20170607 Eindverslag v1.1 definitief extern...enthousiasme besloten om met elkaar te gaan ontdekken...

e‐Depot pilot

Het versterken van onze digitale dijken

Rapportage

15‐05‐2018

Jilske de Bruin, Gerard Mulder, Kevin van Tuil

Rapportage e-Depot pilot RAR – Gemeente Buren – DE REE archiefsystemen Versie 1.0 1

Projectgegevens

Versiehistorie en distributie

Nr. Datum Status Auteur(s) Verstuurd aan

Gevraagde actie*

0.0 06‐04‐2018 Concept K. van Tuil J. de Bruin aanvulling

0.9 11‐05‐2019 Eindconcept K. van Tuil J. de Bruin, G. Mulder

aanvulling

1.0 15‐05‐2018 Definitief K. van Tuil

Opdrachtgever Ella Kok‐Majewska (Regionaal Archief Rivierenland) [email protected] 0344‐612230

Projectleider Kevin van Tuil (Regionaal Archief Rivierenland) [email protected] 0344‐612230

Startdatum project 1 oktober 2017

Verwachte einddatum project 31 maart 2018

Huidige fase Afgerond


Inhoudsopgave

Voorwoord .................................................................................................................................. 3 1. Overbrengingsprotocol ............................................................................................................. 4

1.1 Verbeterpunten .................................................................................................................. 4 1.2 Nulmeting gemeente Buren ................................................................................................. 5

2.Digitale werkplaats: MAIS-Ingest……………………………………………………………………………………….…….8

2.1. Ontvangst, verwerking, structurering in MAIS-Ingest en verantwoordingsgegevens ................. 9 2.2. Uitvoeren als TopX in een SIP ........................................................................................... 12 2.3. Publicatie in MAIS-(M)DWS .............................................................................................. 14

3. e-Depot advies- en uitvoeringsdiensten richting gemeenten ...................................................... 17 3.1. Portfolio aan diensten ...................................................................................................... 17 3.2. Gewenste afname ............................................................................................................ 17

4. Bijlagen ................................................................................................................................ 18 A. Overzicht van opgenomen velden in DMS vs. export.............................................................. 18 B.1. Opsplitsen van bestanden voor betekenis kolommen .......................................................... 20 B.2. Voorbeeld van een mapping van het documentsoort “inkomend poststuk” ............................ 21 C. Overbrengingsprotocol RAR - zorgdragers ............................................................................ 22 D. Opnamemodel e-Depot RAR ............................................................................................... 23


Voorwoord Deze rapportage is de neerslag van een e‐Depot pilot tussen de Gemeente Buren, Regionaal Archief

Rivierenland (RAR) en DE REE archiefsystemen (De Ree). Eind 2017 hebben deze partijen vol

enthousiasme besloten om met elkaar te gaan ontdekken wat er komt kijken bij het overbrengen van

digitaal archief vanuit een documentapplicatie bij de gemeente Buren naar een e‐Depot van

softwareleverancier De Ree uit Groningen.

De partijen doen dat niet zonder voorkennis. De gemeente Buren staat momenteel met beide benen

in een digitale transitie, de organisatie neemt een vervangingsbesluit en gaat volledig digitaal

werken. De gemeente is zich zeer bewust van alle aspecten die daarbij komen kijken; van opleiden en

bijscholen van personeel tot het implementeren van softwareoplossingen die bijdragen aan het

duurzaam beheren van informatie. De organisatie wil graag innoveren.

Het RAR heeft eerder een succesvol e‐Depot project afgerond met de gemeente Zaltbommel en het

Gelders Archief en gebruikt sinds 2009 MAIS‐Flexis als digitaal archiefbeheersysteem voor de

historische archieven. De archiefdienst heeft in 2017 een vervangingsbesluit genomen en werkt

volledig digitaal, zowel richting de eigen bedrijfsvoering als ook (grotendeels) in de dienstverlening

naar buiten.

De Ree is met het archiefbeheersysteem MAIS‐Flexis een grote speler op de markt als het gaat om

softwareoplossingen die voorzien in het beheren en ontsluiten van archiefbeschrijvingen. Sinds twee

jaar is daar een product aan toegevoegd: e‐Depot. Daarmee worden klanten in staat gesteld om

naast het analoge archief, ook digitaal archief te gaan beheren in een duurzame omgeving.

Het product MAIS‐Ingest, wat kan worden gezien als een voorportaal van het e‐Depot, is voor zowel

de gemeente Buren als het RAR erg belangrijk. Het wordt gezien als de nieuwe digitale werkplaats,

waar de gemeenten en het RAR samenwerken aan het verduurzamen van het digitaal archief wat

daarna wordt opgenomen in het e‐Depot. In dit project ligt daar dan ook sterk de nadruk op.

Al te verklappen valt dat we vol tevredenheid terugkijken op dit project. Voor alle partijen geldt dat

er veel momenten zijn geweest waarvan we hebben kunnen leren. Even belangrijk is dat we

succesvol een dataset van de gemeente Buren hebben kunnen importeren in het e‐Depot, met

daarbij inbegrepen de uitvoering van alle tussengelegen stappen. Het unieke is wel dat we dit

hebben kunnen doen tot en met de beschikbaarstelling van het digitale archief op internet. Daarmee

is de gehele keten van opname, beheer en beschikbaarstelling in dit project doorlopen. Reflecterend

op het werkveld zijn we daarmee zonder twijfel innovatief bezig! Daarbij ook gelet op het feit dat we

vrijwel alle werkzaamheden in eigen beheer hebben kunnen en mogen uitvoeren, wat heeft gezorgd

voor een groot leereffect voor medewerkers van alle drie de organisaties.

