Process Mining @ Amphia

Christiaan Hol &

Rob van de Coevering

Amphia ziekenhuis

4

840

>260

bijna 5000

Achtergrond: zorgpaden

Business Intelligence ?

Achtergrond: zorgpaden – wens business

O.a.: • Varianten • Volumes in/uit/varianten • Doorlooptijden Stuurinformatie

EPD-Epic: beeld & verwachting

EPD DW

“alles erin”

“alles eruit” + meer

• Elektronische patiëntendata

• Sleutel: patiënt (nr)

• Geen procesgestuurd systeem

• M.n. zorggactiviteiten met financieel effect (factuur)

• Geen differentiatie naar zorgprocessen: aan patiënt(nr) meerdere zorgactiviteiten gekoppeld

van verschillende specialismen/zorgpaden

• Met dit inzicht zijn we van start gegaan

EPD-Epic

Reguliere kliniek Orthopedie

Focuskliniek Orthopedie

Vraag vanuit de Focuskliniek orthopedie

• Meer complex • acuut • ‘ook kinderen’

Patiënt met orthopedisch probleem

Klantbeloften: • Toegangstijd • Tijd tot start behandeling

• Laagcomplex • Hoog volume • ‘geen kinderen’

Focuskliniek: vraag vanuit business

1) Ontdekken hoe we nu werken

2) Ontwerpcriteria voor nieuwe situatie bepalen (uit huidige situatie)

Te beantwoorden vragen:

• Waar start & eindigt het proces?

• Hoeveel procesvarianten (verschillen per patiënt)

• Zien we een hoofdpad?

• Doorlooptijden per procesvariant?

• Voorspelbare processen of onvoorspelbare processen?

Focuskliniek: dataset

• We weten nu waar we naar op zoek zijn!

• Tijdsaspect + specialisme

• Extractie database (financiële) verrichtingen

• Extra data separaat toegevoegd

• Dubbele verrichtingen (BV OK-gerelateerd)

2012 2013 2014 P

P P

P

P

P

P

Focuskliniek: workshops

Diverse workshops mbt dataset

• Artsen

• Proceskennis: planner, assistenten, BI, Finance, Zorglogistiek

• Gebruikers: verklaren codes (BV fysiotherapie)

Proces workshops

• Gezamenlijk kijken naar toepassing tool

• Zeer gedegen analyse vooraf: presenteren resultaten en toetsen

Focuskliniek: hoofdproces gevonden

Resultaat: hoofdproces ‘generiek’

Focuskliniek Orthopedie Lessons learned

• Tijdstempels noodzakelijk

• Analyse vooraf

• Tijdens workshops resultaten bespreken

• De juiste vraag stellen door de business is heel erg moeilijk

• Anders: slechts ’ontdekken’

biedt uiteindelijk geen oplossing voor probleem.

• Echte betrokkenheid business nodig (iteratief proces)

&

Vervolg (1) de data en Epic

• Waar zit de logdata in Epic inclusief tijdstempels?

• Acties:

• Workshop met gebruikers: Wat doen ze precies

• Contact gelegd met Epic Europe en Radboud UMC

Vervolg (2) Darmkanker/oncologie

• Eerst commitment management gevraagd:

• Daarna:

• Resultaten 2013 vergelijken met ‘nieuwe technieken’

• Probleemanalyse & beantwoorden van vragen

Vervolg (3) Finance & Control

• Presentatie Process Mining aan nieuwe manager F&C

• Process Mining koppelen aan intern kostprijsmodel

• Richting Acitivity Based Costing

• De financiële bottlenecks vinden, gebruik van benchmark resultaten

Vervolg (4) - Inkoop en P&O

• Gesprek over Process Mining met Inkoop en P&O

• Men ziet wel mogelijkheden, vraagstelling is nog onduidelijk

• Optie is om Every Angle in te zetten om data te extraheren

Process mining: praktijk

1.

‘opharden’

‘objectiveren’

2.

Probleem

definitie

3.

Analyse

6.

Monitoren &

sturen

simulatie &

voorspellen

4.

Diagnose

5.

Uitvoeren acties

Bedankt voor de aandacht

Christiaan Hol Business Partner Zorglogistiek Amphia Ziekenhuis chol@amphia.nl 076 595 2802

Rob van de Coevering Consultant Process MIning Zuiver ICT rvdcoevering@zuiverict.nl 06 54356523 www.zuiverict.nl