Presentatie Nederlands Huisartsen Genootschap - 14 januari 2014
Handleiding voor het beheer van...
Transcript of Handleiding voor het beheer van...
NHG symposium Xxxxxxxxx
NHG-Werkgroep geschiedenis huisartsgeneeskunde
Handleiding voor het beheer van huisartsarchieven
juni 2019
© Nederlands Huisartsen Genootschap
Inhoudsopgave
Inleiding 21. Archiefbeleideninventarisatie 2 1.1. Enkeledefinities 3 1.2. Waarom bewaren? 4 1.3. Archiefbeleid 4 1.4. Plan van aanpak 52. Archiefvormen(‘lopendarchief’) 5 2.1. Bewaren 5 2.2. Verzorgen 5 2.3. Opschonen 63. Inventariseren(historischarchief) 6 3.1. Archiefschema 6 3.2. Plaatsingslijstofarchiefinventaris 6 3.3. Beschrijven 6 3.4. Ordenen 7 3.5. Verzorgen 7 3.6. Afwerken 84. Selectieenvernietiging 8 4.1. Motievenvoorselectieenvernietiging 8 4.2. Criteria 9 4.3. Watbewarenenwatvernietigen? 9 4.4. Voorbeeldselectielijstvoorhuisartsarchieven 10 4.5. Proceduresbijvernietiging 115. Waarbewaren? 11 5.1. Eigenarchiefruimte 11 5.2. Openbarearchiefdiensten 126. Openbaarheid,raadplegingenuitlening 12 6.1. Openbaarheid 12 6.2. Raadpleging 12 6.3. Uitlening 12Literatuur 13
Handleiding voor het beheer van huisartsarchieven 2
InleidingDe NHG-Werkgroep Geschiedenis Huisartsgeneeskunde biedt met deze Handleiding aan huisartsen, samenwerkingsverbanden en organisaties van huisartsen instrumenten aan hoe metarchieven om te gaan. Hetiszaakomalbijdevormingvaneenarchiefrekeningtehoudenmetdelaterebewaring.Datkangebeuren door een goed systeem van archivering te maken en gebruiken, maar ook door duurzame materialentegebruiken,diedearchiefstukkennietaantasten.Wanneernietvantevorensystematischeenarchiefisopgezet,ishetaanteradenbewaardedocumentenachteraftoteenarchiefteordenen.Ennahetafsluitenvaneenarchiefmoetbekekenwordenwaarhetarchiefbewaardmoetgaanworden.
1. Archiefbeleid en inventarisatie
1.1.EnkeledefinitiesMet archiefwordtbedoeld:hetgeheelvanbescheiden,ongeachthunvorm,ontvangenofopgemaaktdooreenpersoon,groepvanpersonenoforganisatieuithoofdevanhuntaakvervullingdanwelderealiseringvanhunwerkprocessen,endatbedoeldisomonderhenteblijvenberusten.Archiefstukkenzijndusnietalleenfinanciëlestukken,maarookbijvoorbeeldcorrespondentie,verslagenensomszelfsfoto’s.Ookgaathetnietuitsluitendompapierenstukken;deinhoudvanautomatiseringsbestandenkanookarchiefzijn,evenalsmicrofilmsofdvd’s!
Maaromdathetuitgangspuntbijdearchiveringisdatdearchiefdocumenteninhunoriginelevormbewaardmoetenworden,ishetpapierenarchiefnogsteeds‘leidend’.Papierheefthetvoordeeldathetopdelangetermijnstabielblijft,zolanghetnietwordtblootgesteldaanexterneklimatologischeom-standigheden en licht. Maar papier kent ook nadelen, zoals de arbeidsintensievere handmatige dossier-vorming,demateriëleverzorgingenkostbaarderfysiekeopslag.Digitalearchiveringkentweerandereproblemen, zoals we hierna zullen zien.
Ookhuisartsen(organisaties)gaansteedsmeerdigitaalwerken.Eenbelangrijkestapvoorwaarts daarbijisdeacceptatievandedigitalehandtekeningalswettigbewijsmiddelsinds2003.Voorhetrealiserenvandigitaalwerkenzijntweezakenvanbelang:deauthenticiteit en de duurzaamheid van archiefdocumenten.Metauthenticiteitwordtbedoelddatarchiefdocumentenwordenopgeslagenopeenmanierwaarbijzeonveranderbaarzijnenwaarbijdecontextvanhetdocumentvastligt.Uitdezecontext,diemenafzonderlijkvastlegt,moetondermeerzijnafteleidenwanneer,waarbijendoorwieeenarchiefstukisgebruiktenmetwelkehard-ensoftwarehetisopgeslagen.Dezecontextofmetadatastellendegebruikervanarchiefdocumenteninstaatzeteinterpreteren,ookineenlaterstadium.
Duurzaamheidstaatvoorhetopzodanigewijzevastleggen,bewaren,beherenenbeschikbaarstellenvandigitalearchiefdocumenten,datdezeooknaverloopvantijdraadpleegbaar,toegankelijken authentiekzijn.Endaarmeekomenweopeencruciaalpunt,wantdigitaalopgeslagengegevenshebbennamelijkmaareenbeperktehoudbaarheid.Diewordtbedreigddoordesnelleontwikkelingenvandeinformatietechnologiezowelwatbetreftdeapparatuuralsprogrammatuurenhetvervalvandegegevensdragers.Hiervoorbestaannoggeendefinitieveoplossingen.Desondankszalerookbijhuis-artsen(organisaties)steedsmeerdigitaalwordengewerktenereenverschuivingplaatsvindenvaneenpapierennaareendigitaleomgeving.Uiteindelijkzalditleidentoteengrotendeelsvolledigegeauto-matiseerdeadministratie.Daarbijkrijgtmenopenigmomentooktemakenmetdigitalearchivering.
