20121120 digitaal werken is leuk... maar hoe dan

Klant XXX

Naam XXX

Datum & Plaatsnaam XXX

Digitaal werken

is leuk...

maar hoe dan?

22 november 2012

Slim documentbeheer,

digitalisering en ontsluiten

van informatie als voorwaarde

voor " het nieuwe werken"

Agenda

Trends & ontwikkelingen

“Het Nieuwe Werken”

Infra, Data & Document

Van Papier naar Digitaal

“It is not the strongest of

the species that survives,

nor the most intelligent,

but the one most

responsive to change”.

Charles Darwin

Trends & ontwikkeling

Het nieuwe werken creëert

een verschuiving in het

gebruik van informatie en

het printen. Digitalisatie

zal versnellen door deze

trends, printen zal

afnemen.

Locatie en tijdstip van

werken zijn niet meer

relevant. Medewerkers

worden output gedreven.

Medewerkers worden

kenniswerkers die

informatie en documenten

zonder zoeken in de

juiste proporties

aangereikt willen krijgen

Technologische trends

hebben effect op hoe

bedrijven werken.

Cloud / SaaS gaan van de

incubatie naar de maturity

fase. Infrastructuur en het

gebruik van tablets (iPad)

zorgt voor een verandering

hoe bedrijven en

medewerkers werken.

De wereld verandert…

De wereld gaat sneller– We leven in een snelle exponentiële periode

– Jongeren & Hoogopgeleiden adopteren

nieuwe IT

Technologie ontwikkelt zich

razendsnel – Radio , TV, Internet, Mobiel, Tablet

Mensen (werknemers) veranderen– Digital Immigrant vs Digital Natives

Bedrijfsleven verandert – Nieuwe Werken in opkomst

– “Week van het Nieuwe Werken”

Digital immigrant

+30

Digital native

-30

Het Nieuwe Werken is flex: de werknemer bepaalt zelf

wanneer en waar hij werkt, dus ook vanuit huis. Als in

2015 20 procent van de beroepsbevolking dat één dag

per week zou doen, levert dit de samenleving een winst

op van twee miljard.

PricewaterhouseCoopers

De winst van Het Nieuwe Werken…

Kostenreductie de drijfveer?

Deloitte: Besparing vastgoedkosten grote drijfveer voor Het Nieuwe Werken

Het Nieuwe Werken is over vijf jaar de standaard voor het grootste gedeelte

van de organisaties in Nederland. Dit heeft een substantiële impact op de

verhoudingen in de kantorenmarkt en de manier waarop vastgoedbeleggers

in de toekomst naar deze markt kijken. Het Nieuwe Werken richt zich

naast werknemertevredenheid steeds meer op kostenreductie.

Dit zijn de belangrijkste resultaten uit een enquête die Deloitte hield

naar het belang van Het Nieuwe Werken (HNW) voor bedrijven waaronder

commerciële organisaties, gemeenten, zorgen onderwijsinstellingen en

corporaties.

Belangrijkste markt veranderingen

Gemeenteraden

stappen over op

iPads

De gemeenteraad van Nijmegen heeft

unaniem besloten keihard op zichzelf

te bezuinigen: alle raadsleden wisselen

stapels papier in voor een iPad, tenzij

ze dat niet willen. De bezuiniging bestaat

eruit dat raadsleden nu bergen papier

moeten doorwerken, die in de toekomst

vooral digitaal worden aangeleverd.

Dat bespaart de gemeente € 106 per

gebruiker per jaar. Maximaal zijn dat er

70, dus moet de besparing ruim € 7000

per jaar bedragen.

http://duurzaamkantoor.blogspot.com/2011/02/

gemeente-nijmegen-stapt-over-op-ipad.html

• Digitalisering

minder post, 10% minder papieren

facturen, 4000% meer tablets

• Cloud

steeds meer diensten, 20% hogere

adoptie, pay-per-use, geen

commitment, snel

• Sustainability

van nice naar need-to-have naar

harde KPI’s

• Disruptive Technology

iPads zorgen voor een fundamenteel

andere wijze van werken

Of ook andere effecten?

• KPN : Reductie van 42% op

huisvestingskosten

• IBM : Besparing van € 500.000

per jaar door teleconferencing

• Finext : Stijging van medewerker-

tevredenheid naar 8,5

• Rabobank : Beste werkgever

(Intermediair 2009)

• Microsoft : Productiviteitstijging van

gemiddeld 28 minuten per dag

per medewerker

Alles gaat anders:

Waarom het nieuwe werken?

Omdat u bestellingen thuis ook wilt kunnen goedkeuren en

plaatsen (en uiteraard ook de factuur)

Omdat ook uw klanten recht hebben op een actuele versie

van hun offerte, dus moet uw bedrijfsinformatie altijd en overal te

raadplegen zijn.

Omdat uw medewerkers nu zo’n 30% van hun tijd op zoek zijn

naar bedrijfsinformatie, dus documenten moeten altijd en overal

snel vindbaar zijn.

Omdat u geen stapels papier meer wilt meenemen als u niet op

kantoor bent, deze moeten digitaal beschikbaar zijn, altijd en

overal, dag en nacht.

Ik wil al mijn documenten gewoon op m’n iPad kunnen zien als ik onderweg

ben.

Kunnen we diepost niet gewoon

scannen?

Om klanten

sneller van dienst te zijn

moet ik direct inzicht

hebben in hun

dossier.

Wij

hebben geen

overzicht van

een project bij

een klant.

