NHG symposium Xxxxxxxxx

NHG-Werkgroep geschiedenis huisartsgeneeskunde

Handleiding voor het beheer van huisartsarchieven

juni 2019

© Nederlands Huisartsen Genootschap

Inhoudsopgave

Inleiding 21. Archiefbeleideninventarisatie 2 1.1. Enkeledefinities 3 1.2. Waarom bewaren? 4 1.3. Archiefbeleid 4 1.4. Plan van aanpak 52. Archiefvormen(‘lopendarchief’) 5 2.1. Bewaren 5 2.2. Verzorgen 5 2.3. Opschonen 63. Inventariseren(historischarchief) 6 3.1. Archiefschema 6 3.2. Plaatsingslijstofarchiefinventaris 6 3.3. Beschrijven 6 3.4. Ordenen 7 3.5. Verzorgen 7 3.6. Afwerken 84. Selectieenvernietiging 8 4.1. Motievenvoorselectieenvernietiging 8 4.2. Criteria 9 4.3. Watbewarenenwatvernietigen? 9 4.4. Voorbeeldselectielijstvoorhuisartsarchieven 10 4.5. Proceduresbijvernietiging 115. Waarbewaren? 11 5.1. Eigenarchiefruimte 11 5.2. Openbarearchiefdiensten 126. Openbaarheid,raadplegingenuitlening 12 6.1. Openbaarheid 12 6.2. Raadpleging 12 6.3. Uitlening 12Literatuur 13

Handleiding voor het beheer van huisartsarchieven 2

InleidingDe NHG-Werkgroep Geschiedenis Huisartsgeneeskunde biedt met deze Handleiding aan huisartsen, samenwerkingsverbanden en organisaties van huisartsen instrumenten aan hoe metarchieven om te gaan. Hetiszaakomalbijdevormingvaneenarchiefrekeningtehoudenmetdelaterebewaring.Datkangebeuren door een goed systeem van archivering te maken en gebruiken, maar ook door duurzame materialentegebruiken,diedearchiefstukkennietaantasten.Wanneernietvantevorensystematischeenarchiefisopgezet,ishetaanteradenbewaardedocumentenachteraftoteenarchiefteordenen.Ennahetafsluitenvaneenarchiefmoetbekekenwordenwaarhetarchiefbewaardmoetgaanworden.

1. Archiefbeleid en inventarisatie

1.1.EnkeledefinitiesMet archiefwordtbedoeld:hetgeheelvanbescheiden,ongeachthunvorm,ontvangenofopgemaaktdooreenpersoon,groepvanpersonenoforganisatieuithoofdevanhuntaakvervullingdanwelderealiseringvanhunwerkprocessen,endatbedoeldisomonderhenteblijvenberusten.Archiefstukkenzijndusnietalleenfinanciëlestukken,maarookbijvoorbeeldcorrespondentie,verslagenensomszelfsfoto’s.Ookgaathetnietuitsluitendompapierenstukken;deinhoudvanautomatiseringsbestandenkanookarchiefzijn,evenalsmicrofilmsofdvd’s!

Maaromdathetuitgangspuntbijdearchiveringisdatdearchiefdocumenteninhunoriginelevormbewaardmoetenworden,ishetpapierenarchiefnogsteeds‘leidend’.Papierheefthetvoordeeldathetopdelangetermijnstabielblijft,zolanghetnietwordtblootgesteldaanexterneklimatologischeom-standigheden en licht. Maar papier kent ook nadelen, zoals de arbeidsintensievere handmatige dossier-vorming,demateriëleverzorgingenkostbaarderfysiekeopslag.Digitalearchiveringkentweerandereproblemen, zoals we hierna zullen zien.

Ookhuisartsen(organisaties)gaansteedsmeerdigitaalwerken.Eenbelangrijkestapvoorwaarts daarbijisdeacceptatievandedigitalehandtekeningalswettigbewijsmiddelsinds2003.Voorhetrealiserenvandigitaalwerkenzijntweezakenvanbelang:deauthenticiteit en de duurzaamheid van archiefdocumenten.Metauthenticiteitwordtbedoelddatarchiefdocumentenwordenopgeslagenopeenmanierwaarbijzeonveranderbaarzijnenwaarbijdecontextvanhetdocumentvastligt.Uitdezecontext,diemenafzonderlijkvastlegt,moetondermeerzijnafteleidenwanneer,waarbijendoorwieeenarchiefstukisgebruiktenmetwelkehard-ensoftwarehetisopgeslagen.Dezecontextofmetadatastellendegebruikervanarchiefdocumenteninstaatzeteinterpreteren,ookineenlaterstadium.

Duurzaamheidstaatvoorhetopzodanigewijzevastleggen,bewaren,beherenenbeschikbaarstellenvandigitalearchiefdocumenten,datdezeooknaverloopvantijdraadpleegbaar,toegankelijken authentiekzijn.Endaarmeekomenweopeencruciaalpunt,wantdigitaalopgeslagengegevenshebbennamelijkmaareenbeperktehoudbaarheid.Diewordtbedreigddoordesnelleontwikkelingenvandeinformatietechnologiezowelwatbetreftdeapparatuuralsprogrammatuurenhetvervalvandegegevensdragers.Hiervoorbestaannoggeendefinitieveoplossingen.Desondankszalerookbijhuis-artsen(organisaties)steedsmeerdigitaalwordengewerktenereenverschuivingplaatsvindenvaneenpapierennaareendigitaleomgeving.Uiteindelijkzalditleidentoteengrotendeelsvolledigegeauto-matiseerdeadministratie.Daarbijkrijgtmenopenigmomentooktemakenmetdigitalearchivering.

