Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant … · 2013. 3. 12. · 5 6....

15
1 Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant-Noord Datum: 06 december 2012 Versie 1.3 Opdrachtgevers: Anne Hellings, Niek Mertens Opstellers: Arjen Timmermans en Thijs Jagersma Update uitgevoerd door: Arjen Timmermans Vastgesteld door het KMT op 10 dec. 2012

Transcript of Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant … · 2013. 3. 12. · 5 6....

Page 1: Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant … · 2013. 3. 12. · 5 6. Planning & Control In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie

1

Administratieve Organisatie

Interne Controle

Brandweer Brabant-Noord

Datum: 06 december 2012

Versie 1.3

Opdrachtgevers: Anne Hellings, Niek Mertens

Opstellers: Arjen Timmermans en Thijs Jagersma

Update uitgevoerd door: Arjen Timmermans

Vastgesteld door het KMT op 10 dec. 2012

Page 2: Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant … · 2013. 3. 12. · 5 6. Planning & Control In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie

2

Administratieve Organisatie / Interne Controle

Handboek AO/IC met daarin een beschrijving van de (financiële) Administratieve

Organisatie en een bijbehorend plan voor de Interne Controle.

Page 3: Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant … · 2013. 3. 12. · 5 6. Planning & Control In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie

3

Inhoud Inhoud ............................................................................................................................. 3 1. Inleiding ......................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

1.1 Doel van het handboek AO/IC ................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.2 Overzicht en afbakening Administratieve Organisatie BBN . Fout! Bladwijzer

niet gedefinieerd. 1.3 Beschrijven van processen ....................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.4 Totstandkoming van dit Handboek .......... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.5. Borging en Doorontwikkeling ................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

2. Proces Inkoop.......................................................................................................... 5

2.1 Afbakening en Omschrijving Proces Inkoop .................. Fout! Bladwijzer niet

gedefinieerd. 2.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

3. Proces Salarisverwerking en vergoedingen ... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.1 Afbakening en Omschrijving Proces Salarisverwerking en vergoedingen Fout!

Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.2. Relevante Regelgeving ........................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

3.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.4 Bijlagen .................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

4. Proces Inkomsten ........................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

4.1 Afbakening en Omschrijving Proces Inkomsten ............ Fout! Bladwijzer niet

gedefinieerd. 4.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

5. Proces Financieel Administratief ................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.1 Afbakening en Omschrijving Proces Financieel Administratief ............... Fout!

Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

5.4 Bijlagen .................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6. Planning & Control ..................................................................................................... 5

6.1 Afbakening en Omschrijving Proces Planning & Control ................................ 5 6.2 Relevante Regelgeving ..................................................................................... 7 6.3 Procesmodellen ................................................................................................. 9

7. Treasury ............................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

7.1 Afbakening en Omschrijving Proces Treasury ............... Fout! Bladwijzer niet

gedefinieerd. 7.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 7.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

Bijlagen handboek ................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

Bijlage 1 Voorbeeld bestelformulier ...................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 2 Declaratieformulier ................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

Bijlage 3 Registratieformulier verstrekken bankpas ..................... Fout! Bladwijzer niet

gedefinieerd. Bijlage 4 Geleideformulier pinpas- en creditcardtransacties ........ Fout! Bladwijzer niet

gedefinieerd. Bijlage 5 Presentielijst brand ................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

Bijlage 6 Presentielijst hulpverlening .................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

Page 4: Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant … · 2013. 3. 12. · 5 6. Planning & Control In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie

4

Bijlage 7 Urenlijst (declaratie-uren) ...................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 8 Presentielijst oefenen (voorbeeld) .......... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 9 Declaratieformulier reiskosten auto ....... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 10 Declaratieformulier reiskosten openbaar vervoer ....... Fout! Bladwijzer niet

gedefinieerd. Bijlage 11 Declaratieformulier verblijfskosten ...... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 12 Voorschottenbeleid ............................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 13 Formulier voorschot salaris .................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 14 Werkinstructie registreren uren vrijwilligers .............. Fout! Bladwijzer niet

gedefinieerd. Bijlage 15 Kasgeleideformulier deel A: Verstrekken voorschot .. Fout! Bladwijzer niet

gedefinieerd. Bijlage 16 Kasgeleideformulier deel B: Declaratie per centrale kas ... Fout! Bladwijzer

niet gedefinieerd. Bijlage 17 Kasgeleideformulier deel C: Storting in kas ............... Fout! Bladwijzer niet

gedefinieerd. Bijlage 18 Paraafformulier ..................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

