7 jaar “Andere overheid” bij de provincie Zuid-Holland

Daan de Haas

Even voorstellen

Daan de Haas, MAHoofd bureau Applicatie Services

Afdeling Informatisering & Automatisering

Provincie Zuid-Holland

Seven year itch

Inhoud

• Wat doet de afdeling Informatisering & automatisering?

• Digitaal werken bij de provincie ZH• Waar komen we vandaan?• Waar staan we nu?• Tooling• Hoe zijn we er gekomen?• Waar gaan we naar toe?

Hardware

Kantoorautomatisering

Maar ook software voor:

Waar het begon

2003 : "Andere Overheid" met o.a. slimmere inzet ICT (bijv. digitale belastingaangifte)

Aansluitend "Veranderende Provincies": efficient en effectief naar burger. Doel: 2007 65% dienstverlening is electronisch

2004: start Digitale Route:

Sanering en vernieuwing ICT infrastructuur (van "houtje-touwtje" naar stabiel, standaard, gestroomlijnd)

Verbeteren en digitaliseren werkprocessen

Eenduidige basisregistratie, (stuurinformatie en digitale dossiervorming (e-dossier)

Digitale dienstverlening (e-loket)

Afronding Digitale Route eind 2007

Van papier naar digitaal

Van parafenwandeling naar Workflow

Van veel post naar e-loket: Bereikbaarheid, interactie, informatie en webcasts

Digitaal werken bij de provincie: waar staan we nu?

Workflows voor:• Proces bezwaar en beroep• Beoordelen en verstrekken subsidies• Toetsing van bestemmingsplannen• Besluitvorming• Postafhandeling

Geintegreerde intranet, internet, documentmanagement en e-formulieren oplossing: iDMS

Intranet / internet: www.zuid-holland.nliDMS: http://idms/livelink/livelink.exeE-formulier: http://www.zuid-holland.nl/loketStreekplannen: http://geo.zuid-holland.nl/geo-oket/html/atlas.html?atlas=streekplannen

Gartner magic quadrant ECM

De systemintegrator van het iDMS

Siemens Information Systems

Applicatie beheer door Siemens

Een voorbeeld

Gemeenten kunnen de begroting, de jaarrekening en begrotingswijzigingen digitaal doorgeven

Deze brief is digitaal vastgesteld, hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief.

Feiten & Cijfers I

Feiten & Cijfers II

Feiten & Cijfers III

1.000

10.000

100.000

1.000.000

jul-08 sep-08 okt-08 dec-08 feb-09 mrt-09 mei-09 jul-09 aug-09 okt-09 dec-09

Toegevoegde doc's

Gescande doc's

Besluiten WF

Postdistributie WF

Aantal open WF's

Feiten en cijfers IV

• Machtiging tot substitutie: digitaal document is voor de wet leidend

• Wet ruimtelijke ordening: digitale plankaart is voor de wet leidend

• Aantal documenten in het iDMS: ≈ 4.5 miljoen• Per jaar: ≈ 1 miljoen nieuwe documenten toegevoegd• Inkomende post per jaar: ≈ 36.000• Uitgaande post per jaar: ≈ 24.000• Aantal besluiten in 2010: ≈ 16.000

Samenhang creëren

OrganisatieOrganisatie

ProcessenProcessen

InstrumentenInstrumenten

MedewerkersMedewerkers

Van bedrijfsverzamelgebouw

Gehele I&A-huishouding is verbrokkeld en verdeeldEiland informatisering- en automatisering

