Post on 20-Aug-2020
6
Wat wordt er van je gevraagd?
“Je moet in staat zijn om op alle fronten een manager te ondersteu-
nen. Mijn kracht ligt vooral op het organiseren: hoe kan iets beter
en efficiënter. Als PA ben je meestal gekoppeld aan een directeur of
topmanager. Dan moet je een goede en vooral betrouwbare spar-
ringpartner op dat niveau kunnen zijn. Je moet je ook steeds kunnen
aanpassen aan een nieuwe werkomgeving. Mijn langste opdracht was
6,5 maand en mijn kortste 2 weken. Dat brengt met zich mee dat je
zeer snel in staat moet zijn om te weten ‘hoe de hazen lopen’ binnen
een bedrijf en waar je de informatie vandaan haalt om goed te kunnen
functioneren.”
Heb je bij vervanging van de vaste PA wel eens het gevoel dat je
als een bedreiging wordt gezien?
“Dat merk ik zeker. Soms heeft men echt het gevoel van; ‘o jee daar
komt iemand die mijn baan wil innemen’. Zodra ik dat aanvoel maak
ik het zelf bespreekbaar. Dan leg ik uit dat mijn enige doel is om te
zorgen voor gelijkwaardige en tijdelijke vervanging. Het is niet mijn
taak om zaken ineens heel anders aan te pakken en ik heb als ZZP’er
absoluut niet de intentie om te blijven. Ik stap in een rijdende trein en
stap na de opdracht weer lekker uit. Als dat is uitgesproken, is de lucht
meestal direct geklaard.”
Wat is voor jou de beste manier om aan opdrachten te komen?
“Voor mij is dat een mix van verschillende dingen. Ik kijk bijna iedere
dag op LinkedIn omdat ik merk dat daar de frequentie waarmee
tips geplaatst worden toeneemt. Daarnaast moet je je netwerk van
werving- en selectiebureaus goed onderhouden en moet je op gezette
tijden iets van je laten horen. Ook krijg ik opdrachten uit mijn persoon-
lijke netwerk of via eerdere opdrachtgevers. Heel divers dus.”
Er zwemmen steeds meer vissen in de vijver, merk je dat het
lastiger wordt om een opdracht te krijgen?
“Een voorwaarde om opdrachten te krijgen is dat je constant kwaliteit
levert én heel actief blijft. Er is echt wel werk maar er zijn ook steeds
meer werkzoekenden. Mensen die hun vaste baan kwijtraken en ook
blij zijn met een tijdelijke functie. Dat begrijp ik heel goed. Toch hebben
zij vaak een andere insteek. Als interim PA ben ik gewend om heel snel
thuis te raken, me aan te passen aan iedere werkomgeving en vanaf de
eerste werkdag productief te zijn. Daarmee kun je je onderscheiden. Ik
merk de laatste tijd wel dat bureaus uit veel meer kandidaten kunnen
kiezen. Waar ze vroeger regelmatig contact opnamen, word je nu lang
niet altijd teruggebeld. Ze zijn natuurlijk ook veel drukker met scree-
ning en acquisitie. Je moet er dus echt zelf bovenop zitten en op een
InterviewEen kei in je vak maar ook een succesvolle ZZP’er?!
Waarom heb je de stap genomen naar zelfstandig ondernemer-
schap?
“Ik ben in september 2010 gestart als zelfstandig ondernemer onder
de naam BRUIS Brunekreef Interim Support. Het idee speelde al
eerder door mijn hoofd, maar met een goede baan in vaste dienst zet
je die stap niet zo snel. Ik had daarvoor namelijk een enorm leuke
baan als Personal Assistant bij PepsiCo waarin ik meegroeide met de
toenmalige Vice President Human Resources. Zij ging in 2009 echter
met pensioen en haar opvolgster was gestationeerd in Genève. Ik
heb nog bijna een jaar heen en weer gependeld tussen Nederland en
Genève om de nieuwe HR VP op weg te helpen en mijn opvolgster in
te werken. Daarna was er binnen PepsiCo in Nederland geen verge-
lijkbare functie beschikbaar. Dat was precies het zetje dat ik nodig
had om voor mezelf te beginnen. Van PepsiCo kreeg ik alle ruimte
om me hier op voor te bereiden, want daar komt toch veel bij kijken.
Zoals het opbouwen van een netwerk en het ontwikkelen van een
eigen huisstijl en website.”
In 2010 waren de vooruitzichten ook al niet bijster goed,
maakte je dat niet extra onzeker en angstig?
“Angst is een slechte raadgever. Er zijn altijd redenen te bedenken
om iets niet te doen als je van een negatief scenario uitgaat. Ik heb
eerst met andere ZZP’ers gesproken om te toetsen hoe de markt is
voor PA’s die als zelfstandige werken. Daarna heb ik de knop omgezet
en ben ik van mijn eigen kracht, kwaliteit en positiviteit uitgegaan.