Wat wij exact hebben gedaan is verder te lezen in deze rapportage. Ik nodig u uit om het met open

vizier te gaan lezen. Haak niet af bij termen die u niet kent, maar pak ze vast en leer ze begrijpen. Ga

er samen met uw collega’s mee stoeien in de zandbak en leer er in de praktijk mee te bouwen. Die

ruimte moeten wij onszelf leren en durven geven! Daar wens ik u heel veel succes mee, maar vooral

ook veel plezier toe. Samen met Jilske de Bruin en Gerard Mulder heb ik de afgelopen maanden met

trots verder gebouwd aan de toekomst van ons vakgebied.

Hartelijke groet,

Namens alle collega’s die aan dit project hebben meegewerkt,

Kevin van Tuil

Projectleider

Regionaal Archief Rivierenland


1. Overbrengingsprotocol

1.1 Verbeterpunten Leidraad voor de overbrenging van een dataset naar het e‐Depot is het overbrengingsprotocol. Daarin staan de te nemen stappen en wederzijdse verantwoordelijkheden op operationeel niveau beschreven. Vooraf vindt afstemming plaats tussen zorgdrager en het RAR over de af te nemen producten en diensten en daaraan gekoppelde advies‐ en uitvoeringsdiensten, op basis van een producten‐ en dienstencatalogus. In een e‐Depot project met de gemeente Zaltbommel en het Gelders Archief is een eerste versie van het overbrengingsprotocol RAR – zorgdragers (zie bijlage C) ontwikkeld. Op basis van de stappen in het protocol is de dataset voor dit project geïmporteerd in het e‐Depot. Daarbij zijn de volgende aanbevelingen geformuleerd:

- Bij stap 1; “Het verzoek komt op een centraal punt binnen bij het RAR en wordt vervolgens in behandeling genomen door een medewerker van het cluster digitalisering”. Nadere specificatie wenselijk: de relatiemanager voor de betreffende gemeente.

- Bij stap 2; Denkbaar is dat de overbrenging naar het e‐Depot wordt uitgevoerd door een cluster‐overstijgende samenwerking. Als we kijken naar de benodigde expertise, dan is dat zelfs een noodzaak. Dit nog te vormen team is zelfsturend en komt daarmee los te staan van een specifiek cluster.

- Bij stap 3; Om een compleet beeld te krijgen van de huidige staat (lees; volledigheid en juistheid) van de dataset en de mogelijkheden in bijvoorbeeld exporteren is het belangrijk om meerdere mensen vanuit de zorgdrager aan tafel te hebben: applicatiebeheerder, systeembeheerder, informatiemanager, etc. Daar waar nodig ook de leverancier van de applicatie of in ieder geval de mogelijkheid deze (via een helpdesk) aan te spreken.

- Bij stap 5: In de praktijk blijkt dat de inhoud van het zelfevaluatieformulier prima aansluit bij de inhoud van het intakegesprek. Het zelfevaluatieformulier wordt niet langer naderhand toegestuurd, maar behandeld tijdens de intake. Punten die tijdens de intake onbeantwoord blijven, komen op een actielijst. Verdere afhandeling vindt dan plaats via e‐mail.

- Bij stap 6; Analyse van de punten in het zelfevaluatieformulier vindt plaats gedurende het intakegesprek, verbeterpunten worden direct aangedragen. Na afloop worden deze punten schriftelijk bevestigd aan de zorgdrager, in de vorm van een rapportage (gespreksverslag). Daarin eveneens verwerkt een actiepuntenlijst.

- Voor aanvang van de test‐ingest loop ‐ stap 9 ‐ vindt bij voorkeur een nulmeting plaats op de over te brengen records en bestanden in het systeem van de zorgdrager. Op basis van steekproeven ontstaat een objectief beeld in hoeverre de verwachte kwaliteit, in termen van juistheid, volledigheid en leesbaarheid, maar ook authenticiteit en integriteit, overeenkomt met de daadwerkelijke kwaliteit. Het verslag van deze nulmeting wordt als verantwoordingsdocument toegevoegd aan het overbrengingsdossier.

- Stap 11; exporten conform het bestandsformaat en structuur zoals overeengekomen tijdens het intakegesprek. Exportproces wordt door zorgdrager of diens leverancier omschreven in een beknopt plan van aanpak, om het controleproces rondom het exporteren vast te leggen en inzichtelijk te maken.

“De procedure zoals beschreven in het overdrachtsprotocol is getoetst in een praktijkcasus met de gemeente

Buren en DE REE archiefsystemen, op basis van een overbrenging van een nader te specificeren dataset van

de gemeente naar het e‐Depot.”


- Stap 11; na exporteren en alvorens transporteren dienen er checksums gegenereerd te worden om de authenticiteit en integriteit van de bestanden voor, tijdens en na transporteren te kunnen controleren en bevestigen.

- Stap 11; na exporteren en alvorens transporteren dient het exportbestand van de records, in de vorm van een CSV of XML, op inhoud en structuur geanalyseerd te worden. Belangrijk op dit moment, omdat dit een essentiële factor is bij het opstellen van het werkingsmodel. Binnen dit project een tijdrovend onderdeel.

- Stap 13; de verwerking van metadatavelden naar flexvelden van archiefeenheidsoorten respectievelijk TMLO vindt eveneens plaats tijdens de pre‐ingest. De stappen van deze verwerking worden vastgelegd in een verwerkingsmodel (stap 14). Deze stappen dienen – zijnde een audittrail of log bestand ‐ als verantwoording voor de werkzaamheden die door het RAR na ontvangst van de dataset zijn uitgevoerd. Deze log wordt aan het overbrengingsdossier toegevoegd.

- Stap 16‐17‐18 van het huidige overbrengingsprotocol gaan er vanuit dat er een export plaatsvindt naar een TopX XML in een sidecar structuur, voor de opname in Preservica. In deze pilot hebben we echter de opname in het e‐Depot MAIS‐Flexis gerealiseerd, wat integraal onderdeel is van hetzelfde archiefbeheersysteem als MAIS‐Ingest. Daarvoor was het niet nodig om een export te creëren.

Bovenstaande aandachtspunten herhalen zich in het protocol ook voor de productie‐ingest loop.

