1

‘Samenwerken vergt de moed om los te komen van het eigenbelang zonder het uit

het oog te verliezen.Dat is de grote uitdaging.’

Edwin Kaats

2

Herverkavelen of ingraven?

Ella Kok-MajewskaKVAN Leeuwarden 6 juni 2011

Succes en faalfactoren van samenwerkingsverbanden met

openbare archiefinstellingen

onderzoeksresultaten

3

“Het dominante sectorale denken binnen een afgebakend cultureel domein, een bepaalde cultuuruiting of culturele praktijk zal plaatsmaken voor een opstelling waarbij de oriëntatie van een individu, een groep of een maatschappelijke groepering vooropstaat. Ontschotting en samenwerking, niet alleen binnen de culturele sector maar ook daarbuiten, zijn in dat verband de grootste uitdagingen.”

Adviesnota Innoveren Participeren van Raad van Cultuur

4

Samenwerking instellingen willen en kunnen

niet meer zonder

Hoe ik daartoe gekomen ben?Delen jullie mijn mening?

5

Inleiding

Aanleiding onderzoek

• Cultuurbeleid (innovatie)• Bezuinigingen (resources)• Ieder eigen wiel (kennis)

6

Samenwerkingsperspectieven

• Economisch• Bestuurskundig• Organisatorisch• Sociologisch en psychologisch• Kenmerken • Grondvormen• Sleutelvaardigheden

7

Literatuuronderzoek

• Uitkomsten– actief procesmanagement– netwerkvorming– sociaal kapitaal, uitwisseling van kennis en

ervaring (organisatorisch)– vertrouwen en macht als strategisch

instrument (sociologisch en psychologisch) – grote interdependentie– sleutelvaardigheden (samenwerken is te leren)

8

Empirie

• Proces

– Interview beleidsbeïnvloeders (BRAIN, KVAN, EN, NA)

–Masterclass Strategisch Samenwerken –Schriftelijke enquête archiefdirecteuren

9

Samenwerkingsverbanden

• Met wie?• Waarin?• Waarvoor?• Hoe?• Waarom?• Wanneer succesvol?

10

Met wie?• 65% werkt samen met vrijwilligersorganisaties

(stichtingen en historische verenigingen)

• 47% met anderen zoals gemeenten, onderwijs, andere archiefdiensten

• 35% met lokale bedrijven (middenstand, horeca, advocatenkantoren, mediabedrijven)

• 100% met andere culturele instellingen

meerdere antwoorden mogelijk

11

Waarin?

• 60 % op diverse vlakken• 40 % kiest uit:

– educatie– publieksbereik– digitalisering

12

Waarvoor?• De belangrijkste taken

13

Hoe?• Wijze waarop succesvolle samenwerkingsverbanden worden gemanaged

14

Waarom?Motieven voor samenwerking (kies meest toepasselijke):

– Maatschappelijke positie erfgoed verbeteren– Toegang tot resources zekerstellen– Eén gezicht naar buiten– Overheidshalve verplichting– Vergroten publieksbereik– Noodzaak om strategie te realiseren– Schaalvoordelen, risico reductie– Aanvullende competenties partners

15

Uitkomsten enquête

16

Wanneer succesvol?

Voorwaarden voor succesvolle samenwerking (kies meest toepasselijke):- Omvang van het project (in fte)- Duur van samenwerking- Persoonlijk netwerk- Betrokkenheid van de ander- Overeenkomst in strategie- Aanvullende competenties- Persoonlijke match- Vertrouwen in ander

17

Uitkomst enquête

18

Uitkomsten enquête

• Alle instellingen geven aan te participeren in twee of meer samenwerkingsverbanden

• Initiatief ligt voornamelijk bij de directeuren zelf (geen enkele keer een verzoek vanuit de organisatie)

• Realisatie van de samenwerkingsverbanden juist in handen van anderen dan directeuren (voornamelijk vakinhoudelijke medewerker)

