2015 10 06 2.a.nl - workshop b. van coile - new technology effecten op de kantoororganisatie....

Organisatie van uw kantoor

•Bart Van Coile

•Accountant-Belastingconsulent, bestuurder Van Coile & Partners CVBA

•Ondervoorzitter IAB

•Ondervoorzitter V.A.B.F vzw

•Ondervoorzitter I-Prof vzw

Paperless office & KantoororganisatieE-InvoicingISRS4410

Welke banen verdwijnen de komende 20 jaar?

Hoe groot is de kans dat deze jobs in België zullen verdwijnen?

Volgens de VDAB-expert gaan steeds meer bedrijven bewust op zoek naar gespecialiseerde profielen. ‘Ze willen geen gewone boekhouder, maar zoeken een hooggespecialiseerde accountant die kan omgaan met de modernste boekhoudsoftware.

Bron: De Standaard

10/02/2015

Bron: ING België

Paperless office & Kantoororganisatie

“Paperless” kantoor

• Papiergebruik staat centraal in werking accountants- en boekhoudkantoren

• Geraamd gebruik van papierin onze sector:ongeveer 2 miljard vellen/jaar= 10.000.000 kg/jaar= stapel van 200 km hoog= 22x Mount Everest

• “Paperless” werken bespaart 50% papier-> 1 miljard vellen/jaar

Redenen voor het papierverbruik

• Economisch: erg goedkoop om te printen

• Tastbaar

• Makkelijker lezen (?)

Voordelen digitaliseren

• Minder ruimtebeslag• Dossiers gaan niet meer verloren• Minder foutgevoelig• Milieuvriendelijker -> besparing op papierverbruik, verplaatsingen

…• Makkelijker van thuis uit werken• Iedereen kan alles raadplegen• Sneller en makkelijk opspoorbaar –> tags

minder nood aan papierklassement• Veiligere archivering• Kwaliteitsverbetering

Voorbeelden van “paperless” gebruik

• Aangifte personen-/vennootschapsbelasting via internet (Tax-on-web / Biztax)

• Intervat & VAT listing - intrastat• Indienen fiscale fiches 281.20 – 281.50• Aangiftes in de bedrijfsvoorheffing• Aangiftes in de roerende voorheffing• Neerlegging van de jaarrekening via internet• E-delivery van loondocumenten• Digitale databanken• Inschrijvingen/wijzigingen en schrappingen in het

Ondernemingsloket• …

Gevolgen

• Beveiliging pc en servers: zeer belangrijk!

• Mogelijke bedreigingen• Spam

• Spyware

• Trojaanse paarden

• Virussen

• Hacker

• Phishing

• Dataverlies

• Datadiefstal

• …

Te nemen maatregelen

• Antivirus op elke computer en server

• Firewall die de verbinding tussen het bedrijfsnetwerk en internet controleert

• Goede datastructuur met de nodige rechten

• Antispam op niveau van de mailserver of per computer

• Goed paswoordenbeleid

• Specifieke beveiliging voor externe toegang tot bedrijfsdata

• Personeel voldoende opleiden i.v.m. computerveiligheid

Backups

• Externe firma of provider (cloud-gebaseerde of hybride backup-oplossing)• Zelf steeds de eindverantwoordelijkheid nemen en regelmatig

nakijken backup-logs en reële controle van de backups (laten) doen

• Zelf backups nemen• Zeer reglmatig en volgens vast patroon

• Zorgen voor voldoende backup-retentie

• Duidelijk roulatie-systeem gebruiken

• Backupmedium op veilige plaats

(buiten kantoor) bewaren

Hoe deze doelstelling realiseren?