- Stap 32: voor de controle op het kunnen openen en lezen van de in het e‐Depot opgenomen bestanden wordt een rapportage opgesteld, ter latere verantwoording van de resultaten en daaropvolgende goedkeuring of afkeuring van de ingest.

Deze aanbevelingen worden verwerkt in een nieuwe versie van het protocol. 1.2 Nulmeting gemeente Buren Met dit project zijn 796 records, inclusief de daaraan gekoppelde bestanden, binnen het zaaktype

“Bestemmingsplannen” uit het DMS Decos van de gemeente Buren geëxporteerd en opgenomen in

het e‐Depot. Voor het feitelijk realiseren van de handmatige export in de vorm van een XML bestand,

was hulp van de applicatiebeheerder van het DMS en de afdeling ICT van de gemeente Buren

benodigd. Daarnaast is ook de leverancier van het DMS geconsulteerd. De ervaring leert dat deze

partijen vast deel moeten uitmaken van het team overbrenging.

Voordat de opname van de dataset in het e‐Depot daadwerkelijk kon beginnen, heeft een analyse

plaatsgevonden van het zaaktype en de documentsoorten binnen het DMS Decos en in de export. Dit

was noodzakelijk om de inhoud en structuur van de dataset te leren begrijpen, een essentiële

voorwaarde voor het kunnen beoordelen van de inhoudelijke waarde van de data (bedrijfsmatig en

historisch) en het succesvol kunnen uitvoeren van de mapping van de metadata naar de veldensets

in het e‐Depot resp. TMLO / TopXML. Tot slot ook belangrijk voor het kunnen formuleren van

stappen die in het verwerkingsmodel moeten komen te staan. Hiervoor is door de gemeente Buren

toegang verleent tot het DMS Decos en inzage gegeven in de veldenstructuren die worden gebruikt

binnen het zaaktype “Bestemmingsplannen” en de daarin voorkomende documentsoorten

(“itemprofielen”). Daarbij zijn de volgende conclusies getrokken:

- De bestanden zijn leidend. Op basis van het aantal bestanden wordt het record op niveau

van archiefstuk en zaak herhaald in de export. Het is voor de gemeente wenselijk om

meerdere bestanden onder één document (TMLO: record zijnde archiefstuk) onder te

brengen en daarmee de oorspronkelijke hiërarchie (zoals in het DMS) te reconstrueren. Deze

structureringsslag, die moet plaatsvinden in MAIS‐Ingest, wordt opgenomen in het te

verwerkingsmodel.


In dit model worden alle verrijkings‐ en verwerkingsslagen opgenomen die moeten worden

uitgevoerd vanaf het moment van ontvangst tot daadwerkelijke opname van de dataset in

het e‐Depot. Bij een volgend ontvangst van eenzelfde dataset, we splitsen hier uit op

datasets (1) per gemeente (2) per zaaktype, hoeft enkel het verwerkingsmodel te worden

gestart. Dit kan zelfs plaatsvinden door de overbrengende partij zelf. Het is denkbaar en

vanuit het RAR zelfs wenselijk dat deze slag in een toekomstige geautomatiseerde koppeling

tussen DMS en MAIS‐Ingest wordt verwerkt. Daarmee liggen ook de stappen vast die zijn

uitgevoerd op de dataset, voor latere verantwoording en opname in het

overbrengingsdossier. Daarbij is gedegen change management, tussen de overbrengende

partij en het RAR, erg belangrijk. Op het moment dat er aan de kant van de gemeente iets

wordt gewijzigd in de programmatuur wat zorgt voor een wijziging van waarden in de export,

dient dit in overleg met het RAR aangepast te worden in het verwerkingsmodel in MAIS‐

Ingest.

- Als eenzelfde bestand meerdere malen staat opgenomen omdat het naar meerdere

geadresseerde is verstuurd, dan wordt in de export maar één dezelfde (eerst genoemde)

geadresseerde opgenomen bij alle records. Hierop moet de exportmodule in het DMS Decos

nog nader worden ingericht. Elk individueel record dient over een geadresseerde te

beschikken.

- Een volledig vastgesteld metadatamodel was ten tijde van het project niet aanwezig,

waardoor afstemming nodig was tussen de gemeente Buren en het RAR over de interpretatie

van veldnamen die als kolommen in de export staan opgenomen. Cruciaal hierbij was inzicht

in de zogeheten “itemprofielen” die de gemeente Buren in het DMS Decos gebruikt om per

documentsoort veldensets samen te stellen. De veldensets bestaan uit vaste systeemvelden

(“velden”) en vrij in te richten velden (ook wel “kenmerken”). Er wordt per veld onderscheid

gemaakt tussen de systeemnaam ‐ de naam van het veld in de database ‐ en label (of

prompt) – de naam van het veld in het registratievenster. Dit op zich zorgde al voor een

mapping.

Voorbeeld van een “technische naam” (links) en “weergave naam” (rechts)

van een metadataveld binnen het DMS van de gemeente Buren.

Deze analyse leverde een overzicht op van de velden die wel of niet in het DMS of de export

staan opgenomen, zie bijlage A. Het verdient de aanbeveling om de volgende (opmerkelijke)

constateringen in het overzicht nog nadere te onderzoeken:

o Veld niet in itemprofiel, wel waarde in dataset o Veld in itemprofiel, geen waarde in dataset

De mapping dient als basis voor latere afstemming van de velden en export op het e‐Depot.


- De export omvatte één XML bestand, met daarin opgenomen één zaak en de daarbinnen

gecreëerde documenten. In totaal deden zich zeven documentsoorten voor binnen deze

zaak. Doordat velden voor verschillende doeleinden werden hergebruikt binnen

documentsoorten, was uniforme interpretatie van de kolomnamen binnen de export niet

mogelijk. Binnen documentsoort A hadden sommige velden namelijk een andere betekenis

in vergelijking met documentsoort B. Een eerste slag was het splitsen van de records van de

verschillende documentsoorten in afzonderlijke exports. Pas dan was het mogelijk om de

betekenissen van de velden te vertalen naar labels voor de toekomstige flexvelden in MAIS‐

Flexis (zie 2.2. – verwerking) en vervolgens in een uitvoerdefinitie te mappen aan het TMLO.

