Titel

Je beleidsplan in een notendop. Synthese van het sectortraject

Deze voormiddag

● INLEIDING● DEEL 1: Een beleidsplan schrijven

○ Voorbereidend werk: bevragingen, beleidsnotateam,...○ Beleidsplan

■ Inhoudstafel■ Beschrijving van je vereniging■ Missie en Visie■ Thema’s en positionering■ Doelstellingen, indicatoren■ Financiering

● DEEL 2: Jaarplan 2017 schrijven● DEEL 3:Aanvullende documenten en digitale aanvraag

Stel vragen tussendoor!

Wie kan toetreden?

● Iedereen die NU erkend is, kan na goedkeuring beleidsplan voorlopig erkend worden. Na behalen voorwaarden: definitief erkend.

● Er is plaats voor twee extra thematische verenigingen● Indien verenigingen binnen de verschillende categorieën

niet erkend blijven na 2017 of niet voldoen aan de instapvoorwaarden: extra slots → LNE lanceert oproep in juli.

Wie kan toetreden?

- Gewestelijk:- koepel (voorwaarden: lidverengingen)- ledenvereniging type 1 en type 2 (voorwaarden: leden)- thematische organisatie (voorwaarden: inhoud)

- Regionaal- Type 1 (voorwaarden: leden en gemeenten)- Type 2 (voorwaarden: leden en gemeenten) (= dubbele type 1)- Type 3 (voorwaarden: lokale lidverenigingen) (= regionale koepel)

Je erkennings en subsidiëringsaanvraag

Het aanvraagdossier bevat:

○ aanvraagformulier met de gegevens van de vereniging○ meerjarenplan 2017-2021 of meerjarennota 2017-2021 (= beleidsplan

2017-2021)○ jaarplanning 2017 incl. overzicht activiteitenmodules○ werkingsverslag: beschrijving van de werking van de vereniging in de

twee jaar die voorafgaan aan de aanvraag■ enkel voor nieuwe verenigingen of zij die van categorie veranderen

○ portfolio van relevante producten, diensten, methodieken of

handelingsmodellen die de vereniging heeft ontwikkeld of uitgevoerd in

de afgelopen twee jaar, met een bereik, verspreid over het Vlaamse Gewest

■ enkel voor thematische verenigingen

DEEL 1: Beleidsplan

De weg naar doelstellingen!

1.1 Inleiding: Een beleidsplan?

- Dynamisch plannen van strategische lijnen voor periode vijf jaar: 2017 t.e.m. 2021. Concrete invulling per jaar in jaarplan

- Over globale werking van je vereniging

- Keuzes die aansluiten bij door subsidiebesluit gedefinieerde rol (artikel 2 t.e.m. 13 besluit)

- Beleidsplan indienen: voor 1 juli 2016

- Beleidsplan in eerste plaats werkinstrument. Pas in tweede plaats subsidiedocument

Onderdelen van een beleidsplan (algemeen, gewestelijke vereniging)

- totstandkoming van je plan- beschrijving organisatie

- dagelijkse werking / interne organisatie- geschiedenis

- missie en visie- thema’s- doelgroepen en hoe te bereiken- strategische doelen

- operationele doelen- indicatoren en streefwaarden

Voorbeeld BBL

Waarop worden we beoordeeld?

Het beleidsplan + jaarplan wordt door de erkennings- en adviescommissie beoordeeld op:

● SAMENHANG : het beleidsplan geeft duidelijk aan hoe de verwachtingen van je vereniging tov de definitie in het besluit worden ingevuld en hoe die in relatie staan tot de visie, de missie en de doelstellingen van de vereniging;

● IMPACT : het beleidsplan toont hoe de resultaten van de activiteiten structureel zullen doorwerken in de samenleving;

1.1 Inhoudstafel (gewestelijk)

1.1 Inhoudstafel (regionaal)

Inhoudstafel beleidsplan

1. Inhoudstafel

Minimumvereisten: in formats op website LNE

Mogelijkheid om zelf extra informatie te geven, hoofdstukken toe te voegen

Hoofdstukken nummeren

Inhoudstafel beleidsplan

2. Totstandkoming

Geef aan welke stappen ondernomen zijn, welke stakeholders geconsulteerd zijn, welke methodes gebruikt zijn om het plan tot stand te laten komen.