• Grote mentaliteitswijziging

• Maak de klik -> en ga te werk in verschillende stappen

Verschillende stappen

• Organisatie van bestanden

• Briefwisseling

• PDF Reader / PDF Writer

• Twee schermen

• Informaticatoepassingen• Communicatie met klanten• Gebruikte zoekmodules• Taakbeheer• Klantenbeheer• Paperless Office• Bestanden versturen

• Modeldocumenten

• Witboek• Cliëntacceptatiebeleid• De opdrachtbrief• Personeelsbeleid

Verschillende stappen: Organisatie van bestanden(op eigen structuur zonder software)

• Waar bewaren -> Structuur is nodig

• Klanten• Eenmanszaken

• Bestendig dossier

• Jaardossier

• Vennootschappen• Bestendig dossier

• Jaardossier

Modeldossier eenmanszaken

• Eenmanszaken

Modeldossier vennootschappen

• Vennootschappen

Bestendig dossier

• Inlichtingsfiche

Bestendig dossier

• Inlichtingsfiche (vervolg)

Bestendig dossierExcel voor accountants en boekhouders• Excel-bestand (zie bijlage)

Permanent dossier:

checklist om aan te vullen

Bestendig dossierExcel voor accountants en boekhouders

Verschillende stappen:Organisatie van bestanden

Waartoe dient de eenvormige dossierindeling (permanent en jaarlijks klantendossier/werkdossier)?

• Beter beheer en opvolging van dossier en bevordering van overdraagbaarheid dossier binnen kantoor

• Scheiding tussen klantendossier (documenten eigendom van cliënt) en werkdossier (nota’s, opzoekingen ... van het kantoor)

Verschillende stappen:Organisatie van bestanden• Wat zijn de voordelen van de eenvormige dossierindeling

?• Bevordering van de kwaliteit van de dienstverlening door goed

gedocumenteerd dossier: alle benodigde informatie beschikbaar op één plaats

• Samenwerking binnen het kantoor:• Nazicht door dossierverantwoordelijke makkelijker indien meerdere

medewerkers betrokken• Bij interne overdracht dossier, snellere inwerking in dossier mogelijk

• Overdracht van dossiers aan confrater:• Sneller en eenvoudiger (cfr deontologische verplichting)• Basis voor te dagtekenen inventaris reeds bestaande (cfr

deontologische verplichting)


• Moeilijkheden overwinnen

• Extra tijdsbesteding bij de dossiersamenstelling?

Is investering voor later

• Hoe draagt een eenvormige dossierindeling bij tot

kwaliteit van de geleverde diensten ?

Inconsistentie in informatie of ontbrekende elementen tijdig ontdekken

• Hoe kan een uniforme dossierindeling bijdragen tot de

beperking van mijn beroepsaansprakelijkheid? Beperking

risico verkeerde beoordeling bij goed gedocumenteerd dossier

Verschillende stappen:Organisatie van bestanden• Welke bestandsnaam

• YYYY-MM-DDJaar, maand en dag opmaak document

• NKNaam klant

Verschillende stappen:Organisatie van bestanden• Welke bestandsnaam

• SDSoort document • UF Uitgaande fax• IF Inkomende fax• UB Uitgaande brief• IB Inkomende brief

• AF Aankoopfactuur• VF Verkoopfactuur• DGB Dagboeken• GBAR Grootboek Algemene Rekeningen• GBKL Grootboek Klanten• GBLV Grootboek Leveranciers


• PS Proef & Saldibalans• TB Tussentijdse berekening• FP Financieel Plan• ST Statuten• BS Publicatie Belgisch staatsblad• OL Ondernemingsloket

• ATP Attest personenbelasting• ATV Attest vennootschapsbelasting

• BE Bespreking• CO Contract• FD Fiscale documenten• DOC Documentatie

Verschillende stappen: Organisatie van bestanden

Verschillende stappen:Organisatie van bestanden• Balans: als YY einddatum van de periode opnemen

• YYYY naam klant jaarrekening v0.1

• YYYY naam klant jaarrekening v0.2

• Aangifte personenbelasting• YYYY naam klant aangifte PB v0.1

• YYYY naam klant aangifte PB v0.2

• BTW-aangifte: einddatum van de periode vermelden• YYYY-MM-DD naam klant BTW-aangifte

Verschillende stappen:Organisatie van bestanden• De persoon die het Excel bestand opmaakt zal er ook

onmiddellijk volgende nummering aan koppelen:V0.1

V0.2 (bij aanpassingen)

V0.3 (bij nog aanpassingen)

V1.0dv (nagezien)

V1.0 (klaar voor bespreking)