3 Handleiding voor het beheer van huisartsarchieven

Integenstellingtoteenarchiefnoemtmeneenhoeveelheiddocumentatieofobjectendiedooriemandmeteenbepaalddoelbijeenzijngebracht,zonderdatzijnaarhunaardbestemdzijnomonderhemofhaar te berusten, een verzamelingofcollectie.Zozijnoudemedischeinstrumentenwelinteressant,maargeenarchief.Ookeenbibliotheekiseenverzameling.

Huisartsarchievenzijnarchievendiegevormdzijndoorindividuelehuisartsen,mono-enmultidiscipli-nairesamenwerkingsverbandenvanhuisartsen(groepspraktijken,gezondheidscentra,etc.),plaatselijke,regionaleenlandelijkehuisartsenverenigingen,huisartsenposten,vestigingscommissies,nascholings-groepen, waarnemingsgroepen, etc.

1.2.Waarombewaren?Waaromzijndiearchievendemoeitewaard?Archievenzijnhetgeheugenvaneenorganisatieendaarmeegetuigenvanhetverledenvandieorganisatie.Zezijnvanbelangvoorverantwoordingenbedrijfsvoering,wantzehebbeneenjuridische(ofbewijs)functieeneenadministratievefunctie.Dezetweefunctieszijndeelsingebedinwet-enregelgevingengeldenvooralvoorhet‘lopendearchief’.Denkbijvoorbeeldaancontractenenovereenkomsten,beleidsplannenenverslaglegging.Enfinanciëlestuk-kenmoeteneenbepaaldaantaljarenvoordeBelastingdienstbewaardworden.

Naverloopvaneenaantaljarenneemtdeadministratievebetekenisvanarchiefstukkenaf.Wanneeralleenuitgedundeenbelangrijkeinformatieinhetarchiefoverblijftdiebewaardmoetworden‘voordeeeuwigheid’,danzijnwebelandbijdederdefunctie,deonderzoeksfunctievanwegedehistorischeen/ofculturelewaarde.Wesprekendanvanhethistorischearchief.

Metnamebijeenjubileumofopheffingblijktdewaardevaneengoedonderhoudenhistorischarchief.Het is dan vaak het uitgelezen moment om een boek over de geschiedenis van de organisatie uit te brengen.Opdatmomentslaatbijveelhuisartsen(organisaties)depaniektoe,wantwaarhaaljede gegevensvandaan?Hetisdusverstandigomtijdigvoorzorgsmaatregelentenemen.Historischearchievendragenbijaanhetwij-gevoelenkunnendeidentiteitvaneenhuisartspraktijkofsamenwerkingsver-band versterken.

Huisartsarchieven behoren tot de zogeheten particuliere archieven, dat wil zeggen archieven van individuen,verenigingenenstichtingen,integenstellingtotoverheidsarchieven.Erzijnookenkeleoverheidsinstanties(bijvoorbeeldGezondheidscentrumOmmoordinRotterdam,datgemeentelijkwas),maarhunarchievenblijvenhierbuitenbeschouwing.Vooroverheidsarchievengeldenwettelijkvastgestelde regels, voor particuliere archieven niet.

1.3.ArchiefbeleidHetontbreektbijhuisartsarchievenvaakaanstructureelarchiefbeleid.Omdecontinuïteitvanhetarchief- beheertewaarborgenishetraadzaamoméénpersoonmethetbeheervanhet(historisch)archieftebelasten.

Vooreengedegenarchiefbeleidkanhetmakenvaneenarchiefbeleidsplanofordeningsplaneengoedhulpmiddelzijn.Dithoeftgeencompleetdraaiboekvanveletientallenpagina’stezijn;éénoftweebladzijdenkunnenvaakvolstaan.Neeminditplaniniedergevaleenlijstjeopvandestukkenen/ofdossiers,maarbijvoorbeeldookmaatregelenvoorverbeteringvanhetarchiefbeheer.Onderdeelvanditarchiefplankanookeeninternreglementtezijn.Ditzijnafsprakenover:wiewatbewaart,waarhetarchief(stuk/dossier)wordtbewaardenonderwelkeomstandighedenhetwordtbewaard.

4 Handleiding voor het beheer van huisartsarchieven

1.4.PlanvanaanpakIneenplanvanaanpakzetu,voordatuaandeslaggaatmethetbewerkenvanhetarchief,opeenrijtjewatuwiltgaandoenmethetarchiefenhoe,waar,waaromenwanneeruhetarchiefgaatbewerken.Eenplanvanaanpakbestaateigenlijkuittweeonderdelen:eenkorteanalysevanhetarchiefendeomschrijvingvanhetgewensteeindproduct.Ditmoetuiteindelijkleidentoteenplaatsingslijstofeenarchiefinventaris.

