MVO Forum Duurzaam aankopen en ketenbeheer 17 December 2012

Waarom duurzaam ketenbeheer?

Waarom duurzaam ketenbeheer?

Enkele belangrijke noties • Erkenning van zijn eigen maatchappelijke verantwoordelijkheid • Eerlijke handelspraktijken • Verantwoordelijkheid werkt door in de invloedssfeer van het bedrijf • Stakeholders

Strategische aankoopfunctie

Kwaliteit Innovatie Stakeholders Waardecreatie

Uw motivaties om duurzaam aan te kopen?

Hoe zou duurzaam aankopen bijdragen tot -Stakeholdermanagement -Kwaliteit -Innovatie -Waardecreatie

I. Ketenbeheer Inzicht, risico’s en opportuniteiten in uw keten

Product, dienst en toeleveringsketen

Product, dienst en toeleveringsketen

Analyse van uw toeleveringsketen

• Maak een overzicht van alle producten en diensten die u aankoopt

• Categoriseer uw aankopen: welke zijn de bealngrijkste product en dienstencategorieën die aankoopt.

• Geef aan of het gaat om strategische, operationele, product-dienst.

Uitgavenposten Business & Society Belgium 2011

Personeel 426.227 Salarissen, wettelijke bijdragen/ mobiliteit

Diverse goederen en

diensten

299.290 Details zie onder

Diverse goederen en diensten – Business & Society Belgium 2011

Activiteiten 122.434 Catering, zalen, animatie, logistiek

Erelonen 70.434 ICT/ Fotograaf, speakers,

Kantoor 47.736 Huur kantoren, documentatie en opleidingen, kantoorbenodigdheden

Externe

communicatie

46.750 Grafiek/drukwerk, redactie

Analyse van uw leveranciersbasis

• Ga na bij welk (type) leveranciers u aankoopt

• Ga ook na hoe uw keten er na de 1e rang leveranciers uit ziet.

• In welke landen koopt u aan

Analyse van uw aanvoerketen

• Welk transport/logistiek komt er bij kijken?

• Wat gebeurt er met uw product of dienstverlening eens geleverd?

Risico’s en opportuniteiten ID

in functie van motivaties

in functie van ‘spend’

in functie van kenmerken van aankopen

in functie van herkomst

door stakeholders te raadplegen

Leveranciers/product Score risico’s Mogelijke aandachtspunten

Catering 5 aankoop voeding (labels, seizoen etc.), al dan niet afgewerkte producten,

intern personeelsbeleid.

Drukwerk 4 aankoop papier (FSC, PEFC)/inkten, energie

Kantoormateriaal 4 Aankooppolitiek van leverancier, distributie, intern personeelsbeleid

Huur kantoren 3 aankoop energie, afvalbeleid, schoonmaak, keuze voor materialen

Reisagentschap 3 vluchten (aankoop, compensatie), ecotoerisme, duurzaam management

hotels,…

Mobiliteit 2,5 welke wagens worden aangekocht, welke brandstofleveranciers als

partner,…

IT dienstverlening 2 aankoop hardware, software en mobiliteit

Huur zalen 2 afval en schoonmaak, bereikbaarheid

Telefonie, internet 2 aankoop materialen en organisatie van netwerk (servers, technisch

onderhoud etc.), energie

Boekhouding 1

Consultancy 0

HR dienstverlening 0

II. Opmaak van een duurzaam aankoop-beleid 15 maart 2012

DA inbedden in uw duurzaamheidbeleid

• Missie

• Bestaande beleid

DA inbedden in uw aankoopproces

DA inbedden in uw aankoopproces

Aankoopproces Business & Society Opportuniteiten voor duurzaamheid

I.Behoeftebepaling

Er bestaat momenteel geen formele

behoefteanalyse, zeker niet voor recurrente

aankopen Het bestaande beleid rond de organisatie

van duurzame events beïnvloedt bijvoorbeeld de

aankopen.

Systematisch, ‘belangrijke’ aankopen en voor de

recurrente aankopen. Volgende vragen komen aan

bod:

- Wat hebben we nodig? (Denk in functionaliteiten

ipv in producten/diensten)

- Kopen of huren? Life cycle thinking

- In de formulering van de vereiste

functionaliteiten kunnen sociale en ecologische

specificaties worden opgenomen

II.Informatieverzameling, marktverkenning (RFI)

Deze fase in het aankoopproces wordt momenteel

enkel in specifieke gevallen doorlopen.

