Time Management - Vrije Universiteit Amsterdamvangoor/BA stage intervisiemiddag/present… ·...

Time Management

Brenda Klever [email protected]

Mirjam Boer – [email protected]

LinkedIn: http://nl.linkedin.com/in/mirjamboer

mailto:[email protected]

http://nl.linkedin.com/in/mirjamboer

Wie zijn wij?

Mirjam Boer / Brenda Klever

Afgestudeerd aan de UU / HU

Beiden actief in de HR @ Sogyo

Werkzaam bij Sogyo sinds 2005 / 2010

Passie voor recruitment, maar ook actief als

coach en trainer

SOFTWARE INNOVATORS 2

3 SOFTWARE INNOVATORS


Time Management Als time management zo simpel is, waarom doen we het dan niet

gewoon?

Herkenbaar?


Wat is Time Management?

“Time management refers to a range of skills, tools, and techniques used to

Manage time when accomplishing specific tasks, projects and goals. This set

encompasses a wide scope of activities, and these include planning, allocating,

setting goals, delegation, analysis of time spent, monitoring, organizing,

scheduling, and prioritizing. Initially, time management referred to just business

or work activities, but eventually the term broadened to include personal

activities as well.”

Kortom:

Beheersen van tijd, middelen en je eigen gedrag om zo efficiënt

mogelijk te werken.

Valt onder ‘persoonlijke effectiviteit’


Waar besteed jij je werktijd aan?

In de praktijk blijkt dat de helft van de werktijd

opgaat aan terloopse activiteiten


Tijdstelers

Zijn de dingen die ons ervan weerhouden onze tijd

te gebruiken zoals we zouden willen. Ze kunnen

noodzakelijk of onvermijdelijk zijn, maar we

raken er toch door gefrustreerd. Ze zorgen

ervoor dat het aan het einde van de dag net lijkt

alsof de tijd nergens heen is gegaan.


Tijdstelers – voorbeelden?

Schrijf voor jezelf twee tijdstelers op

Gemeenschappelijke tijdstelers?


Tijdstelers – uit onze praktijk

Twijfelen over het nemen van beslissingen

Wachten op aanvullende gegevens

Slechte communicatie

msn / google talk

Onderbrekingen door anderen

Facebook

Internet

Telefoon / whatsapp


Een slechte time manager...

.....

Is niet in staat deadlines te halen;

Heeft een hoog stressniveau;

Maakt een 50-60 urige werkweek en heeft nog

steeds het gevoel tijd tekort te komen;

Is niet in staat prioriteiten te stellen;

Heeft een rommelig bureau;

Heeft weinig tijd voor thuis (familie/gezin).


Bij Time Management zit het probleem meestal

niet in het bedenken van een oplossing, maar in

het veranderen van gewoonte-gedrag


Vele wegen leiden naar Rome, maar sommige

routes zijn omslachtiger dan andere

Gedrag & doelen


Start

Einde

Start

Einde

Zet jezelf aan het werk, creativiteit forceer je niet,

productiviteit wel. Werkt dat niet, neem dan

pauze, maar probeer het wel!

Gedrag & doelen: of gewoon lui?


Model van Eisenhower

Veel theorieën over timemanagement delen

activiteiten in op basis van twee criteria:

▫ urgentie

▫ belangrijkheid


Belangrijk zijn zaken die in het oog lopen en/of veel mensen treffen. Een

reparatie aan een systeem waar veel gebruikers mee werken is in dat

opzicht belangrijker dan een reparatie aan een systeem voor slechts tien

gebruikers. Ook een klus voor de faculteitsdirecteur is vaak belangrijker dat

de afhandeling van een kleine vraag van een medestudent.

Urgent zijn zaken die vóór een bepaalde tijd af moeten zijn. Ook dingen die

een gevaar vormen, zijn per definitie urgent. Je moet dan meteen actie

ondernemen. Het vervelende van urgente klussen is dat ze zich niet altijd

laten inplannen.


Wat vind je zelf?


Wat moet bovenaan je lijstje?



Time Management

– prioriteiten stellen

Wat wil je bereiken? Wat zijn je

doelen?

Heb je het antwoord niet onmiddellijk paraat,

gebruik dan bijvoorbeeld het hulpmiddel dat

Stephen Covey aanreikt in zijn boek 'The seven

habits of highly effective people‘


Niveaus van doelen stellen

Uit: First things first, Stephen Covey


Dagelijkse taken

Middellange termijndoelen

Lange termijndoelen

Persoonlijke waarden

Produktief

groei

Als je dagelijkse taken niet aansluiten bij je

middellange termijndoelen, dan werk je

weliswaar hard, maar lever je geen/weinig

productie en oogst je weinig waardering.

Als je middellange termijndoelen niet aansluiten bij

je lange termijndoelen, dan heb je weliswaar een

hoge productie, maar komt je persoonlijke groei

mogelijk in de knel.