V1.1 (na bespreking)

V1.2 (1ste aanpassing na bespreking)

V2.0 (bij definitieve afwerking)



• Briefwisseling


• Twee schermen


• Modeldocumenten


Verschillende stappen:Briefwisseling• Gebruik scanner “All-in-one kopieertoestel”

• Ontvangen documenten:• Van klanten / overheidsdiensten

-> inscannen-> onmiddellijk bewaren (ook mails)

• Originele documenten -> terug naar klant

• Uitgaande briefwisseling-> inscannen / digitaal ondertekenen / bewaren-> onmiddellijk bewaren (mails)

Verschillende stappen:Briefwisseling• Archiveren van mails

Voordelen:• Alle belangrijke mails zijn eenvoudig terug te vinden

• Alle correspondentie per klant/project/onderwerp te zien

• Collega’s kunnen de mails lezen

• Mails blijven te openen, te beantwoorden, door te sturen

Voorbeelden: MailToFile, GFI Mailarchiver



• Briefwisseling


• Twee schermen


• Modeldocumenten


Verschillende stappen:PDF Reader / PDF Writer• PDF Reader:

Gratis versie -> beperkte mogelijkheden• Lezen, doorbladeren, doorzoeken

• PDF Writer:• PDF’s exporteren naar Word, Excel en PouwerPoint• Tekst en afbeeldingen bewerken in PDF-bestanden• PDF- en webformulieren maken• Bestanden combineren in één PDF• Documenten elektronisch ondertekenen• PDF’s met een wachtwoord beveiligen• Geleide acties maken om herhalende taken te automatiseren

Verschillende stappen:PDF Reader / PDF Writer • Voorbeeld: delen

Verschillende stappen:PDF Reader / PDF Writer• Doorzoekbaar maken van PDF-bestanden

• Zorg voor de juiste instelling bij het inscannen• Goede resolutie (300 dpi)

• OCR uitvoeren aanvinken bij scanopties

• Bestaande PDF-bestanden• Met PDF-Writer omzetten

• Beeld – Gereedschappen – Tekst herkennen



• Briefwisseling


• Twee schermen


• Modeldocumenten


Verschillende stappen:2 schermen• 2 schermen

• Minder nood om documenten te printen

• Eenvoudig vergelijk van gegevens

• Tijdsbesparing -> beter multi-tasken



• Briefwisseling


• Twee schermen


• Modeldocumenten


Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - klanten

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - klantenAndere antwoorden:

- mail/telefoon

- Direct mailing

- Outlook/ Gmail

- Word/Excel

- Internetcalls

- Eigen serverplatform

- Radmin

- LogMeIn

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - klantenOnline vergaderen kan in verschillende vormen.

Webinar:• online seminar waarbij voornamelijk informatie overgedragen wordt• voor trainingen en productpresentaties

• Webmeeting:• meest pure vorm van online vergaderen• deelnemers actief participeren door middel van chat en 'hand

opsteken'

• Webconference:• voornamelijk luisteren naar wat een persoon te zeggen heeft• Geregistreerden krijgen een PIN-code die ze moeten invoeren na

een bepaald nummer gebeld te hebben

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - klantenVergelijking online vergaderen:

Go ToMeeting AdobeConnect Cisco WebEx Skype for business Teamviewer Premium

Prijs

€39/m

25 deelnemers

1 host

Onbeperkt gebruik

€39/m

25 deelnemers

9 hosts

Onbeperkt gebruik

$55/m

25 deelnemers

1 host

Onbeperkt gebruik

€4,60/user/m

Inbegrepen in Office 365

Onbeperkt gebruik

€998

25 deelnemers

1 host

Onbeperkt gebruik

Video V V V V V

AudioV

(Telefoon & VOIP)

V

(VOIP)

V

(Telefoon & VOIP)

V

(Telefoon & VOIP)

V

(Telefoon & VOIP)

DesktopV

(Windows & Mac)

V

(Windows & Mac)

V

(Windows & Mac)

V

(Windows & Mac)

V

(Windows & Mac)

MobielV

(iPad, iPhone & Android)

V

(iPad, iPhone, Blackberry

& Android)