Page 5: Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant … · 2013. 3. 12. · 5 6. Planning & Control In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie

5

6. Planning & Control

In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie van het

proces van Planning & Control van Brandweer Brabant-Noord.

6.1 Afbakening en Omschrijving Proces Planning & Control

Met het proces Planning & Control wordt ook wel de P&C-cyclus bedoeld. Het doel

van de P&C-cyclus is het systematisch sturen en beheersen van de organisatie waarbij

resultaten, effecten, ontwikkelingen en middelen in samenhang worden bezien en

beoordeeld. De cyclus is voortschrijdend, dat wil zeggen, gaat verder op basis van

eerder genomen besluiten, en stelt die besluiten bij als dat op basis van herijking nodig

is.

De P&C-cyclus:

De P&C-cyclus is een beleidscyclus, met daarin de volgende stadia (zie figuur

Deming):

• Ontwerpen (plannen en budgetteren): Kijk naar huidige werkzaamheden en

ontwerp een plan voor de verbetering van deze werkzaamheden. Stel voor deze

verbetering doelstellingen vast. Hierbij is het belangrijk om vast te stellen wat

we gaan doen om welke doelen te realiseren en met welke inzet van middelen.

Dit wordt weergegeven door de 3 W’s (welke terugkomen in de verschillende

producten):

- Wat willen we bereiken?;

- Wat gaan we er voor doen?;

- Wat gaat het kosten?;

• Uitvoeren (doen): Voer de geplande verbetering uit binnen de kaders van de

planning.

• Controleren (check): Meet het resultaat van de verbetering, vergelijk deze met

de oorspronkelijke situatie en toets deze aan de vastgestelde doelstellingen. Het

meten en vergelijken van de voortgang geschiedt middels vastgestelde

indicatoren.

• Bijstellen (acteren): Analyseer de verschillen, verklaar deze, mede aan de hand

van ontwikkelingen en bepaal of en hoe bijsturing moet plaatsvinden.

Figuur: De kwaliteitscirkel van Deming

Producten P&C-cyclus BBN:

Page 6: Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant … · 2013. 3. 12. · 5 6. Planning & Control In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie

6

De P&C-cyclus binnen BBN kent meerdere producten. De producten welke bij BBN

voorkomen in de P&C-cyclus zijn de volgende:

• Beleidskader: Het beleidskader is een uiteenzetting van de uitgangspunten

(kader) die gehanteerd worden bij het opstellen van de programmabegroting.

• Programmabegroting: De programmabegroting wordt opgesteld middels

voorcalculaties en de uitgangspunten uit het beleidskader. De

programmabegroting is een uitwerking van de drie W-vragen (zie hierboven)

voor de verschillende programma’s binnen BBN en de ontwikkelingen waarmee

rekening gehouden dient te worden.

• Beheersbegroting: De beheersbegroting is de werkbegroting van BBN. De

beheersbegroting bevat de budgetten welke middels voorcalculaties en de

uitgangspunten uit het beleidskader worden opgesteld.

• Managementinformatie (intern): Wegens de reorganisatie van BBN is dit P&C-

product nog in ontwikkeling. De eerste aanzet hiervoor is reeds gegeven. De

opzet is om managementinformatie het hele jaar door op vaste momenten aan

te leveren. De managementinformatie bestaat uit een budgetoverzicht wat 12

maal per jaar (elke 15e van de maand) in de organisatie zal worden uitgezet en

de managementrapportages (vier per jaar).

• Bestuursrapportage: De bestuursrapportage is een beschrijving van de

uitvoering van de programmabegroting voor wat betreft de periode januari t/m

augustus van het betreffende boekjaar en een uiteenzetting over de

eindejaarsverwachting.

