Aan de slag met archief en documentatie

BEWARING VAN ARCHIEF EN DOCUMENTATIE

Tine Hermans Maasmechelen 24 februari 2014

EEN KLEINE REFLECTIE

Voorwerpen verouderen net als mensen… en toch willen

we ze bewaren ‘voor het nageslacht’. Hoe doe je dat?

Ter vergelijking: wat doet een mens om gezond te blijven?

1. Gezond eten en drinken, bewegen, af en toe op

controle gaan bij een arts

2. Ziek? Medicatie nemen, thuis blijven, naar de kinesist

gaan…

3. Heel ziek? Naar het ziekenhuis gaan, operatie laten

uitvoeren…

2

CONSERVATIE OF RESTAURATIE?

Een kleine volkswijsheid: voorkomen is beter dan genezen!

3

In stand houden

van de huidige

toestand

Ingrepen die het

probleem

neutraliseren en

het voorwerp

stabiliseren

Ingrepen op het

voorwerp die het

terug in een

vroegere staat

brengen

Passieve of

preventieve

conservering

(Actieve)

conservering Restauratie

Conservatie

OVERZICHT

Veel voorkomende materialen en soorten schade

De 10 schadefactoren

Aanbevelingen en tips: preventie

Eerste hulp bij insectenaantasting

Eerste hulp bij lichte schimmelaantasting

Voor meer informatie

4

PAPIER

Samenstelling bepaalt kwaliteit en dus ook

verouderingsproces

Papiervezel: lompen van vlas, katoen, hennep of jute (99%

cellulose) of vanaf 1845 hout (50-60% cellulose en o.a. lignine)

Bleekmiddelen

Verlijming, kleurstoffen en andere additieven

Inkten en kleurstoffen voor beschrijving of bedrukking, in min of

meerdere mate gevoelig voor licht en vocht

Hygroscopisch: trekt vocht aan en geeft dit weer af

Belangrijkste criterium voor beoordeling van schade is

de raadpleegbaarheid: komt die in het gedrang of kan

raadpleging nog meer schade veroorzaken?

5

PAPIER

Mechanische schade door gebruik, vervoer en opslag

Krullen en ezelsoren (licht)

Kleine scheurtjes in de randen (licht)

Vouwen (matig tot ernstig): soms kunnen de vouwen voorzichtig

terug uitgevlakt worden, maar vaak scheuren ze bij het hanteren,

zeker bij bros papier, grote formaten en calqueerpapier

Grotere scheuren (matig tot ernstig)

Rafelranden die in elkaar grijpen (ernstig)

Biologische schade door insecten en knaagdieren

‘Afgrazen’ (licht)

Gaatjes en gangetjes, grote vraatsporen (matig)

6

PAPIER

Chemische schade door interne oorzaak

Foxing (licht): roodbruine vlekjes

Inktvraat en kopervraat: uitlopen (licht), doordrukken (matig), gaten

(ernstig)

Verzuring (licht tot ernstig): verkleuring, bros worden en uiteen

vallen – bv. heel acuut bij krantenpapier.

Chemische schade door externe oorzaak

Brandschade: verkleuring door hitte (licht), vervuiling door

roetdeeltjes (matig), verkoolde delen (ernstig)

Plakband en stickers (matig tot ernstig): lijm veroudert, laat los en

dringt in het papier met zware verkleuring tot gevolg

Oxidatie van nietjes, paperclips, klemmen (licht tot matig):

verkleuring van het papier

7

PAPIER

Vochtschade

Watervlekken en uitlopen van inkt of kleur (licht)

Vervorming (licht) – ook als verschillende lagen, bv. een

gedoubleerde kaart, anders reageren op vocht

Vervilting (matig tot ernstig): eerst de randen, later ook andere

delen, worden erg zacht – als vilt – en bros, brokkelen af

Schimmelontwikkeling

Pastelkleurige, doorlopende vlekken (licht tot matig)

Verzwakking, vervilting en gaten (ernstig)

Verkleving (ernstig)