Als je langetermijndoelen niet aansluiten bij je

persoonlijke waarden, heb je weliswaar een hoge

productie en goede persoonlijke groei, maar zal je

niet tevreden zijn met je persoonlijke leven.

Niveaus van doelen stellen

Het zeshoogtenmodel geeft je zes perspectieven om te

bezien wat je werk precies is om prioriteiten te bepalen:

• 50.000 voet of hoger: een heel leven

• 40.000 voet: visies voor over 3-5 jaar

• 30.000 voet: doelen voor over 1-2 jaar

• 20.000 voet: gebieden waarvoor je verantwoordelijk bent

• 10.000 voet: huidige projecten

• Startbaan: huidige acties

(Uit: Getting Things Done, David Allen)


Waar ligt je verantwoordelijkheid

Covey’s “Circle of Influence”:

Ook van toepassing op je

stageopdracht!

Wees dus pro-actief, stel

vragen, spreek verwachtingen

uit, etc.


Prioriteiten

Op basis van je doelen kun je focus leggen op

prioriteiten: resultaten die jíj belangrijk vindt.

Je prioriteiten vormen het gereedschap om je

leven ernaar in te richten.



Praktisch – niveau

‘dagelijkse taken’: wat

doe je wel en wat niet?

Getting Things Done


Wat doe je wel & wat niet?

Hulp van David Allen om de keuzemogelijkheden

op een intelligente manier op een rijtje te zetten:

1. Drievoudige model voor dagelijks werk

2. Viercriteriamodel


GTD - Drievoudige model

Voor dagelijks werk.

Drie soorten activiteiten tijdens je werk:

Vooraf vastgesteld werk

Werk zoals zich dat aan je voordoet (ad hoc)

Vaststellen van nieuwe acties


GTD - Viercriteriamodel

Voor specifieke situaties:

1. Situatie

2. Beschikbare tijd

3. Beschikbare energie

4. prioriteit



Time Management - tools

Tools

Kennen van je eigen storingsgrafiek

‘Realistisch plannen’ & timesheets

Pomodoro-techniek

Doe het nu-principe

Kaasschaafmethode

Samenwerken


Storingsgrafiek


09.00 10.00 11.00 12.00 13.00 14.00 15.00 16.00 17.00

Storingsgrafiek

Houd rekening met je eigen energiepatroon

Maak een realistische tijdinschatting

Plan buffertijd in voor onverwachte zaken

Hoe reageer je bij onderbrekingen?

Kun je orde aanbrengen in de dag?

Kies; wanneer doe je de lastige dingen

Breek moeilijke taken in brokken


Realistisch plannen

Meten is weten: gebruik een timesheet om te weten hoeveel tijd

een activiteit daadwerkelijk kost, vooral als je nog geen ervaring

hebt met de taken die je moet uitvoeren (denk aan: een

afstudeerscriptie schrijven)

Veel mensen plannen te optimistisch of ‘vergeten’ bepaalde

activiteiten in te calculeren (een stuk schrijven geeft ook ‘voorwerk’

en zeker een heleboel ‘nawerk’).

Let op het woord ‘even’ in je planning

Plan moeilijke klussen op het moment dat je het meeste energie

hebt, want als je moe bent, ben je minder geconcentreerd en kosten

dingen meer tijd.

Ruim tijd in voor 'sluitposten'. Ook opruimen, archiveren, ordenen,

planningen maken horen bij het werk.

Maak onderscheid tussen ‘project’ en taken die daaruit voortvloeien.


Timesheet

▫ Helpt je tijdens de taak bewust te blijven van tijd.

Staan kosten en baten tot elkaar in verhouding?

▫ Leert je hoeveel tijd bepaalde taken in beslag

nemen.

▫ Levert uiteindelijk hulp tot het maken van een

realistische planning.


Pomodoro-techniek

The Pomodoro Technique is a time management method

developed by Francesco Cirillo in the late 1980s. The technique

uses a timer to break down periods of work into 25-minute intervals

called 'pomodori' (from the Italian word for 'tomato') separated by

breaks.

The method is based on the idea that frequent breaks can improve

mental agility, and seeks to provide an effective response to time as

an anxiety-provoking state.

There are five basic steps to implementing the technique:

▫ decide on the task to be done

▫ set the pomodoro (timer) to 25 minutes

▫ work on the task until the timer rings; record with an x

▫ take a short break (5 minutes)

▫ every four "pomodori" take a longer break (15–20 minutes)


Doe het nu-principe

Stel niet uit tot morgen wat je vandaag nog kunt doen. Als het om

lastige zaken gaat, schuiven we ze vaak liever door naar de

volgende dag.

Doe het nu! Werk eerst de taken af die voor je liggen. Werk de

onaangename taak af, voordat je aan iets leuks begint. Het geeft je

meteen een gevoel van succes waar je de hele dag op kunt teren.

