6

Wat wordt er van je gevraagd?

“Je moet in staat zijn om op alle fronten een manager te ondersteu-

nen. Mijn kracht ligt vooral op het organiseren: hoe kan iets beter

en efficiënter. Als PA ben je meestal gekoppeld aan een directeur of

topmanager. Dan moet je een goede en vooral betrouwbare spar-

ringpartner op dat niveau kunnen zijn. Je moet je ook steeds kunnen

aanpassen aan een nieuwe werkomgeving. Mijn langste opdracht was

6,5 maand en mijn kortste 2 weken. Dat brengt met zich mee dat je

zeer snel in staat moet zijn om te weten ‘hoe de hazen lopen’ binnen

een bedrijf en waar je de informatie vandaan haalt om goed te kunnen

functioneren.”

Heb je bij vervanging van de vaste PA wel eens het gevoel dat je

als een bedreiging wordt gezien?

“Dat merk ik zeker. Soms heeft men echt het gevoel van; ‘o jee daar

komt iemand die mijn baan wil innemen’. Zodra ik dat aanvoel maak

ik het zelf bespreekbaar. Dan leg ik uit dat mijn enige doel is om te

zorgen voor gelijkwaardige en tijdelijke vervanging. Het is niet mijn

taak om zaken ineens heel anders aan te pakken en ik heb als ZZP’er

absoluut niet de intentie om te blijven. Ik stap in een rijdende trein en

stap na de opdracht weer lekker uit. Als dat is uitgesproken, is de lucht

meestal direct geklaard.”

Wat is voor jou de beste manier om aan opdrachten te komen?

“Voor mij is dat een mix van verschillende dingen. Ik kijk bijna iedere

dag op LinkedIn omdat ik merk dat daar de frequentie waarmee

tips geplaatst worden toeneemt. Daarnaast moet je je netwerk van

werving- en selectiebureaus goed onderhouden en moet je op gezette

tijden iets van je laten horen. Ook krijg ik opdrachten uit mijn persoon-

lijke netwerk of via eerdere opdrachtgevers. Heel divers dus.”

Er zwemmen steeds meer vissen in de vijver, merk je dat het

lastiger wordt om een opdracht te krijgen?

“Een voorwaarde om opdrachten te krijgen is dat je constant kwaliteit

levert én heel actief blijft. Er is echt wel werk maar er zijn ook steeds

meer werkzoekenden. Mensen die hun vaste baan kwijtraken en ook

blij zijn met een tijdelijke functie. Dat begrijp ik heel goed. Toch hebben

zij vaak een andere insteek. Als interim PA ben ik gewend om heel snel

thuis te raken, me aan te passen aan iedere werkomgeving en vanaf de

eerste werkdag productief te zijn. Daarmee kun je je onderscheiden. Ik

merk de laatste tijd wel dat bureaus uit veel meer kandidaten kunnen

kiezen. Waar ze vroeger regelmatig contact opnamen, word je nu lang

niet altijd teruggebeld. Ze zijn natuurlijk ook veel drukker met scree-

ning en acquisitie. Je moet er dus echt zelf bovenop zitten en op een

InterviewEen kei in je vak maar ook een succesvolle ZZP’er?!

Waarom heb je de stap genomen naar zelfstandig ondernemer-

schap?

“Ik ben in september 2010 gestart als zelfstandig ondernemer onder

de naam BRUIS Brunekreef Interim Support. Het idee speelde al

eerder door mijn hoofd, maar met een goede baan in vaste dienst zet

je die stap niet zo snel. Ik had daarvoor namelijk een enorm leuke

baan als Personal Assistant bij PepsiCo waarin ik meegroeide met de

toenmalige Vice President Human Resources. Zij ging in 2009 echter

met pensioen en haar opvolgster was gestationeerd in Genève. Ik

heb nog bijna een jaar heen en weer gependeld tussen Nederland en

Genève om de nieuwe HR VP op weg te helpen en mijn opvolgster in

te werken. Daarna was er binnen PepsiCo in Nederland geen verge-

lijkbare functie beschikbaar. Dat was precies het zetje dat ik nodig

had om voor mezelf te beginnen. Van PepsiCo kreeg ik alle ruimte

om me hier op voor te bereiden, want daar komt toch veel bij kijken.

Zoals het opbouwen van een netwerk en het ontwikkelen van een

eigen huisstijl en website.”

In 2010 waren de vooruitzichten ook al niet bijster goed,

maakte je dat niet extra onzeker en angstig?

“Angst is een slechte raadgever. Er zijn altijd redenen te bedenken

om iets niet te doen als je van een negatief scenario uitgaat. Ik heb

eerst met andere ZZP’ers gesproken om te toetsen hoe de markt is

voor PA’s die als zelfstandige werken. Daarna heb ik de knop omgezet

en ben ik van mijn eigen kracht, kwaliteit en positiviteit uitgegaan.