3 Handleiding voor het beheer van huisartsarchieven
Integenstellingtoteenarchiefnoemtmeneenhoeveelheiddocumentatieofobjectendiedooriemandmeteenbepaalddoelbijeenzijngebracht,zonderdatzijnaarhunaardbestemdzijnomonderhemofhaar te berusten, een verzamelingofcollectie.Zozijnoudemedischeinstrumentenwelinteressant,maargeenarchief.Ookeenbibliotheekiseenverzameling.
Huisartsarchievenzijnarchievendiegevormdzijndoorindividuelehuisartsen,mono-enmultidiscipli-nairesamenwerkingsverbandenvanhuisartsen(groepspraktijken,gezondheidscentra,etc.),plaatselijke,regionaleenlandelijkehuisartsenverenigingen,huisartsenposten,vestigingscommissies,nascholings-groepen, waarnemingsgroepen, etc.
1.2.Waarombewaren?Waaromzijndiearchievendemoeitewaard?Archievenzijnhetgeheugenvaneenorganisatieendaarmeegetuigenvanhetverledenvandieorganisatie.Zezijnvanbelangvoorverantwoordingenbedrijfsvoering,wantzehebbeneenjuridische(ofbewijs)functieeneenadministratievefunctie.Dezetweefunctieszijndeelsingebedinwet-enregelgevingengeldenvooralvoorhet‘lopendearchief’.Denkbijvoorbeeldaancontractenenovereenkomsten,beleidsplannenenverslaglegging.Enfinanciëlestuk-kenmoeteneenbepaaldaantaljarenvoordeBelastingdienstbewaardworden.
Naverloopvaneenaantaljarenneemtdeadministratievebetekenisvanarchiefstukkenaf.Wanneeralleenuitgedundeenbelangrijkeinformatieinhetarchiefoverblijftdiebewaardmoetworden‘voordeeeuwigheid’,danzijnwebelandbijdederdefunctie,deonderzoeksfunctievanwegedehistorischeen/ofculturelewaarde.Wesprekendanvanhethistorischearchief.
Metnamebijeenjubileumofopheffingblijktdewaardevaneengoedonderhoudenhistorischarchief.Het is dan vaak het uitgelezen moment om een boek over de geschiedenis van de organisatie uit te brengen.Opdatmomentslaatbijveelhuisartsen(organisaties)depaniektoe,wantwaarhaaljede gegevensvandaan?Hetisdusverstandigomtijdigvoorzorgsmaatregelentenemen.Historischearchievendragenbijaanhetwij-gevoelenkunnendeidentiteitvaneenhuisartspraktijkofsamenwerkingsver-band versterken.
Huisartsarchieven behoren tot de zogeheten particuliere archieven, dat wil zeggen archieven van individuen,verenigingenenstichtingen,integenstellingtotoverheidsarchieven.Erzijnookenkeleoverheidsinstanties(bijvoorbeeldGezondheidscentrumOmmoordinRotterdam,datgemeentelijkwas),maarhunarchievenblijvenhierbuitenbeschouwing.Vooroverheidsarchievengeldenwettelijkvastgestelde regels, voor particuliere archieven niet.
1.3.ArchiefbeleidHetontbreektbijhuisartsarchievenvaakaanstructureelarchiefbeleid.Omdecontinuïteitvanhetarchief- beheertewaarborgenishetraadzaamoméénpersoonmethetbeheervanhet(historisch)archieftebelasten.
Vooreengedegenarchiefbeleidkanhetmakenvaneenarchiefbeleidsplanofordeningsplaneengoedhulpmiddelzijn.Dithoeftgeencompleetdraaiboekvanveletientallenpagina’stezijn;éénoftweebladzijdenkunnenvaakvolstaan.Neeminditplaniniedergevaleenlijstjeopvandestukkenen/ofdossiers,maarbijvoorbeeldookmaatregelenvoorverbeteringvanhetarchiefbeheer.Onderdeelvanditarchiefplankanookeeninternreglementtezijn.Ditzijnafsprakenover:wiewatbewaart,waarhetarchief(stuk/dossier)wordtbewaardenonderwelkeomstandighedenhetwordtbewaard.
4 Handleiding voor het beheer van huisartsarchieven
1.4.PlanvanaanpakIneenplanvanaanpakzetu,voordatuaandeslaggaatmethetbewerkenvanhetarchief,opeenrijtjewatuwiltgaandoenmethetarchiefenhoe,waar,waaromenwanneeruhetarchiefgaatbewerken.Eenplanvanaanpakbestaateigenlijkuittweeonderdelen:eenkorteanalysevanhetarchiefendeomschrijvingvanhetgewensteeindproduct.Ditmoetuiteindelijkleidentoteenplaatsingslijstofeenarchiefinventaris.