Foto’s: Schadeatlas archieven, Koninklijke Bibliotheek en Nationaal

Archief (NL), 2007 8

BOEKBANDEN

Mechanische schade aan de band of de binding door gebruik, vervoer en opslag

Vervorming/doorzakken, krassen, scheuren (licht)

Versleten naaiwerk (matig tot ernstig)

Losse pagina’s of katernen (ernstig)

Gebroken of gescheurde rug (ernstig)

Chemische schade door interne oorzaak

Rode rot of leerrot (matig tot ernstig): het leer verpulvert, eerst is er

enkel schade aan de oppervlakte, later zal het leer scheuren en

loslaten

Foto’s: Schadeatlas archieven, Koninklijke Bibliotheek en Nationaal

Archief (NL), 2007 9

FOTO’S

Samenstelling

Drager: barietpapier, RC-papier, glas, nitraatfilm (celluloid),

di-acetaatfilm, tri-acetaatfilm, polyesterfilm

Emulsielaag:

• meestal zilverzouten of synthetische kleurstoffen

• bindmiddel: albumine of collodium (< 1935), gelatine (> 1935)

Afwerklaag: vernis (heel vroeger), UV-filter (heel recent)

Veel foto’s zijn intrinsiek onstabiel, doordat er

verschillende chemicaliën aan te pas kwamen

Weet wat je in huis hebt

Belangrijk om chemische processen zo veel mogelijk te

vertragen

10

FOTO’S

Mechanische schade

Glas is breekbaar en gevoelig voor krassen (bij stapelen)

Emulsielaag kan bros worden door uitdroging, kleine scheurtjes gaan

vertonen en zelfs loskomen van de drager

Chemische schade

Verkleuring van het beeld en/of de drager

Oxidatie van zilverbeelden: metaalblauw tot zilverig waas op donkere

delen of (bruin)rode stippen

Bij zwartwitafdrukken op RC-papier verlopen deze processen sneller

Biologische schade

Vraatsporen: papier en gelatinelagen zijn gevoelig voor insecten

11

FOTO’S

Mechanische schade

Glas is breekbaar en gevoelig voor krassen (bij stapelen)

Emulsielaag kan bros worden door uitdroging, kleine scheurtjes gaan

vertonen en zelfs loskomen van de drager

Chemische schade

Verkleuring van het beeld en/of de drager

Oxidatie van zilverbeelden: metaalblauw tot zilverig waas op donkere

delen of (bruin)rode stippen

Bij zwartwitafdrukken op RC-papier verlopen deze processen sneller

Vochtgerelateerde schade

Gelatinelaag zwelt en kan kleverig worden, vooral onder druk

12

FILM

Nitraatfilm (tot 1951)

verkleuring

uitwaseming van nitraatdampen (azijngeur!)

aan elkaar kleven

verpulveren en zelfs spontaan ontbranden

Daarom nooit in een kleine afgesloten ruimte bewaren!

Di-acetaatfilm

Gelijkaardig aan nitraatfilm, maar trager en niet ontvlambaar

(‘azijnzuursyndroom’)

Tri-acetaatfilm en polyesterfilm: stabiel

13

DE 10 SCHADEFACTOREN

1. Welke vormen van schade hebben we nu gezien? Kan je er nog bedenken?

2. Wat zou de oorzaak van de schade kunnen zijn?

3. Welke oorzaken kende je nog niet?

14

DE 10 SCHADEFACTOREN

Fysische krachten

Brand

Water

Diefstal en vandalisme

Informatieverlies

Insecten en schimmels

Verontreinigingen

Licht en ultraviolette straling

Verkeerde relatieve vochtigheid

Verkeerde temperatuur

15

FYSISCHE KRACHTEN

Zwaartekracht, druk, spanning, trillingen…

Kan voorkomen worden door voorzichtig hanteren,

goede ondersteuning en opberging

Extra goed opletten bij reeds verzwakte of beschadigde

documenten, forceer ze niet

Bij ernstige breuk of scheuren: hou de verschillende

delen goed bijeen, niet meer laten raadplegen

Ga niets zelf herstellen: vraag minstens advies van een

deskundige

16

BRAND

Een klein(er) risico, maar met grote gevolgen

Brand = brandstof + zuurstof + ontbrandingstemperatuur

Zorg voor goed functionerende rookdetectoren en

brandblussers, een lijstje met noodnummers

Evacuatie van mensen is altijd het belangrijkst!

