Structuurplannen

Opfrisser

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 2

Overzicht ?

• Archief = Administratie• Documentaire neerslag als gevolg van het

handelen van personen of organisaties• Betreft informatie die

– te gebruiken is voor verantwoording en bewijs, – een relatie heeft met een (bedrijfs)proces– wordt gebruikt bij communicatie.

• Van ontstaan tot afstoten• Een klein deel gaat naar een bewaarplaats (15%)

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 3

Structuurplan• Benamingen

– Overzicht– Documentair Structuurplan– Structuurplan informatiebeheer– Bedrijfsencyclopedie

• Onderdeel van de activiteit registreren– Levert informatie op proces / systeemniveau over

• Waarderen• Beschikbaarstellen• Bewaren• Classificatie

• Bevat metadata en contextinformatie

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 4

Beelden

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 5

Definitie

• Een registratie waarin zijn vastgelegd de organisatie van het informatiebeheer, de indeling van de gegevensbestanden en de manier waarop de onderdelen van de gegevensbestanden zijn gerangschikt.

• een presentatie van de actuele situatie van het informatiebeheer

• niet een plan waarin staat wat een organisatie voornemens is te doen op het terrein van informatiebeheer.

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 6

Gedacht resultaat

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 7

Doel

• Permanent actueel overzicht van het beheer van informatie ten behoeve van– Garanties omtrent tijdige beschikbaarheid– Garanties omtrent betrouwbaarheid– Inzicht in de volledigheid– Het beheer en behoud

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 8

Waarom 1

• Vanuit het bedrijfsbelang (doelmatigheid en doeltreffendheid, verantwoording en kostenbeheersing) en het cultuurhistorische belang (archiefwet) van elk object weten– wat de status is– wat de reden van de aanwezigheid

– welke afspraken er gelden

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 9

Waarom 2

• Vanuit het bedrijfsbelang (doelmatigheid en doeltreffendheid, verantwoording en kostenbeheersing) en het cultuurhistorische belang (archiefwet) van elk object weten– van welke taak / proces / product het een onderdeel is– wie ervoor verantwoordelijk zijn

• Bestuurders • Proceseigenaar• Informatiebeheerders

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 10

Model

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 11

Waarom 3

• Vanuit het bedrijfsbelang (doelmatigheid en doeltreffendheid, verantwoording en kostenbeheersing) en het cultuurhistorisch belang (archiefwet) van elk object weten– wat de waarde en de bewaartermijnen zijn– waar het te vinden is– hoe het eruit ziet (technische kwaliteit)– welke voorzieningen er (nodig) zijn voor beheer en

behoud

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 12

Centraal 1

• Informatie-object – te beheren eenheid bestaande uit

archiefbescheiden die op grond van inhoudelijke, logische, fysieke of technische kenmerken als eenheid zijn gegroepeerd.

• digitaal systeem

• 10 jarenblok

• serie bouwvergunningen

• personeelsdossiers

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 13

Centraal 2

• Handeling / proces / product– Samenbindend element

• Brug tussen analoog en digitaal

– Context informatie• Voor bepalen waarde en bewaartermijnen,

verantwoordelijkheden en gebruik

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 14

Plan

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 15

Centraal 3

product / proces /

handeling

Gegevens(info-object)

Context:

• Verantwoordelijken

• Beleidsveld

• Taak

• Bewaarbelang

• Risico

• VIND-catalogus

Beheer

• Verantwoordelijken

• Grondslag

• Vorm

• Code

• Bewaarbelang

• Standaarden

• Vindplaats

bevat

zijn de neerslag van

worden gebruikt in

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 16

Vastleggen gegevens

• Teksten en registratie– Zelf invulformulieren ontwerpen– Gebruik maken van kenniskaart– Zelf systeem ontwerpen– Systeem van anderen overnemen– Teksten in eenvoudige digitale structuur – CMS - content management systeem / Intranet– Records Management Applicatie (RMA)

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 17

Context

• Bepaalt de betekenis die aan gegevens moet worden toegekend.

• Het geheel van relevante elementen in de omgeving van gegevens (archiefbescheiden)

• werkprocessen, • producten• actoren, • medewerkers, • informatiesystemen etc.

• Geeft de samenhang met andere gegevens• De reden van bestaan, achtergrond, gezichtspunt

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 18

Tussenproduct

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 19

Archieffunctie• is het geheel van activiteiten en

functionaliteiten die een organisatie in staat stelt

• archiefbescheiden te gebruiken, • zich op basis van deze archiefbescheiden te

verantwoorden voor haar handelen en • in overeenstemming met wetgeving, normen en

eigen regels om te gaan met materiaal met cultureel-historische waarde.

• zij is autonoom

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 20

Archiefsysteem

• Meer formele situatie waarmee het autonome proces gestalte krijgt

• Het geheel van processen, documenten, gegevens, methoden, mensen en middelen aangegeven waarmee een organisatie haar archieffunctie vorm geeft.

• Specifiek informatiesysteem

– Record keeping system

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 21

Archieffunctie

Archiefsysteem

Verhoudingen 1

Structuurplan

RMA/RMS

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 22

Het product ?

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 23

Verhoudingen 2

ISO 15489

Archiefwet

Structuur-plan

RMA(rms)

REMANO(nen 2082)

Systeem /blok / bestand

Document(transactie)

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 24

Test en controle

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 25

Waarom standaarden

• Transparantie / controleerbaarheid

• Uniformiteit• Vereenvoudiging beheer

• Beheerskosten

• Uitwisselbaarheid• Vertikaal, Horizontaal, Door de tijd

• Op alle niveaus» Logisch / Technisch

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 26

Standaarden

• Twee aspecten– Standaardisatie van het plan

– Geen standaard voorhanden probeer wel aansluiting te houden op landelijke ontwikkelingen en modellen

– Opnemen van standaarden in het structuurplan als onderdeel van afspraken

– Logisch niveau

– Technisch niveau

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 27

Oplevering

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 28

Doe maar gewoon– Verzameling of centrale registratie van meta-

gegevens over de informatiehuishouding van een (overheids) organisatie.

– Eigenlijk beschikt iedere DIV afdeling wel op een of andere manier over de vereiste gegevens (of weet het wel te vinden)

– De gegevens worden geplaatst in een bepaalde context (archieffunctie)

– Het is minder spannend of ingewikkeld als het in eerste instantie lijkt.

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 29

Onderhoud en beheer

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 30

‘nieuwe methode’