nummer 6 2012 25

>>

(Ver)binden!

Informatiearchitectuur RHC’s: op weg naar een gedeelde referentiearchitectuurRoland Bisscheroux en Niklas Odding n

In een voorgaand nummer van het Archievenblad heeft Klaartje Pompe een overzicht gegeven van

de activiteiten van de Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-Depot (WVI). Binnen de WVI is

een sectie Architectuur aan de slag om te komen tot een referentiearchitectuur voor de Regionaal

Historische Centra (RHC’s) en het Nationaal Archief (NA).

Het doel is het creëren van een

gezamenlijk kader van uitgangspunten,

randvoorwaarden en modellen,

waarmee de samenwerkende

instellingen hun informatievoorziening

op elkaar afstemmen en dat de

mogelijkheid biedt tot verregaande

samenwerking en gemeenschappelijk

gebruik van gegevens. De focus hierbij

ligt op een gezamenlijke referentie-

architectuur om aan te kunnen sluiten

op het e-Depot. Een functioneel model,

waarvan de afzonderlijke archief-

instellingen zelf de invulling met

concrete ICT-oplossingen dienen te

verzorgen. Dit model is een eerste stap

tot een referentiearchitectuur voor de

hele archiefsector.

De aanleidingConcrete aanleiding voor de

projectarchitectuur is het ontbreken van

een RHC-brede architectuurbeschrijving

op basis waarvan de RHC’s aansluiting

kunnen zoeken bij een digitaal depot-

voorziening. De behoefte aan een

uitgewerkt architectuurmodel met

impactanalyse kwam voort uit de pilot

van het consortium van het NA en de

RHC’s. Naar aanleiding daarvan heeft

informatiearchitectuur een plek

gekregen in de voorzetting van die pilot:

de WVI. Naast dit beleid om gezamenlijk

gebruik te gaan maken van een digitaal

depot op basis van een informatie-

architectuur, is er een visie van BRAIN en

een Archiefvisie van de overheid die

vragen om een gezamenlijke

informatiearchitectuur.

In de Archiefvisie1 wordt onder meer

vastgesteld dat de zorg voor archief niet

meer na 20 jaar begint maar al op het

moment dat de informatie wordt

gecreëerd; dat de meeste informatie

eerder dan 20 jaar voor iedereen

beschikbaar kan zijn; en dat burgers

gemakkelijk toegang tot die vele

informatiebronnen kunnen krijgen. In

verband met dit laatste punt wordt

gesproken over de ‘Archiefcollectie NL’.

Door het Nederlandse archiefveld wordt

gesteld dat de Archiefcollectie Nederland

idealiter drempelloos en integraal via

internet benaderd en doorzocht moet

kunnen worden.2 De Archiefvisie van de

overheid haakt hierop in: “Door een

centrale toegang te creëren die

bestaande digitale initiatieven bundelt

wordt de Archiefcollectie NL zichtbaar en

toegankelijk voor de samenleving”.

Een interoperabiliteitsvraagstukKern van het probleem is dat archief-

instellingen voor uitdagingen staan waar

hun informatievoorziening geen

antwoord op heeft. Dit geldt voor alle

primaire hoofdprocessen: verwerven,

beheren en beschikbaar stellen. Aan de

verwervingskant is sprake van een

digitale revolutie. Steeds meer archief

wordt digitaal aangeboden door

zorgdragers, bedrijven en particulieren.

Overgedragen archief wordt digitaal

opgenomen, ook eerder dan de

wettelijke termijn. Dit archief moet

raadpleegbaar zijn, zowel voor de

geautoriseerde archiefvormer, de

belanghebbende en (mits openbaar) de

bezoeker. Aan de beherende kant is er

de uitdaging van langdurige digitale

opslag. (Vervroegd) overgedragen

digitale informatie moet duurzaam

beheerd worden. Aan de beschikbaar-

stellingkant ten slotte, is er de behoefte

om (informatie over) objecten

onafhankelijk van de beheerapplicaties

integraal te kunnen doorzoeken en

beschikbaar te kunnen stellen.

