Vereniging van Gemeentesecretarissen JAARVERSLAG 2017 · VNG bestuur Piet Buijtels Maastricht VNG...

Vereniging van Gemeentesecretarissen

JAARVERSLAG 2017

10 april 2018

Jaarverslag VGS 2017 1

Inhoudsopgave

Hoogtepunten 2017...................................................................................................................... 2

Deel 1 – Leden, bestuur en organisatie .......................................................................................... 3

1.1 Leden ............................................................................................................................................. 3

1.2 ALV ................................................................................................................................................. 3

1.3 Algemeen bestuur ......................................................................................................................... 3

1.4 Dagelijks bestuur ........................................................................................................................... 4

1.5 Actieve leden in commissies en andere netwerken ...................................................................... 5

1.6 Bureau ........................................................................................................................................... 6

Deel 2 – Activiteiten ..................................................................................................................... 7

2.1 VGS congres ................................................................................................................................... 7

2.2 Lokale democratie in Beweging .................................................................................................... 8

2.3 Internationalisering ....................................................................................................................... 8

2.4 Kennispartners .............................................................................................................................. 9

Deel 3 – Financieel verslag .......................................................................................................... 10

3.1 Inleiding ....................................................................................................................................... 10

3.2 Jaarrekening 2017 ....................................................................................................................... 11

Ondertekening………………………………………………………………………………………………………………………….………18


Hoogtepunten 2017

Veel nieuwe gezichten bij de eerste bijeenkomst van het jaar voor nieuwe leden.

Het VGS-congres georganiseerd door de MRA was inspirerend en creatief.

Dit jaar is een aantal collega’s naar San Antonio afgereisd voor het jaarlijkse ICMA-congres.

Veel interesse bij de collega’s voor de bijeenkomsten over de digitale agenda en Samen Organiseren.


Deel 1 – Leden, bestuur en organisatie

1.1 Leden

Ledenbestand Over het verslagjaar waren er 427 betalende gewone leden (waaronder inmiddels ook 40 loco-secretarissen). In 2017 was vrijwel iedere gemeentesecretaris lid; ook meldden regelmatig ad-interim secretarissen zich voor het lidmaatschap. In 2017 waren er 54 buitengewone leden. Bij deze categorie leden is een terugloop van aanwas ten opzichte van de voorgaande jaren ontstaan. In 2017 zijn totaal 76 gemeentesecretarissen vertrokken, waarvan 20 naar andere gemeenten en 22 een baan buiten de gemeente. De rest door herindelingen (6), pensionering (13), na ziekte (2) en anders (13). Het VGS bureau bewaakt de wisselingen van gemeentesecretarissen en benadert nieuwe secretarissen voor het lidmaatschap als zij zich zelf niet melden.

Ledenzorg: vertrouwenspersonen & rechtsbijstand Afgelopen jaar hebben circa 14 collega’s een beroep gedaan op een van de vertrouwenspersonen. Zeven leden hebben gebruik van de rechtsbijstandsverzekering gemaakt. In 2017 zijn, voor zover bekend, 9 gemeentesecretarissen die vertrokken zijn, op niet vrijwillige wijze vertrokken, dit jaar voor het eerst weer minder dan voorheen (12%). In 2017 is de groep Vertrouwenspersonen twee keer bij elkaar geweest voor training en kennisdeling. In de bijeenkomsten is uitgebreid gesproken over de impact van de WNT, omdat deze wetgeving, de vertrekregelingen of andere afspraken voor topambtenaren (waaronder gemeentesecretarissen) enorm beperkt. Daarnaast werden de vertrouwenspersonen door een extern adviseur getraind in gesprekstechnieken etc. Er zijn in 2017 ook twee bijeenkomsten voor collega’s door de vertrouwenspersonen georganiseerd over ‘’de gevaarlijke baan van de gemeentesecretaris’’. Hierin deelde men in vertrouwen de ‘’struikelblokken van het vak en leerpunten’’ met elkaar .

1.2 ALV De Algemene Ledenvergadering werd gehouden op 21 september 2017 tijdens het VGS-congres in Amsterdam. De leden stemden in met de jaarstukken 2016 en de begroting voor 2018. Bovendien is door de ALV de opdracht aan het bestuur meegegeven om te onderzoeken in hoeverre de contributie voor 2019 en verder dusdanig verhoogd kan worden dat ook de activiteiten van de vereniging gedekt worden door vaste inkomsten (onder meer door het opnemen van de congresbijdrage en het standaard indexeren van de contributie). Afgesproken wordt dit in de loop van het jaar te onderzoeken, zodat het vaststellen ervan in de ALV in 2018 kan gebeuren.