Komt vaak voor in combinatie met waterschade, water is

nog steeds de meest effectieve en veilige manier om

brandend organisch materiaal te blussen

17

WATER

Opstijgend grondwater,

doorsijpeling in de muren,

lekken aan watervoerende

leidingen, wateroverlast…

Controle en problemen

snel aanpakken

Plaats niets op de grond!

Houd een emmer en

dweilen in de buurt

Heel natte voorwerpen

invriezen om erger te

voorkomen

18

DIEFSTAL EN VANDALISME

Vertragen en ontraden is de boodschap: hoe lang zou

een dief erover doen om binnen en weer buiten te

geraken? Is er sociale controle?

Zorg voor een goed sleutelbeheer: niet iedereen moet

binnen kunnen (maar wel meer dan één persoon), laat

sleutels nooit rondslingeren

Houd bij wie wat ontleent, ook eigen volk

19

INFORMATIEVERLIES

Ook de informatie over documenten en films is erg

belangrijk, bv.

wie is de schenker

wie of wat staat er op

van waar komt het

door wie werd de foto getrokken

Noteer al wat je weet, zodat later ook andere mensen

het zullen weten

uniek en goed leesbaar inventarisnummer, dat verwijst

naar de inventaris of de plaatsingslijst

Zorg voor een back-up van de informatie, updates van

de software

20

INSECTEN EN SCHIMMELS

Veel voorkomende insecten in papieren collecties:

Gewone houtworm of boekenworm

Kevers: broodkever, dief- of spinkever

Luizen: gevleugelde stofluis, boekenluis

Zilvervisjes: papiervisje, zilvervisje, ovenvisje

Meestal lichtschuw, houden van normale tot vochtige en

warme omgeving

Worden in het algemeen aangetrokken door stof, dode

beestjes, schimmel, etensresten, afval, vogelnesten…

Schimmels houden van warm en vochtig (> 65%) en

komen vaak voor in combinatie met vochtproblemen.

Moeilijker te bestrijden!

21

INSECTEN EN SCHIMMELS

Geïntegreerde bestrijding van insecten en schimmels:

22

VERONTREINIGINGEN

Schadelijke gassen en dampen:

Zwaveldioxide (SO2) en stikstofoxiden (NOx) < verbranding

fossiele brandstoffen (buiten)

Waterstofsulfide (H2S) < wol, vilt, beenderlijm, rubber,…

Formaldehyde en mierenzuur < hout en houthoudende producten,

ook gewoon papier en karton, sommige lijmen, isolatieschuim…

Ozon (O3) < smog, onweer, elektrische apparatuur (bv. printers)

Voor chemische reactie is vocht, zuurstof, energie (bv.

warmte) en soms licht nodig

Stof, vuil, roet, vingerafdrukken (= vet, zuren en zouten)

Let op met ventilatie met buitenlucht

Gebruik zo veel mogelijk ‘veilige’ materialen!

23

LICHT EN UV-STRALING

Licht = zichtbaar licht (lux), infrarood en ultraviolet

(microWatt/lumen)

UV is de grootste boosdoener, zit vooral in daglicht (zelfs

bij bewolking!), maar in lampen ook

Energiezuinige lampen zorgen niet meer voor grote

temperatuursverschillen

Recente verlichting kan tot <10 microWatt/lumen halen,

dit vraag je best op voorhand na

Een goede werkverlichting blijft nodig, maar boven de

250 lux verbetert onze waarneming nauwelijks

De afstand tot de lamp bepaalt mee het aantal lux!

24

VERKEERDE TEMPERATUUR

Wat?

