Introductie tot Business Intelligence

Analyseren

Verbeteren

14 november 2011

Stefan Leunis

Zaakvoerder Blue Bay Business Intelligence Consultancy Specialisatie in allerhande BI tools 11 jaar voor overheidsinstellingen Alsook voor grote ondernemingen Team van 6 experten Sinds 2011: oplossing voor KMO

markt

Agenda

Wat is Business Intelligence? Voordelen en aandachtspunten BI voor de KMO en vrije beroepen Hoe komen tot BI? Concreet: voorbeeld BI omgeving

Agenda

Wat is Business Intelligence? Voordelen en aandachtspunten BI voor de KMO en vrije beroepen Hoe komen tot BI? Concreet: voorbeeld BI omgeving

BI: Algemene begrippen

Business Intelligence = Transformeren van data in kennis ter ondersteuning van de bedrijfsvoering

Informatie

Data

Kennis

Actie

VergaringInte

gratie

Analyse Beslis

singen

Met behulp van specifieke technologieën.

Begrippen

Data Rauwe data van de dagelijkse handelingen Voorbeeld: kassaverkoop van een moment

Informatie : data met betekenis en bruikbaar Beantwoordt het wat, wanneer, waar en wie Voorbeeld: wat is mijn marge op dit product?

Kennis: informatie toegepast voor een specifiek doel Beantwoordt het hoe Voorbeeld: hoe kan ik mijn verkoopsmarge

verhogen?

Business Intelligencevormt informatie om

tot kennis

Leveranciers Supermarkt Afdelingen AankopenBronsystemen Data Warehouse Data Marts

Data Warehouse

Verkopen

…Boekhouding

AankopenKassa

Stock

Aankoop

Excel

Rapporten, Analyses,Indicatoren,….

Werking

Gebruikerstoepassingen

Analytische mogelijkheden (OLAP) Bekijken van meetwaarden (feiten) vanuit invalshoeken (dimensies) Uitgebreide drilling mogelijkheden

Indicatoren opgelijst in “scorecards” Weergave van doelstellingen met tolerantiewaarden; Drill-down per indicator met informatie over onderliggende samenstelling.

Dashboard Weergave van verschillende componenten op 1 pagina; Verschaffen van een helikopterzicht op bedrijfsniveau; Uitgebreide drilling mogelijkheden.

Standaard Rapporten en ad-hoc rapportering Weergave in een vast formaat van detailgegevens (standaard rapporten); Samenstellen van eigen detailbevragingen; Mogelijkheid voor ‘drilling’ binnen zelfde (up/down) of ander rapport (through)

Agenda

Wat is Business Intelligence? Voordelen en aandachtspunten BI voor de KMO en vrije beroepen Hoe te komen tot BI? Concreet: een voorbeeld BI

omgeving

Centralisatie van informatie, slechts 1 waarheid;

Op maat van de organisatie en behoeften, iteratieve aanpak;

Opname van historiek & reproductie historische situaties;

1 + 1 = 3 : Meerwaarde door combinatie van gegevens uit meerdere bedrijfsprocessen;

Toegankelijk via een internet browser, loopt niet lokaal;

Standaard rapporten en analyses ter beschikking;

Gebruikers kunnen zelf analyses en rapporten maken;

Snel inzicht in de gang van zaken d.m.v. dashboards e.d.

Voordelen

Beperk de risico’s:

Organizeer een BI bewustwordingssessie en bepaal de aanpak;

Kies 1 of 2 bedrijfsprocessen voor een ‘piloot’;

Ontwikkeltraject met de juiste middelen:

Gespecialiseerde profielen voor correcte uitvoering;

Nauwe samenwerking vereist tussen business en IT;

Gegevenskwaliteit BI = gegevenskwaliteit bronnen:

Is kwaliteit van brongegevens voldoende?

BI toont je waar deze kan bijgestuurd worden & resultaat van de opschoning in de bronnen.

Aandachtspunten

Budget voor Business Intelligence: Interne/externe ontwikkelprofielen;

BI tools: complexe & dure licensiepolitiek;

Open source BI biedt deels antwoord hierop.

Wie baat dit uit, wie gaat dit verder ontwikkelen?

Support nodig naar eindgebruikers.