Bijeenanalysevanhetarchiefkijktuwatdeomvangvanhetarchiefis,oferopheteersteoogstukkenontbrekenenofer‘wezensvreemde’elementeninzitten.Datlaatstewilzeggenstukkendiehelemaalnietinhetarchiefvanuworganisatiethuishoren,maarbijvoorbeeldvaneenanderehuisartsoforga-nisatiezijn.Zijzijndandusnietbestemdominuwarchiefteberusten,maarmogelijkineenanderarchief.Eenanalysehelptuomeeneersteindruktekrijgenvandetijdenmoeitedienodigzijnvoorhetinventariserenenvandebenodigdehoeveelheidverpakkingsmateriaal(omslagen,afscheidingsstrokenendozen).

Metdeformuleringvanheteindproductgeeftuaanvoorwatvoorsoorttoegangukiest(eeneenvoudigeplaatsingslijstofeenuitgebreidesystematischearchiefinventaris),inhoeverreuwiltvernietigenenwatvoor soort verpakkingsmateriaal u gaat gebruiken.

2. Archief vormen (‘lopend archief’)

Hetisvanbelangdateenarchiefgeordendenbeschrevenis,anderszijnarchiefstukkennietofnauwelijksvindbaarendusonbruikbaar.Eengoedeordeningverhoogtdusdewaardevaneenarchief.Datgeldtookalindefasedatarchiefstukkengevormdworden,dusdoordeadministratiezelf.Wenoemenditookwelhet‘lopendarchief’.

2.1.BewarenArchiefdocumentenkunnenhetbestemeteenzodanigwordenbewaard,datallestukkendieopeenzelfdezaakbetrekkinghebbenwordensamengevoegdtotééndossier(z.g.zaaksgewijzeordening).Zo’nzaakheefteenduidelijkebegin-eneinddatumeneentitel.

Hetisheelhandigomvoorhetbewarenvanhet‘lopendarchief’eenhangkasttegebruikenmetdaarinhangmappen, die aan de zichtkant een strook hebben om een titel te kunnen lezen.

2.2.VerzorgenVerwijdermeteenpapiervijandigematerialenzoalsnietjes,paperclips,klemmetjes,plastichoesjes,elastiekjesenplakband/sellotape(indienmogelijk).Gebruikvoorarchiefstukkendieblijvendbewaardmoetenwordennooitkunststofmappenofordners,maaraltijdzuurvrijeomslagenenmappen.Daarbijbehoortookhechtmateriaaldatgeenmetalenenweekmakersbevat.Informeerbijdelokalearchief-dienst naar adressen van leveranciers.

Voorkom schadeaandearchiefstukken.Temperzomogelijkindearchiefruimte/kastdelichtinval,probeer een constante temperatuur en vochtigheidsgraad aan te houden. Papier wordt onder ideale omstandighedenbewaardbijeenrelatievevochtigheidvan50-55%eneentemperatuurvan16-18° Celsius.Voorkomookdoorhangenvandedossierszodatdienietkunnenopkrullen(bijvoorbeeld doorgedeeltelijklegeruimteoptevullen).Zorgookdatstofnietindearchiefkastkandoordringen. Ennatuurlijkgeenvochtindeomgevingtoelaten.Mochtdesondanksschadeaanarchiefstukkenoptreden,hersteldiedannietzelf(bijvoorbeeldmetplakbandoftape),maarneemcontactopmeteenplaatselijkoverheidsarchief.

5 Handleiding voor het beheer van huisartsarchieven

Ookdeopslagruimtenvanarchivaliadienenaankwaliteitseisentevoldoen.Gebruikzomogelijkafsluit-bare brandwerende kasten. Voorkom grote schommelingen in temperatuur en vochtigheid in de ruim-tenwaararchivaliawordenbewaard.Zorgervoordatarchiefdocumentenzoweinigmogelijkwordenblootgesteld aan uv- en zonlicht.

2.3.OpschonenHetbesteishetoméénkeerperjaarhet‘lopendarchief’opteschonen.Uverwijdertdandiedossiers,dievoordedirecteraadplegingnietmeervanbelangzijn.Dezedossierskunnenwordenafgevoerd naareenanderebewaarplaats.Daarvoorgeldennatuurlijknogsteedsderichtlijnenvooreengoede materiëleverzorging,zoalsdieookvoorhet‘lopendarchief’gelden.Mogelijkkandanookaleensplit-singgemaaktwordeninstukkendietezijnertijdvernietigdkunnenwordenenstukkendiebewaardmoetenblijven.

3. Inventariseren (historisch archief)

Naverloopvantijdvormendedossiersdiezijnafgevoerdhethistorischarchief.Openigmomentmoetdattoegankelijkgemaaktworden.Datnoemtmeninventariseren. Dit is het meest ingewikkelde en tijdrovendeonderdeelvanhetarchiefbeheer.Eenplanmatigeaanpakkanechterveeltijdwinstople-veren.Hetisaanteradenomnietinhetwildewegtebeginnenmetordenenenbeschrijven.Voordatubegintkuntuhetbesteeenaantalzakenopeenrijtjezettenviaeenplanvanaanpak.

3.1.ArchiefschemaEen archiefschemaiseenblauwdrukvoordearchiefinventarisendaarmeeeenbelangrijkhulpmiddelbijhetopstellenvandiearchiefinventaris.Vaakwordteenonderscheidgemaakttussenstukkendieeenalgemeenkarakterhebbenennietoponderwerpzijnteordenen(zoalsnotulen,jaarverslagen)enstukkendiespecifieke,afzonderlijkeonderwerpenbetreffen.

