1

PlanvanaanpakOmgevingstafel

NieuwewerkwijzevoorcomplexevergunningsaanvragenonderdeOmgevingswetAuteurs:HannekeKunst,YousufYousufi,JolandavanWijkVersiefebruari2020

2

ManagementsamenvattingVergunningverleningonderdeOmgevingswetVanaf1januari2021alsdeOmgevingswetingaat,wordthetverlenenvanvergunningbijcomplexeinitiatievenanders:• Deprocedurevan8wekenwordtdestandaardprocedure;deafhandelingvande

aanvraagmoetdusveelsneller• Bijeenaanvraagvoormeerdereoverhedenwordtdegemeenteaanspreekpunten

verantwoordelijkvoordeafhandelingindeketen• Bijdebeoordelingvaneenvergunningaanvraagwordtintegraalnaaralleaspectenvan

defysiekeleefomgevinggekeken• Bijhetaanvragenvaneenvergunningmoetdeinitiatiefnemeraangevenofenhoeeris

geparticipeerd• Dehoudingnaardeinitiatiefnemerverandertvan'nee,tenzij'naar'ja,mits'.Dat

betekentdatdeoverheidmeergaatadviserenendenkeninmogelijkheden.DeOmgevingstafelalsoplossingOmdenieuwewijzevanvergunningverleningonderdeOmgevingswetmogelijktemaken,heeftdeVNGsamenmetgemeentendeOmgevingstafelalsoplossingontwikkeld:1. Deeerstebelangrijkestapindezenieuwewerkwijzebijeencomplexinitiatiefisde

besprekingvanhetinitiatiefopdeIntaketafel.Daarwordtdirectduidelijkofeeninitiatiefwenselijkisenofdegemeentehetinitiatiefmogelijkwilmaken.

2. Alseeninitiatiefwenselijkis,volgtdetweedestap:deinitiatiefnemer,debelanghebbendenenallebetrokkenoverheidspartijenkomenbijelkaaraandeOmgevingstafel.HetinitiatiefwordtaandeOmgevingstafelbesprokenvanuitdegedachteomhetmogelijktemaken.Dezedialooglevertdeinitiatiefnemereenpassendontwerpeneenconceptvergunningop.

3. Dederdeenlaatstestapisvervolgenshetindienenvandevergunningaanvraagdoordeinitiatiefnemer.AlsdeinitiatiefnemerdeaanvraagindientconformisbesprokenaandeOmgevingstafel,dankandevergunningeenvoudiginachtwekenwordenverleend..

DevoordelenvandeOmgevingstafelDiversegemeentenhebbenbeslotenomtegaanwerkenmetdeOmgevingstafelenzijwerkennuaandeimplementatie.WatzijnhunredenenomtekiezenvoordeOmgevingstafel:• MetdeOmgevingstafelwerkenweindegeestvandeOmgevingswet.Wedenkenin

mogelijkhedenengebruikende“Ja,mits”houding.Wezijninstaatomcomplexeinitiatievenindereguliereprocedurevan8wekenaftehandelen.

• Indialoogmetdeinitiatiefnemerkunnenwemeerinitiatievenmogelijkmaken.• Doorvroegcontacttefrmetdeinitiatiefnemerkunnenwemeerkwaliteittoevoegenaan

initiatieven,enkunnenwemeerbestuurlijkeopgavenrealiserenzoalsduurzaamheid,dewoningopgaveofdeEnergietransitie.

• SamenmeteeninitiatiefnemerenbelanghebbendenaandeOmgevingstafellevertbetereoplossingen.Ditintegenstellingtotdehuidigeveelalschriftelijkecommunicatie.

3

• DeOmgevingstafelbevordertderegionalesamenwerking.Eeninitiatiefwordtnamelijkinoverlegmetdeketenpartnersafgehandeld.

• Wevindenhetefficiëntvooronzeregionalesamenwerkingomopdezelfdemaniertegaanwerken,metdezelfdeprocessen,werkwijze,rollenentiming.

• WeziendatdeOmgevingstafeltijdwinstenminderwerkoplevert.ImplementerendoordoenVNGadviseertomzosnelmogelijktestartenmetdeimplementatie.Hetisvooralheelzinvolomdenieuwewerkwijzeteoefenenmetechtecaseseninhetlopendewerk.Zohebbenallebetrokkenruimdetijdomaandezewerkwijzetewennen.TerugrekenendvanafdeingangsdatumvandeOmgevingswetop1januari2021betekentdithetvolgende:• Innovember2020kandenieuwewerkwijzewordengelanceerdbijinitiatiefnemersen

belanghebbenden.• Hetnajaarvan2020kangebruiktwordenomproeftedraaienmetalleplannendie

binnenkomenenonderhandenzijn.• Vanafdezomer2020ishetrelevantomtebesluitenhoedenieuwewerkwijzedefinitief

zalwordeningevuld.• Indeperiodevoordezomerkunnenallesamenwerkingsafsprakenmetdeketenpartners

zijngemaakt,nieuwerollenzijningevuldennieuwecompetentiesgetraind.• Indeperiodevoordezomerkanervaringwordenopgedaanmetdemeestvoorkomende

aanvrageninderegio,detop5.Bijvoorbeeldwoningbouw,vestigenopeenbedrijventerrein,horecaofretailindebinnenstad.

• Indeeerstemaandenvan2020isééningangingerichtenkomenalleplannenopdeIntaketafel.

4

PlanvanaanpakInditPlanvanAanpakwordtbeschrevenwateengemeentekandoensamenmetdeketenpartnersomdeOmgevingstafelinterichten.HetPlanvanAanpakbestaatuitvieronderdelen:1. Ééningangendewegwijzer2. Deintaketafel3. Hetgesprekmetdeinitiatiefnemer4. DeOmgevingstafel

VraaggerichtInelkeparagraafwordenvragenbeantwoord.Dezevragenzijnvoortgekomenuitworkshopsdiewemetveelgemeentenenketenpartnersindeafgelopenmaandenhebbengehouden.Ditplanvanaanpakiseendynamischdocumentenwordtdekomendemaandenverderaangevuldmetvoorbeeldeneninputuitdepraktijkvangemeentenenketenpartners.ViadezelinkkuntueenfilmpjebekijkenoverhetprocesaandeOmgevingstafel:https://youtu.be/DKSlH0YsK80

5

1.ÉéningangendewegwijzerEeninitiatiefnemermeteenideeofeendroomwilopeenbepaaldmomentvandegemeentewetenofhetplanmogelijkis.Deinitiatiefnemerzaldanalseerstestapinformatieinwinnenoverwatmagenkanrondhetplan.Deinitiatiefnemerkanhiervoordiversekanalenofconnectiesgebruiken.

VoorbeeldenvankanalenenconnectiesWaaromhebikééningangnodig?Dezeeerstecontactenzijnzeerwaardevol.Viadediversekanalenenconnectiesstaateengemeenteimmersdichtbijdeinwonersenondernemers.Hetisnoodzakelijkomallecomplexeinitiatievenzovroegmogelijkinbeeldtehebben.Viawelkkanaaleeninitiatiefnemerookstart;alleinitiatieven,plannenenideeënmoetenopéénplekgeregistreerdworden.

AfdelingVergunningen GebiedsadviseurAfdelingHandhaving WijkmanagerKCC AfdelingshoofdPlanjurist WethouderAfdelingRuimte OntwerperOpenbareRuimteAccountmanagerEZ SociaaldomeinKetenpartners BeleidsmedewerkerOndernemersloket DiversemailboxenAdviseurBedrijventerreinen DSO

6

Ditzijnderedenen:• Degemeentevoorkomtdatinitiatiefnemerszondercontactdirecteen

vergunningaanvraagindienen,waardoorhetnoodzakelijkwordtdeafhandelingin8wekentedoen.

• Erisvroegtijdigcontactmetdeinitiatiefnemerendaaromkansamengewerktwordenaaneenpassendevergunningaanvraag:niet-ontvankelijkeenincompleteaanvragen,maarookonnodigeafwijzingenwordenzovoorkomen.

