‘98

IT &

Infr

astru

ctuu

r St

ruct

uur

& P

erso

neel

B

ack-

Offi

ce &

Pro

cess

en

Fron

t-Offi

ce

Mam

agem

ent-

tool

s

Trendfocus 55 Business Process Management Systemen (BPMS)

Een Business Process Management System (BPMS) is een (set van) software applicatie(s) welke het mogelijk maakt om bedrijfsprocessen en bedrijfsregels gra- fisch te modeleren, executeren, beheersen en te representeren. Hierbij wordt gebruik gemaakt van informatie uit zowel bestaande als nieuwe software applicaties welke doormiddel van web services aan de processen worden gekoppeld.

TQM Figuur 5 Evolution of BPMS

BPR

BPM

BPMS

WFM

ERP

Databases

‘80 ‘90 ‘95 ‘00

‘05

time

BPMS brengt processen grafisch in kaart en koppelt een softwarecode aan de onderliggende activiteiten (m.b.v. web services) om zo het procesmodel executeerbaar te maken. De doel- stelling is dat het makkelijker wordt om processen en de ondersteunende informatie syste- men te wijzigen, wat continue optimalisatie van processen mogelijk maakt.

Daarnaast zijn er nog een reeks additionele voordelen verbonden aan het BPMS paradigma. Niet alleen de genoemde flexibiliteit, maar vooral ook de mogelijkheid om via webservices gebruik te blijven maken van functionaliteit in bestaande applicaties, is van grote meer- waarde. Hierdoor renderen investeringen in IT langer. Ook wordt samenwerking tussen verschillende ondernemingen makkelijker doordat de koppeling van processen en services makkelijker gemaakt wordt. Een andere niet onbelangrijke toepassing van BPMS is het mo- nitoren van de processen. Een BPMS biedt de mogelijkheid om alle processen die door het systeem ondersteund worden continue te meten. Dit levert enerzijds informatie op over de performance van de automatisering, bijvoorbeeld het aantal services dat per seconde wordt aangeroepen, maar kan anderzijds ook gebruikt worden om rapporten, alerts of prestatie indicatoren te genereren op basis van de informatie die bij de processen horen. Als kantteke-

Trends in IT 2010 / 2011

Abi

lity

to

ex

ecu

te

56 Trendfocus

ning moet worden opgemerkt dat een BPMS vooral sterk is in het domein van systeem tot systeem processen, terwijl systeem tot mens processen minder goed worden ondersteund en mens tot mens processen bijna helemaal niet.

Figuur 6 BPMS in de magic quadrant (bron: Gartner,

Challengers Leaders

Pegasystems

Savvion

november 2007) Global 360 Oracle

Fujitsu Adobe

EMC

Lombardi BEA Systems

Tibco Software Metastorm

Software AG Appian

Captaris

Microgen

Ullmus

Singularity Intalio

AuraPortal Ascentn

Sungard

Niche players Visionaries

Completeness of vision

De markt voor BPMS is snel aan het veranderen. Wie er de onderzoeken van bureaus als Gartner en Forrester op naslaat, zal zien dat er in de laatste jaren steeds meer grote spelers op de markt verschijnen met de claim een BPMS oplossing te kunnen leveren. Hierbij gaat het vaker om een set van applicaties van verschillende aanbieders (denk aan SAP Netweaver i.c.m. ARIS van IDS Scheer) dan dat er door één leverancier een geïntegreerde oplossing wordt aangeboden.

Hiernaast bestaat er een groot verschil in de achtergrond van de leveranciers. Steeds meer producten uit verschillende domeinen, zoals Workflowmanagement of Enterprise Integra- tion Application, worden gepositioneerd als BPMS terwijl lang niet alle functionaliteit ge- leverd wordt.

