SharePoint Record Management

De ins en outs van

Wat is een record?• Niet meer wijzigbaar of verwijderbaar• Laatste versie van het document• Eerdere versies nog steeds beschikbaar

Holds, in-place holds en records• Hold

• Document tijdelijk niet bewerkbaar;• Documenten niet te verwijderen, ook

niet via een policy;• Via eDiscovery in te stellen;

• In-place hold• Verborgen bibliotheek – preservation

hold library (per site);• Laatste versie van item wordt in hold

geplaatst;• Item kan gewoon bewerkt blijven

eDiscovery en holds

Kortom• Record : langere tijd bewaren• In-place• Record Center• Policy

• Hold : (tijdelijk) vasthouden• eDiscovery Center• Site policy

Terug naar records• Hoe te maken?• Information management policy• Content type• Bibliotheek

• Hoe de instellingen te wijzigen?• Site collectie• Bibliotheek

Records• In-place

• Record center

• Beide

• Via Information Management Policy(Beleidsrichtlijnen voor informatiebeheer)

Information management policies(Beleidsrichtlijnen voor informatiebeheer)

• Per content type

• Per bibliotheek of folder

Bibliotheek• Record declaration settings• Indien handmatig niet toegestaan: ook undeclaren niet

toegestaan!

Site collectie• Binnen de gehele site collectie

Site policy

Record Center• Apart site collection template

• Bevat content organizer feature

• Bevat record management bibliotheken

Content organizer settings

Content organizer rules

Record Management - combi

1 jaar niet gewijzigd

0,5 jaar na record

Kortom• In-place record management feature• Holds feature• Content organizer feature• Goed nadenken erover!

Nadelen• Rapportage mogelijkheden

• Datum is trigger

• Auditing

• Disposition workflow

• Nen2082?

ProRail

Record bibliotheken

Dank jullie wel!

albert.hoitingh@sogeti.nl