• Toetsing van samenwerkingsbereidheid in de organisatie door middel van werkoverleg, meer dan 25 % doet het helemaal niet (of vind het vanzelf gaan)

• Managen, liefst via speciaal voor de samenwerking opgezet team

19

Uitkomsten enquête

• Indicatoren succes: – euro’s, – aantalen bezoekers, – behaalde resultaten, – structureel wordend verband– blijvend goede verstandhouding

• Zonder na afloop te evalueren maar op gevoel afgaan

20

Samenwerken is:

gebaseerd op rationele oplossingen en inzet van passende instrumenten

gebaseerd op talent en intuïtief handelen

21

Samenwerken is:

gevolg op een analyse

gevolg van geloof en doorzettings-vermogen

22

Samenwerken is:

gebaseerd op heldere afspraken

gebaseerd op vertrouwen en inspiratie

23

Een samenwerking:

het zijn organisaties die samenwerken

het zijn mensen die samenwerken

24

Een samenwerking:

laat zich ontwerpen ontwikkeld zich

25

Samenwerken:

kun je leren je hebt ’t of je hebt ’t niet

26

Samenwerken:

ambachtsman –kunde

kunstenaar –kunst

27

Ambachtsman Kunstenaar

Samenwerking

• gebaseerd op rationele oplossingen en inzet van passende instrumenten

• gevolg op een analyse

• gebaseerd op heldere afspraken

• het zijn organisaties die samenwerken

• kun je leren• laat zich ontwerpen

• gebaseerd op talent en intuïtief handelen

• gevolg van geloof en doorzettingsvermogen

• gebaseerd op vertrouwen en inspiratie

• het zijn mensen die samenwerken

• je hebt ’t of je hebt ’t niet• ontwikkeld zich

28

Empirie

• Uitkomsten– grote bereidheid, behoefte en noodzaak tot

samenwerken– bereidheid in organisaties niet getoetst– op gevoel acteren (i.p.v. van te voren

bedachte technieken)– minimale formalisatie van de samenwerking– samenwerkingscompetenties: meer talent en

intuïtie dan routine en handigheid– onderling vertrouwen - grootste succesfactor

29

Enkele uitspraken“Mogelijke partner moet goed in zijn vel zitten. Dan weet ik dat ik

hem kan vertrouwen.”

“Betrokkenheid is belangrijk, anders kan je net zo goed uitbesteden.”

“Het is de kwaliteit van de samenwerking, elkaar dingen gunnen, vertrouwen en leveren wat je beloofd hebt.”

“Samenwerking is net een huwelijk: werkt alleen als beide (alle) partijen een meerwaarde zien.”

“Na samenwerking is er geen weg terug. Transformatie is onherroepelijk. Niet voor bange mensen. Out of the box is

volwassenwording…”

30

Conclusies

• Samenwerking:– weinig gezocht buiten cultuursector– ‘bereidheid tot’ nauwelijks getoetst– nodig om eigen strategie te realiseren– meer inzetten om maatschappelijke positie van

het erfgoed te verbeteren– iets meer formaliseren en evalueren– kan niet zonder vertrouwen

31

Aanbevelingen voor archiefsector

• Meer samenwerking zoeken buiten de cultuursector en daarmee meer de aanvullende competenties van bijvoorbeeld commerciële partijen benutten.

• Binnen eigen organisaties meer aandacht besteden aan het toetsen van bereidheid tot en faciliteren van samenwerkingsverbanden.

• Elk samenwerkingsverband afsluiten met evaluatie van zowel de inhoudelijke als relationele kanten van de samenwerking.

• Bewustwording bevorderen over de mogelijkheden tot versterken van eigen positie en maatschappelijke relevantie door gezamenlijk optreden.

32

Meer dan de som der delen

Samenwerking instellingen willen en kunnen

niet meer zonder

33

Volledige digitale versie

E-mailOrganisatieFunctieNaam