FACILITY MANAGEMENT INFORMATIE SYSTEEM

INTEGRATIE MET DATABASE Visie op de informatievoorziening van het FM

Belangrijke objecten van besturing

'Grondstoffen" • gebouwen • inkoopcontracten • meubilair • etc. \

Processen

Facilitaire 'produkten' • huisvesting • schoonmaken • technisch onderhoud • catering • beveiliging • etc.

Mensen en middelen • personeel facilitair bedrij gereedschappen machinecapaciteit etc.

FIGUUR 1: Te besturen processen binnen het facilitaire bedrijf.

Facility Management is de planning en de besturing van de huisvesting, de interne dienstverlening en de

toelevering van bedrijfsmiddelen. Bij het streven naar een optimale planning en besturing wordt de facility manager geconfronteerd met twee soorten

informatievraagstukken. De facility manager draagt de verant-woordelijkheid voor het beheer van de informatie die hij uit het bouwproces krijgt aangeleverd en voor de informa-tie die binnen zijn facilitaire dienst wordt geproduceerd, zoals inkoop-, uitbestedings-, lease- of huurcontrac-ten. Hierbij wordt hij geconfronteerd met een overvloedig aanbod van geautomatiseerde systemen. Bijvoorbeeld CAD-systemen voor het beheer van bouwkundige en installa-tietechnische tekeningen en databases voor het beheer van contracten en financiële gegevens.

De praktijk

Door: H.A.J. Riesewijk en M. Mooij

Bij de besturing van de facilitaire dienstverlening wil de facility manager vragen kunnen beantwoorden als:

"Hoeveel geven wij uit aan catering per medewerker of per vierkante meter kantooroppervlakte, en hoe verhoudt zich dit tot vergelijkbare bedrijven in de branche?" Maar ook vragen als: "Doen wij er goed aan ons bouwkundig onderhoud zelf uit te voeren, hoeveel besteden wij eraan en hoeveel kunnen wij besparen wanneer wij het zouden uitbesteden?" of "Als de afdeling ver-koop volgend jaar groeit, hoeveel vier-kante meter kantoorruimte moeten wij dan bijhuren, of kunnen we het oplos-sen met interne verhuizingen en waar bevindt die potentieel beschikbare ruimte zich dan?" Om te voorkomen dat de inrichting van de toekomstige informatievoorzie-ning te zeer wordt bepaald door het huidige aanbod van technische oplos-singen voor het registreren en beheren van tekeningen en contracten, hebben Twijnstra Gudde nv en Technisch Softwarehouse Riesewijk B.V. geza-menlijk het initiatief genomen tot de ontwikkeling van een Facility Management Informatie Systeem FMIS, dat gebaseerd is op de facilitaire bedrijfsvoering zelf. In hun benadering van de informatievoorziening gaan zij ervan uit dat de informatievoorziening tot taak heeft de facilitaire dienstverle-ning te ondersteunen door informatie te leveren voor het besturen van de facilitaire processen. De informatie-voorziening zorgt dat deze informatie beschikbaar komt door het verzame-len, registreren en beheren van rele-vante gegevens. Het beheren van de gegevens gebeurt dus ten dienste van het beantwoorden van de vragen van de facility manager bij het besturen van de facilitaire processen.

Ontwerpfilosofie In figuur 1 zijn de belangrijkste te besturen processen binnen het facili-taire bedrijf weergegeven. Groep 1 zijn processen die zich richten op het leveren en beschikbaar stellen van facilitaire diensten en produkten aan de klant. Processen in groep 2 be-treffen het verwerven en in stand hou-den van de faciliteiten. Groep 3 zijn processen die op het inzetten van mensen en middelen in de facilitaire dienstverlening zijn gericht. In groep 4 vallen processen die zich richten op de

2

S Q < O

i 25

onderlinge afstemming van de drie voorgaande groepen en de planning ervan in relatie tot de bedrijfsstrategie.