1.3 Algemeen bestuur

Samenstelling In het verslagjaar is afscheid genomen van de volgende leden van het Algemeen Bestuur. Wilma Atsma (Bloemendaal) werd benoemd in het Dagelijks Bestuur en Aart Boele vertrok na zijn eerste zittingstermijn. Anne de Baat moest het AB verlaten vanwege het bereiken van de maximale bestuurstermijn (8 jaar). Inmiddels zijn de bestuurstermijnen verlaagd naar maximaal 2 x 3 jaar.


De samenstelling van het AB was op 31 december 2017 als volgt:

Voorzitter Gabrielle Haanen

Groningen Chrétien van den Akker (Slochteren)

Friesland Sander Kastelein (Ooststellingwerf)

Drenthe Astrid Schulting (Meppel)

Overijssel Bjørn van den Brink (Wierden)

Gelderland Jan Peter Wassens (Hattem/Harderwijk) Boy Janssen (Zutphen)

Utrecht Annette van Hussel (Stichtse Vecht)

Noord-Holland Paul Koetsier (Wormerland) Paul Veldhuisen (Huizen)

Zuid-Holland Andre Huykman (Leidschendam-Voorburg)

Zeeland Martin van Vliet, (Vlissingen)

Noord-Brabant Cor Smits (Drimmelen) Peggy Hurkmans (Heeze-Leende)

Limburg Han Geraedts (Roermond)

Flevoland Nico Versteeg (Lelystad)

Vergaderingen Het Algemeen Bestuur vergaderde in 2017 in maart, juni en december. In het AB worden de formele zaken die statutair verplicht zijn geregeld, zoals het formaliseren van benoemingen van bestuursleden, goedkeuren van jaarrekening, verslag en begroting. In maart is groen licht gegeven aan de congrescommissie om van start te gaan met de organisatie. Ook werd gesproken over de gewenste congresvormen in de toekomst en het op juiste wijze organiseren van voldoende congresinkomsten (verhogen contributie en congresbijdragen). In juni lichtte Monica Wiertz van de AWVN toe wat de normalisering van het ambtenarenrecht inhoud en wat de rol van de secretarissen, maar ook de rol van de VNG, hierbij is. De Taskforce Samen Organiseren lichtte toe wat de stand van zaken is op dit gebied en welke ontwikkelingen in de komende periode worden verwacht.

1.4 Dagelijks bestuur

Samenstelling In 2017 heeft Pieter Jeroense afscheid genomen vanwege het bestuur vanwege zijn benoeming als plaatsvervangend directeur bij de VNG. Hij is opgevolgd door Wilma Atsma. Op 31 december 2017 bestond het dagelijks bestuur uit de volgende leden:

Voorzitter Gabrielle Haanen (Tilburg), herbenoemd per 1 januari 2016 Vicevoorzitter/secr. Anneke Knol (Vlaardingen), herbenoemd per 1 november 2016 Penningmeester Jeroen Heerkens (Grave), benoemd per 1 oktober 2016 Wilma Atsma (Bloemendaal), benoemd per 3 april 2017

Christian van den Berg (Overbetuwe), benoemd per 1 januari 2015 Ida Oostmeijer-Oosting (Emmen) benoemd per 1 juli 2014 Richard Wielinga (Almere), benoemd per 6 september 2017

Vergaderingen In 2017 is het Dagelijks Bestuur, naast de AB vergaderingen, zes keer bij elkaar geweest. De vergaderingen vonden plaats in Utrecht. In de vergaderingen werd stilgestaan bij de voortgang van diverse thema’s, zoals lokale democratie, WNT, impact omgevingswet, jaarprogramma VGS, de invulling en financiering van het congres, contacten met (nieuwe) kennispartners etc.


Er is uitgebreid stilgestaan bij de financiële situatie van de vereniging en de mogelijkheden om tot een sluitende meerjarenbegroting en congresfinanciering te komen. Onderdeel hiervan is het afbouwen van de bijdrage aan Platform O en het beëindigen van de sponsoring aan Stichting Overheidsmanager van het Jaar. Afgesproken is de communicatie naar de achterban via het verspreiden van de (twee)-wekelijkse nieuwsbrief te handhaven en twee keer per jaar een ‘’papieren’’ magazine uit te geven. In het jaarlijkse bestuursweekend, dat dit jaar plaats vond in en rond Utrecht werd afscheid genomen van Gerharda Tamminga en Ben Verwey die beiden in 2016 uit het DB waren gegaan.