3.2.PlaatsingslijstofarchiefinventarisVandebeschrijvingenvandearchiefdossierswordteenlijstgemaakt.Erbestaanruwwegtweesoortenlijsten:eenplaatsingslijsteneenarchiefinventaris.Eenplaatsingslijstiseeneenvoudigelijst.Hierinwordendearchiefbestanddelenbeschrevenindevolgorde(plaats)waarinzeindekastzijnopgeborgenofaangetroffen.Debeschrijvingenzijnnietonderverdeeldinrubrieken,maarzestaanindevolgordewaarin de dossiers in de kast staan.

Eenmeerverfijndelijstisdearchiefinventaris.Wanneerubereidbentextratijdenmoeiteinhetbe-heervanuwarchieftesteken,danverdienteenarchiefinventarisdevoorkeurboveneenplaatsingslijst,omdatuhiermeederaadpleegbaarheidvanuwarchiefvergroot.Bijeenarchiefinventariswordende beschrijvingensystematischgeordendinrubrieken.Dezerubriekenzijnweer‘opgehangenaan’detaken,onderwerpenofafdelingenvandeorganisatie.Allebeschrijvingenvannotulenvanhetbestuurkomenbijvoorbeeldinéénrubriek.Binnenderubriekenisdeordeningmeestalchronologisch.

3.3.BeschrijvenBeschrijvenishetopsommenvandearchivistischekenmerkenvaneenarchiefbestanddeel.Hetisnietnodigdebeschrijvingzóuitvoerigtemaken,datraadplegingvanhetstukofdossierzelfnietmeernodigis.Waterwélineengoedebeschrijvingmoetstaanzijngegevensoverdevorm,inhoudendateringvanstukken.Devolgordevandearchivistischekenmerkenisaltijddezelfde:redactionelevorm,inhoud,datering,ontwikkelingsstadiumenuiterlijkevorm.

6 Handleiding voor het beheer van huisartsarchieven

Vormisnietdeuiterlijkevormvanstukken(bijvoorbeeld12x18cm.),maardezogehetenredactionelevorm.Umoetdusvermeldenofhetombrieven/correspondentiegaatofnotulen,rapporten,bankaf-schriftenendergelijke.

Inhoudhoudtineenkorteweergavevandevoornaamstehandelingenvanhetarchiefbestanddeel.Bijbijvoorbeeldnotulenvanhetdagelijksbestuurgeeftualleenaanwelkorgaan(inditgevalhetdagelijksbestuur)erheeftvergaderd;ugaatdusnietvermeldenwatbesprokenisindievergaderingen.

Bijdateringishetdoorgaansvoldoendealleenhetjaartaltevermelden.Alleenbijseriesvanstukkendieindeloopvaneenjaarbeginneneneindigenvermeldtudedagenmaandaanduiding.Bijeenhedendieuitmeerderestukkenbestaannoemtubegin-eneindjaar.Bijongedateerdestukkenvermeldtuz.j.Kuntueendateringalleenbijbenaderinggeven,schrijfdancirca(ca.).

Uvermeldtookindiennodighetontwikkelingsstadium.Eenstukkanbijvoorbeeldeenconceptzijn,eenminuut(hetteverzendenstuk)ofeenafschrift/kopie.

De uiterlijkevormgeeftaanhoehetarchiefbestanddeeleruitziet:eenstuk(losblad),eenkatern(aan-talsamengebondenstukken),eendeel(boek),omslag(ineenmapopgeborgenstukken,somslos,somsgehecht)ofpak.

Ugeeftiederezaak,dossierofsomslosstukeennummer.

3.4. OrdenenOmderaadplegingvanarchiefstukkenmakkelijktemaken,moetendienietalleenbeschreven,maarook geordend worden.

Deafzonderlijkezakendossierswordeninderegelgeordendoponderwerpofrubriek.Deordeningvanarchievenvolgtnamelijkvaakeenminofmeervastpatroon.Veelarchievenbestaandeelsuitenkelegroteonderdelen(series),zoalsnotulen,jaarverslagen,jaarrekeningen,correspondentie,etc.Datgeldtookvoorarchievenvanhuisartsen(organisaties).

Beginaltijdeerstmethetmakenvaneenplaatsingslijstvandetebewarenarchiefdossiers.Daarbijwordendedossiersdoorlopendvan1totenmetXgenummerd.Alsunietverdergaat,kuntuvandezestukkeneenlijstmaken:deplaatsingslijst.Bijeenarchiefinventariswordtdezelijstomgewerkt.Debeschrijvingenwordenineensystematischsysteemgeplaatst.Alsdatgedaaniskunnenookdebij- behorendedossiersenarchiefstukkenindiezelfdevolgordewordengeplaatst.Daarnamoetendiebeschrijvingenendedossiersopnieuwwordendoorgenummerdvan1totenmetZ.Elkearchiefeenheidkrijgtdaarmeeeenunieknummerenisopdiemaniergemakkelijkterugtevinden.

3.5.VerzorgenOokeenhistorischarchiefmoetgoedverzorgdworden.Gebruikindiennognodigzuurvrijeomslagenencontroleernogmaalsoppapiervijandigematerialen.Bewaardedossiersinzuurvrijedozen,waarindedossiersgemakkelijkpassen.Maakdiedozennietovervol,maarooknietteleeg.Opdedozenkomenetikettenmetdenaamvanhetarchiefendedossiernummersdieerinbewaardworden.