Ga het nu maar gewoon eens doen, dan zien we daarna wel verder.

Daarbij had ik ook mijn vader als voorbeeld. Hij kon na 40 jaar bij

de politie met vervroegd pensioen, maar is in plaats daarvan voor

zichzelf begonnen. Als ik zie hoe hij op 70-jarige leeftijd floreert en

hoe happy hij nog steeds is als zelfstandige, leek het mij beter om

wat jonger te beginnen en niet ‘het juiste moment’ af te wachten.”

Waar ben je tegenaan gelopen wat je je vooraf niet zo gereali-

seerd hebt?

“Dat het niet blijft bij de uren waarvoor je wordt ingehuurd. Je

maakt vaak veel reisuren en je bent bijna 24/7 bezig met je bedrijf.

Netwerken, acquisitie, administratie en nadenken over creatieve

oplossingen om werk te genereren: waar zie ik kansen, hoe kan ik me

onderscheiden? Voor mij zou een opdracht van 32-36 uur per week

daarom ideaal zijn, maar de markt is nu niet zo dat je veel eisen kunt

stellen. Komt er een opdracht voorbij voor 40 uur dan ga ik daar wel

voor. Wat je van te voren ook niet helemaal in kunt schatten is hoe je

om zult gaan met de onzekerheid. Hoe rustig blijf je als er even geen

opdracht is? Gelukkig heb ik daar nog weinig mee te maken gehad.”

We merken steeds meer van de economische malaise waarin Nederland momenteel verkeert. Door faillissementen of bezuinigingen

hebben veel secretaresses nu al geen werk en daarnaast is er ook nog eens een grote groep die zich zorgen maakt over het behoud

van hun baan. Een vraag die dan uiteraard bij velen opkomt is of het wellicht een idee is om als zelfstandig ondernemer te beginnen. Ik

ben met Renate en Claire, beide succesvol ondernemers, in gesprek gegaan en wellicht geven zij het antwoord op jouw vraag.

Interview door Karin Kraaijenvanger

Profiel Renate

Naam: Renate Brunekreef

Leeftijd: 45 jaar

Bedrijf: BRUIS (zelfstandig ondernemer)

Opleiding: HBO (nu bezig met een

leergang Psychologie & Coaching)

Hobby’s: Bezoeken van concerten,

gezelligheid met familie en vrienden,

genieten van een goed glas wijn,

Barcelona

Profiel

7

Een kei in je vak maar ook een succesvolle ZZP’er?!

Interview door Karin Kraaijenvanger

voor hem kon regelen. Na een rondje bellen zijn er een aantal studen-

ten naar Frankrijk vertrokken. Een half jaar later belden er echter wel

10 mensen vanuit Frankrijk of ik ook Nederlands personeel voor hen

kon regelen.

Op dat moment dacht ik oké, daar zit dus brood in. Nu ben ik nogal

impulsief van aard en ben in het diepe gesprongen met het idee ik kom

heus wel weer ergens boven drijven. In 2008 ben ik mijn eigen werving

en selectiebureau begonnen voor campings in Frankrijk. Dan merk je

echter al snel dat je slecht te bereiken bent waardoor je een telefoon-

service inschakelt die echter nooit doet wat jij wilt. Al gauw liep ik met

het idee ‘dat moet toch anders kunnen.“

En ben je het anders gaan doen?

“Een collega ondernemer herkende het probleem en stelde voor mijn

knowhow te koppelen aan zijn faciliteiten en in 2009 zijn we samen

naast ons andere werk op parttime basis in zijn kantoor een telefoni-

sche antwoord service gestart. In 2011 gaf mijn compagnon aan dat hij

in verband met de crisis alle zeilen moest bijzetten en dat hij het werk

niet meer kon combineren. In diezelfde periode werd ik benaderd door

een bedrijf dat zich bezig hield met werving en selectie op de Italiaan-

se markt en ze wilden ook graag de Franse markt daarbij betrekken.

Ik heb toen het besluit genomen om mijn bedrijf te verkopen en me

helemaal te gaan richten op telefonische antwoord service.”

Had je inmiddels zelf een kantoor?

“Ik had de centrale waarmee we werkten mee genomen en thuis aan

de keukentafel met een laptop en de centrale ben ik weer gestart met

in mijn achterhoofd ‘ik zie wel hoe het gaat’. En het ging goed, het ging

hartstikke goed want ik kreeg het super druk en mijn parttime baan

werd al gauw een haast dubbele fulltime baan.”

En nog steeds vanaf de keukentafel?

