wordt getoond

bij ‘Organisatie’ en omgekeerd.

Organisatie

Parlementaire info

Media en Internet

Sorteerfunctie

Datum

Relevantie

Soort

Ambtelijke info

Overige

Persberichten

Personeelshandboek

Datum

2011

2010

2009

Etc.



De huidige resultaten worden getoond zoals in Google. Hieronder is een voorbeeld

gegeven zoals de huidige presentatie is van de resultaten op een zoekvraag.

2.4.4 Waarom is er voor deze huidige zoekinterface gekozen?

De huidige interface is een iets uitgebreidere weergave van een Google

resultatenscherm. De meeste gebruikers zijn gewend aan een presentatie van

resultaten die onder elkaar gepresenteerd worden.

2.4.5 Fuzzy search

Het zoeken bij benadering wordt fuzzy search genoemd. Dit is een verder

uitgewerkte variant van trunceren en maskeren. Bij het ingeven van verkeerde

spelling worden toch zoekresultaten gegeven, omdat er een fouttolerantie

gehanteerd wordt. Het nadeel van fuzzy search is dat er wel een hoge vangst

ontstaat, maar dat het meestal ten koste gaat van de precisie.



Uitbreiden

2.5 Is de persoonlijk medewerker wel de eindgebruiker?

2.5.1 Welke gebruikers zijn er?

De eindgebruikers kan men onderdelen in drie verschillende gebruikers, namelijk:

4. Kamerleden, Persoonlijk medewerkers, Beleidsmedewerkers

5. Kamerambtenaren, Rijksoverheden, Lagere overheden

6. Journalisten, burgers

2.5.2 De verhoudingen bij de eindgebruiker

Men gaat er vanuit dat de persoonlijk medewerker de eindgebruiker is, maar is dit

wel het geval?

12%

7% 2%

28%

25%

2%

13%

11%

Vragen beleidsmedewerkers aan CIP

cda

d66

groenlinks

pvda

pvv

sgp

sp

vvd

Informatie Ambtelijk Parlementair

*

$



3 Zoekproces

3.1 Hoe ziet het huidige zoekproces eruit?

3.2 Hoe ziet het huidige zoeksysteem in elkaar?

In het huidige zoekproces is het van belang dat men vooraf realiseert wat voor informatie

verwacht wordt. Binnen de Tweede Kamer zijn meerdere informatiesystemen beschikbaar

die allemaal eigen informatie bevatten en sommige informatie is in meerdere

informatiesystemen te vinden.

Zoekscherm

Informatiescherm

Zoekvraag

samenstellen

Beoordeel gekozen

informatie

Vraag Antwoord

Ontevreden Ontevreden

Resultatenscherm

Beoordeel

zoekresultaten

Zoekinterface

Eindgebruikers (Persoonlijk Medewerkers)

Informatiesysteem3 (Bijvoorbeeld ‘SGD’)

Informatiebron Zoekinterface

Query

Gebruikersmodel

Retrieval algoritme

Informatiesysteem1 (Bijvoorbeeld ‘Plein 2’)


Query

Gebruikersmodel

Retrieval algoritme

Informatiesysteem4 (Bijvoorbeeld ‘VIP’)


Query

Gebruikersmodel

Retrieval algoritme

Informatiesysteem2 (Bijvoorbeeld ‘Parlis’)


Query

Gebruikersmodel

Retrieval algoritme



3.3 Hoe ziet het gewenste zoeksysteem in elkaar?

‘Zoeken en Vinden’ portaal

Eindgebruikers

(Persoonlijk Medewerkers)

Informatiebron1 Zoekinterface

‘Zoeken en

Vinden’

portaal

Query

Gebruikersmodel

Retrieval algoritme (Autonomy, versie IDOL 7)

Informatiebron2

Informatiebron3

Informatiebron4

DOEL:Tonen van informatie in samenhang

Etc.



4 Randvoorwaarden

4.1 Gebruikersgroep

Momenteel is er geen structurele gebruikersgroep binnen de fracties die kan worden ingezet

door de Dienst Informatievoorziening. Het relatiebeheer overlegt nu per fractie. De

relatiebeheerders zijn nu onderverdeeld op verschillende gebieden. Hieronder een overzicht

hoe het huidige relatiebeheer in elkaar zit.