V

(iPad, iPhone, Blackberry

& Android)

V

(iPad, iPhone,

WindowsPhone & Android)

V

(iPad, iPhone,

WindowsPhone & Android)

Installatie Plug-in Geen Plug-in installatie Plug-in

Scherm delen V V V V V

Documenten delen X V V V V

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - klanten• Teamviewer

• Verbinding met elke PC of server over de hele wereld

• Bedienen PC van op afstand

• Nog veel meer mogelijkheden:• Online meetings, plan meeting

• Teamwerk

• Cursussen en presentaties

• Voor de commerciële gebruiker• Downloads voor testdoeleinden

http://www.teamviewer.com/nl/index.aspx

http://www.teamviewer.com/nl/index.aspx

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - klanten• Webex

• Vergaderen waar je wenst• Op kantoor

• Via Iphone

• Via Ipad

• Opnemen en herbeluisteren van vergaderingen

• Gebruiken van video- en geluidsmateriaal

• Gratis probeerversie

http://www.webex.com/

http://www.webex.com/

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - klanten• Skype

• Gratis videobellen

• Vaste en mobiele nummers bellen

• Vergadergesprekken

• Groepsvideobellen

• Doorschakelen van gesprekken

• Gratis downloaden

http://www.skype.com/intl/nl/home/

http://www.skype.com/intl/nl/home/

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - klanten• Smartboard

• Interactief touch screen

• Op elk moment, vanaf elk digitaal apparaat en elke applicatie

• Verzenden bestanden vanaf uw mobiel apparaat

• Gebruik van:• Spreadsheets

• Websites

• Andere gegevens van het bedrijf

http://www.smartboard.nl/nl/producten/smart-boardtrade/opzicht/smart-board-885ix.php?

http://www.smartboard.nl/nl/producten/smart-boardtrade/opzicht/smart-board-885ix.php?

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - klanten• Microsoft Office One-Notes

• Het bijhouden van uw notities• Handgeschreven of getypt

• Tekeningen

• Geluidsbestanden

• Delen van notitieblokken• Op het web

• Op een andere computer

• Het bevorderen van de interne samenwerking

• Gratis probeerversie

http://office.microsoft.com/en-us/onenote/

http://office.microsoft.com/en-us/onenote/

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - klanten• Doodle.com

• On-line afspraken maken

• Inhoud applicatie:• Onderwerp

• Deelnemers

• Voorgestelde datum

• Gebruiksvriendelijk & geen software vereist

• Gratis basisversie

http://www.doodle.com/

http://www.doodle.com/

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - klanten• Radmin

• Op afstand toegang krijgen tot netwerkcomputers via LAN of internet

• Uw personeel directe technische ondersteuning bieden

• Gebruik toegang op afstand voor:• beheer van computers van werknemers en servers

• snelle technische ondersteuning

• Gratis proefversie

• Aankoopprijs: €37,1 per licentie

http://www.radmin.nl/

http://www.radmin.nl/

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - klanten• LogMeln

• Toegang tot en besturing van uw computer waar u ook bent

• Uw flexibiliteit verhogen -> toegang tot uw pc op het werk, waar en wanneer u maar wilt

• Uw leven vereenvoudigen -> geen bestanden meer meebrengen

• Met LogMeIn heeft u altijd uw werk computer binnen handbereik

• Uw productiviteit verhogen -> tijd beter beheren

https://secure.logmein.com/NL/

https://secure.logmein.com/NL/

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - zoekmodule

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - zoekmodule• Internet Explorer – Mozilla Firefox – Google Chrome

• Zoekdirectories via internet:

• Zoekmodule via Windows verkenner

• Copernic

• Google desktop Search (ctrl – ctrl)

• Ctrl-F Functie in Office pakketten

www.google.bewww.startpagina.bewww.start.be

http://www.google.be/

http://www.startpagina.be/

http://www.start.be/


59

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - zoekmodule• Monkey.be

• Dagelijkse informatie• Cijfers, wetgevingen, commentaren, nieuws, rechtspraak en bronnen

