PowerPoint Presentation

Introductie tot Business IntelligenceAnalyseren Verbeteren14 november 20111Stefan LeunisZaakvoerder Blue BayBusiness Intelligence ConsultancySpecialisatie in allerhande BI tools11 jaar voor overheidsinstellingenAlsook voor grote ondernemingenTeam van 6 expertenSinds 2011: oplossing voor KMO marktAgendaWat is Business Intelligence?Voordelen en aandachtspuntenBI voor de KMO en vrije beroepenHoe komen tot BI?Concreet: voorbeeld BI omgevingAgendaWat is Business Intelligence?Voordelen en aandachtspuntenBI voor de KMO en vrije beroepenHoe komen tot BI?Concreet: voorbeeld BI omgevingBI: Algemene begrippenBusiness Intelligence = Transformeren van data in kennis ter ondersteuning van de bedrijfsvoering

InformatieDataKennisActieVergaringIntegratieAnalyseBeslissingenMet behulp van specifieke technologien.5Verzamelen van informatie, relevant voor het besluitvormingsproces in een organisatieBegrippenDataRauwe data van de dagelijkse handelingenVoorbeeld: kassaverkoop van een moment

Informatie : data met betekenis en bruikbaarBeantwoordt het wat, wanneer, waar en wieVoorbeeld: wat is mijn marge op dit product?

Kennis: informatie toegepast voor een specifiek doelBeantwoordt het hoeVoorbeeld: hoe kan ik mijn verkoopsmarge verhogen?

Business Intelligencevormt informatie omtot kennis

LeveranciersSupermarktAfdelingenAankopen

BronsystemenData WarehouseData MartsData WarehouseVerkopenBoekhoudingAankopenKassaStockAankoopExcelRapporten, Analyses,Indicatoren,.

Werking7 GebruikerstoepassingenAnalytische mogelijkheden (OLAP) Bekijken van meetwaarden (feiten) vanuit invalshoeken (dimensies) Uitgebreide drilling mogelijkhedenIndicatoren opgelijst in scorecards Weergave van doelstellingen met tolerantiewaarden; Drill-down per indicator met informatie over onderliggende samenstelling.

Dashboard Weergave van verschillende componenten op 1 pagina; Verschaffen van een helikopterzicht op bedrijfsniveau; Uitgebreide drilling mogelijkheden.Standaard Rapporten en ad-hoc rapportering Weergave in een vast formaat van detailgegevens (standaard rapporten); Samenstellen van eigen detailbevragingen; Mogelijkheid voor drilling binnen zelfde (up/down) of ander rapport (through)

AgendaWat is Business Intelligence?Voordelen en aandachtspuntenBI voor de KMO en vrije beroepenHoe te komen tot BI?Concreet: een voorbeeld BI omgevingCentralisatie van informatie, slechts 1 waarheid;Op maat van de organisatie en behoeften, iteratieve aanpak;Opname van historiek & reproductie historische situaties;1 + 1 = 3 : Meerwaarde door combinatie van gegevens uit meerdere bedrijfsprocessen;Toegankelijk via een internet browser, loopt niet lokaal;Standaard rapporten en analyses ter beschikking;Gebruikers kunnen zelf analyses en rapporten maken;Snel inzicht in de gang van zaken d.m.v. dashboards e.d.Voordelen10Beperk de risicos: Organizeer een BI bewustwordingssessie en bepaal de aanpak;Kies 1 of 2 bedrijfsprocessen voor een piloot;Ontwikkeltraject met de juiste middelen:Gespecialiseerde profielen voor correcte uitvoering;Nauwe samenwerking vereist tussen business en IT;Gegevenskwaliteit BI = gegevenskwaliteit bronnen:Is kwaliteit van brongegevens voldoende?BI toont je waar deze kan bijgestuurd worden & resultaat van de opschoning in de bronnen.Aandachtspunten11Budget voor Business Intelligence:Interne/externe ontwikkelprofielen;BI tools: complexe & dure licensiepolitiek;Open source BI biedt deels antwoord hierop.Wie baat dit uit, wie gaat dit verder ontwikkelen? Support nodig naar eindgebruikers.Aandachtspunten12AgendaWat is Business Intelligence?Voordelen en aandachtspuntenBI voor de KMO en vrije beroepenHoe komen tot BI?Concreet: voorbeeld BI omgevingContext KMO & vrije beroepenGegevens zitten verspreid:Op meerdere fysieke plaatsenBij verschillende leveranciersIn verschillende formatenVeel manueel opzoekingswerk:Verouderde gegevens;Lange doorlooptijd tot resultaat;Resultaat verschilt keer op keer;90% van de KMOs en vrije beroepen : enkel ExcelBedrijfsvoering vanuit een buikgevoel.