Om de wensen en eisen van de eindgebruiker zo goed mogelijk te

4.2 Samenwerking andere diensten

Uitschrijven

Functie G

ebie

d Actor

Chef J. Keukens

Relatiebeheer Algemeen en fracties M. Langezaal N. Bal

Relatiebeheer Nieuwkomers: introducties, instructies, inloopsessies

H. Degens N. Bal M. Langezaal

Relatiebeheer DIV intern H. Degens N. Bal M. Langezaal

Relatiebeheer Bureau Onderzoek Rijksuitgaven M. Niemeijer P. van Goch

Relatiebeheer Diensten Commissie Ondersteuning W. Cornet H. Degens M. van Oostwaard

Vertegenwoordiger Bureau Informatiebeheer J. v.d. Velden



5 Wensen en eisen met betrekking tot de interface.

5.1 Visie en doelen ‘Zoeken en Vinden’ portaal.

5.1.1 Doel

Binnen de Tweede Kamer zijn tal van systemen die informatie bevatten over het

parlementaire proces. Systemen zoals Parlis, Vlos, Vip, Staten-Generaal Digitaal,

Toezeggingenregistratie, enz. Ieder systeem staat op zichzelf. Omdat de data per

systeem anders is opgeslagen, met soms eigen benamingen en een eigen structuur

is de samenhang tussen de verschillende gegevens niet altijd af te leiden. Door de

informatie op eenduidige wijze op te slaan en de relaties tussen

informatiecomponenten te verduidelijken ontstaat er meer samenhang.

5.1.2 Visie

Uitschrijven

5.2 Wat wordt er verstaan onder gebruiksvriendelijkheid?

In de wereld van internet staat gebruiksvriendelijkheid voor een website welke voor

iedereen toegankelijk en te gebruiken is, welke browser of besturingssysteem men ook

gebruikt. Een goede gebruiksvriendelijkheid houdt mensen op een website en kan voor

conversie zorgen. Een andere term hiervoor is Usability. Een website moet ook

toegankelijk zijn voor slechtzienden of mensen die nog niet zo handig zijn met computers.

5.3 Interface richtlijnen en standaarden ‘Zoeken en Vinden’ portaal?

5.3.1 Welke richtlijnen m.b.t. de portaal?

Op het gebied van richtlijnen voor webtoepassingen is het World Wide Web

Consortium (W3C) de internationale autoriteit. De toegankelijkheidsrichtlijnen

van het W3C zijn in samenwerking met veel organisaties wereldwijd tot stand

gekomen.

WCAG2 richtlijnen

MWBP richtlijnen

ISO-normen (International Organization for Standardization)

NEN-normen (Nederlands Normalisatie-instituut)

5.3.2 Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.0

WCAG is de internationale standaard voor toegankelijke content op websites en -

applicaties. WCAG1 werd gepubliceerd in 1999. Hierop werden in Nederland het

Waarmerk Drempelvrij en de Webrichtlijnen gebaseerd. WCAG2, de nieuwste

versie uit 2008, is nog niet in de Nederlandse regelgeving doorgevoerd, maar daar

wordt hard aan gewerkt. Desondanks adviseren wij om WCAG2 aan te houden.



5.3.3 Mobile Web Best Practices (MWBP)

MWBP bevat richtlijnen om webcontent voor gebruikers van mobiele apparaten

ebruikersvriendelijk en toegankelijk te maken. Er is een overlap met WCAG. Door

zowel WCAG als MWBP te volgen, maakt u webcontent toegankelijk voor zowel

desktop als mobiel.

5.3.4 ISO

De commando’s die gebruikt kunnen worden zijn vastgelegd in de ISO 8777:1993

Hiermee geeft u een basis set van commando's voor de interactieve zoek

zoeksystemen gegevens en de aard van de reactie verwacht van het

verwerkingssysteem. Deze commando’s zijn bedoeld voor gebruik door

ontwerpers en gebruikers van zoeksystemen, inclusief digitale

bibliotheekcatalogus, databases en zoekmogelijkheden.

5.4 Huidige concept versie

De eerste conceptversie van de informatieportaal is opgeleverd en werkt door

middel van het CMS systeem Sparks. Hieronder isn een screenshot te zien van de

concept versie.

1 2

4

3



1. Hierin worden de zoekresultaten getoond die standaard gesorteerd zijn op relevantie. Men

kan hier tevens een sortering kiezen met datum?

2. Hierin worden de personen getoond, maar het is onduidelijk hoe deze gesorteerd worden.

3. Achteraf kan men de zoekresultaten verder uitfilteren.

4. Vooraf krijgt men een zoekscherm waarin men alleen trefwoorden kan zetten maar waar

verder geen verdere opties mogelijk zijn geavanceerd te zoeken. Tevens is het onduidelijk

voor de gebruiker welke Booleaans gebruikt wordt.