• Jaarverantwoording: De jaarverantwoording is een uitwerking van de

realisatie van de drie W-vragen voor de verschillende programma’s binnen

BBN en een uitwerking van de ontwikkelingen van het afgelopen boekjaar.

Trajecten P&C-cyclus:

De trajecten van de verschillende producten kunnen gelijktijdig in behandeling zijn. De

overlapping van de verschillende producten binnen BBN wordt weergegeven door de

onderstaande figuur.

Page 7: Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant … · 2013. 3. 12. · 5 6. Planning & Control In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie

7

dec jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec jan

Beleidskader jaar t+1

Jaarverantwoording t-1

Programmabegroting t+1

Managementinformatie jaar t

Bestuursrapportage jaar t

Beleidskader jaar t+2

Jaar t

Beh.begr. jaar t+1

Procesonderdelen:

We maken in het proces Planning & Control onderscheid tussen de volgende

procesonderdelen.

Hoofdproces Procesonderdelen/subprocessen Interne Controle

Planning &

Control

Planning & Control NVT

6.2 Relevante Regelgeving

De relevante interne en externe regelgeving voor het proces ‘Planning & Control’

bestaat uit onder andere de volgende documenten:

Externe regelgeving

- Wet gemeenschappelijke regelingen.

- Algemene Wet Bestuursrecht.

- Wet Fido.

- SISA.

- Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Brabant-Noord 2011.

- Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

- Gemeenschappelijk financieel toezichtkader.

Interne regelgeving

- Programmabegroting.

- Beleidskader.

- Controleverordening.

- Financiële verordening Veiligheidsregio Brabant-Noord 2007.

- Organisatieverordening Veiligheidsregio Brabant-Noord 2007.

- Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid 2007.

- Controleprotocol Veiligheidsregio Brabant-Noord 2012.

- Mandaatregeling 2011.

- Budgethoudersregeling 2009.

- Aanwijzing budgethouders 2012.

- Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2012.

Page 8: Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant … · 2013. 3. 12. · 5 6. Planning & Control In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie

8

- Treasurystatuut 2011.

Page 9: Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant … · 2013. 3. 12. · 5 6. Planning & Control In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie

9

6.3 Procesmodellen

6.3.1 Planning & Control

JaNee

Aanlever en aanAlgem een Best uur

P&C- adviseur

34

Planning voornieuw pr oduct gaatvan st ar t

1

For m at en planningdoor st ur en naarKM T

P&C- adviseur

3

O nt vangen ensam envoegenaandeel BBN

P&C- adviseur

8

Bespr ekenconcept st ukken VR

KM T

14

Bespr ekenconcept st ukken VR

Regiegr oep

17

Bespr ekenconcept st ukken VR

Veiligheidsdir ect ie

19

Bespr ekenconcept st ukken VR

Cont act am bt enar en

21

Bespr ekenconcept st ukken VR

Financiële com m issie

24

G oedkeur enconcept st ukken VR

Dagelijks Best uur

27

Advies aancollega- am bt enar en

Cont act am bt enar en

22

Bespr ekenzienswijzegem eent en

Dagelijks Best uur

33

Bespr eken in Raad

G em eent er aden

30

Bespr eken f or m aten planning

KM T

4

Vast st ellenaangelever dest ukken

Algem een Best uur

35

Evaluat ie ver loopp&c- t r aject

P&C- adviseur

37

Advies aanDagelijks Best uur

Financiële com m issie

26

I s er een zienswijzebenodigd vangem eent er aden?