7 Handleiding voor het beheer van huisartsarchieven

3.6.AfwerkenEencorrectafgewerkteplaatsingslijstofarchiefinventarisbevateentitelpagina,eeninhoudsopgaveeneeninleiding.Ukunthiereventueeleenindexoppersonenenzakenaantoevoegen.

Opdetitelpaginavermeldtudenaamvanhetarchiefendeperiodediehetarchiefbestrijkt,denaamvandebewerkerenhetjaarenplaatsvantotstandkomingvandearchiefinventaris.Indeinleidinggeeftueenbeknoptegeschiedenisvandearchiefvormendepersoonoforganisatie.Hierinstaangegevensoverdeoprichting,eventuelefusiesenopheffing,detakenendestructuurvandeorganisatie.Noemookdeomvangvanhetarchiefinstrekkendemeters.Vermelddaarbijookzonodigdatustukkenhebtvernietigdeneventueelwelke.Vandevernietigdestukkenkanookeenlijstalsaanhangselbijdeinventarisofplaatsingslijstwordenopgenomen.Indeinleidingmoetenookgegevensstaanoverde(beperkingvande)openbaarheidvandearchiefstukken.Maakdeinleidingniettelang.Vergeetnietdeinleiding te ondertekenen en dateren. Een indexoppersoons-en/ofzaaknamenverhoogtdebruikbaar-heidvandearchiefinventaris.Alsudearchiefinventarismetbehulpvaneencomputermaakt,kuntumeestalautomatischeenindexgenereren.

4. Selectie en vernietiging

Deoverheid(rijks,provinciaal,gemeentelijkenwatdiesmeerzij)heeftbindendevoorschriftenopge-steldvoordebewaartermijnenvernietigingvanarchiefstukken.Bijhuisartsarchievengaathetbijnaaltijdomparticulierearchieven,datwilzeggenarchievenvanindividuen,groepen,verenigingenenstichtingen.Diehebbentemakenmetenkelewettelijkeverplichtingenwatbetrefthetbewarenvansommigearchiefstukken.Voorparticulierearchievengeldteenwettelijkebewaringsplichtvoorarchief-stukkenmetbedrijfsbelang.Ditzijn:■ stukkenvandefinanciëleadministratievandelaatste7jaar;■ jaarverslagenenjaarrekeningenvandelaatste7jaar;■ stukkenwaaraansprakelijkheidmeegemoeidis,zoalsonderhoudvaninstrumenten.Hiervoorwordt

somseentermijnvan20jaaraangehouden,hoewelookhiereentermijngeldtvan7jaar‘ingaandenaheteindevanhetcontract’.

Ookberoepsorganisatieskunnenvoorschriftenhebbenuitgevaardigdtenaanzienvandevernietigingenbewaartermijnen.

4.1.MotievenvoorselectieenvernietigingNaverloopvaneenaantaljarenneemtdeadministratievebetekenisvanarchiefstukkenaf.Alleadmi-nistratiewordtminimaal7jaarbewaard.Erkunnenzoalsgezegdredenenzijnomarchiefstukkenlangertebewaren,zoalsaansprakelijkheidofdehistorischewaarde.Inhethistorischarchiefworden alleen díe stukkenopgenomendieeencultureel-historischewaardehebben.Eenindividu,verenigingofstichtingbeslistuiteindelijkzelfwatwelenwatniet‘voordeeeuwigheid’bewaardmoetblijven.

Nietallearchiefstukkenhoevendusblijvendbewaardteworden.Selectievanarchiefstukkenbete-kenthetweghalenenvernietigenvanoverbodigeinformatieenhetbewarenvandejuisteinformatie.Selectievanarchiefstukkeniseenvoorwaardevooreenwaardevolhistorischarchief.Waaromwordenarchiefstukkenvernietigd?Geschoondearchievenzijncompacterdanongeschoondearchieven.Datscheelt in de kosten van het bewaren en maakt het eenvoudiger om geld en ruimte over te houden voor bewaringvanwatwelwaardevolis.Geschoondearchievenzijnookbeterengemakkelijkerteraadplegenvoor onderzoek.

8 Handleiding voor het beheer van huisartsarchieven

4.2.CriteriaMet onderstaande criteria maakt de NHG-Werkgroep Geschiedenis Huisartsgeneeskunde onderscheid tussen wat van belang is voor de geschiedenis van de huisartsgeneeskunde en wat niet:1. Tijdschriftenhoevenniettewordenbewaard.Diezijnalgoedtoegankelijkindegrotebibliothekenen

zijnofwordengedigitaliseerd.2. Ookdemeesteboekenhoevenniettewordenbewaard.Ookdaarvoorgeldtdatzealgoedtoeganke-

lijkzijnindegrotebibliothekenenzijnofwordengedigitaliseerd.Erzijnenkeleuitzonderingen: - boekenvanvóór1955diedoorhuisartsenzijngeschreven; - proefschriftenvananderendanhuisartsen(paramedici,gedragswetenschappers),waarbijeen

hoogleraarHuisartsgeneeskundepromotorofcopromotorwas(alleproefschriftenvanhuisartsen zijn/wordenalindeNHG-bibliotheekverzameld);

- oraties van hoogleraren Huisartsgeneeskunde. Deze uitzonderingen kunnen aan het NHG worden toegestuurd.3. Documenten ('unica') diebetrekkinghebbenopdeorganisatievandehuisartsgeneeskunde/vereniging

vanhuisartsen(LHV/NHG),inclusiefdoorhuisartsengeïnitieerdeontwikkelingenindeeerstelijns-gezondheidszorg,depubliekegezondheidszorg/socialegeneeskunde.Tedenkenvaltaancorrespon-dentiemetgemeentenovervestigingenfinancieringvansamenwerkingsverbanden(zievoorbeel-den op www.archieven.nl),archievenvanplaatselijkehuisartsenverenigingen,huisartsenposten,vestigingscommissies, waarnemingsgroepen, etc.