Bijeenanalysevanhetarchiefkijktuwatdeomvangvanhetarchiefis,oferopheteersteoogstukkenontbrekenenofer‘wezensvreemde’elementeninzitten.Datlaatstewilzeggenstukkendiehelemaalnietinhetarchiefvanuworganisatiethuishoren,maarbijvoorbeeldvaneenanderehuisartsoforga-nisatiezijn.Zijzijndandusnietbestemdominuwarchiefteberusten,maarmogelijkineenanderarchief.Eenanalysehelptuomeeneersteindruktekrijgenvandetijdenmoeitedienodigzijnvoorhetinventariserenenvandebenodigdehoeveelheidverpakkingsmateriaal(omslagen,afscheidingsstrokenendozen).
Metdeformuleringvanheteindproductgeeftuaanvoorwatvoorsoorttoegangukiest(eeneenvoudigeplaatsingslijstofeenuitgebreidesystematischearchiefinventaris),inhoeverreuwiltvernietigenenwatvoor soort verpakkingsmateriaal u gaat gebruiken.
2. Archief vormen (‘lopend archief’)
Hetisvanbelangdateenarchiefgeordendenbeschrevenis,anderszijnarchiefstukkennietofnauwelijksvindbaarendusonbruikbaar.Eengoedeordeningverhoogtdusdewaardevaneenarchief.Datgeldtookalindefasedatarchiefstukkengevormdworden,dusdoordeadministratiezelf.Wenoemenditookwelhet‘lopendarchief’.
2.1.BewarenArchiefdocumentenkunnenhetbestemeteenzodanigwordenbewaard,datallestukkendieopeenzelfdezaakbetrekkinghebbenwordensamengevoegdtotééndossier(z.g.zaaksgewijzeordening).Zo’nzaakheefteenduidelijkebegin-eneinddatumeneentitel.
Hetisheelhandigomvoorhetbewarenvanhet‘lopendarchief’eenhangkasttegebruikenmetdaarinhangmappen, die aan de zichtkant een strook hebben om een titel te kunnen lezen.
2.2.VerzorgenVerwijdermeteenpapiervijandigematerialenzoalsnietjes,paperclips,klemmetjes,plastichoesjes,elastiekjesenplakband/sellotape(indienmogelijk).Gebruikvoorarchiefstukkendieblijvendbewaardmoetenwordennooitkunststofmappenofordners,maaraltijdzuurvrijeomslagenenmappen.Daarbijbehoortookhechtmateriaaldatgeenmetalenenweekmakersbevat.Informeerbijdelokalearchief-dienst naar adressen van leveranciers.
Voorkom schadeaandearchiefstukken.Temperzomogelijkindearchiefruimte/kastdelichtinval,probeer een constante temperatuur en vochtigheidsgraad aan te houden. Papier wordt onder ideale omstandighedenbewaardbijeenrelatievevochtigheidvan50-55%eneentemperatuurvan16-18° Celsius.Voorkomookdoorhangenvandedossierszodatdienietkunnenopkrullen(bijvoorbeeld doorgedeeltelijklegeruimteoptevullen).Zorgookdatstofnietindearchiefkastkandoordringen. Ennatuurlijkgeenvochtindeomgevingtoelaten.Mochtdesondanksschadeaanarchiefstukkenoptreden,hersteldiedannietzelf(bijvoorbeeldmetplakbandoftape),maarneemcontactopmeteenplaatselijkoverheidsarchief.
5 Handleiding voor het beheer van huisartsarchieven
Ookdeopslagruimtenvanarchivaliadienenaankwaliteitseisentevoldoen.Gebruikzomogelijkafsluit-bare brandwerende kasten. Voorkom grote schommelingen in temperatuur en vochtigheid in de ruim-tenwaararchivaliawordenbewaard.Zorgervoordatarchiefdocumentenzoweinigmogelijkwordenblootgesteld aan uv- en zonlicht.
2.3.OpschonenHetbesteishetoméénkeerperjaarhet‘lopendarchief’opteschonen.Uverwijdertdandiedossiers,dievoordedirecteraadplegingnietmeervanbelangzijn.Dezedossierskunnenwordenafgevoerd naareenanderebewaarplaats.Daarvoorgeldennatuurlijknogsteedsderichtlijnenvooreengoede materiëleverzorging,zoalsdieookvoorhet‘lopendarchief’gelden.Mogelijkkandanookaleensplit-singgemaaktwordeninstukkendietezijnertijdvernietigdkunnenwordenenstukkendiebewaardmoetenblijven.
3. Inventariseren (historisch archief)
Naverloopvantijdvormendedossiersdiezijnafgevoerdhethistorischarchief.Openigmomentmoetdattoegankelijkgemaaktworden.Datnoemtmeninventariseren. Dit is het meest ingewikkelde en tijdrovendeonderdeelvanhetarchiefbeheer.Eenplanmatigeaanpakkanechterveeltijdwinstople-veren.Hetisaanteradenomnietinhetwildewegtebeginnenmetordenenenbeschrijven.Voordatubegintkuntuhetbesteeenaantalzakenopeenrijtjezettenviaeenplanvanaanpak.
3.1.ArchiefschemaEen archiefschemaiseenblauwdrukvoordearchiefinventarisendaarmeeeenbelangrijkhulpmiddelbijhetopstellenvandiearchiefinventaris.Vaakwordteenonderscheidgemaakttussenstukkendieeenalgemeenkarakterhebbenennietoponderwerpzijnteordenen(zoalsnotulen,jaarverslagen)enstukkendiespecifieke,afzonderlijkeonderwerpenbetreffen.