P&C- adviseur

28

Aanlever inggeaccor deer dest ukken

G HO R, G M C

11

Aanlever enzienswijze aanDagelijks Best uur

Secr et ar is VR

32

O pst ellen f or m at enplanning

P&C- adviseur

2

Einde pr oces

38

Aanlever en aanFinanciëleCom m issie

Cont r / Team l F&C/ P&C- adv

23

Aanlever enaandeel BBN aanKM T

P&C- adviseur

9

Vast gest eldest ukkenver spr eiden

P&C- adviseur

36

Aanlever en aanDagelijks Best uur

P&C- adviseur

25

O nt vangen ensam envoegenst ukken

P&C- adviseur

12

Aanlever en aanVeiligheidsdir ect ie

P&C- adviseur

18

Bespr eken f or m aten planning m etG HO R/ G M C

Cont r / Team l F&C/ P&C- adv

6

For m at en planningdoor st ur en naarG HO R/ G M C

P&C- adviseur

5

Ver zoek zienswijzegem eent er aden

Dagelijks Best uur

29

Uit zet t en f or m at enplanning in deVeiligheidsr egio

P&C- adviseur

7

Aanpassingendoor voer en

P&C- adviseur

31

Aanlever en aanRegiegr oep+O R

P&C- adviseur

15

Aanlever en aanCont act am bt enar en

P&C- adviseur

20

Advies aanRegionaalCom m andant

O R

16

Concept st ukkenVR naar KM T

P&C- adviseur

13

Bespr eken aandeelBBN

KM T

10

Page 10: Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant … · 2013. 3. 12. · 5 6. Planning & Control In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie

10

Beschrijving bij procesmodel Planning & Control

Naam Functionaris Omschrijving 1. 1 Planning voor nieuw

product gaat van start

De aanleiding voor de start van het proces

is het verstrijken van een deadline voor

aanvang van een product op de planning

& control kalender.

2. 2 Opstellen format en

planning

P&C-adviseur Door de P&C-adviseur wordt het format

van het product en de planning van het

verdere proces opgesteld.

3. 3 Format en planning

doorsturen naar KMT

P&C-adviseur Het opgestelde format en de planning

worden vervolgens, vóór het verstrijken

van de deadline in de planningskalender,

doorgestuurd naar het KMT.

Het format en de planning laten zien

welke medewerkers welke gegevens

moeten aanleveren.

4. 4 Bespreken format en

planning

KMT Het format en de planning worden in het

KMT besproken.

Eventuele aanpassingen en opmerkingen

worden doorgegeven aan de P&C-

adviseur.

5. Format en planning

doorsturen naar

GHOR/GMC

P&C-adviseur Door de P&C-adviseur wordt het format

van het product en de planning van het

verdere proces doorgestuurd naar de

contactpersonen van de GHOR en het

GMC.

6. Bespreken format en

planning met

GHOR/GMC

Controller/ Teamleider

F&C / P&C-adviseur

Door de controller, de teamleider

Financiën & Control en een P&C-

adviseur van BBN worden het format en

de planning besproken met de

contactambtenaren van de GHOR en het

GMC.

7. 5 Uitzetten format en

planning in de

Veiligheidsregio

P&C-adviseur Eventuele aanpassingen en opmerkingen

worden in het format en de planning

aangepast door de P&C-adviseur.

Na eventuele aanpassingen wordt door de

P&C-adviseur het format en de planning

uitgezet binnen de Veiligheidsregio. Het

format en de planning worden uitgezet

naar alle medewerkers waarvan

toelichting vereist is.

Page 11: Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant … · 2013. 3. 12. · 5 6. Planning & Control In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie

11

8. 6 Ontvangen en

samenvoegen aandeel

BBN

P&C-adviseur De stukken welke vanuit medewerkers

van BBN worden aangeleverd worden

door de P&C-adviseur verzameld en

samengevoegd tot één geheel (de

conceptstukken).

Door de P&C-adviseur wordt ook een

controle gedaan op de inhoud van de

aangeleverde toelichtingen. Hierbij wordt

gekeken of de toelichting aansluit op wat

er gevraagd is.

9. 7 Aanleveren aandeel

BBN aan KMT

P&C-adviseur Door de P&C-adviseur worden de

conceptstukken welke betrekking hebben

op BBN aangeleverd aan het KMT ter

bespreking. Het gaat hierbij om de

tekstuele toelichtingen welke bij het

P&C-product benodigd zijn.

10. 8 Bespreken aandeel

BBN

KMT De conceptstukken van BBN worden in

het KMT besproken. Het gaat hierbij om

de tekstuele bijdrage welke door de

verschillende medewerkers binnen BBN

is aangeleverd.

Eventuele aanpassingen en opmerkingen

worden doorgegeven aan de P&C-

adviseur.