Ga het nu maar gewoon eens doen, dan zien we daarna wel verder.
Daarbij had ik ook mijn vader als voorbeeld. Hij kon na 40 jaar bij
de politie met vervroegd pensioen, maar is in plaats daarvan voor
zichzelf begonnen. Als ik zie hoe hij op 70-jarige leeftijd floreert en
hoe happy hij nog steeds is als zelfstandige, leek het mij beter om
wat jonger te beginnen en niet ‘het juiste moment’ af te wachten.”
Waar ben je tegenaan gelopen wat je je vooraf niet zo gereali-
seerd hebt?
“Dat het niet blijft bij de uren waarvoor je wordt ingehuurd. Je
maakt vaak veel reisuren en je bent bijna 24/7 bezig met je bedrijf.
Netwerken, acquisitie, administratie en nadenken over creatieve
oplossingen om werk te genereren: waar zie ik kansen, hoe kan ik me
onderscheiden? Voor mij zou een opdracht van 32-36 uur per week
daarom ideaal zijn, maar de markt is nu niet zo dat je veel eisen kunt
stellen. Komt er een opdracht voorbij voor 40 uur dan ga ik daar wel
voor. Wat je van te voren ook niet helemaal in kunt schatten is hoe je
om zult gaan met de onzekerheid. Hoe rustig blijf je als er even geen
opdracht is? Gelukkig heb ik daar nog weinig mee te maken gehad.”
We merken steeds meer van de economische malaise waarin Nederland momenteel verkeert. Door faillissementen of bezuinigingen
hebben veel secretaresses nu al geen werk en daarnaast is er ook nog eens een grote groep die zich zorgen maakt over het behoud
van hun baan. Een vraag die dan uiteraard bij velen opkomt is of het wellicht een idee is om als zelfstandig ondernemer te beginnen. Ik
ben met Renate en Claire, beide succesvol ondernemers, in gesprek gegaan en wellicht geven zij het antwoord op jouw vraag.
Interview door Karin Kraaijenvanger
Profiel Renate
Naam: Renate Brunekreef
Leeftijd: 45 jaar
Bedrijf: BRUIS (zelfstandig ondernemer)
Opleiding: HBO (nu bezig met een
leergang Psychologie & Coaching)
Hobby’s: Bezoeken van concerten,
gezelligheid met familie en vrienden,
genieten van een goed glas wijn,
Barcelona
Profiel
7
Een kei in je vak maar ook een succesvolle ZZP’er?!
Interview door Karin Kraaijenvanger
voor hem kon regelen. Na een rondje bellen zijn er een aantal studen-
ten naar Frankrijk vertrokken. Een half jaar later belden er echter wel
10 mensen vanuit Frankrijk of ik ook Nederlands personeel voor hen
kon regelen.
Op dat moment dacht ik oké, daar zit dus brood in. Nu ben ik nogal
impulsief van aard en ben in het diepe gesprongen met het idee ik kom
heus wel weer ergens boven drijven. In 2008 ben ik mijn eigen werving
en selectiebureau begonnen voor campings in Frankrijk. Dan merk je
echter al snel dat je slecht te bereiken bent waardoor je een telefoon-
service inschakelt die echter nooit doet wat jij wilt. Al gauw liep ik met
het idee ‘dat moet toch anders kunnen.“
En ben je het anders gaan doen?
“Een collega ondernemer herkende het probleem en stelde voor mijn
knowhow te koppelen aan zijn faciliteiten en in 2009 zijn we samen
naast ons andere werk op parttime basis in zijn kantoor een telefoni-
sche antwoord service gestart. In 2011 gaf mijn compagnon aan dat hij
in verband met de crisis alle zeilen moest bijzetten en dat hij het werk
niet meer kon combineren. In diezelfde periode werd ik benaderd door
een bedrijf dat zich bezig hield met werving en selectie op de Italiaan-
se markt en ze wilden ook graag de Franse markt daarbij betrekken.
Ik heb toen het besluit genomen om mijn bedrijf te verkopen en me
helemaal te gaan richten op telefonische antwoord service.”
Had je inmiddels zelf een kantoor?
“Ik had de centrale waarmee we werkten mee genomen en thuis aan
de keukentafel met een laptop en de centrale ben ik weer gestart met
in mijn achterhoofd ‘ik zie wel hoe het gaat’. En het ging goed, het ging
hartstikke goed want ik kreeg het super druk en mijn parttime baan
werd al gauw een haast dubbele fulltime baan.”
En nog steeds vanaf de keukentafel?