3.2.PlaatsingslijstofarchiefinventarisVandebeschrijvingenvandearchiefdossierswordteenlijstgemaakt.Erbestaanruwwegtweesoortenlijsten:eenplaatsingslijsteneenarchiefinventaris.Eenplaatsingslijstiseeneenvoudigelijst.Hierinwordendearchiefbestanddelenbeschrevenindevolgorde(plaats)waarinzeindekastzijnopgeborgenofaangetroffen.Debeschrijvingenzijnnietonderverdeeldinrubrieken,maarzestaanindevolgordewaarin de dossiers in de kast staan.
Eenmeerverfijndelijstisdearchiefinventaris.Wanneerubereidbentextratijdenmoeiteinhetbe-heervanuwarchieftesteken,danverdienteenarchiefinventarisdevoorkeurboveneenplaatsingslijst,omdatuhiermeederaadpleegbaarheidvanuwarchiefvergroot.Bijeenarchiefinventariswordende beschrijvingensystematischgeordendinrubrieken.Dezerubriekenzijnweer‘opgehangenaan’detaken,onderwerpenofafdelingenvandeorganisatie.Allebeschrijvingenvannotulenvanhetbestuurkomenbijvoorbeeldinéénrubriek.Binnenderubriekenisdeordeningmeestalchronologisch.
3.3.BeschrijvenBeschrijvenishetopsommenvandearchivistischekenmerkenvaneenarchiefbestanddeel.Hetisnietnodigdebeschrijvingzóuitvoerigtemaken,datraadplegingvanhetstukofdossierzelfnietmeernodigis.Waterwélineengoedebeschrijvingmoetstaanzijngegevensoverdevorm,inhoudendateringvanstukken.Devolgordevandearchivistischekenmerkenisaltijddezelfde:redactionelevorm,inhoud,datering,ontwikkelingsstadiumenuiterlijkevorm.
6 Handleiding voor het beheer van huisartsarchieven
Vormisnietdeuiterlijkevormvanstukken(bijvoorbeeld12x18cm.),maardezogehetenredactionelevorm.Umoetdusvermeldenofhetombrieven/correspondentiegaatofnotulen,rapporten,bankaf-schriftenendergelijke.
Inhoudhoudtineenkorteweergavevandevoornaamstehandelingenvanhetarchiefbestanddeel.Bijbijvoorbeeldnotulenvanhetdagelijksbestuurgeeftualleenaanwelkorgaan(inditgevalhetdagelijksbestuur)erheeftvergaderd;ugaatdusnietvermeldenwatbesprokenisindievergaderingen.
Bijdateringishetdoorgaansvoldoendealleenhetjaartaltevermelden.Alleenbijseriesvanstukkendieindeloopvaneenjaarbeginneneneindigenvermeldtudedagenmaandaanduiding.Bijeenhedendieuitmeerderestukkenbestaannoemtubegin-eneindjaar.Bijongedateerdestukkenvermeldtuz.j.Kuntueendateringalleenbijbenaderinggeven,schrijfdancirca(ca.).
Uvermeldtookindiennodighetontwikkelingsstadium.Eenstukkanbijvoorbeeldeenconceptzijn,eenminuut(hetteverzendenstuk)ofeenafschrift/kopie.
De uiterlijkevormgeeftaanhoehetarchiefbestanddeeleruitziet:eenstuk(losblad),eenkatern(aan-talsamengebondenstukken),eendeel(boek),omslag(ineenmapopgeborgenstukken,somslos,somsgehecht)ofpak.
Ugeeftiederezaak,dossierofsomslosstukeennummer.
3.4. OrdenenOmderaadplegingvanarchiefstukkenmakkelijktemaken,moetendienietalleenbeschreven,maarook geordend worden.
Deafzonderlijkezakendossierswordeninderegelgeordendoponderwerpofrubriek.Deordeningvanarchievenvolgtnamelijkvaakeenminofmeervastpatroon.Veelarchievenbestaandeelsuitenkelegroteonderdelen(series),zoalsnotulen,jaarverslagen,jaarrekeningen,correspondentie,etc.Datgeldtookvoorarchievenvanhuisartsen(organisaties).
Beginaltijdeerstmethetmakenvaneenplaatsingslijstvandetebewarenarchiefdossiers.Daarbijwordendedossiersdoorlopendvan1totenmetXgenummerd.Alsunietverdergaat,kuntuvandezestukkeneenlijstmaken:deplaatsingslijst.Bijeenarchiefinventariswordtdezelijstomgewerkt.Debeschrijvingenwordenineensystematischsysteemgeplaatst.Alsdatgedaaniskunnenookdebij- behorendedossiersenarchiefstukkenindiezelfdevolgordewordengeplaatst.Daarnamoetendiebeschrijvingenendedossiersopnieuwwordendoorgenummerdvan1totenmetZ.Elkearchiefeenheidkrijgtdaarmeeeenunieknummerenisopdiemaniergemakkelijkterugtevinden.
3.5.VerzorgenOokeenhistorischarchiefmoetgoedverzorgdworden.Gebruikindiennognodigzuurvrijeomslagenencontroleernogmaalsoppapiervijandigematerialen.Bewaardedossiersinzuurvrijedozen,waarindedossiersgemakkelijkpassen.Maakdiedozennietovervol,maarooknietteleeg.Opdedozenkomenetikettenmetdenaamvanhetarchiefendedossiernummersdieerinbewaardworden.
