Artikel vng fmm maart 2010

3
HET GEBOUW 32 FACILITY MANAGEMENT MAGAZINE 1178 I MAART 2010

description

Dries Krens heeft een artikel geschreven in Facility Management Magazine over het nieuwe werkomgevingsconcept bij de VNG.

Transcript of Artikel vng fmm maart 2010

Page 1: Artikel vng fmm maart 2010

HET GEBOUW

32 FACILITY MANAGEMENT MAGAZINE 1178 I MAART 2010

Page 2: Artikel vng fmm maart 2010

HET GEBOUW

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten is eengeschiedenisrijke organisatie die Nederland al bijna 100

jaar helpt besturen en nog steeds trendsettend is voor hetlokaal bestuur. Deze twee kanten van de VNG zijn in 2009

verenigd, achter een historische gevel staat een modernkantoorconcept. Een uniek nieuw werkomgevingconcept

heeft dit mogelijk gemaakt.

TEKST:DRIESKRENSI FOTO'S:VERENIGINGVANNEDERLANDSEGEMEENTEN

De VNG is sinds 1975 gevestigd inhet gebouw 'De Willemshof' te DenHaag. Dit historische pand, ooit deKoninklijke manege in het fraaieWillemspark en daarna vele jaren deherkenbare Willemskerk voor veleHagenaars en een aantal leden vanons Vorstenhuis, is begin jaren '70verbouwd tot kantoorgebouwendoor de VNG betrokken. Nieuweinzichten van de organisatie en dedaarbij behorende nieuwe maniervan werken voor het personeel vanhet bureau, maakten een ingrijpendeverbouwing van het gebouw nood-zakelijk. In 2006 is gestart met eenonderzoek om te kijken op welkewijze de werkomgeving ondersteu-nend kan zijn aan de nieuw ingesla-gen weg van de VNG.

Uniek werkomgeving conceptEen werkomgeving is meer danalleen een kantoor - en werkplek-concept. Er is daarom in dit kadergekozen voor een breder perspectief.PROVENWORKSPACEheeft een onder-zoek gedaan naar zowel de fysiekeomgeving, de werkprocessen (activi-teiten) van de medewerkers als deproducten en diensten op het gebiedvan ICT,Facilities en HRMdie ditgeheel moeten ondersteunen.

Op basis van de resultaten van hetonderzoek is samen met de VNGgekeken naar een werkomgeving-concept dat volledig aansloot bij de

doelstellingen en werkprocessen vande VNG.Al snel bleek dat het afsto-ten van een gebouw aan de overkantvan de Willemshof en het integrerenvan alle bedrijfsonderdelen in ééngebouw mogelijk was. Het werk-omgeving advies bestond op hoofd-lijnen uit twee belangrijke pijlersondersteund door een blauwe,groene en rode zone.De VNG als modern kantoor waarin'de eigen werkplek' voor een grootgedeelte is losgelaten en iedere afde-ling zijn eigen werkplekverhouding(bijvoorbeeld zes werkplekken vooracht medewerkers) heeft gekregenafhankelijk van het soort activitei-ten. Dit betekent flexibel gebruikvan vaste werkplekken binnen eenbepaalde functiegroep. Een omge-ving waarin persoonlijk contact voorzowel werkgerelateerde als privé-onderwerpen essentieel is en waarformeel en informeel overleg in denabijheid van de werkplekkenmogelijk is.Binnen het werkomgevingconceptzijn een drietal zones gedefinieerd.Omdat geconcentreerd werken juisthet meest voorkomt, is in dit gevalniet gekozen voor specifieke con-centratie/stilte werkplekken, maarjuist een open transparante werk-omgeving in de zogenaamde groenezone. De rode zone is bedoeld vooronder andere informeel en formeeloverleg. Hier kun je ook verschil-lende werkplekconcepten vinden

FACILITY MANAGEMENT MAGAZINE 11781 MAART 2010 33

Page 3: Artikel vng fmm maart 2010

waar je andersoortige werkzaam-heden kunt uitvoeren. Bijvoorbeeldde interactie en uitwisseling vankennis tussen de verschillende afde-lingen stimuleren via een centralegroepsruimte. De positie van de secre-tariaten is ook centraal in de rodezone gekozen zodat zij het eersteaanspreekpunt zijn voor binnen-komend publiek. Er is tevens geanti-cipeerd op de organisatieveranderingvan een centrale pool van secreta-resses. Dit is verder vormgegevendoor voor alle secretariaten op deafdelingen een uniformiteit te creë-ren in de werkomgeving, waardoorsecretaresses snel hun weg weten tevinden. Het bedrijfsrestaurant op debegane grond is multifunctioneelingericht waardoor naast de gebruike-lijke lunchtijd het nu ook mogelijk isoverdag gebruik te maken van ver-schillende vergaderfaciliteiten onderhet genot van een heerlijk cappuc-cino. Door het aantrekkelijke karak-ter van het bedrijfsrestaurant stimu-leer je het gebruik ervan ook naastde lunchuren en is het een centraalontmoetingspunt geworden voorzowel medewerkers als bezoekers.

