GOEDE PRAKTIJK 2 / BONNE PRATIQUE 2 Eenmalige perceelsregistratie met e-loketMaarten Stieperaere en Ruben Fontaine

Missie

De administratieve lasten voor landbouwer en overheid doen afnemen

Visie

We realiseren een administratieve lastenvermindering d.m.v. procesverbetering en maken optimaal gebruik van mogelijkheden van e-government en beschikbare authentieke bronnen

Authentieke bron…

Referentiegegevens waarvan de kwaliteit door een beheerdienst te allen tijde wordt gegarandeerd, bijvoorbeeld Rijksregister-gegevens

Doelstelling

Gemeenschappelijke identificatie van land- en tuinbouwers

Gemeenschappelijke registratie van landbouwgronden

Uitbouw frontoffice - Online registratie

Klant (= landbouwer) staat centraal

Stappenplan (1/7)

Opzetten projectorganisatie

1 projectleider per agentschap

Werkgroepen (bereiden oplossingen voor)

Projectgroep (met leidinggevenden, bereidt stuurgroep voor)

Stuurgroep (met kabinetten, neemt eindbeslissingen)

Klankbordgroep (met landbouworganisaties, zorgt voor advies en draagvlak)

Stappenplan (2/7)

Uitschrijven timing

Start project 1 april 2006

Slechts één perceelsregistratie vanaf 1 januari 2007

E-loket online perceelsregistratie vanaf 15 maart 2007

Communicatie unieke identificatienummers eind 2007

Stappenplan (3/7)

Splitsen project in clusters van processen Proces identificatie Proces registratie

Toekennen clusters aan werkgroepen

Overeenkomen unieke definities identificatie, schrijven van decreet en publicatie decreet

Afstemmen op bestaande authentieke bronnen en matchen databanken

Overeenkomen gemeenschappelijke registratieformulieren

Stappenplan (4/7)

Hertekenen identificatieprocessen, formulieren

Scenarioanalyses (= detecteert overnames, stopzettingen,…) met impactanalyses (= impact van scenario op dossiers, rechten, plichten)

Reengineren informatiesystemen

Communicatie ID-sleutels aan landbouwers

Stappenplan (5/7)

Overeenkomen unieke definities authentieke percelen

Scenarioanalyse met impactanalyse (wijzigingen percelen en kenmerken ervan)

Reengineering informatiesystemen

Voorbereiden en starten opvolgingsproject (PDCA)

Stappenplan (6/7)

Tussentijdse communicatie via landbouwpers

Stappenplan (7/7)

Online registratie gestuurd door pilootgroep

Uitvoering door middel van SCRUM-proces

Methodologie (1/10)

Ketenbenadering

Methodologie (2/10)

Business process management

Analyseren bestaande processen

Uittekenen nieuwe processen

Overeenkomen performantie-indicatoren

Methodologie (3/10)

Discussienota’s

Vertrekken van gemeenschappelijkheden om iteratief knelpunten weg te werken

Versiebeheer

VoorbeeldMicrosoft

Word-document

Methodologie (4/10)

Discussiedocumenten

Methodologie (5/10)

Service oriented architecture (SOA), authentieke bronnen

Methodologie (6/10)

PDCA – regelkring (Deming)

Plan – Do – Check – Act

Op projectniveau en bij bouw webservices

Methodologie (7/10)

SCRUM

Methode voor communicatie tussen business en IT

Methode voor gedegen prioritiseren

In complexe situatie aan klanteneisen kunnen voldoen

Methodologie (8/10)

30 days

24 hours

Product BacklogAs prioritized by Product Owner

Sprint Backlog

Backlog tasksexpandedby team

Potentially ShippableProduct Increment

Daily ScrumMeeting

Methodologie (9/10)

e-ID

Belgische standaard!

Uniek binnen Europa

Basis voor mogelijke single-sign-on over diverse e-loketten

Methodologie (10/10)

Klankbordgroepen

Doelgroep actief betrekken

Zeer nuttige feedback – inspraak op efficiënte manier

Verhoging draagvlak

Communicatie op maat

EPR: landbouworganisaties

E-loket: testgroep van 35 landbouwers

Resultaten (1/2)

Nieuwe authentieke gegevens ter beschikking

Gestroomlijnde backoffice is basis voor e-gov toepassingen (Online registratie al mogelijk)

Kwaliteitsvollere aanvragen via het e-loket(minder kans op sancties en beheerkost overheid daalt)

Resultaten (2/2)

Administratieve lastenverlaging voor 44.000 landbouwers Identificatie tot 70 % minder lasten Registratie tot 40 % minder lasten In totaal: tot 3.600.000 EUR minder lasten per jaar

Snellere reactietijd overheid Antwoord overheid na 10 dagen i.p.v. 21 dagen

Daling beheerkost overheid maakt ruimte vrij voor betere advisering en ondersteuning

Project is terugverdiend op 1,5 tot 2 jaar

Negatieve ervaringen

Vervallen in oude gewoonten en denkwijzen

Praktijk meestal nog ingewikkelder

e-ID authenticatie: hoge drempel

Integreren backoffice (SOA) met scenario’s is moeilijk

Vrijblijvende houding t.o.v. deadlines

Voorzien van voldoende middelen is cruciaal: EPR woog zwaar op kernprocessen

E-gov zit nog niet in de genen

Positieve ervaringen

Ontstaan dynamiek over entiteitsgrenzen heen

BPM en automatisatie verbetert dienstverlening

Gevoel van goed bestuur

Opent mogelijkheden voor toekomstige geïntegreerde frontoffice

Positieve feedback landbouwers doet deugd

SCRUM-methode werkt (aanvraag tijdig online)

Tips

Hou rekening met behoeftenanalyse

Processen vormen keten: scenario’s mét impact op andere processen documenteren

Slagkrachtige projectorganisatie nodig

Vertrek van gemeenschappelijkheden

Stem af op bestaande authentieke bronnen

Voordelen van BPM, SOA, e-gov (bronnen, e-ID,...)

Geef je doelgroep inspraak

Contactpersonen

Vlaamse Landmaatschappij Maarten Stieperaere maarten.stieperaere@vlm.be 02/543 73 02 www.vlm.be

Agentschap voor Landbouw en Visserij Ruben Fontaine ruben.fontaine@lv.vlaanderen.be 02/552 75 44 www.vlaanderen.be/landbouw/

Sites

E-loket landbouw: www.landbouwvlaanderen.be

Formulierensite: www.vlaanderen.be/formulieren

CORVe: http://www3.vlaanderen.be/e-government