Post on 08-May-2018
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
1
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
2
INHOUDSOPGAVE
1. Voorwoord .............................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
2. Algemene beschrijving ................................................................................. 4
2.1 Algemene gegevens ..................................................................................... 4
2.2 Missie .......................................................................................................... 5
2.3 Beschrijving van het concept ....................................................................... 5
2.4 Behoefte ...................................................................................................... 6
2.5 Doelstelling .................................................................................................. 6
3. Organisatieplan ............................................................................................. 7
3.1 Organigram bestuur ..................................................................................... 7
3.2 Algemeen organigram ................................................................................. 8
3.2.1. Uitleg algemeen organigram .................................................................... 9
3.3 Verdeling van de afzonderlijke organisatietaken ...................................... 15
3.3.2. Projectcoordinator ................................................................................... 5
3.3.3. Projectleiders ............................................................................................ 5
3.3.4. Structuur projecten .................................................................................. 6
3.3.5. Organigram Projectstructur ...................................................................... 6
4. Inrichting administratie en boekhouden .................................................. 21
4.1 Voorraadbeheer .......................................................................................... 22
5. Huisregels .................................................................................................... 23
6. Stappenplan werving ambassadeurs ........................................................ 24
7. Financiel plan .............................................................................................. 28
8. Marketingplan ............................................................................................ 31
8.1 Doelgroep ................................................................................................... 31
8.2 Product ...................................................................................................... 31
8.3 Prijs ............................................................................................................ 31
8.4 Plaats ......................................................................................................... 32
8.5 Promotie ..................................................................................................... 32
8.6. Oflinestrategie: voortzetten en uitbereiden ............................................. 33
8.7.Online strategie: ontwikkelen en optimaliseren ........................................ 34
9. Actiepunten maart 2013-december 2013 .................................................. 36
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
3
1. Voorwoord
Dit is het beleidsplan van Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs, hierna SVA. Het
plan omvat een overzicht van de organisatie, de doelstellingen, projecten en geeft
inzicht in de werving en het beheer van de fondsen. Het plan is opgesteld alleen voor
het intern gebruik en dient als richtlijn gebruikt te worden.
SVA vormt een netwerk van vrijwilligers met en zonder vluchtelingen achtergrond.
Samen zetten wij ons in om vooroordelen weg te nemen en ontmoeting, begrip en
tolerantie te bevorderen.
Wij zijn actief in de regio Midden-Nederland. Zo vertellen wij onze persoonlijke
verhalen op scholen en andere instanties en doen wij mee aan plaatselijke debatten
over bijvoorbeeld mensenrechten of integratie. Wij laten ons zien op festivals en
andere events en komen regelmatig in de plaatselijk of landelijke media. In al onze
activiteiten laten wij mensen kennismaken met vluchtelingen en met het thema
‘vluchten’.
Het doel is het vergroten van het begrip en de kennis over vluchtelingen in de
samenleving om zo ook vluchtelingen in staat te stellen zelf bruggen te bouwen
tussen vluchtelingen en Nederlanders.
De huidige projectcoördinator is verantwoordelijk voor organiseren van projecten. De
activiteiten worden tegen een kleine vergoeding aangeboden aan bedrijven , scholen,
organisaties, verenigingen en nog veel meer maatschappelijke organisaties en
instanties.
Voorzitter
Fatma Mahtab
4 maart 2013
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
4
2. Algemene beschrijving
2.1. Algemene gegevens
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
site : www.vluchtelingenambassadeurs.nl. (onder voorbehoud)
Email: fatmamahtab@gmail.com (zolang de stichting geen eigen e-mail heeft)
Telefoonnummer: 0624352001
contactpersoon: Fatma Mahtab
2.1.2. Notariële oprichting van de stichting
Op 1 januari 2013 is de stichting bij notariële akte opgericht. In de statuten van de
stichting zijn de doelstellingen als volgt geformuleerd:
‘ Het bevorderen, stimuleren en ondersteunen van projecten gericht op de
ontwikkeling van vluchtelingen in Nederland. Het vergroten van het begrip en de
kennis over vluchtelingen. Bij te dragen aan het verkleinen van de kloof tussen
Nederlanders en vluchtelingen in Nederland onder meer door het bevorderen van
ontmoeting, begrip en tolerantie, om daarmee vooroordelen en discriminatie tegen te
gaan en voorts al hetgeen met een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt
of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de meest ruime zin van het woord’.
2.1.2. Het bestuur
Het bestuur bestaat op dit moment uit:
Fatma Mahtab (voorzitter)
Omid Javaheryzad (secretaris)
Maham Adib (penningmeester)
Siavash Siamak Farohki (vice – voorzitter)
De leden van het bestuur ontvangen geen beloning voor hun werkzaamheden. Zij
hebben wel recht op vergoeding van de door hen in de uitoefening van hun functie
gemaakte kosten.
2.1.3. Correspondentieadres en inschrijving K.V.K.
De stichting heeft als correspondentieadres: Frankenburg 59, 2235 AN Valkenburg
(Zuid-Holland) en is ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van
Koophandel onder nummer Maham moet dit invullen, hij heeft de papieren.
Het rekeningnummer bij de (…) bank is : Maham moet dit invullen. Graag ook de
rrsid nummer…
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
5
2.1.4. Boekjaar en jaarstukken
Het boekjaar van de stichting is gelijk aan het kalenderjaar. Jaarlijks wordt door de
penningmeester een financieel verslag opgesteld met een balans en een overzicht en
verantwoording van de inkomsten en uitgaven. De opgestelde jaarrekening wordt
gecontroleerd door het bestuur en daarna formeel vastgesteld door het
Stichtingsbestuur.
2.1.5. Adviseurs
De Stichting kent Raad van Advies en Raad van Ambassadeurs. Voor uitleg zie
Hoofdstuk 3.2.1.
2.2.Missie
Het doel is het vergroten van het begrip en de kennis over vluchtelingen in de
samenleving om zo ook vluchtelingen in staat te stellen zelf bruggen te bouwen
tussen vluchtelingen en Nederlanders.
2.3.Beschrijving van het Concept
2.3.1. Samenwerkende organen
Vluchtelingen ambassadeurs zijn altijd een onderdeel van vluchtelingenwerk
geweest. Vluchtelingenwerk is op dit moment onze samenwerkende orgaan. Op dit
moment is er een start gemaakt voor een duurzame samenwerking met de UAF. Wij
streven naar om in toekomst nog meer samenwerkende organen en stichtingen te
hebben om zoveel mogelijk samen te kunnen werken.