Inhoudstafel beleidsplan

3. Missie, visie, waarde,

Zie slides op portaal

Inhoudstafel beleidsplan

3. Missie, visie, waarde,

Belangrijk: alle elementen aangegeven in de workshop zijn aanwezig in dit hoofdstuk:

● de maatschappelijke uitdagingen die de organisatie wil aanpakken

● de wijze waarop de organisatie naar deze maatschappelijke uitdagingen kijkt

● tot wie de organisatie zich richt ● de wijze waarop de organisatie dit wil bereiken● de waarden waarvoor de organisatie staat

Inhoudstafel beleidsplan

4. Beschrijving van de organisatie

● geschiedenis aan de hand van mijlpalen● kengetallen en kerncijfers: activiteiten, leden,

afdelingen, bereik,...● stand van zaken te behalen kwantitatieve vereisten

definities op 31/12/2015 of einde werkjaar● governance: interne organisatie, dagelijkse werking,

organisatie- en beslissingsstructuur

Inhoudstafel beleidsplan

5. Positionering (GEW)

● thema’s en/of inhoudelijke uitdagingen waarrond activiteiten ontplooit worden

● doelgroepen van de organsatie en wijze waarop die te bereiken

● rollen, methodes en functies die de organisatie hanteert om activiteiten te ontplooiten

○ hoe verhoudt de organisatie zich tot anderen○ hoe doet ze dit: bv. educatie, sensibilisering, lerende netwerken,

websites,...

Verschil MVW / B / PMissie/Visie/Waarden Beschrijving Positionering

- kort en bondig: de basics van je vereniging

- langetermijnperspectief

- niet te uitvoerig- verkoopspraatje- maatschappijbeeld

- waar je vereniging NU staat

- legt uit voor een leek hoe je georganiseerd bent

- organogram, vrijwilligers,...

- gaat uitvoerig in op doelgroepen, thema’s, rollen en posities

- = verdere argumentatie missie en visie

DOELSTELLINGEN

Inhoudstafel beleidsplan

6. Doelstellingen van de organisatie (GEW)

●

●

●

Inhoudstafel beleidsplan

5. Doelstellingen van de organisatie (REGIONAAL)

Formuleer de doelstellingen die uw organisatie wil uitvoeren. U kan hier kiezen om de doelstelling op te splitsen in strategische en operationele doelstellingen.

● Een doelstelling geeft de resultaten aan die u wil bereiken gedurende de beleidsperiode. Een doelstelling geeft tevens aan hoe u die wil bereiken.

Inhoudstafel beleidsplan

6 of 7. Financiering van de organisatie

● Geef een beschrijving hoe de financiering voor dit beleidsplan voorzien wordt.

○ ⇒ X% van de LNE-subsidie gaat naar Doelstelling 1, Y% naar Doelstelling 2,...

● Ook: weergave van algemene financiering. Voorbeeldmodel

Zie straks

Inhoudstafel beleidsplan

8. Bijlages

Afhankelijk van type vereniging: leden, afdelingen, lidverenigingen,...

2. Het schrijven van een beleidsplan

Een proces in gebeurd ideaal in verschillende stappen.

⇒ We lopen er even door

Een beleidsplan schrijven, hoe begin ik er aan?

- gefaseerd- gepland

- Niet alles is wiskunde, wees flexibel en denk na over je proces, laat genoeg ruimte voor verandering

Het proces: verschillende fases

- FASE 1: opstart- FASE 2: maatschappelijke analyse- FASE 3: missie en visie actualiseren- FASE 4: gegevensverzameling- FASE 5: uitdagingen formuleren- FASE 6: strategisch en operationele doelstellingen

formuleren- FASE 7: indicatoren formuleren- FASE 8: redactie - FASE 9: jaarplan 2017 opmaken- FASE 10: budgettair plan opmaken

Het proces: afronden

- Beleidsplan + Jaarplan 2017: goedkeuren op gemandateerd orgaan (AV of RvB)

- Indienen via portaal LNE- VOOR 1 juli

FASE 1 - De opstart: Je beleidsplanningsteam

- verschillende profielen- één aanspreekpunt, coordinator- communiceer het proces duidelijk- spreek met RvB duidelijk af waar beslissingen genomen

worden, welk mandaat het team heeft- hou rekening met de bestaande cultuur in organisatie- tijd!

FASE 1 - De opstart: Je planning

- haalbare deadlines- duidelijke fasering- terugkoppelingsmomenten met Raad van Bestuur- goede afspraken!

