Time management!

Respect voor tijd

2

Time managementPersoonlijke effectiviteit

1. Kwantitatief tijdgebrek - de hoeveelheid tijd

2. Kwalitatief tijdgebrek - de besteding van tijd

3. Psychologisch tijdgebrek - de beleving van tijd

Wat wil jij verbeteren?

3

Time managementPersoonlijke effectiviteit

Timemanagement als zelfmanagement

Methoden & technieken voor zelfmanagement:

1.Doelen stellen

2.Plannen

3.Besluiten nemen

4.Organiseren & realiseren

5.Controleren

4

Time managementPersoonlijke effectiviteit

Timemanagement als arbeidsmethode

Aanpak in de dagelijkse praktijk: voorbeelden

1. Doelen stellen

2. Plannen

3. Besluiten nemen

4. Organiseren & realiseren

5. Controleren

- situatie-analyse, doelstrategie

- jaar/maand/week/dag, timemanagement

- prioriteiten/urgenties, delegeren

- dagplan, bioritme, tijd & plaats

- procedure, proces, product (PPP)

5

Time managementMethoden & technieken

1. Maak een lijst met doelstellingen. Verdeel deze

in A-B-C- prioriteiten

2. Maak een dagelijkse actielijst

3. Begin met A’s, niet met C’s

4. Behandel elk blad papier maar eenmaal

5. Doe het NU. Begin er direct mee!

5 ACTIEPUNTEN

Leerpunten!

De lijst van 7

7

Time management7 leerpunten

Leerpunt 1

ALPEN - METHODE

1. Arrangeren van een takenlijst

2. Doorlooptijd van activiteiten bepalen

3. Ruimte inplannen voor onvoorziene zaken

4. Besluiten nemen over prioriteiten, bekorten en delegeren

5. Nalopen: ‘overboeken’ van onafgehandelde zaken

Consequente dagplanning op papier

8

TimemanagementMethoden & technieken

Leerpunt 2

HET PARETO - PRINCIPE

80% - 20%

Omgaan met

belangentegenstellingen

9

TimemanagementMethoden & technieken

Leerpunt 3

NOTEREN - NIET ONTHOUDEN

• Wie schrijft, die blijft

• Wie archiveert, die beheert

• Weinig geheugen, veel goede wil

• Zelfdiscipline: kunnen & willen

Structureren

10

TimemanagementMethoden & technieken

Leerpunt 4

EISENHOUWER-MATRIX

bel

ang

urgentie

A-taken

direct doen

B-taken

termijn bepalen (of direct delegeren)

C-taken

delegeren

Prioriteiten stellen

Vermijden &Uitsluiten

Bela

ngrij

kN

iet b

elan

grijk

Urgent Niet Urgent

Time management matrix

Bela

ngrij

kN

iet b

elan

grijk

Urgent Niet Urgent

IManagen

IIFocus

IIIMinimaliseren

IVVermijden

Time management matrix

13

TimemanagementMethoden & technieken

Leerpunt 5

VERDEEL DE A’s IN STAPPEN

1. Doel

2. Subdoelen

3. Prioriteiten

Y Z Y ZY1 Y3 Y3

Projectmatig werken

14

TimemanagementMethoden & technieken

Leerpunt 6

DELEGEREN

Ons werk bevat drie hoofdzaken:

1.Taken (wat moet)

2.Bevoegdheden (wat mag)

3.Verantwoordelijkheden (wat kan)

Delegeer deze waar mogelijk!

Leidinggeven

15

TimemanagementMethoden & technieken

Leerpunt 7

LEER ‘NEE’ ZEGGEN

Vier stappen voor verantwoord ‘nee-verkopen’

1. Zeg duidelijk ‘nee’

2. Herhaal jezelf in andere woorden

3. Vertel helder waarom je het niet doet

4. Geef altijd een alternatieve mogelijkheid

Assertiviteit

Bioritme!

Je kunt er niet omheen

17 .

The To do list

Wie schrijft die blijft...

19

To do list • Wasmand principe: to do list raakt nooit leeg!

• Managen van je tijd door overzicht. Eind van de werkdag of begin van de werkdag

• Schrijf alles op wat u die dag wilt doen

• Echt alles!

• Ga achterover zitten.

• Identificeer alle zaken die met je A prioriteiten te maken hebben. Inplannen tussen 11 en 1

• Vermeld ook post, mail afhandeling. Pauzes, telefoontjes naar….. e.d.

• Cluster logische zaken.

• Tot 11 uur alle kleine klusjes

• Na de lunch weer doe dingen.

• Na 3 uur denkwerk gesprekken vergaderingen e.d.

• Ontspan 2x 10 minuten

• Eind van de dag balans opmaken en aanvullen voor morgen

• Rust.

Tijd verslinders

Grrrrrrr...

21

Interne tijdverslinders

–Geen “nee” zeggen–Uitstellen (Zwitserse kaas techniek)–Onrealistisch tijdsbeeld (even…)–Besluiteloosheid. Liever een foute- dan geen

beslissing–Gebrek aan communicatie–disciplinegebrek

22

Externe tijdverslinders

–Bezoekers–Telefoon–Vergaderingen–Post en fax

• E-mail• Lezen

Welk type ben jij?

De A-B-C oefening

24

Timemanagement en gedrag• Door tijdgebrek pleeg ik roofbouw op mezelf

• Ik ben gehaast en gejaagd

• Ik heb best last van geldingsdrang

• Ik laat innerlijk en uiterlijk geduld zien

• Ik kan genieten van niets doen

• Ik heb moeite met delegeren

• Ik heb de neiging zaken uit te stellen

• Bij mij moet alles zinvol en functioneel zijn

• Bij mij is alles al snel een A prioriteit

• Ik heb veel werk dat niet af komt

• Ik heb niet altijd het doel voor ogen

• Ik vermijd vaak conflicten

• Ik heb een sterk rechtvaardigheidsgevoel en kan slecht tegen morele druk

• Ik doe mijn werk liever goed en vind de tijd minder belangrijk

• Door mijn gehaastheid kom ik wel eens agressief over

• Haastgevoelens? Wat is dat???

25

Timemanagement en gedrag

• Type A– Plegen roofbouw op zichzelf

– Gehaastheid, gejaagdheid, overmatige betrokkenheid.

– Tijdgebrek

– Steeds meer willen doen in minder tijd:geldingsdrang.

– Meerdere dingen tegelijk

– Niet delegeren

– Werk dat niet af komt

– Alles A prioriteit

– Weten wel wat op lange termijn willen maar plannen niet.

– Komen soms agressief over

– Moeite met zich te ontspannen

– Kunnen niet genieten van “niets doen”

– Alles moet zinvol en functioneel zijn

– Doen alsof ze geen vermoeidheid en spanning kennen

26

Timemanagement en gedrag

• B type– Ontspannen

– Geen haastgevoelens

– Laten innerlijk en uiterlijk geduld zien

– Minder competitief, niet alles moet snel af.

– Laten over zich heen lopen

– Willen aardig gevonden worden.

– Kunnen moeilijk met morele druk omgaan

– Vermijden conflicten

– Werk moet goed gedaan worden, te laat af is minder belangrijk

– Werken goed en grondig, vaak theoretisch en minder praktisch.

– Neiging tot uitstellen dat kan leiden tot afstellen.

– Delegeren, geven de ander de ruimte maar doen het liever zelf.

– Hebben niet altijd het eindresultaat helder voor ogen

– Hebben tijd voor ontspanning, rust en contact met anderen. Genieten daarvan.

27

Timemanagement en gedrag• C type

• Combinatie van gedrag uit A en B type.