2.3.2. Fondsenwerving in Nederland
Fondsenwerving is voor ons veel breder dan het zoeken naar financiën. We hebben
het dan over werving van kennis, menskracht, diensten, geld of materialen. Via
fondsen, sponsors en donateurs, maar ook via subsidies, aanbestedingen en
zelffinanciering willen wij onze stichting gezond houden.
2.3.3 Activiteiten van de stichting
Om onze missie en strategie te bereiken willen wij zoveel mogelijk verschillende
doelgerichte projecten aanbieden. Minimaal twee per maand. De projecten kunnen
bestaan uit workshops, voorlichtingen, trainingen, maar ook sociale activiteiten voor
de ambassadeurs.
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
6
2.4.Behoefte
SVA zal zich moeten focussen op haar projectensysteem en haar beleid. Om een
goede strategie aan te houden zal zij meer aandacht moeten besteden aan haar
kerncompetenties: projecten en ambassadeurs. Op deze manier kan zij zich volledig
richten op project tot project en uitbouwen tot een specialisme.
Naast een duidelijke focus is het voor de stichting belangrijk om groei van het aantal
ambassadeurs en haar klanten te realiseren. Om deze groei te realiseren zal het
huidige ambassadeurs en klantenbestand uitgebreid moeten worden. Om deze
uitbreiding te bewerkstelligen moet de stichting een bepaalde percentage van haar
huidige budget beschikbaar stellen voor promotionele activiteiten. Het budget is vrij
beperkt en daarom is het belangrijk om activiteiten te kiezen die niet te veel kosten,
maar wel een gunstig effect op de beleidsvoering van de stichting hebben.
Deze uitbreiding kan zowel relatie-intensivering met bestaande ambassadeurs en
klanten betekenen als het aantrekken van nieuwe ambassadeurs en klanten. Wanneer
de stichting in staat is om nieuwe ambassadeurs en klanten aan te trekken zal zij haar
doelstelling voor 2014 kunnen realiseren.
Bovendien moet de stichting meer aandacht besteden over de koers van haar beleid.
Om dit te realiseren moeten er duidelijke richtlijnen worden opgezet met duidelijke
afspraken.
Tot slot moet de stichting haar samenwerking met de externe organisaties versterken.
2.5.Doelstelling
Wij willen harmonie binnen de Nederlandse samenleving. Samen zetten wij ons in
om vooroordelen weg te nemen en ontmoeting, begrip en tolerantie te bevorderen.
SVA heeft ten doel;
Het bevorderen, stimuleren en ondersteunen van projecten gericht op de
ontwikkeling van vluchtelingen in Nederland;
Het vergroten van het begrip en de kennis over vluchtelingen;
Bij te dragen aan het verkleinen van de kloof tussen Nederlanders en
vluchtelingen in Nederland onder meer door het bevorderen van ontmoeting,
begrip en tolerantie, om daarmee vooroordelen en discriminatie tegen te gaan.
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
7
3. Organisatieplan
3.1. Organigram bestuur
o Het bestuur van SVA bestaat uit een door het bestuur vast te stellen aantal van
tenminste drie en ten hoogste vijf natuurlijke personen. Het huidige bestuur
bestaat uit vier natuurlijke personen.
o Bestuurders worden benoemd door het bestuur. In ontstane vacatures wordt zo
spoedig mogelijk voorzien, doch in ieder geval binnen drie maanden.
o Het bestuur wijst uit zijn midden een voorzitter, een vice - voorzitter, een
secretaris en een penningmeester aan.
o Daarnaast zijn de statutaire en huishoudelijke regels zijn hier van toepassing.
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
8
3.2. Algemeen organigram
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
9
3.2.1. Uitleg organigram
o Het bestuur kan een raad van advies instellen, bestaande uit een door het
bestuur te bepalen aantal van ten minste drie natuurlijke personen.
o De leden van de raad van advies worden benoemd door het bestuur.
o De raad van advies is samengesteld uit personen die, op grond van hun
affiniteit met de doelstellingen van de stichting , kennis en ervaring op voor het
bestuur relevante terreinen, als klantbord van het bestuur kunnen fungeren.
o De leden van de raad van advies worden benoemd voor een periode van twee
jaar en zijn onbeperkt herbenoembaar.
o De leden van de raad van advies kunnen zowel gevraagd als ongevraagd advies
uit brengen aan het bestuur.
o Het bestuur zorgt ervoor dat de raad van advies ten minste een maal per jaar
bijeenkomt.
Raad van Advies
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
10
o De stichting kent een raad van ambassadeurs bestaande uit als zodanig door het
bestuur erkende vluchtelingen ambassadeurs.
o De doelstelling van raad van ambassadeurs is het volgen van en adviseren over
de realisatie van de doelstelling van de stichting. Daarnaast komt aan de raad
van ambassadeurs de bevoegdheid toe het jaarlijks door het bestuur op te
stellen beleidsplan van de stichting goed te keuren.
o Het bestuur van de stichting kan slechts natuurlijke personen die aantoonbare
affiniteit hebben met de doelstelling van de stichting en of vluchteling zijn als
vluchtelingen ambassadeur erkennen. Een potentiele vluchtelingen
ambassadeur kan daartoe uitsluitend persoonlijk worden uitgenodigd door het
bestuur.
o Erkenning als vluchtelingen ambassadeur kan op dezelfde wijze waarop zij
geschiedt ook weer ingetrokken.
o Een vluchteling ambassadeur wordt met de erkenning als zodanig benoemd
voor onbepaalde tijd.
o De raad van ambassadeurs komt ten minste een maal per jaar met het bestuur
bijeen.