11. Aanlevering

geaccordeerde stukken

GHOR, GMC Door het GHOR en het GMC worden de

geaccordeerde stukken aangeleverd.

12. 9 Ontvangen en

samenvoegen stukken

P&C-adviseur De geaccordeerde stukken welke vanuit

de verschillende onderdelen van de

Veiligheidsregio (BBN,GHOR,GMC)

worden aangeleverd worden door de

P&C-adviseur verzameld en

samengevoegd.

De aangeleverde stukken van elk

afzonderlijk onderdeel van de

Veiligheidsregio dienen door het eigen

MT geaccordeerd te zijn alvorens dit

aangeleverd wordt.

13. 1 Conceptstukken VR

naar KMT

P&C-adviseur Het samengevoegd geheel

(conceptstukken) van de geaccordeerde

stukken wordt naar het KMT gestuurd.

14. 1 Bespreken KMT De conceptstukken worden, na

Page 12: Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant … · 2013. 3. 12. · 5 6. Planning & Control In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie

12

conceptstukken VR samenvoeging, in het KMT besproken.

Eventuele aanpassingen en opmerkingen

worden doorgegeven aan de P&C-

adviseur.

15. 1 Aanleveren aan

Regiegroep + OR

P&C-adviseur Na het verwerken van eventuele

aanpassingen levert de P&C-adviseur de

conceptstukken aan de Regiegroep en de

OR.

Regiegroep wordt verder besproken bij

stap 16.

OR wordt verder besproken bij stap 15.

16. Advies aan Regionaal

Commandant

OR De OR bespreekt de ontvangen

conceptstukken en stelt op basis daarvan

een advies op richting de Regionaal

Commandant.

17. 1 Bespreken

conceptstukken VR

Regiegroep De Regiegroep bespreekt het conceptstuk

van de VR.

Eventuele aanpassingen en opmerkingen

worden doorgegeven aan de P&C-

adviseur.

18. 1 Aanleveren aan

Veiligheidsdirectie

P&C-adviseur Na het verwerken van eventuele

aanpassingen leveren de P&C-adviseur de

conceptstukken aan de

Veiligheidsdirectie.

19. 1 Bespreken

conceptstukken VR

Veiligheids-directie De Veiligheidsdirectie bespreekt de

conceptstukken van de VR.

Eventuele aanpassingen en opmerkingen

worden doorgegeven aan de P&C-

adviseur.

20. 1 Aanleveren aan

Contactambtenaren

P&C-adviseur Na het verwerken van eventuele

aanpassingen leveren de P&C-adviseur de

conceptstukken aan de

contactambtenaren.

21. 1 Bespreken

conceptstukken VR

Contact-ambtenaren In het contactambtenarenoverleg worden

het conceptstuk van de VR besproken.

De contactambtenaren geven aan wat zij

als advies gaan doorgeven aan de collega-

Page 13: Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant … · 2013. 3. 12. · 5 6. Planning & Control In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie

13

ambtenaren.

22. Advies aan collega-

ambtenaren

Contact-ambtenaren De contactambtenaren geven op basis van

de verkregen informatie advies aan

collega-ambtenaren ter voorbereiding op

de zienswijze van de gemeenten.

23. 1 Aanleveren aan

Financiële Commissie

Controller /

Teamleider F&C /

P&C-adviseur

De controller, teamleider Financiën &

Control en een P&C-adviseur maken de

afweging of er aanpassingen gemaakt

dienen te worden naar aanleiding van de

adviezen van de contactambtenaren.

Na het verwerken van eventuele

aanpassingen levert de P&C-adviseur het

conceptstuk aan de Financiële

Commissie.

24. 1 Bespreken

conceptstukken VR

Financiële Commissie De Financiële Commissie bespreekt de

conceptstukken van de VR.

Eventuele aanpassingen en opmerkingen

worden doorgegeven aan de P&C-

adviseur.

25. 2 Aanleveren aan

Dagelijks Bestuur

P&C-adviseur Na het verwerken van eventuele

aanpassingen levert de P&C-adviseur de

conceptstukken aan het Dagelijks

Bestuur.