“De woonkamer werd steeds kleiner en mijn kantoor werd steeds
groter en met 3 opgroeiende kinderen was dat uiteraard verre van
ideaal. Ik werd naast de telefooncentrale ook steeds meer voor andere
opdrachten gevraagd. In januari 2012 ben ik in een mooi ruim kantoor
getrokken en in februari heb ik Nancy aangenomen voor 24 uur per
week omdat ik het werk alleen echt niet meer aan kon.”
Wat voor soort opdrachten doen jullie zoal?
“Je moet ons eigenlijk zien als een verlengstuk van een bedrijf. Wij
werken op de manier waarop de ondernemer wil en zoals zijn klanten
of relaties het ook gewend zijn. Taken die we zoal uitvoeren zijn:
beantwoorden van de telefoon, agenda planning, debiteuren beheer,
facturen maken, brieven schrijven, offertes maken, notuleren.
Alles wat een secretaresse doet doen wij ook maar dan op afstand. Bij
de ene klant kan ik inloggen in het systeem en de andere klant stuurt
ons bijvoorbeeld debiteurenlijsten die we na moet bellen. De werk-
zaamheden en uitvoering daarvan zijn wisselend.”
charmante manier vasthoudend zijn. Een extra telefoontje bijvoor-
beeld waardoor je CV toch bovenop de stapel komt te liggen.”
Kom je nog wel eens bedrijven tegen waarvan je denkt hoe is
het toch mogelijk?
“Iedere manager en ieder bedrijf is anders. Mocht ik al denken dat ik
alles gezien heb: ik blijf van de ene verbazing in de andere vallen. Ik
kan natuurlijk niet te veel uit de school klappen, want discretie hoort
ook bij mijn vak. Maar je maakt van alles mee. Licht ontvlambare
managers bijvoorbeeld of een uitzonderlijk traditionele bedrijfscul-
tuur. Of juist bedrijven die het ‘nieuwe werken’ volledig hebben
omarmd. Je leert wel om je aan iedere situatie aan te passen. Te
weten wanneer je gas moet geven of juist een stapje terug moet
doen. Het geeft dan ook voldoening als blijkt dat je opdrachtgever
zeer tevreden over je is.”
Heb je ooit spijt gehad van je beslissing om als zelfstandig
ondernemer te gaan werken?
“Nee, zeker niet. Ik ben in een economisch lastige tijd gestart, maar
het was wel mijn tijd! Natuurlijk schiet ik ook wel eens in de stress
terwijl het juist zo belangrijk is om rustig te blijven. Je moet trouw
blijven aan jezelf en je professionaliteit. Ik las laatst in een artikel
van twee ondernemers ‘je moet elke dag excelleren anders red je
het niet’ en daar kan ik me helemaal bij aansluiten. Je moet echt
ondernemen en dat is ook de reden waarom ik nu een column schrijf
voor een magazine. Wanneer je een opdracht van een paar maanden
hebt, ben je in die periode niet zichtbaar en dat kan gewoon niet.
Door mijn column bijvoorbeeld op LinkedIn te plaatsen, laat je toch
weer even iets van je horen en laat je zien dat je er nog wel degelijk
bent. Ik heb de afgelopen 2,5 jaar heel veel mensen ontmoet en leren
kennen. Dat zijn waardevolle contacten waar ik ook weer veel van ge-
leerd heb. In de 6 jaar bij PepsiCo heb ik heel veel geleerd en ook de
internationale ervaring die ik daar heb opgedaan heeft me gemaakt
tot wie ik nu ben. Een actief en zelfstandig ondernemer met de juiste
know-how in haar rugzak!”
Heb je nog wensen of dromen voor de toekomst?
“Natuurlijk heb ik nog wensen en denk ik ook wel na over mijn
toekomst. Maar voorlopig houd ik het bij mijn BRUIS-droom, want die
is nog lang niet ten einde!”
Renate is niet de enige geweest die de stap gezet heeft naar zelfstandig ondernemer. Ook Claire heeft de stap gewaagd en met succes! Ook Claire hebben we geinterviewd over haar bevindingen.
Zelfstandig ondernemen, een bewuste keuze?
“Ik heb parttime op de BackOffice van een Hypotheek Advies Cen-
trum gewerkt. Mijn broer werkte op een camping in Frankrijk en op
en gegeven moment belde hij met de vraag of ik wellicht personeel
Profiel Claire
Naam: Claire Duizendstra
Leeftijd: 40 jaar
Bedrijfsnaam: 2nd Office tevens is ze
één van de oprichters van het netwerk
BlondT Rotterdam
Opleiding: MAVO
Hobby’s: Zon, zee, strand, shoppen,
gezelligheid.
Profiel
8
Stranduitjes.nl
Ik neem aan dat je veel hebt moeten investeren?