“De woonkamer werd steeds kleiner en mijn kantoor werd steeds

groter en met 3 opgroeiende kinderen was dat uiteraard verre van

ideaal. Ik werd naast de telefooncentrale ook steeds meer voor andere

opdrachten gevraagd. In januari 2012 ben ik in een mooi ruim kantoor

getrokken en in februari heb ik Nancy aangenomen voor 24 uur per

week omdat ik het werk alleen echt niet meer aan kon.”

Wat voor soort opdrachten doen jullie zoal?

“Je moet ons eigenlijk zien als een verlengstuk van een bedrijf. Wij

werken op de manier waarop de ondernemer wil en zoals zijn klanten

of relaties het ook gewend zijn. Taken die we zoal uitvoeren zijn:

beantwoorden van de telefoon, agenda planning, debiteuren beheer,

facturen maken, brieven schrijven, offertes maken, notuleren.

Alles wat een secretaresse doet doen wij ook maar dan op afstand. Bij

de ene klant kan ik inloggen in het systeem en de andere klant stuurt

ons bijvoorbeeld debiteurenlijsten die we na moet bellen. De werk-

zaamheden en uitvoering daarvan zijn wisselend.”

charmante manier vasthoudend zijn. Een extra telefoontje bijvoor-

beeld waardoor je CV toch bovenop de stapel komt te liggen.”

Kom je nog wel eens bedrijven tegen waarvan je denkt hoe is

het toch mogelijk?

“Iedere manager en ieder bedrijf is anders. Mocht ik al denken dat ik

alles gezien heb: ik blijf van de ene verbazing in de andere vallen. Ik

kan natuurlijk niet te veel uit de school klappen, want discretie hoort

ook bij mijn vak. Maar je maakt van alles mee. Licht ontvlambare

managers bijvoorbeeld of een uitzonderlijk traditionele bedrijfscul-

tuur. Of juist bedrijven die het ‘nieuwe werken’ volledig hebben

omarmd. Je leert wel om je aan iedere situatie aan te passen. Te

weten wanneer je gas moet geven of juist een stapje terug moet

doen. Het geeft dan ook voldoening als blijkt dat je opdrachtgever

zeer tevreden over je is.”

Heb je ooit spijt gehad van je beslissing om als zelfstandig

ondernemer te gaan werken?

“Nee, zeker niet. Ik ben in een economisch lastige tijd gestart, maar

het was wel mijn tijd! Natuurlijk schiet ik ook wel eens in de stress

terwijl het juist zo belangrijk is om rustig te blijven. Je moet trouw

blijven aan jezelf en je professionaliteit. Ik las laatst in een artikel

van twee ondernemers ‘je moet elke dag excelleren anders red je

het niet’ en daar kan ik me helemaal bij aansluiten. Je moet echt

ondernemen en dat is ook de reden waarom ik nu een column schrijf

voor een magazine. Wanneer je een opdracht van een paar maanden

hebt, ben je in die periode niet zichtbaar en dat kan gewoon niet.

Door mijn column bijvoorbeeld op LinkedIn te plaatsen, laat je toch

weer even iets van je horen en laat je zien dat je er nog wel degelijk

bent. Ik heb de afgelopen 2,5 jaar heel veel mensen ontmoet en leren

kennen. Dat zijn waardevolle contacten waar ik ook weer veel van ge-

leerd heb. In de 6 jaar bij PepsiCo heb ik heel veel geleerd en ook de

internationale ervaring die ik daar heb opgedaan heeft me gemaakt

tot wie ik nu ben. Een actief en zelfstandig ondernemer met de juiste

know-how in haar rugzak!”

Heb je nog wensen of dromen voor de toekomst?

“Natuurlijk heb ik nog wensen en denk ik ook wel na over mijn

toekomst. Maar voorlopig houd ik het bij mijn BRUIS-droom, want die

is nog lang niet ten einde!”

Renate is niet de enige geweest die de stap gezet heeft naar zelfstandig ondernemer. Ook Claire heeft de stap gewaagd en met succes! Ook Claire hebben we geinterviewd over haar bevindingen.

Zelfstandig ondernemen, een bewuste keuze?

“Ik heb parttime op de BackOffice van een Hypotheek Advies Cen-

trum gewerkt. Mijn broer werkte op een camping in Frankrijk en op

en gegeven moment belde hij met de vraag of ik wellicht personeel

Profiel Claire

Naam: Claire Duizendstra

Leeftijd: 40 jaar

Bedrijfsnaam: 2nd Office tevens is ze

één van de oprichters van het netwerk

BlondT Rotterdam

Opleiding: MAVO

Hobby’s: Zon, zee, strand, shoppen,

gezelligheid.

Profiel

8

Stranduitjes.nl

Ik neem aan dat je veel hebt moeten investeren?