Deze(bijzondere)persoonlijkecollectiesc.q.verenigingsarchievenkunnen,wanneerzeouderdan20jaarzijn,wordenovergedragenaanhetnabijgelegenoverheidsarchief.

Ditgeldtdusookvoordelandelijkeberoepsorganisaties;voorNHGenLHVisHetUtrechtsArchiefhetmeestnabijgelegen.Devroegerekringen-bijvoorbeeldNHG-kringen-sturenhundocumenteneerstnaarhethogereechelon,inditgevalhetNHGzelf.DerelevantedocumentenvandeuniversitaireafdelingenHuisartsgeneeskundewordenondergebrachtindeuniversitairearchieven,dieviadeuniversiteitenookbijdelokaleoverheidsarchievenwordenondergebracht(zoalsdatvanhetAMCviadeUvAbijhetGemeentearchiefAmsterdam).(Inhetkadervaneentaakverdelingtussendeuniver-siteiten-waarbijtenminsteopeenplaatsinonslandeenvolledigebibliotheekverzamelingaanwezigis-isdemedischetijdschriftencollectieinMaastrichtondergebracht.Dezeisdaarcompleet.)

[N.B.Documentenmetbetrekkingtotdeinhoudvanhetvakhoevenniettewordenbewaard;diekomtvoldoendeaanbodintijdschriftenenproefschriften.Voorhetbewaren/vernietigenvanpatiënt- gerichteinformatiebestaanerwettelijkerichtlijnen.]

4.3.Watbewarenenwatvernietigen?Hetselecterenvanstukkenisechternieteenvoudig.Eenarchiefstukdatnugeenwaardelijktteheb-ben,kanindetoekomsttochvanbelangblijkentezijn.Algemeengeldenderegelsvoorvernietigingenbewaringzijndanookmoeilijktegeven.Criteriakunnenperorganisatieofpersoonverschillen.Alsleid-raadgeldtdatblijvendbewaardworden:stukkendiehetbeleid,dedoelstellingendetaakuitvoeringvaneenorganisatieweergeven.Dekernvaneenhistorischhuisartsarchiefwordtgevormddoorstukkenover:■ organisatie bijvoorbeeldoprichting,statuten,enjubileaenopheffing;■ bestuur bijvoorbeeldnotulenvanvergaderingen;■ leden bijvoorbeeldlijstenenverslagenvanledenvergaderingen;■ bezittingen bijvoorbeeldbouwtekeningen,aan-enverkoopakten;■ financiën bijvoorbeeldbegrotingen,jaarrekeningen;■ beleid bijvoorbeeldjaarverslagenenjaarprogramma’s;■ publicaties bijvoorbeeldjubileumboekeneneigentijdschrift;■ taken bijvoorbeeldwerkverslagenenoverleggenmetpartners.Dezeopsommingisnietuitputtend,maargeefteeneersteindrukvanwatblijvendbewaardzoumoetenworden.

9 Handleiding voor het beheer van huisartsarchieven

Literatuuroverselectiecriteriavoorhetbewarenenvernietigenvanarchiefstukkenbestaatwel,maarmaatwerkvoorhuisartsarchievenontbreekt.Omtochrichtlijnenvoorhistorischehuisartsarchieventekrijgenisteradegegaanbijselectiecriteriavanparticulierearchieveninhetalgemeenendievanoverheidsarchieven.DezezijnaangepastopgrondvanervaringenvanledenvandeNHG-WerkgroepGeschiedenis Huisartsgeneeskunde met betrekking tot het beheer van huisartsarchieven. Een selectie- ofvernietigingslijstwordtinhetidealegevalopmaatgemaakt.Iederehuisarts(organisatie)zalzelfmoetenbeslissenwelkecategorieëndocumentenwordenopgenomenenhoelangdebewaartermijnis.Onderstaandeselectielijstisgeenvastenorm;zeisbedoeldalseenhulpmiddel.Delijstisooknietuitputtend.

4.4.VoorbeeldselectielijstvoorhuisartsarchievenVernietigen■ dubbelen,kopieën,afschriften(behalvealsdeoriginelestukkenontbreken);■ brievenmeteenvoudigeofnietmeervanbelangzijndeinhoud:begeleidendebrieven,bedankbriefjes,

uitnodigingen,eenvoudigekennisgevingen,verhuisberichten,etc.;■ conceptdocumenten(alleenalshetdefinitievedocumentbewaardis;concepteninomstredenzaken

blijvenbewaardomdeontwikkelingtekunnenzien);■ stukken voortgekomen uit het lidmaatschap van organisaties, met uitzondering van secretariaats- en

voorzittersarchievenenarchiefstukkenuitbilateraaloverleg;■ afschriftenvanbank-engirorekeningen(na7jaar);■ kas-,bank-engiroboeken(na7jaar);■ stukkenbetreffendehetbetalenvanbelastingen(na7jaar);■ facturen,inkoopbonnen,offertes;■ stukkenbetreffendeaanmeldingenopzeggingvanpatiëntenofleden;■ stukkenbetreffenderechtspositie,functievervullingengedragvanindividuelepersoneelsleden(na7

jaarnabereikenvandepensioengerechtigdeleeftijd);■ stukkenbetreffendehuishoudelijkedienstenkantinebeheer;■ stukkenbetreffendedevoorbereidingenorganisatievanlezingen,excursies,symposia,etc.;■ stukkenbetreffendederedactievanheteigentijdschrift,metuitzonderingvanstukkenoverhet

redactiebeleid,fotomateriaalendergelijke;■ stukkenoverkleineverbouwingeneninvesteringeninmaterialen;■ krantenknipsels over algemene onderwerpen.