Raad van Ambassadeurs
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
11
o De stichting kent een projectcoördinator bestaande uit als zodanig door het
bestuur erkende vluchteling ambassadeur.
o Het bestuur van de stichting kan slechts natuurlijke personen die aantoonbare
affiniteit hebben met de doelstelling van de stichting en of vluchteling zijn als
vluchtelingen ambassadeur erkennen. Een potentiele vluchtelingen
ambassadeur kan daartoe uitsluitend persoonlijk worden uitgenodigd door het
bestuur.
o De doelstelling van de projectcoördinator is het organiseren van
bijeenkomsten en persoonlijke ontmoetingen om de doelstelling van de
stichting te realiseren.
o De projectcoördinator wordt benoemd door het bestuur voor een periode van
twaalf maanden op vrijwillige basis en is onbeperkt herbenoembaar.
o De projectcoördinator is verantwoordelijk voor alle projecten binnen de
stichting.
o De projectcoördinator volgt de instructies vastgesteld door het bestuur.
o De projectcoördinator stelt een projectplan vast gericht op de doelstellingen
van de stichting en het beleidsplan.
o Andere huishoudelijke regels en regelementen vastgesteld door het bestuur zijn
hier van toepassing.
Projectcoördinator
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
12
o De stichting kent een projectleider bestaande uit als zodanig door het bestuur
erkende vluchteling ambassadeur.
o Het bestuur van de stichting kan slechts natuurlijke personen die aantoonbare
affiniteit hebben met de doelstelling van de stichting en of vluchteling zijn als
projectleider erkennen. Een potentiele vluchtelingen ambassadeur kan daartoe
uitsluitend persoonlijk worden uitgenodigd door het bestuur.
o De doelstelling van de projectleider is het uitvoeren van de projecten die
binnen haar takkenpakket valt.
o De projectleider wordt benoemd door het bestuur voor een periode van twaalf
maanden op vrijwillige basis en is onbeperkt herbenoembaar.
o De projectleider volgt de instructies die zijn ingesteld door het bestuur en
projectcoördinator.
o De projectleider werkt intensief samen met de projectcoördinator.
o De projectleider volgt de instructies die zijn vastgesteld in de projectplan en
andere regelementen vastgesteld door het bestuur en projectcoördinator.
o Andere huishoudelijke regels en regelementen vastgesteld door het bestuur zijn
hier van toepassing.
Projectleider
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
13
o De stichting kent een fondswerver bestaande uit als zodanig door het bestuur
benoemd. De fondswerver hoeft niet een vluchteling ambassadeur te zijn.
o Het bestuur van de stichting kan slechts natuurlijke personen die zowel
aantoonbare affiniteit hebben met de doelstelling van de stichting als
voldoende kennis en ervaring hebben voor de functie fondswerver benoemen.
o De doelstelling van de fondswerver is het werven van fondsen voor de
doelstellingen van de stichting.
o De fondswerver wordt benoemd door het bestuur voor een periode van twaalf
maanden op basis van een overeenkomst van opdracht.
o Hier zijn de regels van de overeenkomst van opdracht zoals overeengekomen
met het bestuur van toepassing.
o Andere huishoudelijke regels en regelementen vastgesteld door het bestuur zijn
hier ook van toepasing.
Fondswerver
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
14
o De stichting heeft vrijwilligers bestaande uit als zodanig door het bestuur
erkende vluchteling ambassadeur.
o Het bestuur van de stichting kan slechts natuurlijke personen die aantoonbare
affiniteit hebben met de doelstelling van de stichting en of vluchteling zijn als
vluchtelingen ambassadeur erkennen. Een potentiele vluchtelingen
ambassadeur kan daartoe uitsluitend persoonlijk worden uitgenodigd door het
bestuur.
o Het werk van de ambassadeur is vrijwillig maar niet vrijblijvend. De
ambassadeur behoort de regelementen en het beleid van de SVA te respecteren.
o De doelstelling van de ambassadeur is het hetzelfde als het doel van de SVA.
o De ambassadeur wordt benoemd door het bestuur voor een periode van twaalf
maanden op vrijwillige basis en is onbeperkt herbenoembaar.
o De ambassadeur volgt de instructies die zijn ingesteld door het bestuur,
projectcoördinator en projectleiders.
o De ambassadeur werkt intensief samen met de projectleiders.
o Andere huishoudelijke regels en regelementen vastgesteld door het bestuur zijn
hier van toepassing.
Ambassadeurs
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
15
3.3. Verdeling van de afzonderlijke organisatietaken
De voorzitter en secretaris worden bij voorkeur benoemd uit de bestuursleden die al
gedurende ten minste één jaar in functie zijn. De secretaris vervangt de voorzitter bij
diens afwezigheid of er wordt (vooraf) vanuit het bestuur een plaatsvervangende
voorzitter aangesteld. Gezamenlijk vormen de voorzitter, de secretaris en de
penningmeester het dagelijks bestuur van de stichting. Het dagelijks bestuur kan
naast de algemene vergaderingen tussendoor als dagelijks bestuur overleg voeren. Dit
betreft dan vaak overleggen die te maken hebben met de uitvoering van besluiten van
het totale bestuur. Naast deze basisfuncties binnen het bestuur van de SVA, is er ook
nog de functie van overig bestuurslid. De overige bestuursleden nemen deel aan alle
algemene vergaderingen van het bestuur. Zij hebben een gelijkwaardige positie in de
besluitvorming van het bestuur. Hoewel de verantwoordelijkheid van de overige
bestuursleden ten opzichte van de drie bovenstaande functies anders is, is het
verstandig om een duidelijk beeld te hebben van de kennis en kwaliteiten die deze
leden toe kunnen voegen aan het bestuur.
De voorzitter is belast met:
1. het leiden van alle vergaderingen;
2. het coördineren van het bestuursbeleid en in het algemeen het initiëren van en
zorgen voor een goed verloop van de, in het belang van de stichting,
noodzakelijke werkzaamheden;
3. het samenstellen van het jaarverslag.
4. Contactpersoon tussen het bestuur en projectcoördinator
De secretaris is belast met:
1. de administratie en correspondentie
2. de voorbereiding en het beleggen van alle vergaderingen;
3. het notuleren van alle vergaderingen;
4. het verschijnen van publicaties en periodieken;
5. het beheer van de eigendommen, geldmiddelen daarvan uitgesloten.
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
16
De penningmeester is belast met:
1. het beheer, de invordering en uitbetaling van de gelden van de stichting en de
boekhouding daarvan;
2. het regelmatig, doch ten minste eenmaal per jaar, verslag uitbrengen van de
financiële positie van de stichting;
3. het elk jaar opstellen van een begroting voor het komende stichtingsjaar;
4. het meewerken aan het jaarlijkse verslag van een door het bestuur aangewezen
externe registeraccountant en het jaarlijkse verslag van de financiële commissie
(indien aanwezig).