De uitdaging voor de archiefsector die

hier geschetst wordt, betreft in

informatiekundige termen de

‘interoperabiliteit’ van archiefinstellingen;

“het vermogen van organisaties (en hun

processen en systemen) om effectief en

efficiënt informatie te delen met hun

omgeving”. Aan dit vermogen om

informatie te delen ontbreekt het de

archiefinstellingen. De inzet van ICT is

daar onlosmakelijk mee verbonden; ICT

maakt een efficiënte uitwisseling en

hergebruik van gegevens mogelijk.

In de publieke sector is de noodzaak tot

interoperabiliteit al eerder onderkend.

De Nederlandse Overheid Referentie

Architectuur (NORA) bevat >>

26 2012 nummer 6

>> inrichtingsprincipes, modellen en

standaarden voor het ontwerp en de

inrichting van de elektronische overheid.

Het accent ligt daarbij op het mogelijk

maken van samenwerking tussen

overheidsorganisaties in ketens en

netwerken. Versie 3.0 van NORA –

momenteel in ontwikkeling – heeft

interoperabiliteit nadrukkelijk als

centrale boodschap.3

Informatie- en referentiearchitectuurOm de positie van informatiearchitectuur

in de informatievoorziening duidelijk te

maken, gebruiken wij (een gekantelde

versie van) het 9-vlaksmodel uit het

‘Amsterdams raamwerk voor

informatiemanagement’ van Rik Maes

(figuur 1). Maes plaatst tussen

bedrijfsvoering en ICT een horizontale

laag informatie en onderscheidt 3

verticale niveaus in de informatie-

voorziening: strategisch (richten),

tactisch (inrichten) en operationeel

(verrichten). Informatiemanagement is

het beheersen van de vlakken op de

horizontale en verticale assen van het

negenvlak in hun onderlinge

samenhang.

De verticale as (weergegeven met een

stippellijn) kunnen we vervolgens

uitvergroten tot het NORA raamwerk

(figuur 2). In het architectuurraamwerk

is nog steeds de horizontale driedeling

in bedrijfsvoering, informatie en

techniek zichtbaar, en daarnaast een

verticale opsplitsing in wie, wat en hoe.

De gedachte achter de horizontale

vlakken van het raamwerk is dat de

bedrijfsvoering de inrichting van ICT

bepaalt en andersom de ICT de

mogelijkheden voor de bedrijfsvoering

bepaalt. Het managen van informatie

betekent het voortdurend in lijn brengen

van technische mogelijkheden en

bedrijfsdoelstellingen en vice versa.

Een informatiearchitectuur is een fixatie

van de gewenste afstemming tussen

bedrijfsvoering en ICT. Informatie-

architecturen worden afgeleid van een

referentiearchitectuur. Een referentie-

architectuur biedt een raamwerk dat het

maken van afspraken tussen organisaties

makkelijker en op sommige punten zelfs

overbodig maakt. Naast NORA zijn er

nog andere referentiearchitecturen.

Voorbeelden zijn GEMMA voor

gemeenten en MARIJ voor het Rijk.

Een architectuur voor archieven die als

referentie kan dienen, is nog niet

ontwikkeld.

Stand van zaken RHC’sEind 2011 is er vanuit de WVI een

inventarisatieronde gedaan, waarbij

gekeken is naar de huidige status van

ICT binnen de verschillende RHC’s. Deze

inventarisatie is gedaan om inzicht te

krijgen in de huidige mogelijkheden en

onmogelijkheden die de

informatievoorziening biedt bij het

realiseren van de gezamenlijke doelen

van de RHC’s. Meer samenwerking in

duurzame opslag en het integraal

presenteren van de archiefcollectie

Nederland vereisen een inrichting van

ICT die dat mogelijk maakt.

Uit deze inventarisatie bleek dat alle

RHC’s voor dezelfde uitdagingen staan,

maar ook dat deze uitdagingen veelal

per RHC worden opgepakt. Resulterend

in verschillende manieren om de

archieven te beheren en te presenteren

met behulp van ICT. In veel gevallen

wordt ICT wel als belangrijk gezien,

maar ook als iets dat de leverancier

maar moet oplossen. De digitalisering

die is doorgedrongen binnen de RHC’s

Figuur 1: gekanteld 9-vlaksmodel van Rik

Maes. Overgenomen uit: GEMMA

procesarchitectuur.4

Figuur 2: NORA architectuurraamwerk.

Overgenomen uit: NORA 1.0.5

nummer 6 2012 27

heeft meestal betrekking op

beeldmateriaal, dat al dan niet in een

apart systeem wordt geadministreerd en

gepresenteerd. Digitaal archiefmateriaal

van hun ketenpartners is vaak al wel

aanwezig maar wordt opgeslagen op

harde schijven, dvd’s of servers. Vaak

nog zonder enige link naar een

archiefbeheersysteem.

Om in deze situatie het duurzaam

digitaal bewaren van archiefbescheiden

te laten borgen is meer nodig dan

alleen maar een nieuw systeem

aanschaffen en gebruiken. Wat nodig is,

is gezamenlijk nadenken over gemeen-

schappelijke uitgangspunten bij de

realisatie van de ondersteunende

Informatie Technologie. Dit maakt het

mogelijk om:

- op een standaardmanier gebruik te

maken van diensten van

voorzieningen voor digitale

duurzaamheid.

Maar ook:

- uitwisseling van gegevens onderling

te standaardiseren;

- eenvoudig aansluiting op portalen te

realiseren;

- eenduidig integraal archiefbeheer te

realiseren.

Een servicegerichte architectuur Op basis hiervan zijn een aantal

workshops met de RHC’s gehouden,

waar de eerste schets van een gemeen-

schappelijke referentiearchitectuur is

ontstaan. Een functionele architectuur

die per RHC verder ingevuld kan worden

met de voorzieningen (lees: leverancier-

gebonden applicaties) die hiervoor

geschikt zijn. Deze functionele architectuur

gaat verder dan bijvoorbeeld een

architectuur voor aansluiting op een

e-Depot. Om gebruik te kunnen maken

van voorzieningen van een e-Depot is

het namelijk noodzakelijk te weten wat

erin opgeslagen dient te worden, op

welke manier dit in relatie staat met

fysieke archieven, maar ook op welke

manier en in welke samenhang alle

archieven gepresenteerd dienen te

worden.

Een servicegerichte architectuur maakt

de weg vrij voor allerlei vormen van

intensieve samenwerking. Een

servicegerichte architectuur bestaat uit

componenten welke diensten (services)

aan elkaar leveren. Een component

website wil bijvoorbeeld graag een

zoekservice aan kunnen roepen van een

collectiebeheercomponent. Het maakt

daarbij niet uit hoe de service is

geïmplementeerd met systeem X of Y.

Een service is een standaardaanroep

met daarbij een standaardresultaat.

In de gezamenlijke referentiearchitectuur

maken we afspraken over welke

functionele componenten we willen

onderscheiden en welke standaard-

services minimaal aanwezig moeten

zijn. Het is op die manier bijvoorbeeld

mogelijk om vanuit een gemeen-

schappelijk portaal eenzelfde vraag te

stellen aan instelling X en Y en hetzelfde

gestandaardiseerde antwoord terug te

ontvangen, terwijl het prima kan zijn dat

beide instellingen andere ICT-systemen

hebben. Deze ICT-systemen moeten

echter voldoen aan de kaders die binnen

de referentiearchitectuur zijn gesteld.

Gezamenlijke uitgangspuntenOm een servicegerichte referentie-

architectuur te realiseren is het van

belang om te starten met het definiëren

van gezamenlijke uitgangspunten.

