- 1. Gebruik en inhoud OCMW-selectielijsten Tom Haeck,
OCMW-archief Gent Hannes Vanhauwaert, Stads- en OCMW-archivaris
Tielt
2. Gebruik en inhoud selectielijsten
- Selectie ter vernietiging als opruimactie
- Archief beter beheren met hulp selectielijsten
3. Waarom vernietigen? 4. Waarom vernietigen? 5. II. Selectie
ter vernietiging
- Goede, toegankelijke & geordende staat
- Beperkte capaciteit & plaatsgebrek
- Eerst volledigheid archief dmv depotlijst, plaatsingslijst,
archievenoverzicht controleren!
- Selectielijsten: let op B, V, (B), (V),
6. Vernietigen in de praktijk
- Oplijsten (evt. bespreken met betrokken diensten en vastleggen
ordeningsplan)
- Voorleggen aan secretaris
- (Voorleggen aan managementteam of diensthoofdenoverleg)
- Toestemming vragen aan Rijksarchief arr. ( www.arch.be )
- Vernietiging met respect persoonlijke levenssfeer: attest
firma
- (Kennisgeving Vast Bureau/Raad voor Maatschappelijk
Welzijn)
- Bijhouden dossier vernietiging
7. 8. Selectie: elementen oplijsting
- Identificatienr. (evt. volgnummer)
- Omschrijving vanuit handeling
- Persoonsdossiers (bvb. residenten) bij voorkeur nominatief
beschrijven
- Datering: begin en eindjaar
- Identificatiecode uit selectielijsten
- Gehanteerde vernietigingstermijn
- Uiterlijke vorm (in s. (c)m. en/of dozen)
- Beschrijf voldoende, want na vernietiging blijft enkel
beschrijving over!
9. 10. Vaak voorkomende overbodige reeksen
- Boekhouding secretariaat (check ontvangerij;
03.01.09-03.01.10)
- Grootboek RVT-ROB (analytische boekhouding; 11.18.)
- Klassementen dubbels facturen (03.01.10)
- Verloffiches personeel (04.01.12.03.)
- Spontane sollicitaties (04.01.11)
- Bedelingslijsten maaltijdcheques (03.04.13)
- Aankoopdossiers niet-duurzame roerende goederen (06.02)
11. Vaak voorkomende overbodige reeksen (2)
- Rekeninguittreksels SocDi en facturen BBh (10.01.21.03-04)
- Coderingsformulieren en onkostenstaten BM, vreemdelingen
(10.02)
- Administratief-financile dossiers overleden residenten
(11.06.05; medische of psycho-sociale dossiers wel te
bewaren!)
- Verstrekkingregisters RVT (11.06.02.01)
- ALLES CONTEXTUEEL BENADEREN!
12. 13. Anticipeer door beter beheer
- Archief- en documentbeheer start voor de creatie van
documenten
- Doel? Voorkomen van informatiepuinhopen
- Hoe? Gentegreerde aanpak (papier n digitaal)
14. Aanpak OCMW Gent
- Bezoeken aan alle diensten om werking te leren kennen
- Opmaak verslag met grote series n bewaartermijnen (uit
selectielijsten)
- Toekomst: informatiebeheersplannen
15. Aanpak OCMW Gent
- Overdracht volgens procedure
- Overdrachtslijsten opgemaakt door de diensten met aanduiden van
bewaartermijnper dossier
- Ontsluiting via geautomatiseerd systeem
- Aparte behandeling permanent / tijdelijk tebewaren archief
16. 17. Aanpak OCMW Gent
- Archievenoverzicht doordepotlijst met bestemmingvernietigingen
gebeuren aanzienlijk vlotter
- Plaatsingscodes om het archief toegankelijker en vindbaar te
maken
- Procedure van vernietiging
18. Aanpak OCMW Gent 19. Vernietigen vs. schonen
- Volledige dossiers verdwijnen
- = Vernietigen van volledige informatie
- Uitkuisen dossiers (kaf van het koren)
- Verwijderen dubbels, werkdocumenten, blancos, , plastic mapjes,
nietjes, paperclips,
- = Behouden van essentile informatie
20. Verantwoordingsstukken ontvangerij
- 1950, 1956, 1962, 1968, 1974,1976, 1977 , 1980, 1986, 1992,
1998,beginjaar NOB , 2004, 2010, , 2016, 2022
- Registers: begroting/ budget, grootboek, dienst-jaarrekening,
eindrekening,
- Alle andere jaren na 1947
- Dubbels secretariaat of buitendiensten
- Voor NOB: 30 jaar (weddemandaten: 50 jaar?)
- Na NOB: 10 jaar (KB 1997)
21. Personeelsdossier bij aanwerving
- (Bewijsstukken bij aanwerving met sollicitatiebrief)
- Te vernietigen (VT= werfreserve)
- Briefwisseling genteresseerden
- Materile organisatie examen (lokaal bvb)
- Documenten niet geslaagde of niet in dienst getreden
kandidaten
22. Personeelsdossier bij uitdiensttreding
- (Bewijsstukken bij aanwerving)
- Contract, beslissing benoeming, ontslag
- Te vernietigen (aparte reeks)
- Attesten ziekte (TB: 5 jaar)
- Vormingsdossier ( tot pensioen)
- Uitvoeringsstukken individuele beslissingen
- Bezoldigingen, vergoedingen, toelagen, achterstallen,
loonbeslag, : zie selectielijsten onder 04.02.
23. Sociaal dossier: budgetbeheer
- Intake, KSZ, ID: recentste!
- Beslissingen & sociale verslagen (incl. afschriften
aangetekende zendingen)
- CSR & gerechtelijke uitspraken
- Belangrijke medische documenten
- Briefwisseling vaststelling afbetaalplannen
- Documenten inzake rekening
- Attesten naar derden inzake begeleiding
- Sociale onderzoeken uit Dinoma
24. Sociaal dossier: vreemdeling
- Attest immatriculatie/ uittr. voorlopig verblijfsdoc
/wachtregister: recentste!
- Intakeformulieren, contactbladen
- Beslissingen & sociale verslagen
- Verklaring ter beschikking stelling woonst
- Verklaring vrijwillig vertrek
- Formulieren, kostenstaten, controlelijsten
- Dossiers dringende medische hulp
- Uitnodigingen om gehoord te worden
25. Voer selectielijsten niet klakkeloos uit! Denk na over
behoud informatie! 26. Vragen?