Blijvend bewaren■ stukkenovertaakverdelingenwerkwijzevanhetbestuur,agenda’senverslagenvanbestuursverga-

deringen,stukkenoversamenstellingvanenreglementenvanordevoorhetbestuur;■ statuten,huishoudelijkereglementen,stukkenoveroprichting,fusies,samenwerking,jubileaen

huldigingen;■ aktenvanaan-enverkoopvanonroerendgoed,stukkenbetreffendebouwenverbouwvaneigen-

dommen;■ begrotingen,financiëleverslagen,balansen,jaarrekeningen,grootboeken,stukkenvandekascom-

missie,accountantsrapporten;■ beleidsstukken,jaarverslagen;■ eigenbrochures,foldersenreclamemateriaal;■ verslagenvan(mede)doordeorganisatiegeorganiseerdewerkzaamheden,evenementen,excursies,

lezingenensymposia;■ stukkenoveroprichting,samenstelling,opheffingenwerkwijzevancommissies,afdelingenenwerk-

groepenenhunnotulenenverslagen;■ stukkenoverdemaatschappelijkebetekenisvanhuisartsgeneeskunde;

10 Handleiding voor het beheer van huisartsarchieven

■ onderzoeksrapportenvanenoverdeeigenorganisatie;■ eigentijdschriften,boeken,publicaties;■ stukkenoverredactiebeleidvanheteigenblad;■ stukkenoverhetinstellenenuitreikenvanprijzen;■ stukken over buitengewone gebeurtenissen. Discussiegevallen■ documentatie,krantenknipselsendergelijkeoverdeeigenorganisatie:naarbehoeftebewareninde

rubriekDocumentatie;■ stukken die voortvloeien uit de deelname in andere organisaties: in zeer beperkte mate opnemen

(diestukkenhoreninhetarchiefvandebetrokkenorganisatiezelf);■ stukkenbetreffendepersoneel,personeelsdossier;■ stukkenbetreffendestraf-entuchtrechtzaken.

4.5.ProceduresbijvernietigingGaalsbeheerdervaneenhuisartsarchiefnooitzomaarovertothetselecterenenvernietigenvanar-chiefstukken.Hetopstellenvaneeneigenselectie-envernietigingslijstiseenvereistevoorverantwoordarchiefbeheer.Dearchiefbeheerderneemthetinitiatiefvoorhetopstellenvanzo’nlijst.Hijstelteenvoorlopigelijstop.Hetisaanteradenoverlegtevoerenmetdeskundigenbinnenenbuitendeorga-nisatie.Inhetidealegevalwordteendefinitievelijsttergoedkeuringaanhetbestuurvoorgelegd.Hetverdientaanbeveling,alvorensovertegaantotfeitelijkevernietiging,nategaanofandereorganisatiesmisschienbelangstellinghebbenvoorafgedwaaldestukken,datwilzeggenstukkendienietinuwar-chiefthuishoren,maareigenlijkinhetarchiefvaneenandereorganisatie.Deuiteindelijkevernietigingvanarchiefstukkenmoetopzo’nmanierplaatsvindendatdegegevensdieerinstaannietmeerher-kenbaarzijn.Archiefstukkenkunnendusnietbijhetvuilnisofoud-papieraandestraatwordengezet.Papierenwordenbijvoorkeurversnipperdofeventueelverbrand.

5. Waar bewaren?

Eenarchiefdatblijvendbewaardmoetworden,kannietindeeerstedebesteruimtewordenopgeslagen.Dezeruimtemoetaanverschillendevoorwaardenvoldoenomdekwaliteitvandearchiefstukkentebehouden.

5.1.EigenarchiefruimteVoordemeestehuisartsenenorganisatiesgeldtdatdehuidigebewaarplaatsvanhetarchiefnauwelijksofvolstrektnietvoldoetaandetechnischeeisenvooreengoedearchiefruimte.Denkbijnieuwbouwofrenovatievanhetgebouwaanhetinrichtenvaneengoedearchiefruimte.Inhetidealegevalbeschiktdehuisarts(organisatie)overeeneigen,goedearchiefruimte,maarindepraktijkontbreektdiemeestal.Zorgerindatgevalminimaalvoordatdestukkenineenbrandwerenderuimteofarchiefkastwordenbewaard.Bewaarhethistorischarchiefopéénplaats.

