Welkom!!

Bij de bijeenkomst over

Functionerings- & Beoordelingsgesprekken

Arnold van der Leden

KEI Consultancy

www.keiconsultancy.nl

Wie is wie….?

Zeer kort voorstelrondje:

• Wie ben je?

• En wat zijn je behoeftes vanavond?

Wat gaan we vanavond doen?

• Kort rollenspel van trainer• Theorie• Oefenen feedback geven• Evaluatie van de oefening• Pauze• Theorie FG & BG• Voorbereiden van een functioneringsgesprek• Resumé• Afronden van de avond en eindevaluatie

Kortom

Plezier maken…..

en…

ook nog wat leren…!!

Theorie

• In F&B gesprekken komt van alles samen:– Geschiedenis van de medewerker– Spanning tussen medewerker en

leidinggevenden, andere medewerkers..– Aansturingsproblemen– Onduidelijkheden (in werkwijze,

doelstellingen, communicatie)– Feedback geven– Etc etc etc

Daarom…

• Is het belangrijk om F&B gesprekken goed en adequaat te doen.

• Onthoud altijd het doel…!

• (wat is het doel??)

Doel(en) F&B gesprekken

• Motivatie versterken!!!

• En dan ook:

………. beter met elkaar laten samenwerken……..

Korte rollenspelen

Trainer speelt een aantal rollen

Deze persoon zit tegenover je…..

Daarom een stukje theorie

45%

35%

20%

Soorten communicatie

Inhoud

Intonatie

Non Verbaal

Conclusie

• We moeten in communicatie allereerst goed:• Kijken, daarna• Luisteren (= actief luisteren en open vragen

gebruiken)• Uitvragen (of doorvragen)• Toetsen, en• Samenvatten:

• Kortom: in communicatie zijn we de KLUTS

Waar gaat het mis?

• Onduidelijkheden in verwachting, aansturing, doelen, etc

• Verkeerde manier van feedback geven in het verleden

• Sterke taakgerichtheid van leidinggevende ipv mensgerichtheid

• Communicatie en dan met name de luistervaardigheid van de leidinggevende…

• Geen oog voor eigen valkuilen….

Het belangrijkste..

• Geef feedback op het moment dat iets gebeurt..

• Ken je dat, dat je (negatieve) feedback uitstelt?

Daarom nu oefenen

• Op feedback geven: – Je hoort dat een medewerker negatief roddelt over

een ander– Een medewerker levert een document te laat aan een

andere medewerker aan(komt afspraak niet na)

• In groepjes van vier:– Methode:

• G methode (gedrag, gevolg, gevoel, gewenst gedrag)• 20 minuten de tijd (minimaal twee van de vier personen

moeten hebben geoefend in feedback geven..)• Bereid het eerst voor, voordat je het rollenspel uitvoert..

Evaluatie van rollenspel

• Wat hebben jullie geleerd?

• Wat ging goed?

• Wat kon beter?

PAUZE

Voorbereiding FG en BG

1. Is bekend op welke punten medewerker wordt afgerekend?

2. Zijn plussen en minnen van medewerker goed bijgehouden?

3. Nodig medewerker schriftelijk uit, geef hierin uitleg over doel en voorbereiding

4. Bereid gesprek goed voor (zijn er emoties, geschillen, bereid ook complimenten voor, denk aan je doelstelling…)

Basisvoorwaarden:Houdt alle zaken bij in personeelsfile

Wissel verbeterpunten af met complimenten (!!)

Wees duidelijk in reden van het gesprek naar medewerker

Houdt eigen doel voor het gesprek in de gaten (=motiveren)

Maak afspraken SMART (concreet en op een tijdstip)

Sluit gesprek altijd positief af

Functioneringsgesprek Beoordelingsgesprek

Medewerker bereidt zich ook voor Manager bereidt eindbeoordeling voor

Vooral op toekomst gericht Beoordeling ahv het verleden

Afspraken om te verbeteren Afrekening op basis van verleden

Gelijkwaardig, tweezijdig: vraag ook feedback!!!!

1-richting: manager-medewerker: je beoordeelt medewerker

Tijdsduur ca. een uur Tijdsduur max. half uur

Verschil Functionerings- en beoordelingsgesprekken

Structuur Beoordelingsgesprek

• Nodig medewerker schriftelijk uit• Bereid gesprek voor op +++ en ---• Aanvang van gesprek: het ijs breken• Uitleg over doel van het gesprek• Afrekenpunten doornemen, feedback geven per

punt• Conclusie van functioneren: promotie, salaris..• SMART afspraken maken• Positief het gesprek eindigen!!

Structuur Functioneringsgesprek

• Nodig medewerker schriftelijk uit, vraag medewerker gesprek voor te bereiden (wat gaat goed, waar behoefte aan, waar moeite mee…)

• Bereid gesprek goed voor (++ en --), wees bereid ook feedback te krijgen!!!!

• Aanvang van gesprek: kwispelen…! Doel uiteenzetten, gezamenlijk agenda bepalen

• Agendapunten bepraten• SMART afspraken maken• Positief afsluiten

Belangrijk bij Functioneringsgesprekken

• Tweezijdig, dit betekent:– Luisteren!– Vertrouwen met elkaar opbouwen– Feedback vragen en ontvangen ook over

eigen functioneren!– Mening/ ideeën van medewerker zeer serieus

nemen– Neem genoeg tijd in acht

Werkopdracht: bereid concreet een FG voor

Iedereen: bereid een FG concreet voor één van uw medewerkers voor:

– Concrete afrekenpunten van uw medewerker – +++ en --- – De structuur van het gesprek– Bereidheid om ook feedback te krijgen (= open

vragen stellen en luisteren) – Goede ijsbreker/ aanvang van het gesprek bedenken

(essentieel)

Resumé van de avond

• Spreek feedback direct uit (+++ en ---)

• Let op wijze van feedback uitspreken (G methode)

• Houd feedback bij in personeelsfile

• Bepaal afrekenpunten van medewerker

Resumé van de avond

• Bereid FG en BG goed voor:– Nodig medewerker schriftelijk uit (doel, evt.

voorbereidingsopdracht erin)– Pak punten uit personeelsdossier van

afgelopen tijd– Pak afrekenpunten erbij– Bereid ++ en – voor– Bereid structuur gesprek voor (o.a. doel)– Bereid je voor op verschil tussen FG en BG

Resumé van de avond

• Tijdens FG of BG:– Goede aanvangsfase om het ijs breken– Reden uitspreken van gesprek– Structuur vasthouden– ++ en – uitspreken (die al bekend zijn)– Concrete afspraken maken

– Maar vooral … positief afsluiten

Vragen??

Succes met de gesprekken!!&

Bedankt voor de aandacht!

Voor meer informatie of hulp kom ik graag vrijblijvend bij u langs!

Arnold van der Leden076-5656661www.keiconsultancy.nl