7 Handleiding voor het beheer van huisartsarchieven
3.6.AfwerkenEencorrectafgewerkteplaatsingslijstofarchiefinventarisbevateentitelpagina,eeninhoudsopgaveeneeninleiding.Ukunthiereventueeleenindexoppersonenenzakenaantoevoegen.
Opdetitelpaginavermeldtudenaamvanhetarchiefendeperiodediehetarchiefbestrijkt,denaamvandebewerkerenhetjaarenplaatsvantotstandkomingvandearchiefinventaris.Indeinleidinggeeftueenbeknoptegeschiedenisvandearchiefvormendepersoonoforganisatie.Hierinstaangegevensoverdeoprichting,eventuelefusiesenopheffing,detakenendestructuurvandeorganisatie.Noemookdeomvangvanhetarchiefinstrekkendemeters.Vermelddaarbijookzonodigdatustukkenhebtvernietigdeneventueelwelke.Vandevernietigdestukkenkanookeenlijstalsaanhangselbijdeinventarisofplaatsingslijstwordenopgenomen.Indeinleidingmoetenookgegevensstaanoverde(beperkingvande)openbaarheidvandearchiefstukken.Maakdeinleidingniettelang.Vergeetnietdeinleiding te ondertekenen en dateren. Een indexoppersoons-en/ofzaaknamenverhoogtdebruikbaar-heidvandearchiefinventaris.Alsudearchiefinventarismetbehulpvaneencomputermaakt,kuntumeestalautomatischeenindexgenereren.
4. Selectie en vernietiging
Deoverheid(rijks,provinciaal,gemeentelijkenwatdiesmeerzij)heeftbindendevoorschriftenopge-steldvoordebewaartermijnenvernietigingvanarchiefstukken.Bijhuisartsarchievengaathetbijnaaltijdomparticulierearchieven,datwilzeggenarchievenvanindividuen,groepen,verenigingenenstichtingen.Diehebbentemakenmetenkelewettelijkeverplichtingenwatbetrefthetbewarenvansommigearchiefstukken.Voorparticulierearchievengeldteenwettelijkebewaringsplichtvoorarchief-stukkenmetbedrijfsbelang.Ditzijn:■ stukkenvandefinanciëleadministratievandelaatste7jaar;■ jaarverslagenenjaarrekeningenvandelaatste7jaar;■ stukkenwaaraansprakelijkheidmeegemoeidis,zoalsonderhoudvaninstrumenten.Hiervoorwordt
somseentermijnvan20jaaraangehouden,hoewelookhiereentermijngeldtvan7jaar‘ingaandenaheteindevanhetcontract’.
Ookberoepsorganisatieskunnenvoorschriftenhebbenuitgevaardigdtenaanzienvandevernietigingenbewaartermijnen.
4.1.MotievenvoorselectieenvernietigingNaverloopvaneenaantaljarenneemtdeadministratievebetekenisvanarchiefstukkenaf.Alleadmi-nistratiewordtminimaal7jaarbewaard.Erkunnenzoalsgezegdredenenzijnomarchiefstukkenlangertebewaren,zoalsaansprakelijkheidofdehistorischewaarde.Inhethistorischarchiefworden alleen díe stukkenopgenomendieeencultureel-historischewaardehebben.Eenindividu,verenigingofstichtingbeslistuiteindelijkzelfwatwelenwatniet‘voordeeeuwigheid’bewaardmoetblijven.
Nietallearchiefstukkenhoevendusblijvendbewaardteworden.Selectievanarchiefstukkenbete-kenthetweghalenenvernietigenvanoverbodigeinformatieenhetbewarenvandejuisteinformatie.Selectievanarchiefstukkeniseenvoorwaardevooreenwaardevolhistorischarchief.Waaromwordenarchiefstukkenvernietigd?Geschoondearchievenzijncompacterdanongeschoondearchieven.Datscheelt in de kosten van het bewaren en maakt het eenvoudiger om geld en ruimte over te houden voor bewaringvanwatwelwaardevolis.Geschoondearchievenzijnookbeterengemakkelijkerteraadplegenvoor onderzoek.
8 Handleiding voor het beheer van huisartsarchieven
4.2.CriteriaMet onderstaande criteria maakt de NHG-Werkgroep Geschiedenis Huisartsgeneeskunde onderscheid tussen wat van belang is voor de geschiedenis van de huisartsgeneeskunde en wat niet:1. Tijdschriftenhoevenniettewordenbewaard.Diezijnalgoedtoegankelijkindegrotebibliothekenen
zijnofwordengedigitaliseerd.2. Ookdemeesteboekenhoevenniettewordenbewaard.Ookdaarvoorgeldtdatzealgoedtoeganke-
lijkzijnindegrotebibliothekenenzijnofwordengedigitaliseerd.Erzijnenkeleuitzonderingen: - boekenvanvóór1955diedoorhuisartsenzijngeschreven; - proefschriftenvananderendanhuisartsen(paramedici,gedragswetenschappers),waarbijeen
hoogleraarHuisartsgeneeskundepromotorofcopromotorwas(alleproefschriftenvanhuisartsen zijn/wordenalindeNHG-bibliotheekverzameld);
- oraties van hoogleraren Huisartsgeneeskunde. Deze uitzonderingen kunnen aan het NHG worden toegestuurd.3. Documenten ('unica') diebetrekkinghebbenopdeorganisatievandehuisartsgeneeskunde/vereniging
vanhuisartsen(LHV/NHG),inclusiefdoorhuisartsengeïnitieerdeontwikkelingenindeeerstelijns-gezondheidszorg,depubliekegezondheidszorg/socialegeneeskunde.Tedenkenvaltaancorrespon-dentiemetgemeentenovervestigingenfinancieringvansamenwerkingsverbanden(zievoorbeel-den op www.archieven.nl),archievenvanplaatselijkehuisartsenverenigingen,huisartsenposten,vestigingscommissies, waarnemingsgroepen, etc.