FASE 2 - Maatschappelijke analyse

- Je vereniging toetsen aan maatschappelijke evoluties/trends- Plaats van je vereniging binnen de maatschappij- Doel van dit onderdeel: vereniging eigentijds maken- Methodes: STEP, DE-STEP- Input: Omgevingsanalyse Socius- Input: 7e milieuactieprogramma EU- Input: Transversale beleidsnota Vlaamse Regering -

Vlaanderen 2050- Input: Strategic Development Goals VN

→ Zie slides op portaal BBL

FASE 3 - Actualiseer je missie en visie

Een goede missie&visie geeft antwoord op volgende vragen:

- waarom bestaan we?- voor wie bestaan we?- waarvoor staan we?- met wie doen we dat?- hoe doen we dat?

FASE 3 - Actualiseer je missie en visie

Een goede missie&visie is:

- wervend geformuleerd, kan mensen overtuigen- (“één duidelijke paragraaf”)- geformuleerd zonder te veel containerbegrippen- laat toe doelstellingen te formuleren

FASE 3 - Actualiseren M&V

3. Missie, visie, waarden

Zie slides van de workshops

FASE 4 - Gegevensanalyse - gegevens verzamelen

- interne werking analyseren- stakeholderbevraging- resultaten maatschappijanalyse

⇒ leidt tot uitdagingen voor je vereniging

Resultaat: Wat zijn de uitdagingen op vlak van management, financiën, thema(’s), activiteiten, vrijwilligerswerking,...?

FASE 4 - Gegevensanalyse - gegevens verzamelen

interne werking analyseren

- Wat zijn de sterktes en zwaktes van je organisatie? Wat zijn de wensen van de interne stakeholders van de organisatie?

FASE 4 - Gegevensanalyse - gegevens verzamelen - Externe stakeholdersExterne stakeholders

- instanties / personen die je middelen geven (donateurs, sponsors,...)

- je doelgroep (leden, wandelaars, consumenten,...)

- andere organisaties

- instanties / personen die interesse hebben in je organisatie (politici, media, overheden,...)

FASE 4 - Gegevensanalyse - gegevens verzamelen - Externe stakeholdersVraag specifiek wat je te weten wil komen

- wat verwacht de stakeholder van de organisatie, worden die verwachtingen ingelost?

- wat doet de organisatie goed?- waarin kan de organisatie verbeteren?- …

FASE 4 - Gegevensanalyse - gegevens verzamelen - Interne stakeholders

● Je personeel, je vrijwilligers, de Raad van Bestuur● Een zeer belangrijke groep van betrokkenen!!!● organisatie-afhankelijk● Verschillende methodes om te bevragen:

○ ledendag○ online bevraging○ brainstormmoment

FASE 4 - Gegevensanalyse - gegevens verzamelen - Interne stakeholders● Je personeel, je vrijwilligers, de Raad van Bestuur● organisatie-afhankelijk● Verschillende methodes, momenten om te bevragen:

○ ledendag○ online bevraging○ brainstormmoment

FASE 4 - Gegevensanalyse - gegevens verzamelen - Interne stakeholders

● Bevragen over de verschillende onderdelen van je werking ○ je thema’s○ je vrijwilligersbeleid○ je ledenbeleid○ je financiën○ je lokale groepen○ je activiteiten of projecten○ …

● Baken slim je onderwerpen af ahv je werking

FASE 5 - Uitdagingen formuleren

- Wat zijn de grote uitdagingen voor je vereniging de komende jaren? (Intern, Extern, Maatschappij (=sociaal én milieu)

- Op basis van restultaten ‘Gegevensanalyse’

Resultaat: uitdagingen ⇒ beleidsopties

FASE 5 - Uitdagingen formuleren

- Belangrijk: formuleer uitdagingen die je zelf kan waarmaken

“Onze vrijwilligers nemen te weinig taken op”

⇒ “Onze vereniging moet vrijwilligers meer motiveren taken op te nemen”

“Te weinig van onze projecten worden goedgekeurd”

⇒ “Onze vereniging moet een beleid opzetten om goede projectaanvragen te schrijven”

Het proces: verschillende fases

- FASE 1: opstart- FASE 2: maatschappelijke analyse- FASE 3: missie en visie actualiseren- FASE 4: gegevensverzameling- FASE 5: uitdagingen formuleren- FASE 6: strategisch en operationele doelstellingen

formuleren- FASE 7: indicatoren formuleren- FASE 8: redactie - FASE 9: jaarplan 2017 opmaken- FASE 10: budgettair plan opmaken