5. contactpersoon tussen het bestuur en de fondswerver.
De Vice – voorzitter is belast met:
1. de ambassadeurs administratie
2. contactpersoon tussen de ambassadeurs en het bestuur
3. PR-coördinator
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
17
3.3.2. Projectcoördinator
De projectcoördinator is verantwoordelijk voor de coördinatie van de projecten van
de stichting. De projectcoördinator staat in lijn onder het bestuur van SVA. De
projectcoördinator heeft de ruimte om eigen regelementen en richtlijnen op te stellen
(binnen de door het bestuur vast te stellen kaders). De projectcoördinator is
verantwoordelijk voor de voortgang van de projecten. Zij/hij werkt intensief samen
met de projectleiders.
De projectcoördinator is belast met:
1. Zelfstandig binnen halen van nieuwe projecten en opdrachten
2. Coördinatie van de projecten van SVA
3. Ondersteuning bij ontwikkelen nieuwe projecten
4. Contact onderhouden met de opdrachtgevers
5. Begeleiden en mede aansturen projectleiders
6. Projectplan opstellen voor het hele jaar en in overleg met het bestuur
7. Richtlijnen opstellen voor de projectleiders (in overleg met het bestuur)
8. Maandelijks verslag en of overleg over de voortgang van de projecten aan het
bestuur
9. Jaarlijkse verslag over de projecten
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
18
3.3.3. Projectleiders
De projectleider is verantwoordelijk voor de uitvoering van een bepaald project. De
projectleider staat in lijn onder de projectcoördinator. De projectleider heeft de ruimte
om zelf te bepalen welke project hij/zij graag wilt uitvoeren. Ook kan een
projectleider een eenmalig project uitvoeren. De projectleider heeft ook de ruimte
(binnen de kaders van het bestuur en projectcoördinator) om op eigen initiatief een
project te ontwikkelen.
De projectleider is belast met:
1. Ondersteuning van de projectcoördinator bij het binnen halen van nieuwe
projecten.
2. Uitvoering van de activiteiten binnen het project.
3. Contact onderhouden met de ambassadeurs.
4. Taakverdeling tijdens een activiteit
5. Richtlijnen opstellen voor de ambassadeurs (in het kader van het project)
6. Evaluatie over het voortgang van de project.
7. Alle andere bijkomende taken en afspraken.
3.4. Structuur projecten
Het is de bedoeling dat SVA in de toekomst diverse projecten gericht op haar
doelstellingen kan aanbieden. De projecten zullen uit verschillende soorten
activiteiten bestaan. Zo kan gedacht worden aan culturele activiteiten, workshops en
spel en sport activiteiten. Om deze missie te realiseren moet SVA meer ambassadeurs
werven. SVA heeft op dit moment te weinig geschikte ambassadeurs om nieuwe
projecten te kunnen ontwikkelen. Daarom heeft SVA nu voor een simpele
projectsysteem gekozen. Onze missie is om voor het eind van het jaar 2013 minimaal
24 diverse projecten hebben georganiseerd. Deze kunnen bestaan uit zowel
workshops, sociale activiteiten, trainingen en voorlichtingen.
Op dit moment begint SVA met twee projecten:
1. Project voorlichting/workshops
2. Project ambassadeurswerving en Teambuilding
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
19
Ad. 1. Project voorlichting/workshops:
Stef Stam is de projectleider van dit projectgroep. Op basis van de richtlijnen en
projectplan opgesteld door projectcoördinator en het bestuur zal Stef voor de
uitvoering zorgen. Tijdelijk zal deze project uit twee delen bestaan, project
workshops en project voorlichting. Met workshops kan gedacht worden aan
activiteiten zoals communicatietrainingen, presentatietrainingen, fort europa spel,
mensenbieb etc. project voorlichting spreekt voor zich. Als wij meer projectleiders
hebben, dan zal de project workshop een aparte project worden. Het is wel de
bedoeling dat tijdens de activiteiten tenminste een van de begeleiders aanwezig is.
Van dit projectgroep wordt verwacht dat de projectleider op het veld aanwezig is,
mocht hij/zij niet kunnen dan is de projectcoördinator de aangesproken persoon. In
noodgevallen kan beroep worden gedaan op het bestuur.
Ad. 2. Project ambassadeurswerving en teambuilding:
Annabel Bosma is de projectleider van dit project. Op basis van de richtlijnen en
projectplan opgesteld door projectcoördinator en het bestuur zal Annabel voor de
uitvoering zorgen. Tijdelijk zal dit project uit twee delen bestaan, project
ambassadeurswerving en project team-building. Als wij meer projectleiders hebben,
dan zal het project teambuilding een aparte project worden. Team-building zal de
functie hebben om de samenwerkingsverband onder de ambassadeurs(inclusief het
bestuur) te versterken en ambassadeurs te motiveren. Project ambassadeurswerving
geeft de projectleider meer de vrijheid om eigen beleid te voeren, wel met respect
voor de richtlijnen opgesteld door het bestuur en de projectcoördinator. Daarnaast
werkt de projectleider intensief samen met de PR-groep voor de promotie van het
project. Dit geldt uiteraard voor alle projecten. Maar dit project vergt meer aandacht.
Op dit moment zijn er weinig ambassadeurs die ervaring hebben met de PR daarom
zal het bestuur hiermee helpen. De sollicitatiegesprekken zullen door de projectleider
georganiseerd worden. Tijdens de sollicitatiegesprekken moeten minimaal twee
bestuursleden aanwezig zijn. Dit in verband met onze statuten en
vrijwilligerscontract.
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
20
3.4.2. Organigram projectstructuur
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
21
4. Inrichting administratie en boekhouden
De onderstaand ordners zullen worden gebruikt om de administratie op orde te
houden:
KASADMINISTRATIE: In deze ordner bevinden zich alle facturen, Treinkaartjes,
kwitanties etc op van elke betaling en elke ontvangst die contant gebeurt. (betalingen
die met de pinpas worden gedaan horen hier NIET in thuis, deze horen bij de ordner
bank) Het opbergen dient te gebeuren op datum volgorde en aan het eind van iedere
maand dient een kopie van Uw kasboek hieraan toegevoegd te worden.