“Dat klopt, we hebben inmiddels het nodige geïnvesteerd. Zo hebben
we nu een hele goede VoIP centrale waar echt hartstikke veel mee
kan. Daarnaast hebben we een CRM systeem aan laten passen naar
onze wensen. We beheren daarin de website en het klantenbeheer.
Vanuit het CRM systeem gaat er ook minimaal 2 keer per dag een
rapportage naar klanten die onze telefoondiensten afnemen.
Daarnaast hebben we een enquête klant tevredenheids module laten
ontwikkelen omdat we van een klant de vraag kregen of we daar in
konden voorzien. Het moet ons wel liggen en we laten zo’n module
uiteraard niet voor 1 klant bouwen. We spelen daar op in en inmiddels
enquêteren we voor meer klanten maar het is wel iets wat we erbij
doen want er zijn hele grote bedrijven die daar helemaal in gespeci-
aliseerd zijn.“
Krijg je ook opdrachten die je niet zelf uitvoert?
“Als je een goede basis als secretaresse hebt dan kun je heel veel. Ik
heb, toen ik voor mezelf begon, me voor genomen dat ik alleen doe
wat ik leuk vind en wat ik niet leuk vind besteed ik uit.
Er wordt vaak aan ons gevraagd of we acquisitie doen, nu zeg in
principe nooit ‘nee’ tegen een opdracht maar dat soort werk doen
we niet. Dan probeer ik wel te bemiddelen en ze met een ander
bedrijf in contact te brengen of we besteden het uit. We krijgen ook
wel eens de vraag om te notuleren tijdens een vergadering, heb ik
tijd dan doe ik dat zelf maar het kan ook zijn dat ik een ZZP’er de
opdracht laat doen. Als zelfstandig ondernemer is het heel belangrijk
dat je alleen dat doet waar je goed in bent, dat is de enige manier
waarop je kwaliteit kunt leveren.”
Helpt Social Media je bij het verkrijgen van opdrachten?
”Ik moet zeggen dat ik inmiddels alleen nog lid ben van de voor
mij waardevolle netwerken omdat het veel tijd kost om relaties te
onderhouden maar daar haal ik toch de meeste opdrachten door
Vervolgbinnen dus het is wel heel belangrijk. Ik wilde eerst nooit zo geloven
in Social Media maar ook dat werkt heel goed. Je moet wel actief zijn
en ook vrij brutaal. Wij volgen de hashtag telefoniste omdat dat toch
onze core business is en alle berichten komen bij ons op TweetDeck
voorbij. Staat daar bijvoorbeeld wij zijn op zoek naar een telefoniste
dan hebben ze binnen 5 minuten een reactie van ons. Je moet er
bovenop zitten en het is echt niet zo dat we tien keer per dag een
tweet sturen want daar zit men ook niet op te wachten maar het is
wel een kwestie van interactie. Ik win er ook niet altijd iets mee maar
ik help mensen wel op weg waardoor er soms een relatie ontstaat
waar je op een ander moment weer iets aan hebt. Het is een kwestie
van geven, nemen en gunnen.”
Als je terug kijkt wat heb je dan echt moeten leren?
“Wat ik in het begin moeilijk vond is dat je ook wel eens iets weg
moet geven. Zo komt het nog wel eens voor dat iemand in een
gesprek tegen mij zegt: “Een antwoord service daar heb ik niets
aan want niemand kan het zo goed als wij zelf”. Tegenwoordig zeg
ik oké ik durf die uitdaging wel aan, ik ga een week lang gratis jouw
telefoon beantwoorden en na een week gaan we praten. In het begin
vond ik dat soort dingen heel eng want dan dacht ik dat zijn inkom-
sten, inmiddels weet ik dat het in de meeste gevallen juist inkomsten
generen is. Wat ook lastig is zijn slecht betalende klanten, en die
heb je helaas steeds meer. Je hebt een relatie met ze opgebouwd en
daardoor gaan ze soms een loopje met je nemen. Eigenlijk moet je
debiteuren ook niet zelf bellen. Ik laat Nancy naar mijn klanten bel-
len en ik bel haar klanten want dat schept afstand. Maar het is iets
wat ik nog steeds moeilijk vindt. De markt is ook aan het veranderen
want ik merk steeds meer dat men gaat voor een goede kwaliteit
maar daar dan vervolgens bijna niets voor wil betalen en dat kan
uiteraard niet want wij hebben ook onze kosten.Ik heb een man
achter me staan met een goede baan maar ik durf niet te zeggen of
ik de stap ook genomen zou hebben als ik dat niet gehad zou heb-
ben, ondanks dat ik iedere morgen blij mijn bed uit kom omdat ik het
werk zo leuk vindt.”
Bel voor advies 0800-7807807
Het is een kwestie van geven, nemen en gunnen!