Aandachtspunten

Agenda

Wat is Business Intelligence? Voordelen en aandachtspunten BI voor de KMO en vrije

beroepen Hoe komen tot BI? Concreet: voorbeeld BI omgeving

Context KMO & vrije beroepen Gegevens zitten verspreid:

Op meerdere fysieke plaatsen

Bij verschillende leveranciers

In verschillende formaten

Veel manueel opzoekingswerk:

Verouderde gegevens;

Lange doorlooptijd tot resultaat;

Resultaat verschilt keer op keer;

90% van de KMO’s en vrije beroepen : enkel Excel

Bedrijfsvoering vanuit een buikgevoel.

Gebrek aan overzicht en controle:

Te veel / te weinig in stock op de verkeerde momenten;

Kwakkelende verkoop, loopt anders dan verwacht;

Geen optimale aankooppolitiek: dure leveranciers;

Offertes dekken de kosten niet;

Niet-identificeerbaar verlies;

Impact van winkeldiefstal?

Geen idee van klantprofielen.

Context KMO & vrije beroepen

Gegevensaanlevering

Minder gebruik van ERP, CRM en andere “packaged” software:

Gegevens zijn moeilijker toegankelijk; Veel gegevens in ‘on-the-fly’ toepassingen in MS Access &

soortgelijke; Veel kwalitatieve maar weinig kwantitatieve informatie; Excel als gegevensbron: opgepast voor wijzigingen!

Veel informatie zit bij leveranciers: Gegevens van bestellingen, leveringen, prijzen worden

afgeschermd door leveranciers (oa bij franchisegevers); Onderhandelen hoe je deze gegevens kan verkrijgen.

BI: uitdagingen

Gebruikersomgeving

Voldoende inhoud standaard aanbieden: Kant-en-klare analyses en rapporten die onmiddellijk

consumeerbaar zijn; Gebruiker laten ‘doorwerken’ op deze standaard zaken;

Maximale gebruiksvriendelijkheid: Zo eenvoudig mogelijke interface; Altijd raadpleegbaar 24/7.

BI: uitdagingen

Algemene uitgangspunten

De KMO’s & vrije beroepen beschikken over beperktere IT middelen;

Zelfvoorzienend: maximale automatisatie en pechverhelping;

Gegevensbeveiliging is cruciaal; Beperkt budget voor ontwikkeling en BI tool.

BI: uitdagingen

Korte pauze

(5 min)

Agenda

Wat is Business Intelligence? Voordelen en aandachtspunten BI voor de KMO en vrije beroepen Hoe komen tot BI? Concreet: voorbeeld BI omgeving

BI nodig of niet?

Indien volgende stellingen negatief antwoord krijgen:

Alle informatie om beslissingen te nemen is: Voorhanden wanneer nodig;

Actueel en perfect betrouwbaar;

Gestructureerd, zonder ruimte voor verkeerde interpretatie.

Gegevens zijn centraal en makkelijk toegankelijk: Op elk ogenblik van de dag;

Op een gebruiksvriendelijke manier;

Personen zien enkel de dingen die ze nodig hebben voor hun functie.

Business Intelligence

Optie 1: eigen ontwikkeling: Omgeving op maat ontworpen; Met vallen en opstaan, langzaam proces, risico op fouten;

Optie 2: externe ontwikkeling: Omgeving op maat ontwikkeld, kortere doorlooptijd; Meestal in regie, dure totaalprijs, afhankelijk van externen;

Optie 3: interne/externe ontwikkeling: Kortere interne leercurve, kortere doorlooptijd, ontwikkeling op

maat; Belangrijk budget voor nodig;

Business Intelligence

Optie 4: BI bij aankoop ERP/CRM pakket? ERP/CRM voor KMO’s: zeer beperkte tot geen BI mogelijkheden; Beperken zich tot enkel de applicatie-eigen gegevens;

Optie 5: gestandaardizeerd BI pakket voor KMO’s Niet volledig op maat ontwikkeld, werkt met standaard

gegevensmodel; Volledig functioneel BI platform met alles voor analyse en

rapportering; Uitgebreide set van standaard rapporten voorzien; Zeer korte doorlooptijd tot go-live; Lagere investering dan ontwikkeling op maat; Varianten met open source BI tools; Binnen bedrijfsnetwerk op specifieke computer, of als cloud

oplossing.

Standaard BI

Klein Middelgroot

Groot

‘Komen tot B.I.’