1.5 Actieve leden in commissies en andere netwerken De laatste jaren zijn de interne VGS commissies minder actief geweest. Er werd meer gewerkt en georganiseerd per thema en daar waar nodig werd een aantal leden bijeen gebracht. De enige nog overgebleven commissie Persoonlijke Ontwikkeling heeft zichzelf in 2017 om deze reden ook opgeheven. Naast de bestuursleden telt de VGS vele actieve leden die in externe commissies het bestuur bijstaan, die de VGS in externe netwerken ondersteunen, het congres organiseren of anderszins bijdragen aan de vereniging. In iedere VNG commissie is tegenwoordig één gemeentesecretaris aanwezig en in de commissie D&I vier collega’s. In 2017 zijn door de VNG de Taskforce Samen Organiseren en het College van Dienstverlening in het leven geroepen. Hierin zijn ook duidelijk rollen voor gemeentesecretarissen weggelegd. Hoe de exacte verdeling/indeling in de diverse gremia wordt ingevuld, wordt nog uitgewerkt. Het College van Arbeidszaken wordt geadviseerd door vier gemeentesecretarissen, waarvan er een ook bestuurslid is van het A+O fonds Gemeenten. Ook in andere externe commissies/netwerken proberen we via onze leden een rol te hebben en onze invloed in een vroeg stadium uit te oefenen. De hierna vermelde collega’s waren op voordracht van de VGS vertegenwoordiger in een externe commissie in 2017. Tijdens het VNG congres in Goes zijn de secretarissen die in de VNG commissies zitten, bij elkaar gekomen en vond een uitgebreide terugkoppeling plaats van hetgeen speelt/gaat spelen in de diverse commissies. Uiteraard zijn er daarnaast nog veel andere collega’s die in het belang van de beroepsgroep c.q. VGS in andere besturen c.q. commissies een bijdrage leveren. Dankzij deze collega’s en hun inspanningen heeft VGS korte lijnen met de VNG, de politiek en anderen en kan op deze manier haar stem laten gelden. Informatie vanuit de commissies en externe netwerken wordt gedeeld via de nieuwsbrieven en is te vinden op de website(s). Het bestuur is deze collega’s zeer erkentelijk voor hun bijdragen! A+O fonds Gemeenten, bestuur Nico Versteeg Lelystad

Adviseurschap College voor Arbeidszaken Nico Versteeg/Luuk Heijlman Lelystad/Ouder-Amstel/

Christian vd Berg/ Wim van Twuijver Overbetuwe/Hollands Kroon

St.Beroepsopl. Gemeentejurist, bestuur Jeroen Smarius Uden

Stichting Overheidsmanager vh Jaar, bestuur Arjan van Gils Amsterdam

BZK cie Besluit, Begroting en Verantwoording Theo Dijkstra Assen

Comité van Aanbeveling ProDemos Gabrielle Haanen voorzitter VGS

Gebruikersraad Digitalisering Stelsel Omgevingsweg

Reindert Hoek Leeuwarden

International Board ICMA Frans Mencke Hoorn

Klankbordgroep Openbaar Bestuur Integriteit Christian van den Berg/Han Geraedts Overbetuwe/Roermond

Landelijk Netwerk Bevolkingszorg Ida Oostmeijer Emmen

GV Centric Leendert Maarleveld Fryske Marren

Vensters voor Bedrijfsvoering/Dienstverlening Peter Teesink/Simon Franssen Groningen/directeur Oss

VNG Adviescommissie Archieven Herman Romeijn Leiderdorp


VNG bestuur Piet Buijtels Maastricht

VNG commissie Governance Ida Oostmeijer, Piet Buijtels Emmen, VNG bestuur

VNG commissie Bestuur en Veiligheid Jan Nauta Leiden

VNG Commissie Europa en Internationaal Frans Mencke Hoorn

VNG commissie Dienstverlening & Informatiebeleid Marcel Meijs/Wilma Atsma/Jan Kerkhof Tilburg/Bloemendaal/Nunspeet

VNG Commissie Gemeentefinanciën Sylvester ter Wal Hulst

VNG Commissie Milieu, Energie en Mobiliteit Cees Vermeer Breda

VNG Commissie Onderwijs, Cultuur en Sport Paul de Ridder Oosterhout

VNG Commissie Ruimte en Wonen Reindert Hoek Leeuwarden

VNG commissie Werk en Inkomen Anne de Baat Capelle a.d. IJssel

VNG taskforce implementatie Omgevingswet Cees Vermeer Breda

VNG taskforce Samen Organiseren Irma Woestenberg/Richard Wielinga Den Bosch/Almere

Regieraad Identificatie Authenticatie Dries Zielhuis Olst-Wijhe

1.6 Bureau Het bureau draagt zorg voor de ledenadministratie, ondersteuning van DB, AB en ALV en vertrouwenspersonen, de communicatie (website, nieuwsbrief, etc.), het organiseren van bijeenkomsten voor leden en levert ondersteuning bij de verschillende activiteiten. Het bureau van de VGS is gehuisvest in het pand van de VNG in Den Haag. De financiële administratie wordt verricht door medewerkers van de Gemeente Oude-IJsselstreek.

