Wie ben ik?

•Luud de Brouwer

•Projectleider Regionaal Archief Tilburg

•19 november 2013 - Werkconferentie Nieuwe Functionaliteiten website CODA

Archief

SPOORBOEKJE

• De digitale revolutie

• Gebruik van Web 2.0 en Social Media

• Belang van gratis informatie

• Belang van Open Data

• Publieksparticipatie

• Een nieuwe website?

• DE DIGITALE REVOLUTIE

De samenleving digitaliseert in rap tempo

De samenleving digitaliseert in rap tempo

OLD SKOOL

NEW SCHOOL

Blijven we toekijken

of doen we mee?

Kenmerken web 2.0

Communityvorming

Personalisatie

Socialisatie

Participatie

Rolverandering

• De digitale of virtuele studiezaal is er al!

IndexenInformatiebalie

Kennisbank Cursussen

Depot

•WIKIPEDIA

nl.wikipedia.org

nl.wikipedia.org

15

nl.wikipedia.org

16

nl.wikipedia.org

•FACEBOOK

23

•YOUTUBE

•WEBLOGS

SOCIAL MEDIA

• http://www.youtube.com/watch?v=Q8pyNHz6Pr0

SOCIAL MEDIA

• Het gebruik van social media neemt nog steeds toe.

• Geschikt om informatie te delen.

• Niet gepushed vanuit de eigen dienst maar vrienden informeren elkaar. (=effectiever)

• Informatie achter een betaalpoort beperkt het delen van die informatie via social media.

NIET VOOR NIETS GRATIS

In principe is informatie van de overheid gratis beschikbaar

Archiefwet

De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn, behoudens het bepaalde in de artikelen 15, 16 en 17, openbaar. Ieder is, behoudens de beperkingen die voortvloeien uit het in die artikelen bepaalde, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken.

http://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/geldigheidsdatum_04-11-2012

Durven kiezen

KIES VOOR GRATIS

Het is geen vanzelfsprekendheid

Het vraagt om investeringen

Het vereist bewustzijn over de gevolgen

Het gaat tegen de stroom in

Open Data

Open Data

De Nederlandse overheid bevordert de beschikbaarheid van Open Data; het actief en herbruikbaar aanbieden van openbare overheidsinformatie, bijvoorbeeld via het Open Dataportaal data.overheid.nl.

Deze overheidsdata kunnen - meestal na verrijking door marktpartijen - commerciële waarde krijgen en daarmee bijdragen aan economische groei. Meer en meer landen bieden overheidsdata vrij toegankelijk aan.

Bron: Data.overheid.nl

Open Data

Verbinden van informatie

• Informatie is digitaal goed te verbinden.

• Eenmaal opslaan, veel keer gebruiken (b.v. embed).

• Controle over de primaire bron.

• Hogere ranking in zoekmachines.

• Makkelijk aansluiten bij (inter)nationale portals.

http://www.regionaalarchieftilburg.nl/wiki/Heikese_kerk

http://www.regionaalarchieftilburg.nl/wiki/Brouwer,_Joannes_de

http://www.regionaalarchieftilburg.nl/zoeken-in-databases/genealogie/inzien-van-bronnen/resultaten/weergave/register/layout/blader/id/7d5bac88-385a-11e0-bcd1-8edf61960649?image=47b3158d-d6b6-35e5-a5c7-d247088cbf6f

PUBLIEKSPARTICIPATIE

Kiezen, delen en vermenigvuldigen

Het inzetten van vrijwilligers bij het beter toegankelijk en vindbaar maken van informatie

Gebruikersparticipatie =

Tweerichtingsverkeer

Valkuilen?

– Deze manier van werken vraagt veranderingen van medewerkers

– Loslaten, niet meer alles zelf (willen) doen

– Kennis delen met anderen, vrijwilligers, soms lager, soms hoger opgeleid

– Helpen, aanwezig zijn, organiseren

– Reageren, niet alleen vakinhoudelijk, maar ook op sociaal vlak

– Techniek gaat teveel overheersen

– Niet durven experimenteren, bang voor mislukking of kritiek

Project CharterbankEXPERIMENTEER!

EXPERIMENTEER!

EXPERIMENTEER!

Waarom doen mensen mee?

Groeiende groep grijze genieters

Waarom doen mensen mee?

Motivatie: (gebaseerd op onderzoek in USA)

– uitdaging

– jezelf ontwikkelen

– iets bijdragen

video hierover: http://www.archief20.org/video/niet-alles-is-te-koop-voor

• WAT MOET ER IN DE ORGANISATIE VERANDEREN?

Kern van het verhaal:

INFORMATIEVERRIJKING

Betere toegankelijkheid

Betere vindbaarheid

INFORMATIEVERRIJKING door:

1. Samenwerken

• Met andere archiefdiensten, bedrijven, instellingen, gemeenten

• Met collega’s.

INFORMATIEVERRIJKING door:

2. Participeren

• Gebruikers zowel in de studiezaal als online verleiden om mee te helpen onze producten (inventarissen, indexen, beschrijvingen e.d.) te verbeteren.

• Gebruik maken van vrijwilligers

• Opzetten van community´s in projecten die leiden tot beter toegankelijke informatie.

