Structuurplannen Opfrisser. 12 maart 2008SOD Structuurplannen2 Overzicht ? Archief = Administratie...

Structuurplannen

Opfrisser

12 maart 2008 SOD Structuurplannen 2

Overzicht ?

• Archief = Administratie• Documentaire neerslag als gevolg van het

handelen van personen of organisaties• Betreft informatie die

– te gebruiken is voor verantwoording en bewijs, – een relatie heeft met een (bedrijfs)proces– wordt gebruikt bij communicatie.

• Van ontstaan tot afstoten• Een klein deel gaat naar een bewaarplaats (15%)


Structuurplan• Benamingen

– Overzicht– Documentair Structuurplan– Structuurplan informatiebeheer– Bedrijfsencyclopedie

• Onderdeel van de activiteit registreren– Levert informatie op proces / systeemniveau over

• Waarderen• Beschikbaarstellen• Bewaren• Classificatie

• Bevat metadata en contextinformatie


Beelden


Definitie

• Een registratie waarin zijn vastgelegd de organisatie van het informatiebeheer, de indeling van de gegevensbestanden en de manier waarop de onderdelen van de gegevensbestanden zijn gerangschikt.

• een presentatie van de actuele situatie van het informatiebeheer

• niet een plan waarin staat wat een organisatie voornemens is te doen op het terrein van informatiebeheer.


Gedacht resultaat


Doel

• Permanent actueel overzicht van het beheer van informatie ten behoeve van– Garanties omtrent tijdige beschikbaarheid– Garanties omtrent betrouwbaarheid– Inzicht in de volledigheid– Het beheer en behoud


Waarom 1

• Vanuit het bedrijfsbelang (doelmatigheid en doeltreffendheid, verantwoording en kostenbeheersing) en het cultuurhistorische belang (archiefwet) van elk object weten– wat de status is– wat de reden van de aanwezigheid

– welke afspraken er gelden


Waarom 2

• Vanuit het bedrijfsbelang (doelmatigheid en doeltreffendheid, verantwoording en kostenbeheersing) en het cultuurhistorische belang (archiefwet) van elk object weten– van welke taak / proces / product het een onderdeel is– wie ervoor verantwoordelijk zijn

• Bestuurders • Proceseigenaar• Informatiebeheerders


Model


Waarom 3

• Vanuit het bedrijfsbelang (doelmatigheid en doeltreffendheid, verantwoording en kostenbeheersing) en het cultuurhistorisch belang (archiefwet) van elk object weten– wat de waarde en de bewaartermijnen zijn– waar het te vinden is– hoe het eruit ziet (technische kwaliteit)– welke voorzieningen er (nodig) zijn voor beheer en

behoud


Centraal 1

• Informatie-object – te beheren eenheid bestaande uit

archiefbescheiden die op grond van inhoudelijke, logische, fysieke of technische kenmerken als eenheid zijn gegroepeerd.

• digitaal systeem

• 10 jarenblok

• serie bouwvergunningen

• personeelsdossiers


Centraal 2

• Handeling / proces / product– Samenbindend element

• Brug tussen analoog en digitaal

– Context informatie• Voor bepalen waarde en bewaartermijnen,

verantwoordelijkheden en gebruik


Plan


Centraal 3

product / proces /

handeling

Gegevens(info-object)

Context:

• Verantwoordelijken

• Beleidsveld

• Taak

• Bewaarbelang

• Risico

• VIND-catalogus

Beheer

• Verantwoordelijken

• Grondslag

• Vorm

• Code

• Bewaarbelang

• Standaarden

• Vindplaats

bevat

zijn de neerslag van

worden gebruikt in


Vastleggen gegevens

• Teksten en registratie– Zelf invulformulieren ontwerpen– Gebruik maken van kenniskaart– Zelf systeem ontwerpen– Systeem van anderen overnemen– Teksten in eenvoudige digitale structuur – CMS - content management systeem / Intranet– Records Management Applicatie (RMA)


Context

• Bepaalt de betekenis die aan gegevens moet worden toegekend.

• Het geheel van relevante elementen in de omgeving van gegevens (archiefbescheiden)

• werkprocessen, • producten• actoren, • medewerkers, • informatiesystemen etc.

• Geeft de samenhang met andere gegevens• De reden van bestaan, achtergrond, gezichtspunt


Tussenproduct


Archieffunctie• is het geheel van activiteiten en

functionaliteiten die een organisatie in staat stelt

• archiefbescheiden te gebruiken, • zich op basis van deze archiefbescheiden te

verantwoorden voor haar handelen en • in overeenstemming met wetgeving, normen en

eigen regels om te gaan met materiaal met cultureel-historische waarde.

• zij is autonoom


Archiefsysteem

• Meer formele situatie waarmee het autonome proces gestalte krijgt

• Het geheel van processen, documenten, gegevens, methoden, mensen en middelen aangegeven waarmee een organisatie haar archieffunctie vorm geeft.

• Specifiek informatiesysteem

– Record keeping system


Archieffunctie

Archiefsysteem

Verhoudingen 1

Structuurplan

RMA/RMS


Het product ?


Verhoudingen 2

ISO 15489

Archiefwet

Structuur-plan

RMA(rms)

REMANO(nen 2082)

Systeem /blok / bestand

Document(transactie)


Test en controle


Waarom standaarden

• Transparantie / controleerbaarheid

• Uniformiteit• Vereenvoudiging beheer

• Beheerskosten

• Uitwisselbaarheid• Vertikaal, Horizontaal, Door de tijd

• Op alle niveaus» Logisch / Technisch


Standaarden

• Twee aspecten– Standaardisatie van het plan

– Geen standaard voorhanden probeer wel aansluiting te houden op landelijke ontwikkelingen en modellen

– Opnemen van standaarden in het structuurplan als onderdeel van afspraken

– Logisch niveau

– Technisch niveau


Oplevering


Doe maar gewoon– Verzameling of centrale registratie van meta-

gegevens over de informatiehuishouding van een (overheids) organisatie.

– Eigenlijk beschikt iedere DIV afdeling wel op een of andere manier over de vereiste gegevens (of weet het wel te vinden)

– De gegevens worden geplaatst in een bepaalde context (archieffunctie)

– Het is minder spannend of ingewikkeld als het in eerste instantie lijkt.


Onderhoud en beheer


‘nieuwe methode’

Structuurplannen Opfrisser. 12 maart 2008SOD Structuurplannen2 Overzicht ? Archief = Administratie...

Documents

Transcript of Structuurplannen Opfrisser. 12 maart 2008SOD Structuurplannen2 Overzicht ? Archief = Administratie...