Standaard BI

Gegevens over verkopen en klanten: Top xx beste klanten; Top xx best verkopende artikels; Laatst xx verkochte artikels; Verkopen per vestigingsmedewerker; Opvolging verkoop per dag/week/maand/kwartaal/jaar per

artikelgroep; Opvolging bestellingen en status ervan; Opvolging van de leveringen; Overzicht van de betalingen en verwachte betalingen; Betaalprofiel per klant; Analyse van de retours; Opvolging van specifieke klanten en de artikels die ze kopen; Aandeel van een specifieke klant in de omzet; Analyse van welk artikel wanneer, waar en door wie gekocht

wordt; Analyse van de verkoopsmarge per product; Analyse volgens samengestelde artikels; andere…

Standaard BI

Gegevens over aankopen: Top xx grootste leveranciers; Top xx meest aangekochte artikels; Laatst xx aangekochte artikels; Opvolging aankoop per dag/week/maand/kwartaal/jaar per

artikelgroep; Opvolging van de leveringen; Analyse verschillen in bestelling – levering - factuur; Opvolging leveranciersvoorwaarden; andere…

Boekhouding: Opvolging van omzet tov de kost; Opvolging van kostenrekeningen en –samenstelling; Weergave van afschrijvingen per jaar; Betaaltermijnen volgens de afpunting in de boekhouding; Boekwaarde activa per boekjaar; andere…

Standaard BI

Voorraadgegevens: Rotatiesnelheid per artikel / artikelgroep; Opvolging van hoeveelheden door aankoop / verkoop / andere

acties; Maandelijkse statusopvolging per artikel en magazijn; ‘Verloren stock’: verschil tussen aankoop & verkoop & stocktelling; andere…

Prestaties: Gepresteerde uren per persoon / project / activiteit per maand; Nacalculatie van effectieve prestaties t.o.v. offerten; andere…

Alsook analyses doorheen verschillende processen: Voorbeeld: welke goed verkopende artikels worden gehinderd door

slechte aanlevering en welke leverancier geeft hierop een beter alternatief?

Resultaat

Bestellingen gebeuren op tijd, gebaseerd op historiek;

Betere marges door betere aankooppolitiek; Duidelijk inzicht in werkingskosten en waar je nog

kan besparen; Beter zicht op zaken als verlies door ontvreemding,

… Pro-actief werken; De informatie zit binnen handbereik.

Agenda

Wat is Business Intelligence? Voordelen en aandachtspunten BI voor de KMO en vrije beroepen Hoe komen tot BI? Concreet: voorbeeld BI

omgeving

Standaard oplossing

Bereikbaar via web browser Loopt op specifieke ‘server’ binnen de KMO Enkele schermvoorbeelden

Het gebruikersportaal

Indeling van de beschikbare analyses en rapporten in folders

Oplijsting van de beschikbare analyses en rapporten in die folder

Zelf rapporten, analyses en dashboards opmaken

Standaard rapporten

Keuze die de gebruiker opgeeft voor uitvoeren van het rapport

Weergave van het rapport met mogelijkheid tot export naar Excel, PDF of andere

Standaard analyses

Filter die op de analyse toegepast wordt

Lijngrafiek weergave waarop kan doorgeklikt worden voor meer details.

Standaard dashboards

Selectie waarnaar het dashboard zich aanpast

Elke grafiek geeft snelle inzage in een specifiek proces, als beste klanten, best verkopende producten of andere.

Van hieruit kan je doorsteken naar andere grafieken en detailrapporten.

Zelf rapporten aanmaken

Toevoegen van gegevens aan het rapport d.m.v. een eenvoudige klik & sleep vanuit een index van beschikbare onderdelen.

Volstrekt geen technische kennis vereist.

In het rapport verschijnen automatisch de overgehaalde items.

Zo kan je verder gegevens uitfilteren, sorteren, groeperen, opmaken en dergelijke meer.

Zelf analyses aanmaken

Aan de hand van ‘invalshoeken’ als artikelgroepering, datum van verkoop en contacten analyseer je meetwaarden als artikelhoeveelheden, bedragen en dergelijke.

Volstrekt geen technische kennis vereist.

Stel je analyse samen door invalshoeken en meetwaarden over te halen. Vergelijkbaar met een pivot tabel in Excel.

Zo kan je verder gegevens uitfilteren, sorteren, groeperen, opmaken of dit weergeven in verschillende grafiekvormen.

Standaard oplossing

Eigen analyses en rapporten in persoonlijke folder;

Gegevensbeveiliging: per gebruiker / gebruikersprofiel;

Rapporten en analyses delen met anderen.

Vraag & antwoord