Het doe het nu-principe geldt ook voor de dagelijkse

informatiestroom. Sorteer post bij binnenkomst: gooi weg wat je niet

denkt te gebruiken, berg informatie voor later op en handel zaken

waarop je actie moet ondernemen onmiddellijk af.


“Besluiten over acties uitstellen tot het

laatste moment leidt tot enorme

inefficiëntie en onnodige stress”


Kaasschaafmethode

Een kaas is niet in één keer te nuttigen, maar wel in kleine stukjes.

Ziehier het nut van de kaasschaaf. De kaasschaafmethode is simpel

maar effectief: hak omvangrijke klussen in stukken.

Plan elke week tijd in om een onderdeel van de klus te doen.

Door gestructureerd te werken en stug door te zetten, krijg je zelfs

het meest omvangrijke project voor elkaar.

Hulpmiddelen zijn

▫ een realistische planning (zie eerder)

▫ het vastleggen van tussentijdse overlegmomenten met anderen. Zo'n afspraak

helpt je om in actie te komen.


Samenwerken

Een moeilijke klus of lastige taak? Vraag anderen om ideeën en

advies. Door te vertellen wat je dwars zit, wat je moeilijk vindt of

waar je tegenop ziet, lok je emotionele steun uit. Anderen zullen

bereid zijn te helpen of te steunen.

Beheer je tijd in teamverband. Maak bijvoorbeeld afspraken over het

tijdstip van vergaderingen.


http://www.google.nl/imgres?imgurl=http://2.bp.blogspot.com/_w_6oGvaMP38/TTgpSTNCnnI/AAAAAAAAAlk/ouMGAAPhqAs/s1600/20110120+krachten+bundelen.jpg&imgrefurl=http://verhalenencolumns.blogspot.com/&usg=__8KSm277FckapJ9eRecZA4JLRM1Q=&h=425&w=490&sz=27&hl=nl&start=154&zoom=1&tbnid=mFw3Ye3eULoTWM:&tbnh=115&tbnw=139&ei=CGBaTeLvJsGeOoLQnKEL&prev=/images?q=einddoel&hl=nl&biw=864&bih=535&gbv=2&tbs=isch:1&itbs=1&iact=hc&vpx=580&vpy=231&dur=1885&hovh=209&hovw=241&tx=121&ty=97&oei=7V5aTeSqDoLrOfLDxKgL&page=13&ndsp=12&ved=1t:429,r:3,s:154

Praktische planningstips 1. Neem ook tijd voor plannen en organiseren

2. Stel doelen vast

3. Identificeer prioriteiten

4. Gebruik een to-do-list

5. Wees flexibel

6. Hou rekening met je biologische klok

7. Doe de juiste dingen goed (concentreer op effectiviteit en efficiëntie)

8. Elimineer het urgente

9. Overwin uitstelgedrag

10. Plan de dag van morgen, liefst aan het einde van de dag

11. Plan per dag iets dat je wilt afmaken

12. Plan essentiële, niet-urgente taken op rustige tijdstippen

13. Doe Eerst RotKlussen (DERK)

14. Regel blokuren

15. Plan vergaderingen aan het einde van de dag of voor de lunch

16. Leer ‘nee’ zeggen (DIA)

17. Start (telefoon)gesprekken met het doel

18. Handel post/mail op gezette tijden af

19. Doe gelijksoortige taken achter elkaar

20. Denk in de ochtend, praat in de middag

21. Orden je werkplek

22. Ga gewoon door met je werk als iemand je onverwacht stoort

23. Gebruik je hoofd om te denken, niet om te onthouden! Kortom: reken niet op je geheugen, maar leg dingen vast.

24. Hou ruimte voor onverwachte dingen!!


Welke toepassing werkt voor

jou?


Meer over Sogyo

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en/of rss feeds via

http://www.sogyo.nl/contact/nieuwsbrief-rss-feeds/

Afstuderen:

http://www.werkenbijsogyo.nl/afstudeerstages/afstudere

n-sogyo//

Werken bij Sogyo: wij zoeken nieuwe collega’s (ook

wiskundigen )! Meer info: www.werkenbijsogyo.nl

Blog: www.software-innovators.nl

Twitter: http://twitter.com/sogyo

LinkedIn: http://www.linkedin.com/company/sogyo







http://www.werkenbijsogyo.nl/afstudeerstages/afstuderen-sogyo/




http://www.sogyo.nl/carriere/afstuderen-bij/

http://www.werkenbijsogyo.nl/

http://www.software-innovators.nl/



http://twitter.com/sogyo

http://www.linkedin.com/company/sogyo


Vragen?

Time Management - Vrije Universiteit Amsterdamvangoor/BA stage intervisiemiddag/present… ·...

Documents

Transcript of Time Management - Vrije Universiteit Amsterdamvangoor/BA stage intervisiemiddag/present… ·...