• Degemeenteheeftmeergreepopeengestroomlijndeafhandelingvancomplexeaanvragen

• Degemeenteheefteencompleetenactueeloverzichtvanallecomplexeinitiatieven

Hetisdusbelangrijkominitiatiefnemersvroeginhunzoektochtuittenodigenomhuninitiatiefaantemeldenendaarvooreenregistratieinterichten.Hoezorgikervoordatallecomplexeinitiatievenopéénplekgeregistreerdworden?Initiatiefnemerskomenviadiversekanalenenconnectiesincontactmetdegemeente.Opaldezeplekkenmoeteerstbepaaldwordenofeeninitiatiefcomplexis.Hetisrelevantomeenonderscheidtemakentusseneenvoudigeencomplexeaanvragen.AlleendecomplexeaanvragenkomennamelijkinaanmerkingvoorbehandelingopdeOmgevingstafel.Watisdewegwijzer?Omditonderscheidtemaken,maaktdegemeentegebruikvandewegwijzer.Metdewegwijzerachterhaaltdegemeenteofeeninitiatiefeenvoudigofcomplexis.Eenvoudigeaanvragenbelandeninhettrajectvandesnelserviceformule(70%).DitbetekentdatdeinitiatiefnemermeestalwordtdoorverwezennaarhetDSO;daarinwordtduidelijkofeeninitiatiefvergunningvrij,vergunningplichtigofmeldingplichtigis.Deervaringheeftgeleerddatongeveer30%vanalleaanvragencomplexis.ComplexeinitiatievenwordenbesprokenopdeIntaketafel.

7

Hoewerktdewegwijzer?Hoekanditonderscheidtusseneenvoudigeencomplexeaanvragengemaaktworden?Deinitiatiefnemersstartenviaverschillendekanalen.Zorgervoordatviaallekanalenenconnectiesinitiatiefnemerswordendoorverwezennaardegemeentelijkewebsite.Plaatsopdegemeentelijkewebsitedewegwijzer:datiseeneenvoudigevraagvooreeninwonerofondernemer,namelijk:

• Gaatueenkleineverbouwingdoenaanuwhuis,bijvoorbeeldeenaanbouw,dakkapel,schuur,etc?

Ishetantwoordnee,danbetreftheteencomplexeaanvraag.Zorgdatervervolgensopdewebsiteeenintakeformulierverschijntwaarmeedegemeenteinformatieverzameltoverhetinitiatief.Alleintakeformulierenwordeningebrachtinhetoverlegaandeintaketafel.HetisookmogelijkdatmedewerkersvanhetKCCofvanhetondernemersloketaandetelefoonvragennaardecomplexiteitvanhetinitiatief.Zijfungerendanalspersoonlijkewegwijzer.Zekunnenookvoordeinitiatiefnemerhetintakeformulierinvullen.Watstaaterophetintakeformulier?Deinhoudvanditformulierbepaaltelkegemeentevoorzich.Hetisraadzaamomhetintakeformulierniettelangentegedetailleerdtemaken,datkannamelijkonnodigebarrièresopwerpenvoordeinitiatiefnemer.Meteenpaarvragenkandeinitiatiefnemerhetinitiatiefophoofdlijnenomschrijven,zieeenvoorbeeldindebijlage.Dezevragenkunnenbetrekkinghebbenop:

• Delocatievanhetinitiatief• Hetinitiatief• Eventueeleenschets

Waarinlegjedeintakeformulierenvast?Allecomplexeaanvragenwordendusgeregistreerdviaeenintakeformulier.Hetisaandegemeenteomtebepaleninwelksysteemhetintakeformulierwordtvastgelegd.DaarbijishethandigomhetzaaksysteemofhetVTH-systeemtegebruiken.Hoekrijgikgreepopallekanalen,ingangenenroutes?Hetisrelevantomdediversekanalenenconnectiesinbeeldtekrijgen.Ditkandooreenrondgangdoordegemeentelijkeorganisatie.Ookviadeketenpartnerskunneninitiatieveninbeeldkomen,zoalsviaOmgevingsdiensten.VervolgensishetbelangrijkomtebepalendatalleinitiatievenwordengeleidnaardewegwijzeropdewebsiteendaarnanaardeIntaketafel.Hoewijsikallemedewerkersenketenpartnersopdeingang?Alsallekanalenenconnectiesinbeeldzijn,wordthetmogelijkookdemedewerkersdiedaarbijbetrokkenzijn,teinformeren.Zijmoetenwetenwaaromhetvanbelangiscomplexeinitiatievenvroegtijdiginbeeldtehebben.Enzemoetenookhetbestaanvandewegwijzer,hetIntaketeamendeOmgevingstafelkennen.Vervolgensishetdebedoelingdatinitiatiefnemersdiebijvoorbeeldpersoonlijkcontacthebbenmeteenvandemedewerkersvandegemeente,doordezecontactpersoonwordenverwezennaardewebsitemetde

8

wegwijzer.Ookkandemedewerkerzelfhetintakeformuliervooreeninitiatiefnemerinvullen.Omditallesvoorelkaartekrijgeniscommunicatiemetallebetrokkenvanbelang.Bovendienkosthetenigetijdvoordatdezenieuwewerkwijzebekendisengoedwerkt.Blijvenherhalenisdusgeboden.HetkannatuurlijkhelpenomdenieuwewerkwijzedoorhetMTtelatenvaststellen.Wieisverantwoordelijkvoordeingang?Omervoortezorgendatalleinitiatievenookdaadwerkelijkopéénplekgeregistreerdworden,ishethandigomiemandaantewijzendieverantwoordelijkisvoordeingang.EnookregelmatigbekijktofallecomplexeinitiatievenwelgeregistreerdwordenenopdeIntaketafelkomen.Hoeonderscheidikeenvoudigevancomplexeaanvragen?Detop10meestvoorkomendeaanvragenzijnvaakeenvoudigeaanvragenvoorkleineaanpassingeninenomhethuis,zoalsdedakkapel,hetkappen,deuitbouw,etc.Ditisongeveer70%vandeaanvragen.Deandereaanvragenzijncomplexer.Indeonderstaandeafbeeldingiszichtbaarwelkevandieoverige30%aanvragengeschiktzijnvoorbehandelingopdeOmgevingstafel.

WatgebeurteralsiemandeeninitiatieftochinéénkeerindientzonderprocesaandeOmgevingstafel?Dandoorloopjehetzelfdeproces,dusviadeIntaketafelwordtbepaaldofhetinitiatiefwenselijkis.AlsdatzoiskomenallebetrokkenadviseursbijelkaaraandeOmgevingstafelenbesluitenzedaarsamenofdeaanvraagvergundkanworden.Ditgeheelmoetdanin8wekenklaarzijn.

9

Hoerichtikééningangin?Planvanaanpakvoorstartenmetééningangendewegwijzer

1. Analysevanhuidigekanalen:§ Welkeingangenwordennugebruikt?§ Hoevaakwordtiederkanaalpermaandgebruikt?§ Hoekunnenwekanalentoeleidennaardewegwijzerenhetintakeformulier?§ Hoegaanweommetcomplexeinitiatievendiebijeenanderbevoegdgezag

binnenkomenofbijeenuitvoeringsdiensten,zoalsdeOmgevingsdienst?2. Procesinrichten:

§ Beschrijfwanneerinitiatievenalseenvoudigofcomplexwordenbeschouwd.Vanuitdevolledigebreedtevanruimtelijkeenmaatschappelijkeinitiatieven.

§ Welkevragennemenweopindewegwijzer?§ Iseenfysiekeloketnodiginaanvullingopdeonlinewegwijzer?Zoja,bepaal

openingstijden,bezetting,competentiesvandemedewerkeraanhetloket.§ Ontwikkeleenintakeformulier§ Bepaalinwelksysteemhetintakeformulierwordtopgeslagen§ Zorgvooreengoedeintegratieindewebsitevandewegwijzerenhet

intakeformulier§ Zorgvooreenjuiste,geautomatiseerdedoorverwijzingnahetinvullenen

verzendenvanhetonlineformulier.3. Starteenpilot:

§ Maakeentestversievandedigitale(enfysieke)wegwijzer§ Testhetgebruiksgemakmetklanten(echteklantenofcollega’s)§ Testdedoorverwijzingvandewegwijzer:komendeinitiatievenindejuiste

serviceformule?Ditkanineersteinstantie‘droogoefenen’zijnaandehandvanechtecases.

4. Zorgvooreenjuistedoorverwijzing:§ Betrekdemensendiewerkzaamzijnindekanalen,viawaarde

initiatiefnemerskunnenbinnenkomeneninformeerhenoverdenieuweaanpak,denoodzaakenvoordelenhiervan.

§ Vraagwatzijnodighebben,zodatzijeensoepele,warmedoorverwijzingnaardewegwijzerkunnendoen.Enzorgdatdatgerealiseerdkanworden.

§ ZorgdatinitiatiefnemersopdehoogtezijnvandenieuwewerkwijzeenlaathenzienwatdevoordelenzijnvanhetsamenwerkenaandeOmgevingstafel.