5.5 Welke verschillende zoekinterfaces zijn mogelijk?

5.5.1 Eenvoudige zoekscherm

Allereerst moet er onderscheid worden gemaakt tussen verschillende manieren van zoeken.

Er kan worden gezocht door middel van een zoekvraag en door middel van navigatie.

De meeste gebruikers zijn gewend aan het zoeken in de internetzoekmachine ‘Google’.

Men vult een zoekvraag in en er

5.5.2 Geavanceerde zoekscherm

Het geavanceerde zoekscherm wordt veelal gebruikt door de informatiespecialisten. Men

kan verschillende eigenschappen invoeren en er wordt dan automatisch een query

samengesteld.



6 Literatuuronderzoek

6.1 Engelstalig literatuuronderzoek

6.1.1 Bron 1

Korte samenvatting

6.1.2 Bron 2

Korte samenvatting

6.1.3 Bron 3

Korte samenvatting

6.1.4 Bron 4

Korte samenvatting

6.1.5 Bron 5

Korte samenvatting

6.2 Nederlandstalig literatuuronderzoek

6.2.1 Bron 1: De 10 beste intranetten van 2011: een overzicht.

Korte samenvatting

6.2.2 Bron 2: De mega dropdown: creëer overzicht in je sitenavigatie.

De navigatie van je website of intranet is zeer bepalend voor de

gebruiksvriendelijkheid en effectiviteit. De afgelopen jaren zien we steeds meer

websites gebruik maken van de ‘mega dropdown’: een groot en breed uitklapmenu

dat bezoekers in één oogopslag een compleet overzicht biedt van alle informatie

binnen een categorie. Daarnaast biedt de mega dropdown nieuwe mogelijkheden

voor conversie binnen de navigatie. Sony, Reuters, Audi, The White House en

MTV, maar ook onze eigen HEMA en Philips implementeerden mega dropdown.

De voordelen en aandachtspunten voor het implementeren van de mega dropdown.

6.2.3 Bron 3

Korte samenvatting

6.2.4 Bron 4

Korte samenvatting



6.2.5 Bron 5

Korte samenvatting

6.3 Conclusie literatuuronderzoek

6.3.1 Algemene principes

Gebruikers weten vaak helemaal niet zo goed waar ze naar op zoek zijn.

De beste resultaten worden bereikt door gewoonweg te kijken wat gebruikers doen en

daar hun behoeften uit af te leiden.

Het

Zoekgedrag bestaat uit in ieder geval drie onderdelen die door elkaar worden gebruikt.

Onndersteun alle drie de vormen, bij voorkeur parallel

1. Zoeken (searching) door een goede zoekfunctie;

2. Rondneuzen (browsing) door een heldere structuur en navigatie;

3. Rondvragen (asking) door verwijzingen naar experts, FAQ's of een helpdesk.

Ontwerp de zoekfunctie rond de zoektermen die worden gebruikt (1).

Gebruikers gebruiken meestal maar een paar favoriete termen bij het zoeken. Ze zoeken

over het algemeen maar één of twee keer voordat ze een andere website of zoekmachine

gaan gebruiken.

o Ondersteun de invoer van meerdere zoekwoorden (gescheiden door spaties). Bij

het zoeken naar resultaten wordt standaard gezocht naar een match op alle

ingevoerde woorden (logische AND).

o Ondersteun de invoer van een frase (meerdere woorden omsloten door

aanhalingstekens). Bij het zoeken wordt dan gezocht naar een exacte match van de

frase.

Het is raadzaam om een goed overzicht te hebben van de zoektermen die door de

bezoekers worden gebruikt. Logs van zoekmachines ('meestgebruikte zoektermen') of

surveys onder gebruikers zijn daarvoor geschikte instrumenten (1).

Zorg er ook voor dat de zoekfunctie om kan gaan met synoniemen en met de meest

voorkomende verkeerd gespelde zoektermen (1)(3).

Maak geen onderscheid tussen kleine letters en grote letters. Biedt de optie eventueel aan

voor gevorderde gebruikers onder <advanced search options> maar alleen als het

onderscheid ook significant andere zoekresultaten oplevert (1).

Vermijd het gebruik van een aparte geavanceerde zoekfunctie (34).

Geavanceerde zoekfuncties worden niet of nauwelijks gebruikt door bezoekers van

overheidswebsites (32).



Biedt in plaats daarvan (bij grotere websites) de mogelijkheid tot verfijnen van een

zoekresultaat op meta-data aan.

Leun voor de interne navigatie van een website niet te zwaar op zoekfuncties.

Zoekmachines zijn geen substituut voor een goede organisatie van de informatie op een

website. Het gebruik van zoekmachines verbetert ook niet altijd het zoekgedrag van

gebruikers (1).