Deze(bijzondere)persoonlijkecollectiesc.q.verenigingsarchievenkunnen,wanneerzeouderdan20jaarzijn,wordenovergedragenaanhetnabijgelegenoverheidsarchief.
Ditgeldtdusookvoordelandelijkeberoepsorganisaties;voorNHGenLHVisHetUtrechtsArchiefhetmeestnabijgelegen.Devroegerekringen-bijvoorbeeldNHG-kringen-sturenhundocumenteneerstnaarhethogereechelon,inditgevalhetNHGzelf.DerelevantedocumentenvandeuniversitaireafdelingenHuisartsgeneeskundewordenondergebrachtindeuniversitairearchieven,dieviadeuniversiteitenookbijdelokaleoverheidsarchievenwordenondergebracht(zoalsdatvanhetAMCviadeUvAbijhetGemeentearchiefAmsterdam).(Inhetkadervaneentaakverdelingtussendeuniver-siteiten-waarbijtenminsteopeenplaatsinonslandeenvolledigebibliotheekverzamelingaanwezigis-isdemedischetijdschriftencollectieinMaastrichtondergebracht.Dezeisdaarcompleet.)
[N.B.Documentenmetbetrekkingtotdeinhoudvanhetvakhoevenniettewordenbewaard;diekomtvoldoendeaanbodintijdschriftenenproefschriften.Voorhetbewaren/vernietigenvanpatiënt- gerichteinformatiebestaanerwettelijkerichtlijnen.]
4.3.Watbewarenenwatvernietigen?Hetselecterenvanstukkenisechternieteenvoudig.Eenarchiefstukdatnugeenwaardelijktteheb-ben,kanindetoekomsttochvanbelangblijkentezijn.Algemeengeldenderegelsvoorvernietigingenbewaringzijndanookmoeilijktegeven.Criteriakunnenperorganisatieofpersoonverschillen.Alsleid-raadgeldtdatblijvendbewaardworden:stukkendiehetbeleid,dedoelstellingendetaakuitvoeringvaneenorganisatieweergeven.Dekernvaneenhistorischhuisartsarchiefwordtgevormddoorstukkenover:■ organisatie bijvoorbeeldoprichting,statuten,enjubileaenopheffing;■ bestuur bijvoorbeeldnotulenvanvergaderingen;■ leden bijvoorbeeldlijstenenverslagenvanledenvergaderingen;■ bezittingen bijvoorbeeldbouwtekeningen,aan-enverkoopakten;■ financiën bijvoorbeeldbegrotingen,jaarrekeningen;■ beleid bijvoorbeeldjaarverslagenenjaarprogramma’s;■ publicaties bijvoorbeeldjubileumboekeneneigentijdschrift;■ taken bijvoorbeeldwerkverslagenenoverleggenmetpartners.Dezeopsommingisnietuitputtend,maargeefteeneersteindrukvanwatblijvendbewaardzoumoetenworden.
9 Handleiding voor het beheer van huisartsarchieven
Literatuuroverselectiecriteriavoorhetbewarenenvernietigenvanarchiefstukkenbestaatwel,maarmaatwerkvoorhuisartsarchievenontbreekt.Omtochrichtlijnenvoorhistorischehuisartsarchieventekrijgenisteradegegaanbijselectiecriteriavanparticulierearchieveninhetalgemeenendievanoverheidsarchieven.DezezijnaangepastopgrondvanervaringenvanledenvandeNHG-WerkgroepGeschiedenis Huisartsgeneeskunde met betrekking tot het beheer van huisartsarchieven. Een selectie- ofvernietigingslijstwordtinhetidealegevalopmaatgemaakt.Iederehuisarts(organisatie)zalzelfmoetenbeslissenwelkecategorieëndocumentenwordenopgenomenenhoelangdebewaartermijnis.Onderstaandeselectielijstisgeenvastenorm;zeisbedoeldalseenhulpmiddel.Delijstisooknietuitputtend.
4.4.VoorbeeldselectielijstvoorhuisartsarchievenVernietigen■ dubbelen,kopieën,afschriften(behalvealsdeoriginelestukkenontbreken);■ brievenmeteenvoudigeofnietmeervanbelangzijndeinhoud:begeleidendebrieven,bedankbriefjes,
uitnodigingen,eenvoudigekennisgevingen,verhuisberichten,etc.;■ conceptdocumenten(alleenalshetdefinitievedocumentbewaardis;concepteninomstredenzaken
blijvenbewaardomdeontwikkelingtekunnenzien);■ stukken voortgekomen uit het lidmaatschap van organisaties, met uitzondering van secretariaats- en
voorzittersarchievenenarchiefstukkenuitbilateraaloverleg;■ afschriftenvanbank-engirorekeningen(na7jaar);■ kas-,bank-engiroboeken(na7jaar);■ stukkenbetreffendehetbetalenvanbelastingen(na7jaar);■ facturen,inkoopbonnen,offertes;■ stukkenbetreffendeaanmeldingenopzeggingvanpatiëntenofleden;■ stukkenbetreffenderechtspositie,functievervullingengedragvanindividuelepersoneelsleden(na7
jaarnabereikenvandepensioengerechtigdeleeftijd);■ stukkenbetreffendehuishoudelijkedienstenkantinebeheer;■ stukkenbetreffendedevoorbereidingenorganisatievanlezingen,excursies,symposia,etc.;■ stukkenbetreffendederedactievanheteigentijdschrift,metuitzonderingvanstukkenoverhet
redactiebeleid,fotomateriaalendergelijke;■ stukkenoverkleineverbouwingeneninvesteringeninmaterialen;■ krantenknipsels over algemene onderwerpen.