Van (beleids)uitdagingen naar doelstellingen

FASE 5 - Uitdagingen formuleren

- Wat zijn de uitdagingen voor je vereniging de komende jaren? (Intern, Extern, Maatschappij (=sociaal én milieu)

- Op basis van restultaten ‘Gegevensanalyse’

Resultaten uit een ‘SWO-ART’ → zie slides

Formuleren van uitdagingen

- de uitdaging verwezenlijk je zelf

- formuleer toekomstgericht

- formuleer zo concreet mogelijk

Formuleren van uitdagingen

voorbeeld

NIET “Lokale besturen moeten ons meer aanspreken rond het thema klimaatneutraliteit”

WEL “Onze vereniging moet lokale besturen meer overtuigen om met ons in zee te gaan rond klimaatneutraliteit”

Voorbeelden van uitdagingen (BBL)

Uitdagingen naar beleidsopties

● Groot aantal uitdagingen○ Cluster de uitdagingen die bij elkaar horen○ Formuleer beleidsopties

⇒ Bijvoorbeeld, obv uitdagingen BBL:

BBL moet samen met verenigingen meer samenwerken om in te spelen op de noden van lokale besturen

BBL moet zijn netwerk uitbreiden met spelers breder dan de klassieke natuur- en milieuverenigingen

Beleidsopties

Beleidsopties:

- geformuleerd door uitdagingen te clusteren- wanneer uitdagingen formuleren eerder een intern proces

was: kans groot dat beleidsopties omgezet kunnen worden in doelstellingen (na opnieuw clusteren,...)

- waneer uitdagingen formuleren een breed, ook extern, proces was: tal van verwachtingen die niet altijd ingelost kunnen worden

- ⇒ steeds KEUZES maken

Beleidsopties kiezen: Impact/Haalbaarheid (eenvoudig voorbeeld)

Impact

Haalbaarheid

BBL overtuigt 70% van de burgers om de auto thuis te laten

BBL overtuigt de milieugevoelige consument om de auto thuis te laten

BBL overtuigt zijn werknemers om de auto thuis te laten

Van (beleids)uitdagingen naar doelstellingen

DOELSTELLINGEN

De weg naar doelstellingen!

FASE 6: Strategische en Operationele Doelen

- Beleidsopties: geven je de kans om te kiezen.- Deze keuzes resulteren in dé doelstellingen van je vereniging- Belangrijke en moeilijke stap- Afhankelijk van de organisatiecultuur: AV, ledendag, RvB, directie,...

(Afspraken!)

⇒ Kies de strategische doelstellingen

FASE 6: Strategische en Operationele Doelen

Waaraan moet een goede doelstelling voldoen?

FASE 6: Strategische en Operationele Doelen

Specifiek

Meetbaar

Acceptabel

Realistisch

Tijdsgebonden

Zorg voor de doelstellingen ook ...● …dat ze voortvloeien uit de missie van de organisatie.● …dat er een balans is tussen haalbare doelen en uitdagend

geformuleerde doelen.● …dat de voortgang bewaakt wordt.● …dat – bij complexe lange termijndoelen – tussendoelen

worden aangegeven.● …dat ze onderling consistent zijn.● …dat leidinggevenden en medewerkers de doelstellingen

kennen en begrijpen.● …dat ze richtinggevend zijn voor het handelen in de

organisatie.● …dat er afspraken zijn over het bijstellen van de

doelstellingen als ze niet of te makkelijk bereikt worden

Strategische doelstelling

● Volgt rechtstreeks uit je missie, visie en thema’s

● Organisatiebreed● Langere termijn● Soms niet te kwantificeren● Niet ‘hoe’, maar ‘wat’

TIP: Formuleer in je hoofd: In 2021…

SD’s zijn niet steeds ‘SMART’ te formuleren

Operationele doelstelling

● Zegt algemeen meer over de middelen, activiteiten,... waarmee je een (of soms meerdere) SD wil bereiken

● Kortere termijn● Meestal goed te kwantificeren● Volgt RECHTSREEKS uit een SD● Meer SMART te formuleren

-

Doelstellingen: schrijftips

- formuleer je doelstelling alsof je ze al bereikt hebt (in 2021…)

- Vermijd ‘wij willen’, ‘wij zullen’, ‘bouwen aan’, ‘werken aan’,... Kortom: woorden dit een dynamisch proces inleiden.

- Vermijd meta- of vaag taalgebruik als ‘goede’, ‘echte’, ‘veel’,...

