May 2, 2023

BIJEENKOMST "ELEKTRONISCH FACTUREREN"

May 2, 2023TITLE PRESENTATION

AGENDA

• 09.30: Ontvangst met koffie

• 10.00: Begin programma

– Presentaties Bouwend Nederland, ZET Solutions en Centric

– Praktijkcase Van Wijk Vastgoedonderhoud

– Demonstratie elektronisch factureren en workflow

• 12.00: Afsluiting met broodjes

BOUWEND NEDERLAND

May 2, 2023

BOUWEND NEDERLAND

Elektronisch factureren en ……

4

Joppe Duindam

Rollen:• Verantwoordelijk voor het ICT beleid voor de sector namens BNL

– Wat kunnen leden niet alleen?– Waar hebben ze last van?– Wat staat ze te wachten (op ICT gebied)?

• Projectleider eFactureren BNL• Voorzitter van Simplerinvoicing

5

(her)kent u ze?

6

Digitalisering

7

8

Transacties en informatie

9

Met wie?

10

Wat? Zeg je?

11

Hoe? Standaarden en afspraken

12

Veiligheid en betrouwbaarheid

13

Integriteit en authenticiteit

14

eFacturering in de bouw en infra

15

Schematisch

16

eFactureren• Ontvangen bespaart veel meer dan verzenden• De waarde op de inkomende facturen is lager• Bouwers ontvangen meer facturen dan ze verzenden

• Transport via e-mail kan, maar is minder veilig• BNL: op den duur wil iedereen veilig eFacturen verzenden en ontvangen• De rijksoverheid eist een veilige factuur

• Per 1 januari 2017 is Efactureren aan de Rijksoverheid verplicht (bij nieuwe contracten)

• Europa stelt eFactureren naar alle overheden verplicht in 2018

17

Toekomstige ontwikkelingen

18

De sector

19

Wat staat ons te wachten?

20

Wie zal het zeggen?

21

Terug naar de bedrijfsprocessen

22

Andere transacties en doorontwikkeling

23

Vragen?

24

May 2, 2023

ZET SOLUTIONS

ZET SOLUTIONS

CENTRIC

May 2, 2023

CENTRIC

May 2, 2023TITLE PRESENTATION

WAT ZOUDEN WE ZIJN ZONDER TECHNOLOGIE?

May 2, 2023TITLE PRESENTATION

CENTRIC OPLOSSINGEN

Standaardsoftware

Branche- en business-specifieke

software

Maatwerksoftware

Infrastructure

End User

Application

Financieel administratief

Pensioenen & verzekeringen

Personeel & salarisadministratie

Software Professionals

Infrastructure Professionals

Financial Professionals

Care Professionals

Training

SOFTWARE SOLUTIONS IT OUTSOURCING

BUSINESS PROCESS

OUTSOURCING

STAFFING SERVICES

OPLOSSINGEN VOOR DE BOUW

TITLE PRESENTATION

CCS Bouw ERP Consultancy

Apps

Portals

HR & Payroll

DocumentManagement

ALERTBouw ERP Hosting

WAAROM DIGITALISEREN FACTUURVERWERKING?• Eenvoudiger terugzoeken

– Met meer personen factuur raadplegen– Besparen kopieerkosten– Sneller opzoeken– Besparen archiefkosten

• Stroomlijnen factuurcontrole– Tijdig afhandelen– Voorkomen kwijtraken facturen– Tijdsbesparing rondsturen facturen

• Sneller inboeken en inzicht– Terugbrengen handmatige handelingen– Foutreductie

VAN…

NAAR…

May 2, 2023TITLE PRESENTATION

RIJKSOVERHEID STAPT PER 1 JAN 2017 OVER OP E-FACTUREREN

May 2, 2023TITLE PRESENTATION

MOGELIJKHEDEN OM E-FACTUREN TE VERSTUREN AAN DE (RIJKS)OVERHEID:• Simplerinvoicing. Dit netwerk geeft mogelijkheid om elektronische

facturen te versturen vanuit eigen software, die direct in de financiële administratie van de ontvangende overheidsorganisatie kan worden ingelezen.

