Kwaliteitsborging en Contractmanagement

30-1-2014, Gert-Jan Vlasveld

Even voorstellen ….

• Gert-Jan Vlasveld

• 20 jaar:

• 5 jaar:

• 7 jaar: 3 jaar:

• Mede ontwikkelaar methode

Even voorstellen …… de NBCM

o Nederlandse Beroepsvereniging voor Contractmanagement

o Doelstelling:

o Het bevorderen van professioneel contractmanagement en de behartiging van de belangen van professionals en organisaties op het gebied van contractmanagement

o Opgericht 6 mei 2010

o Momenteel +-140 leden

o Bestaande uit natuurlijke personen

o Uit diverse toepassingsgebieden (ICT, FM, bouw …)

o Met een lage drempel (€75/jaar)

3

De activiteiten van de NBCM

Doelstellingen bereiken door:

o Netwerkplatform te bieden voor leden onderling en met externe partijen.

o Uitwisselen van kennis en best practices.

o Stimuleren van aandacht voor contractmanagement in media en vakliteratuur

o Stimuleren en doen van marktonderzoek

o Stimuleren onderwijs/opleidingen

o Behartigen van belangen en de lobby voor contractmanagement

o Uitgeven van publicaties

o Op termijn stellen van normen en stimuleren/uitvoeren van certificering voor contractmanagers

4

Publicaties NBCM

o De Competente contractmanager

� Het werkveld van de contractmanager

� Het competentieprofiel van de contractmanager

o Handleiding beoordelingsraamwerk Organisatie Ontwikkel Modellen voor Contractmanagement

5

Kwaliteitsborging in contractmanagement

• Contractmanagement heeft tot doel het

realiseren van de beoogde

contractdoelstellingen zeker te stellen

• Welke elementen binnen

contractmanagement (of CM aanpak) bieden

daartoe zekerheid

Elementen

1. Heldere definitie van contract

2. Heldere definitie van contractmanagement

3. Eenduidige rollen bij een contract

4. Contract Essentials

5. Contract Risico Profiel

6. Contractmanagement: de stappen

7. Contract Assessment

8. Top 6 activiteiten van een contractmanager

1. Definitie van Contract (1/2)

• Wetboek: kent geen definitie van contract, wel van overeenkomst: “Meerzijdige rechtshandeling waarbij een of meer partijen jegens een of meerdere andere partijen een verbintenis aangaan”;

• Van Dale: 1) al dan niet schriftelijke overeenkomst, waarbij een of meer partijen jegens een of meer andere een verbintenis aangaan, 2) geschrift waarin het overeenkomst is vervat

1. Definitie van Contract (2/2)

• CM Partners: Een contract is een schriftelijke overeenkomst, het resultaat van een meerzijdige rechtshandeling waarbij een of meer partijen jegens een of meer andere partijen een verbintenis aangaan.

• Een contract is opgebouwd uit twee delen:

– Het te leveren werk, diensten etc

– De condities waaronder levering geschiedt

• Prestatie <> Tegenprestatie

2. Ontstaan: De contract Life Cycle

Opdrachtgeverskant

ContracteringContract

uitvoering

Afsluiting en

evaluatie

Leveranciersmanagement

Requirements

managementRFPRFI

Leverancierskant

2. Ontstaan: De contract Life Cycle

Marktverkenning en –profilering

Afsluiting en

evaluatie

Evaluatie

verloren offerte

Contract

uitvoering

Opdrachtgeverskant

ContracteringContract

uitvoering

Afsluiting en

evaluatie

Leveranciersmanagement

Requirements

managementRFPRFI

ContracteringOfferteKwalificatieOpportunity

management

Leverancierskant

De contract Life Cycle en CM

Marktverkenning en –profilering

Afsluiting en

evaluatie

Evaluatie

verloren offerte

Contract

uitvoering

Opdrachtgeverskant

ContracteringContract

uitvoering

Afsluiting en

evaluatie

Leveranciersmanagement

Requirements

managementRFPRFI

ContracteringOfferteKwalificatieOpportunity

management

Contractmanagement?Contractmanagement?

Contractmanagement?

