5 juni 2014 Studiedag VVSG digitaal klasseren en beheren van overheidsinformatie – Felixarchief Antwerpen

Digitale handtekening – stad Antwerpen

– uitgangspunten– chronologisch verloop:

• startschot en analyse• 3 fases: principes, uitrol, reguliere werking

– praktijkvoorbeelden– openstaande vragen– succesfactoren

Overzicht

Uitgangspunten

- vraag stadssecretaris:- digitaal werken digitaal tekenen - wat kan/moet er juridisch? - waar mogelijk: afschaffen

Startschot

– vaststellingen: • vasthouden aan papier, vaak omwille van handtekening• handtekening vaak niet nodig

– juridisch kader:• geen vormvereisten: functie handtekening staat centraal• digitaal tekenen kan met een:

– gewone handtekening– geavanceerde handtekening– gekwalificeerde handtekening (gelijkstelling met manuele)

• weinig (overkoepelende en eenduidige) rechtspraak en rechtsleer

Analyse

– samenwerking nodig– beslissingsmodel

• houvast nodig• stadsbreed zelfde principes, uitgepuurd• beslissingsmodel:

– afschaffen– enkel tekenen indien juridisch vereist– indien tekenen: digitaal

Fase 1: opstart + principes

Beslissingsmodel

– technische oplossing• Stadsbreed zelfde technologie• eID = principe:

– gratis (kostenbewust)– generiek– ondertekenen van Word, email, PDF, …

Fase 1: opstart + principes

– implementatie:• infosessies, specifieke doelgroepen• evt pilootprojecten• nieuwsbrieven en evt sociale media voor bedrijf• intranet:

– beslissingsmodel met voorbeelden– realisaties – praktische en technische FAQs

• pc’s tekenklaar maken

Fase 2: uitrol

– technisch: • keuze tekenplatform • SLA

– toepassing principes• diensten toetsen zelf hun processen aan het beslissingsmodel• rol projectteam: adviesverlening + focus bewaken• eerst intern, dan pas extern

– uittekenen digitale tekenflow

Fase 2: uitrol

– overdracht naar reguliere werking– technische implementatie tekenflow

Fase 3: reguliere werking

– hoe begin ik eraan?• opstart• uitwerking• toepassing

– voorbeelddocumenten• geen handtekening• gewone digitale handtekening• gekwalificeerde digitale handtekening

Praktijkvoorbeelden

– opstart:• directie betrekken/overtuigen• doel bepalen + planning opmaken

– uitwerking:• brieven oplijsten• prioriteit bepalen • gesprekken met afdelingen• afwegen en overleggen

– toepassing:• realisaties oplijsten • communicatie en overdragen naar reguliere werking

Hoe begin ik eraan?

– uitwerking = Excel document• prioriteiten aangeven met kleuren• indicatoren (afdeling, naam document, verzending, juridische

grond, wie bewaart enz.)

– toepassing = realisaties• fysieke/digitale handtekening geen handtekening• fysieke handtekening digitale handtekening

Hoe begin ik eraan?

– interne documenten – aankondigingsbrieven– facturen – kennisgevingen/begeleidende brieven– informatieve brieven

Geen handtekening

– afrekeningsstaat dienstreis – bestelbon na gunning– aanvraag loopbaanonderbreking – oproepingsbrief gemeenteraadsverkiezingen

Gewone dig. handtekening

– collegiale brief – contract – gunningsbrief – waarderingsverslag

Gekwalificeerde dig. handtekening

Voorbeeld: eID (MS Word)

Voorbeeld: eID (MS Outlook)

– bulktekenen– tekenen op tablet– aangetekend verzenden– weerstand bij externe instanties

Openstaande vragen

– draagvlak bij management– aanjagen door voorbeelden– functie van het document en van de

handtekening staan centraal– bestaande werking permanent in vraag stellen– aankweken van reflex bij iedere medewerker

Succesfactoren

Meer info