Zie bijlage B.1 ‐ opsplitsen van bestanden voor betekenis kolommen ‐ en B.2 – voorbeeld van

een mapping van het documentsoort “inkomend poststuk”. Velden die binnen een

documentsoort niet werden gebruikt, konden worden verwijderd.

Enkele functionele aandachtspunten:

- Uitgaande documenten zijn niet voorzien van een inhoudelijke omschrijving in de export.

Hierop moet de exportmodule in het DMS Decos nog nader worden ingericht.

- Uitgaande documenten zijn niet gekoppeld aan inkomende documenten in export (en vv),

enkel aan de zaak. Hierop moet de exportmodule in het DMS Decos nog nader worden

ingericht.

- Veld “Ingevoerd op” bij inkomend document bevat waarden die niet worden geaccepteerd

door het TopX XML schema. Bijvoorbeeld bij IN/XXXXXXX. Huidige waarde: 13 feb 2014

11:59:56. Hierop moet de exportmodule in het DMS Decos nog nader worden ingericht.

Daar waar nodig zijn, voor de doorgang van het project, waarden handmatig gemuteerd voor

acceptatie binnen TMLO/TopX en wordt een aanbeveling aan de gemeente Buren gedaan om deze

waarden aan te passen in het DMS of de export.


2. Digitale werkplaats: MAIS-Ingest

In 2017 voerde het RAR samen met de gemeente Zaltbommel een pilotproject uit met het Gelders Archief als overheidsleverancier van een e‐Depot, via het Nationaal Archief. Nu is ervoor gekozen om samen met een commerciële e‐Depot leverancier een pilotproject uit te voeren: DE REE archiefsystemen. Zo kan het RAR tot een vergelijk komen tussen beide aanbieders en hierover op bestuurlijk niveau verslag uitbrengen. De gemeente Buren ondergaat momenteel een digitale transitie, dit pilotproject sluit perfect aan bij haar digitale ambities. Alvorens digitaal archief in het e‐Depot terecht komt, wordt het geplaatst in een zogeheten digitale werkplaats. De toekomstige digitale werkomgeving van de archivaris. In de digitale werkplaats structureert en verrijkt het RAR de dataset die door de zorgdrager in de ontvangstruimte is geplaatst. Het gaat dus om de advies‐ en uitvoeringstaken waarover in een eerdere fase van de overbrenging overeenstemming is bereikt. Binnen dit project beschouwen we MAIS‐Ingest als de digitale werkplaats. De volgende paragrafen hanteren dat als uitgangspunt. De verwerkingen die het RAR uitvoert worden vastgelegd in een verwerkingsmodel. Hiermee verantwoord het RAR de werkzaamheden die het heeft uitgevoerd richting de zorgdrager. Dit maakt het tevens mogelijk voor de zorgdrager om zelf eenzelfde dataset (van hetzelfde zaaktype) te importeren in MAIS‐Ingest en te verwerken tot in het e‐Depot. Het is wenselijk dat deze handmatige stappen in de toekomst worden verwerkt in een geautomatiseerde koppeling tussen DMS en e‐Depot.

“De over te brengen dataset binnen dit pilotproject is ontvangen, verwerkt en gestructureerd in ‐ en

vervolgens als TopX geëxporteerd uit ‐ de digitale werkplaats “MAIS‐Ingest”

“De over te brengen dataset binnen dit pilotproject is vanuit de digitale werkplaats “MAIS‐Ingest” succesvol

opgenomen in een testomgeving van het e‐Depot van leverancier, bekend onder de productnaam “MAIS e‐

Depot.”

“Op basis van de ervaringen die zijn opgedaan zijn vereisten opgesteld waaraan de digitale werkplaats moet

voldoen, mede gelet op de positionering van de digitale werkplaats zoals beschreven in het

overdrachtsprotocol en opnamemodel.”

“De gemeente Buren als overbrengende partij heeft via een “MAIS‐Flexis Viewer” e.o. via directe toegang tot

MAIS‐ingest een oordeel gegeven over de goede, geordende en toegankelijke staat. Deze toetsing heeft

plaatsgevonden na het moment van verwerking door het RAR én alvorens tot daadwerkelijke overbrenging

naar het e‐Depot / exporteren naar TopX XML is overgaan.”

“De gemeente Buren als overbrengende partij heeft samen met het RAR bepaald welke

verantwoordingsgegevens van de bewerkingsslagen in de digitale werkplaats het wil vastleggen.”


2.1. Ontvangst, verwerking, structurering in MAIS-Ingest en verantwoordingsgegevens Een over te brengen dataset wordt geregistreerd als een ontvangst in de lijst met ontvangsten in een

bepaalde periode, in dit project op basis van het jaar 2017. Op hoofdniveau wordt geregistreerd:

Vervolgens wordt de dataset ‐ bestaande uit records en bestanden ‐ via een beveiligde verbinding

(SFTP of HTTPS) in de ontvangstruimte van het e‐Depot geplaatst. Vanaf dit moment staat de dataset

op een digitale duurzame opslag (MAIS‐DDO), maar is het nog niet (formeel) overgebracht naar het

e‐Depot. Voor deze pilot hebben we in overleg met DE REE en de gemeente Buren besloten om

zelfstandig een export van de records te creëren in XML formaat. Leidend daarbij waren de

exportmogelijkheden die reeds in het DMS aanwezig waren én de acceptatiewaarden van MAIS‐

Ingest. Het doel was immers om de overbrenging zoveel als mogelijk in eigen hand te houden, zonder

tussenkomst van derde partijen, om een zo hoog mogelijk leereffect te behalen. De bestanden zijn in

een aparte levering toegezonden.