• Fiscale en boekhoudkundige updates

• Aangebracht door:• Topspecialisten, vakmensen en auteurs

• Verschillende abonnementen afhankelijk van uw informatiebehoefte

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - zoekmodule• Taxtoday.be

• Elektronische nieuwsbrieven van MonKEY.be

• Elke dag de fiscale actualiteit

• Samenvattingen van alle belangrijkste fiscale arresten

• Praktijkgerichte artikels

http://www.kluwer.be/taxtoday/nl/index.html

http://www.kluwer.be/taxtoday/nl/index.html

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - zoekmodule• Lexfin.be

• Bundelt nieuws, wetgeving, commentaar en bronnen

• Online en met opleiding

• Behandelt:• Inkomstenbelastingen

• Btw

• Accountancy

• Vennootschap

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - zoekmodule• Fiscoloog.be

• Dé referentie op fiscaal vakgebied

• Wekelijks alle fiscale actualiteit

• Directe interpretatie in samenhang met• Bestaande wetten

• rechtspraak

http://www.fiscoloog.be/fiscoloog/default.aspx?l=NL

http://www.fiscoloog.be/fiscoloog/default.aspx?l=NL

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - zoekmodule• Tipsenadvies-belastingen.be

• Alle artikels uit de adviesbrief Tips & Advies Belastingen

• Mijn bibliotheek• Alle artikels die u interessant vindt

• E-zines• Recentste artikels via e-mail

• De 5 meest gelezen artikels via e-mail

• Geïntegreerde Download Zone• Bronmateriaal, rekentool,

modelcontracten, checklisten …

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - zoekmodule• Geld-uit-vennootschap-halen.be

• Adviesbrief met praktische tips en adviezen om als zaakvoerder of bestuurder een inkomen uit uw vennootschap te halen zonder onderweg te veel aan de Staat af te geven.

• In elk nummer krijgt u in klare taal een update van deze wijzigingen zodat u meteen kunt inschatten: • Wat dit voor u en uw vennootschap betekent,

• Welke actie u eventueel moet ondernemen en

• Wat u het best met uw vertrouwenspersoon bespreekt.

http://www.indicator.be/nl/publications/AL_detail.php?prodID=VLGEVNAL

http://www.indicator.be/nl/publications/AL_detail.php?prodID=VLGEVNAL

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - zoekmodule• Fiscalnet.be

• Grootste Belgische fiscale databank

• Gids in de wereld van de fiscaliteit

• Snelste fiscale updates

• Persoonlijke antwoorden van specialisten

• Altijd en overal toegang

• Bruikbaar met verschillende medewerkers

http://www.fiscalnet.be/nl/index.html

http://www.fiscalnet.be/nl/index.html

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - zoekmodule• Indexfiscaal.be

• Index Financials:• Jaarrekeningen in Pdf en digitaal formaat beschikbaar

• Eenvoudige export naar Excel van alle gegevens

• Volledige ratio analyse per jaarrekening

• Per ratio een volledige rapportage en grafische voorstelling

• Onbeperkte consultatie

• Weergave van de deelnemingen en participaties van bedrijven

• Horizontale analyse

• Vergelijkingen tussen vennootschappen

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - taakbeheer

Andere: Sharepoint, Winpris,eigen software pakketten, Afas, OpenOffice.org

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - taakbeheerAdmin-Consult – vereenvoudig uw administratie

• Opvolging gepresteerde uren, taken & projecten

• Verschillende facturatiemethodes - digitaal

• Opvolging contactmomenten met klant

• Beveiligde toegang medewerkers

• Rapportage

• Tijdsregistratie

• HRM module

• Kalender & planning

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - taakbeheer• Voorbeeld taakbeheer

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - taakbeheerVoorbeeld

taakbeheer

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - taakbeheer• Fogbugz

• Niet reguliere taken• Om adviezen bij te houden en op te volgen

• Koppelen aan de juiste case

• Verschillende communicatiesrond de case wordenallemaal aan elkaargekoppeld

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - taakbeheer

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - taakbeheer• AFAS Profit Documentmanagement

• Razendsnel informeren van de medewerkers

• Documenten centraal archiveren

• Met ProfitWeb 2,0, het intranet van AFAS Profit:• Scherm naar eigen wens inrichten

