Gebruik Ocm Wselectielijsten Versie 2

26
Gebruik en inhoud OCMW-selectielijsten Tom Haeck, OCMW-archief Gent Hannes Vanhauwaert, Stads- en OCMW-archivaris Tielt

description

Presentatie van Tom Haeck en Hannes Vanhauwaert op de VVBAD-workshop over het gebruik van de OCMW-selectielijsten op 23 maart 2010 in het Provinciehuis Boeverbos in Brugge.

Transcript of Gebruik Ocm Wselectielijsten Versie 2

  • 1. Gebruik en inhoud OCMW-selectielijsten Tom Haeck, OCMW-archief Gent Hannes Vanhauwaert, Stads- en OCMW-archivaris Tielt

2. Gebruik en inhoud selectielijsten

  • Waarom vernietigen?
  • Selectie ter vernietiging als opruimactie
  • Archief beter beheren met hulp selectielijsten
  • Enkele concrete reeksen

3. Waarom vernietigen? 4. Waarom vernietigen? 5. II. Selectie ter vernietiging

  • Grote schoonmaak
  • Goede, toegankelijke & geordende staat
  • Beperkte capaciteit & plaatsgebrek
  • Eerst volledigheid archief dmv depotlijst, plaatsingslijst, archievenoverzicht controleren!
  • Selectielijsten: let op B, V, (B), (V),
  • Enkel na 1947

6. Vernietigen in de praktijk

  • Depotlijst als kader
  • Oplijsten (evt. bespreken met betrokken diensten en vastleggen ordeningsplan)
  • Voorleggen aan secretaris
  • (Voorleggen aan managementteam of diensthoofdenoverleg)
  • Toestemming vragen aan Rijksarchief arr. ( www.arch.be )
  • Vernietiging met respect persoonlijke levenssfeer: attest firma
  • (Kennisgeving Vast Bureau/Raad voor Maatschappelijk Welzijn)
  • Bijhouden dossier vernietiging

7. 8. Selectie: elementen oplijsting

  • Identificatienr. (evt. volgnummer)
  • Omschrijving vanuit handeling
  • Persoonsdossiers (bvb. residenten) bij voorkeur nominatief beschrijven
  • Datering: begin en eindjaar
  • Identificatiecode uit selectielijsten
  • Gehanteerde vernietigingstermijn
  • Uiterlijke vorm (in s. (c)m. en/of dozen)
  • Beschrijf voldoende, want na vernietiging blijft enkel beschrijving over!

9. 10. Vaak voorkomende overbodige reeksen

  • Boekhouding secretariaat (check ontvangerij; 03.01.09-03.01.10)
  • Grootboek RVT-ROB (analytische boekhouding; 11.18.)
  • Klassementen dubbels facturen (03.01.10)
  • Verloffiches personeel (04.01.12.03.)
  • Spontane sollicitaties (04.01.11)
  • Bedelingslijsten maaltijdcheques (03.04.13)
  • Aankoopdossiers niet-duurzame roerende goederen (06.02)

11. Vaak voorkomende overbodige reeksen (2)

  • Rekeninguittreksels SocDi en facturen BBh (10.01.21.03-04)
  • Coderingsformulieren en onkostenstaten BM, vreemdelingen (10.02)
  • Administratief-financile dossiers overleden residenten (11.06.05; medische of psycho-sociale dossiers wel te bewaren!)
  • Verstrekkingregisters RVT (11.06.02.01)
  • ALLES CONTEXTUEEL BENADEREN!

12. 13. Anticipeer door beter beheer

  • Archief- en documentbeheer start voor de creatie van documenten
  • Doel? Voorkomen van informatiepuinhopen
  • Hoe? Gentegreerde aanpak (papier n digitaal)

14. Aanpak OCMW Gent

  • Vliegende archivaris
  • Bezoeken aan alle diensten om werking te leren kennen
  • Opmaak verslag met grote series n bewaartermijnen (uit selectielijsten)
  • Belangrijk: OVERLEG
  • Toekomst: informatiebeheersplannen

15. Aanpak OCMW Gent

  • Overdracht volgens procedure
  • Overdrachtslijsten opgemaakt door de diensten met aanduiden van bewaartermijnper dossier
  • Ontsluiting via geautomatiseerd systeem
  • Aparte behandeling permanent / tijdelijk tebewaren archief