5. Monitorhetgebruikvandewegwijzerenhetintakeformulier:§ Onderzoekofalleinitiatievenmethetintakeformulierwordengeregistreerd§ Onderzoekofdegegevensophetintakeformuliervoldoendezijnvooreen

goedeafweging§ Onderzoekofinitiatiefnemertevredenismethetintakeformulier§ Onderzoekofdevraagindewegwijzerhetjuisteonderscheidmaaktin

eenvoudigeencomplexeaanvragen

10

Beschikbarehulpmiddelen• Intakeformulier:welkeinformatievragenweaaneeninitiatiefnemer(zieonder)

VoorbeeldonlineintakeformulierUwgegevensAchternaam Voorletters E-mailadres Telefoonnummers

UworganisatieNaambedrijf/stichting/organisatie Vestigingsadres Postcode Plaats Website KVKnummer

UwplanOmschrijvingvanuwplan

UwwensenWatisdegewensteoppervlakte(m2) Wiltuditrealisereninnieuwbouwofbestaandebouw Heeftuvoorkeurvooreenlocatie? Voegeenschetsjeoffototoe.

11

IntaketafelWatgebeurteraandeintaketafel?AlleingediendeideeënofplannendiezijningediendviaeenIntakeformulier,wordenaandeintaketafelbesprokenenbeoordeeld.Hethoofddoelhierisomtebepalenofhetinitiatiefwenselijkis.Datwilzeggen:pasthetinitiatiefbijde(omgevings)visieenstrategischedoelenvandegemeenteendeketenpartners;ishetkansrijkomverderteonderzoeken?Zoweetdeinitiatiefnemervroegofdiensplanwenselijkis.Engaanwealsoverheidalleenaandeslagmetwenselijkeinitiatieven.Deintaketafelfunctioneertdusalspoortwachter.Hoewordteeninitiatiefgetoetst?Hetintaketeamkomtelkeweeksamenenbespreektdandeinitiatievendiedeafgelopenweekzijnbinnengekomen.Zo’nbijeenkomstduurtmaximaaleenuur.Elkinitiatiefwordtgefocustbinnen15-30minutenbesproken.Hetinitiatiefwordtbeoordeeldopwenselijkheidofkansrijkheidopbasisvandekaders:• Watisdemaatschappelijkewaardevanhetinitiatief:creëerthetinitiatiefeenverbeteringvoorinwoners,ondernemersen/ofdegemeente?• Watisdebestuurlijkewenselijkheid:pasthetinitiatiefbinnendestrategieen(omgevings)visievandegemeente?Ishetbestuurbereidmeetewerkenaanditplan?

Hetgaatinditstadiumnognietomdehaalbaarheidvaneeninitiatief.WiezitteneraandeIntaketafel?AandeIntaketafelzittenstrategischesenioradviseurs.Zebeoordelenhetinitiatiefindebreedte,dusgerichtopallethema’senookinterbestuurlijk.ZeteenbeperktaantaladviseursaandeIntaketafel:hetgaatomeenkorteenkrachtigeanalyseofeeninitiatiefwenselijkis;hetgaatnognietoverdehaalbaarheidvaneeninitiatief.Deaanwezigeadviseurshebbenkennisvanhetruimtelijkdomeinenhetsociaaldomein.Zezijngoedopdehoogtevanhetgemeentelijkbeleidendebestuurlijkeagenda.Zijkunnenintegraalbeoordelenofeeninitiatiefwenselijkisofniet.Dekaderszijnbeschikbaar,zoalsdeOmgevingsvisieenandererelevantebeleidsstukken.InhetIntaketeamvervullendeledenookderolvanvoorzitterenvansecretaris.Ditzorgtvooreengefocustebesprekingeneenexactevastleggingvanwatwordtbesproken.Ookiseriemanddiedecaseinbrengt,deinbrenger.Dezemedewerkerheeftaleerderpersoonlijkcontactgehadmetdeinitiatiefnemerenweetdusveelvanhetplan.Hetisookmogelijkdatdecasemanagerhetplaninbrengt.ZitereencasemanagerinhetIntaketeam?Datismogelijk,maarhethoeftniet.Insommigegemeentenwordeninitiatievenheteerstegeziendoordecasemanager.IndatgevalishetlogischdatdecasemanageraandeIntaketafelzitenhetinitiatiefinbrengtentoelicht.Inanderegemeentenwordteencasemanagerpastoegewezenaaneeninitiatiefalshetwenselijkis.DusnahetbesluitaandeIntaketafel.

12

ZitdeinitiatiefnemeraandeIntaketafel?DeVNGadviseertomditoverlegoverdegrotekaderszonderinitiatiefnemertedoen.Degemeentebeoordeeltzelfofeeninitiatiefwenselijkis.InuitzonderlijkegevallenkaneeninitiatiefnemerdiensplannentoelichtenaandeIntaketafel.WelkeinputwordtgebruiktaandeIntaketafel?Inprincipewordthetintakeformuliergebruiktmetdaaropeenkortebeschrijvingvanhetplan,delocatieeneenschets/foto.Sommigegemeentengebruikeneenuitgebreiderebeschrijvingvanhetplan.DeinputwordtenkeledagenvoorafgaandnaardeledenvandeIntaketafelgestuurdzodatzijzichgoedkunnenvoorbereidenopdeingediendeplannen.WatleverthetIntaketeamop?Hetintaketeamformuleerthetbesluitinclusiefdeextraaandachtspuntenengebruikteenvoudigetaal.Bijeenpositiefbesluitbepaalthetintaketeamwelkedisciplinesaanwezigmoetenzijnaandeomgevingstafelomhetinitiatiefintegraaltekunnenbehandelen.OokgeefthetIntaketeamaandachtspuntenmeevoordeparticipatieafhankelijkvandeimpactvanhetinitiatief.Erwordteencasemanagerofprojectleidertoegewezen.Hetbesluitwordtopgeslagenineen(VTH-)applicatie.

13

Watisderelatiemethetbestuur?EriseendirectelijnnaarhetbestuurnadebeoordelingaandeIntaketafel.Omervoortezorgendatdegemeentemeteenzelfdereactienaarbuitenkomt,ishetrelevantomhetbestuurteperiodiekinformerenoverallebesluiten.Zekerbijeennegatiefbesluitisdatbelangrijk.Hiermeekannamelijkwordenvoorkomendatdeinitiatiefnemerbijeennegatiefbesluitviadewethouderprobeerttochruimtetevinden.Hetsprekenmetéénmondisdaniniedersvoordeel.Ingevalvantwijfelishetlogischomhetbestuureenprincipe-besluittevragen.DatzalvaakgebeurenbijplannendiebuitendeOmgevingsvisieenhetOmgevingsplanvallen.WatzijndecompetentiesvanhetIntaketeam?DedeelnemersvanhetIntaketeamhebbenmeergeneralistischedanspecialistischekennisenvaardigheden,wantzijbeoordelendeinitiatievenopwenselijkheid,nietopvakgebieden.Hetisookmogelijkomkansentebenuttendoordeinitiatiefnemeraandachtspuntenmeetegeven,bijvoorbeeldgerichtopduurzaamheid,Energietransitieofgezondheid.Dedeelnemerszijninstaatomkansentezienenkunnenkwaliteittoevoegenaaneenplan.InhoeverrezijndeketenpartnersbetrokkeninhetIntaketeam?DedeelnemersvanhetIntaketeamzijnvandegemeente.Zebeoordelenhetinitiatiefindevollebreedte,endusookinterbestuurlijk.Deadviseursbeschikkendusoverdeinterbestuurlijkekadersenkennisdaarvan.Hetissomszinvolomdirectoverlegtehebbenmeteenketenpartnerofdeketenpartnerkanuitgenodigdwordenvooroverleg.Zekeralshetplandekadersvanketenpartnersraakt,kunnenketenpartnersbetrokkenzijn.HetisnoodzakelijkdathetbeleidvandeketenpartnersgoedbekendisbijdedeelnemersvandeIntaketafel–hetbeleidisbijvoorbeeldonderdeelvandeOmgevingsvisie.Hetisookmogelijkdaternaastofinplaatsvandegemeenteeenanderbevoegdgezagbetrokkenis,bijvoorbeelddeprovincie,hetWaterschapofeenvandeRijkspartijen.Kenniswanneereenbevoegdgezagbetrokkenmoetzijn,isdusbijallepartijennoodzakelijk.Hetisheelbelangrijkommetdeketenpartnersgoedeafsprakentemakenwanneerzewelennietbetrokkenmoetenzijn.Hiervanzijnalvoorbeeldenbeschikbaar(zieheteindevandithoofdstuk).Planvanaanpakvoorstartenmetintaketafel

1. Procesinrichten:§ KieseenvastmomentindeweekwaarophetIntaketeamsamenkomt.§ Welkevragenmoetenindebeoordelinggesteldwordenomtoteengo/nogo

tekomen?Hoezorgenwevoordeafwegingvandemaatschappelijkenbestuurlijkewaarde?

