Het nieuwe interbestuurlijke archieftoezicht

VNG bijeenkomst 13 november 2012Provinciale Archiefinspectie Noord-Holland

Marianne Loef

Waarom toezicht op archieffunctie?• Archief is geheugen overheid

juridisch, financieel, rechtmatig, integer

• Principe democratische rechtsstaat:

→ overheidsarchief openbaar en toegankelijk

• Archief is belangrijke historische bron, essentieel

onderdeel erfgoed

3

Convenant archieven 2002: Onderzoek inrichting

archiefinspectiefunctie 2004/2005

5 principes uit het eindrapport van 2005:

1.Zorgdragers moeten eigen controlefunctie inrichten

2.Extern toezicht en interne controle (=geen toezicht)

principieel scheiden

3.Dekkend toezicht voor én na overbrenging

4.Sanctiebeleid effectiever en consequenter

5.Landelijk expertisecentrum, opleiding, competenties

Een beetje historie

Uitgangspunten Wet Rgt

• Toezicht in principe door naasthogere overheid

• Versterking van horizontale verantwoording en

kwaliteitsborging binnen overheden

• Vertrouwen

• Sober, selectief en proportioneel

Nieuw interbestuurlijk archieftoezicht

Tot 1-10-2012 Nu

Basis toezicht:

Archiefwet

Basis toezicht:

Gemeentewet

Inspectiebezoeken door

provincie

Gemeente/waterschap

levert info aan provincie

Wettelijk proactief

optreden provincie,

goedkeuringen vooraf

Achteraf ingrijpen provincie

via interventieladder (7

treden)

Sanctie Archiefwet:

Bestuursdwang mogelijk

volgens regels Awb

Sancties Gemeentewet:

Schorsen/vernietigen en in

de plaats treden bij

taakverwaarlozing

Spelregels voor dit interbestuurlijk verkeer• Wet Rgt

• Algemene beleidskaders voor ingrijpen door provincies

(indeplaatsstelling en schorsing/vernietiging)

• Aanvullende beleidskaders voor sectoren: ruimtelijke

ordening, Wabo, archieftoezicht

• Provinciale verordeningen op systematische informatie of

convenanten/afspraken provincie-gemeenten

Aanvullend beleidskader archieftoezicht ‘Nieuwe Schoenen’

1.Informatiearrangement

hoe komen we aan informatie?

2.Toezichtscriteria

wanneer grijpen we in?

welke factoren spelen een rol?

- risicoanalyse -

3.Toezichtsmiddelen

hoe grijpen we in?

Interventieladder, reality checks

1. Hoe komen we aan informatie?Informatiearrangement (afspraken, regeling)

•Gemeenten, waterschappen etc. sturen informatie uit horizontale verantwoording aan provincie (provinciale verordening, afspraak, convenant)

•Gebruik van KPI’s aanbevolen, niet verplicht. Aanvullende info: verslag gemeentearchivaris, begrotingen, plannen

•Speerpunten vast te stellen per provincie

•Ooit: waarstaatjegemeente.nl?

•Realitychecks hernieuwde Gemeentewet 124E

1. Het nieuwe toezicht

2. Wanneer grijpen we in?

• Toetsen van toegezonden informatie aan toezichtscriteria (17) - match met KPI’s

• Voldoet situatie aan wet-en regelgeving?

• Ja: niets doen

• Nee: ingrijpen

• Meer info nodig: opvragen

• Indeling gemeenten in risico-categorieën

• Afweging per geval

2. Risicoanalyse: welke factoren?• zijn onze recente ervaringen positief?

• werkt het horizontale mechanisme daar?

• is men in waarstaatjegemeente.nl opgenomen?

• zijn er risicovolle omstandigheden?

• zijn er klachten en/of signalen van derden?

• is er informatie van andere toezichtssectoren?

2. Mogelijke risicovolle gebeurtenissen:

• Informatiehuishouding bij grote reorganisaties

(RUD’s)

• Overgang naar digitaal

• Nieuwbouw

3. Hoe grijpen we in?

• Interventieladder met 7 treden

• Altijd eerst overleg en kans gebrek te herstellen

• Waarschuwing, publiciteit, inschakelen raad

• Dan pas sanctie

Generieke informatievergaring volgensafspraken Informatie-arrangement

Specifieke informatie opvragen en valideren

Afspraken over verbetering

Aankondiging juridischeinterventie

Laatste kans voor indeplaatsstelling

Sanctie indeplaatsst.

Sob

erO

p afstandU

itgeb

reid

? Interveniërend ?

Signaleren

Voorbeeld taakverwaarlozing

• B&W hebben geen archiefbewaarplaats aangewezen en geen archivaris benoemd

• Archief staat op oude zolder (criterium 6 en KPI 7.2)

• Wat doet provincie?

• Wat kan provincie in uiterste geval doen?

16

Wat blijft specifiek in de Archiefwet?

• Verplichte melding archiefverordeningen

• Machtigingen tot vervreemding, tot opschorting

overbrengingstermijn en beperking van

openbaarheid

< 75

• Machtiging vervanging vervalt naar verwachting in

2013

Kansen en risico’s nieuw interbestuurlijk toezicht

• Kans: Gemeenten en waterschappen verbeteren eigen

kwaliteit systematisch

• Kans: Toezicht meer intersectoraal, gelijkvormig

• Risico: Van proactief optreden provincie → achteraf optreden

te laat? vb: Archiefdepots, vervanging

• Risico: Horizontaal toezicht afwezig, (te) vrijblijvend of

strategisch niveau niet betrokken. KPI’s→ tactisch, uitvoerend

Overgangsperiode (N-H)

• Afbouwperiode: Gemeenten krijgen kans horizontaal

mechanisme op orde te brengen tot eind 2014

• Provincie draagt 2012-2014 kennis en expertise over, maatwerk

per gemeente en aanvullend proactief waar nodig - bv

Omgevingswet (jaarplan provincie)

• Na eind 2014 moet horizontaal mechanisme werken en grijpt

provincie zonder meer in bv. bij geen/ te weinig info

• Naast gemeentelijke inspecteurs ook bestuur/management

gemeenten en directie archiefdiensten betrekken

Kennis, deskundigheid

Ervaring

Maak er gebruik van!

Toezicht blijft