Blijvend bewaren■ stukkenovertaakverdelingenwerkwijzevanhetbestuur,agenda’senverslagenvanbestuursverga-
deringen,stukkenoversamenstellingvanenreglementenvanordevoorhetbestuur;■ statuten,huishoudelijkereglementen,stukkenoveroprichting,fusies,samenwerking,jubileaen
huldigingen;■ aktenvanaan-enverkoopvanonroerendgoed,stukkenbetreffendebouwenverbouwvaneigen-
dommen;■ begrotingen,financiëleverslagen,balansen,jaarrekeningen,grootboeken,stukkenvandekascom-
missie,accountantsrapporten;■ beleidsstukken,jaarverslagen;■ eigenbrochures,foldersenreclamemateriaal;■ verslagenvan(mede)doordeorganisatiegeorganiseerdewerkzaamheden,evenementen,excursies,
lezingenensymposia;■ stukkenoveroprichting,samenstelling,opheffingenwerkwijzevancommissies,afdelingenenwerk-
groepenenhunnotulenenverslagen;■ stukkenoverdemaatschappelijkebetekenisvanhuisartsgeneeskunde;
10 Handleiding voor het beheer van huisartsarchieven
■ onderzoeksrapportenvanenoverdeeigenorganisatie;■ eigentijdschriften,boeken,publicaties;■ stukkenoverredactiebeleidvanheteigenblad;■ stukkenoverhetinstellenenuitreikenvanprijzen;■ stukken over buitengewone gebeurtenissen. Discussiegevallen■ documentatie,krantenknipselsendergelijkeoverdeeigenorganisatie:naarbehoeftebewareninde
rubriekDocumentatie;■ stukken die voortvloeien uit de deelname in andere organisaties: in zeer beperkte mate opnemen
(diestukkenhoreninhetarchiefvandebetrokkenorganisatiezelf);■ stukkenbetreffendepersoneel,personeelsdossier;■ stukkenbetreffendestraf-entuchtrechtzaken.
4.5.ProceduresbijvernietigingGaalsbeheerdervaneenhuisartsarchiefnooitzomaarovertothetselecterenenvernietigenvanar-chiefstukken.Hetopstellenvaneeneigenselectie-envernietigingslijstiseenvereistevoorverantwoordarchiefbeheer.Dearchiefbeheerderneemthetinitiatiefvoorhetopstellenvanzo’nlijst.Hijstelteenvoorlopigelijstop.Hetisaanteradenoverlegtevoerenmetdeskundigenbinnenenbuitendeorga-nisatie.Inhetidealegevalwordteendefinitievelijsttergoedkeuringaanhetbestuurvoorgelegd.Hetverdientaanbeveling,alvorensovertegaantotfeitelijkevernietiging,nategaanofandereorganisatiesmisschienbelangstellinghebbenvoorafgedwaaldestukken,datwilzeggenstukkendienietinuwar-chiefthuishoren,maareigenlijkinhetarchiefvaneenandereorganisatie.Deuiteindelijkevernietigingvanarchiefstukkenmoetopzo’nmanierplaatsvindendatdegegevensdieerinstaannietmeerher-kenbaarzijn.Archiefstukkenkunnendusnietbijhetvuilnisofoud-papieraandestraatwordengezet.Papierenwordenbijvoorkeurversnipperdofeventueelverbrand.
5. Waar bewaren?
Eenarchiefdatblijvendbewaardmoetworden,kannietindeeerstedebesteruimtewordenopgeslagen.Dezeruimtemoetaanverschillendevoorwaardenvoldoenomdekwaliteitvandearchiefstukkentebehouden.
5.1.EigenarchiefruimteVoordemeestehuisartsenenorganisatiesgeldtdatdehuidigebewaarplaatsvanhetarchiefnauwelijksofvolstrektnietvoldoetaandetechnischeeisenvooreengoedearchiefruimte.Denkbijnieuwbouwofrenovatievanhetgebouwaanhetinrichtenvaneengoedearchiefruimte.Inhetidealegevalbeschiktdehuisarts(organisatie)overeeneigen,goedearchiefruimte,maarindepraktijkontbreektdiemeestal.Zorgerindatgevalminimaalvoordatdestukkenineenbrandwerenderuimteofarchiefkastwordenbewaard.Bewaarhethistorischarchiefopéénplaats.