• Makkelijker om bedrijfsdocumenten te beheren en te lezen

http://www.afas.be/product-be/algemeen?gclid=CPTe_PD44K4CFcwTfAodZSwNWQ

http://www.afas.be/product-be/algemeen?gclid=CPTe_PD44K4CFcwTfAodZSwNWQ

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen - klantenbeheer

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen – paperless office


E-mail beheren en archiveren

Met MailToFile voor MS Outlook:

• Elke medewerker slaat e-mail op in de klantdirectory + relevante subdirectory;

• Alle e-mailcorrespondentie met de klant is terug te vinden: eenvoudig zoeken en openen;

• MS Outlook bevat alleen nog actie (ToDo)-mail

• Bij archiveren en afsluiten van het boekjaar: alles is digitaal centraal bij elkaar opgeslagen

• Veel extra mogelijkheden (nummering email, printen, overzichten, klantcode in onderwerp)


“Scan-2-Knowledge” Framework:

• Met een scanner of MFP wordt een papieren document gedigitaliseerd.

• OCR converteert de scan/foto naar een tekstueel document.

• BARCODE herkenning en separatie

• Automatisch extractie van relevante meta-data uit het document (facturen, formulieren, …) .

• De digitale documenten worden gearchiveerd met hun meta-data.

• Automatische classificatie van de documenten op basis van de meta-data en kennis gebaseerde technieken.

• Work-flow.

• Alle documenten zijn opvraagbaar op basis van hun inhoud en/of meta-data.

• Geavanceerde zoekmogelijkheden.

• Met ‘click-and-view’ zijn documenten opvraagbaar rechtstreeks vanuit elke software (bv. ERP).

ScannenOCR &

IDRArchivering

DMSWeergave

Zoeken


Yuki: een uniek boekhoudplatform


FirstMate stelt accountants in staat om:

• op een efficiënte & gestructureerde manier boekhoudingen af te sluiten

• een gedetailleerd financieel verslag te genereren

• gegevens door te sturen naar First Jaarrekeningen en TaxMate (VenB, BNI (Ven), RPB)


Kluwer


POPSY


Clearfacts


Reeleezee


Exact Online: procesoptimalisatie

- Elektronische facturatie- Scan & herken- Automatische import van bankuittreksels

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen – bestanden versturen

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen – bestanden delen

• Dropbox

• One drive

• Googledrive

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen – bestanden versturen• Wetransfer

• Verzenden/ontvangen van grote bestanden via internet

• Vervanger van CD’s, DVD’s en USB-sticks

• Bestanden van 2 GB

https://www.wetransfer.com/

https://www.wetransfer.com/

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen – bestanden versturen• Mijnbestand.nl

• Bestanden delen

• Veilig en gratis

• Bestanden van maximaal 300MB

• Bestand kiezen-> uploaden-> verzenden

• Onbeperkt downloaden en delen

http://www.mijnbestand.nl/

http://www.mijnbestand.nl/

Silverfin

• Rapporten:• Steeds up to date via realtime connectie met uw boekhoudpakket• Uniforme rapporten, maar toch eenvoudig aanpasbaar via drag &

drop• Automatische opmaak in de huisstijl van uw kantoor• Zelfs verslagen worden gelinkt aan de boekhouding, zo worden

copy-paste fouten naar Word vermeden

• Digitaal werkdossier: • Rekeningen onderbouwen via uniforme templates• Fouten worden vermeden door een verplichtte structuur• Altijd en overal consulteerbaar, want online• Eenvoudig opzoeken want documenten zijn gekoppeld aan de

rekening zelf

Verschillende stappen:Informaticatoepassingen – bestanden delen

Factuur digitaal ontvangen (vb. per email)

Bestanden opslaan

Factuur ontvangen per post

K

L

A

N

T

V

A

N

C

O

I

L

E

&

P

A

R

T

N

E

R

Sscannen

Automatische synchronisatie

Synchronisatie gebeurt via veilige verbinding

Voor de verbinding wordt een unieke login en paswoord gebruikt



• Briefwisseling


• Twee schermen


• Modeldocumenten


Verschillende stappen:Modeldocumenten• Modelbrieven aan klanten volgens BIN-normen