Nadat de ontvangst is geregistreerd en de records en bestanden in de ontvangstruimte zijn geplaatst,

wordt er een verwerking op het bestand met de records uitgevoerd. Leidend daarbij zijn de

aandachtspunten die conform het overbrengingsprotocol tijdens de intake en eerste analyse van de

dataset in het DMS (en het exportbestand) zijn geformuleerd. Hierop moet een technische model

worden ingericht in de digitale werkplaats, waarmee de dataset kan worden verrijkt en

gestructureerd conform de gemaakte afspraken tussen de gemeente en het RAR. Dit wordt het

verwerkingsmodel. Hiervan hebben we eerder gezegd dat het een verantwoording geeft van de

uitgevoerde verwerkingsstappen vanaf het moment van ontvangst tot daadwerkelijke opname in het

e‐Depot, zie ook 1.2. Nadat het verwerkingsmodel is vormgegeven en alvorens het wordt uitgevoerd,

wordt deze voorgelegd aan de gemeente. Beide partijen stellen het verwerkingsmodel vast.


Beide partijen vinden het belangrijk dat de dataset ook in “originele vorm” wordt bewaard, in de

staat waarin het verkeerde op moment van plaatsing in de ontvangstruimte. In ieder geval

gedurende de verwerking van de dataset in MAIS‐Ingest, maar het RAR kiest ervoor om de

bewaartermijn van deze bestanden te koppelen aan de wettelijke bewaartermijn van de

archiefbescheiden. DE REE deelt deze gedachte en MAIS e‐Depot is hierop ingericht. Hieronder volgt

een weergave van de uitgevoerde stappen binnen MAIS‐Ingest.

Weergave van de uitgevoerde verwerkingsacties (op hoofdlijnen) op het opgenomen bestand.

1. Controle bestanden, horende bij de records, op bestandsformaten die voorkomen in het Pronom

register. Pronom is een technisch register voor o.a. bestandsformaten en softwarenamen en –

versies. Relevant voor identificatie van de bestanden en het preserveringsbeleid.

2. CSV‐bestand importeren. Hierin staan de records, zijnde archiefbeschrijvingen op niveau van

document en zaak, die moeten worden opgenomen in het e‐Depot.

3. Koppelen van de bestanden aan de records in het CSV‐bestand op basis van de bestandslocatie en

bestandsnaam die bij de betreffende records staat opgenomen. Zo worden de juiste plaatjes bij de

juiste beschrijvingen getoond.

4. Een bovenliggend niveau aanmaken voor de dossiers. In het CSV‐bestand staan de records van

zowel de documenten als dossiers op eenzelfde niveau omschreven (per regel). Van elk document is

bekend tot welk dossier het behoord. Daardoor is het mogelijk om documenten die deel uitmaken

van eenzelfde dossier te bundelen en daarvoor een bovenliggend dossier aan te maken.

5. Een bovenliggend niveau aanmaken voor de subdossiers. De term subdossiers is verwarrend, maar

slaat op de technische bundeling. In het CSV‐bestand staan bestanden op het laagste niveau

omschreven, met daarboven de documenten en daarboven de dossiers. Van de bestanden is bekend

tot wel document ze behoren. Daardoor is het mogelijk om bestanden die deel uitmaken van

eenzelfde document te bundelen en daarvoor een bovenliggend document aan te maken.


Metadata die thuishoort bij bovenliggende records, het document of dossier, wordt verplaatst naar

boven en vervolgens verwijderd op het niveau van bestand.

6. Verplaatsen van de metatadata over het document en dossier, welke nu nog staat opgenomen bij

alle individuele regels, naar de zojuist aangemaakte bovenliggende records en dossiers.

7‐13. Voor de documenten worden archiefeenheidsoorten aangemaakt in MAIS‐Flexis. De veldensets

van deze archiefeenheidsoorten zijn eerder ingericht op basis van de analyse van het exportbestand

dat is uitgevoerd onder 1.2. In MAIS‐Ingest staan de archiefbeschrijvingen momenteel opgenomen

als een generieke archiefeenheidsoort. Deze bevat een veldenset met daarin alle velden die

voorkomen in het exportbestand. Op het moment dat de archiefbeschrijvingen worden omgezet

naar de daadwerkelijke archiefeenheidsoorten, krijgen de velden een herkenbaar label / prompt voor

de eindgebruikers. Binnen dit project hebben we de labels aangehouden die worden gebruikt binnen

het DMS van de gemeente Buren, om de herkenbaarheid voor de gemeenteambtenaar te

waarborgen. Daarbij zien we in de toekomst wel een uitdaging wanneer meerdere gemeenten

eenzelfde documenten binnen eenzelfde zaaktype gaan overdragen. Daarop zal een vorm van

standaardisatie moeten worden uitgevoerd, waarin het RAR een regierol moet gaan spelen. Het

systeem voorziet overigens in het creëren van meerdere scherm‐ en uitvoerdefinities, toegespitst op

verschillende vormen van gebruik/gebruikers. Daarin zijn nog wat mogelijkheid te ontdekken.

Binnen het overbrengingsprotocol beschrijven we met bovenstaande stappen stap 14 e.v. (test) en

stap 27 e.v. (productie). Daarmee zijn de vereisten die het RAR stelt aan de digitale werkplaats in de

basis ingericht.

Aandachtspunt is het technisch inrichten van de verwerkingsstappen, dit vraag om specifieke

programmeerkennis. In overleg met DE REE moet worden onderzocht of en hoe hiervoor een

interface kan worden gemaakt. Wel is er al een catalogus beschikbaar met verwerkingsstappen die

kunnen worden toegevoegd aan verwerkingsmodellen. Deze catalogus groeit nog altijd dagelijks. Van

deze verwerking worden uitgebreide logbestanden gecreëerd, die in dossiervorm worden opgeslagen

bij het digitale archief.