Medewerkers In 2017 bestond het VGS bureau uit Monique Kortwijk (bureaumedewerker; 24 uur per week), Sander van Waveren (bureauhoofd/bestuursadviseur; 26 uur per week) en Ingrid Vogel (ambtelijk secretaris; 32 uur per week). In 2017 is gebruik gemaakt van een extern adviseur voor het updaten van de gevolgen van de Wet Normering Topinkomens voor vertrekkende gemeentesecretarissen. Voor de ondersteuning van de Noordelijke kringen bij de invulling van het VGS jaarprogramma (bijeenkomsten) is een programmamaker vanuit de gemeente Emmen ingehuurd.


Deel 2 – Activiteiten In 2017 heeft een groot aantal collega’s zijn/haar stadhuis opengesteld voor VGS bijeenkomsten:

- Wijchen : burgerparticipatie - Renkum : professioneel klein - Utrecht : leiders zonder script, rol bij de verkiezingen - Lelystad en Bernheze : strategisch HR beleid - Stichtse Vecht: samenwerken in netwerken - Landsmeer: gemeentelijke fusie - Weesp : nieuwe leden - Tiel en Dordrecht : gemeentesecretaris: een bijzondere baan? - ’s-Hertogenbosch: samen organiseren

Samen met de drie noordelijke provincies zijn in Zwolle resp. Bakkenveen bijeenkomsten georganiseerd over de digitale agenda, samen organiseren en normalisering ambtenarenrecht. In het verslagjaar hebben ruim 200 leden deelgenomen aan deze activiteiten. Het senioren comité heeft in mei een vaartocht georganiseerd voor de buitengewone leden en ereleden van de VGS tussen Kampen en Urk. Van de bijeenkomsten die dit jaar door de VGS georganiseerd zijn, zijn terugblikken te vinden op de website.

2.1 VGS congres

Het VGS-jaarcongres was op 20 en 21 september in de metropoolregio Amsterdam, met als ‘’vaste plaats’’ het Pakhuis De Zwijger in Amsterdam. Een congres met een divers programma met daarin een grote keuze en verscheidenheid aan onderwerpen en workshops door de hele regio. Een verjongd VGS congres met ook een buitenlands tintje! Door de Metropoolregio Amsterdam werd niet alleen het VGS congres 2017 georganiseerd, maar ook The Road to Amsterdam. Dit was een programma voor jeugdige talenten uit de organisaties. Een succesvol programma dat leidde tot grote deelname van jonge ambtenaren aan het VGS congres. Uit de evaluaties kwam naar voren dat dit een succesvol onderdeel was en de leden openstaan voor vervolg hiervan. Dit jaar bezocht ook een aantal gemeentesecretarissen uit Amerika, Noorwegen, Oslo, Zweden, Slowakije ons congres. Voor hen was de dag voor het congres een apart programma ontwikkeld om ze met een stukje Nederland, Nederlandse gemeenten en collega’s kennis te laten maken. Bartho Boer, hoofd communicatie bij de NS, leidde ons als dagvoorzitter door de dagen heen. Na het welkomstwoord door de voorzitter van de congrescommissie Arjan van Gils en de voorzitter van de VGS Gabrielle Haanen, betrad de inkomend voorzitter van de ICMA, David Johnstone, het podium. Hij vertelde o.a. wat de organisatie ICMA betekent voor de citymanagers en over de verschillen en overeenkomsten waar de citymanagers in binnen- en buitenland voor staan. Pier Eringa, voorzitter Raad van Bestuur ProRail, was samen met zijn jong talent Evelien Damhuis, bouwmanager bij ProRail. Zij nam ons mee in haar ervaringen in deze sector als ‘jong talent’ met al haar ‘’jonge-stoere-kwetsbare’’ talenten. Na het plenaire gedeelte in de ochtend gingen de congresdeelnemers naar een van de tien workshops in de regio. Het avondprogramma startte met een barbecue bij Rapa Nui in Zandvoort en werd afgesloten op het strand van Bloemendaal: het netwerkmoment met collega’s van de VGS!