§ Hoezorgenwevooreeninterbestuurlijkeafwegingvaneenplan?Hoenemenwedevisievananderebevoegdegezagenmee?Hoenemenwedekennisenervaringvandeuitvoeringsdienstenmee?

§ Hoezorgenwevoordeaansluitingmeteen(zaak)systeem,zodathetinitiatiefdoorallestakeholderskanwordengeraadpleegd?

14

§ Welkecommunicatierichtenwemetdeinitiatiefnemer,zowelface-to-face,telefonischene-mailberichtenmetdeuitkomstenuitdeintaketafel.

2. Wiezitteninhetintaketeam?§ Hebbenwealeenintaketafel?Zoja,isdesamenstellingvanhetteam

generalistisch?IsookhetSociaalDomeinvertegenwoordigd?Zonee,wijsdeelnemersaanvoorhetteam.

§ Welkerollenencompetentieszijnnodig?§ Welkekenniseninformatiebronnenhebbenzijnodig?§ Bepaalwiedebeslissingenvastlegtenhoediegedeeldwordenmetde

casemanager.3. Starteenpilot:organiseereenaantalintaketafelsengahetgesprekmetelkaaraan.

Ditkanineersteinstantie‘droogoefenen’zijnaandehandvanechtecases.4. Monitordeintaketafelnadriemaanden.Isdeteamsamenstellingdejuiste,werken

dehulpmiddelen,ishetbestuurvoldoendebetrokken,iservoldoendevoorgang?

Beschikbarehulpmiddelen• VoorbeeldAfwegingsformulier(zieonder),gebaseerdopeenvoorbeeldvande

gemeenteKrimpenerwaard

15

VoorbeeldAfwegingsformulierIntaketafel

Intaketeam: aanwezigen Datum: Naam initiatief: Locatie initiatief: Nr. Vraag Antwoord 1. Vinden we dit initiatief wenselijk? Ja/nee 2. Past dit initiatief binnen visies en ambities van de gemeente? Ja/nee 3. Waarom wil de initiatiefnemer juist dit plan op deze locatie? 4. Is er al bekend of er draagvlak is voor het plan in de omgeving? Ja

Nee Ja, mits Nog niet bekend

5. Is er bij het initiatief rekening gehouden met (toekomstige) ontwikkelingen in de omgeving, die van invloed (kunnen) zijn?

Ja/nee Ja, mits

6. Is het initiatief passend in de omgeving (ruimtelijk/sociaal)? Ja/nee Ja, mits

6a. Ruimtelijk wenselijk: - Check Omgevingsplan/bestemmingsplan - Check bereikbaarheid - Parkeren - Milieuaspecten - Stedenbouwkundige inpasbaarheid

6b. Beleidsmatige wenselijk: - Ruimtelijk beleid (Omgevingsvisie, ontwikkelingsplannen) - Wonen (Woonvisie) - Economische Visie Detailhandel en Horeca - Welzijn (onderwijs, kinderopvang, zorg, wonen/zorg, sport, etc)

7. Past het initiatief in het beleid/wet- en regelgeving van andere overheden/organisatie?

Ja/nee Ja, mits

8. Heeft het initiatief een businesscase/verdienmodel Ja/nee/nog niet 9. Zijn er koppelkansen met andere initiatieven in de omgeving? Ja/nee/nog niet

bekend 10. Heeft de gemeente een rol binnen het initiatief? Ja/nee

Advies Antwoord Wie Is het vanuit de gemeente wenselijk/denkbaar?

Algemene conclusie Ja Ja, mits Onderzoek Nee

Wat is de vervolgstap?

- Regulier proces - Onderzoek - Omgevingstafel - Stoppen

Advies initiatiefnemer - Terugkoppeling Intaketafel

- Eventuele voorbereiding Omgevingstafel

Welke adviseurs intern/extern bij de Omgevingstafel

Advies bestuur Zijn er kansen of risico’s voor de politiek (gevoelige aspecten).

Zo ja: eerst afstemming bestuur

16

GesprekmetdeinitiatiefnemerNadebeoordelingvanhetintaketeamvindtereen1op1gesprekplaatstussendeinitiatiefnemerendecasemanager.Datgebeurtzowelbijeenpositiefalsnegatiefadvies.DeinformatiedieuitdebesprekingaandeIntaketafelisgekomen,staatinhetAfwegingsformulier.Eennegatiefadvieskanhetbesteviaeenpersoonlijkgesprekovergebrachtwordeneninhetgesprekkanookeengemotiveerdeafwijzingsbeslissingbesprokenwordenmetdeinitiatiefnemer.Ookkanterbevestiginghetbesluitschriftelijkwordenbevestigd.Waarovergaathetgesprekmetdeinitiatiefnemerbijeenpositieveuitkomst?Hetdoelvanhetgesprekisdatzoweldeinitiatiefnemeralsdegemeenteeengoedbeeldkrijgenvandeinhoud,hetproces,detimingenverwachtingenoverenweer.TransparantecommunicatievoorkomtnamelijkonduidelijkheidenproblemenaandeOmgevingstafeleninhetvervolgtraject.Devolgendeonderwerpenwordenbesproken:

1. Deonderbouwingvandebeslissing.Deinitiatiefnemerweetwelkemitsenenrandvoorwaardenbelangrijkzijnvoorrealisatievanhetplan.

2. Hetproces:decasemanagerlichtallefasenaandeomgevingstafeltoe.Enbeschrijfthetverschiltussendeconceptvergunningendeofficiëlevergunningsaanvraag.DuidelijkiswatdejuridischestatusisvanhetprocesaandeOmgevingstafel.

3. Derelatie:erwordtduidelijkgemaaktwelkedisciplinesenadviseursaantafelnodigzijnomtoteenvolledigenintegraalbeeldtekunnenkomen.

4. Deplanning:belangrijkeinformatievoordegemeenteenanderebetrokkenen,omdatopbasishiervandeomgevingstafelseninterneactiesingeplandkunnenworden.

5. Derolenverantwoordelijkheden:deverwachtingenvandehoudingenhetgedragvanadviseursendeinitiatiefnemer.Derolvandegespreksleiderenbeslisser.

6. Departicipatieendefinanciëleafspraken:zienaderetoelichtinghieronder.

17

Hoegajeommetparticipatieenwatverteljehieroveraandeinitiatiefnemer?Deinitiatiefnemeriszelfverantwoordelijkvoorparticipatie.HetisinhetvoordeelvandeinitiatiefnemeralsdebelanghebbendenookuitgenodigdwordenaaneenOmgevingstafel.Positiefeffectisnamelijkdatdebelangenvandeomwonendenveeleerderinbeeldkomenenkunnenwordenmeegenomeninhetplan.Ditvoorkomtdatbelanghebbendenlaterinhetprocesbezwaarmakeninenberoepgaan.Degemeentekandeinitiatiefnemerditadviseren,vervolgensishetaandeinitiatiefnemerombelanghebbendenuittenodigen.Vooreengemeenteishetrelevantomeenparticipatiebeleidtehebben.Welkeeisensteltdegemeenteaandekwaliteitvandeparticipatie?Dezeeisenwordenmeegegeveninhetgesprekmetdeinitiatiefnemer.WelkefinanciëleafsprakenmaakjemetdeInitiatiefnemer?InhetgesprekmetdeinitiatiefnemerwordenafsprakengemaaktoverdekostenvandeOmgevingstafel.Dezefinanciëleafsprakenzijnafhankelijkvanwatbepaaldisindelegesverordeningvandegemeente(doorderaadvastgesteld).DemeestegemeentenvindenhetgesprekaandeIntaketafelgratisdienstverlening.DeVNGadviseertomindelegesverordeninghetgebruikvandeOmgevingstafeloptenemen.Eenaanpakkanzijndateeninitiatiefnemer10%vandeformelelegesbetaaltvoordebehandelingaandeOmgevingstafel.Alsvervolgensdeformeleaanvraagsuccesvolwordtafgerond,betaaltdeinitiatiefnemerdeoverigeleges,namelijknog90%.AlshetplanniethaalbaarblijkttezijnaaneenOmgevingstafel,danbetaaltdeinitiatiefnemer10%.ZoheeftdegemeenteinelkgevalookinkomstenvoorhetwerkaandeOmgevingstafel.Daarbijishetookmogelijkomtekiezenvooreenmenukaart:dekostenwordendanmodulairverdeeldoverdeverschillendefasenaandeOmgevingstafel.Elkefasekostdaneenbepaaldbedrag.Alseeninitiatiefnemerdirecteenformeleaanvraagindient,endushetprocesaandeOmgevingstafeloverslaat,danbetaaltdeinitiatiefnemer100%leges.OmhetgebruikvandeOmgevingstafeltestimuleren,kaneengemeentebesluitenderouteviadeOmgevingstafelietsgoedkopertemakendandievanhetrechtstreeksindienen.Sommigegemeentenleggendefinanciëleafsprakenvastineenanterieureovereenkomstofineenintentieverklaring.Watisderolvandecasemanagerinhetgesprekendaarna?Decasemanagerisvanafnuheteersteaanspreekpuntvoordeinitiatiefnemer,maarookdevertegenwoordigervandeinitiatiefnemerbinnendegemeente.Hiermeebedoelenwenietdeinhoudelijkevertegenwoordiging–wantdatgebeurtopenenintegraalaandeomgevingstafel.Decasemanagerisvooraldeorganisatorischespil:decasemanagerheeftcontactmethetplanningsbureauoverwanneerdeomgevingstafelsplaatsvindenenzorgtdatdejuistemensenhierbijaantafelzitten.Ookzaldecasemanagerdeinitiatiefnemerherinnerenaandevoortgangvandeplanningenhetinformerenenbetrekkenvanbelanghebbenden.Decasemanagerhoudtookdekostenindehand.NahetgesprekmetdecasemanagerwordendebijeenkomstenaandeOmgevingstafelingepland.