De contract Life Cycle en CM volgens CATS

Marktverkenning en –profilering

Afsluiting en

evaluatie

Evaluatie

verloren offerte

Contract

uitvoering

Opdrachtgeverskant

ContracteringContract

uitvoering

Afsluiting en

evaluatie

Leveranciersmanagement

Requirements

managementRFPRFI

ContracteringOfferteKwalificatieOpportunity

management

Contractmanagement!!betrokkenheid

2. Definitie contractmanagement(CATS CM)

• Contractmanagement is het op operationeel

niveau managen van alle in het contract

vastgelegde verantwoordelijkheden,

verplichtingen, procedures, afspraken,

voorwaarden en tarieven plus het managen

van alle onduidelijkheden, hiaten en gewenste

wijzigingen in het contract met als doel de

met het contract beoogde doelstellingen te

realiseren.

3. Rollen bij een contract

• Contracteigenaar

• Contractmanager

• Servicesmanager

• Let op: Rollen, hoeven geen functies te zijn

(kan wel)!!

Contracteigenaar

• Ieder contract kent één contracteigenaar

• Een contracteigenaar kan eigenaar zijn van

meerdere contracten

• De contracteigenaar is initiatiefnemer van het

contract en accountable gedurende de

contract life cycle.

Contractmanager

• Wordt aangesteld door de contracteigenaar;

• Met gedelegeerde verantwoordelijkheid van de contracteigenaar;

• Om de dagelijkse zaken van het contract te managen en de contractdoelstellingen te realiseren;

• Is verantwoordelijk voor het héle contract;

• Met een focus op het ‘Voorwaarden’ deel;

• Gebaseerd op input van de service manager voor het deel ‘Werk’.

• Kan contractmanager van meerdere contracten zijn.

Servicemanager

• Betrokken bij levering/ontvangst van ‘Het werk’;

• In staat om een beoordeling te geven over:

– Het kwaliteitssysteem,

– De processen en

– De prestaties van de leverancier;

• Eerste gesprekspartners bij (dreigende) non-compliance;

• Informeert Contractmanager bij definitieve/voortdurende non-compliance.

4. Contract Essentials

1. Contractomgeving

2. Contractdossier

3. Doelstellingen en Resultaten

4. Belangrijkste contractartikelen (Facturatie, opleverdata, audits, reviews, inspecties acceptatieprocedure, IGS, kritische randvoorwaarden, beëindiging, what-if)

5. Proces- en kwaliteitsbewaking

6. Risicobeheersing(Contract Risico Profiel, aannames, beheersingsmaatregelen)

Contract omgeving

5. Contract Risico Profiel

• Het managen van risico’s is een belangrijke

taak van de contractmanager

• Instrument om de risico’s binnen een contract

te identificeren is het Contract Risico Profiel

• Subjectief hulpmiddel dat ook als

communicatiemiddel ingezet kan worden.

6. Contractmanagement: de stappen

• CM is een proces binnen de uitvoeringsfase en

de evaluatie & afsluitingsfase;

• Kent een eigen set aan stappen;

De processen binnen de uitvoeringsfase

Contract

Implementatie

Transfor-

matie

Gebruik Afbouw

Bestellen/

Afroepen

Transitie

Ontvangst/Gebruik

Verleng of

vernieuw

Contractmanagement

Contractmanagement stappen:basis is Deming Cyclus

Plan

Act

Do

Check

Uitgebreid met twee extra stappen

Plan

CloseAct

Do

Check

Initiate

10. Top 6 activiteiten van een contractmanager

1. Prestatiemonitoring/-management

2. Relatiemanagement

3. Financiën

4. Contractbeheer

5. Inkoop/onderhandelen/pricing

6. Issue-/risicomanagement

Bron: onderzoek naar de positie en werkzaamheden

van contractmanagers, CM Partners, feb 2013

Afsluiting

• Nog vragen?

• Stel ze gerust via mail of de telefoon.

• 06 44 35 15 29

• gjvlasveld@cmpartners.nl

• www.cmpartners.nl

• Kijk ook op www.nbcm.nl

• LinkedIn group: CATS CM, NBCM

• Laat visitekaartje achter voor een pdf versie van de competente contractmanager

Contractmanagement en contractwaarde

Contractwaarde

^

Contract ondertekening

^

Contracteinde

Ontbrekend of ineffectief

contractmanagement

Optimaal contractmanagement

Beoogde toegevoegde waarde

Tijd

Bron: Coen willems, Shell, presentatie 14-3-2013

Contract Assessment

Na verloop van tijd

Resultaten van een contract assessment