• Leveranciersportaal van de Rijksoverheid. Bedrijven en (hun contactpersonen bij) de Rijksdienst zullen daarover 1 op 1 contact moeten leggen en specifieke afspraken maken om aan te kunnen sluiten.

• Op welke wijze naar medeoverheden en (andere) aanbestedende diensten e-factureren kunnen worden gestuurd, is mede afhankelijk van hoe deze overheidsorganisaties zelf hun voorzieningen inrichten. Ook een e-mail met XML bijlage kan door medeoverheden als e-factuur beschouwd worden.

May 2, 2023TITLE PRESENTATION

KETENSTANDAARDEN STEEDS BELANGRIJKER• ETIM Nederland en Sales in de Bouw zijn per 1 juli 2015

onderdeel van Ketenstandaard Bouw en Installatie

• Maar ook ontwikkelingen als VERA• BIM

May 2, 2023TITLE PRESENTATION

AANMELDEN ALS DEELNEMER SALES

VAN WIJK VASTGOEDONDERHOUD

May 2, 2023

PRAKTIJKCASE VAN WIJK VASTGOEDONDERHOUD

DIGITAAL VERWERKEN INKOOPFACTUREN

Inleiding Van Wijk Vastgoedonderhoud 20.000 inkoopfacturen per jaar 385 inkoopfacturen per week 92% digitaal verwerkt 5-8% nog op papier Stap voor stap verder verbeteren

Continue leren en verbeteren -> geen dubbele invoer van gegevens

Inkoopfacturen digitaal beschikbaar maken voor met name projectdossiers

Workflow efficiënter inrichten (boeken, archiveren, autoriseren, betalen)

Afdeling vrij maken voor “waarde werk”

Aanleiding

PDF factuur per e-mail ontvangen

Papieren facturen inscannen naar pdf

Handmatig boeken

XML factuur ontvangen van leverancier (via Z of rechtstreeks op onze servers)

Vier manieren van verwerken

XML o.b.v. Sales in de Bouw format

Uitzonderingen in Portal Z en uitzonderingen tijdens inlezen Alert.

SFTP koppeling voor aflevering PDF en XML op onze servers (2x p/dag)

Na inlezen staat de factuur “klaar” in “boeken inkoopfacturen”

Aan de boeking zit pdf gekoppeld door hele systeem

Controle en doorboeken

Start workflow

Werking

Werking

Werking

Werking

Na doorboeken komt factuur in Workflow terecht

Dit op basis van:

Projectleider gekoppeld aan projectnummer

Grootboekrekening

Specifieke crediteur

Controle factuur: 1 goedkeuren of 2 afkeuren

Bij afkeuren terug naar FA en actie óf opnieuw workflow in

Workflow

Veel meer tijd besteden aan het voortraject – lang traject geweest

Meer monitoring de eerste 3 maanden op werking om zaken te fine tunen

De basis werkt goed en snel. Veel tijd kwijt aan uitzonderingen

Betrokken partners meerdere momenten bij elkaar zetten t.b.v. afstemming

Afdeling nauw betrekken

Goede uitrol bij personeel die er mee aan de slag gaat ook inzake workflow

Benodigde competenties van de afdeling administraties veranderen

Aandachtspunten

?of via

kristan.branger@vanwijkvgo.nl

06-41817488

www.vanwijkvgo.nl

Vragen

DICK ESKES

May 2, 2023

ALERT DEMO DIGITALE FACTUURVERWERKING

DRIE VARIANTEN:

• Digitaal Dossier• Gemailde pdf’s verwerken; papieren scannen Kofax Capture• Factuurafbeelding gekoppeld aan boeking

– Opvraagbaar vanuit project/openstaande facturen/grootboek etc.