Al bij sites met een redelijk bescheiden omvang zal in de zoekresultaten een flink deel

worden ingenomen door nauwelijks bruikbare verwijzingen naar navigatiepagina's in

plaats van de bruikbare doelpagina's (34).

Volgens



7 Gebruikersonderzoek

7.1 Persoonlijk medewerker

7.2 Dienst Communicatie, Gerard van Roon

Ervoor gewerkt bij Dienst verslag en redactie

Plein2 6 jaar

Planning, ophakken afstemming

De zoekresultaten zijn de grootste probleem binnen de huidige zoekmogelijkheden. Gerard

geeft aan dat er onderscheid gemaakt moet worden tussen de parlemenaire informatie en de

ambtelijke organisatie. Teven geeft hij aan dat de onsluiting van de informatie vaak niet

correct is. Er verschijnt vaak parlementaire informatie tussen de ambtelijke informatie en

omgekeerd.

gebruiker

Visie Plein2:

Binnen 3 jaar moet Plein 2 omgevormd worden tot een digitale werkplek die bestaat uit

verschillende componenten.

Ziet de informatieportaal als onderdeel van Plein 2.

Parlementaire informatie – amtelijke informatie

Eisen en richtlijnen betreft de interface van Plein 2



Gerard geeft aan dat hij het informatieportaal ziet als onderdeel van Plein 2. De ruimte die

de nieuwe portaal dus heeft moet binnen bepaalde grenzen vallen van Plein 2.

Belangrijkste verbeterpunten

De samenwerking tussen de Dienst Informatievoorziening en de Dienst Communicatie is

niet optimaal.

Parlis

Vip

Media/Internet

Basis / informatieportaal

Zoekresultaat -> goed

Persoonlijke communicatie

Doel en plan

Belangrijk de randvoorwaarden



7.3 Diensthoofd Dienst Informatievoorziening, Gert Jan Lodder

Interview Gert Jan Lodder, 31 maart 2011

7.3.1 Organisatiestructuur

Binnen de huidige organisatie is er

E-parlement participatie van de burger

naar I-visie

7.3.2 Dienstverlening Dienst Informatievoorziening

De Dienst Informatievoorziening voorziet de Tweede Kamer twee diensten, namelijk:

Het centraal informatiepunt

Hier komen per maand circa 1000 vragen binnen die benatwoor

De digitale informatievoorziening



7.3.3 Relatiebeheer

Gert Jan geeft aan dat er een structureel overleg plaats vindt met de verschillende

gebruikers. Dit gebeurd door de relatiebeheerders. Hij geeft aan dat er 2

relatiebeheerders zijn voor het terrein ‘Algemeen en fracties’, namelijk Mariëlle

Langezaal en Nico Bal.

De invulling van relatiebeheer moet verder uitgebreid worden en er wordt door de

Chef Relatiebeheer, Jan Keukens, een plan van aanpak gemaakt.

Het is de bedoeling dat de relatiebeheerders diepere vragen stellen zodat de Dienst

informatievoorziening een beter beeld ontstaat over de informatiebehoefte en de

wensen aan de verschillende systemen. Hij stelt voor om mee te gaan naar een

relatieoverleg met verschillende fracties.

7.3.4 Concept versie informatieportaal

De concept versie die opgeleverd is door EMID voldoet niet aan de doelstelling

die eerder vastgelegd is in het I-visie document. Een van de doelstellingen is het

tonen van informatie in samenhang. Met de huidige conceptinterface kan er wel

informatie worden getoond in de verschillende losse elementen, maar in de

presentatie wordt er geen samenhang getoond tussen de verschillende

informatiesystemen.

2 stromen informatie

Alle interne informatie met betrekking tot het parlementaire proces

Alle externe informatie met betrekking tot het parlementaire proces

Integraal beschikbaar zijn

E-parlement

Bronnen voorzien

Proffesioneel zoekscherm

Topic maps

Linked data

Auteursrecht



7.4 Relatiebeheerders

7.5 Emid, concept ontwikkelaar ‘Zoeken en Vinden’ portaal



8 Advies

8.1 Informatiebehoefte

8.1.1 Ontsluiting

Bij de fractiemedewerkers is er grote behoefte om de amendementen beter

toegankelijk te maken. Momenteel worden deze niet onsloten wat de politieke

partijen een groot gemis vinden. Amendementen vinden de politieke partijen

belangrijk omdat hieraan strategische informatie over anderen partijen kan worden

ontleend. Men wil graag de stemming kunnen bekijken per

8.1.2 Lexis-Nexis

Wat naar voren komt in de gebruikersbehoefte is dat er heel veel gebruik gemaakt

van Lexis-Nexis. In de periode februari 2011 – juni 2011 is het regelmatig

voorgekomen dat niet alle dagelijkse content is geladen in Lexis-Nexis. Hierdoor

ontbreekt er veel belangrijke content die met kan

8.1.3 Sociale media

Een belangrijk toegevoegde waarde kan de sociale media zijn. De sociale media

geven vaak net als de media aanleiding voor vragen in

8.1.4 Digitale bronnen

Dagelijks worden er via diverse kanalen artikelen uit kranten beschikbaar gesteld.