18

Dewensenvandeinitiatiefnemers(bron:KlantreisonderzoekAandeslagmetdeOmgevingswet)Planvanaanpakvoorstartenmethet1op1gesprek

1. Procesinrichtenomtrenthetgesprek:§ Bepaalhoecasemanagerseeninitiatiefkrijgentoegewezen.Gaatditopbasis

vancapaciteitofaffiniteit(expertiseenervaring)metbepaaldeonderwerpen?

§ Zorgvooreensoepeleoverdrachtvandeinformatieenbeslissingenvanhetintaketeamnaardecasemanager.Wordennotulengedeeld;aldannietineen1op1gesprektusseniemanduithetintaketeamendecasemanager?IshetDSO/zaaksysteemdebelangrijkstedrager?Ofspeelthetplanningsbureauookhierineenrol?

§ HetplanningsbureaugaatdebijeenkomstenaandeOmgevingstafelplannenopbasisvandewensenvandeinitiatiefnemerendebeschikbaarheid.InprincipeiserelkeweekeenOmgevingstafelmogelijk.

§ Hetplanningsbureauzaldeafsprakentussendecasemanagerendeinitiatiefnemermaken.Bepaalofditsoortafsprakenaltijdopeenvastmomentindeweekzullenzijnofdatdecasemanagerzichvoegtnaarwanneerdeinitiatiefnemershetbesteschikt.

§ Bepaalhoedeinformatieuithetgesprekwordtvastgelegd:notuleertdecasemanagerofisereenapartenotulist?WordendeafsprakengeregistreerdinDSO/zaaksysteem?Welkeverantwoordelijkhedenheeftdeinitiatiefnemerinhetvastleggenennavolgenvandeafspraken?

§ Decasemanagerkoppeltdeplanning,diewordtafgesprokenmetdeinitiatiefnemer,terugaanhetplanningsbureau,zodatzijdeomgevingstafelsmetdejuistebetrokkenenkunnengaaninplannen.

19

§ DecasemanagerrichtdedigitalesamenwerkingsruimteininhetDSO.DeinitiatiefnemeropenteenprojectinhetDSOendecasemanagerzorgtdatdejuistemedewerkersgeautoriseerdwordenomsamentewerkenaanhetproject.

§ OntwikkeleenbriefingaandeinitiatiefnemeroverdejuridischerandvoorwaardenaandedeelnameaandeOmgevingstafel

§ OntwikkeleenbeeldvandekostenvandedeelnameaandeOmgevingstafelenbrengdaarineenaantalmodulesaan,zodatdeinitiatiefnemerooktussentijdskanstoppen.Handigisomeenanterieureovereenkomsttesluitenmetdeinitiatiefnemer.

2. Procesinrichtenomtrentafgewezeninitiatief:§ Steleenprocedureopvoorhetgevaldateeninitiatiefwordtafgewezendoor

hetintaketeam.Bepaalwiedeinitiatiefnemerhetbesteopdehoogtekanbrengen,inclusiefeengegrondeonderbouwing.Mogelijkkaneencasemanagerdeafwijzingverzorgen,maardiezalmeerderolvanboodschapperhebbenennietzozeereeninhoudelijkediscussievoeren.Gebeurendezegesprekkentelefonischofface-to-face?Hetisookhandigalsdegemeentehetbesluitomeeninitiatiefaftewijzenpermailbevestigt.Letwel;hetbetrefthiercomplexeaanvragen,dieiniedergevalvoordeinitiatiefnemer–zakelijkgezien–heelwatvoeteninaardezoudenhebben.Erzoudaarommetzorgomgesprongenmoetenwordenmeteenafwijzing.

§ Bepaalofdegemeenteruimtewillatenvoorrepliekofverweervandeinitiatiefnemer.Kanhijopbasisvandefeedbackvanhetintaketeamaanpassingendoen?Kanhijindiscussiegaanoverdefeedback?Ofiseennogoeenhardebeslissing,hetgeengoedzokanzijnomdathetinitiatiefgetoetstwordtaanhetgemeentelijkbeleidendestrategischeenomgevingsvisie?

3. Wiezijncasemanagers?§ Welkerollenencompetentieshebbenzijnodig?§ Inwelkematewijkendieafvandehuidigefunctievandecasemanager?

Maakeenplanvoorbijscholingen/oftraining.§ Welkekenniseninformatiebronnenhebbenzijnodig?

4. Starteenpilot:organiseereenaantalgesprekkenmetinitiatiefnemers.Hetgaathierbijnietalleenophetgesprek,maarookoverdeoverdrachtvandeintaketafelnaardecasemanagerendesamenwerkingmethetplanningsbureau.Ditkanineersteinstantie‘droogoefenen’zijnaandehandvanechtecases,maarprobeerdaarnaookeenechteinitiatiefnemertebetrekken.

5. Monitornadriemaandenhetgesprek.Vraagdeinitiatiefnemerendecasemanageromfeedback.

Noodzakelijkomteontwikkelendoorgemeenten:

• Flyervoorinitiatiefnemer:uitlegoverdewerkwijzeaandeOmgevingstafel• Flyervoorbelanghebbende:uitlegoverdewerkwijzeaandeOmgevingstafel• Aanpakvoorparticipatie

20

DeomgevingstafelWatisdeomgevingstafelenwatisheteffect?Alleruimtelijkeenmaatschappelijkecomplexeinitiatievendiewenselijkzijn,wordenaandeOmgevingstafelbesprokenenbeoordeeld.Hethoofddoelissamenhetinitiatiefmogelijktemakenbinnendegeformuleerdecriteriaenmitsen.Allebetrokkenen–adviseurs,initiatiefnemerenbelanghebbenden–zittentegelijkertijdomtafel.Iedersinbrengwordtgehoordenmeegewogen.DeOmgevingstafelbespaartiedereentijdengeeftmeertransparantie.Hetresultaatiseendefinitiefontwerpvanhetinitiatief,eenadviesvanallebetrokkenenaantafeleneenconceptvergunning.DeinsteekaandeOmgevingstafelissamenhetinitiatiefmogelijktemaken,mitshetnatuurlijkvoldoetaandegeformuleerdecriteria.Hierbijmoetenwenietvergetendathetinitiatiefalwelalswenselijkbestempeldisaandeintaketafel.Alledeelnemersaantafelhebbenmandaatvanuithuneigenexpertise.Vandeaanwezigenwordteengoedevoorbereidingverwachtendecompetentieomineenkortepitchhetstandpuntduidelijktemaken.Bovendienzoekendeaanwezigeadviseurssamenmetdeinitiatiefnemerenbelanghebbendenaareenoplossingenwerkenzevanuithet“Ja,mits”:vantoetsennaaradviseren. AllebetrokkenenaandeOmgevingstafelWelknieuwerollenzijnnodig?Omdegesprekkenaandeomgevingstafelgoedtelatenverlopenzijnnaastdehuidigerollenooknieuwerollennodig,namelijkeengespreksleider,eenbeslisser,eenobservatoreneengeodata-analist:• Degespreksleiderheefteenfaciliterenderol,zorgtdatalleaanwezigenaanhetwoord

komenenstelteventueelvragenzodatduidelijkwordtwatpreciesbedoeldwordt.Degespreksleidervatsamenenzorgtdatdedialoogvlotenpositiefverloopt.