BANKADMINISTRATIE: In deze ordner bevinden zich de ontvangen
bankafschriften op, uiteraard op datum volgorde, met daarbij de factuur die betaald is,
de kassabon van de betaling per pinpas, een kopie van een factuur waarop de betaling
van de derde is ontvangen en voorts zo verder dat voor iedere mutatie die op de
bankrekening heeft plaatsgevonden een bijlage bij het bankafschrift komt.
UREN REGISTRATIE: Hierin wordt alle uren die door de bestuursleden zijn
besteed aan de activiteiten bijgehouden. Hierdoor krijgt U een goed inzicht hoelang
de bestuursleden met bepaalde activiteiten zijn bezig geweest en of dit in
overeenstemming is met de tijd die ervoor vooraf ingeschat was. Blijkt in de praktijk
dat deze tijden nogal afwijken van de calculatie vooraf, dan is het verstandig om voor
de toekomst de calculaties hierop aan te passen.
CONTRACTEN EN OVEREENKOMSTEN :In deze ordner worden de
overeenkomsten of andere afspraken en contracten bewaard. Dit vergemakkelijkt het
opzoeken van zaken aanzienlijk.
AGENDA: In deze ordner wordt bijgehouden op welk tijdstip de bestuursleden
ergens zijn geweest en waarvoor. Van de ene kant vergemakkelijkt dat het nazoeken
achteraf, maar ook bij controle van gereden km met Uw auto en de tijd die de
bestuursleden spenderen voor activiteiten.
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
22
4.1.Voorraadbeheer
Er is een onderzoek nodig om de gebruiksfrequentie van de belangrijkste producten
die SVA nodig heeft. Hierna zullen wij bepalen hoeveel wij van dit product kunnen
bestellen. Natuurlijk zullen wij rekening houden, indien nodig , met de
houdbaarheidsdatum.
Vervolgens zullen wij de besteltijd en levertijd van deze producten in kaart brengen.
Databeheer
Actieve leden: Voor alle ambassadeurs die actief zijn voor de stichting worden hun
gegevens opgeslagen en bewaard. De onderstaande gegevens worden geregistreerd:
Datum van inschrijving(DD,MM,JJJJ),Voornaam, achternaam, geboorte
datum(DD,MM,JJJJ), geboorteplaats en land, adres, postcode en plaats,
telefoonnummer, e-mail adres, functie, wanneer in NL gekomen(het jaar).
Niet actieve leden: Voor de ambassadeurs die meer dan zes manden niet actief zijn
en ook niet hebben laten weten de reden hiervoor. Voor de leden die de reden hebben
gegeven, wordt er een notitie van gemaakt zodat de bestuursleden op de hoogte
worden gehouden.
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
23
5. Huisregels
1. We tonen verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van ons werk en van dat van
anderen.
2. We respecteren elkaar en elkanders mening en inzet.
3. Discriminatie, alsmede (dreiging van) geweld, in welke vorm dan ook, worden
niet getolereerd.
4. Het gebruik maken van of het in bezit zijn van welk wapen dan ook tijdens
activiteiten is ten strengste verboden.
5. We doen wat we zeggen, en we zeggen wat we doen.
6. Declaratie van vervoerkosten worden gedaan door het formulier volledig en
correct in te vullen en binnen twee weken na de activiteit retourneren naar de
penningmeester.
7. Afmelden voor een activiteit in verband met bijvoorbeeld ziekte of privé
omstandigheden dient minimaal 24 uur van te voren gedaan te worden.
8. Bij conflicten of misverstanden met collega’s, melden dit aan een van de
bestuursleden.
9. Conflicten met de partner van SVA kunnen in principe niet voorkomen, mocht
dit je toch gebeuren blijf dan beleefd en vriendelijk en laat dit door de
bestuursleden afhandelen.
10. Ga met onze spullen en de spullen van onze partners om alsof het je eigen
spullen zijn.
11. Drugs nuttigen voor, tijdens of direct na een activiteit of een vergadering is niet
toegestaan.
12. Diefstal betekent ontslag en aangifte bij de politie.
13. We werken samen, teamspirit is het motto!
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
24
6. Stappenplan werving ambassadeurs
Met deze stappenplan is het de bedoeling dat wij niet alleen mensen informeren over
de activiteit van Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs(SVA) maar ook ze motiveren
om dit vrijwilligerswerk te doen.
Dit wervingsplan maakt deel uit van het algemene communicatieplan van SVA.
Wij informeren anderen eerst over het bestaan van SVA en proberen een positief
beeld te schetsen van onze activiteiten. Daarna communiceren wij over een door ons
gewenste gedragsverandering: wordt vrijwilliger binnen SVA!
Dit communicatie en wervingsplan gaan wij systematisch aanpakken om succesvol te
zijn. Hiermee gaan wij onze energie, tijd en geld besparen.
Stappen:
1 Bepalen waar wij welke vrijwilligers voor zoeken (functie, taak of klus)
2 Maken een profiel van de vrijwilligers die wij zoeken
3 Bepalen tot wie wij ons willen richten
4 Vaststellen de wervingsboodschap met betrekking tot:
inhoud (waar leggen wij de nadruk op?)
toon (hoe zeggen wij het?)
zender (wie zeggen het?)
5 Bepalen hoe wij de boodschap willen overbrengen:
mediakeuze (folder via de bibliotheek, interview in wijkkrant)
gesprek (spreekuur, Open Dag)
folders (huis-aan-huis verspreiden, via leden)
enz.
6 Bepalen waar, wanneer en door wie de wervingsboodschap overgebracht
gaat worden.
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
25
STAP1
Vrijwilligers gezocht voor…: wees helder en duidelijk!
Hier bepalen wij waar wij vrijwilliger voor zoeken. Gaat het om een functie? Moet er
medewerking worden verleend aan een project of aan een activiteiten of dienst? Zijn
het taken of klussen die snel en vakkundig moeten worden uitgevoerd? de activiteit
moet zo concreet mogelijk omschreven worden.
Bvb: wij zoeken een muzikant voor de teambuilding avond, en geen artiest voor
vluchteling avond.
STAP 2
Maak een profiel van de vrijwilliger die u zoekt!
Ook als er geen bijzondere eisen of kwaliteiten worden verlangd, is dit belangrijk.