Op de tweede dag werd de zaal getrakteerd op filmbeelden van de georganiseerde #RoadtoAmsterdam bijeenkomsten en de eerste dag van het congres. Bartho Boer leidde daarna op luchtige wijze de deelnemers door het programma waarbij hij door middel van de inzet van buzzmaster veel informatie van de deelnemers los wist te krijgen. De jonge talenten deelden hun ervaringen over het congres met de zaal. In de Algemene Ledenvergadering werd ingestemd met alle voorstellen van het bestuur. Gabrielle Haanen hield daarna haar jaarrede en sloot af met de boodschap: ‘’blijven bewegen is ons lot en onze kracht. Of we nou oud zijn of jong. Realiseer je dat je dat doet in een lange traditie en dat mag onze trots zijn’’. Als afsluitende spreker gaf Ingrid Thijssen, CEO Alliander samen met haar ‘jong talent’ Maarten ons informatie over de overstap naar een duurzame energievoorziening met de boodschap dat dit een hele opgave is en dat gemeenten nu in beweging moeten komen. De congrescommissie van secretarissen uit de Metropoolregio Amsterdam en alle vrijwilligers hebben voor een prachtig en geslaagd congres gezorgd.

2.2 Lokale Democratie in Beweging Het programma Lokale Democratie in Beweging (LDiB) is een samenwerking van een vijftal vakverenigingen (VGS, NGB, VvG, Wethoudersvereniging en Raadslid.nu) en de VNG. LDiB is een programma om de kwaliteit van het lokaal bestuur en daarmee de lokale democratie te versterken door het samenspel met de samenleving en het samenspel tussen de gemeentelijke actoren onderling te bevorderen. Het programma wordt door het ministerie van Binnenlandse Zaken gefinancierd. In 2017 zijn er binnen dit programma 5 ‘tijdmalen’ georganiseerd: dinergesprekken met wethouders en gemeentesecretarissen, waarbij over vernieuwing en veranderingen in het openbaar bestuur werd gesproken. Drie keer werd er een bijeenkomst voor ‘lokale driehoeken’ georganiseerd, waarbij ook griffiers en burgemeesters aan tafel zaten. Hier werd gesproken over de rol van deze ‘vaste’ functionarissen en hun relatie met het politieke en maatschappelijke speelveld.

2.4 Internationalisering Voorafgaand aan het VGS congres kregen we bezoek van een internationale delegatie City Managers op bezoek in het kader van een uitwisselingsprogramma. De deelnemers gingen op werkbezoek in diverse gemeenten en uitgebreid werd ingegaan op de verschillen maar vooral overeenkomsten tussen de invulling en uitvoering van beleidszaken in de diverse landen. Op de eerste congresdag werden zij bijgestaan door een tolk, waardoor zij ook aan dit programma konden deelnemen. Een delegatie van de VGS bezocht het ICMA-congres in september in San Antonio. Vanuit VGS is veel energie gestoken in het enthousiasmeren van meer collega’s om hieraan deel te nemen. De deelname is echter beperkt gebleven tot een redelijk vaste kerngroep. Er is een postconference programma georganiseerd in samenwerking met kennispartner PwC en er was begeleiding door professor Marcel Boogers tijdens deze reis. Het was voor de deelnemers wederom een prachtig en leerzaam congres, maar het is jammer dat er niet meer leden konden of wilden deelnemen. Inmiddels zijn diverse overleggen geweest over het opstarten van een Europees (ICMA-)uitwisselingsprogramma. Dit wordt in 2018 verder uitgewerkt.


2.5 Samenwerking met kennispartners In 2017 is regelmatig overleg geweest met de onze vaste kennispartners BMC, PWC en PinkRoccade over de wijze van samenwerking en de vormgeving daarvan. De overeenkomst met PinkRoccade is inmiddels beëindigd omdat beide partijen elkaar te weinig te bieden hadden. Met twee potentiële kennispartners zijn uitgebreid de mogelijkheden voor samenwerking verkend, en dit heeft inmiddels geleid tot een overeenkomst met Rijnconsult per 1 januari 2018. In het najaar heeft een delegatie van het VGS bestuur gedineerd met de kennispartners en zijn de toekomstige ontwikkelingen doorgenomen.


Deel 3 – Financieel verslag

3.1 Inleiding In dit deel van het jaarverslag wordt een weergave gegeven van de financiële positie van de vereniging en de ontwikkelingen in het boekjaar 2017.

Accountant Het jaarverslag is beoordeeld door NextStep Accountancy: de samenstelverklaring is aan de jaarrekening toegevoegd.

Resultaat & resultaatsbestemming Over het boekjaar 2017 is er sprake van een resultaat van € 58.002. Dit wordt met name veroorzaakt doordat er meer inkomsten geweest zijn voor het congres door het toelaten van extra deelnemers (jonge talenten) tot het congres. Daarnaast zijn er door de deelnemende gemeenten meer activiteiten kosteloos georganiseerd. Het ministerie van BZK heeft subsidie verleend voor het opzetten en uitwerken van het VGS leerprogramma. Door deze positieve resultaten is er geen beroep gedaan op de congresreserve. Deze zal nu worden toegevoegd aan de algemene reserve.