• Modeldocumenten voor ons kantoor• Contracten …

• Modeldocumenten in Excel• Voor jaarrekening en aangiftes

• Fiscale modeldocumenten• Fiches, samenvattende opgave…

Modelbrief BTW



• Briefwisseling


• Twee schermen


• Modeldocumenten


Verschillende stappen:Witboek Kwaliteit I.A.B.• 10 leidraden

1. Inventaris activiteiten uitgeoefend door kantoor

2. Organigram

3. Eenvormige dossierindeling

4. Cliëntacceptatie- en opvolgingsbeleid

5. De opdrachtbrief

6. Tijdsbeheer en de “timesheet”

7. Personeelsbeleid

8. Plichtenleer en opleiding

9. Interne kwaliteitsbeheersing

10. Beleidsverklaring

Verschillende stappen:Cliëntacceptatiebeleid• Al dan niet een zakelijke relatie aangaan?

• Wie kan klant aanvaarden?• Bv. de vennoten

• Welke klant?-> Antiwitwaswetgeving

Verschillende stappen: Cliëntacceptatiebeleid - Witwaswetgeving


• Wetgeving toe te passen door:• Bedrijfsrevisoren I.B.R.

• Externe accountant en externe belastingconsulenten I.A.B.

• De erkende boekhouders en erkende boekhouders-fiscalisten B.I.B.F.

• Niet: stagiairs I.A.B.


• Beslissingsbomen:• Aankopen van een zakelijke relatie met een nieuwe cliënt –

natuurlijk persoon• Beslissingboom I

• Aankopen van een zakelijke relatie met een nieuwe cliënt – entiteit• Beslissingboom II

• Beslissingsboom voor identificatie van uiteindelijke begunstigde• Beslissingboom III


• Identificatieformulieren• All in one

• Identificatie natuurlijke persoon – cliënt

• Identificatie natuurlijke persoon - lasthebber

• Identificatie rechtspersoon - juridische structuur - cliënt

• Identificatie rechtspersoon - juridische structuur/lasthebber

• Verklaring uiteindelijke begunstigde(n)

Zie Bijlagen


• Identificatie schema’s• Natuurlijke persoon

• Rechtspersoon / juridische structuur

• Uiteindelijke begunstigden

Zie Bijlagen


• Toezicht controle door instituten• Wettelijke opdracht

• Hoe? B.I.B.F. – I.A.B.:• Beantwoorden vragenlijst

• Verplicht in te vullen

• Indien geen antwoord -> herinnering/controle ter plaatse

• Wanneer: vanaf 01/01/2013


• Witwasverantwoordelijke• Wanneer aanstellen:

• Verplicht: 10 of meer beroepsbeoefenaars (ongeacht instituut) die samenwerken• Een activiteit uitoefenen en/of

• Een participatie hebben en/of

• Lid zijn van het bestuursorgaan

• In andere situaties: optioneel


• Meldingsplicht aan C.F.I. (Cel voor Financiële Informatieverwerking)• Vaststelling / poging tot witwassen

• Minste vermoeden volstaat• Zekerheid is niet vereist – beoordeling door CFI

• Onmiddellijk

• Individuele verplichting• Geen vrijstelling indien reeds melding door een andere meldingsplichtige

• Melding door beroepsbeoefenaar / verantwoordelijke voor toepassing wet• Niet door personeelslid!

Be Excellent 6.10.2014

www.beexcellent.be

Het platform “Be Excellent” is de online omgeving voor het vastleggen, beheren en publiceren van handleidingen, documenten, tools, enz.

Een efficiënte ondersteuning bij het uitoefenen van uw beroep als accountant en /of belastingconsulent.

BeExcellent.be

BeExcellent.be - Structuur

http://kantoor

.beexcellent.beIAB

KA

NTO

OR

Me

de

we

rke

rs

BeExcellent.be - Doel en voordelen

• Raadplegen handleidingen en tools IAB op één plaats

• Duidelijke structuur

• Alle informatie altijd geactualiseerd

• Vergelijken met de vorige versie

• Medewerker kan wijzigingsvoorstel doen

• IAB-documentatie in eenvoudig bewerkbare vorm• Makkelijk aanpasbaar aan aard en grootte van kantoor

• Gratis toegang voor IAB-kantoren (Startlicentie)

BeExcellent.be - Nog geen toegang?