- Specificeer een aantal aankopen waarvoor

een marktverkenning nuttig is.

- Koppel dit evt aan de jaarlijkse

behoeftebepaling

- Vraag naar het duurzaamheidsbeleid bij de

leveranciers zelf.

III.Aanvragen van offertes (RFP)

Business & Society Belgium vraagt enkel voor

bepaalde aankopen offertes aan, met name voor

grote te besteden bedragen en in geval we niet

vertrouwd zijn met de specifieke markt en relevante

leveranciers.

- De behoeften worden vertaald naar

duidelijke technische specificaties. Maak

duidelijk aan welke economische, sociale

en ecologische criteria een product/dienst

moet voldoen.

- Geef waar mogelijk aan op welke manier

de economische, ecologische en sociale

criteria doorwegen in de evaluatie en

selectie.

IV.Evaluatie – Selectie

Voor bepaalde aankopen worden formele

evaluaties gemaakt.

- Offertes moeten voldoen aan enkele

minimumcriteria die eerder werden

vastgelegd.

- Per offerte gewichten vastleggen voor

specifieke criteria zoals het

duurzaamheidsbeleid van de leverancier

zelf.

- Leveranciers die niet worden gekozen

worden geïnformeerd over het waarom.

V.Contract en uitvoering

Business & Society Belgium respecteert

betalingstermijnen waar mogelijk. We verkiezen

lange termijn relaties met onze leveranciers. Er is

geen formele controle op de kwaliteit van

producten en diensten.

- Communiceer duidelijk wat leveranciers

mogen verwachten

- Geef leveranciers feedback.

- Geef aan op welke manier u kan helpen bij

het verduurzamen van de operaties van de

leverancier

Opmaak van aan DA beleid

• Collectieve initiatieven?

Opmaak van aan DA beleid

Proces Inhoud

Formuleer een doelstelling en kader uw aankoopbeleid binnen de bredere strategie

Respecteren van lokale en internationale wetgeving

Consulteer uw externe stakeholders, betrek zeker leveranciers

Definieer minimale sociale eisen waaraan leveranciers moeten voldoen. Hiervoor kan u zich baseren op de mensenrechten en de ILO.

Consulteer uw interne stakeholders (aankopers, gebruikers, sales,…)

Definieer minimale ecologische eisen waaraan leveranciers moeten voldoen. Deze eisen hangen nauw samen met de eigenschappen van de aankoop, grijp terug naar uw risicoanalyse.

Geef duidelijk aan hoe de keten zal worden beheerd en hoe duurzaamheidsperformantie zal doorwerken in de relaties met leveranciers

Geef aan welke inspanningen uw bedrijf zelf levert op vlak van duurzaamheid. Wat kan uw leverancier van u verwachten?

Kennis en kunde van aankopers

• Begrip van duurzaamheid en risico’s in de keten.

• Marktkennis ontwikkelen in richting van duurzame alternatieven – welke beheersystemen bestaan er, duurzame databases, logo’s, labels…

• Objectieven en instrumenten

III. Evalueren en engageren van leveranciers 15 maart 2012

• Source : Supply Chain Sustainability, UNGC & BSR 2010

Opvolging en controle = audits?

• Integreer duurzaamheid in de normale evaluatieprocedures, vb jaarlijks gesprek met # leveranciers, SLA, PLA,…

• Self assessment (kost-werklast, betrouwbaarheid van gegevens)

• Audit (kost) – Intern

– Extern

Leveranciers als stakeholder in innovatie

Axia

® S

ma

rt C

hair

all

rig

hts

re

serv

ed b

y B

ma E

rgon

om

ics | 2

01

2

Show the environment impact with the energy content MJ/kg (GER-value)

www.bma-ergonomics.com

Minimal energy content

productiefase

gebruiksfase afdankingsfase

recyclefase

Vraag en antwoord

Wat zijn uw ervaringen?

Waar vindt u opportuniteiten of obstakels voor duurzaam aankopen?

…

Vragen? Caroline.godts@businessandsociety.be

43