Weerstandsvermogen In het financieel beleid van de VGS is bepaald dat het eigen vermogen ten minste zou moeten zijn het bedrag dat gelijk is aan de jaarlijkse uitgaven exclusief de uitgaven voor het jaarcongres en exclusief de lasten uit andere eenmalige activiteiten. Dit wordt berekend op basis van het gemiddelde van de werkelijke uitgaven over de laatste twee jaar. Het bedrag dat uitkomt boven deze norm is beschikbaar voor kostenstijging in het eerstvolgende begrotingsjaar. In deze vergelijking worden de kosten van het congres en die van andere eenmalige activiteiten niet meegenomen omdat deze in beginsel volledig worden gedekt door de opbrengsten ervan. De bovenbedoelde norm komt overeen met ongeveer € 318.000. De algemene reserve van de vereniging bedraagt, na verwerking van het batig saldo, per 31-12-2017 € 340.633 en voldoet hiermee aan de norm.

Financieel beleid en risico’s In de begroting voor 2018 is ervan uitgegaan dat de vaste kosten van de VGS gedekt moeten worden door vaste inkomsten (contributie en subsidie-inkomsten). Er is nog sprake van een risico uit 2014 en eerdere jaren m.b.t. btw-plicht. De belastingdienst heeft de VNG de verplichting opgelegd om over de loonkosten van de medewerkers van het VGS bureau btw af te dragen. Om te voorkomen dat dit risico in de toekomst blijft bestaan heeft VGS inmiddels de status van btw-onderneming, waardoor de btw verrekend vanaf 1 januari 2017 kan worden. De verplichting vanuit het verleden blijft van kracht en behelst een fors bedrag. De VNG is hierover, mede namens de VGS en andere verenigingen, in overleg met de belastingdienst om te bezien in hoeverre de transparantiemethode kan worden toegepast door de belastingdienst, zodat de btw-kosten over de eerdere jaren ‘’met gesloten beurzen’’ verrekend kan worden.


3.2 Jaarrekening 2017

REKENING van BATEN en LASTEN 2 0 1 7

Omschrijving Rekening Begroting Rekening 2017 2017 2016

BATEN

10850 Opbrengst contributies € 258.350 € 248.420 € 185.745

10810 Rente uitgezet kapitaal 525 3.150 2.094

10840 Sponsorgelden 37.500 75.000 80.000

10800 Bijdrage in activiteiten 79.470 0 74.561

10499 Ambitieprogramma 0 0 26.116

10450 Persoonlijke ontwikkeling 50.000 0 0

10870 Diversen 3 0 0

Totaal baten € 425.848 € 326.570 € 368.516

LASTEN

10400 Bestuurskosten € 10.401 € 10.200 € 16.764

10410 Bureau- en administratiekosten 228.449 224.154 263.420

10420 Bestuurlijke ontwikkeling 0 0 27

10430 Goed werkgeverschap 1.409 0 1.967

10440 Bedrijfsvoering en dienstverlening 0 0 0

10450 Persoonlijke ontwikkeling 13.898 0 53.042

10460 Internationalisering 2.683 0 4.724

10470 Communicatie en informatie 15.774 18.500 4.809

10475 Organisatieontwikkeling 0 0 0

10480 Kosten congressen en symposia 78.413 45.000 125.276

10490 Kosten bijzondere activiteiten 15.203 21.200 16.277

10840 Sponsorgelden 559 0 626

10499 Ambitieprogramma 0 50.000 14.557

Totaal lasten € 366.789 € 369.054 € 501.488

Resultaat € 59.059 € -42.484 -132.971 Bijdrage uit reserve congressen -1.057 49.000 50.715

Resultaat na verrekening reserve € 58.002 € 6.516 € -82.256


Toelichting op jaarrekening, baten en lasten over 2017

B a t e n : Raming Werkelijk

10850 Opbrengst contributies 248.420 258.350

Aan contributies is ontvangen:

132 leden < 20.000 inwoners á € 470,-- per lid, 3 leden op basis van een halfjaar 61.435

225 leden 20.000-100.000 inwoners á € 570,-- per lid, 4 leden op basis van een halfjaar 127.110

30 leden > 100.000 inwoners á € 1.680,-- per lid 50.400

40 loco secretarissen en regioleden á € 440,-- per lid, 1 lid op basis van een half jaar 17.380

54 buitengewone leden á € 37,50 per lid 2.025

10810 Rente uitgezet kapitaal 3.150 525

Rente 2017

10840 Sponsorgelden 75.000 37.500

Sponsoring door Price Waterhouse Coopers & BMC

10800 Bijdrage in activiteiten 0 79.470

Bijdrage van de 250 deelnemers aan het jaarcongres, vanuit: gemeenten, bedrijven,

buitenlandse deelname en jonge talenten

10450 Persoonlijke ontwikkeling 0 50.000

Vanuit het ministerie van BZK is er een subsidie ontvangen voor het leerprogramma. De

verantwoording over 2017 is ingediend. Ook voor 2018 is er weer subsidie toegezegd

