Aantekeningen Werkgroep Visie 9 januari 2015 Aanwezig: Peter Hogenhuis, Rachid Ouamar (voorzitter), Kees van Wijngaarden, Theo Bakker, Ellen van der Aar, Peter Hollants, Gert Idema, Carien van Horne, Rudy Oude Vrielink, Sir Bakx, Geert Eenink en Marjan Vernooy (notulist). Na een voorstelronde hebben we de agenda ongewijzigd gevolgd. Sir Bakx is programmamanager Efficiënte bedrijfsprocessen. Programmalijnen zijn: - Onderwijslogistiek (SIG onderwijslogistiek) met projectleider Geert Eenink - Architectuur (architectenberaad) en Standaarden (EduStandaard) met

projectleider Ariane Goossens - Informatie-uitwisseling (CIO-beraad) en cloud-initiatieven met ‘coalitions of the

willing’ geleid door Sir Bakx zelf. 1. Verslag vorige bijeenkomst Volgende landelijke dag is op vrijdag 10 of 17 april 2015 op HS Leiden of een andere locatie (bijvoorbeeld Inholland, Den Haag). Gert heeft de brochure Onderwijslogistiekmodel gepresenteerd op het CIO-beraad. Daar is geïnventariseerd of er belangstelling is voor een workshop op locatie. Verschillende hogescholen en universiteiten stellen zo’n workshop op prijs. Ze worden vanaf half februari ingepland. De workshop wordt georganiseerd rond de in ontwikkeling zijnde puzzel van het onderwijslogistiekmodel. Opmerking notulist: 2e druk van de brochure nodig om te kunnen uitdelen tijdens de workshops (en de wachtlijst van bestellingen). 2. Evaluatie bijeenkomst 31 oktober 2014 ‘Matching en toelating' Samenvatting van de evaluatie is rondgestuurd. Overwegend positief: interessant, toepasbaar in de praktijk, voor de presentaties en workshops cijfer 7, 8 en uitschieters naar 9 en 10. Middagsessies te vol. Suggestie voor de toekomst: Zou er in de volgende bijeenkomsten ook aandacht besteed kunnen worden aan Strategische Onderwijsplanning? Met onderwijslogistiek wordt gekeken naar visie, inzetplanning, roostering. Lange termijn planning is nog redelijk onontdekt, maar daardoor een nieuwe verbetermogelijkheid voor onderwijslogistiek. 3. Artikel Onderwijslogistiekmodel Deadline voor indienen van kopij voor Innovatie is 2 februari. Als het niet lukt om dan een artikel af te krijgen kunnen we een berichtje schrijven in de rubriek Onderwijsnieuws over brochure, workshops en puzzel onderwijslogistiekmodel en aankondiging volgende landelijke bijeenkomst.

Inhoud: geschiedenis, mogelijkheden voor gebruik, het fysieke spel (gaming instrument), bewust van onbekwaamheid. Spelvorm nodigt uit om nieuwe elementen aan toe te voegen, bijvoorbeeld de weg naar curriculum ontwikkeling. Ervaringen bij ICT-afdeling. Doel: meer publiciteit over het onderwerp. Nieuwe mensen bereiken en interesseren voor onderwijslogistiek. Geen wetenschappelijk artikel maar een praktijkverhaal. Consequentie van onbewust onbekwaam zijn is een slecht functionerende onderwijsorganisatie. Opdracht om de kosten laag te houden, efficiëntie te verhogen, en de (inhoudelijke) kwaliteit te verbeteren, terwijl het aanbod steeds groter wordt, omdat er steeds meer mogelijk is met ICT en ook derden aparte diensten aanleveren. 1. Optimalisatie: in kaart brengen ven oplossen van problemen. Onderwijslogistiekmodel komt voort uit problematiek en maakt nieuwe ontwikkelingen mogelijk door inzicht te geven in samenhang. Het model heeft potentie om problemen op te lossen en complexiteit te reduceren. 2. Innovatie: op welke wijze kan de onderwijslogistiek optimaal (efficiënt/effectief) de innovatie van het onderwijs volgen. Onderwijslogistiek moet innovatie in het onderwijs ondersteunen en mogelijk zelfs aanjagen, maar mag zeker niet een belemmerende factor worden/zijn. Het model kan helpen snel bij onderwijsinnovaties te toetsen waar de logistiek hierin een rol zal spelen. Welke innovatie worden mogelijk door inzet van het model? Nieuwe diensten ontwikkelen door ontbundeling van traditionele bedrijfsdiensten in organische eenheden. Om dat te doen moet je eerst de onderlinge samenhang, impact en afhankelijkheden van de onderdelen goed kennen. 3. Kwaliteitsverbetering: wil je je onderwijs verbeteren, moet zeker ook de onderwijslogistiek verbeteren. Die zou eigenlijk voorop moeten lopen en niet voor knelpunten moeten worden. De kwaliteit van de onderwijslogistiek bewaken en verbeteren kan door op het model de PDCA cyclus toe te passen. Van ‘damage control’ naar ruimte voor vernieuwing Afspraak: Gert maakt opzet voor de kernteamvergadering van vrijdag 16 januari. Daarna schrijft Marjan een volgende versie voor vrijdag 23 januari en wordt in een mailronde het artikel afgemaakt. 4. Model voor governance Van te voren is een scriptie rondgestuurd: Kwaliteit roosters Universiteit Twente van AW Dijksterhuis. Rudy licht het framework Education Planning & Control uit de scriptie toe. Advies om de volgorde van de kolommen te veranderen: wat moet af zijn voor je de volgende stap kunt zetten. De tegenhanger van dit schema in de zorg heeft ook iets andere kolommen.

Andere opmerkingen: • een optimaal rooster is meer dan optimaal ruimtegebruik. Het gaat ook over juiste

werkvormen en juiste groepen en docenten bij elkaar. • De terminologie is (onnodig) technisch geënt:

Offline operationeel: cyclisch operationeel Online operationeel: ad hoc operationeel

In dezelfde scriptie staat een aanpak voor het indelen van belanghebbenden. Het zou inzicht kunnen geven om de diverse afdelingen en stakeholders in te delen volgens deze categorieën (zie bijlage). Rudy komt hier een keer op terug. Afspraak: Volgende keer op de agenda: opzet van het governance model van onderwijslogistiek. Bekijken welke stakeholders en nu precies zijn bij de cellen/processen en vervolgens van hieruit bekijken hoe de governance dan op het model gelegd kan worden. 5. Vragen bij de cellen van de honingraat Peter en Carien hebben vragen geformuleerd om discussies met groepen scherper te kunnen voeren. De vragen zouden kunnen leiden tot een zelfevaluatie zoals BISL hanteert (IST-situatie) een meetinstrument met een foto waar je staat in het proces. Kan ook In combinatie met de balansdriehoek: is het studeerbaar, doceerbaar en organiseerbaar?

Doel van de vragen was meer ontwerpgericht: welke samenhang is er, wat is de onderlinge impact en afhankelijkheid? Hoe kom je tot een SOLL-situatie? Uitgangspunt kan een verbetertraject zijn, probleemoplossend. Ander uitgangspunt kan een strategisch besluit zijn, hoe werk je daar naartoe, waar moet je vooral aan werken? Afspraak: iedereen geeft feedback per mail komende week (uiterlijk vrijdag 16 januari). Peter en Carien gaan op basis daarvan een tweede versie maken. 6. Rondvraag en wvttk Volgende bijeenkomst op vrijdagen aansluitend op de bijeenkomsten van het kernteam. Rachid zal uitnodigingen rondsturen. Bijlage: