1 prof. E.O.J. Jans m.m.v. Prof. Drs. K. Wezeman Dr. Van Dijk 20 e druk 1 Grondslagen...

1

prof. E.O.J. Jans m.m.v. Prof. Drs. K. Wezeman

Dr. Van Dijk

20e druk

1

Grondslagen Administratieve Organisatie

Deel B processen en systemen

2

• Magazijnfunctie• Magazijnproces• Informatiebehoeften• Procesactiviteiten• Voorraadsysteem/ fin-adm proces• Voorraadinventarisatie

Hoofdstuk 4

Het magazijnproces- en voorraadsysteem

3

De magazijnfunctie

Bewarende functie

◦ Goederen moeten zorgvuldig worden bewaard

◦ Voorraden leiden tot vermogensbeslag en dus tot rentekosten

◦ Risico’s van waardevermindering, enz.◦ Opslagkosten en handlingkosten

Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-NoordhoffOpgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

4

De magazijnfunctie Waarom voorraden aanhouden?

◦ Tijd-en ritmeverschillen tussen Inkoop en verkoop (handelsonderneming) Inkoop en productie (ind. Bedrijven) Inkoop en dienstverlening (dienstverlenende bedrijven)

◦ Onzekerheid Variatie in vraag Veranderende levertermijnen

◦ Economisch motief: kostenafweging – trade off bestelkosten/omstelkosten versus

voorraadkosten (opslagkosten en handlingkosten) kosten van variatie in productieritme versus

voorraadkosten


5

De magazijnfunctie Magazijnfunctie = schakel tussen twee

beschikkende functies in het waardekringloopproces.

Inkoop Magazijn Verkoop

beschikken bewaren beschikken


6

Gesloten en open magazijnen

Onderscheid ◦Technisch => geen/wel toegang voor personeel◦Administratief => wel/geen uitgiftebon

Open magazijnen◦ Geen magazijnafgiftedocumenten◦ Grijpvoorraden◦ Indirecte verbruiksmeting◦ Toepassingsgebieden


7

Het magazijnproces

Productie- proces

Human resource

proces

Financieel- administratief

proces

MAGAZIJN-PROCES

Verkoop- proces

Inkoop-proces


8

Procesanalyse

1. In ontvangst nemen van goederen2. Keuring van ontvangen goederen3. Opslaan van ontvangen goederen4. Afgeven van goederen (intern/extern)5. Verzenden van goederen6. Aanhouden van eigen registratie7. Inventariseren van voorraden

8. Secundaire activiteiten


9

Informatiebehoeften

Uitvoerders procesactiviteiten => operationele informatiebehoeften

T.b.v. de planningfunctie◦ Aanwezigheid van voorraden◦ Staat waarin goederen zich bevinden

T.b.v. de controlfunctie◦ Klachteninformatie◦ Informatie over voorraadverschillen


10

1. Goederenontvangst

Autorisatie tot inontvangstneming◦ Overzicht te ontvangen zendingen◦ Verzameling kopie-bestelorders

Eerste globale controle bij portier

Zelfstandig vaststellen wat ontvangen is◦Juiste artikelen/hoeveelheid/kwaliteit◦Geautomatiseerde ontvangstmeldingen


11

2. Kwaliteitscontrole (keuring)

Normen waaraan kwaliteit inkomende goederen moet voldoen

Keuringsprocedure

Procedure afgekeurde goederen


12

3. Opslag van goederen

Afsluitbare ruimten, enz. Voorkomen dat kwaliteit achteruitgaat Periodiek onderhoud

Doelmatige magazijninrichting◦ Locatiecode:

gang (straat)/pad (zijstraat)/stelling/vak◦ Ligging van ‘fast moving’ vs ‘slow moving’◦ Geautomatiseerd opslaan en uitleveren

AS - AR


13

4. Afgifte van goederen

Autorisatie tot goederenafgifte Afgifteorganisatie

◦ Individuele uitgiftebonnen◦ Verzameluitgiftelijsten (picking lists)

verzamelen gaat sneller + betere controle mogelijk; nadeel is extra ruimte- en tijdbeslag

Geautomatiseerd verzamelsysteem


14

5. Verzenden van goederen

Magazijnchef of Expeditiechef Eigen vervoer/externe transporteur

Fysieke distributie◦ Routeplanning◦ Verzendprocedure (vrachtbrief/routelijst)

Kosten


15

6. De magazijnadministratie

Afleggen van verantwoording◦Bewaren◦Ontvangen/afgeven van goederen

Controle door inventarisatie:◦Inventarisatie vs. info uit artikelbestand

Stellingkaart voor niet-geautomatiseerde omgevingen◦Zelfcontrole enz.


16

7. Voorraadinventarisatie (zie 4.5)

Doel◦ Controle op de bewaarder

Controle op juistheid en volledigheid van de voorraadadministratie◦ Verbruiksmeting bij open magazijnen

Methoden◦ Integraal◦ Partieel roulerend◦ (simultaan)


17

8. Vernietigen van goederen

Niet op eigen initiatief magazijnchef: beschikkend functionaris geeft opdracht

Afval en uitval; kosten van vernietiging Opmaken proces-verbaal (protocol)


18

Het voorraadsysteem

Informatieve en controlerende aard◦ Functies van voorraden (voorraadbegrippen)◦ Opslaglocaties◦ Prijzen bij mutaties en waardering

(prijssystemen)◦ Registratiemethoden

Per stuk Per artikelsoort Per partij Per artikelgroep (financieel)


19

Voorraadinventarisatie

Doel◦ Controle op de bewaarder◦ Controle op juistheid en volledigheid van de

voorraadadministratie◦ Verbruiksmeting bij open magazijnen

Methoden van voorraadopname◦ Integraal◦ Partieel roulerend ◦ (simultaan)


20

Inventarisatieprocedure

Aanwijzen van controleur Bepalen van inventarisatiemoment Uitprinten inventarisatielijst Vergelijken IST – SOLL met

verschillenanalyse Afboeken magazijnverschillen (autorisatie

door procuratiehouder) Bijhouden verschillenstatistiek

Voorraden bij derden◦Positieve methode◦Negatieve methode


1 prof. E.O.J. Jans m.m.v. Prof. Drs. K. Wezeman Dr. Van Dijk 20 e druk 1 Grondslagen...

Documents

Transcript of 1 prof. E.O.J. Jans m.m.v. Prof. Drs. K. Wezeman Dr. Van Dijk 20 e druk 1 Grondslagen...