Mensen hebben allemaal verschillende persoonlijke omstandigheden, interesses en
maatschappelijke achtergronden. Hier proberen wij vast te stellen welke mensen het
makkelijkst aansluiting vinden bij SVA. Niet om mensen uit te sluiten, maar om uw
kansen op succes te vergroten.
Bij het samenstellen van het profiel wordt rekening gehouden met de volgende zaken:
wensen ten aanzien van vaardigheden, deskundigheid en kwaliteiten
geslacht
leeftijd
opleidingsniveau
plaats van het vrijwilligerswerk in het dagelijks leven van de vrijwilliger (naast
betaald werk of studie)
leefsituatie (zelfstandig, bij ouders)
maatschappelijke of culturele achtergrond (religie, etniciteit of sociale klasse)
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
26
STAP 3
Bepalen tot wie wij ons richten
Wij richten de boodschap rechtstreeks tot de aspirant-vrijwilliger. Maar het is ook
denkbaar om gebruik te maken van tussenpersonen.
Let dus op: is de boodschap bedoeld voor de aspirant-vrijwilliger zélf, een
tussenpersoon, een sleutelfiguur, ouders, of leerkrachten?
Bij een tussenpersoon, worden andere middelen en een andere toon gebruikt om de
boodschap over te brengen.
Stap 4
De wervingsboodschap
Met deze wervingsboodschap moeten wij de interesse wekken van onze doelgroep.
De wervingsboodschap moeten drie elementen bevatten die met elkaar een eenheid
vormen: de inhoud van de boodschap, de toon van de boodschap en degene die de
boodschap overbrengt.
STAP 5
De Boodschap overbrengen
Hoe gaan wij de vrijwilligers te benaderen?
De directe benadering is altijd de beste! mensen persoonlijk vragen!
Mensen direct aanschrijven, via brieven of e-mail. Daarna altijd persoonlijk dat
mondeling vragen!
Plan schriftelijke informatie in een pr-plan. Laat het uw wervingscampagne
ondersteunen.
Wij kunnen plaatselijke radio en TV-zenders inschakelen.
Een eigen website, met links naar sites die voor onze wervingsdoelgroep
interessant zijn.
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
27
STAP 6
De Plaats waar wij vrijwilligers zoeken
Waar kunnen wij de vrijwilligers vinden die wij zoeken? Als dit zo gericht mogelijk
gedaan wordt, levert het meest resultaat op, en kost het minst. De plekken waar een
duidelijke relatie met onze activiteit ligt zijn de meeste interessanter. Folders uitdelen
op een drukke koopavond of het hangen van een affiche in de discotheek heeft niet
zoveel zin als er niet een duidelijke relatie ligt met onze activiteiten.
Waar moeten wij altijd aandenken:
Goed bereikbaar zijn, via e-mail, telefoon o.d. Want wanneer ik vrijwilligerswerk
wil komen doen, maar ik krijg geen contact met u kom ik niet meer!
Een informatiepakket samenstellen dat wij geïnteresseerden toe kunnen sturen. De
nadruk leggen op de taken, verantwoordelijkheden en activiteiten, op wie, wat,
waar. Zorgen dat dit klaar ligt, zodat wij dit alleen maar op hoeven te sturen.
Zorgen ervoor dat wij aspirant vrijwilligers snel en goed te woord staan.
Nieuwe vrijwilligers het gevoel geven dat wij blij zijn dat ze er zijn, dat ze
welkom zijn,
Doseren de informatie die wij nieuwe vrijwilligers geven. Ook in een gesprek
moeten wij vooraf bedenken, wat wij nu vertellen en wat later kan.
Stellen een informatie pakket over de interne werkwijze samen.
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
28
7. Financiële plan
Algemeen
Om Vluchtelingen Ambassadeurs te kunnen professionaliseren is een investering
nodig van ruim €14.525,- per jaar. Op dit moment is er een bedrag van ruim €6.000,-
beschikbaar op de rekening van VWN (verkregen door fondsenwerving). Dit bedrag
dient door VWN overgemaakt te worden naar een rekeningnummer van
Vluchtelingen Ambassadeurs. Naast het bedrag worden ook een deel van de kosten
van activiteiten vergoedt door de opdrachtgevers. Alle bedragen die extra binnen
komen worden gereserveerd en begroot voor 2014 of wordt de begroting van dit jaar
bijgesteld.
Financieringsbehoefte
Op dit moment is er geen behoefte aan een (externe) financieringsbedrag. VA heeft al
een startkapitaal van ruim €6.000,- . Er is tevens een doel van VA om nooit een
financiering op te vragen bij een kredietverlener. Geld dient verdient te worden door
donaties en schenkingen en door fondsenbenadering.
Investeringsbegroting
Overzicht
Zie bijlage
Toelichting
Inventaris interieur
Het pand van VWN beschikt over een vergaderzaal, een kast, een opieer/print/fax
apparaat en een bergruimte. VWN heeft VA toestemming gegeven om gebruik te
kunnen maken van de bovenstaande faciliteiten. Soms is er noodzakelijk om gebruik
te maken van faciliteiten (vergaderzaal) van vrijwilligercentrale of andere zalen t.b.v.
activiteiten. Hiervoor is er een budget van 600 euro opgenomen in investeringsplan.
Inventaris Exterieur
Een bordje om aan te geven dat de bezoekers van VA aan het juiste adres zijn. Hierop
dienen de naam en logo van VA vermeld staan.
Overige bedrijfsmiddelen
Deze bedrijfsmiddelen worden gebruikt voor de dagelijkse activiteiten. Een camera is
met name belangrijk omdat de foto's vervolgens gebruik kunnen worden voor
promotiemiddelen.
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
29
Website
Voor het bouwen van een website, inclusief CMS (Content Management System) is
een bedrag begroot van €750,- (excl.). Bij de ontwikkeling dient de opdrachtnemer
rekening te houden met het optimaliseren van de vindbaarheid van de website.
Opstartkosten Advies en Ondersteuning
SVA maakt bij het inzetten van de groeistrategie gebruik van expertise van
bestuursleden. Deze mensen maken reiskosten. deze kosten dienen terug betaald de
worden. Het is nu nog de vraag of VWN deze kosten wilt vergoeden uit VWN fonds.
Is dit het geval, wordt er een ruimte van ca. 1000 euro gemaakt.