• Debeslisserluistertneemtaanheteindevandediscussieeenintegralebeslissingopbasisvandeinputvanalledeelnemersaantafel.Ookzorgtdebeslisserdatdeaanwezigeinitiatiefnemerdirectweetwaarhij/zijaantoeisendevervolgstappenbegrijpt.

21

• Deobservatorgeeftaanheteindefeedbackoverhetprocesendewijzewaarophetgesprekverlopenis.

• Degeodata-analistzorgtdatalledatabeschikbaarzijntijdenshetgesprekzoalsdelocatie,degegevensoverdelocatieenhetplan.

Dezerollenstaanindebijlageuitgebreiderbeschreven.InhoeveelrondeswordteeninitiatiefaandeOmgevingstafelbesproken?Bijgroteinitiatievenvindenerdrierondesperinitiatiefplaatsaanomgevingstafels.Indeeersterondewordendekadersverkendengedefinieerd.Indetweederondewordthetglobaalontwerpvanhetinitiatiefbesproken.Indelaatsterondewordthetdefinitiefontwerpbesprokeneneenconceptvergunninggeschreven.Welichtenderondeshierondertoe.Natuurlijkkanhetbijkleinereinitiatievensnellergaanendanzijnermogelijkmaartweerondesnodig.Watisdeopbouwvanhetgesprek?DeopbouwvanhetgesprekaandeOmgevingstafelisafhankelijkvandefasewaarineeninitiatiefzichbevindt.Webeschrijvendewerkwijzehieronderbijelkeronde.Ronde1:verkennenendefiniërenDitisdeeerstekeerdatallebetrokkenensamenkomen:deinitiatiefnemermetdiensadviseur,debelanghebbende,degemeentelijkeadviseursenketenpartners.NatuurlijkwordterdusgestartmetkennismakenVervolgenszaldegespreksleiderdeinitiatiefnemeruitnodigeneentoelichtingtegevenophetinitiatief.Watishetplan?Waargaathetkomen?Enwanneer?Watbiedthetdebuurt?Erligtindezefasenoggeenontwerpofvisualisatieoptafelomdatwedeinitiatiefnemerproberenzovroegmogelijkindiensontwikkelprocestespreken.Hetgesprekzalgaanoverhetverkennenendefiniërenvandekaderswaarbinnenditinitiatiefgerealiseerdkanworden.Iedereenkanreagerenopbasisvanzijnofhaarexpertise,debelanghebbendevanuitdienswenseneneventuelezorgen.Zokomtdeinitiatiefnemertewetenwaarrekeningmeemoetwordengehoudenalshetinitiatiefwordtvormgeven.DenkbijvoorbeeldaancriteriavanuithetOmgevingsplan,water,geluid,milieu,gezondheid,natuuretc.Zorgenvandebelanghebbendenkunnengaanovertoenemendedrukteofoverlastofbijvoorbeeldeenverminderingvanhetuitzicht.Bijconflicterendecriteria,kunnendiedirectaantafelwordenbesprokenenwordengezamenlijkoplossingenaangedragen.Hetverkennendegesprekindezeeersteronderesulteertdanookineengemeenschappelijk,gedragenprogrammavaneisen.Waardegespreksleiderzorgtdatiedereenaanhetwoordkomt,vatdebeslisserhetgespreksameninhetprogrammavaneisen.Daarmeegaatdeinitiatiefnemeraandeslag.Mogelijkkrijgenookdedeelnemersaantafeleenopdrachtvoornaderonderzoekdatindetweederondebesprokengaatworden.Ronde2:globaalofconceptontwerpDetweedekeerdatdeomgevingstafelbijelkaarkomt,lichtdeinitiatiefnemerhetglobaalontwerpvanhetinitiatieftoe,datisvormgegevenopbasisvanhetprogrammavaneisenvanuitdeeersteronde.Vervolgensreagerenallebetrokkenen(ookdebelanghebbende)ophetglobaalontwerp.Doelvanditdeelvanhetgesprekisomteverkennenofalleeisenen

22

wensenvoldoendemeegenomenenoplostzijninhetontwerp.Hiernastartdedialoog:deknelpuntenwordenaantafelbesprokenenerwordenideeënenoplossingenvoorbedacht.Degespreksleiderzorgtweervoorhetfaciliterenvanhetgesprekenzorgtdatiedereenaanhetwoordkomt.Aanheteindevandezebijeenkomstvatbeslisserhetgespreksamenenbeslistofhetinitiatiefdoorkannaardederderondeenonderwelkevoorwaarden.Ookkandeinitiatiefnemeropdrachtkrijgenombepaaldeonderdelennogverderteonderzoekenenuittewerken.Ronde3:definitiefontwerpBijdezederdekeerpresenteertdeinitiatiefnemerhetdefinitiefontwerpvanhetplan.Nugaathetomtecheckenofhetplanvoldoetaanallegesteldecriteriaenkaders.Hetgesprekresulteertineenbeslissingofhetontwerpgereedisvoordevergunningsaanvraagendusvoldoetaanalleafsprakendieaandeomgevingstafelzijngemaakt.Vanuitdegemeenteisgewerktaaneenconceptvergunning;dezewordtookbesproken.Zozijnalledetails,voorschriftenenmaatregelenopvoorhandookmetelkaarbesprokenenverkend.Hetisnietbedoelingdatdebetrokkenennieuweeisenenwensentertafelbrengen:indeeersterondezijndekadersimmersbepaald.Welkanhetnatuurlijkzozijndatdoordevisualisatievandeplannen(nieuwe)knelpuntenbinnendegesteldekadersaanhetlichtkomen.Diewordendanmetelkaaraantafelbesprokenenopgelost.Naronde3SamenmetdecasemanagerkandeinitiatiefnemernadefinitievegoedkeuringaandeOmgevingstafeldoordebeslisseraandeOmgevingstafeldedaadwerkelijkevergunningaanvragen.Omdateralconsensusisoverhetinitiatiefenhetinitiatiefvoldoetaandekadersencriteria,zalhettrajectvandeafhandelingvandeaanvraagsoepelverlopen.Hetisfeitelijkeenstempelproces.ErwordtalleengetoetstofdeinitiatiefnemerdeaanvraagindientzoalsisafgesprokenaandeOmgevingstafel.Hoekunnenweefficiëntsamenwerkenmetdeketenpartners?AlsgemeentenineenregioelkeweekeenOmgevingstafelorganiseren,kanhetvoordeketenpartnersmogelijkeenuitdagingzijnomelkeweekbijeengemeenteofzelfsoplocatiebijeeninitiatiefnemeraanwezigtezijn.Hiervoorzijnindepraktijkdevolgendeoplossingenbedacht:

1. Maakwerkafsprakenmetdeketenpartnersoverhunexpertiseenwanneerhunexpertiseenpersoonlijkeinzetnodigis.

2. Ineenaantalsituatiesishetnietnoodzakelijkdateenvertegenwoordigervaneenketenpartneraantafelzit.Viawerkafsprakenkanwordenvoorbereidenvastgelegddatdeinputvanuiteenketenpartnermeegenomenwordendoordeadviseursvandegemeenteofmeteeneenvoudigschriftelijkadvies

3. Maakwerkafsprakenwanneererwéleenvertegenwoordigernodigisvanuiteenketenpartner.Dooreengoedeplanningdievooruitwordtafgesprokenmetallebetrokkenenishetmogelijkomefficiëntbijelkaartekomenendebeschikbaarheidstrakteorganiseren.

23

4. Insommigeregio’swordtregionaalsamengewerktaanderegionaleOmgevingstafel.Opeenvastedagopeenvastlocatiewordenmeerderecomplexeinitiatieveninderegiobesproken.Deketenpartnerskunnenhuncapaciteitopdezemaniergeconcentreerdinzettenopeenvastdagperweekofmeteenanderefrequentie.

HettegelijkertijdsamenaandeOmgevingstafeladviserenlevertveelefficiencyvoordeel.Hiermeewordtnamelijkvoorkomendatadviseursopelkaarmoetenwachtenopadviezen.Doordedirectedialoogmetdeinitiatiefnemerenmetdeadviseursonderling,gerichtophetmogelijkmakenvanhetplan,wordensnelleroplossingengeformuleerdendaarmeeoverbodigwerkvoorkomen.Ditkannogwordenversterktdoormeertegaanadvisereninplaatsvanalleentetoetsen.