10499 Ambitieprogramma 50.000 0

Inkomsten zijn op 10450 persoonlijke ontwikkeling geboekt

10870 Diversen 0 3

10900 Onttrekking reserve congressen 49.000 -1.057

De begrote onttrekking is uiteindelijk niet noodzakelijk gebleken. Er was zelfs sprake van

een klein overschot. Dit voordelige saldo is toegevoegd aan de reserve congressen

L a s t e n

10400 Bestuurskosten 10.200 10.401

Kosten vertrouwenspersonen 4.688

Overige bestuurskosten 5.714

10410 Bureaukosten 224.154 228.449

Bureau- en administratiekosten 186.525

Kosten financiële administratie 9.127

Ondersteuning door VNG 32.106

Overige bureaukosten/ondersteuning congres 355

bankkosten 335


Raming Werkelijk

10430 Goed werkgeverschap 0 1.409

Juridische ondersteuning voor factsheet WNT en diversen

10450 Persoonlijke ontwikkeling 0 13.898

Diverse kosten in relatie met de ontvangen subsidie voor het VGS leerprogramma. Overige kosten zijn verspreid over de overige budgetten. Alles is in de verantwoording meegenomen

10460 Internationalisering 0 2.683

ICMA Europe 900

ICMA-uitwisselingen en vergaderingen 1.783

10470 Communicatie en informatie 18.500 15.774

Website 4.060

Netwerk en PR activiteiten 7.500

Incidentele activiteiten / producten 4.214

10480 Kosten congressen en symposia 45.000 78.413

Budget congrescommissie 77.231

Overige kosten jaarcongres 1.182

10490 Kosten bijzondere activiteiten 21.200 15.203

Overheidsmanager van het jaar 4.132

Ondersteuning leden: Rechtsbijstandsverzekering 10.002

Senioren 1.069

10840 Sponsoring 0 559

Kosten voor de jaarlijkse vergadering met de sponsoren

10499 Ambitieprogramma 50.000 0

Uitgaven op 10450 geboekt, zie toelichting aldaar omtrent de besteding

10900 Exploitatiesaldo 6.516 58.002

Het positieve saldo wordt toegevoegd aan de algemene reserve

De belangrijkste verschillen > € 25.000 ten opzichte van de begroting zijn:

Voordelen

het congres is voordelig uitgevallen (met name door deelname en inkomsten jonge talenten), waardoor er geen onttrekking vanuit de reserve noodzakelijk was

Nadelen

minder sponsorgelden wegens niet verlengen van het contract van 1 sponsor


3.3 Balans per 31 december 2017

BALANS per 31 december 2017

( na resultaat bestemming )

Activa 2017 2016 Passiva 2017 2016

Vorderingen Eigen vermogen

161 Debiteuren 6.021 42.458 190 Algemene reserve 340.633 282.631

162 Overlopende activa 0 140.000 180 Reserve congressen 49.592 48.535

321 Saldo aangifte BTW 11.218 0

Geldmiddelen Vreemd vermogen

110 Bank betaalrekening 42.949 36.592 170 Crediteuren < 2015 23.279 23.279

111 Bank spaarrekening 500.487 332.392 171 Crediteuren 137.171 186.996

172 Overlopende passiva 10.000 10.000

560.676 551.442 560.676 551.442


Toelichting op de balans per 31 december 2017

ACTIVA 31 dec. 2017 31 dec. 2016

Vorderingen

161 Debiteuren 6.021 42.458

medio april 2017 staat er nog € 1.113 open

162 Overlopende activa "vorderingen met een looptijd korter dan 1 jaar." 0 140.000

321 Saldo aangifte BTW 11.218 0

Aangifte 4e kwartaal € 11.909 -/- suppletie 2017 € 691

Geldmiddelen

110 Bank betaalrekening 42.949 36.592

111 Bank spaarrekening 500.487 332.392

PASSIVA Eigen vermogen

190 Algemene reserve 340.633 282.631

Toevoeging voordelig saldo € 58.002 58.002-

180 Bestemmingsreserve congressen 49.592 48.535

Deze reserve is gevormd om tekorten op de congresorganisatie te kunnen opvangen

Dit jaar was er sprake van een overschot 1.057-

Vreemd vermogen

170 Crediteuren < 2015 23.279 23.279

Crediteuren 2014 5.279

Crediteuren 2013 18.000

171 Crediteuren 137.171 186.996

Medio april staat er nog niets meer open

172 Overlopende Passiva 10.000 10.000

Het saldo betreft reeds ontvangen sponsorgelden 1e halfjaar 2017

Kasstroomoverzicht

(indirecte methode)