• Digitaal Dossier + Digitaal Fiatteren• Kostenbatch fiatteren, mogelijkheid om te corrigeren • Doorgeboekte factuur fiatteren

– Meerdere stappen mogelijk; toewijzing dmv formules

• Digitaal Dossier + Automatisch boeken + Fiatteren• Leverancier mailt xml bestand rechtstreeks (groothandels obv Ketenstandaard)• Papieren en pdf facturen omzetten in xml bestand met Kofax Capture.• Of Z-factuur maakt het xml bestand

3 VARIANTEN: PROCES

Ontvangstfactuur

PDF+XML ofScannen en herkennenfactuur

inlezen factuur

Betalingfactuur

GoedkeurenfactuurALERT

Ontvangstfactuur

PDF ofScannenfactuur

Betalingfactuur

Goedkeurenfactuur

Boeken factuurALERT

Ontvangstfactuur

PDF ofScannenfactuur

Betalingfactuur

Boeken factuur

ALERT

Variant 1: Factuurverwerking Digitaal Dossier

Variant 2: Factuurverwerking Digitaal Dossier en Fiatteren

Variant 3: Geautomatiseerde factuurverwerking (digitaal dossier, fiatteren en automatisch boeken)

PROCES E-HERKENNING MET Z FACTUUR

• Papieren facturen scannen

• Alle facturen doormailen naar Z-Factuur

• Z-Factuur zet facturen om in xml

• Met sftp koppeling xml en pdf overhalen naar eigen server

• Alert importprogramma maakt inkoopfactuurboeking aan en koppelt pdf.– Herkenning crediteur obv ean-nr/btw-nr/en bankrekening-nr– Facturen standaard geboekt met 1 factuurregel– Grootboekrekening bij crediteur bepaalt de boeking voor ak-factuur– Inkooporder afgeboekt

• Controle en fiattering van de factuur.

May 2, 2023

INVESTERINGEN &BESPARINGEN

HANS BAX

WELKE ALERT MODULES?Investering Benodigde modules Basisprijs Voorbeeld 10 users Actie prijs 30% korting Elektronische berichten 1000,- + 90,- p/user 1.900,00 1.330,- Documentbeheer 1000,- + 110,- p/user 2.100,00 1.470,- Totaal 2.800,- Besparing Besparing per factuur 1,60 Besparing bij 3000 facturen € 4.800,- per jaar (zie onderstaande tabel) Optioneel Basisprijs Voorbeeld 10 users Actie prijs 30% korting Inkoop + lev.art. 1000,- + 110,- p/user 2.100,00 1,470,00 Workflow 1000,- + 75,- p/user 1.750,00 1.225,00 Fiattering 2000,- 2.000,00 1.400,00 Exclusief implementatie diensten en verhoging 18% jaarlijks onderhoud Actieprijs geldig tot 31 oktober 2016

May 2, 2023TITLE PRESENTATION

Voorbeeldbesparing met elektronisch factureren UitganspuntenAantal inkoopfacturen 5.000gemiddelde verwerkingstijd per factuur 8 minutengemiddelde factor voor opzoeken bijbehorende documenten 2 tot 2,5Totale kosten verwerking: 5000 x 8 min x 2 = 80.000 minuten = ± 1 FTE Besparing In de bouw zijn besparingen gerealiseerd met Z factuur van 25% tot 40%Mogelijke besparing per E-factuur 7 tot 18 euroBesparing: bij 5000 facturen x 7 euro € 35.000,- Gemiddelde investering Z factuur Initieel bij standaard softwarekoppeling € 200,- tot € 500,-Jaarabonnement Z factuur vanaf € 200,- Gemiddelde investering XML herkenservice Initieel per aansluiting € 750,-Jaarabonnement bij 2500 facturen € 1125,- Voordeel met een standaard koppeling € 32.084,00

VRAGEN?

Hans Bax+31 6 22 52 44 59hans.bax@centric.eu