Te hoog: chemische reacties (vaak zelfs bij

kamertemperatuur), insecten en schimmels, wassen

zegels smelten, lijmen worden terug zacht,

kunststoffen kunnen kleverig worden

Te grote schommelingen: invloed op RV!

Invloeden: verwarming, verlichting, opwarming muren

door zon, isolatie, mensen

Hoe meten? Best samen met RV!

25

VERKEERDE RELATIEVE VOCHTIGHEID

Wat? Percentage van waterdamp in de lucht

Te hoog: chemische reacties, insecten en schimmels,

vervorming van papier, …

Te laag: verbrossing van papier

Te veel schommelingen: uitzetten en krimpen leidt tot

mechanische schade

Invloeden: water, mens, temperatuur, bouwmateriaal

Hoe meten? Thermohygrometer, thermohygrograaf,

datalogger (best gedurende een jaar)

Grote hoeveelheid organisch materiaal in een gesloten

ruimte regelt grotendeels zelf de vochtigheidsgraad

Let op bij condensatie (+ 100%) bv. aan vensters

26

27

AANBEVELINGEN EN TIPS: PREVENTIE

Verbetering stap voor stap aanpakken, alle kleine beetjes

helpen, je vooral niet laten ontmoedigen door ‘de ideale

situatie’! Maar als je wat doet, doe het dan goed!

28

TIPS VOOR DE BEWAARPLAATS

Bedek ramen met rolluiken, gordijnen, uv-werende folie

Controleer draagkracht vloer

Vaste rekken: min. 700 kg/m²

Verrijdbare stellingen: min. 1000 kg/m²

Beschilder muren met een stofwerende coating en laat

min. een week drogen voor archief terug te plaatsen

Zorg voor voldoende verlichting (bv. 200-250 lux), maar

laat die niet langer branden dan nodig

Spreek goed af welke personen de sleutel bewaren

Zorg voor brandblussers en rookdetectors

Zorg voor stevige rekken zonder eik of MDF

29

TIPS VOOR DE BEWAARPLAATS

Vermijd vochtproblemen:

Laat kieren en spleten dicht maken

Herstel lekkende leidingen

Maak dakgoten en afvoerputjes tijdig zuiver

Leg vloermatten bij de ingangen

Zorg voor een vestiaire

Zorg voor een beetje natuurlijke ventilatie (liefst binnenlucht!)

Pak een te hoge relatieve vochtigheid (> 60%) aan met

een ontvochtiger

Zet de verwarming niet op dag-nachtritme

Nitraatfilms, printers en kopieerapparaten op een aparte,

goed geventileerde plek

30

KLIMAAT BEHEERSEN

31

32

33

34

35

36

37

TIPS VOOR HET HANTEREN

Was op voorhand je handen of draag handschoenen van

nitril of katoen

Neem de minst zwakke delen vast met je beide handen

Boeken in een rek: duw de twee erlangs naar achter

Draai bladzijden voorzichtig om, forceer niets

Neem foto’s en films niet vast op de beeldzijde

Eet of drink niet in de buurt van documenten

Schrijf enkel met potlood

Zorg voor een boekensteun of kussen

Sta enkel foto’s zonder flits toe

38

TIPS VOOR HET VERPAKKEN

Controleer al wat binnenkomt op insecten en schimmels!

Zorg voor een werktafel zonder rommel

Verwijder nietjes, elastiekjes, plakband e.a. tenzij dit nog

meer schade zou teweegbrengen

Stof af met een zacht borsteltje, gompoeder of

museumstofzuiger

Gebruik geschikt materiaal:

Zuurvrij papier, mappen, dozen, rollen, four-flaps, etiketten (10

tot 100 jaar), eventueel gebufferd/met alkalische reserve

Polyester (PS, PET), polyethyleen (PE), polypropyleen (PP),

zonder weekmakers en PAT-getest

Katoenen lint of keperlint, roestvrije clips

39

TIPS VOOR HET VERPAKKEN

Werk met standaard formaten (bv. S, M, L, XL)