2017 2016

Operationele activiteiten:

Baten € 425.848 € 368.516 Lasten 366.789 501.488

saldo € 59.059 € 132.971- Saldo mutaties: - Debiteuren 36.436 1.782- - Overlopende activa 128.782 36.233-

- Crediteuren 49.826- 143.700-

- Overlopende passiva -00 -00 totaal mutaties operationeel € 174.453 314.685- Liquide middelen balans dit jaar 543.436 368.984 balans vorig jaar 368.983 683.669 saldo geldmiddelen toename € 174.453 314.685-


Algemene grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening van de Vereniging van Gemeentesecretarissen

Doel van de vereniging

1. De vereniging stelt zich ten doel: bij te dragen aan een continue verbetering van het functioneren van het

openbaar bestuur in Nederland, met name op het terrein van het lokaal bestuur;

2. De vereniging stelt zich mede ten doel:

a. het handhaven en uitdragen van de positie van gemeentesecretaris;

b. het bevorderen van een goede uitoefening van de functie van gemeentesecretaris;

c. het bevorderen van regelmatige onderlinge contacten tussen de leden;

d. het fungeren als gesprekspartner van relevante partijen op alle terreinen van het openbaar bestuur in Nederland;

e. het behartigen van de materiële belangen van de gemeentesecretaris

naast of in aanvulling op hetgeen op dit terrein door de vakbonden wordt gedaan.

Financiële instrumenten

Onder financiële instrumenten worden zowel primaire instrumenten, zoals vorderingen en schulden, als financiële derivaten

verstaan. Voor de grondslagen van primaire financiële instrumenten wordt verwezen naar de behandeling per balanspost.

De entiteit maakt geen gebruik van derivaten.

Grondslagen

Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de Richtlijn voor de jaarverslaggeving 640 Organisaties

zonder winststreven.

De activa en passiva worden opgenomen tegen nominale waarde, tenzij bij de desbetreffende grondslag

voor de specifieke balanspost anders wordt vermeld.

De waardering van activa en passiva en bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten.

Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop ze betrekking hebben.

De vereniging heeft sinds 2017 te maken met omzetbelasting. Alle verrekenbare BTW op uitgaven of af te dragen BTW

op inkomsten zijn niet als last, dan wel als bate verwerkt.

Winsten worden slechts opgenomen voor zover ze op de balansdatum zijn gerealiseerd.

Verplichtingen en mogelijke verliezen die hun oorsprong hebben voor het einde van het verslagjaar,

worden in acht genomen indien ze voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn.

Kortlopende vorderingen en overlopende activa

De vorderingen worden bij eerste verwerking opgenomen tegen de reële waarde en vervolgens gewaardeerd

tegen de geamortiseerde kostprijs. De reële waarden en de geamortiseerde kostprijs zijn gelijk aan de nominale waarde.

Noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van de oninbaarheid worden in mindering gebracht.

Deze voorzieningen worden bepaald op basis van individuele beoordeling van de vordering.

Kortlopende schulden en overlopende passiva

Opgenomen schulden worden bij eerste verwerking opgenomen tegen de reële waarde

en vervolgens gewaardeerd tegen de geamortiseerde kostprijs.

Grondslagen voor bepaling van het resultaat

De som der baten omvat de ontvangen contributies, rente, sponsorgelden en bijdrage in activiteiten.

De som der lasten omvat de direct aan de in het boekjaar toe te rekenen en gemaakte lasten.

Beleid inzake de omvang en de functie van het vrij besteedbaar vermogen

Het beleid is er op gericht dat het eigen vermogen tenminste gelijk zou moeten zijn aan de gemiddelde uitgaven

over de laatste twee jaar, verminderd met de kosten van de bijzondere activiteiten, zoals de jaarlijkse kosten

van het congres en andere eenmalige activiteiten. Dat komt uit op afgerond € 318.000. De algemene reserve bedraagt

per 31-12-2017 € 340.663. Dit is ruim voldoende


Ondertekening Aangenomen door het Dagelijks Bestuur op 18 mei 2018 Voorlopig vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 29 juni 2018 Vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering op 20 september 2018 Gabrielle Haanen Anneke Knol voorzitter secretaris

Vereniging van Gemeentesecretarissen JAARVERSLAG 2017 · VNG bestuur Piet Buijtels Maastricht VNG...

Documents

Transcript of Vereniging van Gemeentesecretarissen JAARVERSLAG 2017 · VNG bestuur Piet Buijtels Maastricht VNG...