Samen met de RHC’s zijn we dit traject

gestart in februari 2012. Een aantal van

de uitgangspunten die tot nu toe zijn

gedefinieerd, luiden als volgt:

• onderscheid frontoffice van

archiefbeheer. Met dit onderscheid is

het enerzijds mogelijk om een

eenduidige dienstverlening te

verzorgen over alle kanalen heen

(internet, balie, telefoon). Anderzijds

geeft dit ook mogelijkheden om in de

frontoffice zowel eigen interne

services aan te roepen als ook externe

services van andere RHC’s of shared

services zoals het e-Depot;

• onderscheid archiefbeheer van opslag.

Door de opslag van objecten en

metadata los te koppelen van de

functionaliteit om deze gegevens te

beheren, wordt de plaats van de

opslag minder belangrijk. Nu al

worden metadata en objecten

opgeslagen op diverse locaties

(intern, schijven, provider). Er is echter

nu vaak sprake van het kopiëren van

gegevens en dubbele opslag op

meerdere locaties. In de nieuwe

referentiearchitectuur kunnen nu ook

concepten als het opslaan ‘in the

cloud’ beter worden gerealiseerd;

• de architectuur moet open zijn. De

wens van de overheid om te komen

tot gezamenlijke portalen op

archiefgebied (Europeana, Genlias et

cetera) maakt een open architectuur

meer en meer noodzakelijk. De

interne services moeten aan te

roepen zijn door externe partijen.

Indien archiefinstellingen hun eigen

architectuur op orde hebben, geeft dit

ook mogelijkheden om interne

services aan te bieden aan andere

instellingen;

• digitaal materiaal wordt altijd (ook)

duurzaam bewaard. Voor digital born

materiaal is dit bekend. Voor

gedigitaliseerd materiaal wordt ook

uitgegaan van duurzame opslag,

waardoor de resultaten van het

arbeidsintensieve proces van

digitaliseren beter geborgd zijn;

• eenmalige opslag van gegevens en

objecten. Alhoewel dit een redelijk

logisch uitgangspunt lijkt, bewijst de

huidige praktijk anders: grote

hoeveelheden data en objecten

worden intern uitgewisseld tussen

applicaties, maar ook extern

uitgewisseld naar portalen.

Dit zijn slechts enkele van de

uitgangpunten die zijn gedefinieerd,

maar deze geven een beeld van de

discussies die zijn gevoerd. Op basis van

deze uitgangspunten is vervolgens het

eerste model voor de referentie-

architectuur voor de RHC’s opgesteld.

ArchitectuurmodelBij dit model behoort uiteraard een

uitgebreide beschrijving van de

componenten en de services die dienen

te worden geleverd. Het gaat te ver om

deze hier tot in detail te beschrijven.

Twee belangrijke ontwerpbesluiten die

ten grondslag liggen aan dit model zijn

de volgende:

1. Onderscheid tussen Collectiebeheer

en Nadere Beschrijvingen. Er is een

onderscheid gemaakt tussen deze

twee componenten vanuit diverse

redenen. De belangrijkste daarvan is

dat de Nadere Beschrijvingen van

archiefstukken op het laagste niveau

van zowel fysiek als digitaal archief

nu op één plek wordt beheerd, wat

integraal beheer mogelijk maakt en

ook makkelijker. Daarnaast kan de

component Collectiebeheer zich

bezighouden met alle bestaande

fysieke archieven en de aansluiting

zoeken met de functionaliteit om

deze fysiek te ontsluiten (Logistiek

beheer).

2. Onderscheid tussen Afgeleiden en >>

28 2012 nummer 6

maakt de mogelijkheden hiervoor alleen

maar groter. Openheid van de archieven

is gewenst. Het beheren van archieven

zal daarbij steeds meer gemeengoed

zijn. Archiefinstellingen kunnen echter

hun toegevoegde waarde richten op de

burger en de locatie-gebondenheid van

de instelling.

Het afgelopen jaar is er al verschillende

malen gepubliceerd over TARA en de

wens om te komen tot een

gemeenschappelijke open referentie-

architectuur voor de archiefsector. Wel,

wij kunnen u meededelen dat deze

referentiearchitectuur geen wens meer

is maar inmiddels bestaat. Door als

gezamenlijke archiefsector achter deze

architectuur te gaan staan en deze

samen verder door te ontwikkelen,

kunnen we grote stappen maken bij het

duurzaam bewaren van onze archieven,

maar ook bij het geïntegreerd en op de

burger afgestemd presenteren van al

ons gezamenlijk materiaal. n

Noten1 n Halbe Zijlstra en J.P.H. Donner,

Archiefvisie (Den Haag 2011).