Inhetidealegevalisdearchiefruimteeendrogeendonkereruimte,goedgeventileerdennietvooriedereentoegankelijk.Dekansopbrandeneenhogeluchtvochtigheid,waardoorschimmelvormingophetpapierkanoptreden,zijngevarenbijhetbewarenvanarchieven.Papierwordtonderidealeom-standighedenbewaardbijeenrelatievevochtigheidvan50-55%eneentemperatuurvan16-18°Celsius.Probeerindearchiefruimterisicofactorenvoorbeschadigingvandearchiefstukkenzoveelmogelijkuittesluiten.Denkhierbijaanleidingenenaanlicht,waterenvocht,vuurenwarmte,stofenvuil.Methetoogopdiefstalishetaantebevelenslotenopdearchiefruimteenopdearchiefkastenaantebrengen.
11 Handleiding voor het beheer van huisartsarchieven
5.2.OpenbarearchiefdienstenVeelhuisartsen(organisaties)kunnenzicheeneigenoptimaalgeschiktearchiefruimtenietveroorloven.Indatgevalishetgoedomnategaanofhetarchiefnietergensandersopeengoedkope,maartochvei-ligeplekkanwordenbewaard.Eenhuisarts(organisatie)kanhetarchiefonderbrengenbijeenopenbarearchiefdienstindegemeenteofprovincie.Aldezeofficiëledienstenbeschikkenovergoedgeoutilleerderuimtenwaardearchiefstukkenkunnenwordenbewaard.
Voorhuisartsenenhuisartsorganisatiesligteenopenbarearchiefdienstindegemeentevanvestigingvoordehand.VooreennationaleinstellingalsdeLHVenhetNHGishetNationaalArchiefinDenHaagofeenopenbarearchiefinstellingindeprovinciewaarhetkantoorisgevestigdmogelijkdebesteplek.Meestalwordenuwarchievenhiergratisopgeslagen.Ookaanhetraadplegenvanarchiefstukkenzijndoorgaansgeenkostenverbonden.Dearchiefdienstisvrijtoegankelijkvoorhetpubliek.Houderrekeningmeedateenofficiëlearchiefdiensteenarchiefvaakalleenopslaatalsisvoldaanaanbepaaldenormen.Ditbetekentondermeerdathetarchiefgeïnventariseerdmoetzijn,geenschimmelsbevat,ontijzerdisendathetmateriaalinzuurvrijemappenendozenisverpakt.
Informeervrijblijvendbijeenopenbarearchiefdienstofmenbelangstellingheeftvooruwhistorischarchiefenwatdevoorwaardenvaneeneventueleoverdrachtzijn.Wanneerubesluituwarchiefondertebrengenbijeenopenbarearchiefdienst,dankuntuuwarchiefschenkenofinbewaringgeven.
6. Openbaarheid, raadpleging en uitlening
6.1.OpenbaarheidArchievenbijoverheidsarchiefdienstenzijninprincipeopenbaar.Maarbijdeoverbrengingdaarheenkunnenbeperkendemaatregelenwordenaangegeven.Ditgeldtondermeervoorstukkenjongerdan20jaar.Privacygevoeligestukkenkunnennoglangeraandeopenbaarheidwordenonttrokken,bijvoor-beeld40-50jaar.
6.2.RaadplegingHetverdientaanbevelingomarchiefstukkenjongerdantwintigjaarnietdoorderdentelatenraad-plegen.Anderearchiefstukkenkunnenwordeningezienineenafzonderlijkeruimte,hetliefstondertoezicht.Drinkenenrokentijdenshetraadplegenistenstrengsteverboden,evenalshetmakenvanaantekeningeninofopdearchiefstukken.
6.3.UitleningArchiefstukkenbijoverheidsarchiefdienstenwordeninprincipenooituitgeleend.Ditzouookvoor archiefstukkenbijhuisartsen(organisaties)moetengelden.Hetgevaarvanverlorenofbeschadigd raken is veel te groot.
12 Handleiding voor het beheer van huisartsarchieven
Literatuur
Deze Handleiding is mede tot stand gekomen met gebruikmaking van de volgende publicaties: ■ 'RegelingarchiefbeheervoorparochiesinhetbisdomRoermond',in:AnalectaBisdomRoermond85
(2004),p.78-93;■ F.C.Hartman,Handleidingvoorhetordenenenbeschrijvenvanarchievenvanverenigingeneninstel-
lingen(Houten1995);■ V.deHouwer,E.vanImpeenL.Verpoest,HandleidingArchitectenarchieven-Inventarisatie
(Antwerpen2004);■ H.vanHerck,HandleidingArchitectuurarchieven-Materiëlezorg(Antwerpen2007);■ W.vanBuuren,Handleidingvoorhetbeheervanhistorischesportarchieven(Hilversum2003).'
NHG-Werkgroep Geschiedenis Huisartsgeneeskunde, Martin Bergevoet
Voor nadere informatie en vragen om hulp kunt u zich wenden tot Ron Helsloot, secretaris NHG-Werkgroep Geschiedenis Huisartsgeneeskunde, [email protected].
13 Handleiding voor het beheer van huisartsarchieven
© Nederlands Huisartsen Genootschap NHG-werkgroep geschiedenis huisarts- geneeskundeMercatorlaan12003528BLUtrechtPostbus32313502GEUtrechtTel.088-5065500r.helsloot@kpnplanet.nlwww.nhg.org @nhgnieuws
nederlands-huisartsen-genootschap
Utrecht,juni2019
NHG symposium Xxxxxxxxx
NHG-Werkgroep geschiedenis huisartsgeneeskunde
Handleiding voor het beheer van huisartsarchieven