- Woorden als ‘meer’, ‘sterker’, ‘beter’ mogen wel, indien je dit dan later concreet maakt (hoeveel meer?,...)

Verhouding: SD → OD → activiteit, indicatorStrategische Doelstelling X

- Operationele Doelstelling Y (+ indicator of streefwaarde)- Activiteit X, Activiteit Z

- Operationele Doelstelling Y+1 (+ indicator of streefwaarde)

- Activiteit Y, Activiteit W

OPMERKING: een regionale vereniging hoeft geen dubbel doelstellingenniveau te gebruiken. ‘Doelstelling’ is ok. Al helpt de opsplitsing wel om een goed beleidsplan te schrijven.

SD ⇔ OD

Strategische doelstelling Operationele doelstelling

Termijn Lange termijn Korte termijn

Reikwijdte Betrokkenheid, impact op de gehele organisatie

Impact op een bepaald team, aspect of onderdeel van de organisatie

Doel Hoofddoel: wat willen bereiken op het eind van de rit?

Deeldoel / tussentijdse doelen: wat moeten we bereiken om het eindresultaat te halen?

Link naar Missie, visie en beleidskeuzes

Relatie met doelgroep

Voorbeelden: de SD’s van BBL

SD1: BBL versnelt met zijn netwerk de transities naar een duurzame samenleving en beschikt daartoe over de nodige kennis, competenties en middelen

SD2: BBL stuwt het beleid van overheden vooruit zodat de transities naar een duurzame samenleving versnellen

SD3: BBL versnelt samen met lokale actoren de transities binnen onze steden en gemeenten

SD4: BBL stimuleert via koploperbedrijven, werknemersorganisaties en ‘early adopters’ de vergroening van de economie

SD of OD?

!!! Voor sommige organisaties kan een bepaalde doelstelling een SD zijn, terwijl dit voor een andere - grotere - organisatie een OD kan zijn.

Bv. BBL: brede werking, vele werkwijzen

- hoewel BBL keuzes maakte, toch nog brede formulering. - uiteindelijk: de acties maken het verschil!

Operationele Doelstellingen

- Zegt algemeen meer over de middelen, activiteiten,... waarmee je een (of soms meerdere) SD wil bereiken

- Kortere termijn- Meestal goed te kwantificeren- Volgt RECHTSREEKS uit één SD- Meer SMART te formuleren

Operationele Doelstellingen: verhouding tot SD

- Zegt hoe een bepaalde SD te bereiken- Vier methodes (of een combinatie daarvan)

- termijn of tijd- niveau of locatie- doelgroep of thema- zoekveld

OD - Termijn of tijd

Stappenplan op de weg naar de verwezenlijking van de strategische doelstelling. De opsplitsing van de gewenste resultaten in kortere termijnen of het uittekenen van een echt stappenplan.

Fictief voorbeeld:

SD: BBL en haar netwerk bereiken meer bedrijven, burgerinitiatieven en middenveldspelers

OD1: JAAR 1: BBL inventariseert de bedrijven, burgerinitiatieven en middenveldsp.OD2: JAAR 2: BBL brengt hen in contact met de verenigingenOD3: JAAR3: BBL ondersteunt initiatieven van verenigingen richting deze spelers

OD - Niveau of locatie

De strategische doelstelling is het gewenste resultaat voor de volledige organisatie, de operationele doelstellingen zijn de noodzakelijke resultaten van elke ‘onderafdeling’.

Fictief voorbeeld:

SD: BBL en haar netwerk bereiken meer bedrijven, burgerinitiatieven en middenveldspelers

OD1: BBL ondersteunt de gewestelijke verenigingen om andere actoren te bereiken.

OD2: BBL ondersteunt de lokale verenigingen om andere actoren te bereiken

OD3: BBL en haar medewerkers bereiken andere actoren

OD - Doelgroep of thema

De strategische doelstelling is het gewenste resultaat voor de doelgroepen/thema’s samen. De operationele doelstellingen geven per dg/th aan hoe te bereiken

Fictief voorbeeld:

SD: BBL en haar netwerk bereiken meer bedrijven, burgerinitiatieven en middenveldspelers

OD1: BBL zet initiatieven op om het netwerk in contact te brengen met bedrijven.OD2: BBL zet initiatieven op om het netwerk in contact te brengen met burgerinitiatieven.OD3: BBL zet initiatieven op om het netwerk in contact te brengen met middenveldspelers