2 n Archiveren = vooruitzien. Visie van

BRAIN en KVAN op de koers en de

inrichting van het archiefwezen (z.p.

2009) 12.

3 n NORA-katern, Strategie (2009).

4 n GEMMA, Procesarchitectuur 2.0 (2011).

5 n NORA, Samenhang en samenwerking

binnen de elektronische overheid

(2006).

Reacties: duurzaamtoegankelijk@gmail.

com.

Roland Bisscheroux n informatiemanager

en archiefinspecteur Noord-Hollands

Archief en sectieleider sectie Architectuur,

Werkgroep Voorbereiding Implementatie

e-Depot.

Niklas Odding n senior Enterprise

Architect bij IT-eye.

worden uitgebouwd tot een volwaardige

referentiearchitectuur voor de gehele

archiefsector. Uiteraard zullen er extra

componenten bij moeten komen, zullen

zaken als multimediabestanden moeten

worden geïntegreerd en zo zijn er nog

wel een aantal dingen te noemen.

Belangrijk is echter dat 12 van de

grotere archiefinstellingen in Nederland

deze architectuur omarmen.

Leveranciers van uw archiefbeheer-

systeem, website, genealogiesysteem,

beeldbank en andere systemen die u

gebruikt, kunnen hun producten op deze

architectuur afstemmen, waardoor

interoperabiliteitsproblemen tot het

verleden behoren. Maar dit betekent

ook dat u weer grip krijgt op uw eigen

ICT-voorziening. De gemeenschappelijke

kaders zorgen ervoor dat de Archief-

collectie Nederland professioneel en in

samenhang beheerd zal worden.

Naast de verdere uitwerking is het ook

van belang om goede aansluiting te

vinden op de Doelarchitectuur voor

digitale duurzaamheid van het Rijk. Door

de verschillende manieren van

ontsluiten van gegevens ook te

standaardiseren en op elkaar af te

stemmen, is het mogelijk om de

eindklant van de overheid, namelijk de

burger, een totaal inzicht te geven in

archiefstukken van de overheid.

Archiefinstellingen zijn zich op dit

moment al aan het profileren op het

internet, alleen of in samenwerkings-

verbanden. Een gezamenlijke set van

afspraken over de inrichting van ICT

e-Depot. De digitale documenten die

duurzaam dienen te worden bewaard

(e-Depot) zijn gescheiden van de

afgeleiden van deze documenten die

voor presentaties worden gebruikt. Dit

is gedaan om het e-Depot in te

richten voor alle soorten

‘documenten’ en de functionaliteit

hiervan te concentreren op het

preserveren van archiefstukken. De

Afgeleiden component is opgezet om

deze digitale archieven zo goed als

mogelijk te kunnen presenteren. Op

basis van een beslissingstabel in de

Afgeleiden component wordt er wel

of niet een afgeleiden gemaakt van

een digitaal archiefstuk, en wordt

bepaald in welk formaat dit gebeurt.

Op technisch vlak betekent dit ook dat

er minder hoge technische eisen aan

deze database worden gesteld dan

aan die van het e-Depot, aangezien er

altijd weer opnieuw afgeleiden van

de originelen kunnen worden

gemaakt. In de toekomst kan de

component Afgeleiden wellicht

migreren naar een realtime

afgeleiden generator, waardoor

opslag van de afgeleiden niet meer

noodzakelijk is.

Wat betekent dit voor de archiefsector?Uiteraard zijn veel van de zaken die we

nu opstellen voor de RHC’s ook

uitstekend toepasbaar binnen de rest

van de archiefsector. De huidige

referentiearchitectuur kan verder

>>

Figuur 3: conceptmodel referentiearchitectuur RHC’s.