Overtoom e-Invoicing

Rien van GemertContent manager

2

Onderwerpen

1 dia over OvertoomReden projectStappen in fasesSelectie partnersDe uitrolProcesROI en aandachtspuntenAfronding

3

Overtoom organisatie

Meer dan 60 jaar de leverancier in kantoor, magazijn en werkplaatsinrichting. De grootste B2B directmail organisatie in de Benelux.Sinds 1996 eigendom van het Franse bedrijf Manutan.23 vestigingen in 21 landen in Europa1300 medewerkers in Europa

4

Reden project

5

De eerste stapjes…..

2004 eerste stappen

2008 lokaal project

6

Waarom?

KlantbehoefteNiet voor kostenreductieGroeiend aantal klanten met externe systemen1 kanaal voor alle factuurstromen

7

Projectfases

8

Project: fase nul 1/4

Alle handelingen werden dagelijkseintern verzorgd:

PrintenCouverteren (vullen van de enveloppen)Aanbieden voor distributie

9

Fase nul 2/4

Maatwerk ERPUitwisseling dagelijks bestandDigitalisering facturen volgensbelastingwetgevingPrinten en verzenden facturen door externe printpartner

10

Fase nul 3/4

Maatwerk – goede voorbereidingAlle partijen betrekkenE-Facturatie partner, ERP programmeur en printpartnerEn “natuurlijk” de interne afdelingen

11

Fase nul 4/4

Procesverbetering internVerbeteringen van layoutPrintproces: geeft mogelijkheden tot optimalisatie en toevoegingen in het proces

12

Fase 1 - integratie

externe portals zoals OB10, Ariba, Hubwoo,Bex, Basware, Hubwoo…….e-Procurement klanten en aangemelde klantenBestaande klanten van partner(s)

13

Fase 2

Selectie van klantenAantal facturen per jaar

Voorbereiding op de big bang

14

Fase 3

Massa mediaalService koppelen aan webshopVoor iedere klant beschikbaar

15

Selectie partners

16

Selectie partner

Bewezen ervaringPast bij de Overtoom cultuurWijze van communicatieKennis van zakenPartner voor alle berichtenFlexibelProject managementOne stop shopPrijs/kwaliteitUitrol in Europa mogelijkISO certificaatITIL methodeService Level Agreement

17

Selectie partner

8 geselecteerd5 uitgenodigd2 detail uitwerking

18

Partner

Onze keuze is gevallen op ….

19

De uitrol

20

De uitrol

Contract ondertekend april 2008Fase 0 afgerond en fase 1 in bewerkingFase 2 gepland voor einde van dit jaarFase 3 live met lancering nieuwe catalogus, eind januari

21

Proces

22

Proces

PartnerOvertoom

Papier

PDF

IntegratieKlant

Anderepartners

Webshops

23

Proces

24

ROI en aandachtspunten

25

ROI

KlantbehoefteProcesverbetering1 kanaal voor distributie van facturenPositief resultaat binnen 1 jaar

26

Samenvatting / Aandachtspunten

Is het moment juistHuidig proces versus toekomstigMaatwerkAanpassen algemene voorwaardenOverzicht en grip op het gehele proces

27

Het einde of het begin?

Bedankt voor uw aandacht!

Voor vragen mag u ook bellen of (e)mailen

+31 30 22 96 192

Rien.vanGemert@overtoom.nl