Kwaliteit met beleid

Marius SparreboomJentien van Staveren

REC-Flevoland / Stichting Eduvier

- Op De Rails Emelwerda - De Optimist SO/VSO-LZK

- Dronten Catamaran

- drs. H. Bekius SO-LZK- de Anger VSO ZMOK- de Rede / Asterisk II VSO- de Deining-Aurum College- De Stedenschool (JJI)- Leerwerkbedrijf Flevodrome- Op De Rails Arcus/ SGL/ Rietlanden-Groenhorst-Op de Rails 10+-Vogeltuin

- St. Gewoon Anders- Aquarius VSO ZMOK i.s.m. vakinternaat NV- Nautilus college VSO LZ- Leerwerkbedrijf Flevodrome Almere

3 hoofdprocessen

IDU

INSTROOM DOORSTROOM UITSTROOM

Waarom ISO ?

Hulpmiddel, geen doel op zich ISO verbindt eigen ambitie / doelstellingen

met de wettelijke kaders ISO past goed binnen het INK

kwaliteitsmodel

Waarom certificeren

Processen centraal in INK Instroom is een kritisch proces Verschil in benadering van de werkwijze Efficiency voor de klant belangrijk (tijd en

sneller zorgmiddelen bij de leerling) Data kunnen genereren integrale toeleiding indicatie cluster 4 / bjz

Doel opzetten kwaliteitssysteem

Meetbaar kwaliteitsbeleid- systematisch beheersen van werkprocessen- registratie en beheer klantengegevens- borging/ verbetering kwaliteitssysteem, interne organisatie,

dienstverlening Bevoegdheidsverdeling Afspraken vastleggen in procedures Blijven voldoen aan eisen conform de wet- en regelgeving

Genomen stappen

1. Commitment management

2. Instellen implementatieteam

3. 0- meting

4. Implementatieplan maken

5. Scholing

6. Documentatiesysteem opzetten

7. Documentatie- beheersingssysteem opzetten

8. Monitoren vooruitgang

Processtructuur

Kwaliteitshandboek

Schematische weergave hoofdprocessen Procesbeschrijving Werkvoorschriften Kwaliteitsborging relevante documenten Kwaliteitsplanning Meting, analyse en verbetering

Basisregels

Documenteren wat je doet

Doe wat je documenteert

Schematische weergave

Hoofdproces REC Flevoland

Deel 1

Verwijzing via school

Kind met gedrags-probleem

Ouders zoeken contact

Email/ telefonisch

Via hulpverlener zoals BJZ, GGZ

Infopakket naar ouders

OAS invullen. Dossier aanmaken

Hulpverlening betrokken?

ja

Hulpverlening wenselijk?

nee

Spilfunctionaris BJZ/ MEE REC inschakelen

ja

Reserveren gespreksruimte en inplannen gesprek

(zie agenda)

Naar deel 2

nee

Ouders verzamelen

dossier gegevens

Ouders maken afspraak met dienst A&O

Procesbeschrijving

Procedures geven weer:

- de route;

- wat de ene afdeling aan de andere toelevert,

in welke vorm en op welk moment;

- regels die betrekking hebben op meerder

afdelingen

Werkvoorschriften

Werkinstructies beschrijven de meest efficiënte methode om een taak uit te voeren en zijn gebonden aan de werkplek.

Kwaliteitsborging relevante documenten

Titel document Verantwoordelijk Bewaartermijn

minimaal

Kwaliteit Actieplan, inclusief auditplan kwaliteitsmanager 2 jaar

Notulen afdelingsleider 2 jaar

Audit rapport, intern kwaliteitsmanager 2 jaar

Audit rapport, extern kwaliteitsmanager 2 jaar

Klanttevredenheidsmetingen kwaliteitsmanager 2 jaar

Leveranciersbeoordelingen kwaliteitsmanager 2 jaar

Directiebeoordelingen kwaliteitsmanager 2 jaar

Personeeldossiers (inclusief certificaten/ diploma’s beoordelingsgesprekken etc.)