De gemeente merkt daarbij wel op dat er een gebruikersvriendelijke toelichting moet komen op de genoemde stappen in de logging. Wellicht kan worden volstaan met een verwijzing per ontvangst naar het gehanteerde verwerkingsmodel en dat van ieder verwerkingsmodel in een handboek staat opgenomen welke stappen op welk moment van toepassing waren. De beknopte uitleg per verwerking, die staat opgenomen in de catalogus, kan daarbij als basis dienen mits deze toelichtingen nog verder worden uitgewerkt.

Voorbeeld van een logging die plaatsvindt bij het uitvoeren van verwerkingsacties.


2.2. Uitvoeren als TopX in een SIP Nadat de dataset is verwerkt en de archiefbeschrijvingen en bestanden als zijnde een

dossierinventaris zijn gecontroleerd op de goede, geordende en toegankelijke staat, vindt de formele

overbrenging plaats. De archiefbeschrijvingen zijn vanaf dat moment te raadplegen in MAIS‐Flexis en

de website (zie 2.3). Eerder hebben we opgemerkt dat de records en bestanden die in het e‐Depot

worden opgenomen, als een TopXML moeten kunnen worden geëxporteerd. Zodanig dat opname in

een e‐Depot van een andere leverancier, bijvoorbeeld dat van Nationaal Archief, mogelijk blijft. Het

is nog onduidelijk of en in welke mate landelijke ontwikkelingen daarop van invloed gaan zijn.

Binnen dit project hebben we een export van de records en bestanden naar TopXML gerealiseerd en

daarop een uitvoerdefinitie ingericht. Daardoor is deze actie te herhalen voor andere documenten.

Daarbij wordt een valide Submission Information Package (SIP) geëxporteerd. Een SIP is het geheel

van bestanden en bijhorende metadata in een formaat dat leesbaar is voor het e‐Depot. De validiteit

van de SIP is middels een bestaande functie in MAIS‐Ingest gecontroleerd op basis van het XML‐

schema van het Nationaal Archief.

Inrichten van de uitvoerdefinitie naar TopXML in de module applicatiebeheer van MAIS‐Flexis.

Het inrichten van de export is verlopen met de bestaande functie “uitvoerdefinities” in de module

“Applicatiebeheer” van MAIS‐Flexis. Daarmee zijn relaties gelegd tussen de velden in MAIS‐Flexis en

de elementen in TopX die landelijk zijn vastgesteld. Voorbeeld: een veld wat in MAIS‐Flexis het label

“Zaakomschrijving” heeft, technische veldnaam SUBJECT1, krijgt in de uitvoerdefintie naar TopX het

label “Naam”.

Voor de velden die niet waren te koppelen aan een element van TopX, maar waarvan we (RAR en

gemeente Buren) weldegelijk vinden dat ze relevant zijn uit bedrijfsmatig of historisch oogpunt, is

gekozen om deze velden als “generieke metadata” op te nemen in de TopX. Op die manier blijft deze

informatie toch doorzoekbaar voor de eindgebruikers.


Na het inrichten van de uitvoerdefinitie is het mogelijk om op het niveau van archiefstuk, dossier of

archief een SIP te creëren vanuit de module Beschrijven van MAIS‐Flexis. Hierboven getoond de

functionaliteit binnen MAIS‐Flexis versie 9.x, webbased. Hieronder een resultaat in de vorm van een

TopX XML. Gevoelige informatie is hierin doorgehaald.


2.3. Publicatie in MAIS-(M)DWS Nu het exporteren naar TopX is ingericht, hebben we ook de beschikbaarstelling onderzocht. De

eindgebruikers bij de gemeente hebben twee mogelijkheden voor het bekijken en doorzoeken van

digitale archieven in het e‐Depot:

Via MAIS‐(M)DWS, de website van het RAR en/of archieven.nl

rechtstreeks in het e‐Depot (MAIS‐Flexis 9 / “MAIS‐Flexis Viewer”)

In het projectplan wordt gesproken over een zogenaamde “MAIS‐Flexis Viewer” waarmee voor

gemeenten rechtstreeks toegang ontstaat tot het e‐Depot (alleen‐lezen) voor het kunnen vormen

van een oordeel over de goede, geordende en toegankelijke staat van het geïmporteerde bestand.

Na de ingest eveneens voor het raadplegen van het bestand.

Deze viewer was tijdens dit project echter nog niet beschikbaar, maar de functionaliteiten van deze

nog te introduceren viewer komen sterk overeen met hetgeen wel binnen dit project is uitgevoerd.

Een medewerker van de gemeente Buren heeft via MAIS‐Flexis 9 inzage gekregen in de

archieftoegang met daarin de verwerkte archiefstukken. Er is een eerste positief oordeel gegeven

over de inhoud, structuur en manier van presenteren, zowel binnen MAIS‐Flexis 9 als op de website

van het RAR. Met de functie “uitgebreid zoeken” kan de eindgebruiker zelf zoekvragen samenstellen

en uitvoeren op het digitale archief. Oplevering van de MAIS‐Flexis Viewer staat overigens gepland in

het derde kwartaal van 2018.

De volgende aanbevelingen zijn geformuleerd:

- Stem tijdig af met de gemeenteambtenaren van de gemeenten welke zoekmethoden én

presentatievormen gewenst zijn en inventariseer tegelijk de momenteel in omloop zijnde

zoekvragen die per documentsoort of zaaktype kunnen worden opgesteld of overgenomen.

- Denk aan de functionaliteit van het aanbieden van bestanden als losse .JPEG bestanden of als

een PDF. In die laatste worden alle dossierstukken omtrent één dossier gebundeld, wat voor

de gemeenteambtenaren vaak handiger is te hanteren in een bedrijfsproces. Alle voor‐ en

tegenargumenten hierover moeten nog nadere worden uitgediept.