De andere pijler is VNGals gastvrij enbruisend middelpunt van de maat-schappij door een blauwe zone in terichten op de begane grond die bezoe-kersgericht is en waar bezoekers enmedewerkers van de VNG graag bijelkaar komen om te praten overallerlei zaken. Daar waar men in hetoude pand overweldigd was door debuitengevel, trekt de buitengevel nudoor naar binnen in een fantastischatrium. Goede vergaderfaciliteitenin representatieve ruimten zijnvoorhanden.r,

I~ Per zone is in grote lijnen aan-gegeven wat de kenmerken zijn.Per verdieping is een centrale rodezone, waar meerdere afdelingengebruik van maken met daarin:• bundel faciliteiten als koffiehoek,

kopieerruimte, toiletten e.d.,• stimuleer interactie tussen

afdelingen,• vergroot bereikbaarheid

secretaresses,• plaats managers dicht bij

vergaderruimten,• voorzie in behoefte kleine

vergaderruimten.

Per afdeling een groene zone, waarrustig werken in vlekkenconceptmogelijk is met daarin:• weinig verschillen tussen functies,• nauwelijks behoefte aan concen-

tratie werkplekken,• minder werkplekken dan mede-

werkers, de verhouding per afde-'ling verschilt,

• richt afgescheiden delen in metbijvoorbeeld zes werkplekkenvoor acht medewerkers,

• voordelen flexwerken (optimaalbenutten van ruimte, clean deskpolicy, stimuleren interactie) com-bineren met voorkomen nadelen(snelle bereikbaarheid, eigen col-lega's dichtbij, altijd plaats, eigenkast dichtbij).

Op de begane grond de blauwe zonewaarin de uitstraling van de gevel isdoorgetrokken naar de klantenzonemet daarin:• klantgerichtheid en uitstraling,• concentratie klantencontacten in

het pand met;verbeterde entree,

- goede ontvangst/wachtruimte,- grote vergaderzalen met alle

faciliteiten,- gecombineerd bedrijfsrestau-

rant (eten, drinken, informeelontmoeten).

• dichtbij secretaresses en mana-gers die het meest klantencontact.hebben.

AkoestiekDaar niet gekozen is voor stiltewerkplekken maar voor een openrustige groene zone is tijdens hettraject extra zorg besteedt aan deakoestiek inclusief het gedrag en dehouding van de medewerkers. Bijde inrichting is zoveel mogelijk reke-ning gehouden met akoestischemaatregelen zoals dubbele glas-wanden, akoestisch plafond, zachtevloerbedekking en akoestische kas-ten. In het reguliere 'het nieuwewerken' overleg, stond dit punt

Dries Krens is directeuren tevens adviseur bij

PROVENWORKSPACE,eenonafhankelijk adviesbureauop het gebied van werken en

werkomgeving.

HET GEBOUW

vaak op de agenda om besproken teworden en te kijken hoe hier meeom te gaan.

ToekomstvastIn het werkomgevingconcept is deaandacht sterk gericht op duur-zaamheid. Dit betekent dat bijvoor-beeld de toekomstige organisatie-veranderingen voor een grootgedeelte opgevangen kunnen wor-den binnen het huidige concept. Deafmetingen van de noodzakelijkegesloten ruimten zijn bijvoorbeelddusdanig gekozen dat de functievan de verschillende ruimten in detoekomst kunnen veranderen zon-der dat er verbouwingen noodzake-lijk zijn. De ICT-infrastructuur isschaalbaar ingericht en er kan inprincipe op elke werkplek achterelke pc (thin-client) gewerkt wor-den. De vaste en mobiele telefoniezijn volledig geïntegreerd waardoorde bereikbaarheid sterk verbeterd isen er tevens een kostenreductievan het gebruik realiseerbaar is.Het digitaliseren van informatie istevens in gang gezet en zal dekomende jaren steeds meer gewoongoed worden.

Veranderen is meer dan alleenprojectmanagementIn een vroeg stadium is al onder-kend dat het overgaan naar eennieuwe werkomgeving niet vanzelf-sprekend is. Onder leiding van PRO-VENWORKSPACEzijn een drietalverandertrajecten in gang gezet.Uiteraard het traject om te komentot een verbouwd gebouw, het latenlanden en laten werken van denieuwe manier van werken en alslaatste het aanpassen van de pro-ducten en diensten op het gebiedvan ICT,Facilitair en HRM.

Het nieuwe werkenVoor het nieuwe werken is binnende organisatie gekozen voor eenapart traject om bewustzijn te creë-ren bij de organisatie en na te den-ken over hoe het nieuwe werkenvorm gaat krijgen in het nieuwepand. Dit is gefaciliteerd vanuit deprojectgroep in een maandelijksoverleg met een klankbordgroepvanuit de organisatie. --

FACILITY MANAGEMENT MAGAZINE 1178 I MAART 2010 35