Helaas zit hier enige vertraging in door de verwerking die dit kost. Mijn advies is

om de grote Nederlandse kranten beschikbaar te stellen. Vele kranten bieden

momenteel al een epub bestand aan. Dit is een ebook bestand die op verschillende

soorten platforms gelezen kan worden en waarin de volledige opmaak van de

krant is vastgelegd. De meeste kranten bieden deze dienst aan in combinatie aan

met een abonnement, waarover de Kamer in de meeste gevallen over beschikt.

E-publicaties Dagbladen JA NEE De Telegraaf ■ De Volkskrant ■ Algemeen Dagblad ■ Trouw Het Parool Het Financiële Dagblad Reformatorisch Dagblad Nederlands Dagblad NRC Handelsblad ■ De Pers ■ NRC.next ■



8.2 De portaal

Momenteel is er geen apart project voor de portaal zelf. Dit hangt onder het totale project

‘Zoeken en Vinden’. Het is belangrijk er van de portaal zelf een apart project wordt

gecreëerd. Uiteindelijk wordt de portaal het visitekaartje van alle deelprojecten die

onderdeel uitmaken van het totale project ‘Zoeken en Vinden’.

Binnen het huidige project is er vooral veel aandacht voor de zoekfunctie door middel van

een zoekvraag. Heel belangrijk is dat er meer aandacht wordt besteed aan de navigatie

binnen de portaal.

Zoals eerder beschreven zie ik de ‘Zoeken en Vinden’ portaal NIET als onderdeel van plein

2. De portaal is een onafhankelijk en de Dienst Informatievoorziening

Bij de inrichting van der interface moet er uit gegaan worden van één belangrijk doel:

De inhoud is leidend, hierna pas het grafische uiterlijk!

De Dienst Communicatie moet sterk betrokken worden bij het uiterlijk van de interface. Er

moet alleen bewaakt worden dat de Dienst Informatievoorziening over de inhoud gaat!

8.3 Zoeknavigatie



8.4 Zoekfunctie

Welke informatiebehoefte, zoals ‘sociale media’, heeft de eindgebruiker ten

opzichte van het huidige informatieaanbod

Volgens de twee eerder uitgevoerde gebruikersonderzoeken van ‘Plein 2’ komt men tot de

conclusie dat de gebruiker graag een scheiding ziet van informatie. Hierbij betreft het de

ambtelijke informatie en de informatie rond het parlementaire proces.



9 Bronnenlijst

Bugter, B. De 10 beste intranetten van 2011: Een overzicht - frankwatching. Retrieved

4/19/2011, 2011, from http://www.frankwatching.com/archive/2011/02/28/de-10-beste-intranetten-van-2011-een-overzicht/

van Riet, F. De mega dropdown: Creëer overzicht in je sitenavigatie - frankwatching.

Retrieved 4/20/2011, 2011, from http://www.frankwatching.com/archive/2010/11/04/de-mega-dropdown-creeer-overzicht-in-je-sitenavigatie/

Foutieve bronvermelding: Moet volgens APA rules:

Refworks.com

HHSreference

20046769

http://www.frankwatching.com/archive/2011/02/28/de-10-beste-intranetten-van-2011-een-overzicht/

http://www.frankwatching.com/archive/2011/02/28/de-10-beste-intranetten-van-2011-een-overzicht/

http://www.frankwatching.com/archive/2010/11/04/de-mega-dropdown-creeer-overzicht-in-je-sitenavigatie/

http://www.frankwatching.com/archive/2010/11/04/de-mega-dropdown-creeer-overzicht-in-je-sitenavigatie/



A. Bijlage

Plan van aanpak gebruikersgroep



B. Bijlage

I-visie, 2009



C. Bijlage

Projectbrief ‘Zoeken en Vinden”



D. Bijlage

E-parlement, 2006



E. Bijlage

Gebruikersonderzoek Plein2, 2008

Adviesrapport

Documents

Transcript of Adviesrapport