Kosten besparen met

ICT

Even voorstellen

• John van der Meer• Rolf Meursing

Introductie Odinfo

• Leiden ICT-integraties.

• Maken informatiestrategie.

• Implementeren e-gemeente.

• Verbeteren ICT-organisatie.

• Implementeren informatiesystemen, zoals midoffices.

• Realiseren kostenbesparingen.

Voor meer informatie: www.odinfo.nl.

Kansrijk

• Nu aandacht voor kosten.• Nu aandacht voor procesverbetering.• Uitbreiding van ICT-(I&A-)aandeel in

de bedrijfsvoering.• Complexiteit neemt toe.

Drie invalshoeken

Kerntaken discussieSamenwerking

BPMKanaalsturing

ArchitectuurKoppelingenContractmanagement

Brainstormen

Waar zijn voordelen op kosten te halen?

Ophalen door:1.rondje langs de afdelingen; 2.ideeënbus; 3.leveranciers (bouwvergadering); 4.financiële analyse.

Drie invalshoeken

Kerntaken discussie

Visie

besturing

ICT- m

iddelen

mensen

processen

gegevens

beheer

info

rmatie

bele

id

Wat?

1.Welke taken voert de gemeente uit?

2.Welke kosten zijn hiermee gemoeid?

3.Welke wettelijke taken voert de gemeente uit?

4.Wat wil de burger van de gemeente?

5.Wat wil de politiek van de gemeente?

6.Welke bijdrage kan I&A hier leveren?

Voorbeeld

• Veiligheid heeft hoge prioriteit voor zowel burger als politiek; hier zal niet op worden bespaard.

• Onderhoud groenvoorziening is bepalend voor stadsgezicht, maar de prioriteit ligt laag. Besparing hierop is reële optie.

I&A kan hier een bijdrage aan leveren.

Vormen van samenwerking

• Zelfstandig.• Op het gebied van infrastructuur,

informatielaag en/of projecten.• In de vorm van: netwerk, matrix,

centrum of SSC.• Met gemeenten of ….• Herindeling.

Reden van ICT-integratie

• waliteit van dienstverlening

• ostenreductie

• wetsbaarheid verminderen

tijd

Potentiëlebesparingen

Samenwerkingsvormen

Verschillen in …

besturing

ICT- m

iddelen

mensen

processen

gegevens

beheer

info

rmatie

bele

id

besturing

ICT- m

iddelen

mensen

processen

gegevens

beheer

info

rmatie

bele

id

besturing

ICT- m

iddelen

mensen

processen

gegevens

beheer

info

rmatie

bele

id

besturing

ICT- m

iddelen

mensen

processen

gegevens

beheer

info

rmatie

bele

id

ICT-ontwikkelingInfrastructuurApplicatielandschapMate van outsourcingOrganisatiecultuur

Drie invalshoeken

ProcessenInrichten KCC:• Actief informeren

• Website• Krant, gouden gids

• Direct afhandelen• Tic• Snelbalie• E-afhandeling

• Kanaalsturing • nu 1 maal per jaar aan de balie

• Administratieve lastenverlichting

Processen, voorbeeld

Inrichting omgevingsvergunning

• Geen vergunning• Digitale afhandeling• Verruimde vergunning• Procesoptimalisatie

• Borg voor eigendommen gemeenten• Na controle• Dossiervorming

Drie invalshoeken

Taken ICT-afdelingVisie

besturing

ICT- m

iddelen

mensen

processen

gegevens

beheer

info

rmatie

bele

id

Wat?

1. Welke taken voert de ICT-afdeling uit?

2. Wat wil de gebruiker?

3. Wat wil het management?

4. Wat heeft het management hiervoor over?

Huidige ICT-kosten

• Contractmanagement• Personeelsmanagement• Contracting• Service level• Gebruik van applicaties• Licentie-opbouw• Kortingen• Aanbesteding• Budgettering – overleg met indiener

Toetsen ideeën

Toetsen ideeën

nee

nee

ja

jaKosten maken

Besparen

Niet financiële baten

Business caseQuick wins

Afvallers

Toetsen ideeën

nee

nee

ja

jaKosten maken

Besparen

Niet financiële baten

Business caseQuick wins

Afvallers

Toetsen ideeën

ja

jaKosten maken

BesparenBusiness caseQuick wins

Criteria ideeën:•Risico•Snelheid van implementatie•Inspanning•Investering•Opbrengsten

nee

Aanpak• Fase 0: Voorbereiding• Fase 1: Het verkrijgen van inzicht in alle ICT-kosten• Fase 2: Het uitvoeren een analyse • Fase 3: De verandering • Fase 4: De beheersing

Meer informatie op www.odinfo.nl

Beheersing

Inrichting Analyse Inzicht

in kostenVoor-

bereiding

Fase / tijd

Verhogen opbrengsten door:

• BPR• WoA• Werken met Business cases• CMB• Inrichten contractmanagement• Samenhang in informatievoorziening• ……

10 praktische kostenbesparingen

1. SSC2. Aanpassen afschrijvingstermijn3. Nut en noodzaak applicaties4. Uitwijk5. Printercontracten6. Gebruik externe helpdesk7. Doornemen van uitgaven op ICT8. Inrichten contractmanagement9. Samenwerken op inkoop10.Beter gebruik van informatie/in samenhang

brengen

Belangrijke documenten

• Professionaliseren gemeentelijke dienstverlening met Lean Thinking

• Minder regels, meer service• BC Breda, Assen, etc.• Besparen met Antwoord©

Vragen deelnemers

Tenslotte

Quick scan kostenbesparing ICTNo cure, no pay

Dank voor uw aandacht!

John van der MeerRolf Meursingr.meursing@odinfo.nl06 51 40 85 43