OD - Zoekvelden

Elementen die binnen de organisatie van wezenlijk belang zijn om het gewenste resultaat uit de strategische doelstelling te beïnvloeden

Fictief voorbeeld:

SD: BBL en haar netwerk bereiken meer bedrijven, burgerinitiatieven en middenveldspelers

OD1: De medewerkers van BBL kennen bedrijven, burgerinitiatieven en middenveldspelers beterOD2: BBL deelt zijn kennis over deze spelers met het netwerkOD3: BBL zet samen met de spelers van het netwerk activiteiten op richting deze doelgroepen

OD - Voorbeeld BBL (combinatie methodes)

Strategische Doelstelling 3: BBL versnelt samen met lokale actoren de transities binnen onze steden en gemeenten

OD 3.1 : BBL zorgt er voor dat lokale actoren de ideeën en mogelijkheden over transitie op lokaal niveau kennen en vertalen naar hun eigen werking

OD 3.2 : BBL stelt zijn netwerk in staat activiteiten te realiseren en af te stemmen op de uitdagingen en behoeften van onze steden en gemeenten

OD 3.3 : BBL initieert en baant de weg voor multipliceerbare of opschaalbare oplossingen voor lokale transitienoden en linkt het milieuthema aan andere maatschappelijke noden en uitdagingen

OD 3.4: BBL investeert ‘seed money’ in lokale verenigingen om te werken rond transitie binnen steden en gemeenten

FASE 7: Meten = weten: indicatoren

Indicatoren geven antwoord op de vraag:

“Wat moeten we meten om te weten of een doelstelling behaald wordt?”

Indicator = een aantal, een waardering, een meetresultaat,...

Wordt gebruikt om de uitvoering van beleidsplan te evalueren

Strategische Doelstelling

Operationele Doelstelling

Operationele Doelstelling

Operationele Doelstelling

Activiteit 1Activiteit 2Activiteit 3

Activiteit 1Activiteit 2Activiteit 3

Activiteit 1Activiteit 2Activiteit 3

Indicator Indicator Indicator

? ? ?

SMART!

Als doelstellingen SMART:

Specifiek

Meetbaar

Acceptabel

Realistisch

Tijdsgebonden

Goede indicatoren

= makkelijker

Voorbeelden: EVA vzw

OD 2.6. EVA stimuleert overheden om in te zetten op een duurzame voedselstrategie

Indicator: EVA wil de komende vijf jaar twee overheden (lokaal en regionaal) stimuleren en helpen bij de uitvoering van een voedelstrategie rond vleesmatiging.

OD 3.5 EVA vzw versterkt initiatieven van anderen door erover te communiceren

Indicator: Onze communicatiekanalen besteden minstens 20 % aandacht aan initiatieven van anderen.

Welke indicatoren kies ik?

- wees realistisch:- bevragen kost tijd: doe dit dus enkel als je het écht wil weten of als dit

de enige manier is om je doelstelling te meten- wees zeker of je de indicatoren zal meten tijdens de beleidsperiode

- meet je eigen aandeel- meet enkel de zaken waar je zelf een duidelijk effect op hebt

- bv. niet: de burger rijdt minder met de wagen, maar: project mobiliteitsbudget heeft meer gebruikers

- sluit aan bij je doelstelling- kies indicatoren die je doelstelling invulling geven- kies, indien een indicator niet de volledige doelstelling omvat, eventueel

voor meerdere indicatoren

Hoe zoek ik naar juiste indicatoren?

Enkele richtvragen:

- Wat moeten we weten, welk resultaat beogen we met de doelstelling?

- Op welke vlakken/domeinen/thema’s beogen we resultaten?

- Hoe kunnen we de beschreven verandering(en) meten, verifiëren of aantonen?

- Kunnen mijn acties (jaarplan) als indicatoren gebruikt worden?

Elementen van een goede indicator

- frequentie: hoe vaak ga ik meten?- éénmaal per beleidsperiode, elke maand,...

- bron: wat ga ik meten?- deelnemersaantallen, aantallen activiteiten, bezoekers website,...

- norm: welke getallen bepalen of mijn doel behaald is?- wees realistisch, maar ambitieus. Daag je organisatie uit- nulmeting! - waar staan we nu?

- methode: met wat ga ik meten?- bezoekers website: teller op website nodig- deelnemersaantallen: digitale inschrijvingsformulieren nodig- evaluatieformulieren: bevragingen nodig- ⇒ Kies indien mogelijk voor methodes die je nu al gebruikt!

