Aan de slag met de Baseline Informatiehuishouding van Gemeenten

Frans Smit, Rotterdam, 22 mei 2012

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

wat, waarom, wanneer, wie

• normen en instrumenten voor het op orde krijgen en houden van de informatie van gemeenten

• aanleiding, doel en aanpak• kabinetsnota Informatie op Orde uit 2007• uitwerking voor rijk, daarna voor andere overheden• opdracht VNG aan KING voor baseline gemeenten• verbinden met GEMMA en zaakgericht werken • multidisciplinaire projectgroep• versie 1.0 in 2012 vastgesteld

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

de zeven normen

1. bestuur en beleid

2. organisatie

3. standaarden

4. ordening en metadata

5. duurzaamheid, toegankelijkheid en authenticiteit

6. kwaliteitszorg

7. digitale vervanging, verwijdering, overdracht en vernietiging

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

de baseline als dashboard

• te gebruiken door …• … bestuur en management• … beleidsmedewerkers• … toezichthouders

• als instrument voor …• … beleid• … verantwoording• … samenwerking

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

versie 1.0

• managementsamenvatting • deel 1: De Basis • deel 2a: Het Denkkader • deel 2b: Documentaire informatievoorziening

en (digitaal) zaakgericht werken • deel 3: De Praktijk • bijlagen

• http://www.vng.nl/eCache/DEF/1/13/822.html

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Norm 1: Bestuur en Beleid

De verantwoordelijkheden die het management namens het college van b&w draagt voor de duurzame toegankelijkheid

en betrouwbaarheid van informatie zijn belegd en beschreven

• Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer• Informatiebeleidsplan• Informatiebeveiligingsplan• Procedures WOB en WBP (privacy officer)• Uitgangspunten: 9-vlak en INK-model

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Norm 2: Organisatie

de inrichting van organisatie, processen, personeel en hulpmiddelen is kwantitatief en kwalitatief toereikend voor

de borging van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie

• Verantwoordelijkheden, bevoegdheden en mandaten• Taakverdeling tussen primaire processen en ondersteunende processen• Processen en Procedures• Kwaliteitsmanagement, interne audit en control, risicomanagement,

inspectie• (…)

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Norm 3: Standaarden

voor verschillende aspecten van het informatiebeheer zijn binnen de gemeente of het bestuursorgaan standaarden

gedefinieerd en in gebruik.

• Informatiearchitectuur: GEMMA• Basisgegevens en zaakgegevens: RSGB en RGBZ• Gegevensuitwisseling: STUF• Duurzame en open bestandsformaten• (…)

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Norm 4: Ordening en metadata

er is een - geprioriteerde - classificatie gemaakt van producten, processen, informatie en verantwoordelijkheden, waarbij

rekening is gehouden met wet- en regelgeving.

• Ordeningsstructuur: ZTC, BAC• Metadata: ISO23081, toepassingsprofiel• Classificatie: vertrouwelijkheid, veiligheid, beperkte openbaarheid• (…)

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Norm 5: Duurzaamheid, toegankelijkheid, authenticiteit

een - al of niet geautomatiseerd - systeem waarmee overheidsinformatie wordt beheerd, ondersteunt

aantoonbaar de eisen van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid, op het niveau van het geldende

beheerregime.

• Informatiesysteem: gecertificeerd NEN2082, Moreq2 • Duurzaam toegankelijk houden: e-depot(-s), RODIN• (…)

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Norm 6: Kwaliteitszorg

Bij het creëren en gebruiken van overheidsinformatie worden de kwaliteitseisen voor duurzame toegankelijkheid en

betrouwbaarheid in acht genomen .

• Kwaliteitsmanagement, audit, control en inspectie • Zelfevaluatietools: GAR, RODIN• Methodieken: INK-model, BSC• Referentiekaders, toetsingscriteria• (…)

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Norm 7: Digitale vervanging, verwijdering, vernietiging en overdracht

de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie is tot het moment van verwijdering

gewaarborgd, en de verwijdering verloopt conform

vastgelegde procedures.

• Handboek Vervanging • Machtiging tot vervanging• Procedure van selectie en vernietiging• Vernietiging van alle versies (incl. backups !)• (…)

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

deel 3: praktijkvoorbeelden

• Besluit Informatiebeheer Amsterdam• Functioneel Ontwerp Records Management B5• Draaiboek beleid digitale duurzaamheid Den

Bosch en Tilburg• Zelfevaluatietool kwaliteitszorg Rotterdam• Toetsingskader voor archiefinspectie Almere• Model Zaakgericht werken Prover

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

informatiebeheerplan in Almere

• onderdeel Besluit Informatiebeheer 2011• jaarlijks te actualiseren, bevat overzicht van:

– processen, procedures– verantwoordelijkheden– vindplaats van informatie en van metadata– In gebruik zijnde informatiesystemen– knelpunten en verbetertrajecten– geplande overbrengingen

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

baseline

Landelijke wet- en regelgeving

Archiefwetgeving, Archiefregeling,Selectielijst etc etc..

Gemeenteraad

Archiefverordening

College van B&W(“zorgdrager”)

Besluit Informatiebeheer

Dienst(“beheerder”)

Beheerplan

StadsarchivarisKwaliteitseisen

ICT- en informatiebeleid

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

programma Informatie op Orde

• ambtelijk meerjarenprogramma met als doel:

informatiehuishouding effectief op orde• eerste stappen voor 3 bedrijfskritische

processen:– beheerplannen maken– kwaliteitsmanagement en toezicht inrichten– opleiden van verschillende doelgroepen

• projectmatig uitbreiden tot gehele gemeente

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

hoe wordt de baseline in het programma gebruikt?

• alle normen verwerkt in beheerplannen

• referentiekader kwaliteitszorg en toezicht mede gebaseerd op baseline

• denkkader en praktijkvoorbeelden input voor verdere invulling van het programma

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

tenslotte: verbeteren en vernieuwen

• gebruik normen van de baseline – in cyclus van besluitvorming– in cyclus van verantwoording

• grootste kracht van de Baseline ligt in toepassing in cyclus van Plan-Do-Check-Act

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Frans Smit, info@fpsmit.nl