Welkesamenwerkingsafsprakenkunjemakenmetdeketenpartners?OmhetprocesaandeIntaketafelenOmgevingstafelgoedinterichten,zijneenaantalsamenwerkingsafsprakenrelevant.Maakafsprakenover:

• Hetaanmeldenvanalleinitiatievenviaééningang• HetbeoordelenvandewenselijkheidaandeIntaketafel• DecommunicatieoverkeuzesaandeIntaketafel• HetmandaatvandedeelnemersaandeIntaketafelendeOmgevingstafel• DepositievehoudingenhetadviserendegedragaandeOmgevingstafel• EenvergelijkbarewerkwijzeaandeIntaketafelenOmgevingstafel• BeschikbarecapaciteitaandeOmgevingstafel• DeplanningvandeOmgevingstafel• Hetbeschikbaarhebbenvanvoldoendekennisvanketenpartnerszowelinbeleidals

uitvoering

24

HoeisdevoorbereidingopdeOmgevingstafel?DeadviseursaandeOmgevingstafelmoetenzichuiteraardheelgoedvoorbereiden,voorzemetelkaarenmetdeinitiatiefnemerenbelanghebbendenaantafelgaan.Allebetrokkenenmoetenimmersinstaatzijnomhunadviesbinnen2minutentepitchen.Bovendienwordtvanhenookverwachtdatzeadvieskunnengevenaandeinitiatiefnemeromdiensplanmogelijktemaken.DaaromontvangenalledeelnemersaandeOmgevingstafelallestukkenendeagendaeenaantaldagenvoordeOmgevingstafel.WaaromisheteindresultaatvandeOmgevingstafeleenconceptvergunning?HeteindresultaatvanhetprocesaandeOmgevingstafeliseenconceptvergunning.Hiervoorzijnverschillenderedenen:1) OmeeninitiatiefnemerteverleidenmeetedoenaanhetprocesvandeOmgevingstafel

ishethandigomdeinitiatiefnemereenconcreetresultaattebieden.Ermoetimmersmeerwaardezijntenopzichtevanhetdirectzonderoverlegindienenvaneenvergunningaanvraag.DemeerwaardeontstaatuiteraardaldoordedialoogaandeOmgevingstafel:hierdoorheefthetplanmeerkansvanslagen,aangeziendeinitiatiefnemergerichteadviezenkrijgt.Demeerwaardevandeconceptvergunningalsconcreeteindresultaatisdatditproducteengarantiebiedt.Namelijkdatalsdeinitiatiefnemerdeaanvraagindientzoalsbesproken,deconceptvergunningdedefinitievevergunningzalworden.

2) Indeconceptvergunningzijndemaatregelenenvoorschriftenopgenomen.Datbetekentdatoveralledetailsvanhetgunnenvanhetinitiatiefafstemmingisgeweest.Endeinitiatiefnemerzaldusnietwordenverrastlaterinhetproces.

3) Voordegemeentezijnerookvoordelen.Vooreenconcreetproductalsdeconceptvergunningkangeldwordengevraagd.Bovendienzorgtdeconceptvergunningdatalhetwerkvoorafgaandaandeaanvraaggedaanwordt.Deformeleaanvraagkandusopbasisvandeconceptvergunningsimpelensnelafgerondworden.

Dewensenvandemedewerkers(Bron:onderzoekVNG)

25

HoekrijgikdedeelnemersaandeOmgevingstafelindemeedenkmodus?VoordemedewerkersvandegemeenteenvandeketenpartnersvraagtdewerkwijzeaanOmgevingstafelmogelijkenigeaanpassing.Ditisafhankelijkvandehuidigewerkwijze.Sommigegemeentenenketenpartnersvoerenallangermeeroverlegmetinitiatiefnemers;anderegemeentenhebbenhieropindeafgelopenjarenjuistbezuinigd.HetsamenwerkenaandeOmgevingstafelenhetvoerenvaneengoededialoogzalvooreenaantalmedewerkersdusnieuwzijn.Hetvraagtvanhendusenigeaanpassing.Wegaanervanuitdatmedewerkersaltijdalhebbengeprobeerdmeetedenkenmetdeinitiatiefnemers.Hetverschilisnudatdenadrukzalverschuivenvantoetsennaaradviseren.Eenanderbelangrijkverschilisdatdecommunicatiemetdeinitiatiefnemerveelaluitsluitendschriftelijkgaatennuookmondelingenineengesprekzalgaanplaatsvinden.Voormedewerkersvoorwiediteenanderedandehuidigewerkwijzeis,isvoorbereidingenoefenenmetcasesaandeOmgevingstafeleengoedemanieromdenieuwewerkwijzeteverkennenenerdevoordelenvantezien.Doorhettedoenenteervarenwordtdatduidelijk.Hetisdusheelbelangrijkomteoefenenmetechtecasesinhetdagelijkswerk.Endandeervaringenenwerkwijzesamentebespreken.Doortijdtenemenvoorhetlerenenontwikkelen,zijndemedewerkersindegelegenheiddenieuwewerkwijzeteverkennen,zicheigentemakenenookverderteverbeteren.Hoeverleidjeinitiatiefnemersdatzemeegaandoen?ErzijnverschillendeargumentenomdeinitiatiefnemerteverleidenmeetedoenaanhetprocesaandeOmgevingstafel.Eenaantalzijnhiervooralaandeordegeweest.Wegeveneencompleetoverzicht.OmeeninitiatiefnemerteverleidenmeetedoenaanhetprocesvandeOmgevingstafel,kunjedevolgendeargumentengebruiken:1. IneenvroegstadiumwordtaandeIntaketafelduidelijkofeeninitiatiefüberhaupt

wenselijkis.Zokunnenkostenwordenvoorkomenbijinitiatievendienietwenselijkzijnofaanpassingenbehoeven.

2. DedialoogaandeOmgevingstafelgeefthetplanmeerkansvanslagen,aangeziendeinitiatiefnemergerichteadviezenkrijgt.Bovendienisdehoudingvanallebetrokkenenaantafelgerichtophetmogelijkmakenvanhetinitiatief.

3. AandeOmgevingstafelzittenalleadviseurstegelijkertijd.Ditscheelteenbehoorlijkwachttijdenmaaktbovendieneenintegraalperspectiefophetinitiatiefmogelijk.

4. Deconceptvergunningiseenconcreetresultaatdatdegarantiebiedtdatalsdeconceptvergunningdedefinitievevergunningzalworden.DatgebeurtuiteraardalleenalsdeinitiatiefnemerdeaanvraagindientzoalsbesprokenaandeOmgevingstafel.

5. Degemeentebiedtinzichtindetoetsingskaders,hetprocesenindedoorlooptijden.Datzijnopditmomentdegrootsteknelpuntenindedienstverlening.

26

Metwelkeservicenormengaanwewerken?Opheteerstegezichtlijkthetalsofhetverschuivenvandewerkzaamhedennaarhetvooroverlegvoordeaanvraag,geenverbeteringisindedoorlooptijd.Hetreguliereprocesvanafhandelengaatweliswaarvan26wekennaar8weken,maardoordeverschuivingnaardevoorkant,duurthetprocesuiteindelijknetzolang.Tochisdatzekernietdebedoelingenhetisooknietnodig.Sterkernog,hetiszelfsergbelangrijkomdoorlooptijdeninhetprocesvandeOmgevingstafelmetelkaaraftespreken.Eenaantalgemeentendiealgestartzijn,hebbenhunservicenormenvastgelegd.Eenvoorbeeldisdedoorlooptijdvanhetgeheleprocesvaningang,viaIntaketafelenallerondesaandeOmgevingstafel;ditduurtintotaalaandekantvandegemeentenietlangerdan3weken.Datlijktenormsnel,maarhetisquaorganisatiemogelijk.Natuurlijkkanhetindepraktijklangerduren,alsdeinitiatiefnemermeertijdnodigheeftvoorhetlatenmakenvaneenglobaalendefinitiefontwerpofvanwegehetlatenuitvoerenvanonderzoeken.Hoeneemjedirectieenbestuurmee?HetiszeerrelevantomdirectieenbestuurtevertellenentepresenterenhoehetprocesaandeIntaketafelendeOmgevingstafelverloopt.Ookishetmogelijkomzetelatenzienhoehetwerkt,bijvoorbeeldviaeensimulatie.Hetisheelzinvolomdirectieenbestuuruittenodigenomdeeltenemenenafsprakentemakenoverhunbetrokkenheidenmandaat.Planvanaanpakvoorstartenmetdeomgevingstafel

1. Inventariseerdepartijenvooraandeomgevingstafel§ Metwelkeketenpartnerseninterbestuurlijkepartnersisdesamenwerking

nodigaandeomgevingstafel?§ Welkerelatieszijneralenwelkezullennoggebouwdmoetenworden?