26. Advies aan Dagelijks

Bestuur

Financiële Commissie De Financiële Commissie vormt een

advies op basis van het verslag van de

bijeenkomst van de financiële commissie

(stap22) en op basis van het advies van de

contactambtenaren aan de collega-

ambtenaren (stap 21). Het advies van de

Financiële Commissie wordt aan het

Dagelijks Bestuur verzonden.

27. 2 Goedkeuren

conceptstukken VR

Dagelijks Bestuur Dagelijks Bestuur bespreekt het

conceptstuk van de VR. De

conceptstukken worden vervolgens

goedgekeurd door het Dagelijks Bestuur.

Eventuele aanpassingen en opmerkingen

worden doorgegeven aan de P&C-

adviseur.

28. Is er een zienswijze

benodigd van

P&C-adviseur Niet bij alle P&C-producten is er een

zienswijze van de gemeenteraden vereist.

Page 14: Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant … · 2013. 3. 12. · 5 6. Planning & Control In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie

14

gemeenteraden?

Is er een zienswijze benodigd van de

gemeenteraden?:

Ja, ga naar stap 28.

Nee, ga naar stap 32.

29. 2 Verzoek zienswijze

gemeenteraden

Dagelijks bestuur Door de P&C-adviseur wordt (namens

het Dagelijks Bestuur) een brief opgesteld

voor de gemeenten met daarin een

verzoek tot een zienswijze op de door het

Dagelijks Bestuur goedgekeurde stukken.

De brief en de bijbehorende

(goedgekeurde) stukken worden

vervolgens naar de gemeenten verstuurd.

30. 2 Bespreken in Raad Gemeenteraden De verschillende gemeenteraden

bespreken de aangeleverde stukken. Naar

aanleiding van de uitkomsten van deze

bespreking wordt er een zienswijze

opgesteld.

De zienswijze wordt vervolgens naar de

VR gezonden. De P&C-adviseur

verzamelt alle reacties.

31. 2 Aanpassingen

doorvoeren

P&C-adviseur Na het verwerken van eventuele

aanpassingen levert de P&C-adviseur de

conceptstukken en een recapitulatie van

de zienswijzen aan de secretaris van de

Veiligheidsregio.

32. Aanleveren zienswijze

aan Dagelijks Bestuur

Secretaris VR De secretaris van de Veiligheidsregio

levert de conceptstukken en een

recapitulatie van de zienswijzen aan het

Dagelijks Bestuur.

33. 2 Bespreken zienswijze

gemeenten

Dagelijks Bestuur In het Dagelijks Bestuur worden de

zienswijzen van de gemeenten besproken.

34. 2 Aanleveren aan

Algemeen Bestuur

P&C-adviseur De P&C-adviseur leveren de

conceptstukken en de recapitulatie van de

zienswijzen aan het Algemeen Bestuur.

De nagekomen zienswijzen worden hier

nog in meegenomen.

35. 2 Vaststellen

aangeleverde stukken

Algemeen Bestuur Het Algemeen Bestuur stelt de

aangeleverde stukken vast.

Page 15: Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant … · 2013. 3. 12. · 5 6. Planning & Control In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie

15

36. 2 Vastgestelde stukken

verspreiden

P&C-adviseur De besluiten van het Algemeen Bestuur

worden door de P&C-adviseur verwerkt.

Verder worden door de P&C-adviseur de

vastgestelde stukken verspreid onder de

belanghebbenden (gemeenten, provincie,

CBS, OR, etc.).

37. 3 Evaluatie verloop

P&C-traject

P&C-adviseur Na afloop van het P&C-traject wordt er

door de controller, de teamleider

Financiën & Control en de P&C-adviseur

een evaluatie gehouden van het afgeronde

P&C-traject.

In de evaluatie wordt gekeken naar de

verbeterpunten voor volgende trajecten.

Deze verbeterpunten worden opgenomen

in de werkwijze. Dit gebeurt middels

aanpassingen in de detailplanning van het

P&C-product.

38. Einde proces Na de evaluatie van het P&C-traject is het

P&C-traject ook daadwerkelijk

geëindigd.