In figuur 2 is de structuur van het FMIS geschetst, waarmee de informa-tievoorziening wordt gerealiseerd in een geautomatiseerd systeem. Het systeem is opgebouwd uit een basis-module met daar omheen vakgroep-modules en specifieke vakgroep-modules en een schil van facilitaire besturingsfuncties. De basismodule vormt de kern van het programma en omvat zes onderdelen: een RDBMS relationele Oracle of Progress databa-se, een AutoCAD-programma en SuperLINK als interactieve koppeling tussen deze twee onderdelen. Daarnaast is er een rapportgenerator om op gebruikersniveau, zonder pro-grammeerkennis, eigen rapporten samen te stellen. Via interfacing is het mogelijk data te im- en exporteren binnen een geïntegreerde omgeving. De consistentie tussen alfa-numerieke en grafische informatie wordt ook in de basismodule gewaarborgd. Per vakgebied wordt de basismodule uitgebreid met een vakgroepmodule. In deze vakgroepmodule worden alle voor het vakgebied specifieke pro-gramma's ondergebracht. Vakgroep-modules en basismodule vormen voor de gebruiker een geïntegreerd geheel. In de ruimtebeheermodule worden bij-voorbeeld de vierkante meters per bewoner, verdieping, gebouw en lokatie beheerd, waarvan in de vak-groep schoonmaken weer gebruik wordt gemaakt. De specifieke vak-groepmodule biedt de mogelijkheid een vakgroepmodule aan specifieke gebruikerswensen aan te passen. Dit specifieke stukje maatwerk wordt vol-ledig in de vakgroepmodule geïnte-greerd. De (specifieke) vakgroep-modules worden benaderd via een gebruikersschil bestaande uit de besturingsfuncties voorraadbeheer, contracteren klant, leveren, mensen-/middelenbeheer en facility-planning. Deze besturingsfuncties zijn geba-seerd op de facilitaire bedrijfsvoering en zijn per vakgroepmodule aangepast aan de specifieke behoeften op dit vakgebied. Naast de facilitaire bestu-ringsfuncties kan via de basismodule direct gebruik worden gemaakt van een algemene mutatiefunctie en een beheerfunctie. De software van het FMIS is geschreven in C en maakt gebruik van "defacto" standaarden, zoals AutoCAD, Oracle of Progress en SuperLINK. Hierdoor is het goed mogelijk dit pakket in client/server-omgevingen te laten functioneren, waarin de cliënt veelal gebruik maakt

^ ^ t e b e s t u r i ^ ^

Plannen

venta

Voorraad beheer

Mensen-/ middelen

beheer beheer

Installatie

terfac

groepmo

Contracteren klant

Leveren

V Import/ export

FIGUUR 2: De structuur van het FMIS.

van een MS-DOS omgeving en de ser-ver UNIX, VMS of andere omgevingen kunnen zijn. De hardware en dus ook de operating systemen worden bepaald door de gebruikersomgeving en de omvang van het eventuele net-werk.

Het resultaat Doordat de ontwikkeling van het FMIS zich richt op het totaal van de facilitaire bedrijfsprocessen, is het mogelijk een FMIS te realiseren dat de gehele facili-taire bedrijfsvoering ondersteunt. Dit betekent dat het FMIS naast registratie en ondersteuning van beheer en onderhoud van de facilities, ook ant-woorden levert op management-vragen. De gebruiker van het FMIS heeft een overzicht over de kwantitei-ten en de kwaliteiten van de beheer-de faciliteiten en over de met klanten of leveranciers afgesloten contracten. Ook biedt het FMIS inzicht in de afhandeling van bestellingen en klach-

ten, de geleverde kwaliteit en het financiële resultaat van het facilitaire bedrijf. Met het FMIS kunnen overzich-ten worden opgevraagd die bijvoor-beeld de keuze wel/niet uitbesteden kunnen ondersteunen of die helpen bij het op elkaar afstemmen van de ver-werving, de levering en de inzet van mensen en middelen. Naast deze management informatie kan het FMIS ook informatie leveren ter ondersteu-ning van de operationele taken. Zo'n systeem kan bijvoorbeeld facturen produceren voor doorberekening van facilitaire kosten aan de klant of onderhoudsplanningen en kan werk-orders produceren voor onderhouds-medewerkers. (Info Nr. 2791)

27