Gebrek aan overzicht en controle:Te veel / te weinig in stock op de verkeerde momenten;Kwakkelende verkoop, loopt anders dan verwacht;Geen optimale aankooppolitiek: dure leveranciers;Offertes dekken de kosten niet;Niet-identificeerbaar verlies;Impact van winkeldiefstal?Geen idee van klantprofielen.

Context KMO & vrije beroepen

Gegevensaanlevering

Minder gebruik van ERP, CRM en andere packaged software:Gegevens zijn moeilijker toegankelijk;Veel gegevens in on-the-fly toepassingen in MS Access & soortgelijke;Veel kwalitatieve maar weinig kwantitatieve informatie;Excel als gegevensbron: opgepast voor wijzigingen!

Veel informatie zit bij leveranciers:Gegevens van bestellingen, leveringen, prijzen worden afgeschermd door leveranciers (oa bij franchisegevers);Onderhandelen hoe je deze gegevens kan verkrijgen.BI: uitdagingenGebruikersomgeving

Voldoende inhoud standaard aanbieden:Kant-en-klare analyses en rapporten die onmiddellijk consumeerbaar zijn;Gebruiker laten doorwerken op deze standaard zaken;

Maximale gebruiksvriendelijkheid:Zo eenvoudig mogelijke interface;Altijd raadpleegbaar 24/7.

BI: uitdagingenAlgemene uitgangspunten

De KMOs & vrije beroepen beschikken over beperktere IT middelen;Zelfvoorzienend: maximale automatisatie en pechverhelping;Gegevensbeveiliging is cruciaal;Beperkt budget voor ontwikkeling en BI tool.BI: uitdagingenKorte pauze(5 min)AgendaWat is Business Intelligence?Voordelen en aandachtspuntenBI voor de KMO en vrije beroepenHoe komen tot BI?Concreet: voorbeeld BI omgevingBI nodig of niet?Indien volgende stellingen negatief antwoord krijgen:

Alle informatie om beslissingen te nemen is:Voorhanden wanneer nodig;Actueel en perfect betrouwbaar;Gestructureerd, zonder ruimte voor verkeerde interpretatie.Gegevens zijn centraal en makkelijk toegankelijk:Op elk ogenblik van de dag;Op een gebruiksvriendelijke manier;Personen zien enkel de dingen die ze nodig hebben voor hun functie.

Business IntelligenceOptie 1: eigen ontwikkeling:Omgeving op maat ontworpen;Met vallen en opstaan, langzaam proces, risico op fouten;

Optie 2: externe ontwikkeling:Omgeving op maat ontwikkeld, kortere doorlooptijd;Meestal in regie, dure totaalprijs, afhankelijk van externen;

Optie 3: interne/externe ontwikkeling:Kortere interne leercurve, kortere doorlooptijd, ontwikkeling op maat;Belangrijk budget voor nodig;Business IntelligenceOptie 4: BI bij aankoop ERP/CRM pakket?ERP/CRM voor KMOs: zeer beperkte tot geen BI mogelijkheden;Beperken zich tot enkel de applicatie-eigen gegevens;

Optie 5: gestandaardizeerd BI pakket voor KMOsNiet volledig op maat ontwikkeld, werkt met standaard gegevensmodel;Volledig functioneel BI platform met alles voor analyse en rapportering;Uitgebreide set van standaard rapporten voorzien;Zeer korte doorlooptijd tot go-live;Lagere investering dan ontwikkeling op maat;Varianten met open source BI tools;Binnen bedrijfsnetwerk op specifieke computer, of als cloud oplossing.Standaard BIKleinMiddelgrootGrootKomen tot B.I.Standaard BIGegevens over verkopen en klanten:Top xx beste klanten;Top xx best verkopende artikels;Laatst xx verkochte artikels;Verkopen per vestigingsmedewerker;Opvolging verkoop per dag/week/maand/kwartaal/jaar per artikelgroep;Opvolging bestellingen en status ervan;Opvolging van de leveringen;Overzicht van de betalingen en verwachte betalingen;Betaalprofiel per klant;Analyse van de retours;Opvolging van specifieke klanten en de artikels die ze kopen;Aandeel van een specifieke klant in de omzet;Analyse van welk artikel wanneer, waar en door wie gekocht wordt;Analyse van de verkoopsmarge per product;Analyse volgens samengestelde artikels;andere