FASE 8: Redactiefase: na de doelstellingen: Een goede omkadering in de inleidende hoofdstukken!

- legt uit wie je bent (missie en visie)- legt uit hoe je organisatie werkt (beschrijving)

- geschiedenis- bestuurlijk, secretariaat- vrijwilligerswerking- ledenwerking- activiteiten

- legt uit op welke thema’s je inzet, waarom je dat doet, waarom je welke keuzes maakt (positionering)

- thema’s- doelgroepen- rollen en posities

Geschiedenis: waar kom je vandaan?

TIP: mijlpalen

- oprichting, reden van ontstaan- belangrijke organisatorische of cultuursveranderingen- verwezenlijkingen

DOEL: de commissie inzicht geven in je organisatie vanuit historisch perspectief

Bestuurlijk: hoe ben je georganiseerd?

- Hoe worden beslissingen in je organisatie genomen?

- Wie neemt waar verantwoordelijkheden op?

- Hoe wordt het secretariaat aangestuurd?

- Welke bevoegdheden hebben AV, Raad van Bestuur, werkgroepen, vrijwilligers, secretariaat?

- Organogram

Vrijwilligerswerking: hoe ga je om met vrijwilligers?

Zegt iets over je vrijwilligersbeleid

● Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers (waar worden je vrijwilligers ingezet?)

● Werving, selectie, introductie en beëindiging● Begeleiding, ondersteuning van vrijwilligers● Waardering● Rechten & plichten van vrijwilligers

Cijfers en voorbeelden! ⇒ erkenningsvoorwaarden, activiteitenmodules

Ledenwerking: hoe ga je om met leden?

● Wat betekenen leden voor je organisatie, waarom heeft je organisatie leden?

● Wat biedt je organisatie aan de leden? ● Hoe doet je organisatie aan ledenwerving? ● Indien lidverenigingen: hoe ondersteunen, welke rol,...?

Cijfers en voorbeelden! ⇒ erkenningsvoorwaarden, activiteitenmodules

Activiteiten/projecten/processen: wat doe je?

● Welke types activiteiten/projecten/processen voert je organisatie, waarom?

● Welke, hoeveel activiteiten/projecten/processen zet je organisatie op (anno 2015)?

● Hoe komen activiteiten/projecten/processen tot stand?● Hoe worden activiteiten/projecten/processen bekend

gemaakt?

Cijfers en voorbeelden! ⇒ erkenningsvoorwaarden, activiteitenmodules

Positionering (meerjarenplan): hoe verhoudt ik me tot anderen en de maatschappij

Positionering (meerjarenplan): hoe verhoudt ik me tot anderen en de maatschappij

POSTITIONERING

= Onderbouwen, uitleggen van de keuzes die aanleiding hebben gegeven tot het formuleren van je doelstellingen.

= Argumentatie van je werkwijze, rollen, positie en thema’s

Thema’s: waarom kies ik voor welke thema’s?

Thema’s

Beschrijf waarom en rond welke thema’s je vereniging activiteiten ontplooit.

Op welke trends speelt je organisatie in? (zie omgevingsanalyse)

Waarom worden deze thema’s gekozen?

⇒ Samenhang met missie en visie!

Doelgroepen: voor wie zet ik mijn activiteiten op?

= meer uitgebreid dan missie&visie

Voor wie doe je het? Hoe bereik je hen?

Probeer je doelgroepen te segmenteren!

- leden, vrijwilligers, consumenten, bedrijven,...- Welke types leden?- Welke types vrijwilligers?- Welke types consumenten?- …

- waardepropositie: waarom, waarvoor moet deze doelgroep bereikt worden met je activiteiten

- welke eigenschappen heeft de doelgroep?

Methodes, functies, rollen: hoe breng ik in de praktijk, welke functies en rollen neem ik op- De brug tussen je voorgaande hoofdstukken en je

doelstellingen- Welke rollen en posities neemt je organisatie op, en

waarom?- Helpt om keuzes die je maakte voor de doelstellingen, te

verduidelijken- Bijvoorbeeld:

- Inzetten op lokale initiatieven: welke methodes, vanuit welke rol,...- Inzetten op openstellen van natuurgebieden: welke methodes, vanuit

welke rol,...- Inzetten op natuur- en milieu-educatie: welke methodes, vanuit welke

rol,...- Inzetten op beleid beïnvloeden via media: welke methodes, vanuit welke

rol,...