27

§ Welkeadviseursenexpertisesbinnendegemeentezijnnodigvooraandeomgevingstafel?

2. Procesinrichten:§ Opbasisvandeanalyseoverhetaantalingediendecomplexeaanvragen(zie

intaketafel):hoevaakzalereenomgevingstafelgeorganiseerdmoetenworden?

§ Bepaalaandehandvanhettypeingediendeaanvragenwelkedisciplinesaantafelzullenmoetenkomen,oftewel:hoegrootisdeomgevingstafelpertype?Wanneerzijnketenpartnerseninterbestuurlijkeorganisatieswelofnietnodig?

§ Bedenkhoedeomgevingstafelshetbesteingeplandkunnenworden.Sommigegemeentenblokkeniedereweekeentijdinvoorallepartijendieaandeomgevingstafelkunnenkomen.Voorafgaandkrijgenzijtehorenofzijnodigzijnofniet.Detijdisdusvooriedereengereserveerdensomshebjeeenpaaruurvrij.

§ Gaingesprekmetketenpartnerseninterbestuurlijkepartnersdiebijmeerderegemeenteszullenmoetenaansluitenaandeomgevingstafel.Hoekanhuntijdefficiëntbenutworden?Hoebeschikkendeaanwezigenovermandaat?Maakwerkafspraken.

§ MaaknieuweafsprakenmetdeOmgevingsdienstenoverhunroleninzet.§ Bedenkhoebelanghebbendenopeengoedemanierbetrokkenkunnen

worden.Bijcomplexegevallen,ofeengrotegroepbelanghebbenden,zalvertegenwoordigingnodigzijn.

§ Bepaalhoejegaatsamenwerkenaaneenconceptvergunning§ ZorgvooraansluitingmetDSO/zaaksysteem,zodathetinitiatiefhieralszaak

inkanwordenaangemaaktengedurendehetverderetrajectdoorallestakeholderskanwordengeraadpleegd.

§ Zorgvoorafstemmingmethetplanningsbureauhoedeomgevingstafelsefficiëntkunnenwordeningeplandenmaakafsprakenoverhoeomtegaanmetafzeggingenenwijzigingenindeplanning.

3. Wiezittenaandeomgevingstafel?§ Onderzoekinhoeverreindegemeentealeenintegraaloverlegbestaat.Zoja,

breidthetoverleguitmetallenoodzakelijkedeelnemers.Zonee,richthetteamin.

§ Welkerollenencompetentieszijnnodig?§ Wiekunnende(nieuwe)rollenhetbestevervullen?§ Welkekenniseninformatiebronnenhebbenzijnodig?§ Bepaalwiedebeslissingenvastlegtenhoediegedeeldwordenmetde

casemanager.§ Bepaalopwelkewijzededialoogaandetafelhetbestegevoerdkanworden.

4. Starteenpilot:organiseereenaantalgesprekkenmetinitiatiefnemers.HetgaathierbijvooralomhetvoerenvaneengoededialoogaandeOmgevingstafel.Maarookoverdeoverdrachtvandeintaketafelnaardecasemanagerendesamenwerkingmethetplanningsbureauzijnvanbelangomteoefenen.Ditkanineersteinstantie

28

‘droogoefenen’zijnaandehandvanechtecases,maarprobeerdaarnaookeenechteinitiatiefnemertebetrekken.

5. MonitordewerkwijzeaandeOmgevingstafelgedurendedriemaanden.§ Onderzoekofalledeelnemerstevredenzijnoverhuneigenbijdrageaande

tafel.§ Onderzoekofdedialoognogeffectievergevoerdkanworden.§ Onderzoekofallehulpmiddelengoedwerken.§ Onderzoekofhetbestuurvoldoendeisaangehaakt.§ Onderzoekofinitiatiefnemershunaanvraagindienenconformuitkomstenuit

deOmgevingstafel.§ Onderzoekdebenodigdecapaciteitenvanalledeelnemers.

Beschikbarehulpmiddelen- ViadezelinkkrijgtumeerinformatieoverderollenaandeOmgevingstafel.Hetgaat

overdewerkwijzebijdeprovincieNoord-Holland:https://youtu.be/I_Rc1LHKMOQ- VoorbeeldvaneenChecklistaandeOmgevingstafel(zieonder)- OverzichtvanderollenaandeOmgevingstafel(zieonder)

29

VoorbeeldChecklistOmgevingstafelAfkomstiguitdegemeenteWageningen

30

31

RollenaandeOmgevingstafelIndezebijlagegevenweeenoverzichtvanallerollen.Initiatiefnemerenadviseur(architect)

• Verwoordthetinitiatief• Verwoordtdevoordelenvoordegemeente• Onderhandeltmetdegemeente• Vraagtomduidelijketaal,helderheidoverprocesenprocedure• Draagtoplossingenaan

Debelanghebbende(n)

• Verwoordtzijn/haarstandpuntm.b.t.hetplan• Onderhandeltoverzijn/haarbelangen• Geeftaanwanneerhij/zijtevredenis• Vraagtaaninitiatiefnemerengemeenteomconcretetoezeggingen

Deadviseurs

• Adviserenopbasisvanhunexpertise(inhoud)enhoudenookhetprocesenrelatiegoedindegaten

• Houdingis:hoekunnenweditplanmogelijkmaken• Denkenmeeengevenookdeoplossingenaan

Degespreksleider

• Heefteenbeperkteinhoudelijke,envooraleenfaciliterenderol• Brengtdeaanwezigeninpositieomtevertellenwathunmeningenbelangis;• Steltvragenzodatduidelijkwordtwatpreciesbedoeldis;• Bevordertdedialoogenzoektnaarverbindingeneenzinvolgesprek;• Zorgtdatdesfeerpositiefenopenis;• Steltzichopalsgastheer/gastvrouwenzorgtervoordatiedereenzichcontinuopzijn

gemakvoeltengehoordwordt;• Probeertdeinitiatiefnemerzeergoedtotdienstrechttelatenkomen.Zorgtdatalles

duidelijkisenconcreetgemaaktmetvoorbeelden;• Isalertopjargon;• Probeertnon-verbalesignalenoptepakken;• Voorkomtdatdeaanwezigenindeverdediginggaan,maardraagtzorgvoorde

‘ja,mits’-houding.

32

Debeslisser

• Aanheteindevandediscussieneemtdebeslissereenintegralebeslissingopbasisvandeinputvanalledeelnemersaantafel;

• Deaanwezigeinitiatiefnemerweetdirectwaarhij/zijaantoeisenbegrijptdebeslissingenvervolgstappen.

• Tijdensdediscussieneemtdebeslissernietdeel,hooguitkandebeslissereenverhelderendevraagstellenaaneenvandedeelnemersalserzakenonderbelichtzijngeblevenvooreenjuistebeslissing.

• Opbasisvandebeslissinghebbendeelnemershetgevoelgehoordtezijn.Deinitiatiefnemerweetdirectwaarhij/zijaantoeisenbegrijpthetgezamenlijkebesluit.

• Inhetbesluitgebruiktdebeslisserdevolgendewoorden:hetinitiatiefismogelijkvanwegedemaatschappelijkewaarde(…),hetdraagvlak(…)enderechtmatigheid(…)

• Inhetbesluitbeschrijftdebeslisservervolgens:-Dekadersdiezijngestelddoordeskundigenenbelanghebbenden-Deoplossingendiedeinitiatiefnemergaatuitwerken-Detimingvoorhetvolgendedefinitieveontwerp

Decasemanager

• Legtalleafsprakenvast• Vraagtomtoelichtingalsietsonhelderis• Maaktafsprakenoverdeplanning

Deobservator

• Observeertdedeelnemers• Kijktnaarinhoud,procesenrelatie• Kijktnaartaalgebruik(tebegrijpenvoorinitiatiefnemer)• Bliktna60minutenterugengeeftaanwatgoedgingenwatbeterkan.• Verwoordzijn/haarobservatiezodanigdatdedeelnemersheteenvolgendekeernog

beterdoen• Kaneventueeleeninterventiedoenalsdedialoogstokt

Degeodata-analist

• Opentaanhetbegindesystemenwaarhetinitiatief,plaatsenandererelevanteinformatiebeschikbaaris

• Zoekttijdensdesessienoodzakelijkinformatie