Op dit moment vindt er al een enorme consolidatie plaats in de markt van BPMS leveran- ciers met overnames, zoals Webmethods door AG Software, Feugo door BEA Systems, welke weer is overgenomen door Oracle en nog vele anderen. Dit is een trend die in de komende jaren nog doorzet. Ten grondslag aan deze trend ligt de behoefte aan het breed kunnen aanbieden van alle BPMS functionaliteit door één leverancier. Tevens verwachten we dat de functionaliteit ter ondersteuning van processen tussen systemen en medewerkers en tussen medewerkers onderling nog sterk zal toenemen.

BPMS biedt verschillende voordelen voor ondernemingen. Naast een verbetering van de pro- cessen in de organisatie, wordt het ook makkelijker om samen te werken met andere organi- saties waar ook ter wereld. Outsourcing of offshoring van productie naar China of het beheer van IT naar India, het wordt allemaal makkelijker. Ook de integratie van systemen bij een overname kan sneller verlopen, denk bijvoorbeeld aan Fortis die ABN-AMRO voor een deel overneemt en moet integreren. Verder biedt BPMS de mogelijkheid eerdere investeringen in IT langer te laten renderen en kan er betere management informatie worden gegenereerd.

De kosten liggen niet alleen in de software en infrastructuur, maar vooral in de training van medewerkers, het inrichten van een systeem van continue verbeteren van processen en het legertje consultants dat onvermijdelijk om de hoek komt kijken. Eén van de grootste risico’s

Trends in IT 2010 / 2011

IT &

Infr

astru

ctuu

r St

ruct

uur

& P

erso

neel

B

ack-

Offi

ce &

Pro

cess

en

Fron

t-Offi

ce

Mam

agem

ent-

tool

s

Trendfocus 57

is dat de organisatie BPMS beschouwt als een IT-project. Het moet vanaf het begin duide- lijk zijn dat het hier om systemen gaat die de BPM en SOA paradigma’s ondersteunen. Een goede combinatie van betrokkenheid vanuit zowel management, procesverantwoordelijken als uit de IT is essentieel voor het succesvol toepassen van BPMS.

BPMS’n positioneren wij op de boston matrix (zie Hoofdstuk 3) per direct als cash cows. Het zijn eigenlijk evoluties van bestaande systemen uit diverse invalshoeken, zie bovenstaan- de figuur. In de komende jaren zal deze trend stevig doorzetten, maar onderdeel worden van totaal ‘suites’ van grote softwareleveranciers. Voor enige inzicht in de mate van toepassing in de branches verwijzen wij naar de bovenliggende trend BPM.

Aan de trends BPM en BPMS heeft Pascal Ravesteijn het ‘Centre for Proces Innovation’ bijgedragen. Hij is te bereiken via pascal.ravesteijn@ hu.nl en www.processinnovation.nl.

Continuous Process Monitoring (CPM)

Continuous Process Monitoring (CPM) software is in staat om geautomatiseerd con- trolemaatregelen te monitoren en te beoordelen op hun effectiviteit. In deze soft- wareoplossingen zijn vaak good practice rapportages opgenomen waarmee voor de business cycles Order to Cash, Purchase to Pay en Finance to Report meetwaarden (actuals) worden vergeleken met de normen (targets). Enkele voorbeelden hiervan zijn Synaxion, SAP GRC, VisionWaves Delta en Approva.

Voor het opstellen van zogenaamde ‘in control statements’ wordt er de laatste paar jaar steeds meer gebruik gemaakt van geautomatiseerde controls monitoring oplossingen. Hierbij wordt bereikt dat per organisatieonderdeel de effectiviteit van de getroffen controlemaatregelen continu kunnen worden beoordeeld. De meetwaarden (actuals) worden in een scorecard presentatie vergeleken met normwaarden (targets). De vergelijking van beide waarden levert vervolgens waardevolle informatie over hoe effectief een bepaalde controlemaatregel is ge- weest. Deze evidence kan vervolgens worden opgenomen in de ‘in control statements’.

Het rapporteren over de effectiviteit van de getroffen controlemaatregelen is uitermate tijd- rovend en dus kostbaar. Het is echter vaak vereist om aan externe regelgeving zoals SoX 404, Code Tabaksblat, IFRS en Dutch GAAP te kunnen voldoen.

Trends in IT 2010 / 2011