FASE 9: Jaarplan (later)

‘Formats’

● Doorlopen verschillende formats (dit zijn de LNE-richtlijnen bij het schrijven van het plan - officiële hyperlink)

○ inhoudstafel meerjarenplan en –nota, word – 396 kB inclusief minimummodel financiering, excel – 59 kB

○ jaarplanning 2017, word – 378 kB○ werkingsverslag, word – 390 kB○ portfolio, word – 369 kB

FASE 10 - Financiering van je plan

A. Financiering van je doelstellingen (subsidie LNE)Beschrijf hoe uw organisatie de financiering voor dit beleidsplan voorziet. Geef per doelstelling het aandeel (%) van de subsidie dat naar deze doelstelling gaat weer.

Financiering

Mogelijke werkwijze: Aan de hand van jaarplan → VTE, werkingskosten (schatting)→ Welke activiteiten betalen zichzelf niet terug, maar zijn toch prioritair → % subsidie

Financiering

B. Beeld van de globale financiering Schets een globaal beeld van de financiering van uw organisatie (opbrengsten/kosten). Beschrijf dit aan de hand van enkele korte paragrafen waarbij gebruik wordt gemaakt van het minimummodel financiering (excelbestand).

Vul in het minimummodel de bedragen in kolom B verder aan en kopieer kolommen A, B en C als tabel (of afbeelding) in het beleidsplan. Een verdere opsplitsing, zoals voorgesteld in kolommen D en E, is optioneel

DEEL 2: Jaarplan 2017

Jaarplan (Fase 9)

“De jaarplanning 2017 bestaat uit 1 pdf-document, inclusief eventuele bijlagen, tabellen,….. Achteraan wordt een kruistabel over de invulling van de activiteitenmodules bijgevoegd. Richtlijnen voor deze kruistabel worden in het volgende hoofdstuk besproken.

Volg voor het opstellen van het jaarplan de structuur van het hoofdstuk ‘doelstellingen’ in het meerjarenplan of de meerjarennota van uw organisatie.

Geef in de jaarplanning aan elke activiteit/actie een volgnummer zodat dit later in de makkelijker op te volgen is. Plaats de geplande activiteit telkens onder de doelstelling(en) waarop ze betrekking heeft. Een activiteit kan bijdragen aan meerdere doelstellingen. Een verwijzing naar een eerdere vermelding van deze activiteit volstaat.” “

Jaarplan: activiteiten

Strategische doelstelling SD-1: [TITEL]

- Operationele Doelstelling OD-1.1: [TITEL]

Jaarplanning 2017

Activiteit 1.1.1: [TITEL]

beschrijving + beoogd resultaat

Activiteit 1.1.2: [TITEL]

beschrijving + beoogd resultaat

Modules behalen: uit je jaarplan

Kruistabel achteraan: aangeven welke activiteiten (ahv volgnummer en titel) in aanmerking komen voor behalen bepaalde module.

Oefening: modules - overlopen en vragen

DEEL 3: Werkingsverslag, portfolio en aanvraag

Werkingsverslag

“4° een beschrijving van de werking van de vereniging in de twee jaar die voorafgaan aan de aanvraag. De beschrijving toont aan dat de vereniging in de afgelopen jaren een werking had die vergelijkbaar is met de bepalingen van hoofdstuk 2, afdeling 1, 3 of 4;”

Verenigingen die reeds erkend zijn volgens het besluit van de Vlaamse Regering van 10 oktober 2003 kunnen ervoor kiezen geheel of gedeeltelijk te verwijzen naar de jaarverslagen over 2014 en 2015 indien zij een gelijkaardige werking verderzetten. Vermeldt deze keuze duidelijk in het werkingsverslag Indien uw vereniging hiervoor opteert. De administratie zal deze jaarverslagen aan de advies- en erkenningscommissie bezorgen.

Portfolio (thematische verenigingen)

● beeld van haar werking die zij rond 1 of meerdere thema’s● erkenningscommissie overtuigen van kennis en expertise● verhalend pdf-document ● welke producten, diensten, methodieken, de voorbije twee

jaren uitgewerkt.,... ● kengegevens (doelgroepen, partners, rol in projecten,...)

BLOEMLEZING - Niet exhaustief, wel kenmerkend.

Digitale aanvraag

Sandra Broothaers, LNE

Ruimte voor vragen over de voorgaande onderdelen

Alle info

beweging.bondbeterleefmilieu.be/beleidsplan-2017-2021

nik.meeusen@bblv.be

VragenVrijdag!