De uren worden niet uitbetaald. Het gaat hier tenslotte om vrijwilligers. Of er uren
gereserveerd worden voor projectcoördinatie en/of fondsenwerving, is er nog veel
onduidelijkheden. Na een intern overleg dient deze begroting aangepast te worden.
Financieringsbegroting
Niet van toepassing
Exploitatie Begroting
Zie bijlage
Algemeen
Onderstaande begroting geeft een prognose voor 2013.
Opbrengsten
De omzet bestaat uit een tweetal bronnen: te weten Fondsenwerving en vergoeding
voor het organiseren van de activiteiten. Bij de prognose voor 2012 is uitgegaan van
de maanden januari t/m december waarbij vanaf juli t/m augustus de activiteiten sterk
afnemen. Er is een startkapitaal (verworven bij een fonds) van €6.000,- beschikbaar.
Daarnaast gaan we op dit moment er van uit dat er een bedrag van €2.500,-
verkregen kan worden via vergoedingen t.a.v. organiseren van activiteiten.
Kosten
Post kosten bestaat uit een financieringsbedrag van €3.075,- en geschenken aan
Ambassadeurs en gasten van €2.000,-
Overige kosten
In bijlage treft u een overzicht van overige kosten. Grootste kostenpost bestaan uit
reiskostenvergoeding van Ambassadeurs en organisatoren/uitgenodigde kasten. Ook
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
30
is er een bedrag van €6.000,- opgenomen t.a.v. promotiekosten en een bedrag van
€600,- voor zaalverhuur, op het moment dat het pand van VWN niet beschikbaar of
geschikt is. Afschrijvingskosten heeft betrekking tot afschrijving camera.
Begroting laat zien dat er een sprake is van een afwijking van €6.025,-. Dit bedrag
dient binnengehaald te worden door fondsenwering en/of vergoedingen. Lukt het niet,
betekent dit dat er minder activiteiten georganiseerd kunnen worden.
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
31
8. Marketingplan
8.1. Doelgroep
2 doelen, dus 2 doelgroepen. Doel 1) werven ambassadeurs, doel 2) werven fondsen
Doelgroep 1: (Voormalig) Vluchtelingen, hoger opgeleid?, alle leeftijden. Zij zoeken
een manier om hen verleden te delen en hierdoor te groeien.
Doelgroep 2: Organisaties die actief bezich zijn/ bezich willen zijn met MVO en
hierdoor 'goede doelen' zoeken om in te investeren, welke aansluiten bij hun eigen
bedrijfs normen en waarden.
8.2. Product
SVA bied geen fysieke producten maar diensten aan, zoals hierboven omschreven, 2
verschillende doelgroepen. Aan de ambassadeurs biedt SVA verschillende
bijscholingstrajecten en netwerkmogelijkheden. Bijscholing kan worden gegeven in
de vorm van bijvoorbeeld presentatietrainingen en taalcursussen.
Netwerkmogelijkheden doen zich voor door de activiteiten die worden georganiseerd
voor de ambassadeurs door de stichting.
Verder biedt SVA mogelijkheden aan organisaties om projecten te organiseren.
Hierbij kan worden gedacht aan workshops, cursussen, trainingen, voorlichtingen,
lezingen etc. Deze worden geleid door de ambasadeurs zelf.
Beide services zullen worden getekend door betrokkenheid, creativiteit en
flexibiliteit.
8.3. Prijs
Zowel leverancier als consument belangrijk. Verhouding tussen vraag en aanbod.
SVA biedt de ambassadeurs x bedrag per project & reiskosten vergoeding. Verder zal
SVA afhankelijk zijn van sponsoren. Deze bestaan in 3 verschillende catagorien:
Goud: minimale donatie x per jaar
Zilver:minimale donatie x per jaar
Brons:minimale donatie x per jaar
Per project zal worden bepaald aan de hand van het aantal uren voorbereidingstijd en
eventuele middelen die moeten worden aangeschaft wat de kosten voor de klant
zullen worden. Hierbij wordt rekening gehouden met het x bedrag en reiskosten waar
de ambassadeur recht op heeft.
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
32
8.4. Plaats
Momenteel heeft SVA geen fysiek kantoor, wat voor u ook niet nodig is. Distributie
kanaal waar via de ambassadeurs en de sponsoren in contact kunnen komen met SVA
is voornamelijk de website en de sociale media onder beheer van SVA.
8.5. Promotie:
promotiemix:
Public relations: Als beginnende stichting wil SVA veel tijd en energie steken in de
leveranciers, con-cullega's, ambassadeurs en klanten. Het opbouwen van een goede
relatie en hiermee ook goede naamsbekendheid is essentieel voor het overleven van
de stichting.
Free publicity: Als stichting zijnde is free publicity een speerpunt waar zeer op
gefocust zal worden. Het zorgen voor media aandacht (on en offline) voor projecten
en de ambassadeurs is essentieel. Hiermee zal regionaal begonnen worden en er zal
gebruik worden gemaakt van de contacten van de ambassadeurs en adviseurs om dit
voor elkaar te krijgen. Eveneens zal sociaal media hierin een grote rol spelen, hierbij
moet worden gedacht aan positieve recensies.
Reclame: Betaalde advertenties, reclame folders e.d. zullen niet de focus hebben in
eerste instantie van de stichting. Dit omdat de kosten niet zullen opwegen tegen de
baten. Wanneer SVA succesvol blijkt kan hier verder over worden uitgebreid.
Persoonlijke verkoop: Dit staat bekend als duur maar effectief promotie middel.
Echter zal dit als onderdeel van Public relations worden ingezet. Dit omdat als
beginnende organisatie er vooral nog moet worden gewerkt aan klantenbinding en het
creëren van een vertrouwensband.
Verkooppromotie: Dit zal worden vormgegeven door het relatie plan welke bij prijs
kort staat omschreven, naar mate een sponsor meer geld doneert per jaar, hoe meer
aandacht er aan deze word besteed (bijvoorbeeld door als hoofdsponsor op de website
te staan, relatie geschenken etc.)
Cold calling: Daar het klantenbestand van SVA nog relatief klein is zal dit ook
worden ingezet als verkoop tool. Hoe dit vorm gaat krijgen is reeds nog niet bekend,
echter zou dit ook een goede leerervaring voor de ambassadeurs kunnen blijken.
