Presentatie voor de NVAG

Elektronisch patientendossier

René Héman

Agenda

Het begrip EPD Afbakening en trends

De selectie van een EPD-pakket

Implementatie Aandachtsgebieden Aanpak

Wat is EPD’en? 7 gouden regels

Dit is wat …….. erbij denkt

Kwaliteits-systeem

Zorgpaden

Veiligheidsmanage-

ment

Kwaliteit van zorg

bewaken/ verbeteren

InnovatieEenheid na

de fusie

Verander-manage-

ment

Logistiek manage-

ment

Patiënten participatie

Patiënten voorlichtin

g

DBC’s en financiële systemen

Indicatoren en stuur-

informatie

EPD

Begripsafbakening EPD

Het begrip ‘EPD’ bevat meer percepties dan er ooit uit kunnen komen

Onuitgesproken beelden en verwachtingen

En dat leidt tot: Enorme spraak- en begripsverwarring

Begripsafbakening EPD

Instellingen:HIS: Huisarts Informatie Systeem

huisartsen, 1e lijn

EPD: Elektronisch Patiëntdossierm.n. medisch specialisten & verpleegkundigen, 2e lijn

ECD: Elektronisch Cliëntendossiervoor de cliënt/patiënt, ggz, vvt

Landelijk:WDH: Waarneem Dossier Huisartsen

virtueel, over 1e lijns dossiers heen

EMD: Elektronisch Medicatiedossiervirtueel, alleen medicatie: HA-APO-ZH

WDH

EMD-

Begripsafbakening EPD

Begripsafbakening EPD

Generatie 1de Verzamelaar

0

20

40

60

80

100

1993 1998 2003 2008 2013

Generatie 2de Documentalist

Generatie 3de Helper

Generatie 4de Partner

Generatie 5de Mentor

Foutreductie per EPD-generatie (Gartner, Inc)

foutreductie (%)

jaar

Elke leverancier zegt hier te

zijn!Realiteit is dat ze

maximaal dit biedenZiekenhuizen

zijn gereed voor dit…

Begripsafbakening EPD“iets dat zorgt dat dit er niet meer is…”

Waar staan we nu?

Het ZIS is dikwijls verouderd

en niet modulair

Er zijn vele (>200?) applicaties onderling gekoppeld

met ad hoc gemaakte koppelingen

Slecht uitfaseerbaar en vervangbaar

“Vendor lock-in”

Onderhoudsintensief

Een goed doordachte

(en doorgevoerde)

architectuur ontbreekt

Waar gaan we heen ?

Integrale ondersteuning van het zorgproces zelf, met betere informatievoorziening

Vastleggen, communiceren, archiveren

Evidence based keuzes in het proces, dus: Patiëntinformatie Kennis-input Processturing

Trends

II. De selectie van een EPD-pakket

Het gaat niet

primair om de keuze, maar om

het keuzeproce

s

Schema selectie en voorbereidingWerkgroep vernieuwing zorgprocessen:Hoofdlijn herinrichting en prioritering.

Nulmeting uitgangssituatie

Werkgroep technologie: Bepalen impact op applicaties

en infrastructuur

Contract team:Afstemming, onderhandeling en SLA met beoogde EPD/ZIS leverancier

Werkgroep selectie en voorbereiding implementatie:

Uitwerken bestek, selectie, implementatieplan. Opstellen businesscase en voorbereiden

besluitvorming

Een goede voorbereiding is de basis voor een snelle kick off en een succesvol project

EP

D-S

tuu

rgroep:

Vaststellen

resultaten

per stak

ehold

ergroep

De selectiecommissie

Raad van Bestuur Medische staf Zorgmanagement Verpleegkundigen Bedrijfsvoering Inkoop ICT

Raad van Toezicht OR

Co

ntin

uco

mm

un

iceren!

Do’s en don’ts

Selecteer niet op kosten, maar op de business case (dus én baten)

Selecteer niet primair op functionaliteit maar ook op leverancier (aanpak, visie, architectuur, etc.)

Proces cruciaal (dus artsen in de lead…..)

Realistische inschatting migratie?

III. Implementeren van een EPD

Honderd procent

controle is een utopie,

voorspelbaarheid een must

EPD projecten zijn complex: Sturing

De verspreide macht in de ziekenhuisorganisatie Leidt tot trage besluitvorming

Onderschatting van de veranderkundige weerbarstigheid van de materie

Onvoldoende visie op organisatorische aanpak van de verandering

Doel is vaak ambitieus en roept hoge verwachtingen op Onvoldoende besef dat EPD invoering geld kost

Integrale sturing ICT & organisatie projecten niet gewaarborgd

EPD-projecten zijn complex: Projectorganisatie

Project onvoldoende zwaar neergezet Onvoldoende veranderkwaliteit aan boord Gebruiker onvoldoende aan boord

Planning onvoldoende realistisch

Verwachtingenmanagement onvoldoende gerealiseerd

EPD-projecten zijn complex: Gebruikers

De uiteenlopende gebruikers Verpleging, ondersteunende disciplines, vakgroepen, Wisselende beelden en ambities

Onderzoek vs productie Processen vaak individueel ingericht

Beschikbare tijd?

De zelfstandigheid van de professionals Uitgangspunt: Proces mag niet veranderen Eigen eenheid staat vaak voorop

EPD-projecten zijn complex:Techniek

Beperkte kwaliteit van de software Sluit niet aan bij de behoefte Organisatie sluit niet aan bij veronderstellingen van de

softwarebouwers

Imago van de ICT-afdeling vaak belemmerend

De Q van de ondersteuning (FAB) is vaak zwak

M&I-implementatie-aanpak

gouden regel 1/

EPD is een werkwoord ik epd

jij epdtwij epd’en

Begin te rijden,

dan heeft sturen zin

gouden regel 2/

gouden regel 3/

Halveer de ambitie,

verdubbel de tijd

gouden regel 4/

Liever ambassadeurs

dan mariniers

gouden regel 5/

Artsen zijn

net mensen

Eer het kleine

gouden regel 6/

gouden regel 7/

Geen EPD

zonder papier

Drive & sturing Raad van Bestuur

Ambitieuze en betrokken Medische Staf

Realisatiekracht

Externe druk (fusie/verhuizing)

Het ideale EPD duurt nog even……

Druk op standaardisatie

Volgende generatie systeem

Harmonisatie van

processen

Aangepast systeem

Een eerste

EPDEn zo verder

Nieuwe inrichting

van processen

Tot slot…

De kost gaat voor de baat uit, maar de baat komt

niet vanzelf