We hebben een geëxplodeerde sharedrive en ik kan

niks vinden daarop.

Help, ikben mijn

documenten kwijt.

HNW 0.1 – Data / infra

HNW 0.1 - Documenten

Het Nieuwe Werken is niet

meer persé gaan werken.

Bij Het Nieuwe Werken gaat

het nog steeds om werken

Infrastructuur

Data

Documenten

Voorwaarde om digitaal te gaan

o Backlog scanning –relevante documenten

digitaliseren

o Nieuwe aanwas bij bron digitaliseren –

centraal en/of decentraal

o Documenten digitaal beschikbaar te hebben

o Primaire applicatie

o Eigen applicatie

o Intra- en internet (bijv SharePoint portal)

o Mobile devices (mobile, tablet)

o Archivering (authentiek, langere termijn, wet-

en regelgeving)

o Document workflow & collaboratie

Documenten dienen digitaal beschikbaar zijn

Van papier naar digitaal…

Volledig papier:

Fysieke dossiers

Fysieke documentstromen

(in proces)

Alleen dossiers?

Proces ondersteuning?

Hoe scannen?

Wie scannen?

Waar scannen?Inkoopfacturen?

Businesscase?Tablets/PC/Mobile?

Wettelijke (niet) bewaarplicht?

Onderhoud digitaal archief?

Microsoft Office?

Ontsluiten voor medewerkers?

Inkoop? Interfacing met systemen?

Welke documentsoorten?

Change Management?

Correspondentie?

(De)centraal scannen?

Autorisaties?

Email?

Workflow - adhoc?

Dossier 100% open?Primair proces, ondersteunend?

Hoe raadplegen?

Volledig digitaal:

Digitale dossiers

Minimaal fysieke document-

stromen (in proces)

IPO Model…

Knelpunten

Monitoring & Business Intelligence

Input Proces Output

Document Intensieve Processen BestemmingBron

Input Proces Output

Document intensieve proces oplossingen

OutputInput ProcesDocument intensieve proces oplossingen

Document Management

Fax & E-mail

Web

MFP

Post

Productie

Print

Output

management

MFP

Portal

Digitaal archiveren

& terugplaatsen

Ontvangst,

scannen,

extractie,

valideren

Overplaat-

sen naar

ECM, ERP

en WFM

Primair

proces

Primair

proces

Ontvangst

data

Produceren

& leveren

Input

Ontvangst,

scannen,

extractie,

valideren

Overplaat-

sen naar

ECM, ERP

en WFM

Fax & E-mail

Web

MFP

Post

Output

Ontvangst

data

Productie

Print

Output man..

MFP

Portal

Produceren

& leveren

Formulierverwerking

Scannen primair proces

Digitalisering Archieven

Inkoop- en

factuurverwerking

HR-dossiers

Digitalisering

Correspondentie

Primaire processen

Secundaire processen

Document Management

Uniforme werkwijze voor afhandeling van (werk-) processen

Minimaliseren van handmatige werkzaamheden

Versnellen van bedrijfsprocessen

Documenten veilig opslaan voor een lange periode

Eenvoudige en snelle toegang tot documenten

Voldoen aan wettelijke bepalingen voor dossier opslag

Service naar (interne) klanten

Volledige controle en grip op de processen

Interfacing met (primaire-) Systemen

Ontsluiting via (primaire-) Systemen

Kostenreductie

Documentauthenticiteit

Beveiliging documenten

Gebruiksgemak

Correspondentie (intern en extern), In- en uitgaande

facturen, Personeel, Vastgoed, Klant-

/leverancier, Contract, Medicatie, Inkoop, Kwaliteit,

Medisch, Cliënten, E-mail

Scanning decentraal; Slim scannen

Stappen van decentraal scanning

(One Action Flow)

Documenten inscannen op

afdelings MFP

Controle verificatie via het doel-

systeem

Document volgt voorgedefinieerde

route naar archief

Opslag document in

voorgedefinieerde formaat

Positie Document Management

Primaire

proces

Backoffice

Processen

DMS

Back

office DMS

“Drukknoppenmodel”

Post

Registratie

Distributie

Creatie

Papierloos-

vergaderen

Agenda

Creatie

Annotatie

Distributie

Kwaliteits-

hanboek

Creatie

Expiratie

Versiebeheer

Distributie

Invoice

Processing

Registreren

Coderen

Distributie

Matching

Autorisatie AutorisatieAutorisatie Autorisatie

Personeels

Zaken

Registreren

Distributie

Autorisatie

Patiënten /

Cliënten

Registreren

Annotatie

Inp

ut

ma

na

ge

me

nt

Ou

tpu

tm

an

ag

em

en

t

Viewer

EXTERN syst

Mobile /

TabletIntranet Sharepoint Internet

Archieven

Interfacing, Autorisatie, Wet & regelgeving, Infrastructuur, Logging, Admin & Systeembeheer

Wat is nu het nieuwe werken?

• Tijd & plaats onafhankelijk

• Altijd toegang tot systemen

• Altijd toegang tot data

• Altijd toegang tot documenten

- Slim documentbeheer

- Ontsluiten van informatie

• Kortom " het nieuwe werken" is

volledig digitaal

Infrastructuur, Data & Documenten

Omdat dit de toekomst is

En is het leuk?

20121120 digitaal werken is leuk... maar hoe dan

Documents

Transcript of 20121120 digitaal werken is leuk... maar hoe dan