Schrijf uw kantoor vandaag nog in!

Bent u hoofdcontactpersoon van een IAB-kantoor?

• Ga naar de rubriek ‘BeExcellent’ van uw e-loket en vul het inschrijvingsformulier in

• In andere gevallen: gelieve een e-mail te sturen naar [email protected]

Meer info over het BeExcellent-platform op www.beexcellent.be

‘Be Excellent’ - Voordelen van dit platform:• online en overal beschikbaar

• zeer duidelijke structuur van documenten en tools IAB

• gebruiksvriendelijk

• direct zien wat is aangepast

• regelmatige updates van de inhoud

• tijdsbesparend

• verhoogde efficiëntie van organisatie kantoor

• Mogelijkheid om eigen kantoorhandleiding op te stellen op basis van handleidingen IAB.

• Autonomie met betrekking tot de aanvaarding van wijzigingsvoorstellen van IAB.

• Handige zoekfunctie; niet meer lang zoeken op de website.

Witboek Kwaliteit I.A.B

• 10 leidraden1. Inventaris activiteiten uitgeoefend door kantoor

2. Organigram



5. De opdrachtbrief


7. Personeelsbeleid




De opdrachtbrief

Verschillende stappen:De opdrachtbrief• Aansprakelijkheid in het kader van een contractuele relatie

vast leggen.

• Opdrachtbrief legt het volgende vast:• Wederzijdse plichten• Overeengekomen geldelijke voorwaarden• De te respecteren termijnen

• Duidelijke omschrijving van de tussenkomst van de beroepsbeoefenaar om de aansprakelijkheid te beperken.• Mogelijk voor alle soorten opdrachten• Steeds verplicht voor de door het Wetboek van Vennootschappen

voorziene wettelijke controleopdrachten (bijzondere mandaten)

Verschillende stappen:De opdrachtbrief• Visitekaartje beroepsbeoefenaar• Duidelijke afspraken o.a. voor erelonen• Betere omschrijving rechten en plichten partijen• Kan geschillen voorkomen of helpen oplossen• Pre-contractuele informatie: cliënt moet weten waartoe hij zich

verbindt• Teken van kwaliteit• Einde van de overeenkomst:

• Hoe verhouding stopzetten?• Wie doet wat?• Welke zijn de betalingsvoorwaarden• Minder betwisting over erelonen• Goede indruk t.a.v. rechtbank

Verschillende stappen:De opdrachtbrief• Interne procedure van ons kantoor:

• Modelbrief aan klanten met de taken die voor hen gedaan worden.

• De eerste notities dienen ingevuld te worden op de inlichtingsfiche.

• Binnen de week interne procedure wordt er contact opgenomen met de klant door de aangeduide dossierverantwoordelijke:• Inlichtingsfiche verder aanvullen

• Opdrachtbrief met taken en budget genereren

Verschillende stappen:De opdrachtbrief: Voorbeeld van ons kantoor: Inlichtingsfiche

Begeleidend schrijven opdrachtbrief:

Opdrachtbrief

Witboek Kwaliteit I.A.B

• 10 leidraden1. Inventaris activiteiten uitgeoefend door kantoor

2. Organigram



5. De opdrachtbrief


7. Personeelsbeleid




Waarborgen van de kwaliteit

Intern waarborgen van kwaliteit

• Infoblad

• Checklist• Bv. bij opmaken biztax / startende vennootschap / bij opmaken

vereffeningsverslag

• Nazicht werk door de dossierverantwoordelijke

• Afpuntingen in Admin-is

• Bespreking door de vennoten

Checklist Biztax

2015 10 06 2.a.nl - workshop b. van coile - new technology effecten op de kantoororganisatie....

Economy & Finance

Transcript of 2015 10 06 2.a.nl - workshop b. van coile - new technology effecten op de kantoororganisatie....