Inhetidealegevalisdearchiefruimteeendrogeendonkereruimte,goedgeventileerdennietvooriedereentoegankelijk.Dekansopbrandeneenhogeluchtvochtigheid,waardoorschimmelvormingophetpapierkanoptreden,zijngevarenbijhetbewarenvanarchieven.Papierwordtonderidealeom-standighedenbewaardbijeenrelatievevochtigheidvan50-55%eneentemperatuurvan16-18°Celsius.Probeerindearchiefruimterisicofactorenvoorbeschadigingvandearchiefstukkenzoveelmogelijkuittesluiten.Denkhierbijaanleidingenenaanlicht,waterenvocht,vuurenwarmte,stofenvuil.Methetoogopdiefstalishetaantebevelenslotenopdearchiefruimteenopdearchiefkastenaantebrengen.

11 Handleiding voor het beheer van huisartsarchieven

5.2.OpenbarearchiefdienstenVeelhuisartsen(organisaties)kunnenzicheeneigenoptimaalgeschiktearchiefruimtenietveroorloven.Indatgevalishetgoedomnategaanofhetarchiefnietergensandersopeengoedkope,maartochvei-ligeplekkanwordenbewaard.Eenhuisarts(organisatie)kanhetarchiefonderbrengenbijeenopenbarearchiefdienstindegemeenteofprovincie.Aldezeofficiëledienstenbeschikkenovergoedgeoutilleerderuimtenwaardearchiefstukkenkunnenwordenbewaard.

Voorhuisartsenenhuisartsorganisatiesligteenopenbarearchiefdienstindegemeentevanvestigingvoordehand.VooreennationaleinstellingalsdeLHVenhetNHGishetNationaalArchiefinDenHaagofeenopenbarearchiefinstellingindeprovinciewaarhetkantoorisgevestigdmogelijkdebesteplek.Meestalwordenuwarchievenhiergratisopgeslagen.Ookaanhetraadplegenvanarchiefstukkenzijndoorgaansgeenkostenverbonden.Dearchiefdienstisvrijtoegankelijkvoorhetpubliek.Houderrekeningmeedateenofficiëlearchiefdiensteenarchiefvaakalleenopslaatalsisvoldaanaanbepaaldenormen.Ditbetekentondermeerdathetarchiefgeïnventariseerdmoetzijn,geenschimmelsbevat,ontijzerdisendathetmateriaalinzuurvrijemappenendozenisverpakt.

Informeervrijblijvendbijeenopenbarearchiefdienstofmenbelangstellingheeftvooruwhistorischarchiefenwatdevoorwaardenvaneeneventueleoverdrachtzijn.Wanneerubesluituwarchiefondertebrengenbijeenopenbarearchiefdienst,dankuntuuwarchiefschenkenofinbewaringgeven.

6. Openbaarheid, raadpleging en uitlening

6.1.OpenbaarheidArchievenbijoverheidsarchiefdienstenzijninprincipeopenbaar.Maarbijdeoverbrengingdaarheenkunnenbeperkendemaatregelenwordenaangegeven.Ditgeldtondermeervoorstukkenjongerdan20jaar.Privacygevoeligestukkenkunnennoglangeraandeopenbaarheidwordenonttrokken,bijvoor-beeld40-50jaar.

6.2.RaadplegingHetverdientaanbevelingomarchiefstukkenjongerdantwintigjaarnietdoorderdentelatenraad-plegen.Anderearchiefstukkenkunnenwordeningezienineenafzonderlijkeruimte,hetliefstondertoezicht.Drinkenenrokentijdenshetraadplegenistenstrengsteverboden,evenalshetmakenvanaantekeningeninofopdearchiefstukken.

6.3.UitleningArchiefstukkenbijoverheidsarchiefdienstenwordeninprincipenooituitgeleend.Ditzouookvoor archiefstukkenbijhuisartsen(organisaties)moetengelden.Hetgevaarvanverlorenofbeschadigd raken is veel te groot.

12 Handleiding voor het beheer van huisartsarchieven

Literatuur

Deze Handleiding is mede tot stand gekomen met gebruikmaking van de volgende publicaties: ■ 'RegelingarchiefbeheervoorparochiesinhetbisdomRoermond',in:AnalectaBisdomRoermond85

(2004),p.78-93;■ F.C.Hartman,Handleidingvoorhetordenenenbeschrijvenvanarchievenvanverenigingeneninstel-

lingen(Houten1995);■ V.deHouwer,E.vanImpeenL.Verpoest,HandleidingArchitectenarchieven-Inventarisatie

(Antwerpen2004);■ H.vanHerck,HandleidingArchitectuurarchieven-Materiëlezorg(Antwerpen2007);■ W.vanBuuren,Handleidingvoorhetbeheervanhistorischesportarchieven(Hilversum2003).'

NHG-Werkgroep Geschiedenis Huisartsgeneeskunde, Martin Bergevoet

Voor nadere informatie en vragen om hulp kunt u zich wenden tot Ron Helsloot, secretaris NHG-Werkgroep Geschiedenis Huisartsgeneeskunde, r.helsloot@kpnplanet.nl.

13 Handleiding voor het beheer van huisartsarchieven

© Nederlands Huisartsen Genootschap NHG-werkgroep geschiedenis huisarts- geneeskundeMercatorlaan12003528BLUtrechtPostbus32313502GEUtrechtTel.088-5065500r.helsloot@kpnplanet.nlwww.nhg.org @nhgnieuws

nederlands-huisartsen-genootschap

Utrecht,juni2019

NHG symposium Xxxxxxxxx

NHG-Werkgroep geschiedenis huisartsgeneeskunde

Handleiding voor het beheer van huisartsarchieven