Standaard BIGegevens over aankopen:Top xx grootste leveranciers;Top xx meest aangekochte artikels;Laatst xx aangekochte artikels;Opvolging aankoop per dag/week/maand/kwartaal/jaar per artikelgroep;Opvolging van de leveringen;Analyse verschillen in bestelling levering - factuur;Opvolging leveranciersvoorwaarden;andereBoekhouding:Opvolging van omzet tov de kost;Opvolging van kostenrekeningen en samenstelling;Weergave van afschrijvingen per jaar;Betaaltermijnen volgens de afpunting in de boekhouding;Boekwaarde activa per boekjaar;andere

Standaard BIVoorraadgegevens:Rotatiesnelheid per artikel / artikelgroep;Opvolging van hoeveelheden door aankoop / verkoop / andere acties;Maandelijkse statusopvolging per artikel en magazijn;Verloren stock: verschil tussen aankoop & verkoop & stocktelling; andere

Prestaties:Gepresteerde uren per persoon / project / activiteit per maand;Nacalculatie van effectieve prestaties t.o.v. offerten;andere

Alsook analyses doorheen verschillende processen:Voorbeeld: welke goed verkopende artikels worden gehinderd door slechte aanlevering en welke leverancier geeft hierop een beter alternatief?ResultaatBestellingen gebeuren op tijd, gebaseerd op historiek;Betere marges door betere aankooppolitiek;Duidelijk inzicht in werkingskosten en waar je nog kan besparen;Beter zicht op zaken als verlies door ontvreemding, Pro-actief werken;De informatie zit binnen handbereik.

AgendaWat is Business Intelligence?Voordelen en aandachtspuntenBI voor de KMO en vrije beroepenHoe komen tot BI?Concreet: voorbeeld BI omgevingStandaard oplossingBereikbaar via web browserLoopt op specifieke server binnen de KMOEnkele schermvoorbeelden

Het gebruikersportaal

Indeling van de beschikbare analyses en rapporten in foldersOplijsting van de beschikbare analyses en rapporten in die folderZelf rapporten, analyses en dashboards opmaken

Standaard rapportenKeuze die de gebruiker opgeeft voor uitvoeren van het rapportWeergave van het rapport met mogelijkheid tot export naar Excel, PDF of andere

Standaard analysesFilter die op de analyse toegepast wordtLijngrafiek weergave waarop kan doorgeklikt worden voor meer details.

Standaard dashboardsSelectie waarnaar het dashboard zich aanpastElke grafiek geeft snelle inzage in een specifiek proces, als beste klanten, best verkopende producten of andere.

Van hieruit kan je doorsteken naar andere grafieken en detailrapporten.

Zelf rapporten aanmakenToevoegen van gegevens aan het rapport d.m.v. een eenvoudige klik & sleep vanuit een index van beschikbare onderdelen.

Volstrekt geen technische kennis vereist.In het rapport verschijnen automatisch de overgehaalde items.

Zo kan je verder gegevens uitfilteren, sorteren, groeperen, opmaken en dergelijke meer.

Zelf analyses aanmakenAan de hand van invalshoeken als artikelgroepering, datum van verkoop en contacten analyseer je meetwaarden als artikelhoeveelheden, bedragen en dergelijke.

Volstrekt geen technische kennis vereist.Stel je analyse samen door invalshoeken en meetwaarden over te halen. Vergelijkbaar met een pivot tabel in Excel.

Zo kan je verder gegevens uitfilteren, sorteren, groeperen, opmaken of dit weergeven in verschillende grafiekvormen.Standaard oplossingEigen analyses en rapporten in persoonlijke folder;Gegevensbeveiliging: per gebruiker / gebruikersprofiel;Rapporten en analyses delen met anderen.

Vraag & antwoord