Vermijd kreuken, vouwen, doorhangen en stapelen

Als die er al zijn, test dan héél voorzichtig of het papier terug

gevlakt kan worden, zoniet afblijven

Probeer geen stukken in een verpakking te duwen, neem liever

een grotere verpakking

Oprollen: liever een grotere diameter, beeldzijde naar buiten,

afdekken met polyesterfolie of zuurvrij papier, netjes meerollen

zonder vouwen, binden met katoenen lintjes

Anderzijds: als de verpakking te groot is of er te veel

verpakkingsmateriaal is gebruikt, dan kan je het stuk niet goed

meer hanteren

Nummer met een zacht potlood (HB of B)

40

41

42

43

44

TIPS VOOR DE PLAATSING

Plaats de meest gevoelige of waardevolle stukken niet

op zolder of in de kelder

Gebruik de van nature warmste en/of best verlichte

ruimte als werkkamer en de koelste en/of donkerste voor

opslag

Plaats niets in de buurt van verwarming, nutsleidingen,

lampen en mogelijke vochtbronnen

Orden op formaat voor een optimaal gebruik van de

ruimte

Laat een beetje ruimte voor natuurlijke ventilatie, ook

achter rekken

45

TIPS VOOR SCHOONMAAK EN CONTROLE

Maak dakgoten en afvoerputjes tijdig zuiver, verwijder

vogelnesten en -uitwerpselen

Kuis de ruimte niet, gebruik een stofzuiger mét HEPA-

filter en microvezeldoek

Controleer de opslagruimte af en toe op:

waterlekken

vreemde geurtjes

boormeel, vervellingen, uitwerpselen, dode beestjes

(determineer!) op vensterbanken, in donkere hoekjes en spleten

openstaande ramen of deuren, lichtinval en verlichting

materiaal dat er niet thuishoort of dat ontbreekt

werking van rookdetectoren en klimaat(meet)apparatuur

Verzuurd papier/karton: pH-testpen 46

EERSTE HULP BIJ INSECTENAANTASTING

RV en temperatuur verlagen of stabiliseren,

vochtproblemen of andere oorzaken aanpakken

Stukken nakijken op aantasting en afzonderen

Beestje(s) determineren (gedrag, voeding, boormeel,

vervellingen, grootte uitvliegopeningen…)

Bestrijdingsmethoden (naast klimaat aanpakken!):

Invriezen (vooral dunne voorwerpen): een week bij min. -20°C,

koude lucht moet er goed omheen kunnen, zak uithalen en

gesloten laten, na een paar weken herhalen, zak nog 1 dag dicht

laten om condens te vermijden

Anoxiebehandeling door Monumentenwacht of Rentokil

Nadien altijd voorwerp stofzuigen en alle resten verwijderen!

47

48

49

50

51

52

53

54

EERSTE HULP BIJ LICHTE SCHIMMELAANTASTING

1. Eerst vochtprobleem vinden en oplossen

2. Alle stukken nakijken op aantasting

3. Aangetaste stukken afzonderen, ARA-test doen en laten

drogen aan de lucht (indien niet mogelijk: voorlopig in

plastic verpakken, maar risico dat schade erger wordt)

4. Na 1-4 weken: oppervlakteschimmel verwijderen met

stofdoek of museumstofzuiger met HEPA-filter

5. Eventueel niet-gevoelige materialen ontsmetten met

70% ethanoloplossing en een penseel of wattenstaafjes

6. Ruimte en gebruikte materiaal ontsmetten (of weggooien)

55

56

Jezelf beschermen is echt

geen overbodige luxe: eigen

gezondheid eerst! Zorg voor een afgesloten werkruimte

57

58

VOOR MEER INFORMATIE…

www.depotwijzer.be

VerzekerDe Bewaring op www.faronet.be, afleveringen

Papier, Fotografisch materiaal (nog niet digitaal, wel in

papieren versie), Schimmels en insecten

Brochures Rijksarchief

Website Archiefbank Vlaanderen

Website Vlaamse Erfgoedbibliotheek

Specifieke vragen?

Consulent Heemkunde Vlaanderen, depotconsulenten van

de provincies (zie www.depotwijzer.be)

59