INFORMATIEVERRIJKING door:

3. Kennis delen

• Deelnemen aan studiedagen, congressen, niet alleen als actieve, meepratende deelnemer maar ook als presentator

• Deelnemen aan online community´s, bloggen op ons weblog, actief, initiërend, aanwezig zijn en je laten horen.

• Geven van cursussen / trainingen / voordrachten binnen en buiten het Regionaal Archief Tilburg.

• Deelnemen aan gebruikersoverleg en andere overlegvormen waar wij kunnen leren en anderen van ons kunnen leren.

Als je niet kunt delen…

…kun je ook niet vermenigvuldigen

Als je niet kunt delen…

…kun je ook niet vermenigvuldigen

Informatie delen

Informatie ontvangen

Informatie vermenigvuldigen=

=

Regionaal Archief Tilburg

• Omslag in dienstverlening

• Van papier …

• … naar digitaal

Voordelen van online informatie

Voor de archiefdienst:

• Groter bereik.

• Laagdrempelig.

Voor de gebruiker:

• Minder kosten (tijd en geld).

• Geen beperking in mobiliteit.

• 24/7 beschikbaar zonder extra kosten.

De toename van bereik en beschikbaarstelling van archiefbronnen hadden we nooit binnen de fysieke beperkingen van de studiezaal kunnen realiseren.

Toekomst overheidsinformatie

Middellange termijn: (0 tot 5 jaar)

• De overheid wordt digitaal

• Vervroegde overbrenging?

• Nieuwe openbaarheidstermijnen?

Hoe gaan we daar dan mee om?

• Realtime Digitale Dienstverlening is dan een must.

Door nu die nieuwe diensten aan te bieden kunnen we als archieven ons ontwikkelen als een goede partner voor gemeenten op het gebied van digitale dienstverlening.

Toekomst overheidsinformatie

Lange termijn: (over 5 jaar en verder)

• Toenemende substitutie.

• Vraag om digitale levering wordt een eis.

Dan is het tijd voor nieuwe keuzes:

• Goedkopere locatie.

• Fysiek bezoek op afspraak.

• De organisatie kan zich verspreiden door de stad op plekken die er toe doen, bv. universiteitscampus.

DE FEITEN

• Steeds meer bezoekers zijn digitaal vaardig, ook ouderen

• Internettoegang in Nederland hoogste van de wereld (hoogwaardig, snel)

• Internetgebruik in Nederland wijd verspreid

• Bezoekcijfers Website Onderzoekerscentrum

• bezoeken uniek bezoekenuniek

• 2007 300.000 3.722 874• 2008 335.000 3.343 814• 2009 367.000 118.000 3.299 7252010 360.000 122.000 2.821 7082011 380.000 121.000 2.758 724• 2012 297.000 92.000 2.793 783Personeel 36 uur (1) 160 uur (5)

DE HARDE CIJFERS

DE HARDE CIJFERS

• E-mails ontvangen:

• 2006 – 1603

• 2007 – 1716

• 2008 – 2500

• 2009 – 3241

• 2010 – 4311

• 2011 – 7456

2012 – 8036

• REGIONAAL ARCHIEF TILBURG

b

VAN 20 JAAR NAAR 3 DAGEN

•strategische notitie Regionaal Archief Tilburg

MISSIE

• Regionaal Archief Tilburg wil de informatie die het beheert beter toegankelijk maken, beschikbaar stellen en (met derden) verrijken;

• Het archief zoekt daarom proactief naar participatie en samenwerking met gemeenten, instellingen, verenigingen en gebruikers;

• De werkzaamheden en output zullen in toenemende mate in een digitale vorm gestalte krijgen zowel als data- en als serviceprovider;

• Het archief adviseert archiefvormers over het beheer, toegankelijk maken en beschikbaar stellen van duurzame digitale informatie;

• Het archief zoekt actief samenwerking op al haar werkterreinen teneinde haar eigen kwaliteiten maximaal te kunnen benutten;

• Het archief werkt voor gemeenten, burgers en onderzoekers;

• Klant en medewerker staan centraal bij de verdere ontwikkeling van de organisatie.

STRATEGISCHE KEUZES

STRATEGISCHE KEUZES

• 1. Maximaal digitaal, minimaal fysiek

• 2. Versneld digitaliseren papieren archief

STRATEGISCHE KEUZES

• 3. Adviesrol voor DVO-gemeenten op gebied van E-depot/DIV/DIM snel versterken

STRATEGISCHE KEUZES

• 4. Samen waar het kan, alleen waar het moet

STRATEGISCHE KEUZES

• 5. Goede focus aanbrengen op de erfgoedkant, enkele aansprekende projecten blijven doen

STRATEGISCHE KEUZES

• 6. E-dienstverlening (met nadrukkelijk aandacht voor digitale aanwezigheid)

STRATEGISCHE KEUZES

• 7. Acquisitie van particuliere archieven minimaliseren

STRATEGISCHE KEUZES

• EEN NIEUWE WEBSITE

EEN NIEUWE WEBSITE

• Uitgangspunten:

• Manage the task not the content

• Less is more

• Keep it simple and straightforard (KISS)

• Show, don’t tell.

Hartelijk dank voor jullie aandacht!