“Dat klopt, we hebben inmiddels het nodige geïnvesteerd. Zo hebben

we nu een hele goede VoIP centrale waar echt hartstikke veel mee

kan. Daarnaast hebben we een CRM systeem aan laten passen naar

onze wensen. We beheren daarin de website en het klantenbeheer.

Vanuit het CRM systeem gaat er ook minimaal 2 keer per dag een

rapportage naar klanten die onze telefoondiensten afnemen.

Daarnaast hebben we een enquête klant tevredenheids module laten

ontwikkelen omdat we van een klant de vraag kregen of we daar in

konden voorzien. Het moet ons wel liggen en we laten zo’n module

uiteraard niet voor 1 klant bouwen. We spelen daar op in en inmiddels

enquêteren we voor meer klanten maar het is wel iets wat we erbij

doen want er zijn hele grote bedrijven die daar helemaal in gespeci-

aliseerd zijn.“

Krijg je ook opdrachten die je niet zelf uitvoert?

“Als je een goede basis als secretaresse hebt dan kun je heel veel. Ik

heb, toen ik voor mezelf begon, me voor genomen dat ik alleen doe

wat ik leuk vind en wat ik niet leuk vind besteed ik uit.

Er wordt vaak aan ons gevraagd of we acquisitie doen, nu zeg in

principe nooit ‘nee’ tegen een opdracht maar dat soort werk doen

we niet. Dan probeer ik wel te bemiddelen en ze met een ander

bedrijf in contact te brengen of we besteden het uit. We krijgen ook

wel eens de vraag om te notuleren tijdens een vergadering, heb ik

tijd dan doe ik dat zelf maar het kan ook zijn dat ik een ZZP’er de

opdracht laat doen. Als zelfstandig ondernemer is het heel belangrijk

dat je alleen dat doet waar je goed in bent, dat is de enige manier

waarop je kwaliteit kunt leveren.”

Helpt Social Media je bij het verkrijgen van opdrachten?

”Ik moet zeggen dat ik inmiddels alleen nog lid ben van de voor

mij waardevolle netwerken omdat het veel tijd kost om relaties te

onderhouden maar daar haal ik toch de meeste opdrachten door

Vervolgbinnen dus het is wel heel belangrijk. Ik wilde eerst nooit zo geloven

in Social Media maar ook dat werkt heel goed. Je moet wel actief zijn

en ook vrij brutaal. Wij volgen de hashtag telefoniste omdat dat toch

onze core business is en alle berichten komen bij ons op TweetDeck

voorbij. Staat daar bijvoorbeeld wij zijn op zoek naar een telefoniste

dan hebben ze binnen 5 minuten een reactie van ons. Je moet er

bovenop zitten en het is echt niet zo dat we tien keer per dag een

tweet sturen want daar zit men ook niet op te wachten maar het is

wel een kwestie van interactie. Ik win er ook niet altijd iets mee maar

ik help mensen wel op weg waardoor er soms een relatie ontstaat

waar je op een ander moment weer iets aan hebt. Het is een kwestie

van geven, nemen en gunnen.”

Als je terug kijkt wat heb je dan echt moeten leren?

“Wat ik in het begin moeilijk vond is dat je ook wel eens iets weg

moet geven. Zo komt het nog wel eens voor dat iemand in een

gesprek tegen mij zegt: “Een antwoord service daar heb ik niets

aan want niemand kan het zo goed als wij zelf”. Tegenwoordig zeg

ik oké ik durf die uitdaging wel aan, ik ga een week lang gratis jouw

telefoon beantwoorden en na een week gaan we praten. In het begin

vond ik dat soort dingen heel eng want dan dacht ik dat zijn inkom-

sten, inmiddels weet ik dat het in de meeste gevallen juist inkomsten

generen is. Wat ook lastig is zijn slecht betalende klanten, en die

heb je helaas steeds meer. Je hebt een relatie met ze opgebouwd en

daardoor gaan ze soms een loopje met je nemen. Eigenlijk moet je

debiteuren ook niet zelf bellen. Ik laat Nancy naar mijn klanten bel-

len en ik bel haar klanten want dat schept afstand. Maar het is iets

wat ik nog steeds moeilijk vindt. De markt is ook aan het veranderen

want ik merk steeds meer dat men gaat voor een goede kwaliteit

maar daar dan vervolgens bijna niets voor wil betalen en dat kan

uiteraard niet want wij hebben ook onze kosten.Ik heb een man

achter me staan met een goede baan maar ik durf niet te zeggen of

ik de stap ook genomen zou hebben als ik dat niet gehad zou heb-

ben, ondanks dat ik iedere morgen blij mijn bed uit kom omdat ik het

werk zo leuk vindt.”

Bel voor advies 0800-7807807

Het is een kwestie van geven, nemen en gunnen!