directie Tot uitdiensttreding medewerker

Functioneringsgesprekken directie Tot uitdiensttreding medewerker

Afspraken met klanten dienst A&O 2 jaar

Leerling- dossiers directie 5 jaar

Overzicht documenten

De verantwoordelijke beheert de documenten d.m.v.een overzicht, waarin minimaal de volgende zaken op zijn genomen:

• Naam document• Versienummer/ datum• Bron m.b.t. actualiteit• Leverancier document• Gedistribueerd aan + datum

Beheer wet – en regelgeving REC- FlevolandBeheerder: ECPlaatsvervanger bij afwezigheid:JvS/BD

door Artikel Versie/

datum

Opgeslagen in:

Wie levert aan?

Gedistribueerd aan?

Datum Gecom

municeerd

vernietigd

S. Dijksma

StaatssecrOnderwijs,

Cultuur, wetensch.

Wijzigingen indicatie besluit

27 juni 2008

Kast EC Min. Onderwijs,

Cultuur, wetensch

CvI- leden

BT- leden

Dienst A&O

Vaksectie ortho

Spil BJZ

IJsselgroep (SBD)

Scholen regio

Hulpverl. Regio

8 aug 2008

18 aug

2008

Brief

Mail

Jaarplanning 2008-2009

Operationele doelstellingen Kwaliteitsdoelstellingen Arbo- en veiligheidsdoelstellingen Auditplan

Jaarplanning kwaliteitssysteem

Onderdeel Verantwoordelijk S O N D J F M A M J J A

Directiebeoordeling JvS * X

Opstellen jaarplan JvS X

KPI’s analyseren en bijstellen JvS X

Leveranciersbeoordeling GvdL X

Klanttevredenheidsmeting BD X X X X X X

Kwaliteitsoverleg JvS X X X X

Wijzigingenlijst

Document Versie Wijziging

Kwaliteitshandboek Versie 1, feb. 2008 Start

Formulier F1- F8 Versie 1, feb. 2008 Start

Kwaliteitshandboek Versie 2, april 2008 Start

Checklist F6 Versie 2, aug. 2008 Start

Kwaliteitshandboek Versie 3.0 sept. 2008

Hoofdproces, H5. aanmeldingen ge-update

Kwaliteitshandboek Versie 3.1 nov. Scope aangepast. Opmaak H5.1. aangepast.

Kwaliteitshandboek Versie 3.2. nov. 2008

Hoofdstuknummering gecorrigeerd

Meting, analyse en verbeterplan

Kritische Proces Indicatoren:• Doorlooptijden dossiers • Doorlooptijden 1e contact tot aanmelding • Gelijkmatigheid aanlevering dossiers

(herindicaties/ initiële indicaties• Klachten• BAC- dossiers (max 1,5 %)

Planning interne audit

Maand Directie Receptie Centrale administratie

Dienst A&O CvI

Augustus

September

Oktober

November

December

Januari

Februari

Maart

April

Mei

juni

Meting, analyse en verbeterplan

Problemen worden structureel aangepakt:

a. Bij start van het kwaliteitsprogramma en vervolgens periodiek:

- signaleren van kwaliteitsproblemen

- selecteren van kwaliteitsproblemen

b. Voor ieder kwaliteitsprobleem afzonderlijk:

- analyseren probleem

- opstellen verbeterplan

- testen en bijstellen

Externe resultaten

Zichtbaar kwaliteitssysteem Verbetering toeleiding indicatiestelling Verkorten doorlooptijden Verbetering klachtenbehandeling Tevreden ouders Tevreden inspectie

Interne resultaten

Procedures staan duidelijk op papier Vergroting zelfstandigheid werknemers Minder improvisatie Vermindering van interne klachten Betere motivatie en grotere betrokkenheid bij

werknemers