- Stem het gebruik van de gewenste labels bij veldnamen binnen records in het e‐Depot en op

internet tijdig af met de overbrengende partij. In het geval van meerdere organisatie; ga

samen zoveel als mogelijk opzoek naar gezamenlijke waarden en concentreer je daarna pas

op de verschillen. Het RAR kan als overkoepelende partij een regierol innemen in deze

standaardisatie. Tevens moet worden nagedacht over het wel of niet tonen van bepaalde

velden aan het publiek.


- Bepaal vooraf op welke velden je filtermogelijkheden wilt gaan plaatsen bij de

beschikbaarstelling. Wanneer er veel ruis in data zit, waaronder schrijffouten en

verschillende schrijfwijzen en je gaat daarop een filter plaatsen, wordt het voor de

eindgebruiker niet overzichtelijker. Het kan dan lonen om die specifieke velden eerst op te

schonen, zodat er een nette waarden ontstaan.

Voor de beschikbaarstelling via de website geldt dat een uitvoerdefinitie moet worden ingericht:

uitvoer naar archieven.nl. Deze werkwijze komt grotendeels overeen met de export naar TopX. In de

uitvoer wordt bepaald welke velden met welk label naar internet worden geëxporteerd. In de

uitvoerdefinitie worden ook bepaalde functionaliteiten ingeregeld, zoals beperkte openbaarheid. Dit

resulteert erin dat enkel een geselecteerde groep eindgebruikers het archief kan raadplegen. Dit kan

een rol spelen bij archieftoegangen die (nog) niet (geheel) openbaar zijn.

Gedeelte van de inrichting van de uitvoerdefinitie naar archieven.nl.


Na het creëren van de export moet het exportbestand in de “MAIS‐Flexis Toolbox” van MAIS‐

(M)DWS worden geplaatst. Het exportbestand wordt ’s nachts ingelezen, waarna het de volgende

dag is in te zien op de website.

Publicatie van de digitale archiefbescheiden op de website van de archiefdienst.


3. e-Depot advies- en uitvoeringsdiensten richting gemeenten

3.1. Portfolio aan diensten Gebleken is dat het opstellen van een producten‐ en dienstencatalogus (PDC), anders dan of

aanvullend op de versie die is onderzocht in het project met het Gelders Archief, binnen dit project

niet haalbaar is geweest. Voornaamste reden hiervoor is het nieuw verkregen inzicht dat een PDC

idealiter in samenwerking met alle gemeenten wordt vormgegeven. De projectgroep komt tot de

conclusie dat hiervoor een nieuw project moet worden opgestart.

Voor de PDC is overigens wel input verkregen op basis van de werkzaamheden die voor dit project

zijn uitgevoerd. Het RAR heeft nu nog scherper in beeld wat er moet gebeuren om tot een

succesvolle overbrenging te komen en kan dit doorvertalen naar de producten en diensten die het

gaat aanbieden.

3.2. Gewenste afname Ondanks dat er geen PDC is opgesteld heeft het RAR met de gemeente Buren al wel enkele

uitvoeringstaken kunnen definiëren, mede op basis van hetgeen er staat benoemd in het

zelfevaluatieformulier. Wenselijk is;

advies over opschonings‐ en verbeteracties voor afgesloten dossiers die leiden tot een

kwaliteitsverbetering, zoals bijvoorbeeld het completeren van metadata o.b.v. een

metadataschema en vervolgens de metadatamapping

advies over de invoering en het gebruik van standaard bestandsformaten in relatie tot een

preserveringsbeleid voor bestanden die (op termijn) voor overbrenging in aanmerking

komen

De gemeente Buren ziet daarbij duidelijk een onderscheid in digitaal archief dat (1) reeds is

gecreëerd (de “erfenis”) en (2) in de toekomst nog wordt gecreëerd. Bij te creëren archief ligt vooral

een opvoedkundige uitdaging voor de gemeente richting haar medewerkers, waarbij een duidelijke

verwachting moet worden uitgesproken door het RAR op het gebied van inhoud en structurering. Op

basis van die input gaan DIV‐medewerkers fungeren als adviseurs voor de eigen organisatie.

Bij “de erfenis” ziet de gemeente een belangrijke focus bij het RAR. Er is advies nodig over opschonen

en classificeren. Daarnaast moeten de voorwaarden voor overbrenging duidelijk zijn.

“Op basis van de ervaringen die zijn opgedaan is duidelijk geworden welke e‐ Depotdiensten

(uitvoeringstaken) de gemeente Buren wil laten uitvoeren door het RAR, wanneer de overbrenging van

digitale archieven van gemeenten naar het e‐Depot daadwerkelijk wordt gerealiseerd.”