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
33
8.6. Offline strategie: voortzetten en uitbreiden
Breng-een-lid(klant) programma
De beste reclame is nog altijd een aanbeveling die een huidige lid/opdrachtgever in
zijn/haar eigen netwerk kan doen. Deze vorm van marketing is vooralsnog de
belangrijkste motor bij het binnenhalen van nieuwe leden en opdrachtgevers. Om dit
verder te stimuleren dient SVA bepaalde maatregelen nemen. Hieronder valt er te
denken aan beloningen en geschenken.
Blijf klant programma
Terugkerende opdrachtgevers vormen een belangrijke basis voor de continuïteit van
een stichting. Vaste opdrachtgevers dienen met regelmaat in zonnetje gezet te
worden. Hieronder valt er te denken aan dankwoorden op het website van SVA,
betrekken van de opdrachtgevers bij interne feesten, versturen van kerstpakketten en
kaarten etc.
Doelgroepen marketing:
SVA is voor een zeer breed publiek toegankelijk. Desalniettemin kan het handig zijn
de zichtbaarheid binnen een aantal subcategorieën te vergroten. Hiervoor heeft SVA
een aantal doelgroepen gedefinieerd die apart kunnen worden aangesproken. Op
termijn kunnen hiervoor ook specifieke diensten worden aangeboden. Enkele van
deze subgroepen zijn:
Schoolgemeenschappen
(hoge) onderwijsinstellingen
Gemeenten
Immigranten / asielzoekers
Werkzoekende allochtonen
Studentenverenigingen
Mensenrechtenorganisatie
Media
Voor het bereiken van deze subcategorieën is zowel offline als online zichtbaarheid
een must. Offline zichtbaarheid heeft betrekking op visitekaartjes en flyers. Online
zichtbaarheid heeft betrekking op online advertising en vindbaarheid en instructies in
bijvoorbeeld regionale kranten of informatie bulletin van de scholen en universiteiten.
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
34
8.7. Online Strategie: Ontwikkelen en optimaliseren
Brainstormsessies met de leden
Op deze manier kunne we komen tot een organisatie breed gedragen online strategie .
Samen met de leden en collega's moeten de online doelstellingen steeds verder
geoptimaliseerd te worden; Achterhalen wat voor SVA een effectieve en
onderscheidende positionering is.
Een doelgerichte brainstormsessie die concreet bijdraagt aan online strategie en/of
online positionering. In een opzet waarbij alle deelnemers de kans krijgen op
ongedwongen wijze hun eigen inzichten, ervaringen en meningen toe te lichten . Met
als resultaat voor de organisatie een duidelijk beeld van de nieuwe online kansen,
mogelijkheden en positionering Waardoor SVA meer rendement kan behalen uit haar
online activiteiten.
Op dit moment bestaat de online marketing strategie uit een drietal onderdelen:
1. Professionaliseren van de website
2. SEO (Search Engine Optimalisation) technieken toepassen
3. Online Advertising
Professionalisering van de website:
Website moet voor de leden en opdrachtgevers direct duidelijk maken wat SVA te
bieden heeft. Daarnaast biedt de website diverse vormen voor het maken van contact.
Denk hierbij aan telefonisch contact en e-mail contact. De uitstraling van de website
moet passen bij de filosofie van SVA. Dit wordt mede bereikt door het kiezen van de
juiste tone of voice, de juiste kleuren en het gebruik van ondersteunend
beeldmateriaal. Op dit moment is met name het gebruik van ondersteunend
beeldmateriaal niet optimaal.
SEO technieken toepassen
Bij het ontwikkelen van de website dient SVA al direct rekening te houden met het
aanbrengen van SEO technieken aan de achterkant van de website. Dit betreft
ondermeer het aanbrengen van metatags voor de homepage en de subpagina’s. Het
juist gebruik van koppen 1, 2 en 3 en het aanbrengen van keywords op voor google
relevante plaatsen zijn van groot belang. Tot slot is het aanbrengen van een sitemap
en in tweede instantie het starten van linkbuilding noodzakelijk om de vindbaarheid
positief te beïnvloeden.
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
35
Online advertising
De zichtbaarheid van SVA wordt verder vergroot door het gebruik van online
advertising mogelijkheden. Daarnaast is het blijven gebruik van sociale media als
Hyves, Linkedin en facebook aan te bevelen. Gebruik en up to date houden van deze
media dienen serieus te worden genomen. Om online advertising verder te
optimaliseren en zoekwoorden steeds efficiënter in te kopen en in te zetten is het
periodiek analyseren van de website statistieken essentieel.
Stichting Vluchtelingen Ambassadeurs (SVA)
36
9. Actiepunten periode maart 2013- december 2013
1. Project voorlichting/workshops
Dit project is en blijft de belangrijkste activiteit van SVA. Enerzijds omdat het
de belangrijkste bron van inkomsten is waarmee andere activiteiten kunnen
worden gefinancierd, anderzijds omdat hiermee onze doelgroepen in de regio
worden bereikt, wat van belang is voor de PR van SVA. Daarom zal in de
komende periode veel aandacht worden besteed aan de kwaliteit van de
uitvoering.
2. Project ambassadeurswerving
Dit project dient met grote zorg te worden uitgevoerd. De toenemende
activiteiten van SVA, alsook de belangstelling van diverse instanties en
personen voor de opzet en activiteiten van SVA, brengen met zich mee dat er
in de komende periode aandacht zal moeten worden besteed aan de organisatie
en taakverdeling binnen de stichting. Met name het aantal vrijwilligers zal
moeten worden uitgebreid.
3. Netwerken en relaties
Gezien het belang van een goed functionerend netwerk zullen de relaties
middels mailings, publicaties en presentaties van ons bestaan op de hoogte
worden gesteld. Een belangrijk element hierbij is de relatie met de diverse
soortgelijk organisaties in de regio.
4. Public Relations
Voor de P.R. is een goede en regelmatige informatie van de media en van
potentiële relaties nuttig. Het belang van een website neemt meer en meer toe.
Daarom zal worden bekeken op welke wijze deze nog beter benut kan worden.
Daarbij moet ook gedacht worden aan het gebruik van e-mails. Er wordt een
e-mail bestand van de deelnemers aan diverse activiteiten bijgehouden.