16. 17. Aanpak OCMW Gent

  • Archievenoverzicht doordepotlijst met bestemmingvernietigingen gebeuren aanzienlijk vlotter
  • Plaatsingscodes om het archief toegankelijker en vindbaar te maken
  • Procedure van vernietiging

18. Aanpak OCMW Gent 19. Vernietigen vs. schonen

  • Procedure op reeksniveau
  • Volledige dossiers verdwijnen
  • = Vernietigen van volledige informatie
  • ARCHIEFDIENST
  • Uitkuisen dossiers (kaf van het koren)
  • Verwijderen dubbels, werkdocumenten, blancos, , plastic mapjes, nietjes, paperclips,
  • = Behouden van essentile informatie
  • DIENST ZELF

20. Verantwoordingsstukken ontvangerij

  • Te bewaren
  • Voor 1947: alles
  • 1950, 1956, 1962, 1968, 1974,1976, 1977 , 1980, 1986, 1992, 1998,beginjaar NOB , 2004, 2010, , 2016, 2022
  • Evt. buitengewone dienst
  • Registers: begroting/ budget, grootboek, dienst-jaarrekening, eindrekening,
  • Te vernietigen
  • Alle andere jaren na 1947
  • Dubbels secretariaat of buitendiensten
  • Voor NOB: 30 jaar (weddemandaten: 50 jaar?)
  • Na NOB: 10 jaar (KB 1997)

21. Personeelsdossier bij aanwerving

  • Te bewaren
  • (Beslissingen RMW, VB)
  • (Examenvragen: blanco)
  • PV van de jury
  • (Bewijsstukken bij aanwerving met sollicitatiebrief)
  • Te vernietigen (VT= werfreserve)
  • Wervingsberichten
  • Contacten met jury
  • Briefwisseling genteresseerden
  • Examenkopijen
  • Materile organisatie examen (lokaal bvb)
  • Documenten niet geslaagde of niet in dienst getreden kandidaten

22. Personeelsdossier bij uitdiensttreding

  • Te bewaren
  • (Bewijsstukken bij aanwerving)
  • Contract, beslissing benoeming, ontslag
  • Evaluatiedossiers
  • Pensioendossiers
  • Individuele beslissingen
  • Te vernietigen (aparte reeks)
  • Attesten ziekte (TB: 5 jaar)
  • Vormingsdossier ( tot pensioen)
  • Uitvoeringsstukken individuele beslissingen
  • Bezoldigingen, vergoedingen, toelagen, achterstallen, loonbeslag, : zie selectielijsten onder 04.02.

23. Sociaal dossier: budgetbeheer

  • Te bewaren
  • Intake, KSZ, ID: recentste!
  • Contactbladen
  • Afbetaalplannen
  • Beslissingen & sociale verslagen (incl. afschriften aangetekende zendingen)
  • Notas maatsch. werkers
  • CSR & gerechtelijke uitspraken
  • Belangrijke medische documenten
  • Briefwisseling van clint
  • Te vernietigen
  • Facturen schulden
  • Rekeninguittreksels
  • Verzekeringspolissen
  • Briefwisseling vaststelling afbetaalplannen
  • Loonfiches
  • Documenten inzake huur
  • Documenten inzake rekening
  • Attesten naar derden inzake begeleiding
  • Sociale onderzoeken uit Dinoma

24. Sociaal dossier: vreemdeling

  • Te bewaren
  • Attest immatriculatie/ uittr. voorlopig verblijfsdoc /wachtregister: recentste!
  • Intakeformulieren, contactbladen
  • Beslissingen & sociale verslagen
  • Beslissingen CG DVZ, RvS
  • Integratiecontracten
  • Verklaring ter beschikking stelling woonst
  • Verklaring vrijwillig vertrek
  • Brieven van clint
  • Te vernietigen
  • Formulieren, kostenstaten, controlelijsten
  • Dossiers dringende medische hulp
  • Attesten naar derden
  • Uitnodigingen om gehoord te worden

25. Voer selectielijsten niet klakkeloos uit! Denk na over behoud informatie! 26. Vragen?