4. Bijlagen

A. Overzicht van opgenomen velden in DMS vs. export Bestand Veld niet in itemprofiel, wel waarde in dataset: TYPE30, ITEM_KEY, FILEPATH Veld niet in itemprofiel, geen waarde in dataset: Veld in itemprofiel, wel waarde in dataset: SEQUENCE, TEXT1, TEXT7, SUBJECT1, SUBJECT2, BOL9, BOL3, DATE1, TEXT2, TEXT9 Veld in itemprofiel, geen waarde in dataset: TEXT8, DATE2 Zaak Veld niet in itemprofiel, wel waarde in dataset: TYPE, ITEM_KEY, BOOKNAME, PATH Veld niet in itemprofiel, geen waarde in dataset: Veld in itemprofiel, wel waarde in dataset: TEXT3, MARK, EMAIL2, SUBJECT1, DEPARTMENT, TEXT4, DATE1, FUNCTION, PROCESSED, DATE2, SUBJECT2, TEXT7, TEXT5, TEXT9, TEXT8, RECEIVED_DATE, EMAIL1, SEQUENCE, BOL9 Veld in itemprofiel, geen waarde in dataset: NUM1, NUM2, COMPANY, SURNAME, MAILADDRESS, ZIPCODE, CITY, URL, NUM3, TITLE, NUM4, ITEM_APPLIES_TO, TEXT2, SEKS, TEXT6, DATE5 Document inkomend Veld niet in itemprofiel, wel waarde in dataset: TYPE, ITEM_KEY, BOOKNAME, PATH29 Veld niet in itemprofiel, geen waarde in dataset: DATE1, NUM6, DATE6 Veld in itemprofiel, wel waarde in dataset: SEQUENCE, TEXT2, FUNCTION, RECEIVED_DATE, TEXT9, TEXT6, DATE2, TEXT8, TITLE, TEXT7, DEPARTMENT, COMPANY, SURNAME, MAILADDRESS, ZIPCODE, CITY, EMAIL, SUBJECT2, PROCESSED, DATE7, DATE8, EMAIL3, EMAIL2 Veld in itemprofiel, geen waarde in dataset: TEXT5, NUM1, Document uitgaand Veld niet in itemprofiel, wel waarde in dataset: TYPE, ITEM_KEY, DATE2, SUBJECT2, BOOKNAME, PATH29 Veld niet in itemprofiel, geen waarde in dataset: NUM1, NUM6, DATE6, DATE7, Veld in itemprofiel, wel waarde in dataset: SEQUENCE, TEXT2, FUNCTION6, TEXT5, RECEIVED_DATE, TEXT9, TEXT6, DATE1, TEXT8, TITLE, TEXT7, TEXT3, DEPARTMENT, COMPANY, SURNAME, MAILADDRESS, ZIPCODE, CITY, EMAIL1, PROCESSED, DATE8, EMAIL3, EMAIL2, Veld in itemprofiel, geen waarde in dataset: Collegevoorstellen Veld niet in itemprofiel, wel waarde in dataset: TYPE, ITEM_KEY, SEQUENCE, PROCESSED, BOOKNAME, PATH Veld niet in itemprofiel, geen waarde in dataset: RECEIVED_DATE, DATE1, COMPANY, SURNAME, MAILADDRESS, ZIPCODE, CITY, DATE6, DATE7, DATE8, Veld in itemprofiel, wel waarde in dataset: TEXT2, FUNCTION, TEXT5, TEXT9, TEXT6, TEXT8, TEXT7, DEPARTMENT, NUM6, EMAIL1, SUBJECT2, EMAIL3, EMAIL2 Veld in itemprofiel, geen waarde in dataset: NUM1, DATE2, TITLE, TEXT3


Raadsvoorstellen Veld niet in itemprofiel, wel waarde in dataset: TYPE, ITEM_KEY, SEQUENCE, EMAIL2, BOOKNAME, PATH Veld niet in itemprofiel, geen waarde in dataset: RECEIVED_DATE, NUM1, DATE1, DATE2, COMPANY, SURNAME, MAILADDRESS, ZIPCODE, CITY, DATE6, DATE7, DATE8, EMAIL3 Veld in itemprofiel, wel waarde in dataset: TEXT2, FUNCTION, TEXT5, TEXT9, TEXT6, TEXT8, TITLE, TEXT7, DEPARTMENT, NUM6, EMAIL1, SUBJECT2, Veld in itemprofiel, geen waarde in dataset: TEXT3, PROCESSED, Behandelmemo Veld niet in itemprofiel, wel waarde in dataset: TYPE, ITEM_KEY, SEQUENCE, TEKST2, FUNCTION, EMAIL3, EMAIL2, BOOKNAME, PATH29, Veld niet in itemprofiel, geen waarde in dataset: PATH, RECEIVED_DATE8, NUM1, DATE1, COMPANY, SURNAME, MAILADDRESS, ZIPCODE, CITY, DATE6, DATE7, DATE8 Veld in itemprofiel, wel waarde in dataset: TEKST5, TEXT9, TEXT6, TEXT8, DEPARTMENT, EMAIL1, SUBJECT2, Veld in itemprofiel, geen waarde in dataset: DATE2, TITLE, TEXT7, TEXT3, NUM6, PROCESSED Raadsinformatie Veld niet in itemprofiel, wel waarde in dataset: TYPE, ITEM_KEY, MAILADDRESS, ZIPCODE, CITY, EMAIL3, EMAIL2, BOOKNAME, PATH Veld niet in itemprofiel, geen waarde in dataset: DATE1, DATE6, DATE7 Veld in itemprofiel, wel waarde in dataset: SEQUENCE, TEXT2, FUNCTION, TEXT5, RECEIVED_DATE, TEXT9, TEXT6, DATE2, TEXT8, TEXT3, DEPARTMENT, COMPANY, SURNAME, EMAIL1, SUBJECT2, PROCESSED, DATE8, Veld in itemprofiel, geen waarde in dataset: NUM1, TITLE, TEXT7, NUM6, Contracten Veld niet in itemprofiel, wel waarde in dataset: TYPE, ITEM_KEY, BOOKNAME, PATH29 Veld niet in itemprofiel, geen waarde in dataset: RECEIVED_DATE, NUM1, DATE2, TEXT8, DEPARTMENT, DATE6, Veld in itemprofiel, wel waarde in dataset: SEQUENCE, TEXT2, FUNCTION, TEXT5, DATE1, TEXT7, TEXT3, COMPANY, SURNAME, MAILADDRESS, ZIPCODE, CITY, EMAIL1, SUBJECT2, PROCESSED, DATE7, DATE8, Veld in itemprofiel, geen waarde in dataset: TEXT9, TEXT6, TITLE, NUM6, EMAIL3, EMAIL2,


B.1. Opsplitsen van bestanden voor betekenis kolommen

Zie digitale bijlage.


B.2. Voorbeeld van een mapping van het documentsoort “inkomend poststuk” Zie digitale bijlage.


C. Overbrengingsprotocol RAR - zorgdragers Zie digitale bijlage.


D. Opnamemodel e-Depot RAR

Zie digitale bijlage.

20170607 Eindverslag v1.1 definitief extern...enthousiasme besloten om met elkaar te gaan ontdekken...

Documents

Transcript of 20170607 Eindverslag v1.1 definitief extern...enthousiasme besloten om met elkaar te gaan ontdekken...