DCZ DMB DGWM DRM

Naar concernsamenhang

Basis ICT infrastructuurBasis ICT infrastructuur

RegistratiesRegistraties

Digitaal werken

Digitaal loket

Gemeenschappelijke voorzieningen uitgangspuntDiversiteit daar waar noodzakelijk

DCZ DMB DGWM DRM

Bed

rijf

svo

erin

g

Procesmanagement

Directieteam

DMB DGWM DRM DCZ

Generieke componenten

Primaire processen

Ondersteunende processen

Proce

seigenare

n Proceseigenaren-

overleg

Ondersteunende processen

Middelenbeheer en interne dienstverlening

Sturing bedrijfsvoering

Verwervenen aannemen

Behandelenjuridische kwesties

Verantwoordenen analyseren

Begrotenen plannen

Primaire processen

Subsidieverlening

Vergunningverleningen Plantoetsing

Handhavingen Toezicht

BeleidsontwikkelingProjectontwikkeling

en -uitvoering

Generiekecomponenten

Besluitvorming

Instandhoudenbedrijfskapitaal

GenererenVan inkomsten

Beheeren Onderhoud Bezwaar

en Beroep

PublicatieBerichten

op website

Post-behandeling

PublicatieBesluiten

op website

Internedienstverlening

Procesarchitectuur

Hoofdarchitectuur Zuid-Holland

Digitaal werken en digitaal dossier

Basis ICT Infrastructuur

Bed

rijfsvoerin

g en

on

dersteu

nin

g

Portaal en digitaal loket

Registraties

Werkstroombesturingen procesondersteuning

Applicaties

Samen-werken

StandaardbrievenHuisstijl

Zakenregister

Ordenings-plan

Post-behandeling

Digitaalarchief

Publicerenop internet

Digitalebesluit-vorming

Besluitvorming

Bezwarenen Klachten

Nieuwbouw

Vergunning-verlening

en Plantoetsing

Beheeren Onderhoud

Handhavingen Toezicht

Subsidieverlening

Beleidsvorming

Ondersteuning enBedrijfsvoering

StandaardOffice

PrintService

StandaardWerkplek

Netwerken opslag

Applicatieservice

Standaarddatabase

StandaardServers

ProjectManagement

Management-informatie

Tijdschrijven

Planning &control

Financiënprojecten

Ondersteuningsubsidies

Financiëleadministratie

Personeelsadministratie

Webtrends

GeoloketDigiDToegangderden

Web-casting

StatenInformatieSysteem

Zoek-machine

Beslis-boom

Productencatalogus

Elektronischeformulieren

Persoonlijkeprofielen

Trackingen Tracing

Medewerkersen

Organisatie

Bedrijven

PercelenTopografie

Gebied-indeling

AdressenLucht-foto's

Adres- enContact-beheer

Gegevens-beheer

Gegevens-register

ProvincieGIS

Geo Opvraagtool

ThesaurusStandaardapplicaties

Specifieke applicatiesConcernapplicaties

Basisapplicaties

Detail invulling

Tips

• Gebruik ICT als enabler voor veranderingen maar voorkom dat het daarbij blijft. Zorg dus dat bij de invoering van digitaal werken procesmanagement minimaal klaar staat om in de slipstream mee te draaien.

• Kantelen van functioneel naar procesgericht kan niet in 1 keer. Zorg dat de proceseigenaren voldoende status hebben in de organisatie.

• Creëer proceseigenaren op minimaal afdelingsniveau. Bij voorkeur managers die ervaring hebben met verandermanagement en procesmanagement.

Meer nadruk op beleidsvorming

Openbare ruimte als kerncompetentie

Krimpende (ICT) budgetten

Toenemende Digitalisering

'Crowd-sourcing'

Outsourcing en Cloudcomputing

Seven year itch

• Wie een jaar of 7 samen is, komt voor grote beslissingen te staan.

• Hoe doorgaan?– Web 2.0– Ambtenaar 2.0– PZH 2.0

• Stapje voor stapje

Speerpunten: korte termijn

• Workflows eenvoudiger opzetten• Papierloos werken (start bij de Statenleden)• Mobiel werken• Verbetering van de samenwerking en informatie

uitwisseling met ketenpartners• Social media en interactieve beleidsontwikkeling• Kennis- en informatiemanagement incl. GEO

informatie• Verbetering van de processen: sturing op

management informatie, KPI’s en risico’s• BYOD

Dienstverleningsketens

Dataopslag

Interactieve samenwerking

ApplicatielandschapFrontoffice Bedrijfsprocessen

Publieksvoorlichting

Uitvoeringsloket

InspectieRuimte

(e-Inspecties)

Publicaties

Subject

Zakenmagazijn

Webcontent

CrisisRuimte

Sociale mediaSamenwerkings

Ruimte

Materiegegevens

Kennis en informatie

Beleid Projecten

Subsidies

Kantoorautomatisering en E-mail

Archiefmanagement

Klan

trelatieb

ehee

r

Beheer enOnderhoud

Ondersteuning (PIOFACH)

Man

ag

emen

tinfo

rmatie

Pro

cesbestu

ring

Burger

Bedrijf

Instelling

Overheid

Content

Managementdata

PIOFACH data

Dossier

Zaak

managen

Project

managen

Dossiermanagement

Werkstroomondersteuning

EnterpriseContent

management

Projectregistratie

Object

Actor

UitwisselingsRuimte

BesluitenBezwaar

en Beroep

Vragen